Руководства, Инструкции, Бланки

правила оформления официального письма образец

Рейтинг: 4.3/5.0 (949 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Правила составления делового письма

1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2. Лист должен иметь поля не менее:

Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять "05.06.2007".

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например "05 июня 2003 г."

4. Исходящий номер.

Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

5. Ссылка на входящее письмо

Ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ООО "Компания "Название"

Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:

ООО "Компания "Название"

ООО "Компания "Название"

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ООО "Компания "Название"

Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

ул. Свободы, д. 5, кв. 12,

г. Ярославль, 150000

Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В письме используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение" );

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить" );

- от третьего лица единственного числа ("общество не возражает", "ООО "Название" считает возможным" ).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Директор ООО "Компания "Название"

правила оформления официального письма образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Оформление письма

    Оформление официального письма

    Здравствуй, дорогой читатель!

    Ни для кого не секрет, что умение грамотно составлять и оформлять официальные письма является неотъемлемой частью профессионализма сотрудника, будь то директор или менеджер “среднего звена”.


    Это актуально особенно в тех компаниях, контрагентами которых являются крупные организации, имеющие в своем штате порядка 500 человек. Грамотно составленное письмо- это имидж компании, это одна из составляющих делового этикета. это визитка предприятия, и по этому, казалось бы, незначительному документу можно сделать значительные выводы.

    Как оформлять реквизиты письма и содержание определено

    Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М. 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Единые правила оформления документов обеспечивают:

    • юридическую силу письма;

    • качественное и своевременное составление и исполнение письма;

    • организацию оперативного поиска писем.

    Правила оформления официальных писем:

    1. Письмо оформляется на бланке организации. Вы скажете, ну и правило, оно и так понятно. Ага. На днях получила очень важное сообщение… по электронной почте, в теле, а не на бланке. А как же юридическая сила документа?

    2. В левом верхнем углу указывается исходящий номер документа и дата составления последнего. Каждая организация самостоятельно устанавливает правила присвоения исходящего номера документу.

    3. В правом верхнем углу пишем кому предназначено письмо: генеральному директору ООО “Ромашка” или коммерческому директору того же ООО. Если не знаете, как правильно называется должность, то напишите просто “руководителю предприятия”, а там уж он сам решит, кому “отписать” его.

    4. Обязательно указываем тему письма в левом углу: о возврате денег, о задержке поставки материалов и пр.

    4. Начинаем письмо со слов: Уважаемый ИО (имя отчество). Внимательно проверяем на наличие орфографических ошибок. Если сомневаетесь- лишний раз проверьте, гугл Вам в помощь.

    5. Заканчиваем письмо словами благодарности: с уважением к Вам и Вашему делу, заранее спасибо, с уважением, надеемся на взаимовыгодное сотрудничество и т.д.

    6. Под подписью должностного лица обозначаем исполнителя документа с контактным номером.

    Что необходимо помнить при написании официального письма:

    - ваша задача при написании письма насытить его информацией, а не эмоциями. Выражайте свои мысли нейтрально, с приведением фактов и логических выводов.

    - если вы обращаетесь в письме лично к адресату, личное местоимение” Вы, Вам, Ваш и т.п.” пишем с заглавной буквы,

    - писать следует от множественного числа: просим, сообщаем, указываем, напоминаем и т.п. В письме представляются интересы организации, а не личные.

    - после написания письма необходимо отложить его на некоторое время- лучше до завтра. Ну а если что-то срочное, то на 20-30 минут. Затем возьмите распечатанный на принтере документ и прочтите его снова. Наверняка, вы найдете небольшие ошибки, неточности в формулировках или упущения.

    И самое главное помните, что в любых правилах есть исключения))).

    Надеюсь, эта статья оказалась полезной, поэтому буду благодарна, если Вы понажимаете кнопки соц. сетей.

    Ну и напоследок, десерт- письмо турецкому султану:

    Ваша Анастасия Захарова

    Понравилась статья-расскажите друзьям:

    Дружить со мной:

    Анастасия, очень актуальная тема!
    Знаю примеры, когда срывались крупные сделки из-за того, что секретарь сделала ошибки в таком письме, а руководитель подписал, не глядя.
    Ведь одна пропущенная буква (или наоборот лишняя) может исказить весь смысл письма или “вогнать в краску” того, кому оно адресовано.
    И ещё:
    чем “крупнее” руководитель, тем короче письмо должно быть.
    А вообще, типичное деловое письмо д.б. на одной странице.
    Лучше прикрепить к основному письму приложения, которые будут изучать помощники руководителя, когда тот даст указания “рассмотреть”.
    Иначе, Вы рискуете, что Ваше “супер-пупер” предложение на 3-х листах опустится сразу в корзину.

    Кстати, хорошие советы не только для делового письма.
    Когда статьи пишем, тоже не мешает отложить, а затем еще раз прочитать.
    Ошибки лучше исправить.
    А в официальном письме, действительно, эмоции должны отсутствовать.

    Шпаргалка делопроизводителя: Деловое письмо: правила оформления

    Правильное написание делового письма — это искусство. Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма. Оформление делового письма мы делаем согласно ГОСТ Р 6.30–2003 .

    Какие существуют правила написания деловых писем?
    1. Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. В него входят следующие реквизиты: логотип, название организации, адрес, телефон, электронный адрес сайта. Можете сами разработать бланк письма с удобным для вас набором реквизитов, так как он строго не регламентирован.

    Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру). Пример делового письма смотрите ниже.

  • В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу и указываем ФИО в реквизите «Адресат»,

    Генеральному директору ООО «Конфети»
    А. И. Меньшову

    то далее идет обращение:

    Уважаемый Александр Иванович!

    Если же к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов:

    В ответ на Ваш запрос от_№ _ сообщаем…

    ООО «Апельсинка» обращается к Вам с просьбой/предлагает Вам…

  • Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле, без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на разъяснение и уточнение письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.
  • Структура делового письма:
    • Излагаем цель написания письма.

    Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

  • Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо .

    Предлагаем вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.

    Ждем вашего ответа!

  • Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.
  • Среди руководителей разного уровня считается признаком хорошего тона писать от руки перед подписью «С уважением». С точки зрения делопроизводства — это неверно, так как в обращении уже употреблялось слово «Уважаемый».

    Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху и по центру. Приложения нумеруются отдельно.

    Оформление приложений делаем после текста письма:

    1. Отчет на 4 л. в 1 экз.
    2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

    В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе. Здесь возможны 2 варианта (10 шрифт, Times New Roman):

    Петров Иван Васильевич
    200-23-23

    Образец делового письма

    Образец оформление официальных писем - Быстрый сервис

    Деловое письмо правила оформления делового письма

    01 Апр 2016, 02:01

    Докладная записка, её форма, правила и эталон дизайна. Так и напишите просим вас составить рекомендательное письмо с отзывом о нашей компании для представления в другие организации. На восприятие содержания письма оказывает влияние соблюдение принципов технической эстетики при его оформлении.

    но в последнее время, все пореже употребляются типовые бланки, так как письмо со всем нужным оформлением, можно. Даже если положение утверждено несколькими управляющегоми, оно вводится в действие в организации приказом управляющего этой организации. более всераспространенные виды официальных писем.

    Официальное письмо образец бланка и пример скачать

    Для таких бланков установлен комплекс неотклонимых частей (реквизитов), которые должны размещаться в определенном порядке. Наши малыши будут очень рады встрече с сильным конкурентом. Виды деловых писем оформление делового.

    Оформление письма идем к цели вместе

    А если у служащих всегда под рукою шаблон делового письма, составленный нами, то его усилия будут малы. программка - эталоны дизайна деловых официальных писем на казахском языке. На нашем веб-сайте собраны эталоны написания и дизайна различных видов деловых писем.

    Официальное письмо существующие виды правила

    Вы увидите, какой должна быть деловая переписка, каковы правила делового письма. эталон, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его дизайна, что. кроме структуры, еще одной принципиальной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Как обратиться к директору организации?

    Для официальных писем употребляют особые бланки, которые соответствуют эталону. эталон дизайна письма существенно упрощает работу и ускоряет делопроизводство. Принято выделять последующие виды деловых писем. Письмо-благодарность составляется от имени управляющего организации в честь какого-то знаменательного действия юбилея, проф праздничка и т. почетаемая марина анатольевна, прошу разобраться в сложившейся ситуации. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы. Но никогда не писал от множественного числа просим, сообщаем, указываем, напоминаем останусь при собственном мировоззрении, всё таки письмо исходит от управляющего.

    Деловая переписка - Общие правила оформления деловых писем

    Общие правила оформления деловых писем

    Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

    1. Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
      • название организации;
      • физический адрес организации;
      • телефон и факс;
      • web-сайт и e-mail.

    Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

    Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
  • Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
  • Регистрационный номер письма. включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.Пример: Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008
  • Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.Пример:

    Генеральному директору
    ООО «Конкорд»
    Добровольскому П.И.

    Уважаемый Павел Ильич!

  • Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.
  • Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» – «Вставить автотекст» – «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.
  • Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.
  • Приложения. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.Пример: К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
    1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
    2. счёт-фактуры.

    С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря» Никитина Н.К.

    Пример грамотно оформленного делового письма Вы можете посмотреть здесь

  • Написать комментарий

    Правила оформления делового письма

    Правила оформления делового письма



    ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ функции, классификация, специфика, структура, назначение Понятие делового письма Деловое (или служебное) письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.



    Классификация писем по некоторым основаниям



    Правила оформления делового письма Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном федеральными органами власти.. Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.



    Правила оформления делового письма деловое письмо подписывается руководителем организации, его заместителями или иными должностными лицами, если им это право предоставлено руководителем; письмо должно быть посвящено одному вопросу, в нем могут рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;



    Правила оформления делового письма письмо не должно быть большим по объему (большинство писем - до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста); на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ;



    Правила оформления делового письма деловое письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений; содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, излагаться кратко и логически последовательно; деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.



    Макет делового письма



    Виды деловых писем СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части



    Виды деловых писем



    Виды деловых писем ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.



    Виды деловых писем



    Виды деловых писем ПИСЬМО-ЗАПРОС - деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.



    Виды деловых писем



    Виды деловых писем ПИСЬМО-ПРОСЬБА - деловое письмо, цель которого - получение информации, услуг. товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.



    Виды деловых писем



    Виды деловых писем ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ - деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п.



    Виды деловых писем



    Виды деловых писем ПИСЬМО-ОТВЕТ - деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение.



    Виды деловых писем



    Виды деловых писем



    Виды деловых писем ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.



    Виды деловых писем



    Виды деловых писем ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера



    Виды деловых писем ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ - деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей



    Виды деловых писем ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ - деловое письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей



    Виды деловых писем ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ - деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т. п.



    Виды деловых писем



    Виды деловых писем РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, предлагающее товары или услуги, cmимулирующее интерес к товару и желание его приобрести



    Виды деловых писем ПИСЬМО-ЗАПРОС - коммерческий документ, оформляемый как письмо, являющееся обращением покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг).



    Виды деловых писем ПРЕДЛОЖЕНИЕ(ОФЕРТА) - письмо, направляемое продавцом (импортером) покупателю (экспортеру) с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.



    Оформление документов за рубежом


    Похожие:

    Правила делового письма

    Деловое письмо

    У любой организации, будь то государственный завод, маленький магазин или огромный холдинг, рано или поздно возникает необходимость вступить в переписку. Для этого необходимо уметь грамотно написать, оформить и отправить деловое письмо. В этой статье разберем виды деловых писем и поговорим о том, как оформить основные реквизиты этого документа.

    Для начала давайте определимся, какие существуют виды делового письма. Ведь в зависимости от этого отличаются и правила написания писем: что писать, как писать, кому писать и прочее.

    Можно перечислить несколько десятков разновидностей деловых писем, но чаще всего встречаются:

    • информационное письмо;
    • сопроводительное письмо;
    • гарантийное письмо;
    • благодарственное письмо;
    • жалоба;
    • претензия;
    • предложение (не коммерческое);
    • коммерческое предложение;
    • приглашение;
    • поздравление;
    • извинение;
    • сообщение;
    • заявление;
    • подтверждение;
    • предупреждение;
    • уведомление;
    • напоминание;
    • рекомендация;
    • отказ;
    • заказ;
    • запрос;
    • справка;
    • просьба;
    • job offer.

    Есть еще одна отдельная категория писем – это судебные письма. Рассматривать их мы не станем, так как такими письмами занимаются только юристы, а они знают толк в их написании. Все, что требуется знать всем остальным работникам организации, особенно работающим с почтой: если вам в руки попало такое письмо (оно имеет пометку «судебное»), сохраните и конверт, и письмо.

    Структура деловых писем

    Деловое письмо, среди прочего, отличается от обычного письма тем, что имеет четкую структуру, которая состоит из следующих частей:

    1. Адресат.
    2. Тема письма.
    3. Заголовок или обращение.
    4. Вступительная часть.
    5. Основная часть.
    6. Заключительная часть.
    7. Приложение (если есть).
    8. Подпись.
    9. Исполнитель.

    Это наиболее распространенная схема деловых писем, но, разумеется, некоторые пункты могут быть изменены.

    Адресат

    Это тот, кому мы пишем письмо. Здесь можно указывать название компании, ее руководителя или то должностное лицо, с которым в настоящий момент вы ведете переписку. В случае, когда письмо отправляется впервые в организацию, адресатом ставят генерального директора. Письмо может отправляться также обычному человеку – физическому лицу. Адресатов может быть несколько, но больше пяти лучше не ставить. В этом случае правильнее будет сделать список рассылки.

    В зависимости от того, кому направляем письмо, реквизит оформляем по-разному.Если адресат – руководитель предприятия, в первую очередь следует указать его должность, следом название предприятия и инициалы с фамилией, причем все перечисленное должно стоять в дательном падеже.

    Если же письмо адресуется определенному человеку на предприятии, нужно написать сначала название организации в именительном падеже, потом должность человека, инициалы и фамилию, но уже в дательном:

    Если письмо будет направляться без конкретного адресата в организацию, то указывают название организации в именительном падеже:

    Если письмо предназначается физическому лицу, то сначала пишем фамилию в дательном падеже, потом инициалы, а на следующих строчках – почтовый адрес, по которому будет отправлено письмо. Если почтовый адрес неизвестен и документ планируется передать каким-то другим способом, оставляем только фамилию и инициалы:

    ул. Полевая, д. 5, кв. 457,

    г. Москва, 123456

    Не нужно ставить точку в конце или менять шрифт, он должен быть таким же, как и текст письма. Выравнивается текст реквизита «Адресат» по правому краю.

    Тема письма

    Это краткое содержание письма. Нужно писать его над основным текстом.

    Существуют некоторые документы, в которых не нужно указывать тему письма, а именно: уведомление, жалоба, претензия, поздравление, гарантийное письмо или предупреждение. Во всех перечисленных документах следует выносить вид письма в заголовок, единственное исключение делается для поздравлений.

    Текст темы не должен превышать 50 знаков, нужно очень кратко, но при этом понятно написать, о чем данный документ. Зачастую тему можно выразить 2-3 словами, например «Запрос информации» или начать с предлога «о» и писать в предложном падеже.

    Шрифт темы может быть на один кегль меньше, чем шрифт основного текста, но не более, и это не обязательно. Выравнивать следует по левому краю.

    О согласовании порядка действия организаций в чрезвычайных ситуациях

    Заголовок или обращение к адресату

    Заголовок или обращение пишутся по центру, через одну пустую строку от темы письма.

    Это может быть название письма, которое, по сути, заменяет тему. В большей части это относится к жалобам, претензиям, гарантийным письмам, заявлениям, предупреждениям или уведомлениям. Также это может быть личным обращением к адресату письма.

    Если вы пишите заголовок, то лучше его набирать прописными буквами и поставить по центру. Не нужно выделять заголовок в виде увеличения шрифта, он должен быть точно таким же, как и основной текст. Допускается сделать шрифт полужирным:

    Что же касается обращений, то следует начинать со слова «Уважаемый(ая)» потом имя и отчество адресата:

    Уважаемая Галина Викторовна!

    Уважаемый Евгений Борисович!

    Если имя и отчество физического лица неизвестны, они не заменяются инициалами, а пишется так:

    Уважаемый г-н Петров!

    Уважаемая г-жа Лисицына!

    Если же письмо пойдет в организацию, ни фамилия, ни имя-отчество руководителя которой вам неизвестны, напишите нейтрально «Уважаемые коллеги» или «Уважаемые господа». Не забудьте поставить в конце знак восклицания, но только один, не нужно их ставить ни три, ни более раз, показывая свое уважение, это будет выглядеть совсем по-детски.

    Текст письма

    Текст письма делится на три части: вступление, основная часть и заключение. Необязательно это три абзаца, может быть и больше. Каждая часть текста плавно переходит одна в другую. Если у вас в организации не предусмотрен корпоративный шрифт для написаний самого тела письма, лучше выбрать шрифт Arial или TimesNewRoman, кегль выбрать или 12, или 14. Стоит начинать писать с красной строки, выравнивая по ширине. Текст нужно выровнять по ширине. Он может состоять из простых или сложноподчиненных предложений, причем каждое из них должно иметь какую-то мысль, не быть пустым. Никакой «воды» деловой стиль речи не терпит. Каждый абзац начинается с красной строки.

    Вступление

    Вступлением можно указать на пришедшее ранее письмо адресата, на которое вы пишите ответ, или сообщить, что ранее вы договорились с адресатом о том, что пришлете письмо. Если письмо пишется человеку впервые и никаких договоренностей не было, вступление можно и пропустить.

    Вступление это одно предложение или даже его часть.

    На Ваш исх. № 175-8/3-15 от 25.05.2015 сообщаем следующее

    Согласно нашей договоренности…

    Основная часть

    Это часть письма, где написано о главном, то есть о сути проблемы. Условно ее можно поделить на две части: «обоснование» и «просьба». В обосновании указывается причина написания письма, в «просьбе» излагается то, чего вы хотите добиться от получателя письма.

    «Просьбу» следует писать с нового абзаца и с красной строки.

    Направляем вам для рассмотрения пакет документов по хозяйственному обслуживанию ТК «Комета» и прилегающей к нему территории за июнь 2015 года.

    Просим рассмотреть документы, подписать их, заверить подписи печатями и выслать один комплект документов в адрес ООО «Клининг-Системс».

    Заключение

    Письмо нужно закончить формулой вежливости, которая плавно перетекает в подпись, например:

    С чувством глубокой признательности

    С наилучшими пожеланиями

    Наличие или отсутствие завершающей фразы зависит от того, насколько вы близки с адресатом, и от корпоративной культуры автора, и от содержания письма. Если взять, к примеру, религиозные организации, то свои письма они заканчивают достаточно объемными и эмоциональными фразами. Но если в претензии написать «С уважением» будет смотреться не уместно. Поэтому следует подумать, нужна ли такая фраза.

    В зависимости от ситуации, вида и текста письма заключительная фраза или будет, или нет. Так как после этой фразы будет стоять подпись, следует ставить запятую, а не точку. Исключение, если завершающую формулу автор письма умудрился оформить в виде короткого, но полноценного предложения. Тогда в конце ставится точка или восклицательный знак.

    Не стоит менять шрифт, он должен быть таким же, как и в теле письма. Формула вежливости пишется с красной строки. Следует отступить от основной части или перечня приложений на 2-3 строки, выравнивать также по ширине.

    Подпись

    Здесь указывается название должности, далее идет свободное место для личной подписи, следом инициалы и фамилия того, кто подписывает письмо.

    Красная строка здесь не оформляется. Должность пишется слева. Если она слишком длинная, лучше разбить ее на две строчки. Инициалы и фамилию размещаем справа, выравниваем по краю. В результате между должностью и ФИО получаем свободное место для подписи.

    Главный архитектор ОАО «Строй-Сити» А.Д. Семенец

    Начальник Департамента клиентского

    сопровождения ООО «Телеконтакт» А.В. Гавриленко

    Приложение

    Приложением могут быть документы, которые вполне самостоятельны, несут определенную информацию, которая нужна в работе. Обязательно нужно указать все приложения к данному письму, пронумеровать их, указать количество страниц и экземпляров.

    Если к письму есть приложения, они пишутся после тела письма, через одну пустую строку строки. С красной строки указывается слово «Приложение» или «Приложения», после нужно поставить двоеточие. Если приложений больше одного, тогда каждое из них пишется с новой строки и нумеруется. В приложении первым идет название, далее количество листов, экземпляров. В оформлении текста ничего не меняется, остается тот же шрифт, размер, выравнивание по ширине.

    Приложение: Заявка на участие в фестивале на 1 л. в 2 экз.

    1. Шкала и критерии оценки звуковых файлов на 3 л. в 1 экз.
    2. План проведения тренинга «Управление конфликтными ситуациями» на 2 л. в 2 экз.
    Исполнитель

    Несмотря на то, что все деловые письма подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т.е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

    Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу письма, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже – адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

    Исп. Антон Соломонович Леприков

    Когда письмо полностью готово, распечатайте его на фирменном бланке и зарегистрируйте, после чего можно отправлять.

    Похожие статьи