Рейтинг: 4.1/5.0 (1832 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Дубликат трудовой книжки требуется работнику, по тем или иным причинам утратившему оригинал. 
Причины здесь могут быть самые разные :
Мы специально разделяем эти причины, поскольку в зависимости от них процедура выдачи и заполнения дубликата будет немного отличаться.
Кто его выдает?Обычно трудовая книжка бывает на руках у работника лишь в одном случае – когда он ещё не принят на новую работу. Во всё остальное время она должна храниться в отделе кадров у работодателя. Следовательно, сведения, необходимые для дубликата, можно получить лишь по старому месту работы.
Заполнение дубликата трудовой книжки при утере — это достаточно просто: при оформлении на каждого нового сотрудника заводится личная карточка по форме Т-2. В неё заносятся все сведения о работнике, включая информацию о прошлых местах трудовой деятельности – и эти записи делаются как раз на основании трудовой книжки.
Эти карточки хранятся в отделе кадров 1 год после увольнения, а затем должны быть переданы уже в архив предприятия, где срок их хранения установлен законом в размере 75 лет.
Таким образом, работник, утративший трудовую или приведший её в негодность, должен просто вспомнить, где он раньше работал, и обратиться туда с заявлением о выдаче дубликата книжки.
Если сотрудник еще не уволилсяОднако из этого порядка есть одно исключение.
В некоторых случаях работнику, ещё не подавшему заявление об увольнении, трудовая может быть временно выдана на руки.
Как правило это касается работников, оформляющих получение пенсии, но не увольняющихся при этом.
Дело в том, что хотя в ПФР и должны принимать копии, заверенные предприятием, иногда они продолжают требовать оригинал или нотариально удостоверенную копию.
Работодатель не обязан выдавать трудовую до момента увольнения, но может пойти навстречу работнику и выдать ему документ на руки. Сам же работник, к сожалению, может утратить или повредить книжку.
В этом случае дубликат ему придётся получать по действующему, а не прошлому месту работы на основании записей в личной карточке.
Следует отметить, что во избежание подобных случаев специалисты по кадровому делу и трудовому праву рекомендуют внести в должностные инструкции работников или правила внутреннего распорядка на предприятии указание на то, что работник несёт дисциплинарную ответственность за сохранность временно выданной трудовой книжки.
Ответственность должна быть как минимум в размере стоимости бланка трудовой книжки, выдаваемой в виде дубликата.
Как выписать?Чтобы получить дубликат, работник должен подать заявление прежнему (или действующему) работодателю. Законодательством установлен срок восстановления – 15 дней .
Сам же работодатель выписывает новую книжку в соответствии с правилами ведения трудовых книжек. Для этого он должен в установленном порядке приобрести бланк трудовой и при необходимости вкладыша к ней.
Заполнение бланков, принесённых самим работником, сейчас не допускается. Работодатели должны закупать бланки либо прямо на Гознаке, либо у уполномоченных поставщиков.
Следует отметить, что выдача трудовой книжки – услуга платная. Правительством РФ установлено, что работник должен оплачивать выдачу ему как первой трудовой (если он впервые начинает трудиться), так и дубликата.
Исключениями являются следующие случаи :
В этих случаях бланки документов для выдачи трудовой закупаются за счёт работодателя.
ОформлениеЕдинственной разницей будет то, что дубликат заполняется на основании сведений, содержащихся в личной карточке работника.
В остальном применяются те же нормы законодательства, что и при обычном заполнении этого документа.
Однако есть некоторые особые требования, установленные именно для дубликатов :
Пример оформления дубликата трудовой книжки.
В том случае, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих работников, он обязан за свой счёт их восстановить. Поскольку же обычно вместе с трудовыми в результате катастрофы или других схожих обстоятельств утрачиваются и другие документы, порядок заполнения дубликатов здесь будет отличаться.
Прежде всего, должна быть создана комиссия, которая будет заниматься установлением трудового стажа. Она создается распоряжением администрации (правительства) субъекта РФ, где произошла утрата. В комиссию включаются представители работодателей, профессиональных союзов или иных организаций работников, а также члены всех других заинтересованных организаций.
Комиссия на основании документов, уцелевших у работодателя, а также полученных из архивов и от других работодателей. Работники имеют право предоставлять справки, выписки и другую документацию, сохранившуюся у них. В тех случаях, когда документов нет, стаж и место работы могут быть установлены на основании свидетельских показаний – но в этом случае требуется, чтобы подтверждение пришло от двух или более других человек, знающих работника.
После того, как комиссия окончила работу, она составляет акт. В этом акте указываются имена работников, их стаж, профессии и другие сведения, которые удалось восстановить. На основании данных из этого акта работодатель заполняет и выдаёт работникам дубликаты книжек.
В том случае, если работник не согласен с мнением членов комиссии и составленным актом, он имеет право обратиться в суд и уже там доказывать сведения о страже, времени и месте своей прошлой работы.
ЗаключениеТаким образом, на вопрос как сделать дубликат трудовой книжки, можно ответить, что в оформлении и получении дубликата трудовой книжки нет ничего сверхсложного. Единственный случай, когда потребуется участие лиц со стороны – это массовая утрата книжек, однако она происходит достаточно редко.
Главное, что должен помнить работодатель в связи с данным вопросом:
Трудовые книжки и их бланки – это документы строгой отчётности. Ответственность за их хранение и выдачу несёт работодатель – за исключением случаев, когда утрата или повреждение произошли по вине самого владельца трудовой книжки.
Принимать бланки от работника категорически нельзя! Специально обращаем на это внимание, поскольку это нарушение достаточно распространено. Строго говоря, бланки и в магазинах канцтоваров продаваться не должны.
Срок на выдачу дубликата – 15 дней кроме случаев, когда восстановление данных производится через комиссию.
Работник обязан подтверждать отсутствующие сведения своими документами. Как заполнить дубликат трудовой книжки? В него нужно вносить лишь те записи, которые уже документально подтверждены.
Показания свидетелей принимают суд и комиссия по восстановлению. Сам же работодатель, если не произошло чрезвычайной ситуации, свидетелей слушать не только не обязан, но и не вправе.
Надеемся, что теперь вы точно знаете, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки по справкам и при утере, каковы правила заполнения дубликата трудовой книжки и как сделать нужные записи в дубликате трудовой книжки.
Смотрите на видео: как правильно оформить дубликат трудовой книжки.
Трудовая книжка — это документ, который нужен не только для подтверждения трудового стажа, но и документ, который подтверждает надежность работника при взятии кредита. Копия трудовой книжки может потребоваться в нескольких случаях:
Кредит прочно вошел в современную жизнь: без кредитов, ипотеки не обходится практически ни один современный работник. Автомобили, квартиры, телефоны и многое другое покупается в кредит. Однако, чтобы взять кредит многие банки требуют копию трудовой книжки. заверенный у работодателя
Как известно, трудовая книжки должна находится у работодателя. Зачем тогда банкам подобный документ, а точнее копия? Банки всячески стараются снизить риски при выдаче кредита, как следствие, требуют не только справку о доходах (2-НДФЛ), но и копию трудовой, которая подтверждает сколько времени работник провел у работодателя. Таким образом, банкам нужна копия трудовой для того, чтобы проверить, сколько времени работник занят на последнем месте и как часто меняет работу.
Но не только банкам требуется копия трудовой книжки. Также копию трудовой книжки требуют при оформлении заграничного паспорта. Как ни странно, но в выдаче загранпаспорта могут отказать в случае, если копию трудовой не предоставить. Скорее всего, в ФМС проверяют, не работал ли претендент на загранпаспорт в каких-либо закрытых или секретных организациях, после которых выезжать заграницу запрещено.
Также копия трудовой книжки может потребоваться при оформлении визы. Несмотря на то, что трудовая книжка является особенностью именно постсоветских стран, многие страны знают о наличии этого документа и требуют его в качестве подтверждения того, что у работника есть постоянная работа, а значит он не планирует оставаться в стране, которая выдает визу. Таким образом, обеспечивается борьба с нелегальными мигрантами в развитые страны.
Пенсионный фонд требует оригинал трудовой книжки для оформления пенсии по старости, однако, работодатель не имеет права передавать оригинал трудовой книжки работнику. Поэтому в данном случае можно сделать нотариальную копию трудовой, её в пенсионном фонде примут.
Как правильно оформить копию трудовой книжкиПравильное оформление копии трудовой книжки — крайне важный вопрос. Ведь снять ксерокопию трудовой недостаточно, необходимо также провести определенные действия над самой копией.
Для начала необходимо сделать копию трудовой книжки на ксероксе. На одну страницу А4 помещается одна страница трудовой книжки, при этом начать необходимо с первой страницы (на ней указаны фамилия, имя и отчество) и обложки (ведь именно здесь могут быть важные отметки).
Последней страницей копии должна быть последняя страница трудовой, на ней должно быть свободное место. Если свободного места нет — то ничего страшного. В свободном месте делается синей ручкой запись: «Работает по настоящее время «. Ставится подпись сотрудника отдела кадров, пишется дата заполнения копии. Если свободного места нет, то запись делается ниже копии. Важно делать запись ручкой, цвет которой отличается от цвета ксерокопии.
После того, как копии сняты необходимо на каждой странице копии поставить запись: «Копия верна», также необходимо поставить подпись с расшифровкой ответственного работника (сотрудник отдела кадров, главный бухгалтер или директор компании) и поставить печать организации, при этом печать должна находить на саму копию трудовой и на подпись сотрудника.
Копия трудовой книжки срок действияКаждая организация сама устанавливает срок действия трудовой, однако, следует учитывать, что наиболее распространенный срок действия трудовой — это 1 месяц с даты печати копии.
Копия трудовой книжки образецНиже представлен образец копии трудовой книжки для трудовой .
копия трудовой книжки
В какой срок работодатель должен выдать копию трудовойРаботодатель обязан выдать копию трудовой книжки (или сделать выписку из трудовой) в течение 3 рабочих дней с момента подачи работником письменного заявления.
Трудовая книга хранится на предприятии в течение срока работы и не выдается на руки – это факт. Если человеку необходим кредит, субсидия или оформление документов где фигурирует стаж, нужна правильно заверенная копия. По опыту работы скажу, процедуру заверения на нашей фирме поручают либо мне, либо менеджеру компании. Давайте разберемся, как правильно запретить документ, чтобы у вас, будущих бухгалтеров, не горели ушки.
От слов, к делу – приступим!
Как заверить трудовую книжку — образецОчень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах. Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего. Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки.
Образец заверения заполненных листов трудовой книжки
Образец заполнения последнего листа копии трудовой
Следует очень внимательно отнестись к оформлению дубликата или выписки из трудовой книжки, так как неправильно заверенная копия может быть признана недействительной.
Заверение копии трудовой книжкиПредоставление заверенной копии трудовой книжки — обычное условие для выдачи потребительского кредита.
Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.
Совет: не надо себе приписывать стаж, если его некуда приписывать. «Новая трудовая» — это еще куда ни шло, разное бывает. Когда в трудовой книжке серии ТК-III расписан уходящий в прошлое стаж, это даже не смешно. Не проще ли в этом случае обойтись БЕЗ трудовой вообще?
Практика показывает, что очень часто трудовая книжка заверяется работодателем неправильно. Причина проста: считается, что бухгалтер или кадровик «сами знают как заверить». Но на проверку часто не знают.
Как правильно заверить?Необходимо сделать копии всех страниц трудовой книжки, имеющих записи. Желательно, чтобы качество копии было хорошим. Не меняйте масштаб на ксероксе. Не печатайте скан.
На копии трудовой книжки после последней записи, на следующей строке, должна быть сделана запись, содержащая:
Ниже каждой страницы копии трудовой книжки должна быть запись:
Часто встречающаяся ошибка: печать не захватывает копию и находится в «пустом» месте страницы. Печать должна быть поставлена так, чтобы захватывать копию. Вот так:
Как правильно ставить печать на копии трудовой
Образец заверения трудовой книжки
Образец заверенной трудовой
Выше — образец правильного заверения копии трудовой книжки для предоставления в составе комплекта документов на предоставление кредита.
Обратите внимание, что:
Заверяем трудовую книжку
Иногда банку для одобрения кредита, оформления ссуды или ипотеки, наряду с остальными документами, требуется заверенная копия трудовой книжки. Когда она у человека на руках, это затруднений не вызывает. Но что делать работнику для получения заверенной копии этой книжки, если она лежит у работодателя?
Если книжка на руках, надо только обратиться в нотариальное бюро, чтобы там заверили ее копию. Требуется приготовить для процедуры нотариального заверения паспорт или другой документ, который подтверждает вашу личность. Когда таких документов нет, вы можете использовать доверенность.
Когда все правила соблюдены (установлена личность, соблюдены требования, выдвигаемые законом к заверяемой документации), нотариус ксерокопирует трудовую книжку и заверяет ее в соответствии с установленным образцом. В среднем вся эта процедура занимает полчаса.
При наличии трудовых отношений, которые оформлены согласно ТКРФ, трудовая книжка обязана храниться в организации-работодателе. Потому для получения копии надо обратиться к кадровикам или непосредственно руководителю.
Следует написать заявление на имя директора по поводу получения заверенной копии книжки для предоставления ее в банк. Надо учитывать, что на осуществление процедуры у кадровика есть 3 рабочих дня.
Отдел кадров выдаст вам заверенную копию книжки. Удостоверьтесь, что в копии содержатся все обязательные реквизиты. Внизу страницы на каждом листе должны наличествовать:
Последняя страница, помимо вышеперечисленных записей, должна обязательно содержать следующее:
Такая копия действует месяц со дня заверения. Если работник увольняется или в трудовой книжке появляются дополнительные записи, документ утрачивает силу.
30.04.2016 в 01:35
Правильно ли я вас понимаю, что речь идет о ксерокопии трудовой книжки? В таком случае при ее заверении делать это желательно в свободном месте каждого листа. Как правило, используют для этого свободные углы документа, согласно общим правилам делопроизводства. Хотя такое заверение и на самой копии документа не является недопустимым, тут главное, что может возникнуть у того, кто запросил копию — вопрос читаемости и по этой причине не примут такую копию.
18.08.2016 в 11:31
Чаще всего, если нет свободного места на копии нужно в нижнем правом углу поставить часть города, а на обороте — продолжение. Например Мос- (внизу) -ква (на обороте в левом верхнем). Далее прописываются указанные сведения.
11.02.2016 в 09:56
Здравствуйте. У меня ООО, я ген. директор. Как я должен это прописать в трудовой книжке и нужен ли для этого отдельный приказ или хватит решения учредителей, где написано, что я являюсь ген.директором предприятия? И еще вопрос. 03.04.2015 года открыл фирму, я в июле 2015 года поменял паспорт по возрасту. Как изменить данные в решении или это не обязательно ,я могу просто написать новое решение чтоли или не надо? Спасибо.
12.02.2016 в 13:47
На собрании учредителей, на котором принято решение о назначении ген.директора, председательствующее лицо подписывает с ним договор.
Надо издать два приказа ООО (о приеме на работу и о вступлении в должность) лучше сделать оба приказа одним числом и оба вписать в трудовую книжку. По сути, директор ООО — такой же работник. Что касается смены паспорта, при спорной ситуации прилагайте копию последней его страницы, с указанием ранее выданных паспортов.
17.02.2016 в 13:53
Даниил Богданов,в обязательном порядку издается приказ о приеме и назначении Вас генеральным директором ООО. Приказ издается даже в том случае, если Вы являетесь единственным учредителем ООО. На основании этого приказа и делается записи в трудовой книжке о приеме Вас на работу в ООО в качестве генерального директора. Также необходимо изменить решении о создании ООО, путем издания нового решения о создании ООО или дополнения к нему, с последующей регистрацией изменений в налоговой инспекции по месту регистрации ООО.
26.01.2016 в 21:17
29.01.2016 в 19:25
Действующее законодательство не оговаривает перечень документов необходимый при устройстве на работу по совместительству. В вашем случае согласно ст. 283 ТК РФ вы можете предоставить справку о характере трудовой деятельности по основному месту работы. Обращаю ваше внимание на то, что согласно ст. 282 ТК РФ не все желающие могут устроиться на работу по совместительству.
01.02.2016 в 00:03
Добрый вечер!
В пункте 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, указано: «Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки».
Выписка из трудовой книжки обязательно должна включать в себя копию (например, ксерокопию) первой страницы, где указываются название документа, фамилия, имя, отчество владельца, год рождения, образование и профессия и т. д. Далее делаются копии тех выборочных страниц, которые нужны.
Таким образом, копия и выписка отличаются по объему – копия содержит копии всех заполненных страниц трудовой книжки, а выписка только выборочную информацию.
Копия трудовой книжки или заверенная выписка из нее могут быть изготовлены как рукописным способом, так и с применением технических средств (ксерокопирование). Независимо от способа изготовления копия или выписка (рукописная или ксерокопия) должны быть заверены для придания им юридической силы.
Реквизит документа «Отметка о заверении копии» описан в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (п. 3.26). Данная отметка включает: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
23.07.2015 в 11:28
Работаю в банке, и к нам частенько люди приходят за кредитами, а чтобы взять кредит нужна правильно заверенная копия трудовой книжки. У 80% людей заверка неправильная! Вот теперь думаю, распечатать эту статью и давать клиентам, что их бухгалтеры знали что да как делать! Накипело.
Действия ответственного лица при выдаче дубликата
На основании ст. 66 ТК РФ документом, который может подтвердить трудовую деятельность и стаж гражданина является трудовая книжка. Ее форма и правила ведения и хранения, а также изготовления и приобретения работодателями бланков приведены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Дубликат книжки по своей сути является 2-м экземпляром, который имеет аналогичную юридическую силу.
Оформляется дубликат трудовой книжки полностью в соответствии с оригиналом. Исключение составляют случаи, когда ранее в трудовую были внесены данные:
Порядок заполнения и оформления дубликата регламентируется следующими документами:
Дубликат книжки выдается и заполняется по последнему месту работы лица на основании заявления. Администрация обязана оформить и выдать документ в течение 15 дней со дня получения от сотрудника соответствующего заявления (п. 31 Правил).
Оформление дубликата трудовой книжкиОформление дубликата может потребоваться в нескольких случаях:
В перечисленных ситуациях лицо обязано предъявить заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Если же с момента увольнения лицо трудоустроилось на иное предприятие, соответствующая просьба подается по новому месту работы.
Заполнение дубликата трудовой книжки (образец которого вы найдете далее) необходимо проводить на основании имеющихся или предоставленных сведений о трудоустройстве.
Подтвердить предыдущие трудовые отношения могут:
Помимо этого, подтвердить место работы разрешается при помощи трудового договора или иных бумаг, содержащих информацию относительно времени работы.
Необходимо учесть тот факт, что администрация обязана всячески содействовать и помогать сотруднику в получении документации, служащей подтверждением его стажа, с предыдущих мест работы (п. 7.2 Правил).
С указанных документов снимаются копии, а оригиналы после надлежащего заверения передаются на хранение владельцу (ч. 7 п. 7.2 Инструкции).
Образец дубликата трудовой книжки можно скачать здесь: Оформление дубликата трудовой книжки — образец.
Как сделать дубликат трудовой книжки: образец-2016Выдача дубликата предусматривает следующие шаги:
При оформлении дубликата трудовой нет необходимости заверять все внесенные записи печатями предприятий, а также подписями уполномоченных на то лиц.
Следует отметить, что все иные условия заполнения дубликата (написание дат, цвет пасты и чернил и т. д.) аналогичны порядку заполнения оригинала трудовой согласно Инструкции.
Внесение последующих данных о трудоустройстве у текущего работодателя производится в соответствии с Правилами в общем порядке.
Действия ответственного лица при выдаче дубликатаПосле того как дубликат оформлен, сведения о его выдаче надлежит внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Также в ней следует отразить факт снятия с учета оригинала трудовой.
Дубликат трудовой книжки выдается владельцу под расписку.
Действия в случае, если после выдачи дубликата обнаружится оригинал, нормами права не урегулированы. Возможен такой вариант:
Не допускается выдача нового бланка книжки без указания сведений о том, что это дубликат. В дальнейшем возникнут проблемы относительно его подлинности, поскольку дата выпуска самого бланка будет гораздо позднее, чем даты внесенных в него сведений. В связи с этим обязательно потребуется предъявление дополнительных справок с целью подтверждения стажа.
Итак, ответ на вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки. дан в Правилах (специальные нормы для дубликатов), а также Инструкции (общие требования по ведению трудовых). Юридическая сила дубликата аналогична оригиналу документа, а сведения, вносимые в него, по возможности должны дублировать оригинал.
Кадровикам хорошо знакома ситуация, когда потеряна или пришла в негодность трудовая книжка работника и вместо нее необходимо выдать новый документ. Как правильно это сделать? Мы расскажем о требованиях, предъявляемых к порядку оформления и выдачи дубликата трудовой книжки.
Кадровикам хорошо знакома ситуация, когда потеряна или пришла в негодность трудовая книжка работника и вместо нее необходимо выдать новый документ. Как правильно это сделать? Мы расскажем о требованиях, предъявляемых к порядку оформления и выдачи дубликата трудовой книжки .
Потребность в оформлении дубликата возникает на практике достаточно часто. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку или же она, хотя и осталась у хозяина, но пришла в негодность.-.обгорела, порвана, испачкана. А может быть, в нее внесена неверная запись об увольнении или переводе, в то время как работник хочет иметь "чистый документ"*, а не делать исправление неправильной записи в трудовой книжке. Независимо от причины работник может обратиться в кадровую службу компании с просьбой сделать ему соответствующий дубликат.
Когда документ потерян.Порой кадровики возмущаются: прошло много времени со дня увольнения. а работник обращается с просьбой о замене трудовой книжки именно в их компанию. Хотя, возможно, за такой длительный период он сменил не одно место работы. На этом основании они зачастую отказывают в помощи бывшему сотруднику, советуя обратиться в другую организацию. Скажем сразу, такие действия кадровых специалистов нельзя признать правомерными.
Дело в том, что в Правилах ведения и хранения трудовых книжек* (далее - Правила) сказано: работник, утративший трудовую книжку, должен заявить об этом факте по последнему месту работы. А работодатель в ответ обязан выдать дубликат утраченного документа. Причем сделать это он должен не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил). Как видите, у кадровика не остается иного выхода, как выполнять распоряжения закона.
Для этого работнику нужно взять чистый бланк трудовой книжки нового образца и приступить к его заполнению**.
Заполняем с чистого листаНа титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу пишется слово "Дубликат". Затем на основании представленных работником документов заполняется сам титул. Обратите внимание, вносимые данные должны соответствовать информации о работнике на день заполнения документа.
Далее в разделе "Сведения о работе> (графа 3) отражается общий и непрерывный трудовой стаж, который имел работник до поступления в организацию. Причем общий стаж записывается суммарно: просто указывается количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должности работника.
После этого общий и непрерывный стаж записывается по отдельным периодам работы. В графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 - наименование организации работодателя, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если за время работы в организации имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также делается соответствующая запись (графа 2 - дата, информация о должности и структурном подразделении, куда переводился работник).
Следующий шаг: в графе 2 ставится дата прекращения трудового договора. а в графе 3 - причина увольнения. Конечно, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В графе 4 дубликата после каждой записи указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого она внесена.
После того как раздел "Сведения о работе" заполнен, внизу листа свои подписи ставят работник кадровой службы и владелец трудовой книжки. что скрепляется печатью организации или кадровой службы.
В завершение выданный дубликат регистрируется в книге движения трудовых книжек и вкладышей в них (с отметкой "дубликат") и под расписку выдается на руки работнику.
Нужно отметить, что общие требования к заполнению дубликата трудовой книжки (цвет чернил, способ написания даты и др.) аналогичны требованиям, предъявляемым к заполнению оригинала. Все они содержатся в Инструкции по заполнению трудовых книжек*.
Не допускайте нарушений!Часто сотрудник, обратившийся за новым трудовым документом, озадачивает кадровика просьбой: "Оформите мне новую трудовую книжку, не нужен никакой дубликат". При этом он высказывает такой довод: "Я хочу иметь настоящий документ".
Ни при каких обстоятельствах работнику кадровой службы не следует идти на это нарушение. Ведь просьба работника скорее всего связана с тем, что он боится слова "дубликат", представляя, что это то же самое, что и обычная копия документа. Однако копия свидетельствует только о наличии бумаги, не обладая ее юридической силой, тогда как дубликат по действию ни в чем не уступает подлиннику.
Помните, что нарушение правил замены трудовой книжки может иметь нежелательные последствия как для работника, так и для кадровика.
Так, при оформлении пенсии сотрудник пенсионного фонда скорее всего обратит внимание на то, что бланк трудовой книжки выпущен в обращение позже, чем датированы записи, содержащиеся в нем.
Такого рода "несостыковка" способна вызвать подозрения относительно подлинности документа, и работнику придется предъявлять дополнительные справки, подтверждающие наличие у него трудового стажа. За необходимыми бумагами он опять же придет в организацию, где в свое время ему так "удачно" оформили документ.
Впрочем, казус может произойти и значительно раньше. Например, при оформлении заграничного паспорта. Копия "неправильной" трудовой книжки - основание для отказа в получении документа, дающего право на зарубежные поездки.
Чтобы избавить себя от подобных сложностей, кадровик должен четко следовать предписанию закона - взамен утраченной или пришедшей в негодность трудовой книжки может быть выдан только дубликат.
Дубликат трудовой книжки - это ее повторный экземпляр, имеющий равную с подлинником юридическую силу
Если представленные документы не содержат полностью сведений о прошлой работе, в дубликат вносятся только имеющиеся в документах сведения
Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу заработной платы
Работодатель обязан оказывать сотруднику содействие в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы
* Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №.225. Текст правил опубликован на стр. 106.
** Новой бланк трудовой книжки утвержден постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №.225.
Цитируем законПри массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Пункт 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Валентина МИТРОФАНОВА. ведущий консультант компании NS Consulting:
- Работники кадровых служб часто сталкиваются с такой проблемой: сотрудник потерял трудовую книжку и обращается с просьбой выдать взамен дубликат ( трудовая книжка может оказаться на руках у работника, например, при увольнении с предыдущего места работы или если работник <одолжил> ее в отделе кадров на день-два).В соответствии с инструкцией кадровик оформляет требуемый дубликат. А спустя какое-то время "горе-работник" сообщает: " Трудовая книжка нашлась!" Как поступить кадровику в подобной ситуации, ведь фактически сотрудник имеет теперь два документа? Мое мнение на этот счет такое. Поскольку в книге учета движения трудовых книжек сделана запись о том, что трудовая книжка утеряна, а вместо нее выдан новый документ, кадровику следует работать с дубликатом трудовой книжки. а найденный оригинал (не имеющий теперь юридической силы) вернуть работнику.
Читайте по теме:
