Руководства, Инструкции, Бланки

как правильно заполняется трудовая книжка образец img-1

как правильно заполняется трудовая книжка образец

Рейтинг: 4.1/5.0 (1861 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Как правильно заполнять трудовую книжку? Подробный образец

Как правильно заполнить все поля в трудовой книжке?

Трудовая книжка — один из тех документов, от правильного заполнения которых зависит довольно многое. Именно на основе записей в трудовой после выхода на пенсию будет рассчитываться размер пенсии.

Также все ваши работодатели будут внимательно изучать, насколько грамотно были сделаны пометки, ведь это также является одним из показателей профессионализма.

Думаю, все мы уже поняли, насколько важно уметь правильно вписывать поступление на работу и выход с работы. Рассмотрим, как собственно следует заполнять титульную страницу и все остальные. В данной статье мы подробнейшим образом рассмотрим все нюансы правильного заполнения трудовой.

В новости (ссылка ) как в ручную правильно сшивать документы в архив.

Для начала следует разобраться, по каким правилам происходит заполнение трудовой книжки. В Российской Федерации действует соответствующее положение. Принято оно было Министерством труда еще в 2003 году, однако с того времени не менялось.

В «Инструкции по заполнению трудовых книжек» можно найти всю необходимую информацию. Однако если вы не владеете юридическими и специальными терминами, самостоятельно разобраться во всех деталях довольно трудно.

Как правильно заполнить трудовую книжку?

Как заполнить первую страницу с личной информацией?

Заполнять данное поле следует в точном соответствии с тем, как указаны ваши данные в паспорте.

Ни в коем случае не приемлемы изменения данных даже в том случае, если имя или фамилия указаны в паспорте не правильно. Лучше всего взять свой документ и просто переписать Ф.И.О.

Строка 2 — Дата рождения

Абсолютно ВСЕ даты вписываются арабскими цифрами в следующей поочередности — число, месяц (важно писать две цифры, то есть, например, февраля — это не 2 месяц, а 02), год (четыре цифры, никаких сокращений).

Строка 3 — Образование

Опять-таки никаких сокращений. Нет понятия высшее образование, так как может быть, как полное высшее, так и неполное высшее. Пишите подробно и четко.

Строка 4 — Дата заполнения трудовой книжки

Заполнить книжку следует в течение пяти дней с того момента, как вы устроились на работу. Опять-таки пишем в следующем порядке число, месяц (важно писать две цифры, то есть, например, февраля — это не 2 месяц, а 02), год (четыре цифры, никаких сокращений).

Строка 5 — место для подписей

Подписываться должны два человека: владелец трудовой и сотрудник компании, который заполнял книжку.

Обычно печати ставят директора или начальники отделов.

Как сделать первую запись в трудовой книжке?

В графе «Сведения …» в первую очередь следует вписать название предприятия. Не забывайте, что в трудовой не должно быть ни одного сокращения.

То есть если вы работаете в ОАО «ТТТ», то вписывать следует следующим образом — Открытое акционерное общество «ТТТ».

Затем, строчкой ниже, приписываете ОАО «ТТТ» — это штамп организации.

Строчкой ниже начинаем вносить необходимую информацию.

Заполняем слева направо.

Поле 1 — Номер записи по порядку. Рядом с первой записью соответственно становиться номер «1».

Поле 2 — Дата заполнения. В этой графе также вписывать даты следует лишь арабскими символами. Никаких сокращений. Сначала число, затем месяц и в конце год.

Поле 3 — Непосредственно вводятся необходимые сведения о приеме на работу, переводу или освобождении от должности. Рядом с записью в обязательном порядке должна стоят подпись владельца книжки (то есть сотрудника). Она свидетельствует о том, что работник знает о приказе.

Поле 4 — данная графа включает основания для приказа. Это может быть приказ, протокол, распоряжение. Обязательно указывать дату и номер приказа. Например, Приказ от 15. 07. 1990г. N 2.

Образец, как следует заполнять трудовую книжку Как исправить ошибку в трудовой?

Бывает, что в запись, сделанную в трудовой книжке, вкрадывается ошибка. Исправление таких опечаток следует производить в специальном порядке. Недопустимо просто перечеркнуть или тем более замазать запись.

Например, если ошибка произошла в названии организации, то следует не трогать данную запись.

Внести все так, как было указано выше, и лишь под записью в графе «Сведения о…» сделать пометку со следующим содержанием:

«В наименовании организации была допущена ошибка». Затем указать правильное название компании. Сокращения ЗАО, ОАО и т.д. должны быть полностью раскрыты.

Как заполнять трудовую книжку ИП?

Несмотря на то, что трудовая книжка является главным документом, подтверждающим деятельность сотрудника, в одном случае делается исключение — в случае индивидуальных предпринимателей.

По сути, индивидуальный предприниматель не имеет право делать записи в трудовой книжке, так как является не работником, а работодателем.

Как же тогда решается вопрос выплат в пенсионный фонд? Отчисление в пенсионный идут не от зарплаты, а от заработка. Пока индивидуальный предприниматель должным образом производит отчисления в налоговую и пенсионный фонд — ему начисляется трудовой стаж.

Как заполнить трудовую книжку, работая у индивидуального предпринимателя?

Особой разницы при заполнении документа нет. Единственное отличие — это введение сведений о работодателе. Если в случае с ЗАО мы писали наименование компании, то теперь следует писать «Индивидуальный предприниматель Имя, Фамилия», так как указано в документах.

В статье (здесь ) как получить характеристику с места работы.

Подведем итог

Рассмотрим, какие ошибки ни в коем случае не приемлемы при заполнении трудовой книжки.

  • Делать сокращения в датах.
  • Делать сокращения в именах, фамилиях.
  • Делать сокращения в названии организации.
  • Использовать римские символы.
  • Исправлять ошибки с помощью перечеркивания.

Надеемся, что наши советы помогут вам правильно и легко заполнить трудовую книжку!

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 703-47-72 (Москва)
+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Другие статьи

Заполнение трудовой книжки в 2016 году: образец и примеры

Как правильно заполнять трудовую книжку: образец 2016 года

Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников грамотно заполненными трудовыми книжками. Для этого работник должен проработать более пяти дней, причем неважно, является этот сотрудник штатным, сезонным или временным. Исключением из этого правила являются только те рабочие, с которыми у работодателя заключен гражданско-правовой договор.

В начале карьеры сотрудника необходимо брать пустой бланк при неимении им трудовой книжки и в его присутствии заполнять данный бланк после отработанной недели. Как же это сделать – расскажем в данной статье.

Нормативная база

Трудовая книжка предназначается для отображения трудового стажа каждого гражданина.

Помимо этого, она должна быть предъявлена в ПФР для назначения пенсии.

Для ее заполнения необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:


Работодатель осуществляет хранение трудовых книжек с момента поступления на службу до того дня, когда сотрудник будет уволен. Если при расторжении трудового договора запись об этом составлена неправильно, то этот факт может лишить возможности человека трудоустроиться в дальнейшем.

Нужно помнить, что первое рабочее предприятие для человека несет ответственность за заполнение первого листа данного документа.

Кто отвечает за заполнение, ведение и хранение

Напомним, что спектр ответственности за ведение, хранение и заполнение трудовой книжки несет именно работодатель. Распоряжение или приказ, отданные работодателем, дает все основания для того, чтобы назначить определенное уполномоченное лицо, которому будут проделегированы вся ответственность и полномочия по хранению, ведению, выдаче и учеты трудовых книжек.

И заверять все необходимые записи имеет возможность это же лицо, которое будет иметь право подписи. Все эти лица несут полную ответственность за трудовые, которая регламентируется законодательством РФ.

Распоряжения и приказы о назначении руководством сотрудника кадровой службы при осуществлении проверок в обязательном порядке проверяются служащими Государственной трудовой инспекции России.

Оформление трудовой книжки: общие правила и порядок действий

Начинать оформление трудовой книжки необходимо с титульной страницы. На ней указывают паспортные данные сотрудника, образование и специальность в соответствии с представленными документами, дату заполнения и подписи сторон – сотрудника отдела кадров и самого сотрудника. Также на титульной странице ставится печать организации.

После данного этапа указываются сведения о фактическом приеме на работу. Записи должны быть сделаны одним цветом – либо синим, либо черным, также допускается фиолетовый цвет.

Записи делаются в полном формате, сокращения не допускаются.

Обязательно нужно отразить информацию о предприятии на соответствующей странице. После этого нужно указать номер записи, ее дату проставления.

Далее делается запись о приеме на работу, формулировка при этом должна быть полной. Чтобы зафиксировать ознакомление с этой записью, ставится подпись сотрудника.

Затем указывается наименование, номер и дата документа, служащий основанием для создания данной записи.

Следующий шаг – внесение информации о званиях и наградах сотрудника, подтвержденные распоряжением, приказом, дипломом или каким-либо другим документом. Помимо всего этого, стоит отметить, за какие заслуги и кем именно был награжден сотрудник.

Необходимо помнить, что в трудовую книжку не вносятся записи о денежных премиях.

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

Форма заполнения сведений о работнике выглядит следующим образом:

  • Полностью записанные фамилия, имя и отчество, без каких-либо сокращений.
    Дата рождения сотрудника также не должна быть сокращенной.

    Личные данные работника должны быть отражены на основании паспорта.
  • Образование сотрудника.
    Запись об этом факторе должна быть заполнена только при наличии тех документов, которые могут подтвердить его – удостоверение, диплом или аттестат.
  • При наличии верно заполненных документов, которые подтверждают незавершенное образование, на их основании также есть возможность сделать соответствующую запись.
  • Профессия и специальность должны быть записаны только таким образом, как отражено в соответствующем документе, без каких-либо изменений.
    Обычно это может относиться к курсам для повышения квалификации.
  • После того, как данная запись была внесена, сотрудник должен ознакомиться с ней, проверить ее на наличие ошибок, и заверить ее своей подписью, которая будет выражать согласие с достоверностью данных. После этого на странице под записью ставится печать предприятия.

    Как оформить книжку в части сведений о работе

    В разделе сведений о работе необходимо прописать наименование организации полностью и его аббревиатуру при наличии. После этого пишется номер записи и дата приема на работу.

    Далее делается запись о приеме на работу, обязательно прописывается структурное подразделение и полное название занимаемой должности. Также после этого нужно внести сведения о документе, который послужил основание для приема на должность.

    Дата и номер данного документа должны быть отражены обязательно!

    В том случае, когда сотрудником выполняются определенные обязанности по совместительству, по желанию можно внести записи и об этом факте. Но это возможно только при наличии документа, который может подтвердить данную деятельность.

    Для этого необходимо указать номер записи, ее дату, далее нужно сделать запись о назначении сотрудника в роли совместителя. Далее необходимо указать наименование структурной единицы, наименование профессии или должности, и, конечно же, сведения о квалификации.

    Выполнение данных обязанностей должно регламентироваться соответствующим документом, данные о котором вносятся в последнюю очередь.

    Как заполнять документ в разных случаях: образцы Впервые

    Новая трудовая заполняется в соответствии с информацией, указанной выше.

    Для оформления дубликата должны быть определенные обстоятельства, к которым относятся утеря книжки, приведение сего документа в негодность, иными словами, потеря товарного вида трудовой книжки. Также дубликат может быть выдан при признании недействительной записи об увольнении, восстановлении сотрудника при вынесении оправдательного договора или утере сотрудником трудовой книжки при наступлении чрезвычайных ситуаций.

    Дубликат

    Как оформить дубликат? В правом верхнем углу титульного листа книжки необходимо написать «Дубликат».

    При наличии прежней трудовой книжки на ее титульной странице необходимо подписать следующее: «Взамен выдан дубликат», при этом обязательно указать серию и номер дубликата.

    В дубликат должны быть внесены сведения об общем и непрерывном стаже сотрудника до прибытия в данную организацию для прохождения службы. Подтвердить это нужно соответствующими документами.

    Далее нужно записать сведения о деятельности и поощрении, которые были внесены в книжку при прохождении службы на предыдущих местах работы. Общий рабочий стаж должен быть записан в суммарном виде, то есть необходимо указать общее количество лет, месяцев и дней осуществления деятельности.

    При этом нет необходимости писать о работодателях, предприятиях и периоды времени работы у них.

    Если до поступления на работу в определенную организацию сотрудник уже имел опыт работы, то при оформлении дубликата информация о непрерывном стаже работы обязательно должна быть внесена, при подтверждении этого факта соответствующими документами.

    Затем уже идет роспись непрерывного стажа по периодам времени с указанием всех предприятий, где сотрудник числился в штате и выполнял свою профессиональную деятельность.

    Как оформить дубликат трудовой книжки рассказывается в видео.

    Копия

    Копию трудовой необходимо заверить сотрудником кадровой службы. Снимать копии необходимо с тех страниц трудовой книжки, которые имеют какие-либо записи.

    Качество копий должно быть удовлетворительным. Скан печатать не стоит, также на ксероксе не нужно менять масштаб.

    После последней записи на копии страницы должна быть сделана запись, которая содержит ее порядковый номер, надпись «работает по настоящее время». Также необходимо указать дату заверения копии, фамилию, инициалы и должность заверяющего и поставить печать под записью.

    Ниже страницы копии нужно сделать запись «копия верна», подписать фамилию, инициалы и должность заверяющего, время заверения и подпись. Такая запись должна сопровождать каждую страницу копии трудовой книжки.

    Для ИП

    Индивидуальные предприниматели обязаны совершать все операции по заполнению трудовых. Именно для этого при регистрации данного статуса требуется создать печать для данного типа работодателей, чтобы деятельность предприятия носила характер официальной.

    Водители должны предоставлять работодателю для оформления трудовой книжки следующие документы:

    1. Паспорт.
    2. СНИЛС.
    3. Трудовую книжку.
    4. Военный билет.
    5. Водительские права.
    6. Документы об образовании.
    Для водителя

    Для водителей важно иметь пройденный медицинский осмотр, чтобы выявить противопоказания к работе. Все эти сведения не отражаются в трудовой книжке.

    В целом для водителей все заполняется точно таким же образом, как и для остальных должностей.

    Для граждан РБ

    Для граждан Республики Беларусь с 2016 года также можно заводить трудовые книжки. Все данные, которые вносятся в данный документ о сотруднике, делаются на основании действительных документов гражданина.

    Обязательно нужно указать национальность сотрудника и сделать пометку при заполнении личных данных сотрудника о гражданстве.

    Образец докладной записки на руководителя можно найти в статье. Образцы оформления докладной записки на сотрудника, о премировании, особенности составления документов в Республике Беларусь и в Украине.

    Как открыть продуктовый магазин здесь.

    Как вносить исправления

    Кадровые служащие – тоже люди, и им так же, как и для всех остальных, свойственно допускать ошибки. Нужно помнить, что если ошибка замечена при первичном заполнении, то сей документ необходимо тут же уничтожить, без внесения каких-либо изменений.

    Затем необходимо составить акт об уничтожении и заполнить новый бланк. Если ошибка будет обнаружена при заполнении данных вторым и последующим работодателем, то придется обращаться в суд для признания принадлежности трудовой именно вам.

    Это касается ошибок в имени, фамилии и отчестве работника, а также других личных данных.

    Бывают такие ситуации, когда человек вносит записи о незаконченном высшем образовании, а потом получает его, заканчивает. Соответственно, нужно изменить данные об образовании.

    На основании полученного документа нужно просто создать следующую запись о присвоении квалификации работнику.

    Особенности аннулирования записи

    Если была допущена ошибка в сведениях о сотруднике, необходимо зачеркнуть старые записи и подписать новые на основании соответствующих документов.

    Отметим, что в сведениях о работе зачеркивания недопустимы.

    Нужно поступить следующим образом – после последней записи в соответствующем разделе сделать запись о признании ошибочной записи недействительной и под новым порядковым номером сделать правильную запись.

    Если ошибка в записи обнаружена при новом ответственном сотруднике за внесение записей в трудовые книжки, то кадровик делает запись о недействительности предыдущей, затем пишет по-правильному, подписывает дату исправления и приказ. При этом запись об отмене неверной должна нумероваться следующим номером по порядку.

    При признании увольнения сотрудника недействительным есть два варианта.

    Первый – делается новая запись в трудовой о приеме на работу, а также запись, что информация об увольнении недействительна.

    Во втором случае старую запись также стоит признать недействительной, но уже кадровый служащий делает запись об увольнении с новой причиной.

    Как делать записи в трудовой книжке о работе узнайте из видео.

    Инструкция по заполнению трудовых книжек

    Инструкция по заполнению трудовых книжек и их ведению

    В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК ), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.

    Правила заполнения трудовых книжек

    В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от года выпуска, правовой статус этих документов не изменился, поэтому менять их на книжки нового образца не нужно.

    Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.

    Правила внесения записей:

    • Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
    • Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
    • Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.
    Инструкция по ведению записей в трудовой книжке

    Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

    Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

    • Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
    • Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.

    Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении ». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.

    Содержание записей трудовой
    • Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
    • Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.
    • Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
    • Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г. а не 03 г.).
    • На титульном листе ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.
    • При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.
    Правила ведения трудовых книжек
    • Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.
    • Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.
    • При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.
    1. Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
    2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
    3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
    4. В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.

    Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.

    Образец заполнения трудовой книжки

    Правила оформления трудовой книжки - ведение записей и образец заполнения

    Общие правила ведения и оформления трудовой книжки

    Между работодателем и наёмным работником формируются трудовые и деловые отношения. Эти отношения регламентируются на основе законодательства о правах и нормах трудоустройства. Любые отношения деятельность, связанные со сферой труда должны быть документально отражены и зафиксированы.

    Трудовая книжка – это индивидуальный документ с данными о стаже, качестве, продолжительности работы конкретного человека на каждой официально устраивающей работе, а также дополнительные сведения, описывающие деятельность.

    Выпущены образцы разных годов (1938г. 1973г. 2003г. 2004г.), но все они являются действительными и полноправными.

    Фактически, трудовая книжка необходима для таких целей:

    • Реальной фиксации деятельности труда человека.
    • Для информирования наёмным сотрудником работодателя о своих заслугах, опыте, стаже, причинах увольнения, выговорах. Для ознакомления с детальной характеристикой потенциального работника.
    • Для получения прав на пенсию и их реализацию.

    Оформление трудовой книжки. Правила ведения трудовых книжек

    Для официального документа существуют и официальные правила и нормы его ведения.

    В трудовой книжке предусмотрено ведение 3-х разделов:

    • информация и работнике;
    • информация о работодателе;
    • информация и наградах;
    • все записанные данные, содержащие цифры, обозначаются исключительно арабскими цифрами;
    • формат года – ХХХХ;
    • формат месяца и числа – ХХ;

    Например, дата принятого сотрудника на должность: 1 июля 2000 года, а записано будет так: «1.07.00».

    • Все данные записываются исключительно рукой инспектора отдела кадров предприятия (организации) шариковой ручкой чернилами, устойчивыми к влажности и яркому освещению, черного, синего или фиолетового цвета.
    • Гелевые ручки не допускаются. Только пасты.

    Также не допускаются никакие сокращения в трудовом документе. Данные записываются понятным и аккуратным почерком полностью.

    Общие правила заполнения трудовой книжки

    Трудовой кодекс регламентирует нормы состава сведений в трудовой книжке:

    • данные о работнике;
    • характеристика его деятельности;
    • информация о переводах на другие рабочие месте непрерывной деятельности;
    • причины увольнений;
    • причина завершения заключенного с работодателем трудового договора;
    • данные о наградах, выговорах, поощрениях;

    Язык заполнения документа – официальный язык страны, республики.

    К сведениям, которые заносятся в трудовую книгу относятся:

    • выполненная работа;
    • перевод с одного места работы на другое с непрерывной деятельностью;
    • квалификация;
    • увольнение;
    • награды и выговоры;
    • Трудовая книга заполняется на каждого работника персонально, если тот работает в юридической организации от 5-и дней как на основном месте занятости.
    • Вся информацию нужно заполнять не позже чем через 7 дней, а в случае увольнения – в тот же день. Ответственным является инспектор отдела кадров организации.
    • Все записи имеют свой порядковый номер (предельно в одном разделе).

    Рядом с правилами и нормами установлены исключения:

    • если предприятие переименовывается, перезаполняются 3 и 4 разделы книжки;
    • записи о непрерывной деятельности не нумеруются как дубликат;
    • также не нумеруются наименования работодателей;

    Работник обязан ознакомиться с каждой записью, касающейся характера деятельности, выполненных работ, перевода на другие места, увольнении. При согласовании с информацией, работник ставит подписи.

    По истечению срока трудового договора, записи в трудовой книжке заверяются (относительно времени работы в конкретной организации). Подтверждается печатью, подписью руководителя, подписью работника. На титульной стороне оригинала и дубликата, после заполнения всех необходимых данных, ставится роспись работника.

    Хранить трудовые книжки необходимо в недоступном месте для третьих лиц. На предприятиях – это сейф. В случае порчи документа, организация получает штрафные санкции. Кроме того, разные трудовые книги имеют одинаковый срок хранения, но разные условия:

    • Невостребованная трудовая книжка – 75 лет.
    • Книжки с учетом движений – 75 лет.
    • Приходно-расходные книжки по учету бланков – 5 лет. Ведётся бухгалтерией и отображает информацию обо всех бланках (серия и номер).

    Обязательное требование ведения и хранения трудовых книг – единая, государственно утвержденная форма.

    Увольнение и устройство на работу. Как правильно заполнить трудовую книжку

    Принимая на работу нового сотрудника, инспектор отдела кадров обязан проверить наличие и правильность заполнения его трудовой книжки. При увольнении также проверить наличие трудовой книжки и правильно внести туда данные об увольнении.

    Этапы правильного заполнения трудового документа
    • фамилия, имя, отчество — так как в паспорте;
    • дата рождения, заполнена арабскими цифрами;
    • информация об образовании;
    • специальность образования в именительном падеже;
    • дата заполнения информации (не позже чем через 7 дней);
    • подпись наемного работника;
    • подпись и её расшифровка ответственного и заполняющего сотрудника отдела кадров;
    • печать нанимающего предприятия/работодателя.

    После заполнения титульной страницы, заполняется информация о приёме на трудовое место в течение 5 дней. В первую очередь ставится штамп предприятия со всеми её данными или отдельно написанными от руки.

    Далее заполняются графы:

    • графа 1 (порядковый номер);
    • графа 2 (дата) – арабскими цифрами в день приёма на работу или соответствующей дате в трудовом договоре;
    • графа 3 (данные о приеме/увольнении/переводе) – вся информация пишется полностью, без сокращений, зарегламентирована трудовым кодексом государства и подтверждающая подписью работником;
    • графа 4 (основания для занесенной записи) – по приказу, протоколу, решению общего собрания с посылкой на дату и номер документа.
    Графа о награждениях

    В этом разделе записываются фактические данные:

    • почетные звания, присуженные во время трудовой деятельности;
    • государственные награды;
    • почетные грамоты;
    • наградные значки, дипломы;

    Информация о денежных наградах, премиях и награждения в трудовую книжку не заносится.

    Исправления и изменения в трудовой книжке

    Бывают случаи, когда допускаются ошибки в заполнении трудовой книжки. Зависимо от их серьезности, есть разные способы их исправить:

    • Если ошибка допущена на титульном листе, то её следует зачеркнуть одной линией, внести правильную информацию. С обратной стороны титульного листа указать ссылку на документ, который подтвердит корректность внесенных данных.
    • При заполнении разделов следует как можно тщательней проверять данные, поскольку ошибки в разделах недопустимы. Новые данные считаются недействительными.
    • Исправлять ошибки имеет право исключительно работодатель. В случае исправления ошибок новым работодателем, работник должен предоставить соответствующий документ – основание от работодателя, который допустил ошибку в записях.
    Подшивка вкладыша

    Когда все листы одного из разделов заполнены, в трудовой документ подшивается вкладыш. Вести и заполнять его нужно по тем же правилам, что и разделы в трудовой книжке. Это бланк строгого учёта бухгалтерией. Когда его выдают работнику, утверждают штампом, что вкладыш выдан и его номер. На титульном листе должна стоять печать предприятия, которое выдаёт вкладыш.

    Без трудовой книжки вкладыш не может считаться действительным. Подшивают его на последней странице перед обложкой, а нумерация продолжается согласно предыдущим страницам.

    Оформление дубликата

    В случае утери оригинала трудовой книжки, работник обязан сообщить об этом работодателю способом подачи соответствующего заявления. Предприятие должно выдать работнику дубликат утерянной трудовой книжки в течение двух недель.

    В дубликате указывается:

    • стаж работы до текущего места трудоустройства (указан суммарно);
    • точная информация о рабочей деятельности работника на данном предприятии;

    Кроме утери трудовой книжки, дубликат может быть выдан и в других случаях:

    • трудовая книжка больше непригодна для использования;
    • запись в документе является недействительной по решению суда;
    Правильное применение печатей

    В трудовой книжке принято ставить 2 вида печатей:

    • печати кадровых служб;
    • печати предприятия;

    Случаи, когда должна ставится печать:

    • при записи новых данных на титульном листе;
    • при корректировании (изменении) информации ставится на обложке документа с обратной стороны;
    • в случае выдачи вкладыша – ставится непосредственно на нём;
    • при увольнениях по любой причине;
    Особенности оформления трудовых книжек у ИП

    Индивидуальный предприниматель – это собственно работодатель. Завести на каждого наёмного работника трудовую книжку и вести её с учетом законодательства и общих правил – прямая и непосредственная обязанность.

    Особенности записей в трудовых книжках ИП:

    • недопустимы сокращения: полностью записывается «Индивидуальный предприниматель Фамилия Имя Отчество» физического лица;
    • все занесенные данные, а также измененные данные должны регламентироваться законодательством;
    • в трудовую книжку не записывается информация о стаже работы ИП;
    • ИП имеет право официально нанимать другого индивидуального предпринимателя по трудовому договору и соблюдать все трудовые отношения и обязанности как работодатель и работник;

    При ведении трудовой книжки работнику самостоятельно нужно следить за корректностью и достоверностью заполняемых данных, печатей, подписей во избежание проблем с документами в будущем.

    Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

    Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

  • Правила внесения исправлений в трудовой книжке — образец

  • Правила заполнения титульного листа трудовой книжки

  • Инструкция по заполнению трудовой книжки и исправления ошибок в ней

    Как заполнять трудовую книжку: основные правила и распространенные ошибки

    Сегодня оформление трудовых книжек регламентируется Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» и Постановлением Правительства РФ №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но эти нормативные акты содержат довольно много противоречий, поэтому при возникновении спорных ситуаций нужно применять документ, имеющий наибольшую юридическую силу – Трудовой кодекс. Итак, в помощь кадровикам небольшая инструкция по заполнению трудовых книжек.

    Общие правила заполнения трудовой книжки

    Начнем с того, что документ ведется на каждого работника организации, который проработал более пяти дней и для которого эта работа является основной. К таким сотрудникам относятся также сезонные и временные работники, а также внештатные, если они подлежат социальному страхованию. Трудовые книжки совместителей ведутся по их основному месту работы, а при утрате по вине работодателя выдается дубликат.

    Все записи должны делаться полностью (без сокращений), иметь свой порядковый номер в разделе, а все даты должны быть записаны только арабскими цифрами. При этом число пишется двумя цифрами (например, 03, 24 или 15), месяц – двумя цифрами (например, 01, 10 или 11), а год – четырьмя цифрами (например, 2014).

    При приеме сотрудника на работу проверяется подлинность его трудовой книжки по сравнительным характеристикам и соответствие данных на первой странице паспортным (они должны полностью совпадать). Кроме того, на титульном листе должна быть печать первой организации, в которой работал сотрудник. Без печати книжка считается недействительной. Если выявляются нарушения или отсутствие трудовой книжки, работодатель заводит новую. А если последняя запись о работе нового сотрудника не закрыта (то есть отсутствует запись об увольнении с прежнего места работы), то запись о приеме делать нельзя, так как юридического подтверждения увольнения с прежнего места работы нет.

    В трудовую не вносятся записи о наложенных на сотрудника взысканиях, за исключением увольнения. А вот записи об установлении непрерывного стажа или невключении в непрерывный стаж определенных временных промежутков вносятся в установленном порядке.

    Разделы трудовой книжки

    Предусмотрено всего три раздела:

    • сведения о работнике;
    • сведения о работе;
    • сведения о награждениях.

    Первый раздел находится на титульном листе и содержит сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, сведения об образовании и профессии (специальности). Все эти данные указываются полностью, без сокращений, инициалов, на основании паспорта и документов об образовании. После заполнения титульного листа сотрудник проверяет правильность и ставит свою подпись. Титульный лист также подписывает работник отдела кадров, который отвечает за ведение трудовых книжек. Внизу листа ставится гербовая печать организации. Второй раздел заполняется сведениями о работе, где производятся записи о приеме, переводе и увольнении с указанием сроков, должностей и наименований организаций. Каждая запись подтверждается номером приказа и штампом или печатью организации. В разделе о награждениях фиксируются все награждения и поощрения сотрудника с указанием даты, достижений и награды, а также документа на основании которого произведена запись.

    Если какой-то из разделов заканчивается, сотрудник отдела кадров оформляет специальный вкладыш в трудовую книжку.

    Пошаговая инструкция заполнения

    При приеме сотрудника на работу, представитель отдела кадров должен проверить наличие у него трудовой книжки и правильность ее заполнения. Если же такого документа нет, то его необходимо завести. Как правильно заполнить трудовую книжку подскажет Инструкция, утвержденная Постановлением Правительства РФ №69, а если вкратце, то нужно действовать следующим образом:

    Шаг 1. Проверка или заполнение титульного листа

    На титульной странице должна быть следующая информация:

    • фамилия, имя и отчество в соответствии с паспортными данными;
    • дата рождения, записанная полностью арабскими цифрами;
    • образование, например, «среднее профессиональное» или «высшее профессиональное»;
    • специальность (указывается в именительном падеже, например, «бухгалтер»);
    • дата заполнения (она должна быть не позднее пяти дней с момента оформления на первое место работы);
    • подпись владельца;
    • подпись и расшифровка подписи сотрудника отдела кадров;
    • печать организации.
    Шаг 2. Занесение записи

    После проверки или заполнения титульного листа, можно приступать к занесению информации о приеме на работу. Это делается в течение первых пяти рабочих дней сотрудника. Сначала (до самого текста) необходимо либо поставить штамп организации, в котором указаны все ее данные, либо написать их от руки. Потом можно переходить к заполнению граф:

    • графа №1 – порядковый номер – ставится под штампом предприятия или его наименованием и напротив записи о приеме (увольнении, переводе);
    • графа №2 – дата – она заполняется арабскими цифрами и полностью соответствует дате приема на работу (перевода, увольнения), независимо от того, в какой день заполняется трудовая книжка; при этом днем приема считается дата указанная в трудовом договоре, а датой увольнения – последний рабочий день;
    • графа №3 – сведения о приеме (переводе, увольнении) на работу, переименовании предприятия, отдела без сокращений, например, «уволен в связи с окончанием срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса российской Федерации» и подпись владельца книжки;
    • графа №4 – основание, согласно которому сделана запись – приказ, протокол, решение общего собрания, его номер и дата, например, «Приказ от 12.06.2010 г. №148-ок».
    Шаг 3. Награждения

    В раздел «Сведения о награждениях» вносятся только записи о почетных званиях, государственных наградах, награждении почетными грамотами, нагрудными значками или дипломами, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации, уставом организации или коллективным договором. При этом запись производится, как и при заполнении раздела «Сведения о работе». То есть:

    • в графе №1 – порядковый номер записи
    • в графе №2 – дата
    • в графе №3 — тип награды, кем и за какие заслуги награжден работник
    • в графе №4 – основание (указ, приказ, постановление).

    Стоит отметить, что денежные премии и ценные подарки в раздел о награждениях не вносятся.

    Заполнение вкладыша

    Если заполнены все страницы одного из разделов, то в книжку вшивается вкладыш, который ведется и заполняется по тем же правилам. Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгого учета и при выдаче его сотруднику в книжке ставится штамп «Вкладыш выдан» с указанием его номера (запись от руки делать нельзя, а штамп обычно ставят на титульном листе, но можно это делать и на развороте обложки).

    Сам вкладыш без трудовой книжки считается недействительным, а вшивать его принято между последней страницей и обложкой (хотя по поводу места вшивания точных указаний в нормативных актах нет). Нумерация страниц во вкладыше продолжает нумерацию страниц. А на титульный лист вкладыша обязательно ставится печать организации.

    Записи о совместительстве

    Трудовая книжка по закону заполняется в той организации, где человек работает в качестве основного сотрудника. Записи о работе по совместительству делать не обязательно. Но по желанию работника их можно внести. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? Делать это должен сотрудник отдела кадров того предприятия, где работник является основным, а записи производятся на основании документов, которые работник предоставляет с места работы по совместительству. Если сотрудник работает по совместительству на том же предприятии, то запись делается на основании внутренних документов. Порядок внесения записи следующий:

    • графа №1 – указывается порядковый номер записи;
    • графа №2 – указывается дата приема на работу по совместительству;
    • графа №3 – делается запись о приеме на работу по совместительству с указанием наименования структурного подразделения организации, наименования должности, профессии с указанием квалификации;
    • графа №4 – указывается документ с номером и датой, на основании которого внесена запись.

    Если работник увольняется с работы по совместительству, то запись об увольнении производится в том же порядке, на основании документа с места работы по совместительству.

    Исправления записей на титульном листе

    Иногда возникает необходимость внести исправления в информацию на титульном листе. Например, если после замужества женщина изменила фамилию или наоборот, после развода вернула себе девичью. Что говорит по этому поводу Инструкция по ведению трудовых книжек? Ответ прост: прежние данные аккуратно зачеркиваются одной чертой и записываются новые, при этом все изменения нужно делать на основании документов (паспорта, свидетельства о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о рождении, об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения). Ссылка на соответствующий документ, который сотрудник предоставляет в отдел кадров, делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется печатью организации и подписью руководителя или ответственного лица.

    Но бывают случаи, когда личные данные сотрудника на титульной станице указаны с ошибкой (вместо «Наталия» написано «Наталья» или сделана ошибка в дате рождения или фамилии) и это выясняется только тогда, когда работник устраивается на новую работу и сотрудник отдела кадров, проверяя документы, находит несоответствие. В этом случае по Инструкции нужно обратиться к прежнему работодателю, который должен обеспечить исправление ошибок или выявленных неточностей.

    Частые ошибки при заполнении трудовой книжки

    При проверке часто выявляются ошибки, которые допускают работники отдела кадров при их заполнении. Среди самых популярных:

    • неправильно указанные фамилия, имени или отчества;
    • неправильно записанная дата рождения (при заполнении титульного листа до 11.11.2003 года месяц рождения указывался прописью, а после 11.11 2003 года – арабскими цифрами);
    • отсутствие информации об образовании (графа остается пустой, а информация о наличие образования подчеркивается внизу одной чертой); если человек сначала имел одно образование, а потом получил другое, информация о нем записывается рядом с первым (при этом ссылка на документ на развороте может не делаться);
    • сведения об образовании указаны не полностью;
    • не указывается профессия, специальность;
    • не указывается дата заполнения;
    • отсутствует подпись владельца;
    • отсутствует печать организации на титульном листе;
    • сведения о приеме на работу внесены через шесть и более рабочих дней;
    • нарушение порядка указания основания для внесения записи (в графе №4 сначала нужно писать наименование документа полностью, потом его дату, а потом уже номер документа);
    • проставление после записи об увольнении печати отдела кадров предприятия (согласно действующим правилам, после записи должна быть гербовая печать организации);
    • отсутствие после последней записи подписи работника, подтверждающей, что он ознакомлен и согласен со всеми записям;
    • внесение информации о работе в раздел о награждениях.
    Исправления записей

    Согласно Инструкции зачеркивание неточных записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается. Как же сделать исправление записи в трудовой книжке? Неправильную запись следует признать недействительной и внести правильную.

    Если нарушена нумерация записей, то исправить ее можно только признав всю запись под соответствующим номером недействительной, а потом поставить номер, под которым запись должна быть изначально, а в графу №3 написать: «Запись за номером (указать номер) недействительна». После этого нужно вновь повторить запись уже под другим номером.

    Уничтожение испорченных бланков

    Устаревшие, а также испорченные бланки трудовых книжек или вкладышей подлежат уничтожению. Делать это нужно по правилам работы с бланками строгого учета, создав специальную комиссию, которая подтвердит процедуру уничтожения, составив соответствующий акт. В акте указывается причина уничтожения бланков, а также их серийные номера. Под актом расписываются все члены комиссии, а утверждает акт руководитель организации.

    Особые случаи

    Часто работники отдела кадров сталкиваются с вопросом: как отразить информацию о том, что какой-то срок не включается в непрерывный трудовой стаж. Это бывает если гражданину назначены, например, исправительные работы. В этом случае в трудовую книжку делается соответствующая запись:

    • графа №1 – порядковый номер записи;
    • графа №2 – дата внесения записи;
    • графа №3 – запись по форме: «Время работы с (число, месяц, год) по (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж»;
    • графа №4 — указывается основание для записи (приказ, распоряжение работодателя, которое издается в соответствии с определением или приговором суда), его дата и номер.

    К особым случаям можно отнести и необходимость внести запись о присвоении работнику нового разряда, категории, класса, а также установления второй профессии. Соответствующие записи вносятся в в раздел «Сведения о работе» в установленном порядке. Образец заполнения трудовой книжки с подобными формулировками можно найти чуть ниже.

    Если в период работы сотрудника в организации производится смена ее наименования, запись об этом также вносится в трудовую книжку. Это очень важный момент, поскольку после изменения наименования на предприятии поменяется печать и в случае увольнения сотрудника под записью будет поставлена уже новая печать с новым наименованием. А если не будет записи о переименовании, пенсионный фонд не засчитает в стаж время работы на данном предприятии. То же самое касается и переименования должности, на которой работает сотрудник. Если были изменения в штатном расписании, они также должны быть отражены.

    Образцы записей в трудовую книжку








    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 703-35-96 (Москва)
    +7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

    Это быстро и бесплатно !