Руководства, Инструкции, Бланки

как подписать копию трудовой книжки образец

Рейтинг: 4.8/5.0 (425 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Копия трудовой книжки заверенная работодателем Образцы формы бланки формуляры документов

Копия трудовой книжки заверенная работодателем

Сложить стоящий образец у специалиста стоит существенных средств. Причина - это очень серьезная услуга. Судья формирует ощущения о человеке, который напечатал свои доводы, изучая документ и его смысл. В жизни документ это отражение сущности обращающегося. В местах, если выход открывается от внутреннего решения это является критично ответственным.

Трудовая книжка сопровождает нас от первого до последнего дня работы. Она – свидетель карьерного роста, неудач и переходов в другую структуру, напоминает о днях нашей славы записями о наградах и благодарностях. История этих записей началась в середине XVIII в. во Франции, где при найме на другую работу стали в обязательном порядке требовать сведения о предыдущей работе, а потом уже и вовсе перешли на постоянный документ - трудовую книжку (дословный перевод с французского).

Хранится она постоянно в отделе кадров, который делает все необходимые записи, заверяя подписью и печатью каждую из них. На руки трудовая книжка выдается только при увольнении сотрудника и уходе на пенсию.

Для чего нужна копия трудовой книжки

Чаще всего копия трудовой книжки требуется при оформлении пенсии (потом копия хранится в пенсионном деле), при оформлении на работу по совместительству, для суда, усыновления, оформления банковского кредита (некоторые банки этого не требуют). До недавнего времени копия требовалась при оформлении загранпаспорта. Сейчас это положение отменено. У каждого человека могут быть веские причины, которые предполагают получение копии, поскольку по законодательству выдать оригинал на руки ОК не имеет права до установленных законом обстоятельств.

Как заверяют копию трудовой книжки

Для чего бы не предназначалась копия, для ее получения необходимо писать заявление. Пишется оно в произвольной форме, однако требует указать причины получения. Сегодня при наличии ксерокопирования не нужны ранее используемые бланки или переписывание вручную текста книжки.

Ксерокс скопирует на листах А4 все страницы, начиная с титульной, после чего копии страниц прошиваются в соответствии с требованиями к сшиванию документов. На последней странице, чтобы не было нареканий, например, к правильному заверению копию трудовой книжки для получения кредита, делается запись о том, что данное лицо работает в организации по настоящее время. Эта запись получает номер, дату выдачи копии, подпись и «расшифровку» подписи ответственного работника ОК.

А затем к заверению трудовой книжки добавляется констатация, что копия верна. На каждой страничке делается подобная запись (её подписывает работник ОК) и ставится круглая печать предприятия. Срок действия копии законодательно не установлен. На какой период действительна копия трудовой книжки для банка каждое банковское учреждение устанавливает самостоятельно.

Заверение копии трудовой книжки

Предоставление заверенной копии трудовой книжки — обычное условие для выдачи потребительского кредита.

Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.

Совет: не надо себе приписывать стаж, если его некуда приписывать. «Новая трудовая» — это еще куда ни шло, разное бывает. Когда в трудовой книжке серии ТК-III расписан уходящий в прошлое стаж, это даже не смешно. Не проще ли в этом случае обойтись БЕЗ трудовой вообще?

Практика показывает, что очень часто трудовая книжка заверяется работодателем неправильно. Причина проста: считается, что бухгалтер или кадровик «сами знают как заверить». Но на проверку часто не знают.

Как заверить копию трудовой книжки

Необходимо сделать копии всех страниц трудовой книжки, имеющих записи. Желательно, чтобы качество копии было хорошим. Не меняйте масштаб на ксероксе. Не печатайте скан.

На копии трудовой книжки после последней записи, на следующей строке, должна быть сделана запись, содержащая:

  • номер записи;
  • текст «работает по настоящее время»;
  • дату заверения копии трудовой книжки;
  • должность заверяющего;
  • фамилию, инициалы заверяющего;
  • печать.

    Ниже каждой страницы копии трудовой книжки должна быть запись:

  • «копия верна»;
  • кто заверил (фамилия, инициалы);
  • должность заверяющего (например: главный бухгалтер);
  • когда заверил;
  • подпись заверяющего.

    Часто встречающаяся ошибка: печать не захватывает копию и находится в «пустом» месте страницы. Печать должна быть поставлена так, чтобы захватывать копию. Вот так:

    Заверяющая печать должна захватывать ксерокс трудовой книжки

    Образец заверения трудовой книжки

    Ниже — образец правильного заверения копии трудовой книжки для предоставления в составе комплекта документов на предоставление кредита.

    Трудовой спор с работодателем из-за невыплаченной зарплаты.

    Что делать, если работодатель не выдает заработную плату.

    Для того чтобы избежать возможных проблем с работодателем, нужно документально оформлять трудовой контракт и обезопасить результаты своего труда при трудоустройстве, а не в процессе разрешения трудовых споров. Но, устраиваясь на работу, я мало думал о возможных конфликтах, но, тем не менее, важно помнить о профилактических мерах, способных если не решить, то хотя бы облегчить некоторые конфликты с работодателем.

    Вот некоторые из таких предосторожностей:

    1. После устройства на работу под благовидным предлогом (например, для получения кредита) закажите у работодателя заверенную копию трудовой книжки. В случае конфликта с работодателем копия поможет доказать, что вы в принципе работали в этой компании. К сожалению, бывают и такие ситуации, когда работодатель, теряет или умышленно уничтожает трудовые книжки. Например, был такой случай, когда работодатель, узнав, что фирме грозит проверка правоохранительными органами, сжег все компрометирующие документы, в числе которых каким-то образом оказались трудовые книжки ничего не подозревающих работников. Восстановить утерянные трудовые книжки работники смогли с большим трудом и нервотрепками.

    2. Храните в надежном месте трудовой договор, копию приказа о принятии вас на работу, договор о материальной ответственности (если таковой с вами заключался), и копию коллективного договора (если опять же, он есть).

    3. В случае если зарплата делится на "черную" и "белую", имейте подтверждение реальной зарплаты. Например,

  • храните расчетный лист (если его выдают).
  • Или сделайте копию ведомости, где отражена ваша зарплата.
  • Или получите выписку с зарплатной банковской карты.

    Это поможет взыскать в случае увольнения всю зарплату, а не крошечную "официальную часть".

    Если же конфликт с работодателем уже произошел, то первым помощником вам станет Державний департамент нагляду за дотриманням законодавства про працю в Миколаївській області.

    В Николаевской области департамент находится по адресу: 54002, м. Миколїв, вул.Корабелів,16, 36-24-72 tdip_miko@ukrpost.ua

    Заявление в Департамент можна подавать анонимно, инспектор не обязан предупреждать работодателя, от кого жалоба. Соответственно, вы защищены от возможной мести работодателя.

    Что грозит работодателю, в случае обнаружения департаментом нарушений законодательства:

    Если работодатель быстро устранил допущенные ошибки, инспекторы могут прекратить производство по делу. В противном случае контролеры назначат работодателю административное наказание. Ответственность за нарушение трудового законодательства установлена статьями ст. 411, 412, 413, 1886 КУпАП .

    Другим способом разрешения трудовых споров является заявление в прокуратуру .

    Заявление надо писать в прокуратуру того района, где находится работодатель.

    Что грозит работодателю, в случае обнаружения прокуратурой нарушений законодательства:

    За задержку зарплаты более чем на 1 месяц. по П. 1 ст. 175 КК Украины работодателю грозит уголовная ответственность.

    Безпідставна невиплата заробітної плати більше ніж за один календарний місяць, вчинена умисно. Штраф від 100 до 300 нмдг (від 1700 до 5100 грн.) або позбавлення права обіймати посаду або займатися певною діяльністю на строк до п'яти років, або виправні роботи на строк до двох років із позбавленням права обіймати посаду або займатися певною діяльністю на строк до трьох років

    Если вы хотите уволиться, а вас не отпускают и заявление не подписывают, вы можете отправить заявление по почте ценным письмом с описью вложения. В таком случае вас обязаны будут уволить в течение двух недель с момента получения письма.

    Если работодатель отказывается возвращать вам трудовую книжку, помните, что он, скорее всего, лукавит или пытается вас запугать. Пока ваша трудовая книжка находится у работодателя, вы считаетесь работником организации, и вам должна начисляться зарплата. То есть, если работодатель не выдает трудовую книжку, он обязан оплатить весь срок, что она находится у него. Хоть это будет месяц, хоть пол года. Вам просто надо будет обратиться с заявлением в суд и взыскать заработную плату за каждый день задержки выдачи трудовой книжки.

    И еще совет - пока у вас не будут на руках деньги и трудовая книжка, ничего не подписывайте - вас не могут заставить это сделать. Если же работодатель угрожает увольнением «по статье», можно взять у кого-нибудь диктофон и тайком записать разговор. Самое главное, важно понимать, что для такого увольнения у работодателя должны быть веские доказательства. Например, результаты аттестации, наличие дисциплинарного взыскания и так далее.

    Ни в коем случае нельзя поддаваться угрозам и соглашаться на условия работодателя. Суд почти всегда находится на стороне работника, поэтому вы в любом случае будете в выигрышном положении.

    Последним и самым важным органом по защите ваших прав является суд. Госпошлину по трудовым спорам платить не надо.

    Кстати, очередность: Трудовая инспекция, прокуратура, суд - не обязательно сохранять. Можно обратиться в три органа одновременно, или только в один - это уже на ваше усмотрение и по ситуации.

    Вы с полным правом можете обратиться в Прокуратуру. Вам стоит написать коллективное заявление от нескольких сотрудников вашей организации, где укажите все претензии, со ссылкой.

    Что делать если человек работает по устному договору, и работодатель не хочет выплатить зарплату.

    Если человек работал по устному договору (т.е. фактически без договора), то у него, соответственно, нет записи в трудовой книжке и других документов, подтверждающих, что он работал в данной организации.

    Это очень плохо, однако вам в любом случае стоит написать заявление в Трудовую инспекцию и обрисовать сложившуюся ситуацию. Пусть проверят вашего работодателя на нарушение им законодательства. Заявление анонимно и работодатель не будет знать от кого оно.

    Попытайтесь убедить работодателя подписать договор и выдать зарплату. Пригрозите, что напишете заявления в различные контролирующие органы (например, в налоговую инспекцию, и т.п.) и работодатель замучается с ними разбираться.

    Если напрямую говорить боитесь, то пишите заявление в прокуратуру. Если зарплата задерживается больше чем на 1 месяц, то это уже основание для уголовной ответственности.

    И еще, постарайтесь собрать как можно больше доказательств, что вы тут работаете:

  • Любые документы, где есть ваша фамилия (доверенность, приказ, накладная все что угодно) чем больше документов, тем лучше.
  • Если работаете на компьютере скопируйте документы, с которыми вы имеете дело.
  • Сфотографируйте в офисе или на предприятии те места, куда имеют доступ только сотрудники.
  • Так вы в случае чего, сможете попытаться взыскать зарплату в суде, а данные документы будут доказывать тот факт, что вы тут работали.

    Раз уж Ваш работодатель попал в Вашу оперативную разработку, то сбор информации о нем для органов и суда нужно проводить комплексно и максимально документально.

    Как заверять копию трудовой книжки: важные моменты и рекомендации

    Важно правильно заверить копию трудовой книжки, иначе ваш экземпляр не примут.

    В современной жизни постоянно приходится сталкиваться со сбором и оформлением различных документов для самых разных нужд. Предоставлять оригиналы уже не требует почти ни одна организация или ведомство. А вот их заверенные дубликаты – обязательно. Причем без печати, поставленной в четко предусмотренном месте, и подписи определенного формата заверка документа считаться действительной не будет. Как заверять копию трудовой книжки, к примеру, правильно и в соответствии с требованиями закона, полезно будет знать не только оформителям кредитов, но и их работодателям.

    Когда требуется заверка дубликата трудовой книги

    Все, кто оформлял ипотечный кредит. знают – без ксерокопии этого документа, подтверждающего реальный трудовой стаж, не обойтись. Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, требуется также, если вы хотите получить какую-либо субсидию или открываете рабочую визу в другой стране.

    Где и как проводится заверка

    Как правило, это действие имеет право осуществлять начальник отдела кадров на предприятии или в организации, где работает в данный момент человек. Обычно кадровики не требуют письменного заявления, разве что речь идет о крупном предприятии с немалым персоналом. После устной просьбы ответственная за заверку трудовой книжки персона обязуется втечение 3 рабочих дней вручить вам правильно заверенную копию. Обязательно должны быть:

  • подпись главного директора завода, фабрики, цеха, магазина и т.д.;
  • официальная печать предприятия или организации на каждой странице;
  • также на каждой странице, начиная с титульной, должны быть указаны Фамилия и инициалы заверяющего рядом со словами прописью «Копия верна»;
  • на последней странице в обязательном порядке прописывается: «Работает по настоящее время»;
  • нумеровать листы не обязательно.

    При отсутствии одного из этих параметров копия будет считаться недействительной. Еще одной причиной отказа принять копию трудовой может служить нечетко отсканированная страница. В этом документе часто бывают неразборчивые надписи от руки, которые при сканировании прочитать вообще невозможно. Поэтому имеет смысл заблаговременно делать несколько копий одной и той же страницы, чтобы затем была возможность выбрать наиболее четкую и качественную.

    Разрешено заверять трудовую книжку и другим способом. Если листов очень много, целесообразно прошнуровать документ согласно требованиям, вывести концы шнуровки на последний лист с изнаночной стороны, связать их, оставив хвостики не менее 5-6 см в длину. На эти хвостики наклеивается кусочек папиросной или любой другой достаточно прозрачной бумаги. После чего на нем производится заверка. В этом случае обязательно должны быть пронумерованы страницы и указано их количество.

    Если трудовая книжка нужна для загранпаспорта

    Заверить копию трудовой книжки для загранпаспорта можно по настоящему или последнему месту в том же порядке, который был указан выше. Иногда бывает достаточно на отдельном листе указать перечень всех мест работы, даты и должности и заверить его единожды. Но в последнее время требуется полная копия, заверенная по всем правилам. Поэтому, чтобы не оттягивать получение загранпаспорта, лучше сразу проведите заверку документа как следует.

    Если вы сомневаетесь, что поняли, как заверить копию трудовой книжки, образец легко найти и скачать в интернете. Только следите за актуальностью данных, чтобы потом не переделывать.

    Следующие статьи:
  • как подписать копию трудовой книжки образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Где и как правильно снять, подписать и заверить копию трудовой книжки

    Где и как правильно снять, подписать и заверить копию трудовой книжки

    Устроившись на работу официально, работник всегда сдает оригинал своей трудовой книжки работодателю. Так как данный документ является подтверждением трудовой деятельности человека за всю его жизнь, то организации, которые нуждаются в предъявлении им копии данного документа, устанавливают высокие требования к его заверке. Существует основное правило того, как правильно подписать копию трудовой книжки. Важно, чтобы на каждой странице копии стояла подпись ответственного лица или директора организации. Но перед заверкой нужно правильно снять копию.

    Правила снятия копии с трудовой книжки
    1. Копия снимается только на копировальной машине и только с оригинала документа. Не допускается снятие копии с копии документа или распечатка фотографии с телефона или фотоаппарата.
    2. Первым копируется разворот, где указаны личные данные, дата и место выдачи книжки сотруднику, и только потом остальные листы. Пустые листы не копируются. При наличии в книжке вкладыша с него также снимается копия. Возможно включение в копию листов о поощрениях, если таковые имеются.
    3. Копия каждого разворота должна быть на отдельном листе А4, хотя иногда допускается и наличие копии двух разворотов трудовой на одном листе.
    4. Завершать копию должен лист с местом работы на данный период времени.
    5. Если запись о текущем месте работы сделана на последней строке страницы трудовой, то нужно обязательно сделать копию следующего пустого разворота.
    6. Обратите внимание на точную последовательность копий разворотов, так как в случае несоблюдения этого правила копию могут не принять запрашиваемые органы.
    Как заверить записи в трудовой книжке

    Одной лишь подписи руководителя недостаточно для заверки данного документа. На каждой странице, в том числе и последней, обязательно должны быть поставлены:

    • печать>
    • надпись «Копия верна»
    • должность ответственного лица>
    • подпись>
    • дата заверки.

    Важно, чтобы и надпись, и печать располагались наполовину на копии разворота и наполовину на чистой части листа.

    Помимо этого, копия должна содержать запись, что специалист «работает по настоящее время», на последней странице трудовой книжки.

    Все копированные листы в последовательном порядке должны быть прошиты вместе, а место сшивки заклеено небольшим листом бумаги, на котором отмечается количество листов и пишется фраза: «всего пронумеровано и прошнуровано». Ниже записываются инициалы и фамилия человека, подписывающего документ. Обратите внимание на то, как правильно подписывать копию трудовой книжки, и перепроверьте наличие всех подписей.

    Где заверять копию трудовой книжки

    Заверка копии производится в отделе кадров фирмы или компании, где работает сотрудник. При отсутствии в организации такового отдела, копия трудовой заверяется человеком, ответственным за персонифицированный учет сотрудников, например, главным бухгалтером. Также заверка может быть сделана самим директором или руководителем организации.

    Копия выдается в течение недели со дня подачи заявления специалистом на ее выдачу и строго в руки сотруднику. Желательно, чтобы он был осведомлен о том, как правильно заверить копию трудовой книжки, чтобы проверить правильность ее оформления.

    Заверенная копия будет принята любой организацией, однако все же стоит уточнить возможные особые требования к заверке данного документа.

    Выдача дубликата трудовой книги

    В случае утери трудовой книжки или если она пришла в негодность, в соответствии с Трудовым кодексом РФ сотруднику следует выдать ее дубликат. Его оформление происходит на текущем месте работы специалиста. Как правильно сделать дубликат трудовой книжки?

    • Для начала необходимо собрать некоторые документы:
    1. подтверждающие документы>
    2. документы организации>
    3. чистый бланк трудовой книжки>
    4. печать предприятия>
    5. бланки соответствующих документов.
    • Сотрудник должен подать заявление на имя основного лица компании о выдаче дубликата, где обязательно ставит свою подпись и дату. Директор организации должен рассмотреть поданное заявление, проставить на нем резолюцию, заверить печатью организации и подписать в случае согласия.
    • Руководителем компании издается приказ о выдаче дубликата.
    • На титульном листе трудовой книжки пишется слово «дубликат», далее указывается фамилия, имя и отчество сотрудника, а также место и дата рождения, образование (среднее, среднее специальное, профессиональное или высшее). Здесь же должен быть указан суммарный стаж работника до поступления на текущее место работы.
    • По порядку, согласно датам приема и увольнения, вписываются сведения о предыдущих местах работы (наименование организации, дата приема и увольнения, номер и дата документа, подтверждающего работу специалиста в той или иной компании). Каждая запись заверяется печатью организации, прописывается занимаемая должность заверителя, его инициалы и фамилия, ставится подпись. Сотрудник должен быть ознакомлен с каждой записью под подпись.
    • Если в каком-либо из предъявленных документов о подтверждении места работы содержатся неполные или неточные сведения, то такая запись не включается в дубликат трудовой книжки.
    • Дубликат трудовой книжки выдается в течение пятнадцати дней с момента подачи соответствующего заявления лично в руки.

    Оценить и поделиться

    Как заверять копию трудовой книжки

    Как заверять копию трудовой книжки

    Заверять копию трудовой книжки следует в отделе кадров организации-работодателя. Если же вы работаете в небольшой фирме, где отдела кадров нет, заверять копию трудовой должен человек, который осуществляет ведение персонифицированного учета сотрудников. В небольших фирмах этим может заниматься главный бухгалтер. Также копию трудовой книжки может заверить непосредственно директор организации.

    Снимаем копии всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с первой страницы с личными данными и заканчивая страницей с указанием текущего места работы. Копии каждого разворота трудовой делаем на отдельном листе А4.

    На всех копиях страниц трудовой книжки кроме последней ответственное лицо организации ставит печать предприятия и делает надпись: «Копия верна». Ниже ставит дату заверки копии, пишет свою должность и ставит роспись. При этом текст и печать должны наполовину располагаться на отпечатке снятой копии трудовой книжки, а второй половиной – на свободной части листа.

    На копии последней страницы трудовой книжки ответственное лицо организации ставит те же самые отметки, что и на предыдущих страницах: надпись «Копия верна», дату заверки, свою должность и подпись, плюс дополнительно прописывает фразу: «Работает по настоящее время».

    Заверенная таким образом копия трудовой книжки исключает любые неточности и двусмысленности и принимается любым банком как документ, подтверждающий наличие постоянного места работы.

    Как внести запись в трудовую книжку по совместительству

    В настоящее время нередко встречаются ситуации, когда работники трудятся на двух и более должностях. Обычно на основном месте работы сотрудник оформлен по трудовой книжке, а на дополнительном – по трудовому договору. Трудовым законодательством разрешено делать запись о совмещении в трудовой книжке.

    Вам понадобится: трудовой кодекс, бланки соответствующих документов, печать предприятий, ручка, трудовая книжка совместителя.

    Как правильно заверить копию трудовой книжки - образец, для чего нужна, сколько действительна

    Делопроизводство Как заверить копию трудовой книжки правильно?

    У каждого официально трудоустроенного гражданина нашей страны есть своя трудовая книжка.

    В этом документе «рассказывается» всё о трудоустройстве сотрудника, а также об имеющемся у него стаже.

    Хотя, в скором времени, предполагается, что книжки будут совсем отменены. Но пока в некоторых организациях может требоваться копия этого документа.

    Для чего нужен этот документ?

    При некоторых обстоятельствах необходима копия этого документа. Например, сотрудник хочет оформить визу или получить кредит по специальной кредитной программе.

    Чтобы копия была принятая требующей её инстанцией, она должна быть заверена по всем действующим правилам. В противном случае, это может стать причиной для отказа в приёме документов.

    Сама трудовая книжка хранится в кадровой службе работодателя. Поэтому просто пойти и снять её копию не получится.

    Работнику нужно направить письменный запрос руководителю предприятия с указанием причины предоставления ему копии.

    Она может потребоваться для:

    • Оформления кредита. Даже небольшую сумму в кредит банк не даст, если не будет подтверждено трудоустройство заявителя.
    • Оформления документов на выезд за пределы нашей страны. Это было обязательно до 2016 года.
    • Оформления на работу по совместительству на другом предприятии.
    • Для ПФР — при назначении пенсии по старости. И хотя получается двойная работа, так как все сведения о стаже будущего пенсионера «хранятся» в ПФР в виде уплаченных за него страховых взносов, сотрудники фонда до сих требуют представления заверенной копии книжки.
    • Получения визы.
    Для оформления кредита или займа

    Нередко для получения ссуды в банке (даже небольшой суммы) сотрудники банка требуют от заявителя, чтобы он предъявил ему копию его трудовой.

    Для банка достаточно копии, заверенной работодателем. Для этого сотрудник пишет заявление на имя руководителя. Заявитель обязательно должен указать и причину для выдачи ему копии.

    С каждого листа книжки снимается ксерокопия и ставится на нём печать «копия верна». Это делает сотрудник кадровой службы.

    Работодатель же на каждом таком заверенном листе ставит свою подпись, делает её расшифровку, указывает свою должность и ставит печать организации.

    Схематично это выглядит так:

    Для Пенсионного Фонда

    Когда сотрудник достигает определённого возраста, он имеет право на получение пенсии по старости.

    Её назначением занимается ПФР. Среди прочих документов, будущий пенсионер должен представить нотариально заверенную копию трудовой книжки или её оригинал.

    Выдать сотруднику трудовую книжку сотрудник отдела кадров может только при его увольнении. Об этом говорится в п. 35 Правил ведения и учёта трудовых книжек. По другим основаниям трудовая книжка не выдаётся, хотя прямого запрета на это в законе не указано.

    Чтобы её получить, сотрудник пишет официальный запрос руководителю фирмы с просьбой выдать ему на время оригинал книжки для представления в ПФР.

    Как правило, ответственный сотрудник выдаст оригинал, но для этого нужно написать расписку .

    • своё ФИО и должность;
    • просьбу о представлении оригинала трудовой книжки
    • причину, для которой нужен именно оригинал. В данном случае, для представления в ПФР при назначении пенсии по старости;
    • срок, на который сотруднику нужна книжка;
    • дату, когда она будет возвращена в отдел кадров;
    • указание на то, что ответственность за сохранность книжки на этот период лежит на самом работодателе.

    ПФР требует представления им либо оригинала, либо нотариальной копии. Чтобы не терять время, будущий пенсионер может попросить сотрудника ПФР снять копию с трудовой и заверить её печатью ПФР.

    Тогда все законные формальности будут соблюдены.

    Как вести журнал учета трудовых книжек? Узнайте тут .

    Для оформления документов на выезд в другую страну

    До 2016 года для оформления паспорта на выезд из страны гражданин нашей страны должен был представить в миграционную службу копию своей трудовой книжки.

    С 2016 года это обязательное требование при оформлении документа для выезда отменено, хотя указывать в заявлении сведения о своей трудовой деятельности за последние 10 лет необходимо. Таким образом, был упрощён порядок получения загранпаспортов.

    Такой упрощённый порядок действует для документа, который оформляется на 5 лет. Для биометрического загранпаспорта копия трудовой по-прежнему нужна.

    Копия должна быть заверена работодателем.

    Для оформления визы

    Этот документ необходим для оформления визы только в некоторые страны. Например, для оформления визы в Канаду.

    Для стран Европы достаточно представить справку о последних заработках выезжающего. Она оформляется на бланке работодателя, и заверяется его подписью и печатью.

    В справке нужно указать должность заявителя, заработной платы за последние полгода и контактных данных организации.

    Как нужно заверять копию?

    Копия является официальным документом, поэтому и заверять её нужно в полном соответствии с действующими правилами.

    Кто должен это делать?

    Этот документ заверяется руководителем предприятия или нотариусом.

    Когда копия заверяется работодателем, с помощью копировальной техники с каждой страницы делается чёткая копия, которая легко читается. Сотрудник кадровой службы на каждом листе ставит штамп «копия верна». А затем копию уже заверят сам работодатель.

    Все печати, штампы и подписи должны стоять так, чтобы захватывать текст.

    На той странице копии, где есть последняя запись о трудоустройстве, нужно указать, что заявитель до сих пор работает или же «уволен».

    Пример заверения последнего листа книжки:

    Пошаговая инструкция

    Копию можно заверить и несколько другим способом:

    • снять ксерокопию с каждого листика книжки;
    • затем пронумеровать их;
    • сложить их по порядку нумерации;
    • сшить все листы плотными нитками;
    • на последнем листе указать сколько здесь прошитых и пронумерованных листов;
    • здесь же ставиться заверительная подпись и дата, должность лица, который заверил копию и печать организации.

    Если заявитель не трудоустроен, и оригинал книжки в данный момент находится у него на руках, то нужно просто заверить копию у нотариуса.

    Он должен принести нотариусу саму книжку и копию с неё.

    Правила и регулирующие документы

    Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ.

    В какой форме должны храниться книжки, а также порядок их учета, хранения и способ заполнения установлены Правительством РФ — для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

    Нужно ли писать заявление или можно попросить копию устно?

    Для получения копии своей трудовой книжки сотрудник должен написать заявление на имя работодателя.

    Заявление пишется в свободной форме, но в нём нужно указать:

    • должность и ФИО руководителя;
    • своё ФИО и должность;
    • просьбу выдать ему заверенную копию его трудовой книжки;
    • причину, по которой ему требуется копия;
    • дату составления заявления;
    • подпись и расшифровка.

    Можно ли восстановить трудовую книжку при утере? Узнайте тут .

    Как оформить трудовую книжку впервые, где и как ее приобрести? Информация — здесь .

    Примеры

    Для разных организаций нужна по-разному заверять копию трудовой сотрудника.

    Заверение титульного листа:

    Сколько действительна?

    Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, имеет ограниченный срок действия – всего 1 месяц.

    Нотариально согласованная копия не ограничена сроком использования. Она становится недействительной только в том случае, если в оригинал вносятся новые сведения.

    Всегда ли требуется ли заверение нотариусом?

    Заверять копию трудовой у нотариуса необходимо только для ПФР. В остальных случаях это не обязательно.

    Заключение

    Копия трудовой книжки может потребоваться в различные организации. Для этого она должна быть правильно оформлена и заверена.

    К нотариально заверенной копии документа, как правило, претензий нет. Часто не принимают документ, который заверяется работодателем. Причина – ошибки при заверении.

    Рубрики

    Как заверить копию трудовой книжки

    Как заверить копию трудовой книжки Справка

    Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.

    Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно-распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003) говорится, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

    На практике чаще всего работникам кадровой службы приходится заверять копию трудовой книжки. Это делается для банков (при рассмотрении вопроса о предоставлении кредита), для пенсионного фонда (при оформлении пенсии), для УФМС (при оформлении заграничного паспорта), для лечебных учреждений (при назначении инвалидности) и других организаций.

    В п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек), сказано, что «работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки», при этом в действующем законодательстве этот порядок не установлен. Отсутствие четких требований, закрепленных нормативно, приводит к тому, что в каждой организации просят заверять копии трудовой книжки по их собственным внутренним стандартам, а вопрос, как сделать это правильно, остается спорным.

    Рассмотрим сложившуюся делопроизводственную практику и попробуем разобраться в данной проблеме.

    1. Формат копии

    Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша.<

    На основании п. 4.1. ГОСТ Р 6.30-2003 примем за стандарт копии лист формата А4 (210х297 мм). При копировании книжная ориентация предпочтительнее альбомной, так как, во-первых, она более удобна для чтения (нет необходимости переворачивать лист); во-вторых, такая ориентация копии в отличие от альбомной точно отражает размер и формат оригинала.

    Таким образом, копия трудовой книжки должна быть сделана на листе формата А4, один разворот на одном листе, предпочтительна книжная ориентация.

    2. Отметка о копийности

    В большинстве инстанций просят ставить отметку о копийности в виде надписи «Копия верна», в ГОСТ Р 6.30-2003 же рекомендовано проставлять заверительную надпись «Верно». С одной стороны, требования организаций указывать слово «копия» на копии документа выглядят вполне логичными, но они противоречат нормам ГОСТ Р 6.30-2003./

    На сегодняшний день, к сожалению, ГОСТ Р 6.30-2003 – единственный нормативный акт, регулирующий вопрос о заверении копии документа. Однако,

    • ГОСТ носит рекомендательный характер, то есть обязать придерживаться его требований нельзя;
    • ГОСТ составлен исключительно для организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, инструкции, положения и др.), но это не подходит для трудовой книжки. Трудовая книжка – это особый документ, у которого свое назначение, своя форма и иной состав реквизитов;
    • ГОСТ устарел! Он был выпущен более 10 лет назад и основывается в основном (с незначительными изменениями) на стандартах советского времени (1972 г. и 1990 г. и заменившем их ГОСТ 1997 г.). В то время не было того понятия «копия», которое есть сейчас. Сейчас это не выписка из документа, сделанная от руки или составленная на печатной машинке, а ксерокопия или скан – фотографическое изображение оригинала документа. Применительно к трудовой книжке трудно спутать копию с оригиналом, а вот по отношению к другим документам часто невозможно определить, где оригинал, а где копия. Именно поэтому на законодательном уровне необходимо пересмотреть правила и вместо «Верно» использовать формулировку «Копия верна»;
    • нормативная база не успевает отражать сложившуюся практику. Сейчас требования ГОСТ известны в основном узким специалистам, имеющим профильное образование, и работникам государственных органов. Большинству работников коммерческих организаций, которые, как правило, и требуют копию трудовой, непонятна надпись «Верно», они не знают про реквизит «Отметка о заверении копии» и не используют его. Для них заверенная копия должна содержать слово «копия». А так как чаще всего заверенная копия требуется для банков, возникают недопонимания между работником, у которого заверенную по ГОСТ копию не принимают, и работником кадровой службы, который вынужден доказывать, что он прав. Эти конфликты отнимают очень много рабочего времени;
    • если следовать ГОСТ, то реквизит «Отметка о заверении копии» должен быть проставлен в виде надписи, то есть полностью прописываться работником кадровой службы от руки. Но в настоящее время в условиях огромных объемов работы это лишняя трата времени. Использование готовых печатей, самонаборных штампов и датеров существенно экономит время, и отказываться от этого в пользу формулировки ГОСТ скорее всего нецелесообразно.

    Спорным также представляется вопрос о расположении отметки о копийности. Многие опять же ссылаются на ГОСТ Р 6.30-2003, однако, как уже отмечалось выше, этот стандарт рассчитан лишь на организационно-распорядительные документы. Трудовая книжка, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, не входит в систему организационно-распорядительных документов. Также на каждой странице трудовой книжки может не быть реквизита «Подпись», после которого должна располагаться отметка о заверении копии.

    Часто сотрудники кадровой службы проставляют эту отметку в правом верхнем углу. Возможно, это делается по аналогии с оформлением дубликата трудовой книжки. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В соответствии с п. 1.2. Инструкции по заполнению трудовой книжки, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 10 (далее – Инструкция по заполнению трудовой книжки), «в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Представляется, что такое расположение отметки о копийности не совсем корректно. Во-первых, дубликат документа и его копия – это различные понятия, и смешивать их недопустимо. Во-вторых, в правом верхнем углу трудовой книжки располагаются серия и номер документа, при наличии – надпись «Дубликат», и отметка о копийности будет закрывать эти реквизиты.

    Поэтому наиболее рациональный выход в рассматриваемой ситуации – ставить отметку о копийности в левом нижнем углу копии, при этом текст или иные реквизиты должны хорошо читаться и не перекрываться отметкой. Такое расположение оправданно тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе.

    Таким образом, отметка о копийности состоит из надписи «Копия верна», которая располагается в левом нижнем углу копии.

    3. Подпись заверяющего лица

    В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствовании предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х) верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица. В п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что «ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек. Реквизит «подпись» оформляется в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003.

    Таким образом, подпись заверяющего лица состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности.

    4. Печать

    На копию трудовой книжки необходимо ставить печать, так как оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», в соответствии с п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки это может быть либо печать организации, либо печать структурного подразделения (кадровой службы). На наш взгляд, оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе.

    Таким образом, копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы.

    5. Дата

    На копии обязательно должна ставиться дата – это предписывает действующее законодательство (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и п.1 Указа № 9779-Х). Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся в трудовой книжке, а также отмечает «срок годности» заверенной копии: до 30 календарных дней. Это указано в требованиях к документам, подтверждающим трудовую занятость заемщика, при обращении в банк. Данные требования, например, размещены на официальных сайтах некоторых банков: Сбербанка, Юникредит. Дата может проставляться как в цифровом, так и в буквенно-цифровом формате (например, 08.10.2014 или 08 октября 2014 г.).

    Таким образом, на копии ниже подписи должна проставляться дата заверения.

    6. Отметка о подлиннике

    Пункт 1 Указа № 9779-Х предписывает делать на копии отметку, что подлинник документа находится в данном предприятии, учреждении, организации, однако по ГОСТу такая отметка не предусмотрена. В большей степени это требование правомерно для документов, которые созданы в организации (учредительные, организационно-правовые, распорядительные и другие документы), но не для трудовой книжки. В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы и выдается работнику на руки только в день увольнения (последний день работы). В связи с этим для копии трудовой книжки отметка о нахождении подлинника представляется лишней.

    7. Способы заверения копии

    В делопроизводственной практике применяются два способа заверения копии трудовой книжки:

    • заверяют постранично – рассмотренные выше реквизиты проставляют на каждой странице;
    • прошивают несколько листов – все листы нумеруют по порядку, сшивают, на обороте последнего листа наклеивают лист с заверительной надписью о том, сколько листов прошито, пронумеровано и скреплено печатью, заверяют подписью и печатью.

    Из судебной практики, касающейся признания юридической силы копии документов, следует, что заверена должна быть каждая страница документа, а не его подшивка. Под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение <…> копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09 ).

    Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично.

    8. Дополнительные надписи

    Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется.

    Таким образом, заставлять делать надпись «Работает по настоящее время» неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать.

    9. Штампы

    Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет. В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы. Это могут быть либо отдельные штампы («Копия верна», штамп с реквизитом «Подпись», датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты. Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов. Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки.

    Пример заверенной копии трудовой книжки

    Ксения Белоконева — к.фил.н. специалист отдела управления персоналом ООО «ТОЙОТА БОШОКУ», Санкт-Петербург. Редакция журнала «Кадровик »