Рейтинг: 4.6/5.0 (1910 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Отметка об исполнении
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организаций. Оно зависит от степени централизации делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных картотек и т. д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.
Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:
1. Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных картотек.
2. В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала, карточки можно располагать в любой необходимой последовательности. "Подвижность" карточек позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, так как их можно расположить по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.
3. Карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.
Однако на сегодняшний день наибольшее распространение получают автоматизированные системы регистрации, позволяющие заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам организации.
5.2. Формирование информационно-справочных массивов
Важным условием функционирования информационно-поисковой системы по документам организации является формирование информационно-справочных массивов, содержащих полную информацию о документах.
Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат информационно-справочные картотеки, как правило, ручные, сформированные из регистрационно-контрольных карточек, содержащих совокупность данных о документах.
Ручные справочные картотеки представляют собой ящик (или несколько ящиков), в котором в определенном порядке размещаются регистрационные карточки, накапливаемые в течение года. При организации картотек используются различные схемы их построения в зависимости от структуры учреждения или предприятия, степени централизации справочной работы, характера запросов, их частоты и других факторов. Справочный аппарат должен наиболее полно и разносторонне раскрывать содержащуюся в документах информацию, обеспечивать оперативный поиск документов и быстроту получения запрашиваемых сведений.
Карточки в картотеке располагаются по группам (рубрикам) в зависимости от целей поиска. Группы карточек отделяются друг от друга разделителями, на которых надписываются названия рубрик. Систематизация карточек производится по определенным принципам, выбор которых зависит от работы с документами конкретной организации.
Систематизация по структурному принципу предполагает, что рубрики картотеки соответствуют структуре организации. Названиями рубрик будут являться названия структурных подразделений. Систематизация может проводиться и по вопросам деятельности организации, которые в таком случае и будут названиями рубрик. Такая схема чаще всего используется в небольших организациях при централизации справочной работы.
Номинальный принцип предполагает расположение карточек в соответствии с видами и разновидностями документов. Рубрики в этом случае будут иметь названия: "Решения", "Распоряжения", "Приказы" и т. п.
По предметно-вопросному принципу карточки располагаются в соответствии с содержанием документов. В каждую рубрику группируются карточки по определенному вопросу деятельности организации или структурного подразделения.
Корреспондентский принцип предполагает расположение карточек по рубрикам, соответствующим определенным корреспондентам или группам корреспондентов.
В соответствии с хронологическим принципом карточки располагаются в картотеке по датам поступления, отправления или исполнения соответствующих документов.
Алфавитный принцип чаще всего используется при построении картотек по письмам и заявлениям граждан. Карточки в таких картотеках располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий заявителей.
Как правило, при разработке схемы построения информационно-справочных картотек используется не один, а несколько принципов. Рубрики картотек могут делиться на подрубрики.
Расположение карточек внутри рубрик может производиться по алфавиту, подчиненности, степени важности и т. д.; глубина детализации при этом может быть различной. Сочетание различных принципов формирования справочных картотек дает возможность глубже раскрывать состав и содержание зарегистрированных документов, что облегчает задачу их поиска или наведения справок.
Основой для построения картотек может служить номенклатура дел организации или структурного подразделения. Если рубрики соответствуют статьям номенклатуры, то сохраняется такая же последовательность их расположения.
Часто справочная картотека делится на две части: картотека на исполненные и картотека на неисполненные документы. Первая часть служит для поиска данных о документах в процессе их исполнения, вторая – используется для поиска неисполненных документов, например, по определенному вопросу.
Количество картотек и схемы их построения в разных организациях различны. Это зависит от объема документооборота, степени централизации работ по регистрации, контролю исполнения, справочной работы, территориального расположения структурных подразделений организации, содержания большинства справочных запросов потребителей информации. Например, при централизованной системе регистрации справочные картотеки формируются, как правило, в службе делопроизводства; при децентрализованной системе – в структурных подразделениях; при смешанной картотеки ведутся и в службе делопроизводства, и в структурных подразделениях.
Справочные картотеки передаются на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год. Они являются важным информационным источником, который широко используется в управленческой практике любой организации. Однако ведение справочных картотек является трудоемкой работой, требующей выделения для этого участка специальных работников. Поэтому именно этот участок работы при использовании традиционных (ручных) технологий делопроизводства был наиболее слабым в службах ДОУ.
В настоящее время возможности ведения информационно-справочной работы по документам предприятия значительно расширяются за счет внедрения автоматизированных информационных систем.
Утверждена постановлением Госкомимущества от 18.03.2008 N 16
N ________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество ______________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _____________________________
Дата поступления ____________________________________________
Количество листов обращения _________________________________
Количество листов приложений <1> ____________________________
Даты, индексы <2> повторных обращений _______________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ___________
Документ направлен на исполнение ____________________________
Дата направления _____ Срок исполнения _____ Дата исполнения _______
Ход рассмотрения ____________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _______________
Результат рассмотрения обращения (N _______ дата ответа __________).
Отметка о снятии с контроля _________________________________
Документ подшит в дело N _____ _____ л.
<1> Указывается при наличии документов, содержащих информацию о результатах предыдущего рассмотрения обращения.
<2> Проставляются при присвоении повторному обращению очередного регистрационного индекса.
Приложения к документу: Какие документы есть еще: Что еще скачать по теме «Госкомимущество»:Новое за 30 сентября 2016
УКАЗАНИЯ
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ (РКК) <*>
<*> При необходимости отражения в карточке сведений о предыдущих (повторных) обращениях, ходе исполнения, отметок о промежуточном ответе или дополнительном запросе, контрольных отметок (о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.) заводится продолжение регистрационно - контрольной карточки (заполняется еще один экз. РКК).
Лицевая сторона регистрационно - контрольной карточки
- фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей; для писем без подписи делается запись - "без подписи", для коллективных - "Гр".
N документа Дата документа
- номер и дата сопроводительного письма организации, переславшей обращение.
Дата поступления Вход. N
- дата поступления обращения и его регистрационный номер.
Наименование вида документа и краткое содержание
- предложение, заявление или жалоба (если прислано с сопроводительным письмом, то указывается наименование организации, переславшей обращение) и их краткое содержание.
- переносится с документа. Здесь же указывается автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя, дата.
- указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, устанавливаемыми законодательством.
<*> В случае использования электронно - вычислительной техники при организации делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан могут применяться регистрационно - контрольные карточки, содержащие все вышеуказанные реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения средств вычислительной техники.
Корреспондент - фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись - "без подписи".
Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.
Вид документа - предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них.
Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.
Дата, индекс поступления - дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их регистрационные индексы.
Краткое содержание - предложения, заявления, жалобы.
Ответственный исполнитель - наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы.
Резолюция - переносится с документа или записывается на личном приеме.
Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.
Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.
В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код РКК (0229140) по Общесоюзному классификатору управленческой документации и код организации, в которой заводится регистрационно - контрольная карточка.
В правом верхнем углу проставляется штамп "ПОВТОРНО" при регистрации повторных обращений.
Ход исполнения - графа "Дата передачи на исполнение" - указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;
графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);
графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе" - адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;
графа "Контрольные отметки" - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.
Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.
Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.
Содержание - заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).
С контроля снял - должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.
Подпись контролера - подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Дело. том. листы. - индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов (проставляются после завершения разрешения и подшивки в дело).
Фонд. опись. дело. - проставляются после сдачи дела в архив.
Размеры карточки рекомендуются А5 (148 x 210) и А6 (105 x 148).
Преимущества автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов. Журнальная форма регистрации и контроля. Приложение № 25 Образец регистрационно - контрольной карточки. Приложение № 26 Образец формы. Образец регистрационно - контрольной карточки. Приложение 4. Лицевая сторона карточки.
Образец регистрационно - контрольной.Бланки: Пример заполнения регистрационно-контрольной карточки на исходящий документ.
Журнал регистрации документов и регистрационно-контрольная карточка – основные регистрационные формы, применяемые в. Бланки: Пример заполнения регистрационно - контрольной карточки на исходящий документ. Образец оформления. Образец заполнения регистрационно - контрольной карточки на.
Образцы регистрационно контрольной.Образец регистрационно - контрольной карточки обращений граждан, поступивших в ходе. Приложения к теме Организация документооборота. Образец регистрационно-контрольной карточки. Приложение 4. Лицевая сторона карточки.
На самом повторном обращении в правом верхнем углу и на его регистрационно-контрольной карточке делается от руки или специальным штемпелем. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с.
Регистрационно-контрольная карточка документа (РКК) - визуальный интерфейс для ввода и редактирования реквизитов хранящегося в архиве. Форма документа, образец. Примерная форма регистрационно - контрольной карточки.
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ОРГАНАХ ОБЩЕСТВЕННЫХ
ОБЪЕДИНЕНИЙ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ, НА ПРЕДПРИЯТИЯХ
ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
1. Настоящие Методические рекомендации разработаны в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. "Об обращениях граждан" и Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан, утвержденным постановлением Кабинета Министров от 1 октября 1996 г. N 643 (Збор указаў Прэзiдэнта i пастаноў Кабiнета Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь, 1996 г. N 27, ст.724).
Государственные органы, органы общественных объединений, учреждения, организации и предприятия Республики Беларусь <*>, независимо от формы собственности, организуют и ведут делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с настоящими Методическими рекомендациями.
<*> В дальнейшем - органы, учреждения, организации, предприятия.
2. Делопроизводство по обращениям граждан в органах, учреждениях, организациях и на предприятиях ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.
Руководители органов, учреждений, организаций, предприятий несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства и принимают меры по совершенствованию этой работы.
3. Все поступающие обращения граждан в органы, учреждения, организации или на предприятия должны быть зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках в день их поступления. В случае использования средств вычислительной техники при организации делопроизводства по обращениям граждан могут применяться регистрационно-контрольные карточки, содержащие реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения этих средств (образец регистрационно-контрольной карточки обращений граждан и памятка по ее заполнению прилагаются).
После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение в день их поступления. Поступившие обращения должны рассматриваться оперативно и целенаправленно. На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них детализируется порядок исполнения.
Срок рассмотрения обращения исчисляется с момента получения его органом, учреждением, организацией и предприятием, дающими ответ заявителю.
Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней, если иной срок не предусмотрен законом.
Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.
Именные пакеты с надписью "Лично" регистрируются в закрытом виде с указанием сведений, имеющихся на конверте. Если после вскрытия адресатом пакета в нем окажутся обращения граждан, они передаются для регистрации в общем порядке.
Письменное обращение должно содержать подпись гражданина с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), изложение существа предложения, заявления или жалобы. Обращения, не содержащие таких сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении.
При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.
Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: Д-401). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга косой чертой и дефисом.
4. Повторными обращениями граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-учетной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно" и подбираются предшествующие документы за период не более 2 лет со времени поступления первого обращения.
Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель неудовлетворен данным ему ответом.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, учреждение, организацию, предприятие, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис. Например: Д-401-1, Д-401-2, Д-401-3.
5. Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку. По мере исполнения обращения граждан первые экземпляры регистрационно-контрольных карточек из контрольной картотеки перемещаются в справочную картотеку. Картотеки могут формироваться по алфавитному принципу или по административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях.
В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.
6. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в органах, учреждениях, организациях и на предприятиях возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.
Обращения граждан, направленные в органы, учреждения, организации и на предприятия различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают руководители и другие должностные лица органов, учреждений, организаций, предприятий, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.
7. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством.
8. Ответы на обращения граждан дают руководители и другие уполномоченные должностные лица органов, учреждений, организаций, предприятий. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.
В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается переписка по данному вопросу. Например: 1-5-Д-401, где 1-5 - номер дела по номенклатуре, Д-401 - регистрационный индекс ответа.
9. В регистрационно-контрольные карточки обращений граждан вносятся записи о сделанных по ним запросах, поручениях и полученных ответах.
Все записи в регистрационно-контрольных карточках должны производиться своевременно и точно отражать ход решения вопросов.
В регистрационно-контрольных карточках обращений граждан по законченным вопросам делается отметка о принятых решениях.
10. Обращения граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, со всеми относящимися к ним материалами.
На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
11. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел органа, учреждения, организации, предприятия.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке их поступления и исполнения или в алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Документы в группе подшиваются в последовательности решения вопроса, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
12. Срок хранения обращений граждан, регистрационно-контрольных карточек, документов по рассмотрению и разрешению обращений - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет после последнего рассмотрения). Дела передаются в архив органа, учреждения, организации, предприятия через год после завершения делопроизводства по ним. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией органа, учреждения, организации, предприятия может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.
Решения экспертных комиссий об увеличении сроков хранения документов по обращениям граждан и отборе их для хранения подлежат обязательному утверждению руководителями органа, учреждения, организации, предприятия.
13. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению. Для этого составляется акт на уничтожение, который рассматривается постоянно действующей экспертной комиссией, подписывается председателем, ее членами и утверждается руководством органа, учреждения, организации, предприятия. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения и по личному составу утверждены за соответствующий период времени.
14. Обращения граждан, содержащиеся в них практические замечания, систематически анализируются и обобщаются должностными лицами органов, учреждений, организаций, предприятий с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы органов, учреждений, организаций, предприятий.
Результаты анализа и обобщения, оформленные в виде аналитических справок и обзоров, представляются руководству органа, учреждения, организации, предприятия по окончании каждого года, а также по мере надобности.
15. Действие настоящих Методических рекомендаций не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством Республики Беларусь, Положением об обязательной регистрации коллективных трудовых споров (конфликтов) и иными актами, предусматривающими специальное делопроизводство.
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ
КАРТОЧКИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
Обращения граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках, имеющих следующий состав реквизитов:
номер карточки - регистрационный индекс, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения;
фамилия, имя, отчество автора обращения;
адрес - место жительства или работы, номер телефона. Для писем без подписи делается запись "без подписи";
дата поступления - дата поступления обращения по почте, на личном приеме или переданного для регистрации каким-то другим способом;
количество листов - общее количество листов обращения и приложенных к нему документов;
даты повторных обращений - даты поступлений предыдущих обращений;
вид обращения - предложение, заявление или жалоба;
социальная группа - принадлежность к соответствующей социальной группе населения;
тематика - отнесение обращений к определенной теме;
корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма - наименование органа, учреждения, организации или предприятия, переславших обращения;
содержание - краткое содержание поступившего обращения. Формулируется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом "о" и должно отвечать на вопрос "о чем"?;
резолюция - решение руководителя или другого должностного лица органа, учреждения, организации, предприятия об исполнении или разрешении вопроса, содержащегося в обращении;
документ направлен на исполнение - наименование структурного подразделения и фамилия должностного лица органа, учреждения, организации, предприятия, отвечающего за разрешение обращения;
дата отправления - дата направления обращения на рассмотрение и исполнение;
срок исполнения - дата исполнения, указанная в резолюции или установленная законодательством Республики Беларусь;
дата исполнения - дата документа, содержащего окончательное решение.
Запись о последующих резолюциях, их содержании и сроках исполнения производится в соответствующих графах строк с указанием нового срока и фамилии руководителя или другого должностного лица, подписавшего резолюцию;
контрольная отметка в форме буквы "К" - отметка о постановке на контроль, которая проставляется на верхнем поле карточки в ее правой стороне.
Графы "Документ на исполнение направлен", "Дата отправления", "Срок исполнения", "Дата исполнения" и "Контрольная пометка" заполняются при каждом перемещении документа;
ход рассмотрения - записи о промежуточных решениях по обращениям граждан, запросах и полученных ответах;
результат решения - дата, регистрационный индекс и заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено);
отметка о снятии с контроля - должность, фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля;
документ подшит в дело N __, л.__ - индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов. Заполняется после подшивки документов в дело.
Законодательная база Республики Беларусь на www.BankZakonov.com
Скачать Образец заполнения регистрационной карточки входящих документов
^ Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки. Регистрационная карточка входящего документа в СЭД «ДЕЛО». Реквизиты. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов. Реквизиты. Регистрационная карточка на входящий документ в Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии. Рис. 10.1. 1. 1. Названия реквизитов карточки набирают самым мелким шрифтом в нижней строчке графы с тем, чтобы после заполнения карточки персонала в сложной обстановке пожара на технологических установках и электрооборудовании, в кабельных сооружениях (образец заполнения). Директор ООО Подпись В.Л. ^ Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки. Все образцы документов, предназначенные для скачивания, абсолютно бесплатны — в подарок от Отличного секретаря! Журнал регистрации входящих документов (образец заполнения). Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов. Перович. 1. Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или Регистрационные карточки в СЭД. Образец формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) с расширенным составом реквизитов. Образец заполнения регистрационно-контрольной карточки на исходящий документ. 6. Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД). Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов представлена на рис. Регистрационный (входящий) номер документа. Без выполнения данного условия (создания и заполнения РК документа) не получится автоматизировать в СЭД дальнейшую работу с документами. Пояснения к заполнению. Входящий документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке (РКК) или журнале регистрации входящих документов. Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Правила заполнения. Чалый 268 66 15. Наименование вида документа. Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.
При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.
При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.
Организация документооборота в создаваемой компанииОбязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные (внутриучрежденческие) нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Основными принципами организации рационального документооборота являются:
Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.
Прием, обработка и прохождение поступающих (входящих) документовРассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.
Все документы, поступающие в компанию (включая телеграммы, факсограммы), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании.
При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.
Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются.
Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. Нужно на конверте проставить штамп о поступлении и дата поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» — передать адресату.
Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.
Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.
Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.
Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления.
Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.И.О. и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа.
Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется служба ДОУ, которая делает об этом отметку в РКФ.
Регистрация и учет поступающих (входящих) документовВся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.
Важно знать. что:
Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации :
Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.
При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.
При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.
На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп — отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.
Канцелярия ООО «Ромашка»
________________20___г.
____ №_____________
При необходимости отмечаются часы и минуты поступления документа.
Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение.
Регистрационный номер поступающего (входящего) документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения – исполнителя (в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений), например:
Вх. — указывается, что документ является входящим;
114 — порядковый номер поступления документа в пределах календарного года;
03 — код структурного подразделения
Если в компании имеется номенклатура дел. то регистрационный номер поступившего документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел компании, в которое данный документ будет списан по исполнении. Например:
Вх. № 114/03-25. где
03-25 — индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения.
Если регистрация документов в компании ведется вручную, сведения о документе вносятся в регистрационный журнал или регистрационную карточку. При использовании традиционной ручной карточки (РКК), заполняется 2 экз. на бумажном носителе: один для регистрационно-контрольной картотеки, второй передается с документом в подразделение – исполнитель или, при необходимости, число экземпляров карточек может быть больше (определяет сама компания).
Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31*
Наименование вида документа
Наиболее распространенным способом в настоящее время является занесение сведений с клавиатуры компьютера в карточку, которая отображается на мониторе, с ее последующей распечаткой в необходимом количестве экземпляров.
При использовании журнала на бумажном носителе данные о документе вносятся в журнал работником ДОУ вручную. Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде (в Word или Excel). В этом случае строки журнала заполняются также работником ДОУ вручную с клавиатуры компьютера, при этом есть возможность быстро отыскать необходимую информацию по заданным поисковым параметрам в электронном журнале.
Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции ».
При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами.
Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.
Существует множество разнообразных решений «систем электронного документооборота» (СЭД). В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. В СЭД открываются широкие возможности, но потребуется обучение персонала ДОУ для работы в СЭД.
Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила их заполнения.
1. Наименование вида документа
Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.д.)
2. Автор (корреспондент) документа
При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводится его фамилия, имя, отчество и адрес.
3. Дата документа
В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа.
4. Регистрационный номер документа
В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа. Если таковой отсутствует, то в графе указывается «б/н» (без номера).
5. Дата поступления
Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационном штампе).
6. Регистрационный (входящий) номер документа
Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок (краткое содержание) документа
Переносится из документа; при его отсутствии формируется работником службы ДОУ. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
В РКФ переносится из резолюции, наложенной на документ руководителем. Указывается фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения документа
Проставляется дата, установленная нормативными правовыми актами или руководителем и содержащаяся в резолюции.
10. Отметка об исполнении документа
В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа (ответа), ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу.
В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.
В сведениях о документе вносятся в РКФ такие данные, как:
