Категория: Бланки/Образцы
Табель форм документов предназначен для упорядочения всех кадровых документов организации. С его помощью руководство компании, а также работники отдела кадров могут получить информацию о тех документах, которые были созданы в течение определенного периода времени, с какой целью и в отношении каких сотрудников они создавались.
Образец оформления табеля форм документов
СодержаниеТабель документов отдела кадров не имеет унифицированной формы, утвержденной государством, следовательно, каждое предприятие вправе самостоятельно разработать форму табеля. Как правило, данный документ включает в себя следующую информацию:
Кроме того, табель в обязательном порядке должен содержать ссылку на реквизиты приказа, которым он утвержден.
Вновь созданный табель подписывается лицом, его разработавшим. При необходимости он также заверяется подписью других заинтересованных должностных лиц, например, главным бухгалтером или юристом. Приказ об утверждении табеля форм кадровых документов подписывается руководителем организации, после чего данная форма передается в отдел кадров лицу, ответственному за его последующее заполнение.
Отражаемые в табеле кадровые документы могут быть систематизированы по алфавиту, либо по их функциональному признаку. Например, отдельно группируются документы, связанные с приемом сотрудников на работу, отдельно — документы на кадровое перемещение, увольнение и прочее. Второй вариант встречается на практике значительно чаще, поскольку считается наиболее удобным.
Поделитесь с коллегами:
Новое за 28 сентября 2016
Договоры по тегам
Советы работнику офиса
Плохие привычки, которые способны стать хорошими
Почему вы не любите свою работу?
Главная Документы Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12) (ОКУД 0301007)
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) ( Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Справочная информация: "Формы первичных учетных документов" (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12) (ОКУД 0301007)
Применяется - с 3 апреля 2004 года
Утверждена - Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Скачать форму табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12):
Образец заполнения табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12) >>>
Материалы по заполнению табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12):
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
- Путеводитель по кадровым вопросам. Рабочее время
- Статья. Учет оплаты труда (Пронина Е.) ("Кадровый вопрос", 2014, N 7)
Архивные формы табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12):
- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12) с 6 апреля 2001 года по 2 апреля 2004 года
“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2008, N 11
ОФОРМЛЯЕМ АЛЬБОМ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации в части кадрового документооборота.
Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.
Словарь кадрового делопроизводства. Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Альбом форм - сборник типовых форм действующих документов и указаний по их заполнению.
Разработка альбома унифицированных форм документов для конкретной организации должна включать несколько этапов:
1. Постановка задачи, которая включает в себя определение назначения альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации.
2. Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.
3. Унификация форм документов:
- определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;
- установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;
- унификация текстов документов.
4. Формирование альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в альбом.
Словарь кадрового делопроизводства. Унификация документов (лат. uni - один и facere - делать) - процедура установления единообразия в оформлении и содержании текстов документов, приведение документов к единой форме.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Для удобства применения формы документы в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам. Наряду с такими функциональными задачами, как учет типовых хозяйственных договоров или создание, реорганизация, ликвидация подразделений организации, представляется важным решение задач учета движения персонала и сопровождения кадров. В составе кадровой документации организации может быть выделено несколько групп в зависимости от ее функционального назначения:
- организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;
- распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;
- персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;
- учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;
- плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;
- отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.
Для унификации кадрового документооборота в организации может быть разработан отдельный альбом унифицированных форм документов по учету и сопровождению кадров. Он должен быть утвержден руководителем организации и является обязательным для работников организации. В данный альбом могут быть включены как унифицированные формы, утв. Госкомстатом России, так и унифицированные формы с изменениями и дополнениями, внесенными использующей их организацией. Однако такие изменения не должны касаться реквизитов (код, номер формы, наименование документа), так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом организации (Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ЗАО “Русский лен“ ¦
¦ ¦
¦ Приказ ¦
¦ Дата составления Номер документа¦
¦ 31.01.2008 13¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Об утверждении альбома форм документов ¦
¦ ¦
¦ В целях совершенствования организации кадрового делопроизводства,¦
¦улучшения качества оформления документов, а также сокращения времени на¦
¦их подготовку ¦
¦ ¦
¦ приказываю: ¦
¦ 1. Утвердить альбом форм документов по учету и сопровождению кадров. ¦
¦ 2. Ввести альбом в действие с 15 февраля 2008 г. ¦
¦ 3. Разместить шаблоны форм документов, включенных в альбом, в¦
¦соответствующих каталогах на сервере локальной сети; обеспечить защиту¦
¦шаблонов от внесения в них изменений. ¦
¦ Срок - 15 февраля 2008 г. ¦
¦ Ответственный - специалист отдела ИТ Степанов И.С. ¦
¦ 4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела¦
¦управления персоналом Ивановскую Л.В. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Желнин Н.В. Желнин ¦
¦ ¦
¦ Ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦ Ивановская Л.В. Ивановская “31“ января 2008 г.¦
¦ ¦
¦ Степанов И.С. Степанов “01“ февраля 2008 г.¦
¦ фамилии, инициалы подписи (разборчиво) месяц прописью ¦
L--------------------------------------------------------------------------
При использовании электронного варианта альбома (например, в структурных подразделениях организации, в филиалах) и электронных шаблонов унифицированных форм документов должна быть обеспечена невозможность произвольно менять форму документа работниками организации по их желанию. Все изменения в альбоме форм документов должны вноситься централизованно разработчиками альбома или работником, отвечающим за его использование. В унифицированные формы допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом количества знаков показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Дополнения в унифицированные формы документов, включение в альбом форм новых документов, исключение форм из альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ЗАО “Русский лен“ ¦
¦ ¦
¦ Приказ ¦
¦ ¦
¦ Дата составления Номер документа¦
¦ 07.04.2008 33¦
¦ ¦
¦ О внесении дополнений в форму N Т-5а ¦
¦ ¦
¦ В унифицированной форме N Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе¦
¦работника на другую работу“ предусмотрена графа “Причина перевода“.¦
¦В унифицированной форме N Т-5а такая графа отсутствует. ¦
¦ В связи с необходимостью отражения причины перевода во всех приказах¦
¦о переводе работников ¦
¦ ¦
¦ приказываю: ¦
¦ 1. Ввести в унифицированную форму N Т-5а “Приказ (распоряжение) о¦
¦переводе работников на другую работу“ дополнительную графу “Причина¦
¦перевода“. ¦
¦ Форма N Т-5а с учетом дополнительной графы прилагается. ¦
¦ Основание: докладная записка начальника отдела управления персоналом¦
¦от 05.04.2008 N 45-д. ¦
¦ 2. Системному администратору Фархатову З.Г. до 09.04.2008 разместить¦
¦усовершенствованную форму N Т-5а в каталоге “Бланки приказов по личному¦
¦составу“ на сервере локальной сети. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Желнин Н.В. Желнин ¦
¦ ¦
¦ Ознакомлен(а): Фархатов “07“ апреля 2008 г.¦
¦ ¦
¦ фамилии, инициалы подписи (разборчиво) месяц прописью ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Для того чтобы обеспечить соблюдение технологии разработки, издания и применения унифицированных форм документов, включенных в альбом, целесообразно разработать Табель форм документов в виде отдельного документа или приложения к инструкции по кадровому делопроизводству. В части учета и сопровождения кадров такой Табель содержит:
- формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;
- формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов РФ;
- формы внутренних документов, применяемые в организации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации;
- формы внутренних документов, утвержденные локальными нормативными правовыми актами данной организации;
- формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.
Словарь кадрового делопроизводства. Табель унифицированных форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.
Внутренний документ - документ, который составляется и обращается внутри организации.
При наличии вышестоящей организации в форму Табеля может быть включена графа “Внешнее согласование“.
Разделы Табеля форм документов, в составлении которых принимает участие кадровая служба организации, могут быть следующие (примерный перечень):
- локальные нормативные акты;
- подбор и расстановка персонала;
- учет личного состава;
Назначение табеля унифицированных форм документов, его роль в унификации управленческой документации. Характеристика основных этапов подготовки табеля унифицированных форм документов. Предпроектное обследование документации организации. Структура табеля унифицированных форм документов. Механизм внесения изменений и дополнений. Взаимосвязь табеля унифицированных форм документов и альбома форм документов.
Табель унифицированных форм документов - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.
В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации .
Разработка и соблюдение “табельных требований документирования” гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов.
Изменение форм документов, включение в Альбом новых форм документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя.
справочником, содержащим в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности отдела;
справочником, позволяющим осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов;
справочником оптимизации документооборота (так как содержит основные этапы подготовки документов);
справочником контроля за деятельностью исполнителей;
справочником учета форм документов, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Табель унифицированных форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифицированных форм и текстов документов, который также утверждается руководителем. Табель и Альбом ведутся службой документационного обеспечения управления (делопроизводства) синхронно.
Табель и Альбом составляются и ведутся в письменной (бумажной) и электронной форме.
Табель унифицированных форм документов организации состоит из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.
Тем самым разработка Табеля позволяет решить задачу оптимизации состава применяемых форм документов и их закрепления в едином нормативном документе. Практика показывает, что при унификации форм их количество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс оформления кадровых документов.
При подготовке Табеля упорядочивается в целом документационное обеспечение организации; создается реальная возможность классификации и кодирования форм документов на основе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального классификатора, повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота Табель разрабатывается под методическим и организационным руководством двух структур: службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) и архива организации.
Соответствующие обязанности фиксируются в положениях об этих структурах. Служба делопроизводства разрабатывает формы Табеля и основные правила его составления в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и унификации их форм и текстов.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
выбор формы Табеля;
формирование структуры Табеля;
отбор форм документов для включения в Табель.
Основные задачи предпроектного обследования :
определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;
формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;
определение массива документов для включения в Табель.
В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:
документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;
организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;
комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;
документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.
Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности.
Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа. Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.
Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.
Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности кадровой службы.
Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы. наименование формы документа, наличие унифицированной формы: кем утверждена, дата и № документа, номер формы; код формы по классификатору, подразделение, готовящее проект документа, примечание, в котором можно указать с кем согласовывается, кем подписывается, утверждается документ.
Дополнительно в Табель могут быть включены следующиеграфы. место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.
Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются исходя из основных задач и функций управления .
Для выявления названных задач и функций используются: ТК РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (разделы «Трудовые отношения» и «Кадровое обеспечение»).
В соответствии с выделенными задачами и функциями в Табель включаются формы документов, утвержденные законодательными и нормативными актами правительства, межотраслевыми органами управления, надведомственного надзора и контроля, а также применяемые в организации формы, включенные в ОКУД, и формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию в кадровой службе, утвержденные распоряжением руководителя организации. Формы документов, не вошедших в ОКУД, вносятся в классификатор унифицированных форм документов организации (локальный классификатор).
Графы Табеля, связанные с процессом подготовки документов и придания им юридической силы, заполняются на основании ТК РФ, действующих правил организации делопроизводства и требований ГОСТ Р 6.30-3003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
При заполнении граф Табеля необходимо соблюдать следующие правила.
Графа 1.Наименование формы переносится из классификатора, который был использован при подготовке Табеля. Например: Приказ о приеме на работу.
Графа2-3-4: Наличие унифицированной формы. вносятся сведения кем утверждена форма, дата номер документа, номер формы.
Графы 5-6-7Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД, с отраслевым классификатором или в соответствии с локальным классификатором форм кадровых документов — ЛК. Классификатор форм, которым будет пользоваться организация, выбирает она сама.
Таким образом, в Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.
Графа 8. В графу записываетсяимя файла, содержащего унифицированную форму. и текст документа из электронного варианта Альбома унифицированных форм. Если электронный вариант Альбома не ведется, графа не заполняется.
В Графу 9 помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности.
Графа 10. Подпись записывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД).
Графа 11. Примечание: помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности. Записывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД).
Также в табель можно включить графы:
Название структурного подразделения. которое подготавливает проект документа; в ряде случаев такие правила нормативно не закреплены. Например, проект приказа о приеме на работу может готовить как кадровая служба, так и подразделение, в которое предполагается зачислить работника. Решение о месте подготовки проекта принимается при разработке Табеля и отражается в положениях о структурных подразделениях.
Утверждение: заполняется для документов, подлежащих утверждению.
Графа заполняется в том случае, если документ подлежит утверждению: указывается должность утверждающего. Если документ утверждению не подлежит, в графе проставляется прочерк.
Печать: проставляется название печати, которая необходима для подтверждения подлинности документа данной формы, или прочерк, если документ в этом не нуждается.
Перечень документов, на которых должен проставляться оттиск печати, и названий печати (гербовая, для справок, печать негосударственной организации и др.) устанавливается в организации и включается в инструкцию по делопроизводству. В ГСДОУ установлено проставление гербовой печати, в частности, на документах, удостоверяющих права должностных лиц, командировочных удостоверениях, договорах, представлениях, ходатайствах и др.
Проект Табеля унифицированных форм документов согласовывается с кадровой службой, со службой ДОУ и архивом организации и подлежит утверждению руководителем организации. Табель отдела может утверждаться в составе единого Табеля организации или, в отдельных случаях, самостоятельно. В любом случае Табель отделадолжен содержать гриф утверждения по форме, соответствующей требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления (включения новых, исключения, изменения форм документов) наиболее удобной является электронная форма ведения Табеля. В этом случае измененные версии Табеля могут быть доступны работникам организации практически сразу после внесения изменений.
Заполненный и утвержденный Табель показывает не только ясную картину документирования деятельности кадровой службы, но и процесс движения документов (документооборота) по инстанциям внутри организации с момента их возникновения до придания юридической силы и в необходимых случаях до размещения в деле.
Отработанная на нормативной основе система документации трудовой деятельности работников является гарантией юридической силы всех документов и единственной реальной базой построения действительно эффективной автоматизированной системы.
Альбом форм документов организации — это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.
Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.
Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.
Все унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений
Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руководителем организации.
Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в Службе делопроизводства организации (канцелярии), и электронной копии, которая хранится в подразделении, отвечающем за разработку и применение в деятельности организации Табеля и Альбома форм документов. Электронная версия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.
Табели учета рабочего времени были утверждены в 2001 году как первичные документы, обязательные к применению. Однако 1 января 2013 года в силу вступила поправка, которая отменяет обязательное условие по применению унифицированных форм. Теперь каждая организация может самостоятельно разрабатывать бланки и формы, включая в них все требуемые законом реквизиты.
Многие предприятия продолжают пользоваться унифицированными бланками Т-12 и Т-13, потому что самостоятельная разработка форм — дело накладное, а отказ от их ведения может повлечь некоторые нежелательные последствия со стороны налоговой службы и ФСС.
Заполнение табелей требует от исполнителя, коим в отсутствие кадровика является бухгалтер, внимательности, знания условных обозначений и основных правил внесения данных в документ. В противном случае неизбежны ошибки, которые приведут к несправедливому распределению фонда оплаты труда.
Для чего нужен табель, разница между формами Т-13 и Т-12Табель учета рабочего времени скачать бланк формы Т-12 можно, кликнув по ссылке. Документ отражает все текущие сведения об отработанных человек-часах, неявках по уважительным или неуважительным причинам каждого сотрудника предприятия. В конце каждого месяца табель закрывается, а на основе содержащихся в нем данных бухгалтерия производит расчет заработка.
Использование табелей учета удобно и наглядно, поэтому их ведение обосновано. Они позволяют следить за трудовой дисциплиной, на основании анализа которой руководитель решает, поощрять сотрудника премией или наказывать лишением надбавок.
Каждая организация определяет список используемых форм в учетной политике предприятия. Использование той или другой формы обусловлено способами ведения учета. Если он производится вручную, применяется Т-12, если посредством программного обеспечения — Т-13.
Бланк табеля Т-12 располагается на 2 бумажных листах, каждый размером 2/3 формата А 3. Он заполняется в единственном экземпляре и в конце месяца после визирования руководителем отправляется в бухгалтерию на оплату.
Табель учета рабочего времени Т-13 весь месяц существует в электронном виде. Ежедневно в него вносится нужная информация, реквизиты предприятия и данные о работниках проставляются автоматически. По окончании отчетного периода заполненный бланк распечатывается на листе А3 и отправляется на подпись к руководителю, а от него — в бухгалтерию.
О том, как в специальной программе создать табель, смотрите в видео.
Как заполнить?
Электронный табель учета рабочего времени (форма Т-13) вы также можете скачать с нашего сайта.
Заполнение табеля производится ежедневно в течение календарного месяца. По окончании этого срока подсчитывается количество часов, отработанных каждым сотрудником. При начислении заработной платы учитываются неявки работника, которые также вносятся в бланк.
Обе типовые формы содержат один набор реквизитов и условных обозначений, поэтому принципы их заполнения одни и те же. Бланки располагаются на двух сторонах листа в книжном расположении.
1 раздел: учет рабочего времени.
В шапке документа обязательно указывается:
Ячейка «Дата документа» заполняется в последний день перед отправкой на утверждение руководителя.
1-й столбец таблицы учета содержит порядковый номер работника, начиная от единицы.
2-й столбец — фамилия и инициалы каждого сотрудника вместе с занимаемой им должностью. Эти данные берутся из личных карточек работников по форме Т-2. Порядок внесения строго не определен, но чаще всего фамилии вносятся по алфавиту либо по табельному номеру, который вписывается в соседний 3-й столбец.
4-й и 6-й столбцы — это основная часть документа, в которую и вносятся числовые или буквенные условные обозначения отработанных часов за каждый день. Верхняя строчка используется для внесения кодов, нижняя — часов. В бланке Т-13 обе половины месяца отмечаются в 4 столбце, тогда количество строк у каждого работника удваивается.
5-й и 7-й — промежуточные итоги за первую и вторую половину месяца соответственно.
Остальные графы таблицы с 8-й по 17-ю заполняются в конце периода на основании подтверждающих документов (больничных, приказов, объяснительных записок):
2 раздел: расчет с персоналом.
Эта часть таблицы расположена на 3 странице содержит вид оплаты и коррсчет, ее заполняет бухгалтерия на основании «Плана счетов». В табеле Т-12, если для всех работников эти параметры одинаковы, сотрудник расчетного отдела заполняет графы 18-22, а если каждый работник проходит по разным видам оплаты, нужные коды и цифры вставляются в столбцы 18-34.
Столбцы 35-55 содержат статистическую информацию по каждому работнику и итоговые показатели работы подразделения за месяц: количество человеко-дней и человеко-часов, списочную численность работников и так далее.
В табеле Т-13, который заполняется автоматически на основании информации из бухгалтерской программы, заполнению подлежат 7-9 графы в первом случае и 9-я графа в случае применения нескольких тарифных ставок.
Расшифровка условных обозначенийКаждый тип работы или неявки на рабочее место имеет цифровой и буквенный код. Определено 36 факторов, влияющих на расчет заработной платы.
Первая группа кодов касается обозначения человеко-часов при разных режимах работы. Чаще всего используется первый код:
Если сотрудник уезжал в командировку, ставятся следующие коды обозначения :
Третья группа кодов используется при уходе сотрудников в учебный, ежегодный или декретный отпуск:
Если сотрудник не вышел на работу или отработал неполный день, оплата начисляется в соответствии с кодами:
В случае выявления ошибки при заполнении табелей учета рабочего времени, исправления вносятся на основании документов, которые могут подтвердить новые данные. Наибольшую сложность представляет заполнение бланка T-12 от руки, поскольку требуется полное отсутствие помарок и подчисток. В случае допущения ошибки, такой бланк заполняется заново.
Если нужно внести структурные изменения в сам бланк табеля, руководитель предприятия издает приказ, в котором обосновывает внесение изменения. Например, он нужен, если организация хочет использовать дополнительные условные обозначения работы, не предусмотренной в типовом бланке.
Кому предоставляется оплачиваемый учебный отпуск? Какие есть нюансы при расчете суммы?
Итак, ведение и заполнение предприятием табеля учета использования рабочего времени является обязательным для любого физического или юридического лица, но закон предоставляет некоторую свободу при выборе формы табелей, позволяя вносить в них изменения, которые признаны компанией целесообразными. Они должны содержать обязательный набор реквизитов, которые можно дополнить по желанию работодателя.
Наиболее целесообразным в данном случае представляется использование унифицированных форм Т-12 и Т-13, которые различаются способом заполнения, но при этом содержат одинаковый набор данных и заполняются аналогично.
Об оформлении и хранении табеля рассказывается в коротком видеоролике.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 703-47-72 (Москва)
+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно !