Руководства, Инструкции, Бланки

что такое образец формуляр документа img-1

что такое образец формуляр документа

Рейтинг: 4.1/5.0 (1796 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Система организационно - распорядительной документации

срок обучения 2 года

Система организационно - распорядительной документации. Формуляр - образец

Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных документов, входящих в систему организационно - распорядительных документов. Организационно - распорядительная документация (ОРД) – это совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления.

В 2003 г. появился ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", на основании которого устанавливаются состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования данного стандарта являются рекомендуемыми.

Для построения общей модели документов необходимо дать определение составной части этой модели - реквизитам. Реквизиты - обязательные признаки на документе, установленные законом (ГОСТом).

формуляр - образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации.

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб РФ; 02 - герб субъекта РФ; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа.

Формуляр - образец указывает место реквизитов на листе бумаги, он же определяет площадь рабочего и служебного полей. Рабочее поле - место, где располагаются реквизиты. Служебное поле - реквизитами не занято, кроме реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 20, и предназначено для закрепления документов в технических средствах хранения.

Установлены следующие размеры полей для ОРД:

левое - 35 мм (13 печатных знаков от границы листа); правое - не менее 8 мм (3 - 4 печатных знака); верхнее - 20 мм( 5 межстрочных интервалов); нижнее - от 16 до 20 мм(4,5 - 5 интервалов).

Формуляр - образец строится на основе конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора, а по горизонтали - интервалы. Положения табулятора - это количество печатных знаков по горизонтали. Интервал - расстояние между основаниями смежных строк. При печатании документа используют восемь стандартных положений табулятора:

  1. нулевое - граница левого поля;
  2. первое - после пяти печатных знаков от границы левого поля;
  3. второе - после 16 печатных знаков от границы левого поля;
  4. третье - после 24 печатных знаков от границы левого поля;
  5. четвертое - после 32 печатных знаков от границы левого поля;
  6. пятое - после 40 печатных знаков от границы левого поля;
  7. шестое - после 48 печатных знаков от границы левого поля;
  8. седьмое - после 56 печатных знаков от границы левого поля.
документы необходимые для поступления
  1. Заявление
  2. Аттестат (подлинник)
  3. Паспорт или свидетельство о рождении (копия)
  4. Медицинская справка (форма 086/у) с выпиской о прививках
  5. Фотографии 3x4 (6 штук)
  6. Справка с места жительства с указанием состава семьи
  7. Папка - скоросшиватель, 2 файла
Зачисление производится на основе заключения договора
  1. без вступительных экзаменов
  2. обучение бесплатное
  3. бесплатное питание
  4. стипендия, льготы сиротам
  5. возможность продолжить обучение по сокращенным программам КТЭТ и КТК
Полезные ссылки

Другие статьи

Формуляр-образец ОРД - Студопедия

Формуляр-образец ОРД

Формуляр-образец организационно-распорядительного документа

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характе­рен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца доку­ментов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы докумен­тации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Фор­муляр-образец документа представляет собой «модель построения до­кумента, устанавливающую область применения, форматы, размеры нолей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты» 4 .

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть форму­ляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы доку­ментов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы до­кументов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.

Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, рас­поряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фик­сируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулиро­вания деятельности:

Ø федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наря­ду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

Ø предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­низационно-правовой формы вида деятельности.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположе­ния реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизи­тов, образцы бланков документов.

Формуляр - совокупность реквизитов, из которых состоит документ.

Типовой формуляр – формуляр, характерный для конкретного вида документов например, приказа, акта. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте Р6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы, включенные в ОКУД. В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для каждого реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учётом максимального набора знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Формуляр–образец документа – модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов.

Формуляр–образец документа является шаблоном, по которому должны составляться документы. Формуляры-образцы, как правило, приводятся:

Ø в стандартах

Ø в инструкциях

Ø в методических пособиях по ДП

схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична, различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия.

Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.

Формуляр–образец служит целям унификации и стандартизации документов.

На основе государственных формуляров–образцов могут разрабатываться формуляры–образцы для какой-либо отрасли или конкретного предприятия.

Единые требования к оформлению всех документов, входящих в систему ОРД, унифицированы и закреплены в ГОСТ Р6.30–97. Стандарт обязателен для применения во всех организациях, независимо от организационно-правовой формы. Данные требования по оформлению документов обязательны в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает максимальный набор реквизитов . используемых при оформлении документов, и определяет место их расположения на документе .

Состав реквизитов в конкретном документе зависит от его вида. Отсутствие даже одного реквизита приводит к тому, что документ теряет юридическую силу и становится недействительным .

Формуляр-образец применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей. - не бо­лее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле до­кумента почти всегда закрыто.

При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависи­мости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом - реквизит 01 «Го­сударственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъек­та Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типо­графским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.

Правое поле - 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Расчет положения реквизитов на рабочем поле документа по знакам печати для формата А4 и А5

Что такое образец формуляр документа

Постановление Госкомстата РФ от 25.05.1998 N 55 (ред. от 26.03.1999) "Об утверждении Отраслевого (ведомственного) стандарта на формуляр - образец государственного статистического наблюдения"

2. Формуляр - образец

2.1. Настоящий стандарт устанавливает форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы отчетно - статистической документации, а также требования к построению формуляра - образца, основные реквизиты, правила их расположения и требования к бланкам.

2.2. Документы, входящие в состав системы государственного статистического наблюдения, необходимо оформлять на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

2.3. Размер левого поля на лицевой стороне должен быть не менее 20 мм, правого поля - 10 мм. При печатании документов на оборотной стороне листа размер левого поля должен соответствовать размеру правого поля на лицевой стороне, размер правого поля должен соответствовать размеру левого поля на лицевой стороне. Размер верхнего и нижнего полей должен быть не менее 10 мм.

2.4. Документы, входящие в состав системы государственного статистического наблюдения, должны состоять из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской, в пределах которых располагается пять зон.

Реквизиты документа следует располагать в соответствующих зонах, установленных для них на формуляре - образце (Приложение N 1). Допускается располагать реквизиты параллельно длинной стороне листа (горизонтальное расположение) или короткой стороне листа (вертикальное расположение).

2.5. В зоне 1 располагается гриф "Федеральное государственное статистическое наблюдение" ("региональное государственное статистическое наблюдение"). Под ним приводится текст: "Конфиденциальность гарантируется получателем информации" и далее под текстом: "Непредставление или нарушение сроков представления информации, а также ее искажение влечет ответственность, установленную Законом Российской Федерации от 13 мая 1992 г. N 2761-1 "Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности".

2.6. В зоне 2 по центру указывается наименование документа ("СВЕДЕНИЯ О. ") и период, за который (или дату, на которую) представляется статистическая информация. В правой стороне под наименованием документа приводится индекс (номер) формы, наименование документа о ее утверждении и периодичность представления информации. С левой стороны под наименованием документа располагается адресная часть (кто и кому представляет документ) и сроки его представления.

2.7. В зоне 3 указывается наименование отчитывающейся организации и ее почтовый адрес. В этой зоне также располагается кодовая часть, включающая коды: формы - по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), организации - по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), вида деятельности - по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП), отрасли - Классификатору отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), территории - по Общероссийскому классификатору объектов административно - территориального деления (ОКАТО), министерства (ведомства), органа управления - по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), формы собственности - по Классификатору форм собственности (ОКОПФ), организационно - правовой формы - по Классификатору организационно - правовых форм (ОКФС), а также предусмотрена резервная графа для возможного использования локальных кодов.

Коды (за исключением кода формы по ОКУД) проставляет отчитывающаяся организация на основе информационного письма ГМЦ Госкомстата России или территориального органа Госкомстата России.

Реквизиты зон 1 - 3 следует располагать только на лицевой стороне.

2.8. В зоне 4 располагается содержательная часть документа. При этом показатели содержательной части форм статистической отчетности могут располагаться в виде графо - клеток или в виде вопросника, где все показатели располагаются последовательно в порядке очередности.

Структура содержательной части формы в зоне 4 должна быть максимально унифицирована для обеспечения единого подхода к процессу автоматизированной обработки статистической информации. Нумерация всех разделов должна начинаться с 1. Подразделы нумеруются комбинацией цифр X, V, где X - номер раздела, V - номер подраздела. Все строки зоны 4 нумеруются последовательно сквозной нумерацией во всех разделах, начиная с первой строки первого раздела (подраздела). В разделе (подразделе) все показатели располагать в подлежащем или сказуемом (иное не рекомендуется).

Данные зоны 4 следует располагать на лицевой стороне документа. Допускается также расположение их частично или полностью на оборотной стороне или последующих страницах.

2.9. В зоне 5 приводятся подписи руководителя организации и должностного лица (с расшифровкой должности), ответственного за составление формы, с указанием фамилий подписывающих форму лиц, номера контактного телефона и даты составления документа.

В документах, состоящих из двух и более страниц, реквизиты зоны 5 следует располагать на последней странице.

(п. 2.9 в ред. Постановления Госкомстата РФ от 26.03.99 N 21)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.10. В документе указываются номера страниц, начиная со 2-й, если формуляр состоит из нескольких страниц.

2.11. Проектирование формуляра - образца производится на ПЭВМ с использованием текстового редактора Word. При этом следует соблюдать следующие параметры:

- шрифт - Times New Roman;

- размер шрифта - 10;

- межстрочный интервал - одинарный;

- размер шрифта для наименования разделов формы - 12.

Гриф "Федеральное государственное статистическое наблюдение" ("региональное государственное статистическое наблюдение") набирается прописными буквами, жирным шрифтом. Текст "Конфиденциальность гарантируется получателем информации" и название формы печатаются прописными буквами.

2.12. Бланки форм государственного статистического наблюдения следует изготавливать в соответствии с формуляром - образцом.

При наличии свободного места на бланке допускается печатать типографским способом инструктивные указания по заполнению формы.

Формуляр документа и формуляр-образец, Юридическая сила документа - Документирование управленческой деятельности - Учебные материалы для студентов

Формуляр документа и формуляр-образец

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец .

Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерные именно для этой группы документов, и позволяет определить необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать исторически сложившиеся ("традиционные") процессы документирования, по и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в рамках компьютерных технологий.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром .

Государственным стандартом 6.10.5–87 "Унифицированные системы документации. Требованиями к построению формуляра-образца" установлены:

– форматы бумаги, применяемые для фиксации информации (текстов) управленческих документов: от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

– служебные поля, ограничивающие рабочее ноле для внесения собственно документной информации – поле подшивки не менее 20 мм; левое, нижнее и правое поля не менее 10 мм;

– конструкционная сетка, определяющая размеры применяемых шрифтов и пробелов между частями текста с ячейкой равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машины (2,6 × 4,25 мм, что чуть меньше, чем размер шрифта Times New Roman Cyr 14, применяемого в компьютерных текстовых процессорах); ее параметры представлены в табл. 5.1.

Форматы бумаги и линий конструкционной сетки для них

По стандарту конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например, для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки.

Юридическая сила документа

Требования к минимальному составу реквизитов, придающих документам юридическую силу, определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию, это ГОСТ 6.10.4–84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения" и ГОСТ 6.10.5–87 "Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра- образца".

Оба стандарта устанавливают почти идентичные состав и форму записи реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными:

– наименование организации-создателя документа (которое допускается записывать на машиночитаемых документах только в сокращенной форме) и сто код;

– наименование документа (формы) и его код;

– подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа, или код (электронная подпись) лица, утвердившего документ;

– местонахождение организации – создателя документа или ее почтовый адрес, включаемый или в состав обязательных (по ГОСТу 6.10.4–84), или в состав дополнительных (по ГОСТу 6.10.5–87) реквизитов.

Но в практике работы с документами только реквизитов, придающих им юридическую силу, недостаточно. На документе в процессе его создания и обработки должно быть представлено значительно большее количество служебных сведений, совершенно необходимых для его нормального использования в системах управления. Наиболее полно и по составу, и по содержанию перечень реквизитов управленческих документов, расположение, правила и варианты их оформления установлены ГОСТом Р 6.30–2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Государственные (национальные) стандарты в соответствии с общегосударственной политикой в области стандартизации носят рекомендательный характер. Однако это не означает, что организации могут не придерживаться предписываемых им правил оформления документов. Так как любая организация участвует во внешнем для нее информационном обмене, следовательно, оформленный с нарушением единых правил документ может быть признан другой организацией не имеющим юридической силы, и как следствие, не будет использован в необходимом авторам объеме. Самостоятельные разделы, более или менее подробно повторяющие положения данного стандарта (или его предыдущей редакции), обязательно включаются в инструкции и правила по ведению делопроизводства на любом уровне управления. Достаточно подробно эти требования изложены практически во всех пособиях по вопросам документационного обеспечения управления.

Соблюдение данного стандарта является необходимым условием для перехода на компьютерные технологии, так как и при автоматизации документооборота продолжает действовать положение, согласно которому электронные документы при распечатке их на бумаге должны соответствовать требованиям действующих норм.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Понятие бланк документа и его виды, формуляры документов - Учись Как На Парах!

Понятие бланк документа и его виды, формуляры документов

Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Официальные документы организаций, как правило, оформляются на стандартных бланках предприятия и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Исключения составляют документы, издаваемые от имени двух или более организаций, они составляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается руководителем по представлению службы ДОУ. Бланки документов подлежат учету. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Бланки с воспроизведением Государственного герба РФ изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющие выданные Министерством РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых телекоммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. Изготовление бланков без Гос. герба РФ на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения службы ДОУ. Употребление бланков произвольной формы не разрешается.

Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4 (210*297 мм) — основной формат; А5 (210*148 мм) — допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений. Допускается использование бланков форматов: А3 (420*297 мм) и А6. Размер зависит от характера и объема документа. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Стандартом устанавливаются следующие виды бланков:

— бланки для писем;

— Общие бланки (бланки для всех остальных документов);

— бланки конкретного вида документа.

На бланках для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Расположение постоянных реквизитов на бланке может быть Продольным и Угловым (смотрите следующие рисунки).

Пример бланка для писемс продольным расположением реквизитов (когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков)

Пример общего бланкас угловым расположением реквизитов

Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т. д.) потребуются не все реквизиты, а только некоторая часть из полного списка. Причем какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом. ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, называется типовым. Таким образом можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т. д.

Например, формуляр акта включает в себя перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

1. Акт оформляется на общем бланке

2. Гриф утверждения

3. Наименование вида документа

4. Дата составления документа

5. Место составления документа

6. Заголовок к тексту

8. Отметка о наличии приложения (если необходимо)

9. Подписи членов комиссии, составившей акт

10. Фамилия исполнителя и номер его телефона

При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец — модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.

Записи по теме

Формуляр документа

2.2 Формуляр документа

Требования к оформлению реквизитов

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называется "обязательный элемент оформления официального документа"22. Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов. Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась у нас в стране в 1960-е годы.

В1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуляров-образцов".

Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4 (210х297мм). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении сдокументом, применить метод однократной записи.

Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте ГОСТ Р6.30-97 УСОРД [«Требования к оформлению документов». Он распространяется "на организационно-распорядительные документЫуПредусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее-документы)-постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

• федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

• предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности».

Таким образом стандарт распространяется на любые, как государственные, так и негосударственные организации.

В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита, и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги, При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

ГОСТ указывает следующие реквизиты, которые могут быть использованы при создании документа:

1 Государственный герб Российской Федерации;

2 герб субъекта Российской Федерации;

3 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 код организации - автора документа;

5 код формы документа;

6 наименование организации - автора документа;

7 справочные данные об организации - авторе документа;

8 название вида документа;

9 дата документа;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

15 гриф утверждения документа;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст документа;

20 отметка о наличии приложения;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

25 отметка о заверении копии;

26 отметка об исполнителе;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа в организацию;

29 отметка для автоматического поиска документа.

Таким образом, в стандарте перечислено 29 реквизитов. Но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, вид документа и справочные данные об организации; гриф утверждения и адресат. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.

Бланк24 - как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации - авторе, от имени которого документ издается, появился в 30-х гг. XIX века и нашел повсеместное распространение.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии <наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа.

Однако бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом. ГОСТ Р 6.30-97 содержит как общие требования к бланкам документов, так и специальный раздел с требованиями к изготовлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации.

24 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное вело. Термины и определения» так определяет бланк - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бумага светлых тонов.

Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитов.

В организации обычно применяются два вида бланков -для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если известна потребность, можно иметь и бланки конкретных видов документов (например, приказа, акта и т.д.).

Руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов.

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, помните, что Правительством Российской Федерации 27.12.95 издано Постановление "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", в котором установлено, что "изготовление. бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне".

В новом ГОСТе Р 6.30-97 введен раздел Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В нем указывается, что гербовые бланки подлежат особому учету:

"На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты.

При поступлении бланков:

наименование вида гербового бланка;

номер сопроводительного документа;

наименование организации - поставщика гербовых бланков;

количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков. При выдаче бланков:

наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков;

наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме".

2.2.2 Эмблема (реквизит 03)

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стране эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка на уровне наименования фирмы.

2.2.3 Наименование автора документа (реквизит 06)

В бланке мы находим прежде всего автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях - наименование консорциума или промышленно-финансовой фуппы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.) должно всегда соответствовать установленным требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

В настоящее время быстро растет количество организаций, имеющих постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых наименование организации и ее адрес воспроизводятся дважды на русском и иностранном (чаще всего английском) языках.

Имеют свои особенности и бланки совместных международных объединений, предприятий, фирм. В них указываются страны и адреса сторон, входящих в объединение. Реквизиты таких бланков также изготавливаются на двух языках.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу (угловой бланк).

ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез"

Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.

Общество с ограниченной ответ-ственностью "Экспресс-Тур"

Закрытое акционерное общество

Закрытое акционерное общество "Корандо"

Общество с ограниченной ответ-

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках - национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

2.2.4 Справочные данные об организации-авторе (реквизит 07)

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес организации-автора, В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW- страницы <если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

2.2.5 Дата и регистрационный номер документа (реквизиты 09 и 10)

В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки документа. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных. Образно говоря, дата и индекс - "имя и отчество" документа.

обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы сдокументом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, плановдатой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для автоматического поиска документа.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0, Например, 03.04.98. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Но можно писать год и полностью. Тогда дата выглядит так; 03042000. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 2000 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без кавычек.

Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 98.03.08 или 19991104.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализованно по группам документов - обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита "Регистрационный номер документа" является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы К (кадры) или Л/С (личный состав). Например; Приказ №8к или приказ №21л/с.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов, кроме порядкового номера, чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/ 89, где 02 - индекс структурного подразделения <например, бухгалтерии), 15 - номер дела по номенклатуре, 89- порядковый номер отправляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например В-17, Д-124.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо)26. Например: № 463/162/298.

Регистрационный номер на документе указывает, что он учтен и находится под контролем организации, создавшей или получившей документ.

2.2.6 Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11)

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в 1972 году. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой: "На Ваше письмо от 12 апреля 1969 г. за № 0514.83 сообщаем. ". Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

В зарубежной коммерческой корреспонденции ссылка на индекс полученного документа и индекс самого документа выступают как один реквизит. Обычно он состоит из двух частей - ссылка на индекс входящего и индекс отправляемого документа. Индекс документа, на который ссылаются, оформляется первым и сопровождается словами "Ваш индекс. " Например: Yourref: ICL/RH-Ваш индекс: ICL/RH. Затем следует индекс отправляемого документа, сопровождаемый словами "Наш индекс. ". Например; Ourref: EK/R-Наш индекс: EK/R. После сопровождаемых слов ставится двоеточие, после которого проставляется индекс. Он может быть цифровым, буквенным или буквенно-цифровым.

Этот реквизит в иностранной корреспонденции оформляется в левом или правом поле и ссылки располагаются друг под другом. В инициативных документах будет только индекс отправляемого документа.

2.2.7 Место составления или издания <реквизит 12)

В общем бланке на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, ЗАО «Рязанские узоры» не указывает в названии г. Рязань, а АО «Шарикоподшипник» должен указать - Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.

Этот реквизит проставляется для исключения ошибок о местонахождении организации — автора документа.

2.2.8 Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13)

В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

2.2.9 Адресат (реквизит 14)

Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресат присутствует уже на документах XVI-XVII веков, но первоначально он занимал место в начале текста документа и выделяется в XVIII веке в отдельную строку над текстом документа. В XIX веке правила написания адресата определялись соподчиненностью учреждений. Пэред обозначением должности и фамилии указывался титул. После революции 1917 г. порядок адрес ования значительно упростился и определенный порядок был введен лишь государственным стандартом в 1972 г. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата достаточно подробно описан в ГОСТе.

Реквизит "адресат" максимально может состоять из следующих составных частей;

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например; Иванову СИ.);

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними - 1.5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания - точки и запятые -не ставятся.

Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

Директору школы Фролову П. Н.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Декану экономического факультета проф. Черепанову П.С.

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией. Например:

Российский государственный гуманитарный университет Историко-архивный институт Зав. кафедрой Документоведения проф. Кузнецовой Т. В.

В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес. Например:

СамсоновойА.В. ул. Фруктовая, д.54 113556, Москва,

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции.

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего - это документы в адрес подведомственных организаций. Например:

Заведующим отделениями Сбербанка РФ

Руководителям органов юстиции субъектов РФ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

За рубежом порядок адресования несколько иной. Перед фамилией и именем лица, которому адресуется документ, обязательно проставляется обращение. Оно может быть: "Mr", "Miss", "Missies", "Messrs" и т.п. Полное или сокращенное имя получателя указывается всегда перед фамилией.

При адресовании документа в фирму, без указания должности лица вначале проставляется ее наименование, а затем почтовый адрес.

The American Magazine 119 Sixth Avenue New York, N.Y. 11011

Направляя документ конкретному должностному лицу, необходимо указать его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес. Например.

Mr. C.Manri Credito Milano Via Cavour Milan Italy

Г-ну проф. В.Козлову Руководителю архивной службы России Ильинка, 12, Москва, 103132, Россия