Рейтинг: 4.2/5.0 (1882 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Москва 9 января 2013 г.
О предоставлении права подписи счетов-фактур в 2013 г.В целях обеспечения своевременного выставления счетов-фактур в адрес контрагентов, руководствуясь п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ,
1. С 9 января 2013 г. предоставить право подписи счетов-фактур, выставляемых ООО "Альфа" на бумажном носителе:
- за руководителя - финансовому директору Сенину Георгию Анатольевичу
- за главного бухгалтера - заместителю главного бухгалтера Кирилловой Татьяне Владимировне.
2. С 9 января 2013 г. предоставить право подписи счетов-фактур, составленных в электронной форме:
- за руководителя - финансовому директору Сенину Георгию Анатольевичу.
3. Юрисконсульту Нечаевой Надежде Викторовне обеспечить:
- оформление усиленной квалифицированной электронной подписи финансовому директору Сенину Георгию Анатольевичу
- оформление и выдачу доверенностей на право подписи счетов-фактур лицам, указанным в п. 1 настоящего приказа, сроком действия по 31 декабря 2013 г.
4. Ответственность за организацию своевременного оформления и направления в адрес контрагентов счетов-фактур возложить на главного бухгалтера Демину Светлану Николаевну.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Новые авторыОбразец письма о предоставлении дубликатов документов
Полтаранину Н. М.
(для юридических лиц, ИП: указать наименование, ИНН, телефон)
(для физических лиц указать паспортные данные, телефон)
Просим предоставить дубликаты следующих документов, подтверждающих оказание услуги:
__________________________________________________________________ (указать наименование документа ** и его номер)
Оплату услуги по тарифам Экспедитора гарантируем.
Генеральный директор** * _____________ /_____________/
(для юридических лиц) (подпись) (расшифровка)
* В случае если Договор заключен с Север», Юг», СП», Северо-Запад», Сибирь», Урал», Южный регион», Поволжье» - указывается наименование той компании, с которой заключен Договор.
** Предоставляются дубликаты следующих документов: акта оказанных услуг, счета-фактуры
***Либо иное уполномоченное лицо, с обязательным приложением действующей доверенности, либо приказа, дающего полномочия на подписание письма
Является ли счет-фактура договором?Правовой статус такого документа, как счет-фактура, вызывал и до сих пор вызывает много споров. Одним из таковых является вопрос о том, можно ли считать счет-фактуру договором, ответ на который искали участники форума.
Позиция 1. Счет-фактура является подтверждением устного договора. поскольку:
– счет-фактура отличается от счета тем, что это одновременно накладная (сдал-принял, принял, значит, согласился – акцептовал) и счет, поскольку в нем указываются платежные реквизиты
– счет может быть выставлен на предоплату, тогда это оферта. А счет-фактура выставляется по факту принятия товара
– как следует из письма ГНАУ от 30.06.2006 № 12304/7/15-0517, подтверждающим документом о предоставлении услуг может быть, в частности, инвойс. в случае, если он имеет вышеупомянутые обязательные реквизиты, в том числе подтверждающие фактическое предоставление услуг
– таким образом, стороны, не заключая письменного договора, договариваются о поставке и ее существенных условиях устно, а счет-фактура является простой письменной формой, которая доказывает, что устный договор таки был .
Позиция 2. Счет-фактура может быть просто офертой. ни к чему не обязывающей. Договором она может стать только при условии, что одна из сторон заплатила по нему или передала товар, поскольку:
– счет-фактура отличается от счета только тем, что в счете-фактуре предоставлена «фактура», т. е. четкий перечень, из чего складывается сумма счета. А в счете можно все выставить одной строкой. И никакого акцепта счета-фактуры быть не может
Позиция 3. Счет-фактура является письменным договором. поскольку:
– если имеется документ, то об устности речи быть не может
– счет-фактура это уже договор купли-продажи (предоставления услуг и т. д.)
– согласно письму НБУ от 29.09.2005 № 13-134/4580-9703 такие формы документов, как инвойс (счет-фактура), письмо-распоряжение и другие, применяемые в международной практике, могут считаться договором в случае, если будут надлежащим образом оформлены, содержать достаточную информацию о сторонах, между которыми должны осуществляться расчеты, условия и требования, согласно которым установятся обязательства, а также за условия принятия стороной предложения и совершения ею определенных действий согласно имеющимся документам
– если в счете-фактуре оговорены все существенные условия и была оплата, хотя бы частичная, значит, другая сторона приняла условия игры и должна идти до конца. Если же в договоре есть хоть какая-то зацепочка о неоговоренности существенных условий (например, нет условий поставки) и была осуществлена предоплата, можно ссылаться, что договор считается не заключенным, так как не выдержаны все условия составления договора, и продавец обязан вернуть перечисленные средства покупателем, так как они приобретены без достаточных правовых оснований
Мнение «Ю&З»: Как следует из постановления КМУ от 05.09.2009 № 846, счет-фактура является видом коммерческого счета. в котором указана сумма, которая должна быть уплачена за товар. Кроме того, он может быть использован как сопроводительный документ. Аналогичное определение содержится, например, в приказе Черноморской региональной таможни от 15.10.2002 года № 766. На то, что такой правовой статус счета-фактуры, указывает и ч. 6 ст. 344 ХК, относя его к коммерческим документам для международных расчетов .
То есть, исходя из норм законодательства, счет-фактура является расчетным документом. Договором же является не только и не столько документ, свидетельствующий о расчетах между сторонами или их правах и обязанностях, сколько договоренность между сторонами (исходя из определения, данного в ст. 626 ГК). Следовательно, сам по себе счет-фактура договором не является.
Но счет-фактуру можно рассматривать, например, как документ, подтверждающий совершение сделки во исполнение договора, или как оферту. Первое возможно тогда, когда счет-фактура направляется продавцом (исполнителем, подрядчиком) покупателю (заказчику) после окончательной приемки покупателем товара или услуг. Второе, когда его предоставляют покупателю до отправки товара, беря на себя, таким образом, обязательства поставить товар (работы, услуги) в случае оплаты товара. В первом случае она может свидетельствовать о наличии заключенного устного договора между сторонами на поставку принятых покупателем товаров (работ, услуг). Во-втором – договор может образоваться только в случае оплаты товара. указанного в счете-фактуре, и выполнения иных существенных условий, необходимых для заключения договора.
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМАПисьмо-запрос - это документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу. Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке и предназначены для запрашивания необходимой (недостающей) информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовыми документами.
Как правило текст письма-запроса состоит из двух частей:
1. Введение. где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
2. Заключение. в котором ставятся конкретные вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Здесь в ключевую фразу письма-запроса входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа. В заключении часто используются следующие стандартные выражения:
Просим Вас сообщить о возможности поставки. Просим немедленно погасить задолженность за 2009 год. Просим выслать нам (прислать) предложение на поставку. Мы будем признательны, если. Не откажите в любезности сообщить нам о. Прошу Вас выслать образцы материалов. и т. п.
Одна из разновидностей писем-запросов - коммерческий запрос - документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
Коммерческий запрос входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. В таком письме-запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.
Стандартные формулировки, часто используемые во вводной части коммерческих запросов, могут выглядеть следующим образом:
В соответствии с (Протоколом о взаимных поставках на. год. предварительной договоренностью. телефонным разговором от. и т. п.) На основании (Протокола. торгового соглашения. прейскуранта. нашей договоренности о. и т. п.) Согласно (Протокола. торгового соглашения. прейскуранта. нашей договоренности о. и т. п.) Ссылаясь на (протокол переговоров. нашу договоренность. наш телефонный разговор. и т. п.).
Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресата в виде писем-ответов. Поэтому в конце текста письма-запроса можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации, например:
С нетерпением ждем Вашего письма Просим ответить по возможности скорее Просим ответить в двухнедельный срок Прошу отослать ответ обратной электронной почтой. Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.
Как наладить работу, чтобы вовремя получать от контрагентов документы и не пересчитывать налогиЧем поможет эта статья: Мы подскажем, какие меры предпринять, если ваши поставщики или покупатели подолгу не предоставляют вам документы.
От чего убережет: Вам не придется каждый раз пересчитывать налог на прибыль или НДС из-за того, что контрагенты задержали первичку или счет-фактуру.
Вам, как бухгалтеру, важно вовремя получать от контрагентов первичные документы и счета-фактуры. Ведь если бумаги поступят с опозданием в следующем квартале, только тогда и удастся учесть расходы и заявить вычет входного НДС. То есть позже, чем могло бы быть, получи вы документы от контрагентов в срок.
Причем сложности возникают и тогда, когда документы задерживают ваши поставщики. И в случае, если покупатели подолгу не возвращают ваши экземпляры первички. В статье мы приведем практические рекомендации, как поступать, если партнеры постоянно задерживают бумаги. Выберите те советы, которые вам подходят.
Также советуем заглянуть в таблицу ниже. Там мы показали, как скажется на налогах тот факт, что документы от партнеров поступили после закрытия квартала. Причем вы можете посмотреть, какие риски возникнут, если бумаги задерживают ваши покупатели. И наоборот, когда документы не передают в срок поставщики.
Как считать налоги, если документы от поставщиков или покупателей пришли с большим опозданием
Получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня!
© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2016. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 107076, г. Москва, ул. Стромынка, д. 19, к. 2, internet@garant.ru .
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3153), adv@garant.ru. Реклама на портале.Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Если у вас есть конверт с почтовым штемпелем, который подтвердит, что документы пришли позже, тогда входной НДС примите к вычету на дату реального получения счета-фактуры. Такого доказательства нет? Тогда вычет надо показать в прошлом периоде. Для этого составьте дополнительный лист к книге покупок за прошлый квартал и подайте уточненку
В любом случае начислить НДС нужно на дату, когда вы составили счет-фактуру. Если вы этого сразу не сделали, то заполните сейчас дополнительный лист к книге продаж прошлого периода. А также заплатите недоимку и пени и подайте в инспекцию уточненную декларацию
Накладная, акт или другой первичный документ
Налог на прибыль
Признать расходы можно в текущем периоде, и тогда получится обойтись без уточненки. Но когда речь идет о товарах, то списать их стоимость можно, только если вы уже реализовали эту продукцию дальше покупателям. Вы уже приняли товары на учет и списали их стоимость в расходы как неотфактурованные поставки? Тогда придется пересчитать расходы. Перед этим при необходимости заплатите недоимку и пени, подайте уточненку
Учесть доходы надо тем же днем, которым датирована первичка. Если вы этого не сделали сразу, то понадобится заплатить недоимку, пени и подать уточненную декларацию
Решение №1: пропишите в договоре, как вы будете обмениваться с контрагентом документамиПредположим, у вас есть контрагент, с которым вы давно работаете, но документы от него часто получаете с опозданием. Другая ситуация: вы только собираетесь заключить договор с партнером на длительный срок и предполагаете, что вам придется часто обмениваться с ним бумагами.
В таких случаях рекомендуем закрепить особые условия либо в новом договоре, либо в дополнительном соглашении к уже действующему. А именно пропишите, какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться бумагами, за чей счет будет происходить пересылка.
Скажем, контрагент находится с вами в одном городе. Тогда установите, что партнеру придется передавать документы курьером, и укажите, в какой срок. Или, возможно, вы станете отправлять за бумагами своего представителя. В этом случае тоже не забудьте про сроки.
А если партнер находится в другом городе? Пропишите в договоре условие о том, что стороны будут обмениваться бумагами экспресс-почтой. И поскольку ее услуги дороже, чем обычной почты, уточните в соглашении, за чей счет будут отправлены документы контрагента.
Конечно, это возможно, только если контрагент согласен прописать такое условие в контракте. То есть когда обе стороны договора хотят навести порядок в документообороте.
Еще один совет на случай, когда с контрагентом вы обмениваетесь большим количеством документов. В договоре нелишним будет закрепить условие о том, что по итогам месяца стороны присылают друг другу список полученных на подпись и отправленных бумаг.
Так вы сможете проконтролировать, какие документы контрагента вы до сих пор не получили. Образец соглашения с пунктом об обмене документами мы привели ниже.
Вот еще один совет на тот случай, если ваши покупатели (заказчики) до сих пор не вернули вам некоторые экземпляры накладных и актов. Для начала свяжитесь с ними и выясните, в чем причина. Возможно, покупатель пока не подписал акт или накладную. Скажем, из-за того, что товары находятся в пути. Или директор партнера не успел поставить подпись на акте.
В этой ситуации попросите бухгалтерию покупателя связаться с вами сразу же, как документы будут готовы. И попросите выслать вам отсканированные копии подписанных документов. Это поможет вам убедиться, что покупатель согласился с данными в первичке.
Объясним, почему все же важно заполучить подписанные оригиналы своих же документов.
Вообще, доходы в налоговом учете безопасно признавать в том квартале, в котором вы выписали накладные или акты (передали товары, оказали услуги или выполнили работы). То есть не дожидаться, когда их подпишут контрагенты. На этом настаивают чиновники и судьи. Примеры — письмо Минфина России от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750 и определение ВАС РФ от 8 декабря 2010 г. № ВАС-15640/10. Чиновники и судьи аргументируют это тем, что при расчете налога на прибыль доходы от реализации определяют на ту дату, когда к покупателю переходит право собственности на товары (работы, услуги). А это, по мнению чиновников, происходит, когда поставщик подписывает первичку.
Начислить НДС также нужно сразу после того, как вы выставите счет-фактуру покупателю. Ведь налоговую базу определяют на дату отгрузки товаров или передачи работ, услуг. Об этом прямо сказано в статье 167 Налогового кодекса РФ. То есть и тут, казалось бы, необязательно дожидаться своих экземпляров, подписанных контрагентом.
И все-таки рекомендуем добиться от покупателей вернуть вам бумаги с подписями. Без первички вас могут оштрафовать за грубые нарушения правил учета доходов и расходов по статье 120 Налогового кодекса РФ. Размер санкции — 10 000 или 30 000 руб.
Есть еще одна причина, почему первичку все-таки стоит запрашивать у покупателей. Возможно, контрагенты не согласились с результатами работ, услуг или отказались от каких-нибудь товаров. А значит, выручка и налоговая база по НДС у вас могут измениться. Вы же узнаете об этом, только получив первичку от покупателей. И если вы уже отразили операции, не дожидаясь подписи второй стороны, то придется корректировать выручку и сумму НДС.
Но заметьте: в обратной ситуации, когда документы задерживает поставщик, признавать расходы на основании лишь отсканированных копий рискованно. Налоговики могут попросту не признать такие доказательства без живых подписей. В любом случае у вас на руках должны быть оригиналы первичных документов от продавца.
Частые вопросы из практики про документы контрагента
Товарная накладная, которую подписал покупатель, затерялась на почте. Мы признали расходы на основании отсканированной копии. Могут ли проверяющие потребовать оригинал?
Да, налоговики могут затребовать оригиналы документов. Основание здесь — пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ.
Можно ли в договоре с поставщиком прописать санкции на тот случай, если он нарушит сроки передачи документов?
Конечно, можно. Но только если против этого не станет возражать ваш контрагент. Иными словами, если обе стороны договора заинтересованы навести идеальный порядок в документообороте.
Мы получили от продавца счет-фактуру с опозданием. Можно ли принять к вычету НДС в текущем периоде на том основании, что у нас есть запись в журнале входящих документов?
Могут ли нас оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса РФ за отсутствие первички, если мы не занижали налоги?
Да, если у вас нет первички, то ревизоры сочтут это нарушением по статье 120. При этом не важно, возникла у вас недоимка или нет. Просто в случае недоимки сумма штрафа будет выше.
Решение №3: направьте письмо директору контрагента с требованием предоставить оригиналы документовРазговор с бухгалтерией контрагента не всегда дает результаты. Если документов контрагента по-прежнему нет, то имеет смысл написать письмо на имя директора партнера (образец мы привели ниже).
В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время. И объясните контрагенту, чем рискует ваша компания из-за того, что он задерживает документы.
Такое письмо поможет и в том случае, если вы отразили операции на основании отсканированных копий, а к вам с проверкой пожаловали налоговые инспекторы. Только тут уже стоит поторопиться и при возможности отослать письмо сразу в электронном виде или по факсу.
Чтобы поскорее получить оригиналы документов контрагента, попросите директора вашей компании помочь. Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить получение нужной первички и счетов-фактур.
Но прежде чем отправлять директора к партнерам, проведите инструктаж. Объясните начальнику, для чего нужны оригиналы, какие налоговые риски возникнут у вашей компании без документов контрагента.
Решение №4: Совет четвертый: заполните документы вместо продавцаБывает, когда от продавца документов не дождаться, проще самим заполнить первичку и счета-фактуры вместо него. А потом просто дать ему документы на подпись.
Да, первичку не запрещено заполнять покупателю. Поэтому вы можете смело это сделать за поставщика (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Да и счет-фактуру вы также можете оформить. Просто там, где нужно, проставьте данные продавца и грузоотправителя.
Понятно, что воспользоваться таким советом вам стоит в крайних случаях. Да и то когда речь идет о двух-трех документах контрагента, а не о большом объеме бумаг. Заполнять первичные документы и счета-фактуры вместо контрагента регулярно, естественно, у вас не получится.
Борис Чижов, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости, государственный советник Российской Федерации 2 класса.
Первичные документы для бухгалтерии можно собрать с ответственных работников вовремя путем составления локального нормативного акта, а также условиями трудового договора, должностными инструкциями и элементами премирования.
Статья публикуется в рамках сотрудничества HRMaximum и журнала "Актуальная бухгалтерия ".
В силу специфики работы бухгалтер постоянно готовит и сдает в установленные законодательством сроки отчеты о деятельности своей организации в вышестоящие инстанции и контролирующие ведомства (налоговая инспекция, органы статистики, социального страхования и другие). Большинство отчетов формируется на основании первичной документации, которая поступает в бухгалтерию от соответствующих структурных подразделений, отдельных работников, а также смежных предприятий и организаций. Главную роль в данном случае играет своевременность поступления документов. В статье мы рассмотрим, как ее добиться от персонала организации.
Меры обеспечения своевременности поступления первичных документов
Чтобы обеспечить поступление первичных документов в строго установленные сроки, необходимо выполнить ряд простых действий.
Во-первых, следует закрепить порядок передачи документации в бухгалтерию в соответствующем локальном нормативном акте организации.
Такой акт должен строго регламентировать весь документооборот в организации. Нужно прописать механизм внутреннего перемещения первичных документов, сроки их доставки, а также Ф.И.О. и должности работников, ответственных за их сдачу и контролирующих данный процесс.
Локальный нормативный акт должен быть достаточно подробным и доступным для понимания каждым работником. Следует четко прописать не только порядок и правила сдачи документов, но и те последствия, которые могут ожидать как самого работника, нарушившего установленный порядок, так и организацию в целом (в виде штрафных санкций, пеней, дополнительных проверок со стороны надзорно-контрольных органов).
Во-вторых, в трудовых договорах с работниками, которые по роду своей деятельности обязаны сдавать первичные документы в бухгалтерию, следует зафиксировать необходимость оформления и сдачи последних. При этом конкретный порядок работы с документацией нужно указать в должностной инструкции работника.
В-третьих, для исключения случаев "потерь" документов (работник настаивает на том, что документы сдал, а бухгалтер их не видел) их передачу из подразделения в подразделение, от работника к работнику и в бухгалтерию нужно контролировать путем записей в соответствующем журнале сдачи и получения документов под подпись с указанием даты. Кроме того, можно снимать копии с документов, на которых получатель делает отметку о времени получения оригинала, а также ставит свои Ф.И.О. и должность.
Санкции за несвоевременную сдачу первичных документов
Если порядок и правила работы с первичной документацией прописаны в локальном нормативном акте организации, трудовом договоре с работником и в его должностной инструкции, то несоблюдение установленного порядка и сроков сдачи документов может расцениваться как дисциплинарный проступок. А за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания (ст. 192 ТК РФ):
- увольнение по соответствующим основаниям.
При этом не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. Также должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
Следует отметить, что применять к работнику какие-либо штрафные санкции (наказывая его рублем) недопустимо. Система штрафования в виде вычетов из заработной платы работников является нарушением трудового законодательства и строго карается инспекцией труда.
Однако если в организации существует система премирования за определенные результаты работы, то с ее помощью можно приучить нерадивых работников своевременно сдавать в бухгалтерию первичные документы.
Возможность премирования персонала предусмотрена Трудовым кодексом. Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 135 ТК РФ).
Принимаемая в организации премиальная система может предполагать выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных конкретных показателей и условий. Круг лиц, подлежащий поощрению, показатели, условия, размеры и сроки премирования могут быть установлены в коллективном договоре составной частью положения о премировании. Последнее, как правило, содержит:
- общие положения, в которых определяется круг премируемых за основные результаты хозяйственной деятельности по различным группам персонала (рабочие, конструкторы, технологи, руководители, специалисты, служащие и т.д.) с указанием конкретных задач, на которые нацелено премирование;
- источники, показатели, условия, размеры, периоды и сроки премирования для отдельных групп персонала или категорий работающих; порядок начисления, утверждения и выплаты премии и другие показатели.
В принятом положении о премировании и должны содержаться условия премирования работников и подразделений, связанных с предоставлением первичной документации в бухгалтерию.
Помните, что трудовое законодательство не предусматривает терминов "лишение премии" и "депремирование" по тем или иным показателям работы. Поэтому наличие на предприятии четких показателей и условий премирования дает возможность заслуженно премировать работников. При их невыполнении у работника просто не наступает право на получение премии, и он коллективом подразделения к премированию не представляется или, в зависимости от выполнения других показателей, представляется к премированию в меньших размерах.
21 августа 2015
Автор: Борис Чижов, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости, государственный советник Российской Федерации 2 класса
Последние статьи
ДЕПАРТАМЕНТ ИМУЩЕСТВЕННЫХ И ЗЕМЕЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
от 23 января 2012 года N 102
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ПРАВО НА ВЛАДЕНИЕ ЗЕМЛЕЙ"
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент департамента имущественных и земельных отношений Воронежской области (далее - департамент) по предоставлению государственной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей".
3. Отделу аналитической и административной работы (Ишутин) обеспечить опубликование настоящего приказа в официальном печатном издании, размещение в информационной системе "Портал Воронежской области в сети Интернет", на официальном сайте департамента.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя департамента Мирошникова Ю.И.
Приложение
к приказу
департамента имущественных
и земельных отношений
Воронежской области
от 23.01.2012 N 102
1.1.1. Предметом регулирования настоящего Административного регламента являются отношения, возникающие между физическими и юридическими лицами либо их уполномоченными представителями, департаментом имущественных и земельных отношений Воронежской области (далее - департамент), автономным учреждением Воронежской области "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - автономное учреждение), связанные с предоставлением департаментом государственной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.
1.1.2. Настоящий Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - государственная услуга), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении государственной услуги, и определяет стандарт предоставления государственной услуги, правила предоставления государственной услуги, в том числе сроки и последовательность административных действий и административных процедур при предоставлении государственной услуги.
1.2. Описание заявителей, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации и Воронежской области либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Воронежской области, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с департаментом при предоставлении государственной услугиЗаявителями могут быть физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, юридические лица, в отношении которых выпущен приказ департамента о предоставлении земельного участка на соответствующем праве и заключен договор (соглашение) во исполнение вышеуказанных приказов департамента или другие юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
1.3. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги1.3.1. Информация о предоставлении государственной услуги является открытой и предоставляется путем:
1) размещения на официальном сайте департамента в сети Интернет (www.dizovo.ru);
2) размещения на официальном сайте правительства Воронежской области в сети Интернет (www.govvrn.ru);
3) размещения на официальном сайте автономного учреждения в сети Интернет (mydocuments36.ru);
4) размещения на информационном стенде в департаменте;
5) размещения на информационном стенде в автономном учреждении;
6) использования средств телефонной связи;
7) проведения консультаций работниками департамента, автономного учреждения;
8) размещения в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" в сети Интернет (www.gosuslugi.ru);
9) размещения на портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области.
1.3.2. Сотрудники департамента, автономного учреждения проводят консультации и дают справки по вопросам предоставления государственной услуги при личном контакте или по телефону, в том числе:
1) о месте нахождения и графике работы департамента, автономного учреждения;
2) о справочных телефонах и факсе департамента, автономного учреждения;
3) об адресе официального сайта в сети Интернет, адресе электронной почты;
4) о времени приема и выдачи документов;
5) о порядке получения заявителями информации по вопросам предоставления государственной услуги;
6) о сроках предоставления государственной услуги;
7) о ходе предоставления государственной услуги, в том числе:
- о получении заявления и направлении его на рассмотрение в отдел департамента;
- о продлении срока рассмотрения заявления;
- о результатах рассмотрения заявления;
8) о порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц департамента при предоставлении государственной услуги.
1.3.3. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные обращения заявителей, требования к форме и характеру взаимодействия сотрудников департамента, автономного учреждения с заявителями:
1) при ответах на телефонные звонки сотрудники департамента, автономного учреждения подробно и в вежливой (корректной) форме информируют заявителей по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок;
2) если сотрудник, принявший звонок, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он сообщает заявителю телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию;
3) сотрудники департамента, автономного учреждения не вправе осуществлять консультирование заявителей по вопросам, выходящим за рамки информирования о стандартных процедурах и условиях предоставления государственной услуги и влияющим прямо или косвенно на индивидуальные решения заявителей.
1.3.4. Сведения о местонахождении департамента, автономного учреждения - полный почтовый адрес, график работы, контактные телефоны, телефоны для справок, электронный адрес, указаны в приложении N 2 к административному регламенту.
1.3.5. Места получения информации о предоставлении государственной услуги оборудуются информационными стендами, на которых размещается следующая информация:
а) номера телефонов и факса, график работы, адрес электронной почты;
б) извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление государственной услуги;
в) образцы документов;
г) порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги.
1.3.6. На интернет-сайте департамента, автономного учреждения, на портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области, в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" размещается следующая информация:
а) номера телефонов и факса, график работы, адрес электронной почты;
б) текст утвержденного административного регламента;
в) необходимая оперативная информация о предоставлении государственной услуги.
При изменении информации о предоставлении государственной услуги осуществляется ее периодическое обновление.
1.3.7. В любое время с момента приема документов заявитель имеет право на получение сведений о предоставлении государственной услуги при помощи телефона, средств Интернета, электронной почты, а также при личном контакте со специалистами департамента, автономного учреждения.
Основными требованиями к информированию заявителей о государственной услуге являются:
в) четкость изложения информации;
г) полнота консультирования;
д) наглядность форм подачи материала;
е) удобство и доступность.
Государственная услуга "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей".
Государственная услуга предоставляется департаментом имущественных и земельных отношений Воронежской области.
Запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный правительством Воронежской области.
Результатом предоставления государственной услуги является:
2.3.1. Выдача копии приказа департамента о предварительном согласовании места размещения объекта, о предоставлении земельного участка в собственность или аренду, или постоянное (бессрочное) пользование, или безвозмездное срочное пользование, или о предоставлении права ограниченного пользования соседними участками (сервитуты).
2.3.2. Выдача копии договора аренды земельного участка (части земельного участка), дополнительных соглашений к нему.
2.3.3. Выдача копии договора купли-продажи земельного участка, дополнительных соглашений к нему.
2.3.4. Выдача копии договора купли-продажи права на заключение договора аренды земельного участка, дополнительных соглашений к нему.
2.3.5. Выдача копии договора безвозмездного срочного пользования земельным участком, дополнительных соглашений к нему.
2.3.6. Выдача копии соглашения об установлении частного сервитута, дополнительных соглашений к нему.
2.3.7. Отказ в выдаче запрашиваемых копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.
2.4. Сроки предоставления государственной услугиСрок предоставления государственной услуги, включая выдачу (направление) документов, не может превышать тридцати календарных дней с момента регистрации отделом документационного обеспечения и кадровой работы департамента (далее - канцелярия) письменного запроса заявителя.
Сроки прохождения отдельных административных процедур, необходимых для предоставления государственной услуги:
- прием и первичная обработка заявлений о предоставлении государственной услуги - один день;
- регистрация поступивших заявлений о предоставлении государственной услуги - три дня;
- постановка заявлений о предоставлении государственной услуги на контроль - пятнадцать минут;
- направление заявлений о предоставлении государственной услуги на рассмотрение руководителю департамента либо заместителю руководителя департамента, курирующему работу архива департамента - три дня;
- рассмотрение и исполнение заявлений о предоставлении государственной услуги в департаменте - двадцать один день;
- выдача или отправка копий архивных документов или отказов в предоставлении государственной услуги заявителю - два дня.
Приостановление предоставления государственной услуги не предусмотрено.
2.5. Правовые основания предоставления государственной услугиПредоставление государственной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации. принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года ("Российская газета", 1993, 25 декабря);
- Земельным кодексом Российской Федерации ("Собрание законодательства Российской Федерации", 29.10.2001, N 44, ст. 4147);
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является запрос заявителя, направленный в департамент:
- в письменном виде по почте;
- в электронной форме через единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), портал государственных и муниципальных услуг Воронежской области;
- лично заявителем или его представителем, имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения его заявителем в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от его имени;
- через автономное учреждение.
2.6.2. Для получения государственной услуги заявители представляют в департамент, автономное учреждение письменное заявление в свободной форме, содержащее:
для юридических лиц (примерный образец заявления указан в приложении N 3 к настоящему Административному регламенту):
- наименование государственного органа, в который направляет письменное обращение (департамент), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;
- полное наименование юридического лица - заявителя;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) руководителя юридического лица;
- почтовый адрес заявителя;
- подпись руководителя юридического лица;
для физических лиц (примерный образец заявления указан в приложении N 4 к настоящему Административному регламенту):
- наименование государственного органа, в который направляет письменное обращение (департамент), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
- почтовый адрес заявителя;
Контактный телефон является дополнительной информацией, предоставляется заявителем по желанию.
2.6.3. К заявлению должны быть приложены следующие документы:
для юридических лиц:
- документы, подтверждающие легитимность полномочий лица, подписавшего обращение организации-заявителя;
- документы, подтверждающие правопреемство организации (при необходимости);
- копия документа, удостоверяющего личность представителя, и копия документа, удостоверяющего права (полномочия) представителя;
для физических лиц:
- копия документа, удостоверяющего личность, и в случае необходимости доверенность, подтверждающая полномочия на действия от имени физического лица.
2.6.4. В заявлении, поступившем в департамент в форме электронного документа, заявитель в обязательном порядке указывает следующие данные:
- для юридических лиц - наименование государственного органа, в который направляет обращение (департамент), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, полное наименование юридического лица - заявителя, фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) руководителя юридического лица, почтовый адрес заявителя, излагает суть запроса;
- для физических лиц - наименование государственного органа, в который направляет обращение (департамент), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес заявителя, излагает суть запроса.
2.6.5. К заявлению, поступившему в департамент в форме электронного документа, заявитель должен приложить указанные в п. 2.6.3 документы в электронной форме либо направить документы или их копии в письменной форме.
2.6.6. Не допускается требовать от заявителя:
- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области и муниципальными правовыми актами.
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услугиОснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не имеется. Заявление, поступившее в департамент, подлежит обязательному приему, регистрации и учету.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги2.8.1. Решение об отказе в выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, может быть принято по следующим основаниям:
а) отсутствие запрашиваемых документов в департаменте;
б) обращение ненадлежащего заявителя (отсутствие права у заявителя на требуемый им запрашиваемый документ);
в) отсутствие документов, указанных в пункте 2.6.3 настоящего Административного регламента;
г) если текст запроса не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия (название юридического лица) и почтовый адрес поддаются прочтению;
д) заявление содержит ненормативную лексику и оскорбительные выражения.
В случае устранения нарушений, указанных в пункте 2.8.1, заявитель вправе обратиться повторно за предоставлением государственной услуги.
2.8.2. Отказ в выдаче копий запрашиваемых архивных документов должен быть мотивированным и по возможности содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя.
Предоставление государственной услуги в департаменте осуществляется бесплатно.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услугиМаксимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.
2.11. Срок регистрации заявления заявителя о предоставлении государственной услугиПоступившие в канцелярию заявления регистрируются в течение 3 дней с момента поступления в департамент с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ).
Документы из автономного учреждения передаются в департамент в день подачи таких документов в автономное учреждение при подаче заявителем документов в автономное учреждение до 16.00. При подаче заявителем документов в автономное учреждение после 16.00 такие документы передаются в департамент на следующий рабочий день. Срок регистрации заявления с момента его поступления из автономного учреждения в департамент - 2 дня.
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов2.12.1. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование парковочных мест, доступных мест общественного пользования (туалетов).
2.12.2. Для ожидания приема заявителями, заполнения необходимых для предоставления государственной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками), для возможности оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой, ручками.
2.12.3. Помещение, в котором осуществляется прием заявителей, обеспечивается телефонной связью, копировальной техникой.
2.12.4. Места получения информации о предоставлении государственной услуги оборудуются информационными стендами, на которых размещается следующая информация:
1) номера кабинетов, где осуществляется прием запросов и устное информирование заявителей;
2) фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием запросов и устное информирование заявителей;
3) адрес официального сайта департамента, автономного учреждения;
4) номера телефонов для справок, факсов, адреса электронной почты департамента, автономного учреждения;
5) номера телефонов и адресов для обжалования решений и действий (бездействия), принятых и осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги в досудебном порядке.
2.12.5. Департамент обеспечивает доступность помещений, необходимых для предоставления государственной услуги, в соответствии со статьей 15 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" .
2.12.6. Самостоятельная передача заявителями запросов осуществляется по адресам:
- адрес департамента: г. Воронеж, пл. им. Ленина, д. 12.
Проезд: до остановки "Кинотеатр "Спартак" или "Кольцовский сквер".
Канцелярия департамента осуществляет прием документов в соответствии со следующим графиком работы:
понедельник, вторник, среда, четверг - с 9.00 до 18.00,
пятница - с 9.00 до 16.45,
перерыв - с 13.00 до 13.45,
суббота, воскресенье - выходные дни,
режим работы в праздничные и предпраздничные дни устанавливается в соответствии с законодательством;
- адреса филиалов автономного учреждения в городском округе город Воронеж:
1) 394026, г. Воронеж, ул. Дружинников, д. 3б (Коминтерновский район).
Телефон для справок АУ "МФЦ": (473) 226-99-99.
График работы филиала:
понедельник: 09.00 - 18.00;
вторник - пятница: 09.00 - 20.00;
суббота: 09.00 - 16.45;
воскресенье - выходной день.
2) г. Воронеж, Ленинский просп. д. 174п, ТРЦ "Максимир", 1-й этаж (Железнодорожный район).
График работы филиала:
понедельник: 09.00 - 18.00;
вторник - пятница: 09.00 - 20.00;
суббота: 09.00 - 16.45;
воскресенье - выходной день.
3) г. Воронеж, ул. Ростовская, д. 34 (Левобережный район).
График работы филиала:
понедельник: 09.00 - 18.00;
вторник - пятница: 09.00 - 20.00;
суббота: 09.00 - 16.45;
воскресенье - выходной день.
4) г. Воронеж, ул. 20-летия Октября, д. 123, ТЦ "Европа", 4-й этаж (Ленинский район).
График работы филиала:
понедельник: 10.00 - 19.00;
вторник - пятница: 10.00 - 20.00;
суббота: 10.00 - 17.45;
воскресенье - выходной день.
5) г. Воронеж, Московский просп. д. 129/1, ТРЦ "Московский проспект" (Коминтерновский район).
График работы филиала:
понедельник: 09.00 - 18.00;
вторник - пятница: 09.00 - 20.00;
суббота: 09.00 - 16.45;
воскресенье - выходной день.
6) г. Воронеж, ул. Домостроителей, д. 24, ТЦ "Лента", 3-й этаж (Советский район).
График работы филиала:
понедельник: 09.00 - 18.00;
вторник - пятница: 09.00 - 20.00;
суббота: 09.00 - 16.45;
воскресенье - выходной день.
2.12.7. Контактные телефоны, телефоны для справок:
212-73-89 - прием документов,
212-73-65 - канцелярия департамента по общим вопросам,
212-73-62 - канцелярия департамента по вопросам земельных отношений,
212-73-73 - приемная департамента,
226-99-99 - справочная автономного учреждения.
2.12.8. Письменное заявление с доставкой по почте направляется по почтовому адресу департамента: 394006, г. Воронеж, пл. им. Ленина, д. 12.
2.12.9. Обращения в форме электронного документа направляются через единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), портал государственных и муниципальных услуг Воронежской области.
2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги2.13.1 Показателями оценки доступности государственной услуги являются:
а) транспортная доступность к местам предоставления государственной услуги;
б) обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга;
в) обеспечение возможности направления запроса в департамент в электронной форме;
г) размещение информации о порядке предоставления государственной услуги на портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области, едином портале государственных и муниципальных услуг (функций);
д) обеспечение предоставления государственной услуги с использованием возможностей портала государственных и муниципальных услуг Воронежской области и единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);
е) размещение информации о порядке предоставления государственной услуги на официальном сайте департамента, портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области, едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).
2.13.2. Показателями оценки качества предоставления государственной услуги являются:
а) соблюдение срока предоставления государственной услуги;
б) соблюдение сроков ожидания в очереди при предоставлении государственной услуги;
в) отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решения или действия (бездействие) должностных лиц, принятые или осуществленные ими при предоставлении государственной услуги.
2.14. Иные требования, в том числе требования, учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме, а.2.14. Иные требования, в том числе требования, учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме, а также с использованием универсальной электронной карты
2.14.1. Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте департамента, портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области, а также на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).
2.14.2. Обеспечение возможности получения заявителями на официальном сайте департамента, портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области, а также на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) текста административного регламента в электронном виде.
2.14.3. Обеспечение возможности для заявителей в целях получения государственной услуги или информации о ходе предоставления государственной услуги направлять запросы и при необходимости иные документы в электронной форме через единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), портал государственных и муниципальных услуг Воронежской области, в том числе с использованием универсальной электронной карты.
2.14.4. Обеспечение возможности приема заявителей в автономном учреждении в соответствии с графиком (режимом) работы автономного учреждения.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также с использованием универсальной электронной картыПредоставление государственной услуги включает в себя следующие административные действия (процедуры):
- прием и первичная обработка заявлений о предоставлении государственной услуги;
- регистрация поступивших заявлений о предоставлении государственной услуги;
- постановка заявлений о предоставлении государственной услуги на контроль;
- направление заявлений о предоставлении государственной услуги на рассмотрение руководителю департамента либо заместителю руководителя департамента, курирующему работу архива департамента;
- рассмотрение и исполнение заявлений о предоставлении государственной услуги в департаменте;
- выдача или отправка копий архивных документов или отказов в предоставлении государственной услуги заявителю;
- представление справочной информации о ходе предоставления государственной услуги.
Блок-схема последовательности проведения административных процедур при предоставлении государственной услуги приводится в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.
3.1. Порядок осуществления административных процедур в электронной форме, в том числе с использованием портала государственных и муниципальных услуг Воронежской областиЗаявителю предоставляется возможность получения информации о порядке предоставления государственной услуги на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области, на сайте департамента.
Состав сведений о государственной услуге, размещаемых в указанных информационных системах, определен п. 1.3.6 настоящего Административного регламента (подраздел "Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги").
С использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), портала государственных и муниципальных услуг Воронежской области заявителю предоставляется возможность направления запроса (обращения) о предоставлении государственной услуги и документов, необходимых для ее предоставления, в электронной форме, в том числе с использованием универсальной электронной карты.
Для подачи запроса о предоставлении государственной услуги заявителю необходимо на портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области в соответствующем разделе заполнить электронную форму, выбрать исполнительный орган государственной власти (департамент имущественных и земельных отношений Воронежской области).
Заявитель может прикрепить к своему запросу необходимые документы в электронной форме.
Отправка запроса производится путем нажатия кнопки "Отправить".
Заявитель информируется о выполнении запроса о ходе предоставления государственной услуги посредством направления электронного уведомления или уведомления, направляемого по почте.
Результат предоставления государственной услуги может быть получен заявителем или уполномоченными представителем лично либо выслан почтовым отправлением заказным с уведомлением.
3.2.1. Юридическим фактом для начала исполнения административной процедуры является поступление заявления физического или юридического лица в департамент, автономное учреждение.
3.2.2. Заявление в департамент может поступить одним из следующих способов:
- в электронной форме через единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), портал государственных и муниципальных услуг Воронежской области;
- при личном обращении;
- через автономное учреждение.
3.2.3. Прием и первичная обработка заявлений осуществляется в канцелярии и автономным учреждением.
3.2.4. При личном обращении заявителя о предоставлении государственной услуги с документами, указанными в пункте 2.6.3 настоящего Административного регламента, сотрудник канцелярии или автономного учреждения, осуществляющий прием:
- устанавливает личность заявителя;
- изучает содержание заявления;
- определяет степень полноты информации, содержащейся в заявлении, необходимой для его исполнения;
- устанавливает полномочия заявителя на получение запрашиваемой информации.
По желанию заявителя на копии заявления о предоставлении государственной услуги, принятого к рассмотрению, или втором экземпляре делается отметка с указанием даты приема заявления и телефона для справок.
3.2.5. Прием и первичная обработка заявлений, поступивших по почте, осуществляется в день их поступления и состоит из проверки правильности доставки и целостности конвертов и документов.
При вскрытии конвертов проверяется правильность, полнота и целостность вложенных документов.
Конверты от поступающих писем уничтожаются, за исключением случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа.
3.2.6. Заявления, поступившие:
- через автономное учреждение - передаются в департамент в день подачи таких документов в автономное учреждение при подаче заявителем документов в автономное учреждение до 16.00, при подаче заявителем документов в автономное учреждение после 16.00 такие документы передаются в департамент на следующий рабочий день на регистрацию;
- в электронной форме - принимаются в канцелярии и передаются на регистрацию.
3.2.7. Результатом административного действия является прием и первичная обработка заявления, передача заявления на регистрацию.
3.2.8. Максимальный срок выполнения административного действия - 1 рабочий день.
3.3. Регистрация поступивших заявлений о предоставлении услуги3.3.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административного действия, является передача заявления сотруднику канцелярии, ответственному за регистрацию. Поступившие в канцелярию заявления регистрируются в течение 3 дней с момента поступления в департамент с использованием АС ДОУ. Срок регистрации заявления с момента его поступления из автономного учреждения в департамент - 2 дня.
3.3.2. Специалист, ответственный за регистрацию обращений в регистрационной карточке АС ДОУ указывает:
- автора заявления (в именительном падеже) и его адрес;
- исходящий номер и дату заявления;
- дату предоставления заявления;
- контрольный срок исполнения;
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Департамент" с указанием присвоенного заявлению регистрационного номера и даты регистрации. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом заявления, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
Дата поступления запроса является началом отсчета срока исполнения поступившего документа.
3.3.3. Результатом выполнения административной процедуры является регистрация заявления в информационной системе АС ДОУ с присвоением входящего номера заявлению и подготовка заявления к передаче на рассмотрение.
3.3.4. Максимальный срок выполнения административного действия - не более 3 рабочих дней с момента поступления заявления.
3.4. Постановка заявлений о предоставлении государственной услуги на контроль3.4.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административного действия, является присвоение входящего номера заявлению. В департаменте заявления о предоставлении государственной услуги ставятся на контроль сразу при осуществлении регистрации поступивших заявлений.
3.4.2. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений о предоставлении государственной услуги осуществляется канцелярией.
3.4.3. Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение заявлений о предоставлении государственной услуги возлагается на исполнителей данных заявлений.
3.4.4. Результатом выполнения административной процедуры является соответствующая отметка о контрольном сроке в АС ДОУ при регистрации заявления специалистом канцелярии.
3.4.5. Максимальный срок выполнения административного действия - 15 минут.
3.5. Направление заявлений о предоставлении государственной услуги на рассмотрение руководителю департамента либо заместителю руководителя департамента, курирующему работу архива департамента3.5.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административного действия, является постановка заявления на контроль. Поступившее заявление для подготовки поручений направляются специалистом канцелярии непосредственно руководителю департамента либо заместителю руководителя департамента, курирующему работу архива.
3.5.2. Специалист канцелярии направляет заявление на рассмотрение руководителю департамента или заместителю руководителя департамента, курирующему работу архива, в день регистрации.
3.5.3. Руководитель департамента либо заместитель руководителя департамента, курирующий работу архива, рассматривает заявление в день передачи ему зарегистрированного документа для определения исполнителя и поручения.
3.5.4. Поручение оформляется на бланке установленной формы, подписываются соответствующим должностным лицом, рассматривавшим обращение.
3.5.5. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения. В этом случае специалист канцелярии организует изготовление копий поручения и заявления и направление их каждому исполнителю.
3.5.6. Направление заявлений с подписанным поручением на исполнение начальникам отделов осуществляет специалист канцелярии в день возвращения документа с рассмотрения руководством департамента либо на следующий рабочий день.
3.5.7. Результатом выполнения административной процедуры является передача зарегистрированных заявлений начальникам отделов департамента, определенным в поручении руководителя или заместителя руководителя департамента как исполнители данных заявлений.
3.5.8. Максимальный срок выполнения административного действия - 3 рабочих дня.
3.6. Рассмотрение и исполнение заявлений о предоставлении государственной услуги в департаменте3.6.1. Юридическим фактом для начала исполнения административной процедуры является передача заявления начальнику отдела, который будет осуществлять исполнение документа.
3.6.2. Начальник отдела определяет ответственного исполнителя, который, получив заявление о выдаче копии запрашиваемого документа, осуществляет подготовку копии документа либо мотивированный отказ заявителю.
3.6.3. При подготовке копии документа исполнитель:
- снимает копию с подлинника экземпляра документа;
- оформляет заверительную надпись, подтверждающую идентичность подлиннику выданных копий. Заверительная надпись "КОПИЯ ВЕРНА" проставляется ниже реквизита подлинника документа "Подпись" и составляется по форме:
Указание должности уполномоченного лица
Расшифровка подписи Подпись
Дата заверения копии: _______________
На подписи должностного уполномоченного лица проставляется гербовая печать департамента.
3.6.4. Если копия занимает более одного листа, все листы скрепляются (прошиваются), нумеруются и на месте скрепления делается заверительная надпись с указанием количества прошитых и пронумерованных листов с указанием должности исполнителя, даты, ставится печать департамента "Для документов".
3.6.5. Сопроводительное письмо, подготовленное исполнителем, и копии документов, подтверждающих право на владение землей, заверенные заместителем руководителя, курирующим архив, либо мотивированный отказ передается в канцелярию, но не позднее чем за один день до истечения установленного для подготовки документа срока.
Специалист канцелярии регистрирует в базе исходящих документов сопроводительное письмо либо мотивированный отказ, фиксирует фактическое исполнение заявления в АС ДОУ.
3.6.6. Результатом выполнения административной процедуры является отметка в АС ДОУ о фактическом исполнении заявления.
3.6.7. Максимальный срок выполнения административного действия - 21 рабочий день.
3.7. Выдача или отправка копий архивных документов или отказов в предоставлении государственной услуги заявителю3.7.1. Подготовленные заверенные копии архивных документов, подтверждающих право на владение землей, выдаются заявителю при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной копии расписывается на заявлении с указанием даты получения документа.
В случае обращения заявителя через автономное учреждение подготовленные заверенные копии архивных документов, подтверждающих право на владение землей, или мотивированный отказ в предоставлении государственной услуги направляются в течение двух рабочих дней в автономное учреждение для выдачи заявителю.
3.7.2. Сопроводительные письма с заверенными копиями архивных документов, подтверждающих право на владение землей, могут направляться заказным почтовым отправлением с уведомлением. Ответы на заявления с мотивированным отказом в предоставлении государственной услуги могут выдаваться лично заявителю или уполномоченному представителю либо высылаться простым почтовым отправлением.
3.7.3. После выдачи архивных копий, сопроводительных писем или мотивированных отказов специалист канцелярии делает отметки о выдаче запрашиваемых документов в карточке заявителя в АС ДОУ, а заявление определяет в дело. Срок хранения заявлений о предоставлении государственной услуги, как и других обращений в адрес департамента, составляет 5 лет.
3.7.4. Максимальный срок выполнения административного действия - 2 рабочих дня.
3.8. Представление справочной информации о ходе предоставления государственной услуги3.8.1. В любое время с момента регистрации заявления заявитель имеет право получить справочную информацию о ходе выполнения государственной услуги.
3.8.2. Справочную работу по предоставлению государственной услуги ведет канцелярия департамента.
Справки представляются по следующим вопросам:
- о получении заявления и направлении его на рассмотрение и исполнение в отделы департамента;
- о результатах рассмотрения заявления.
3.8.3. Звонки от заявителей по вопросу получения справки о предоставлении государственной услуги принимаются по телефону 212-73-62, 212-73-89, ежедневно с 9.00 до 18.00, в пятницу с 9.00 до 16.45, кроме выходных и праздничных дней.
При получении запроса по телефону специалист канцелярии департамента:
- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом заявителю перезвонить начальнику отдела, в который передано на исполнение данное обращение.
3.8.4. Результатом выполнения административной процедуры является информирование гражданина при личном обращении или по справочному телефону по существу обращения в устной форме.
3.8.5. Максимальный срок выполнения административного действия - 15 минут.
4.1. Порядок осуществления текущего контроля соблюдения и исполнения ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятия решений ответственными должностными лицами.
4.1.1. Текущий контроль за полнотой и качеством исполнения должностными лицами государственной услуги осуществляется руководителем, а также государственными гражданскими служащими, ответственными за организацию контроля сроков исполнения входящих в департамент документов, на основании сведений, регулярно получаемых от исполнителей, а также анализа соответствующих регистрационно-контрольных форм и электронной базы данных.
4.1.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется канцелярией.
4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги.
Плановые и внеплановые проверки соблюдения и предоставления государственными служащими и должностными лицами департамента государственной услуги осуществляются руководителем, заместителем руководителя департамента, курирующим работу архива. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки), или вопросы, связанные с исполнением той или иной административной процедуры (тематические проверки). Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
Периодичность осуществления проверок устанавливается руководителем департамента, но не реже чем один раз в квартал.
4.3. Ответственность государственных гражданских служащих и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.
За нарушение положений административного регламента государственные служащие и иные должностные лица могут привлекаться к ответственности в соответствии с действующим законодательством.
4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля предоставления государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.
Контроль за предоставлением государственной услуги могут осуществлять заявители, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в материалах по заявлению не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
5.1. Заявители имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) должностных лиц департамента в досудебном порядке, на получение информации, необходимой для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.2. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
2) нарушение срока предоставления государственной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области для предоставления государственной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области;
6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области;
7) отказ департамента, должностного лица департамента в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в департамент. Жалобы на решения, принятые руководителем департамента, подаются в правительство Воронежской области (вышестоящий орган).
Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта департамента, единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) либо портала государственных и муниципальных услуг Воронежской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.4. Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу (департамент), должностного лица департамента либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) департамента, должностного лица департамента либо государственного служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) департамента, должностного лица департамента либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.5. Должностные лица департамента, указанные в пункте 5.9 настоящего раздела административного регламента, проводят личный прием заявителей.
Личный прием должностными лицами проводится по предварительной записи. Запись заявителей проводится при личном обращении или с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов, которые размещаются на официальных сайтах департамента и правительства Воронежской области в сети Интернет, на информационных стендах.
Специалист, осуществляющий запись заявителей на личный прием, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица, осуществляющего прием.
5.6. Оснований для отказа либо приостановления рассмотрения жалобы не имеется.
5.7. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в департамент.
5.8. Заявители имеют право на получение документов и информации, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.9. Заявители могут обжаловать решения и действия (бездействие) должностных лиц, государственных служащих департамента:
- у заместителя руководителя департамента, курирующего вопросы предоставления государственной услуги;
- у руководителя департамента;
- в правительстве Воронежской области.
5.10. Жалоба, поступившая в департамент, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа департамента, должностного лица департамента в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок, или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.11. По результатам рассмотрения жалобы департамент принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных департаментом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.12. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.11, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.13. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктом 5.9 настоящего Административного регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
5.14. Порядок обжалования решения по жалобе.
Заявитель имеет право обжаловать решение по жалобе, действия или бездействие должностных лиц департамента вышестоящему должностному лицу (в вышестоящий орган).
Заявитель имеет право обжаловать решение по жалобе, действия или бездействие должностных лиц департамента в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.
Приложение N 1. Блок-схема последовательности проведения административных процедур при предоставлении государственной услугиПриложение N 1
к Административному регламенту
департамента имущественных
и земельных отношений
Воронежской области
по предоставлению государственной услуги
"Выдача копий архивных документов,
подтверждающих право на владение землей"
Блок-схема последовательности проведения административных процедур при предоставлении государственной услуги
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ПРАВО НА ВЛАДЕНИЕ ЗЕМЛЕЙ" (с изменениями на: 21.07.2016)
