инструкция по делопроизводству в совете министров республики крым

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

Об утверждении Инструкции по делопроизводству Приказ Управления Судебного департамента в Республике Крым от 20.08.2014 N 1-ОД

Документ по состоянию на январь 2016 года

В целях совершенствования организации и практического ведения делопроизводства в Управлении Судебного департамента в Республике Крым, установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Управлении Судебного департамента в Республике Крым (далее - Инструкция).

2. Начальникам структурных подразделений Управления Судебного департамента:

2.1. Организовать изучение настоящей Инструкции подчиненными работниками.

2.2. Назначить работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Утверждена Приказом Управления Судебного департамента в Республике Крым от 20.08.2014 N 1-ОД

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УПРАВЛЕНИИ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА В РЕСПУБЛИКЕ КРЫМ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Управлении Судебного департамента в Республике Крым (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, на основании Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 N 68, Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде от 15.06.2007 N 76.

1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий в Управлении Судебного департамента в Республике Крым (далее - Управление).

Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами открытого характера.

Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Управлении регламентируется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и в управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 22 февраля 2007 г. N 25.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения Управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Управлении осуществляются организационно-контрольным отделом.

1.4. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Управления возлагается на их начальников.

Начальник структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство и организационно-контрольный отдел о состоянии их исполнения.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.

1.5. Регистрация служебных документов в аппарате Управления, контроль за исполнением поручений руководства осуществляются с использованием автоматизированной системы "Дело".

1.6. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.7. Передача служебных документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, работникам других организаций или гражданам допускается только с разрешения руководства Управления.

1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется уполномоченными лицами по поручению руководства Управления.

1.9. Требования настоящей Инструкции обязательны для всех работников Управления.

1.10. Работники Управления несут персональную ответственность за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА В РЕСПУБЛИКЕ КРЫМ

Движение документов в Управлении с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Различается три основных потока документации:

- документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);

- документы, направляемые в другие организации (исходящие);

- документы, разрабатываемые в структурных подразделениях, не направляемые за пределы Управления (внутренние).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в аппарате Управления, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями об отделах и должностными регламентами их работников.

2.1. Организация доставки документов

Доставка корреспонденции в Управление осуществляется, как правило, специализированными службами доставки почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров или непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей.

По каналам связи в Управление поступают факсограммы, телефонограммы, а также могут поступать документы в электронном виде (с последующим представлением документов на бумажных носителях).

2.2. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

2.2.1. Прием, первоначальная обработка и регистрация всей корреспонденции, поступающей в Управление, производятся в централизованном порядке специалистами организационно-контрольного отдела.

2.2.2. Работник отдела, принимающий корреспонденцию, обязан в присутствии лица, доставившего пакеты, проверить правильность адресования и целостность упаковки, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (описи, расписке, разносной книге), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. В некоторых случаях расписка может заверяться штампом "Организационно-контрольный отдел" или печатью "Для пакетов".

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

2.2.3. Все поступившие пакеты вскрываются, за исключением пакетов с пометкой "Лично" и "Не вскрывать. Конкурсная документация". Такие пакеты без вскрытия передаются непосредственно адресату или уполномоченному на то работнику по реестру (приложение N 1) под роспись.

2.2.4. Работник отдела вскрывает пакеты, не допуская повреждения документов, проверяет наличие и целостность документов и приложений к ним, сверяет номера документов с номерами, указанными на пакетах.

Если при вскрытии пакета обнаружено отсутствие документа, приложений к нему или отдельных листов, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт (приложение N 2) в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр остается в организационно-контрольном отделе.

В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.2.5. При поступлении документов с пометкой "Для служебного пользования" они передаются работнику, ответственному за их учет. В дальнейшем работа с такими документами осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения от 22 февраля 2007 г. N 25.

2.2.6. После просмотра поступившей корреспонденции упаковка конвертов (пакетов) уничтожается, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.

2.2.7. Вся поступившая корреспонденция сортируется работником организационно-контрольного отдела на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.д.).

Нерегистрируемые документы в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов (приложение N 3) передаются непосредственно по назначению.

2.2.8. Регистрация документов осуществляется в день их поступления.

При передаче документов из одного структурного подразделения в другое документы повторно не регистрируются.

Регистрация документов производится с помощью автоматизированной системы "Дело". В случае невозможности регистрации документов с помощью автоматизированной системы документы регистрируются в журнале входящей корреспонденции (приложение N 4).

На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, который состоит из порядкового номера и (через дробную черту) индекса структурного подразделения, даты регистрации и количества листов.

Указанный штамп проставляется в правом нижнем углу на лицевой стороне документа, а в случае невозможности - на обороте основного документа в левом нижнем углу.

При наличии приложений к документу на обороте последнего листа каждого приложения проставляется штамп "Приложение к Вх. N. от "___" ________ 20__ г.".

2.2.9. Вся поступающая в Управление корреспонденция после регистрации передается руководителю Управления или замещающему его лицу либо заместителю начальника Управления согласно курируемому направлению для рассмотрения и вынесения резолюции.

2.2.10. Документы, поступившие в Управление по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, принимаются в порядке, указанном в п. 2.6 настоящей Инструкции.

2.2.11. Телефонограммы, адресованные руководству и начальникам структурных подразделений, принимаются соответствующими работниками (как правило, в приемных по телефонам, указанным на гербовых бланках Управления), на которых возложены указанные функции. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

2.2.12. Запрещается передавать незарегистрированные служебные документы на доклад и исполнение.

2.2.14. На основании рассмотрения служебных документов начальник Управления или лицо, замещающее его, дает поручение исполнителям в форме резолюции.

Резолюция оформляется на специальном бланке (приложение N 5), приложенном к служебному документу, и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции, дату, срок исполнения и отметку о постановке документа на контроль, если документ подлежит контролю. На нижнем поле этого бланка указывается номер документа, к которому относится резолюция ("К вх. N. ").

Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то начальник Управления или лицо, замещающее его, делает на них отметку об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

2.2.16. Рассмотренные руководством документы возвращаются в организационно-контрольный отдел для внесения резолюций в соответствующие учетные формы и последующей передачи в структурные подразделения для исполнения.

Ответственному исполнителю, как правило, передается подлинник документа, а соисполнителям - копии.

Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение.

2.2.17. Документы передаются по назначению в течение рабочего дня, срочные документы - в течение часа после их получения, а весьма срочные - немедленно.

2.3. Учет и хранение отдельных видов документов

2.3.1. Учет документов, изданий с пометкой "Для служебного пользования" и их хранение в аппарате Управления возлагается на уполномоченного работника.

Отдельные документы с пометкой "Для служебного пользования" в соответствии с утвержденной номенклатурой дел разрешается хранить непосредственно в структурных подразделениях с обязательным соблюдением мер по обеспечению их сохранности.

2.3.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, Правительства Республики Крым, а также приказы и распоряжения федеральных органов исполнительной власти, приказы и распоряжения Председателя Верховного Суда Российской Федерации, поступившие в аппарат Управления после доклада начальнику департамента, передаются в отдел организационно-правового обеспечения деятельности судов.

Ответственность за их учет, систематизацию и хранение возлагается на начальника отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов.

2.3.3. Приказы и распоряжения начальника Управления и его заместителей по личному составу регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров.

Ответственность за их регистрацию и хранение возлагается на начальника отдела государственной службы и кадров.

Приказы и распоряжения начальника Управления по основной деятельности регистрируются и хранятся в организационно-контрольном отделе.

Ответственность за их регистрацию и хранение возлагается на начальника организационно-контрольного отдела.

Копии приказов по основной деятельности передаются в отделы Управления по тематике в соответствии с листом рассылки.

2.3.4. Планы, решения и материалы коллегии Управления, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Управления, отчеты о работе Управления учитываются и хранятся в организационно-контрольном отделе.

2.3.5. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, поступившие в Управление, после регистрации передаются исполнителю с поручением (резолюцией) начальника Управления.

Ответственность за регистрацию обращений граждан и ответов на них, организацию рассмотрения, обеспечение их сохранности возлагается на работника, ответственного за делопроизводство по обращениям граждан в Управлении.

2.3.6. Договоры, заключенные Управлением с другими организациями, регистрируются в отделе организационно-правового обеспечения деятельности судов.

После регистрации один экземпляр договора (визовой) передается подразделением-исполнителем на хранение в отдел финансов, бухгалтерского учета и отчетности, а другой экземпляр пересылается организации, заключившей договор с Управлением.

Ответственность за организацию учета договоров и хранение их копий возлагается на начальника отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов.

2.4. Регистрация и отправка исходящих документов

2.4.1. Отправка документов в аппарате Управления производится в централизованном порядке через организационно-контрольный отдел.

2.4.2. Все исходящие документы подлежат обязательной регистрации. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом и на отправку не принимается. На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ. К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).

2.4.3. Исходящие документы регистрируются за подписью начальника Управления и его заместителей в организационно-контрольном отделе.

2.4.4. Регистрация исходящих документов осуществляется в автоматизированной системе "Дело" путем внесения соответствующих реквизитов документа в электронную карточку после их подписания или в Журнале регистрации исходящих документов (приложение N 6).

Регистрационный номер исходящего документа состоит из буквенного индекса Управления, цифрового индекса структурного подразделения (приложение N 7) и порядкового номера документа.

Например, N УСД-03/88 означает: 03 - индекс отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов, 88 - порядковый номер документа.

Работник организационно-контрольного отдела, принимающий документы на отправку, в присутствии исполнителя обязан проверить правильность оформления и адресования, наличие всех экземпляров документа и приложений к ним.

Документы, отправляемые по списку рассылки, принимаются только в готовом виде: они должны быть размножены и скреплены по экземплярам.

Копии распорядительных документов, сдаваемые в организационно-контрольный отдел на отправку, в обязательном порядке должны иметь оттиск печати "Организационно-контрольный отдел".

Документы на электронном носителе принимаются в организационно-контрольный отдел только с сопроводительным письмом и в упаковке, обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются.

2.4.5. Обработка отправляемой корреспонденции в организационно-контрольном отделе включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, их заклеивание, составление реестров или списков и передачу работникам почтовой, фельдъегерской и специальной связи.

2.4.6. Полученные для отправки документы отправляются два раза в неделю (среду и пятницу), при служебной необходимости в течение недели может быть выполнена дополнительная отправка документов.

Срочные документы рассылаются с помощью электронной почты с официального электронного адреса Управления или факсимильной связью.

2.4.7. Отправка документов осуществляется, как правило, через работников почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров.

Доставка срочных служебных документов в государственные органы власти, министерства, ведомства и другие организации, суды, находящиеся в г. Симферополе, осуществляется нарочным - уполномоченным работником Управления с отметкой о вручении документа в Разносной книге (приложение N 8) или вручается нарочно должностному лицу с расшифровкой подписи и даты получения на копии документа.

2.4.8. Телеграммы, подписанные начальником Управления, сдаются в организационно-контрольный отдел для их последующей отправки через почтовое отделение связи.

2.5. Порядок оформления и прохождения внутренних документов

2.5.1. К внутренним документам относятся докладные записки, справки, информации, заявки, представляемые начальнику Управления, а также служебные записки, представляемые заместителям начальника и начальникам отделов.

2.5.2. Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги (формата А4) без бланка и в обязательном порядке регистрируются в структурном подразделении, за подписью руководителя которого документ подготовлен.

2.5.3. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через организационно-контрольный отдел после визирования их начальником Управления.

2.6. Прием и передача документов по каналам связи

2.6.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи текстов служебных документов организациям и приема текстов от организаций.

2.6.2. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам связи, не является официальным документом.

Последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения, указанной в п. 2.1) обязательна.

2.6.3. Телефонограммы, адресованные руководству и начальникам структурных подразделений, принимаются соответствующими работниками (как правило, в приемных, по телефонам, указанным на гербовых бланках Управления), на которых возложены указанные функции.

Регистрация факсограмм, подписанных начальником Управления и его заместителями, производится в организационно-контрольном отделе.

2.6.4. Принятые факсограммы учитываются в "Журнале учета принятых факсограмм" (приложение N 9), лицевой стороне принятой факсограммы в правом нижнем углу проставляется штамп с указанием порядкового номера (берется из журнала учета поступивших факсограмм), даты и количества листов.

Поступившие факсограммы передаются адресатам в день приема, срочные - немедленно под расписку в журнале учета.

2.6.5. Подлежащий передаче по факсу документ учитывается в "Журнале учета служебных документов, отправляемых по каналам связи" (приложение N 10).

При передаче документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- факсограммы на иностранных языках отправляются только при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Работник, отправивший факсограмму, на подлиннике документа делает отметку с указанием своей фамилии, даты и времени отправки. Отметка оформляется на обороте последнего листа подлинника.

2.7. Организация делопроизводства в структурных подразделениях

2.7.1. За ведение делопроизводства в структурных подразделениях Управления отвечают начальники подразделений или ответственные работники, права и обязанности которых определяются их должностными регламентами.

2.7.2. На начальников структурных подразделений или работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, возлагаются следующие основные функции:

- ежедневное получение поступившей корреспонденции в организационно-контрольном отделе Управления;

- обработка документов и последующая передача их работникам подразделения на исполнение;

- контроль за прохождением документов в подразделении и соблюдением сроков их исполнения;

- составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений организационно-контрольного отдела и ее хранение;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством; подготовка и своевременная передача дел по решению руководителя структурного подразделения на хранение в архив Управления;

- учет служебной информации, поступившей и переданной средствами связи;

- хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;

- еженедельное информирование руководителя структурного подразделения о состоянии делопроизводства в подразделении, а также об исполненных и находящихся на исполнении документах.

2.7.3. Передача исполненных в структурном подразделении документов между структурными подразделениями осуществляется через работников, ответственных за делопроизводство в отделе, под роспись в реестре.

2.7.4. Документы, которые исполняются несколькими работниками подразделения, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

2.7.5. На время болезни (отпуска, командировки) начальника структурного подразделения или работника, ответственного за делопроизводство, его обязанности возлагаются на другого работника.

При увольнении или при переводе работника, ответственного за делопроизводство, в другое структурное подразделение, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по приемо-сдаточному акту, который утверждается начальником структурного подразделения.

2.7.6. В целях обеспечения эффективного контроля за организацией и практическим ведением делопроизводства, планированием и контролем за ходом исполнения поручений начальники структурных подразделений (отделов) периодически (один раз в два года) организуют проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Управления.

2.8. Работа исполнителей со служебными документами

2.8.1. Начальники структурных подразделений Управления обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются немедленно.

2.8.2. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с поручением (резолюцией) начальника Управления.

2.8.3. Исполнение документа включает в себя сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление для подписания (утверждения) начальником Управления или начальником отдела, подготовку к пересылке адресату.

2.8.4. Исполненные и представленные на подпись документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника отдела, соисполнителей, заместителей начальника Управления по курируемым направлениям деятельности и др.). К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).

2.8.5. В том случае, если исходящее письмо является ответом на обращение (запрос), исполнитель указывает номер и дату документа, на который подготовлен ответ.

2.8.6. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, который утверждается начальником структурного подразделения, подготовившего документ.

Список рассылки прилагается к визовому экземпляру, который вместе с подлинным экземпляром подшивается в соответствующее дело.

2.8.7. На визовом экземпляре текст бланка не воспроизводится, на месте бланка проставляется дата подписания и регистрационный номер, а факт подписи должностного лица, подписавшего документ, заверяется организационно-контрольным отделом штампом "Верно" или соответствующей отметкой по форме:

2.8.8. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на оборотной стороне последнего листа основного документа, визируются исполнителем, начальником соответствующего отдела с расшифровкой фамилии и проставлением даты. Списание документа в дело осуществляется начальником отдела или его заместителем и заверяется подписью.

2.8.9. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель представляет на имя начальника Управления докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.

Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении, и заместителями начальника Управления по курируемым направлениям деятельности.

2.8.10. Контроль за исполнением инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.

2.8.11. При работе с документами с пометкой "Для служебного пользования" или разработке таких документов необходимо руководствоваться требованиями Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и в Управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 22.02.2007 N 25.

2.8.12. Порядок работы с письменными обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан и подготовка ответов на них осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан и приема граждан в Управлении Судебного департамента в Республике Крым, утвержденной приказом начальника Управления.

2.8.13. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе или увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя подразделения другому работнику с обязательной отметкой в описи (приложение N 11).

2.8.14. В случае утраты служебного документа работник Управления обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному начальнику.

Начальник структурного подразделения (отдела) письменно докладывает начальнику Управления о факте утраты документа, информирует организационно-контрольный отдел. На основании решения начальника Управления в установленном порядке формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии, с учетом предложений членов комиссии, докладывает начальнику Управления результаты служебного расследования с необходимыми материалами, выводами для принятия окончательного решения.

На утраченные документы, издания и дела с пометкой составляется акт (приложение N 12), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

2.9. Порядок размножения и копирования документов

2.9.1. Размножение и копирование документов в аппарате Управления производится централизованно в организационно-контрольном отделе.

2.9.2. Основанием для выполнения множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение N 13).

Решение о необходимости размножения документов принимается начальником структурного подразделения. Подписанный им заказ на производство копировально-множительных работ визируется начальником организационно-контрольного отдела.

2.9.3. Размножение документов осуществляется в порядке их поступления и в соответствии с графиком работы организационно-контрольного отдела.

В первоочередном порядке размножаются материалы с пометкой "срочно".

Срочность копирования устанавливается начальником структурного подразделения по согласованию с начальником организационно-контрольного отдела.

2.9.4. Материалы, передаваемые в организационно-контрольный отдел для размножения, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво.

В целях сокращения объемов пересылаемых документов размножение служебных документов осуществляется, как правило, с оборотом.

Перед размножением копия распорядительного документа заверяется печатью организационно-контрольного отдела.

2.9.5. Поступающие заказы на выполнение копировальных работ записываются в журнал учета копировально-множительных работ (приложение N 14).

2.9.6. Изготовленные копии документов вместе с подлинниками выдаются заказчику под роспись в журнале учета копировально-множительных работ.

Исполненные бланки-заказы хранятся в организационно-контрольном отделе в течение года, после чего уничтожаются.

2.9.7. Ответственность за правильное использование копировальной техники, сохранность и учет выполняемых работ несут работники, за которыми данные функции закреплены приказом начальника Управления.

2.9.8. Изготовление небольших по объему и тиражу копий документов осуществляется на копировальной технике непосредственно в структурных подразделениях (отделах).

2.10. Учет объема документооборота

2.10.1. Под объемом документооборота понимается общее количество документов по их видам в каждом структурном подразделении и в целом по Управлению за определенный период (квартал, полугодие, год).

Учет общего документооборота производится в табличной форме (приложение N 15) с разбивкой по каждому виду документов.

2.10.2. При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.

2.10.3. Результаты учета документооборота обобщаются работником, ответственным за делопроизводство, докладываются начальнику Управления и используются для выработки мер, направленных на совершенствование делопроизводства.

III. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Управление осуществляет управленческую деятельность посредством издания организационно-распорядительных документов и ведения переписки с вышестоящими, сторонними организациями, судами и физическими лицами по вопросам, входящим в его компетенцию.

Служебные документы, создаваемые в Управлении, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием текстового редактора Word или в другом совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером 13 или 14 через 1 - 2 межстрочных интервала, а для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером N 12.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.

Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) разрешается писать от руки.

3.1. Основные виды служебных документов

3.1.1. В Управлении издаются и применяются следующие виды документов:

- распорядительные документы (приказы, распоряжения);

- решения коллегиальных органов Управления (коллегии, оперативного совещания);

- утверждаемые документы (инструкции, положения, планы, акты, графики, повестки дня коллегии, оперативного совещания и др.);

- аналитические и информационные материалы (отчеты Управления, информационные бюллетени, справки, доклады, обзоры и др.);

- ответы на обращения граждан;

- докладные, служебные и объяснительные записки, заявления и иные документы.

3.1.2. В служебных документах, имеющих обращение только в системе Управления, допускается написание сокращенного наименования структурных подразделений в соответствии (приложение N 7).

3.2. Бланки служебных документов

3.2.1. Служебные документы Управления должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.2.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

3.2.3. Состав видов и формы бланков, применяемых в Управлении, утверждаются начальником Управления.

В Судебном департаменте применяются следующие бланки:

- бланк письма (приложение N 16);

- бланки распорядительных документов (приложения N 17, 18, 19).

При переписке между структурными подразделениями (отделами) бланки не используются.

3.2.4. Для подготовки писем в Управлении используются номерные угловые бланки с черно-белым воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

3.2.5. Номерные бланки с воспроизведением Государственного герба (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией и изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Заказ на изготовление гербовых бланков осуществляется через отдел материально-технического обеспечения на основании заявки организационно-контрольного отдела.

3.2.6. Гербовые бланки подлежат обязательному учету. Учет бланков ведется в специальном журнале (приложение N 20).

Номерные гербовые бланки хранятся в организационно-контрольном отделе, подлежат строгому учету и должны использоваться строго по назначению.

Ответственность за учет и хранение гербовых бланков, а также за их выдачу структурным подразделениям возлагается на организационно-контрольный отдел.

Указанные бланки выдаются работникам структурных подразделений, ответственным за делопроизводство, только под роспись. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Руководители структурных подразделений организуют учет, хранение и выдачу исполнителям полученных в отделе делопроизводства номерных гербовых бланков, а также обеспечивают контроль за их правильным использованием.

3.2.7. Уничтожение гербовых бланков производится по акту (приложение N 21). Копия акта представляется в отдел делопроизводства.

Об уничтожении бланков строгой отчетности в учетных формах делаются соответствующие отметки.

3.2.8. В случае обнаружения утраты гербовых бланков или нарушений в их использовании проводится служебное расследование, результаты которого докладываются начальнику Управления.

3.2.9. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка и должны иметь одну дату (приложение N 22).

3.2.10. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по решению начальника Управления. Соответствующие предложения вносятся начальником организационно-контрольного отдела делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.3. Требования к оформлению основных реквизитов служебных документов

Служебные документы, подготавливаемые исполнителями, должны иметь установленные реквизиты с соблюдением порядка и правил их расположения.

3.3.1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов Управления в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

3.3.2. Наименование организации

Наименование Управления на бланках указывается в точном соответствии с Положением об Управлении Судебного департамента в Республике Крым, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 16 мая 2014 года N 114.

3.3.3. Справочные данные об организации

Справочные данные об Управлении включают: почтовый адрес (элементы почтового адреса - в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи), номера телефона и факса, а также при необходимости другие сведения (адрес электронной почты и т.д.).

3.3.4. Наименование вида документа

Наименование вида документа (приказ, распоряжение, решение, протокол, акт) должно соответствовать компетенции Управления и содержанию документируемого управленческого действия. В письме наименование вида документа не указывается.

3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - решения коллегии, протокола (коллегия Управления, оперативное совещание руководящего состава Управления) - дата заседания (принятия решения); для акта - дата события.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

На документах, составленных совместно двумя и более организациями, указывается единая дата (самая поздняя).

Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год (день, месяц - две пары арабских цифр; год - четыре арабских цифры). Например, дату 15 марта 2007 г. следует оформлять: 15.03.2007. В текстах нормативных, распорядительных и финансовых документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом, например: 15 апреля 2007 г.

Документы вступают в силу с момента их подписания или утверждения, если в тексте документа не предусмотрено иное.

3.3.6. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер исходящего документа состоит из цифрового индекса структурного подразделения (приложение N 7) и порядкового номера документа. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в последовательности указания авторов в документе.

3.3.7. Ссылка на регистрационный номер, дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

3.3.8. Место составления или издания документа

Место составления и издания документа указывают на приказах, распоряжениях, издаваемых в Управлении, а также на решениях, протоколах коллегии Управления, протоколах оперативных совещаний руководящего состава Управления и актах. Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления (при написании употребляются только общепринятые сокращения).

3.3.9. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования", "Лично") проставляется без кавычек на первом листе документа в правом верхнем углу. При этом при проставлении грифа "Для служебного пользования" допускается сокращение - ДСК.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже,

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

При адресовании документа нескольким организациям их названия указываются обобщенно, например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие государственные органы, министерства и ведомства, Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации, управления Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, районные суды и другим постоянным корреспондентам.

3.3.11. Гриф утверждения документа

Документы утверждаются начальником Управления, его заместителями.

Утверждение документа производится путем проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу текстового поля (без кавычек) и оформляется следующим образом:

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕН"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции.

В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на специальном бланке (приложение N 5) или на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Резолюция к документу, присланному первоначально по каналам факсимильной связи, оформляется на отдельном листе и переносится затем на подлинник, присланный по почте.

3.3.13. Отметка о контроле

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К" или штампом "Контроль" справа на верхнем поле документа или на листке с резолюцией руководителя, а также если в резолюции руководителя указывается конкретная дата исполнения поручения, то делается отметка - "Срок исполнения - 20.06.2014".

3.3.14. Заголовок к тексту

Если текст письма содержит более 4 - 5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок.

Заголовок к тексту документа - это краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: служебное письмо (о чем?) - о предоставлении информации. приказ (о чем?) - о создании аттестационной комиссии; должностной регламент - кого? и т.п.

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях и других документах, текст которых составляется на бланках формата А5.

3.3.15. Текст документа

Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Документ в виде связного текста, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Документ может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

При оформлении текста документа в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

3.3.16. Отметка о наличии приложений

Если письмо имеет приложения, то об этом делается отметка. Указанная отметка печатается через один межстрочный интервал ниже текста письма от границы левого поля и включает в себя: краткое наименование прилагаемого документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Отметка о наличии приложения, название которого указано в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют и указывают краткое наименование, например:

В том случае, если приложение состоит из нескольких экземпляров, то указывается не общее количество листов во всех экземплярах, а количество листов, содержащихся в одном экземпляре, например:

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Если к письму прилагается другой документ, также имеющий приложения, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

3.3.17. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются начальником Управления. Документы, направляемые в суды, подписываются начальником Управления и его заместителями в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке; сокращенное - на документе, оформленном на бланке Управления, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия)), например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Для гарантийных документов подпись главного бухгалтера обязательна.

При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

Документы коллегии Управления подписываются председателем коллегии (или председательствующим на заседании коллегии). В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то в подлинник документа вносятся изменения на должностное лицо, исполняющее обязанности (например: врио), которое его подписывает. В данном случае допускается не проводить повторного визирования документа.

Запрещается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.3.18. Согласование проекта документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Существует две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование в Управлении производится путем визирования проекта документа исполнителем (ответственным исполнителем), начальником структурного подразделения, где готовился документ, соисполнителями - начальниками структурных подразделений, заместителями начальника Управления по курируемым направлениям деятельности. Проекты документов, содержащих поручения (в том числе, для сведения) работникам Управления, должны быть ими завизированы.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату и означает согласие с содержанием визируемого документа. При необходимости указывается должность визирующего, например:

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются", например:

Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. На документе, подлинник которого остается в Управлении (инструкция, положение, план, обзор и др.), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа (для приказов по основной деятельности - на листе согласования).

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Документы, представляемые на доклад начальнику Управления во исполнение его поручений, визируются всеми исполнителями, указанными в поручении, заместителями начальника Управления по курируемым направлениям деятельности.

Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне в левом нижнем поле документа и включает в себя: слово "СОГЛАСОВАНО"; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами Управления;

- с руководителями органов и учреждений, интересы которых затрагиваются в документе;

- с другими органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.3.19. Оттиск печати

Оттиск печати Управления с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок применения печатей в Управлении определяется Положением о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Управлении Судебного департамента в Республике Крым.

3.3.20. Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

При необходимости копия документа заверяется соответствующей печатью.

3.3.21. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (на всех экземплярах), например:

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При направлении документа в вышестоящие организации отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне листа.

Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметка об исполнителе проставляется на лицевой стороне листа.

3.3.22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела (указывается номер дела, в котором будет храниться документ).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа и начальником структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Указанная отметка оформляется в нижнем поле на оборотной стороне последнего листа документа.

На документе, присланном для сведения, должны быть визы, свидетельствующие об ознакомлении с документом и о направлении его в дело.

3.3.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Управление (регистрационный штамп) содержит очередной порядковый (входящий) номер, дату поступления и количество листов (проставляется в виде штампа на лицевой стороне основного документа в правом нижнем углу).

IV. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Приказы и распоряжения

4.1.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по организационным, оперативным, кадровым и другим вопросам деятельности Управления.

Текст приказа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным, а сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми.

4.1.2. В Управлении правом издавать организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения) обладают начальник Управления или лицо, исполняющее обязанности.

В необходимых случаях начальник Управления издает приказы, распоряжения совместно с руководителями других органов.

Регистрация приказов производится в специальных журналах (отдельно по личному составу и основной деятельности).

4.1.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников структурных подразделений, которые являются ответственными за подготовку и внесение проекта на рассмотрение руководства Управления.

Контроль за обеспечением правильности оформления проектов приказов по основной деятельности, распоряжений возлагается на организационно-контрольный отдел.

4.1.4. Подготовка проектов приказов, распоряжений Управления осуществляется структурными подразделениями по поручению руководства Управления или по собственной инициативе отделов в пределах их компетенции.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.

4.1.5. Подготовка проекта приказа может быть возложена по указанию начальника Управления на несколько структурных подразделений с учетом направлений их деятельности. При этом организация подготовки проекта приказа возлагается на структурное подразделение, начальник которого в поручении указан первым или назначен ответственным.

Другие структурные подразделения, указанные в поручении, обязаны при необходимости обеспечить выделение специалистов для участия в подготовке проекта приказа, распоряжения и своевременное представление предложений, необходимых документов, справок, расчетов и других материалов.

Для подготовки наиболее важных и сложных проектов приказов, распоряжений, а также издаваемых совместно с другими органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.

4.1.6. Приказы, распоряжения начальника Управления признаются утратившими силу или подлежат изменению только приказами, распоряжениями самого начальника. Приказом, распоряжением начальника Управления может быть установлен иной порядок внесения изменений в отдельные конкретные приказы, распоряжения.

4.1.7. Изменения приказов, распоряжений производятся путем внесения дополнений, изложения в новой редакции, признания утратившими силу пунктов приказов, распоряжений пунктов (статей), глав, разделов и приложений к ним.

Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет их отдельные положения или отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

4.1.8. Приказы, распоряжения начальника Управления, которые подлежат признанию утратившими силу, уточнению и дополнению, определяются ежегодно структурными подразделениями Управления, исполнителями распорядительных документов совместно с организационно-контрольным отделом.

4.1.9. Распорядительные документы в Управлении оформляются на бланках установленной формы, которые имеют в своем составе обязательные реквизиты.

Приказ, распоряжение имеют следующие стандартные реквизиты:

- наименование государственного органа - Управление Судебного департамента в Республике Крым;

- Государственный герб Российской Федерации;

- наименование вида документа - приказ, распоряжение;

Проекты приказов, распоряжений печатаются на стандартных листах (с одной стороны листа) бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

Тексты приказов, распоряжений и приложений к ним печатаются шрифтом "Times New Roman" (текстовый редактор - "Word"), размером N 13 или 14, через 1 - 1,5 межстрочных интервала, без помарок и исправлений на соответствующем бланке (приложения N 17, 18, 19).

Допускается в отдельных случаях при подготовке специфических форм документов печатать приложения к приказам, распоряжениям большого объема на бумаге формата А3 (297 x 420) шрифтом установленного образца.

Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение копий документов на копировально-множительной технике.

Бланки документов должны иметь поля не менее (мм): левое - 20; верхнее - 20; правое - 10; нижнее - 20.

При оформлении проекта приказа, распоряжения на двух и более страницах вторая и последующие страницы проекта должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

4.1.10. В Управлении для оформления проектов приказов, распоряжений применяются бланки, напечатанные компьютерным способом.

Проекты совместных приказов начальника Управления и руководителей других государственных органов оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 (с изображением Государственного герба Российской Федерации), имеют наименования и номера приказов государственных органов, руководители которых подписывают данный приказ (приложение N 19).

При оформлении совместного приказа наименования Управления, государственных органов (соисполнителей) располагаются на одном уровне; наименование вида документа выравнивается по центру; подписи соответствующих руководителей располагаются ниже текста на одном уровне. Первыми располагают наименование органа и номер приказа, а ниже текста первой располагается подпись соответствующего руководителя - инициатора создания совместного приказа и подпись его руководителя.

4.1.11. Проект приказа, распоряжения должен иметь следующие реквизиты:

- текст (констатирующую часть (преамбулу) и распорядительную часть);

- подпись (подписи в совместных приказах).

4.1.12. Титульная часть включает:

- наименование государственного органа - Управление Судебного департамента в Республике Крым (печатается прописными буквами размером N 16, выделяется полужирным шрифтом; выравнивается по центру текста на листе);

- наименование вида документа (приказ или распоряжение), печатается полужирным шрифтом (интервал - разреженный), размером N 16;

- дату и номер - дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, распоряжения; проставляют соответственно при подписании и регистрации;

- место издания - г. Симферополь.

4.1.13. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, распоряжения и формулируется, как правило, в виде ответа на вопрос "О чем?". Если в приказе, распоряжении отражено несколько вопросов, заголовок необходимо формулировать обобщенно.

Заголовок выделяется полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и размещается в левой части листа.

Текст приказа, распоряжения отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами в установленных границах полей.

4.1.14. В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, распоряжения. Она может начинаться устойчивыми формулировками "В целях", "В соответствии", "В связи", "Во исполнение", "На основании" и т.п. Если приказ, распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в приказах завершается словом: "ПРИКАЗЫВАЮ:" (в распоряжениях - "ПРЕДЛАГАЮ:", "ОБЯЗЫВАЮ:"), которое печатается вразрядку, затем ставится двоеточие.

В совместных приказах текст излагается от первого лица множественного числа: "ПРИКАЗЫВАЕМ:".

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае слово "ПРИКАЗЫВАЮ" не печатается.

Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.

4.1.15. К проекту приказа, распоряжения могут прилагаться утверждаемые этими приказом, распоряжением положения, наставления, инструкции, планы и другие служебные документы.

Значительные по своему объему документы (положения, правила, инструкции), утверждаемые приказами, могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Допускается оформление утверждения в форме утверждения как самостоятельного документа или путем издания распорядительного документа об утверждении.

Если в тексте приказа, распоряжения дается ссылка "согласно приложению" (при наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом допускается указание знака N), то на первой странице приложения пишется:

В этом случае приложение (приложения) является составной частью приказа, распоряжения и имеет сквозную нумерацию страниц вместе с текстом приказа, распоряжения.

Если в тексте проекта приказа дается ссылка "утвердить прилагаемую Инструкцию (Положение, Правила, Перечень. )", то на первой странице прилагаемого распорядительного акта пишется:

В данном случае нумерация страниц идет отдельно в каждом утвержденном правовом документе (Инструкции, Положении, Перечне. ).

Издание вместе с приказом материалов, не оговоренных в тексте приказа, не допускается.

4.1.16. Приложение к проекту приказа подписывается начальником структурного подразделения, подготовившего проект приказа, или заместителем начальника Управления, курирующим данное структурное подразделение.

Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции соответствующего государственного органа.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

4.1.17. Положения, правила, инструкции могут применяться как самостоятельные правовые акты, которые подписываются начальником Управления, или как акты, утверждаемые начальником Управления. В этом случае утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297).

4.1.18. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил, процедур, технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

В качестве исполнителей в распорядительных документах указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Если поручение возлагается на структурное подразделение, то его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия начальника с инициалами печатается в скобках в именительном падеже.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

В случае отмены документа (пункта документа) в тексте приказа (распоряжения) должен быть пункт, который начинается словами "Признать утратившим силу. ".

4.1.19. В приказы не следует включать пункт "Приказ довести до сведения. ". Отделы и должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, подготавливаемой исполнителем вместе с проектом приказа. Указатель рассылки располагается на листе согласования ниже подписей лиц, согласовавших приказ.

4.1.20. Приказы подписываются начальником Управления (в его отсутствие - лицом, его замещающим).

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля:

Максимальная длина строки с наименованием должности не должна превышать 8 см.

Подписи соответствующих руководителей в совместных приказах располагаются ниже текста (на 3 межстрочных интервала) на одном уровне.

4.1.21. К проекту приказа, распоряжения прилагается лист согласования (приложение N 23). Лист согласования подписывается лицом, подготовившим приказ, и визируется начальником структурного подразделения (по подчиненности), внесшим проект, а также начальниками структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым в приказе, распоряжении даются конкретные поручения, заместителями начальника Управления в соответствии с распределением обязанностей и курируемыми направлениями деятельности.

Все проекты приказов, распоряжений в обязательном порядке визируются лицом, ответственным за юридическое сопровождение деятельности Управления (юристом).

Юрист в равной степени с составителем проекта приказа несет ответственность за соответствие приказа действующему законодательству, ранее изданным приказам, указаниям, положениям, инструкциям, а также за правильность ссылок на законодательные или нормативные документы.

Расположение виз на листе согласования осуществляется одна под другой в соответствии со штатным расписанием Управления.

В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и исполнителя его подпись ставится один раз.

В лист согласования включается также указатель рассылки.

4.1.22. Порядок визирования определяется начальником Управления.

Если заместители начальника Управления, начальники структурных подразделений имеют особое мнение по содержанию приказа, распоряжения, то оно оформляется отдельным документом, а в листе согласования делается отметка "С замечаниями" и ставится подпись. В данном случае исполнитель - начальник соответствующего структурного подразделения, подготовившего проект приказа, распоряжения, должен организовать проведение согласительного совещания для выработки взаимосогласованного решения. После выработки взаимосогласованного решения проект приказа, распоряжения проходит повторное согласование.

Не допускается представление начальнику Управления на подпись приказов, распоряжений, имеющих замечания.

Когда не удается достичь взаимосогласованного решения, исполнитель - начальник структурного подразделения, подготовившего проект распорядительного документа, докладывает начальнику Управления для принятия соответствующего решения.

Если в процессе согласования в проект приказа, распоряжения вносятся изменения и дополнения принципиального характера, то он подлежит переработке, перепечатке и повторному согласованию.

Виза на листе согласования проекта приказа, распоряжения включает в себя наименование должности, фамилию, инициалы, личную подпись и дату.

4.1.23. Проект приказа при необходимости подлежит согласованию с заинтересованными органами исполнительной власти и другими органами государственной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством (например: совместные приказы).

Согласование с заинтересованными органами осуществляется, как правило, двумя способами: визированием или проставлением грифа согласования.

Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования. Гриф согласования проставляется в нижнем левом углу документа, например:

Согласование проекта совместного приказа осуществляет структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта приказа.

4.2. Решения и протоколы коллегиальных органов

4.3.1. Протокол - документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях коллегии Управления, оперативных совещаниях руководящего состава, заседаниях комиссий, рабочих групп.

4.3.2. Подготовка проекта протокола осуществляется, как правило, в течение суток после окончания совещания, но не позднее чем через 3 дня со дня его проведения.

4.3.3. Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.

4.3.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

- председатель или председательствующий;

В случае присутствия приглашенных указываются фамилии, инициалы и их должности.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" или "Об".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае указывается (текст выступления прилагается). Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Для оформления протокола оперативного совещания Управления применяется, как правило, сокращенный вариант. Слова "слушали", "выступили", "решили" не печатаются. После порядкового номера раздела протокола (обозначается цифрой, соответствующей порядковому номеру вопроса повестки дня) печатается решение оперативного совещания. Далее указываются фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается выполнение данного пункта решения, и сроки выполнения.

К протоколу оперативного совещания прилагаются утвержденная повестка дня с указанием докладчиков по каждому вопросу, а также справки-доклады.

4.3.6. Решение коллегии печатается полностью; текст решения строится по образцу текста приказа с использованием глаголов в повелительной форме.

4.3.7. Порядок подготовки и оформления протоколов коллегии Управления, оперативных совещаний руководящего состава Управления определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

Протокол подписывается председательствующим на заседании. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения оперативного совещания, заседания коллегии.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы оперативных совещаний у начальника Управления и другие. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.

4.3.8. Копии протоколов рассылаются членам коллегии, начальникам структурных подразделений, приглашенным.

4.3.9. При наличии в решении коллегии, протоколе поручений структурное подразделение - исполнитель по соответствующему вопросу повестки дня коллегии, оперативного совещания организует направление в установленном порядке копий решений коллегии, протоколов (по списку рассылки).

4.4. Служебные письма

4.4.1. Служебные письма Управления готовятся как:

- ответы на поручения Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации; начальников и заместителей начальников главных управлений, управлений, отделов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;

- ответы на поручения Председателя Верховного Суда Российской Федерации;

- ответы на поручения Председателя Верховного Суда Республики Крым;

- исполнение поручений Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации; начальников и заместителей начальников главных управлений, управлений, отделов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;

- сопроводительные письма к нормативным правовым актам, методическим рекомендациям, разъяснениям для районных судов и мировых судей Республики Крым;

- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией начальника Управления на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, указанным в резолюции начальника Управления. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками структурных подразделений.

4.4.3. Служебные письма оформляются на бланках (приложения N 16, 17) и в обязательном порядке должны иметь следующие реквизиты: адресат; регистрационный номер и дату; текст; подпись и отметку об исполнителе документа.

При необходимости служебные письма могут дополняться следующими реквизитами: грифом ограничения доступа; ссылкой на регистрационный номер адресата; заголовком; отметкой о наличии приложения.

4.4.4. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма, оформленного на бланке Управления, излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Управление Судебного департамента в Республике Крым считает. " или "Управлением Судебного департамента в Республике Крым рассмотрено. ".

Если текст письма содержит более 4 - 5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.4.5. Датой письма является дата его подписания.

V. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

5.1. Контроль за исполнением служебных документов - это комплекс мероприятий, осуществляемых работником организационно-контрольного отдела совместно с другими структурными подразделениями, направленных на качественное и своевременное исполнение данных по документам поручений. Контроль включает в себя сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов, доведение этой информации до соответствующих должностных лиц, которым давались поручения, принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов и направленных на укрепление исполнительской дисциплины и повышение эффективности деятельности структурных подразделений Управления.

Целью осуществления контроля за исполнением служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений работниками структурных подразделений, зафиксированных в документах.

5.2. Методическое руководство по организации и ведению контроля за исполнением служебных документов в Управлении осуществляется организационно-контрольным отделом.

5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным руководством Управления срокам.

В ходе контроля за исполнением документов осуществляется постановка документа на контроль и оформление контрольной карточки, регулирование хода исполнения, предупредительный контроль, снятие исполненного документа с контроля (или продление срока исполнения в соответствии с решением начальника Управления), направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.4. Контролю в Управлении подлежат:

- поручения Судебного департамента;

- приказы, распоряжения Судебного департамента;

- решения коллегии Судебного департамента;

- планы работы Судебного департамента;

- приказы, распоряжения Управления Судебного департамента в Республике Крым;

- поручения начальника Управления по рассмотренной им служебной корреспонденции;

- решения коллегии Управления Судебного департамента в Республике Крым;

- планы работы Управления Судебного департамента в Республике Крым;

- решения оперативных совещаний при начальнике Управления;

- обращения, заявления, жалобы граждан.

В случае нарушения структурными подразделениями срока исполнения поручения по таким документам на следующий день после окончания контрольного срока представляется необходимая информация начальнику Управления о факте нарушения для принятия соответствующих мер.

5.5. Поручения начальника Управления по рассмотренным служебным документам оформляются и передаются исполнителям, как правило, в течение рабочего дня, а с пометкой "оперативно" - незамедлительно.

Начальник структурного подразделения, указанный в поручении первым или обозначенный словом "ответственный" ("созыв"), является головным исполнителем поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей.

Соисполнители обязаны обеспечить представление головному исполнителю предложений, служебных записок, оформленных в установленном порядке (подписанных и зарегистрированных), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения или к конкретной дате, определенной головным исполнителем. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения начальника Управления в оперативном порядке, для чего могут быть организованы согласительные совещания. Подготовленный итоговый документ визируется начальниками структурных подразделений (соисполнителями) и заместителями начальника Управления по курируемым направлениям деятельности.

5.6. Контроль за исполнением поручений заместителей начальника Управления, а также поручений по служебным документам с месячным сроком исполнения осуществляется курирующими их отделами.

В приказах, распоряжениях, в которых контроль возлагается на заместителей начальника Управления или начальника структурного подразделения, ответственность за своевременность выполнения требований этих приказов, распоряжений возлагается на начальника структурного подразделения, разработавшего проект указанного распорядительного документа.

Структурные подразделения Управления осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии со своей компетенцией под общим контролем организационно-контрольного отдела.

5.7. Внутренние документы (докладные записки), подготовленные структурными подразделениями Управления, доложенные в установленном порядке через организационно-контрольный отдел и имеющие поручения начальника Управления с контрольным сроком, ставятся на контроль; при необходимости размножаются инициатором и передаются в структурные подразделения для исполнения.

Докладные записки, доложенные начальнику Управления руководителями структурных подразделений и имеющие поручение с контрольным сроком выполнения, в обязательном порядке представляются в организационно-контрольный отдел для постановки на контроль (размножение их и дальнейшая передача соисполнителям осуществляется в соответствии с порядком, установленным в п. 2.7.3 настоящей Инструкции).

Исполнение таких поручений в последующем контролируется работниками организационно-контрольного отдела.

5.8. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других государственных органов власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Конечная дата исполнения документа определяется начальником Управления, его заместителями или начальниками структурных подразделений (в зависимости от того, кем поступивший документ первично рассмотрен) исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения определяется в резолюции или указывается в тексте документа.

5.9. Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения начальника Управления без конкретной даты исполнения, имеющие в тексте поручения указание "срочно", исполняются в 3-дневный срок, а указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения.

Запросы и поручения вышестоящих органов и организаций исполняются в 10-дневный срок со дня регистрации в Управлении.

В других случаях, когда срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения в Управление.

В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, начальник соответствующего структурного подразделения по согласованию с заместителем начальника Управления, его курирующего, подготавливает предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Продление срока исполнения при необходимости должно быть оформлено сразу после получения документа исполнителем или не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока, если выясняется невозможность его соблюдения.

Если исполнителем не обеспечено своевременное представление в соответствии с поручением начальника Управления и не оформлено в установленном порядке продление контрольного срока исполнения, документ считается не исполненным в срок.

Изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок, путем проставления на документе (поручении) нового срока, даты изменения и подписи. Изменения вносятся также в регистрационно-контрольные формы.

5.10. В случае если Управление не является основным исполнителем поручения вышестоящего органа, информация о проделанной работе должна быть отправлена в министерство или ведомство, готовящее итоговый документ, не позднее чем за 5 дней до истечения установленного срока.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения.

Приостанавливать исполнение документа имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

5.11. Особую группу составляют контрольные документы, на которых в соответствии с резолюцией начальника Управления проставляется отметка о контроле - буква "К", слово или штамп "Контроль. Срок исполнения". Контроль исполнения этой группы документов осуществляет работник организационно-контрольного отдела.

Срок исполнения документа устанавливается в резолюции. Поручения с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок, остальные - в 10-дневный срок.

Если контрольный документ не исполнен в срок, установленный в резолюции, то он принимается на доклад начальнику Управления только при наличии объяснительной записки начальника структурного подразделения с указанием причин нарушения срока или докладывается лично с обязательным информированием организационно-контрольного отдела.

О нарушениях сроков исполнения поручений начальника Управления с пометкой "срочно" работник, ответственный за контроль, немедленно докладывает начальнику Управления для принятия мер по исполнению данных поручений, о других нарушениях сроков исполнения - на следующий день после их выявления, а также информирует заместителей начальника Управления по курируемым направлениям деятельности.

В случае продления начальником Управления срока исполнения на документе ставится штамп "Контроль продлен".

Документ считается исполненным и снятым с контроля после того, как работник, осуществляющий контроль, сделает на документе отметку о выполнении поручения путем проставления штампа "Снят с контроля".

Для снятия с контроля, продления срока выполнения работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Управления, или исполнитель должны представить в организационно-контрольный отдел подлинник подготовленного письма, подлинник служебного документа с поручением начальника Управления, а также все материалы в хронологическом порядке (докладные записки о продлении срока исполнения, служебные записки структурных подразделений - соисполнителей).

Если информация об исполнении документа не поступила в организационно-контрольный отдел, документ считается неисполненным.

5.12. При осуществлении контрольных функций организационно-контрольный отдел взаимодействует с отделами и пользуется их базами данных.

Работники организационно-контрольного отдела в порядке предупредительного контроля за неделю до контрольного срока напоминают руководителям структурных подразделений - исполнителям, ответственным за делопроизводство в подразделениях, о сроках исполнения приказов, распоряжений (их отдельных пунктов), поручений по служебным документам.

5.13. Работник, осуществляющий контроль, ежемесячно готовит для курирующего заместителя начальника Управления о ходе исполнения контролируемых им приказов и служебных документов для последующего доклада начальнику Управления. На основании справок формируются аналитические отчеты за полугодие и год для представления руководству Управления.

5.14. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы, распоряжения и поручения Судебного департамента при Верховном Суде РФ, решения коллегии и оперативных совещаний при начальнике Управления, постановления и решения органов судейского сообщества и т.п.), заявителям.

VI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Управления в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

6.1. Составление и ведение номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, книг, журналов, используемых в Управлении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", положениями об отделах Управления, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.

6.1.3. В Управлении составляются номенклатуры дел отделов и сводная номенклатура дел Управления.

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения (приложение N 24) составляется непосредственно в структурном подразделении, подписывается начальником и согласовывается с работником, ответственным за делопроизводство, и представляется в организационно-контрольный отдел до 1 ноября текущего года.

Ответственность за составление номенклатуры дел отдела возлагается на работника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство.

6.1.5. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел, согласовывает и представляет в организационно-контрольный отдел для включения в сводную номенклатуру дел Управления.

6.1.6. На основе номенклатуры дел структурных подразделений работником, отвечающим за делопроизводство в Управлении, ежегодно составляется сводная номенклатура дел Управления на очередной календарный год (приложение N 25).

Сводная номенклатура дел визируется работником, ответственным за делопроизводство в Управлении, согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Республики Крым. Утверждается начальником Управления ежегодно.

6.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры дел; второй - используется в организационно-контрольном отделе в качестве рабочего; третий - передается в Государственный архив Республики Крым, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел Управления структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае коренных изменений функций и структуры Управления сводная номенклатура составляется и согласовывается заново.

6.1.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Управления. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел руководства.

6.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел и журналов учета, в том числе и с пометкой "Для служебного пользования", отражающие все документируемые участки работы, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом).

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.12. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Управлении цифрового обозначения отдела (приложение N 7), и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 05-10, где 05 - отдел государственной службы и кадров, 10 - порядковый номер заголовка дела в пределах подраздела номенклатуры дел.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, доклады, отчеты и т.д.). Например: "Документы по вопросам информатизации районных судов".

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе, например: "Протоколы коллегии Управления".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а дается их общее видовое наименование, например: "Переписка с Судебным департаментом по вопросам состояния зданий".

При необходимости заголовок может быть дополнен другими элементами.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка по вопросам государственной службы".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих копии законодательных и иных нормативных актов Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, органов судебной власти, располагаются перед заголовками дел с приказами Управления. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на Перечни документов с указанием сроков их хранения. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

6.1.13. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.14. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) и журналов учета, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения о количестве и категориях заведенных дел в структурных подразделениях за прошедший год представляются работнику, ответственному за делопроизводство, к 1 февраля текущего года.

На основе этих данных работником, ответственным за делопроизводство, составляется итоговая запись сводной номенклатуры дел.

6.2. Формирование дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела заводятся в структурных подразделениях в начале календарного года. Формированием дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство.

6.2.2. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться начальниками структурных подразделений для формирования их в дела.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем структурного подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильностью формирования дел осуществляют начальники отделов.

6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;

- в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, с приложениями, указанными в документах (при отсутствии приложений, указанных в документе, на нем должна быть запись об их местонахождении);

- факсограммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением пометки "том 1", "том 2" и т.д.

6.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности, по региональному признаку, в алфавитном порядке или в их сочетании.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.

Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то группируются в самостоятельные дела.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

6.2.5. Списки рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела.

6.3. Оформление дел

6.3.1. Дела Управления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, или исполнителями структурных подразделений при методической помощи и под контролем работника, ответственного за делопроизводство.

6.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерацию листов в деле;

- составление внутренней описи документов дела;

- составление заверительной надписи дела;

- подшивку или переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.3.3. Обложка постоянного или временного (свыше 10 лет) дела изготавливается из твердого картона форматом С4 (230 x 320 мм) и оформляется по установленной форме (приложение N 26). На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Управления указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой; индекс и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел Управления; дата дела указывается на начало заведения и окончания документов в деле.

При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью.

Для дел с приказами (протоколами и т.п.) датой начала дела считается дата подписания (утверждения) самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела считается дата регистрации первого входящего (исходящего) документа, а датой окончания - дата регистрации самого позднего входящего (исходящего) документа.

Если делом является журнал приказов или журнал учета тех или иных документов, то датой журнала будут календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если в деле имеются отдельные документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами делается оговорка: "Имеются документы за - годы".

Количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи дела.

Запись о сроке хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел Управления. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи о сроках хранения перечеркиваются и указываются новые данные.

На обложке дела оставляется место для двойного архивного штампа, левая часть которого заполняется в Управлении, а правая - в Государственном архиве Республики Крым. Штамп проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах соответственно.

При оформлении обложки дела надписи должны быть выполнены разборчиво, без сокращений, чернилами, пастой или тушью черного (синего) цвета.

6.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист: лист, сложенный и подшитый по изгибу, нумеруется как два самостоятельных листа.

Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу одним краем подклеены другие документы (вырезки, вставки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например, 10а, 10б и т.д.).

6.3.5. Документы, подшитые в дело, вносятся во внутреннюю опись (приложение N 27). Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах (регистрационных номерах), датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

По окончании ведения дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись с указанием (цифрами и прописью) количества внесенных в нее документов и количества листов внутренней описи. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела.

6.3.6. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется в конце дела на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 28), в журналах - на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи. При необходимости оговариваются особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

6.3.7. Документы, составляющие дело, подшиваются прочными нитками (шнуром) на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, их реквизитов, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (скрепки, булавки и т.п.) из документов удаляются.

6.3.8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

6.3.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменять систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.4. Экспертиза ценности документов

6.4.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Крым.

6.4.2. Экспертиза ценности документов в Управлении проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

6.4.3. Экспертизу ценности документов в Управлении организует и проводит постоянно действующая экспертная комиссия Управления.

Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются Положением о постоянно действующей экспертной комиссии Управления.

6.4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в отделах Управления работниками, ответственными за ведение делопроизводства, с привлечением и под методическим руководством соответствующего работника организационно-контрольного отдела.

6.4.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Управления;

отбор дел с временными сроками (до 10 лет) хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного и временного хранения, а также выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения проводятся на основании Перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел Управления путем полистного просмотра дел.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия Управления, а в необходимых случаях - Государственный архив Республики Крым.

6.4.6. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, не оформленные копии и документы с временными сроками хранения.

При обнаружении в делах с временными сроками хранения документов постоянного хранения последние из дел изымаются и присоединяются к однородным делам или формируются в новое дело.

Если в дело подшиты документы (временного срока хранения) с различными сроками хранения, то срок хранения такого дела устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения.

6.4.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 29), а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (приложение N 30).

6.5. Составление описи дел

6.5.1. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Учет их ведется по номенклатуре дел.

6.5.2. Описи на дела постоянного хранения составляются в каждом структурном подразделении ежегодно. По этим описям документы сдаются в архив Управления не позднее чем через три года после завершения дел в производстве.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи (приложение N 31), которую готовит архив Управления и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Республики Крым.

6.5.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются под тем же заголовком, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

6.5.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

6.5.5. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником организационно-контрольного отдела и ответственным за архив Управления и утверждается начальником соответствующего структурного подразделения.

6.5.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Управления, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

6.6. Отбор документов и оформление их на уничтожение

6.6.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 30) проводятся после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии (далее - ЭК) одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются начальником Управления только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Республики Крым описи дел постоянного хранения.

6.6.2. Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 года.

При составлении акта должны соблюдаться следующие правила:

- документы располагаются по годам их составления в соответствии с индексами сводной номенклатуры дел;

- однородные документы вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества;

- при включении в акты дел, из которых изъяты документы, указываются наименования и номера документов, причины изъятия и место их нахождения.

6.6.3. Дело может быть выделено к уничтожению только при условии, если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.

6.6.4. Документы, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению сдаются на предприятия вторсырья, имеющие соответствующую лицензию на выполнение данного вида работ.

Сдача документов производится ответственным за архив и оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте о выделении документов к уничтожению.

На основании акта в учетных документах архива производятся отметки об уничтожении документов, а сам акт подшивается в соответствующее дело.

6.6.5. Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению одновременно с составлением сводной описи дел постоянного хранения за этот же год (период). Опись и акт рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованный ЭК Управления акт утверждается начальником Управления только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Республики Крым описи дел постоянного хранения. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в установленном порядке.

6.7. Организация оперативного хранения документов

6.7.1. С момента заведения и до передачи в архив Управления дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях Управления.

Начальники структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела хранятся в рабочих комнатах, в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

Для оперативного поиска документов дела в шкафу располагаются в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

6.7.2. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются по описям в архив Управления.

6.7.3. Личные дела государственных гражданских служащих хранятся в отделе государственной службы и кадров в течение 10 лет со дня их увольнения с государственной гражданской службы, после чего передаются в архив Управления (п. 23 Указа Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609).

6.7.4. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделениях, а по истечении сроков их хранения передаются в архив для централизованного уничтожения.

6.7.5. Выдача дел другим отделам производится с разрешения начальника структурного подразделения на срок не более одного месяца. Выдача дел осуществляется под расписку в карточке выдачи дел (приложение N 32). После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

6.7.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника Управления с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

6.7.7. В случае ликвидации или реорганизации отдела работник, ответственный за делопроизводство этого отдела в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Управления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

VII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

7.1. Документы, образующиеся в результате деятельности Управления, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Республики Крым.

Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение осуществляет архив Управления.

7.2. Архив Управления хранит документы Управления.

7.3. В своей практической деятельности архив Управления руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива).

7.4. В архив Управления передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу. Их передача производится по описям (приложение N 29).

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.5. Передача дел в архив Управления осуществляется по графику, утвержденному начальником Управления.

7.6. В период подготовки дел структурными подразделениями к передаче в архив ответственный за делопроизводство в Управлении предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Управления. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отдела обязаны устранить.

7.7. Прием каждого дела производится ответственным за делопроизводство в Управлении в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передававшего дела.

Вместе с делами в архив Управления передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

7.8. Дела, находящиеся на хранении в архиве, выдаются работникам Управления во временное пользование на основании письменного запроса, подписанного начальником структурного подразделения и согласованного с начальником организационно-контрольного отдела. Дела выдаются по карточкам выдачи (приложение N 32) на срок не более 10 дней.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника Управления по актам (приложение N 33) на срок не более 3 месяцев.

По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.

Дела с подлинными приказами начальника Управления сторонним организациям не выдаются.

7.9. В работе с архивными делами не допускается изъятие документов, внесение в них правок и пометок.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов ответственным за делопроизводство Управления составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю структурного подразделения или организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, другой остается в архиве.

Приложение N 1 к п. 2.2.3

РЕЕСТР на передачу входящих документов с пометкой "Лично"

Дата поступления конверта

КонсультантПлюс: примечание При определении объема документооборота подсчитывается раздельно количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражается дробью, в которой числитель обозначает количество основных документов, знаменатель - количество экземпляров (копий) документов. При подсчете учитываются только зарегистрированные в установленном порядке документы.

Приложение N 16 к п. 3.2.3, 4.4.3

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА

Приложение N 17 к п. 3.2.3

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА (Приказ, черно-белое изображение)

Приложение N 18 к п. 3.2.3

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА (Распоряжение, черно-белое изображение)

Приложение N 19 к п. 3.2.3

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА (Совместный приказ, черно-белое изображение)

Приложение N 20 к п. 3.2.6

ЖУРНАЛ учета номерных бланков Судебного департамента с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

Об утверждении Положения о служебных командировках лиц, замещающих муниципальные должности и должности муниципальной службы внутригородского муниципального образования города Севастополя Балаклавский муниципальный округ

О Законе Республики Крым "Об установлении величины прожиточного минимума пенсионера в Республике Крым на 2015 год"

Об определении уполномоченного органа по работе с федеральной государственной информационной системой "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)"

О проекте закона Республики Крым "О внесении изменений в Закон Республики Крым от 21 августа 2014 года N 54-ЗРК "Об основах местного самоуправления в Республике Крым

О Соглашении в сфере недропользования

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы