инструкция по делопроизводству в чеченской республике

Правительства Чеченской Республики Утвердить прилагаемые: Инструкцию по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики далее и

ПРЕЗИДЕНТА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ЧЕЧЕНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

Руководителя Администрации Президента

и Правительства Чеченской Республики

от 28.04.2010 г.Грозный № 47-РА

Об утверждении Инструкции по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики

1. Утвердить прилагаемые:

1.1. Инструкцию по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики (далее – Инструкция по архиву) согласно приложению 1.

1.2. Положение о постоянно действующей экспертной архивной комиссии Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики согласно приложению 2.

2. Руководителям структурных подразделений Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики обеспечить строгое соблюдение Инструкции по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики.

3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Заместитель Председателя Правительства

Чеченской Республики – Руководитель

Администрации Президента и Правительства

Чеченской Республики М.С.Селимханов

Президента и Правительства

по архиву в Администрации Президента и
Правительства Чеченской Республики

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по архиву определяет порядок формирования, движения, хранения и использования архивных документов, а также общий порядок работы с архивными документами в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики (далее - Администрация).

1.2. Методическое обеспечение организации делопроизводства и контроль над соблюдением требований настоящей Инструкции по архиву в Администрации осуществляются департаментом делопроизводства и электронного документооборота Администрации (далее – департамент делопроизводства).

1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства архивных документов, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации (в соответствии с указом Президента Чеченской Республики от 21 февраля 2008 года № 62 (в редакции указов Президента Чеченской Республики от 21.02.2008 № 229, от 04.09.2008 № 273, от 16.09.2008 № 278, от 04.10.2008 № 305, от 21.10.2008 № 323, от 21.11.2008 № 371, от 23.12.2008 № 420, от 13.08.2009 № 264, от 16.11.2009 № 359, от 30.12.2009 № 411)) возлагается на их руководителей.

Ведение делопроизводства по архиву в подразделениях осуществляется ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Ответственные за делопроизводство отвечают за осуществление контроля за соблюдением требований настоящей Инструкции.

На ответственного по делопроизводству возлагаются следующие функции:

оформление архивных документов с проставлением соответствующих отметок, проверка соответствия количества документов, полученных подразделением, количеству документов, внесенных в архивное дело;

передача исполненных документов на рассмотрение руководителю подразделения для их списания в архив;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных документах;

составление номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в сектор архива департамента делопроизводства;

проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами.

1.4. При работе с документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных правовыми актами.

1.5. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.6. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передать через ответственного за делопроизводство подразделения находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику, определенному руководителем подразделения.

1.7. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство подразделения.

1.8. Об утрате или неисправимом повреждении документа немедленно докладывается руководителю подразделения, ответственному за делопроизводство и в департамент делопроизводства. Руководителем подразделения организуется служебная проверка по факту утраты или неисправимом повреждении документа, о результатах которой информируются руководство Администрации и директор департамента делопроизводства.

1.9. Сотрудники Администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции по архиву, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.10. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

1.11. Обработка секретной информации, подготовка секретных документов и изготовление их копий осуществляются только на специальных технических средствах.

II. Состав архивных документов

2.1. В состав архивных документов входят:

2.1.1. Законченные делопроизводством документы структурных подразделений Администрации.

2.1.2. Документы ликвидированных комитетов, отделов, управлений и подразделений, входивших в структуру Администрации Чеченской Республики, Аппарата Главы Администрации и Правительства Чеченской Республики, Аппарата Президента и Правительства Чеченской Республики и Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики.

2.1.3.Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи дел, указатели, обзоры, картотеки и др.)

III. Архивохранилище Администрации

3.1. Архивохранилище Администрации переназначено для хранения архивного фонда Администрации.

3.2. Архивохранилище размещается в отдельном охраняемом служебном помещении, отвечающем требованиям по безопасности (исключающим несанкционированный доступ к архивным документам) и по условиям хранении архивных документов (температурно-влажностный режим).

IV. Формирование дел, составление номенклатуры дел, передача их в архив, использование архивных документов

4.1. Составление номенклатуры дел

4.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

4.1.2. Номенклатура дел Администрации, разработанная в соответствии с установленными правилами, предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

4.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об Администрации и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, нормативно-правовыми документами и номенклатурой дел за предшествующие годы (изучаются документы, образующиеся в процессе деятельности Администрации, их виды, состав и содержание.

4.1.4. В Администрации составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 1) и сводная номенклатура дел Администрации (приложение № 2).

В делах переписки после индекса проставляется буквенное обозначение категории срока хранения:

«а» - дела переписки постоянного хранения;

«б» - дела переписки временного хранения, не подлежащие передаче в архив.

4.1.6.Номенклатура дел структурного подразделения Администрации составляется не позднее 15 ноября текущего года сотрудником, ответственным за делопроизводство в этом подразделении, согласовывается с сектором архива, подписывается руководителем подразделения и представляется в сектор архива департамента делопроизводства и электронного документооборота Администрации.

4.1.7. Вновь созданное подразделение Администрации в течение календарного года должно разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в департамент делопроизводства и электронного документооборота Администрации (далее – департамент делопроизводства) для ее последующего включения в сводную номенклатуру дел.

4.1.8. Сводная номенклатура дел Администрации составляется сектором архива департамента делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений Администрации.

4.1.9. Сводная номенклатура дел Администрации согласовывается с архивным управлением Правительства Чеченской Республики. В случае отсутствия существенных изменений по сравнению с номенклатурой дел, согласованной ранее с архивным управлением Правительства Чеченской Республики, новое согласование проводится не реже одного раза в 5 лет.

4.1.10. Сводная номенклатура дел на следующий год подписывается директором департамента делопроизводства, членами экспертной архивной комиссии Администрации (далее - ЭК) и не позднее 15 декабря текущего года представляется Руководителю Администрации на утверждение.

4.1.11. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

4.1.12. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел департамента делопроизводства. Второй используется руководством департамента делопроизводства, третий - сектором архива департамента делопроизводства, четвертый - в архивном управлении Правительства Чеченской Республики.

4.1.13. В течение календарного года по согласованию с директором департамента делопроизводства в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации.

4.1.14. Названиями разделов номенклатуры дел Администрации являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации.

4.1.15. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела формулировок типа «разные материалы», «общая переписка» и т.п. а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов.

4.1.16. Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке.

В первой графе «индекс подразделения» проставляется утвержденный Руководителем Администрации для соответствующего подразделения Администрации цифровой индекс (код) подразделения.

Например: 04-07-индекс структурного подразделения.

Во второй графе «индекс вопроса» проставляется индекс дела. Каждое дело, заголовок которого включен в номенклатуру, имеет свой индекс. Индекс дела состоит из установленного в Администрации обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 04-07-10, где 04-07 – индекс структурного подразделения, 10 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел (переписка с вузами).

Если структурное подразделение, в свою очередь, имеет структурные подразделения, это находит отражение в индексе вопроса (дел).

Например: 04-07-01-19, где 04-07 – обозначение структурного подразделения, 01-обозначение структурного подразделения департамента (отдела), 19-порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В третью графу номенклатуры «заголовок дела» включаются заголовки дел, заводимых в Администрации. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется прежде всего степенью важности документов, составляющих дела, а также их взаимосвязью.

Заголовки дел следует располагать в следующей последовательности:

заголовки дел, содержащих организационные документы (Устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции);

заголовки дел, содержащих распорядительные документы (сначала располагают заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов (организаций), затем распорядительные документы руководителей структурных подразделений);

заголовки дел плановой документации;

заголовки дел отчетной документации;

документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;

заголовки дел, заведенных по корреспондентскому или географическому признакам (вносят в номенклатуру дел в алфавитном порядке);

номенклатура дел структурного подразделения;

В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» («ДСП»), журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

Не допускается формулировать заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности, с различными сроками хранения. Например: недопустимо заголовок дела формулировать следующим образом: «Годовые отчеты министерств Чеченской Республики, переписка о предоставлении отчетов с министерствами Чеченской Республики», так как годовые отчеты хранятся постоянно, а переписка о предоставлении отчетности хранится до десяти лет и после окончания срока хранения должна быть уничтожена.

Поэтому данное дело должно быть разделено на два.

Первое дело должно иметь заголовок «Годовые отчеты министерств Чеченской Республики»; второе – «Переписка о предоставлении отчетов с министерствамиЧеченской Республики».

Если документ не окончен делопроизводством в текущем году или такой документ в деле, продолжающемся более одного года (переходящее дело), его следует вносить в номенклатуру каждого года до тех пор, пока вопрос не будет решен окончательно.

В конце каждого раздела номенклатуры необходимо включать несколько резервных номеров, так как в течение года номенклатура может быть дополнена новыми делами. Это означает, что в графе «индекс дела» ставят индексы, а остальные графы заполняются, если дело в течение года заводится. Если дела не заводятся, графы остаются пустыми. Приказ о включении дела в номенклатуру не издается. Обычно включают два или три резервных номера.

В номенклатуру не включают печатные издания (справочники, сборники и т.д.).

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал) и наименование вида документов (указы, распоряжения, постановления, приказы, протоколы, договоры и т.д.);

название организации или структурного подразделения (автор документа), например: Протоколы заседания Правительства Чеченской Республики,распоряжения Руководителя Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики;

корреспондент, название организации, которой адресуют и от которой получают документы (адресат или корреспондент документа), например: Переписка с мэрией г.Грозного; переписка с министерством финансов Чеченской Республики;

вопрос или краткое содержание документов дела, например: Переписка о восстановлении железной дороги;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, например: Переписка о поставке мягкой мебели с мебельными фабриками Пермского края;

дата (или период), к которым относятся документы дела (чаще указывается период), например: Годовые отчеты министерства транспорта и связи Чеченской Республики;

указание на наличие в деле копий документов; в делах могут помещаться копии документов, необходимые для оперативного наведения справок в организации или структурных подразделениях (в этом случае пишется по установленным правилам заголовок дела, в конце которого ставится точка, а затем пишут слово «Копии», например: Годовые отчеты министерства здравоохранения Чеченской Республики. Копии).

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

В одно дело могут быть помещены документы по одному вопросу, не связанные последовательностью его решения или являющиеся приложением к какому-либо документу. В этом случае заголовок дела начинается со слова «документ». В конце заголовка в скобках обязательно указывают виды документов, помещенных в дело,

например: Документы о проведении выставки «Информационные технологии» (планы, списки участников, буклеты); Документы к протоколам заседания технического совета (проекты решений, доклады, справки, планы, отчеты).

Термин «Документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

В заголовках дел, предназначенных для документов одной разновидности, эта разновидность указывается в единственном или множественном числе,

например: Журнал учета выдачи удостоверений. Протоколы заседаний Правительства Чеченской Республики. Приказы Руководителя Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики.

При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке,

например: Протоколы и стенограммы заседаний Правительства Чеченской Республики.

Термин «Переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций. В заголовках дел, содержащих переписку, элементы заголовка обязательно отражают, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, их не перечисляют, а указывают обобщенно,

например: Переписка с министерством финансов Чеченской Республики об утверждении бюджета Чеченской Республики на 2010 год.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, корреспонденты не перечисляются,

например: Переписка об организации совещаний по вопросам обслуживания ветеранов.

Если переписка ведется только одним корреспондентом, в заголовке дела указывается только он или обобщенное видовое название без конкретного перечисления,

например: Переписка с мэрией г.Грозного по вопросам строительства жилых домов.Или:Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве.

Для внутренних документов используется краткое название Администрации (структурного подразделения) или приводится общее видовое название.

Например: Протоколы заседаний Правительства Чеченской Республики.

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа,

например: Распоряжения Председателя Правительства Чеченской Республики за 2009 год.

Если в заголовке дел необходимо обозначить административно-территориальную единицу, нужно соблюдать следующие условия:

а) если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а пишут их общее видовое название,

например: Переписка с директорами средних школ муниципальных образований Чеченской Республики о льготном питании школьников;

б) если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела,

например: Переписка с Чири–Юртовским цементным заводом о поставке цемента.

В заголовках дел, в которых помещают плановую или отчетную документацию, следует указать период - год, месяц, квартал - на (за) который составлены планы или отчеты,

например: Планы работы Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики за 2010 год.

Отчет департамента отраслевой политики Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики заIквартал 2010 года.

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр),

например: Личные карточки (форма Т-2).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

В четвертой графе «срок хранения» указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем Архивной службы Российской Федерации.

Документы могут храниться:

кратковременно (до 10 лет);

долговременно (свыше 10 лет).

Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 20 лет; 15 лет; 10 лет; 5 лет; 3 года, 1 год.

Запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения. Если в деле имеются документы разного срока хранения, оно должно храниться по документу большего срока хранения.

Например, в деле есть документы со сроками хранения 3 года и 5 лет. Это дело будет храниться 5 лет.

Сроки хранения документов разрешается уточнять в процессе экспертизы ценности документов.

В номенклатуре дел, проставляя срок хранения, в четвертой графе (так же, как в Перечне) можно поставить отметку «до минования надобности» (ДМН) для дела, документы в котором имеют только практическое значение. Срок хранения таких дел определяется членами экспертно-проверочной комиссии (срок не может быть менее года).

Сокращать сроки хранения, установленные данным Перечнем в номенклатуре дел, запрещается. Повысить срок хранения разрешается, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации. В этом случае работник, ответственный за составление номенклатуры дел, должен обратиться в экспертную комиссию. Только в случае положительного решения, зафиксированного в протоколе экспертной комиссии, можно проставить в 4 графе увеличенный срок.

Проставляя срок хранения документов, помещенных в дело по соответствующему Перечню, необходимо обязательно указать статью по Перечню, в которой установлен этот срок.

На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии.

Пятая графа «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению по истечении срока хранения; передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения; месте хранения; о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

4.1.17. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.п. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению № 3 к настоящей Инструкции по архиву.

4.2. Формирование дел в подразделениях, оформление документов, законченных делопроизводством

4.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

При формировании дел следует обращать внимание на правильное оформление всех реквизитов, а главное - на наличие в документах подписей.

4.2.2. Законченные делопроизводством документы сдаются в
10-дневный срок исполнителем сотруднику группы делопроизводства подразделения, который формирует их в дела.

Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по архиву и списаны исполнителем в дело с отметкой о решении вопроса, указанием срока хранения и даты списания. Отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа (которым решен вопрос) на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. Не допускается проставление отметки о списании в дело на оформленной резолюции.

Срок хранения документов определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

Исполненные документы формируются в отдельные дела, комплексные дела и дела переписки.

Отдельные дела заводятся на акты Президента и Правительства Чеченской Республики, выписки из протоколов заседаний Правительства, на акты и проекты республиканских законов, внесенные Президентом Чеченской Республики и Правительством Чеченской Республики.

В отдельные дела включаются инициативные письма, проекты актов, заключения на эти проекты, справки департаментов, листы согласования и другие материалы, связанные с подготовкой указанных документов, а также копии принятых республиканских законов, актов Президента Чеченской Республики и Правительства Чеченской Республики, документов (программ, положений, планов, норм, договоров и т.п.) и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства, Президиума Правительства, совещательных и координационных органов Правительства Чеченской Республики.

4.2.5. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органов исполнительной власти Чеченской Республики, все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

4.2.6. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

4.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление в необходимых случаях внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

4.2.8. Документы, составляющие дела, прошиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из документов удаляются (с разрешения Руководителя Администрации разрешается привлекать сторонние организации для прошивки дел).

4.2.9. Комплексные дела заводятся на несколько актов Президента и Правительства Чеченской Республики по одному вопросу или по однородным вопросам, имеющим небольшое количество материалов. Комплексному делу дается обобщенный заголовок.

4.2.10. Отдельные и комплексные дела относятся к тому календарному году, в котором приняты документы, на которые заведены эти дела.

4.2.11. Дела переписки заводятся по вопросам, решенным оформленными резолюциями Президента, Председателя Правительства Чеченской Республики, заместителей Председателя Правительства или Руководителя Администрации по рассмотренным документам и их письмам, а также по вопросам, рассмотренным в подразделении.

Документы подшиваются в дела переписки того календарного года, в котором решен вопрос.

4.2.12. В отдельные и комплексные дела формируются документы с постоянным сроком хранения.

Дела переписки заводятся отдельно для документов с постоянным сроком хранения и отдельно для документов с временным сроком хранения.

4.2.13. Дела в структурных подразделениях Администрации формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

4.2.14. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

в дело включается один экземпляр каждого документа;

каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;

в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий и др.);

дело не должно превышать 150 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «т.1», «т.2» и т.д.;

внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам);

приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 150 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.;

при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело;

при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей; подклеивать документы необходимо только клеем ПВА;

не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов.

1) Нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к ним приложениями.

2) Положения, инструкции, правила и т.п. являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами; если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.

3) Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам, начиная с января; документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно.

4) Постановления, распоряжения Правительства Чеченской Республики формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания.

5) Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседания Правительства Чеченской Республики, протоколы заседания комиссий, протоколы собраний и т. д.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, стенограммы, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов.

6) Переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату.

Для дел переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме (приложение № 4). В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле и проставляется пометка «В архив», которая заверяется подписью руководителя подразделения. Внутренняя опись в дело не подшивается, а вкладывается.

Для дел переписки временного срока хранения составляется краткий перечень (регистрационный номер и дата регистрации) документов, включенных в дело.

На лицевой стороне последнего листа отдельного дела, подготовленного для передачи в сектор архива департамента делопроизводства, в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется пометка «В архив», которая заверяется подписью руководителя подразделения.

В комплексном деле пометка «В архив» проставляется на последнем листе каждого раздела.

Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждый том.

Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архив на последнем листе тома.

7) Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним.

Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2002 год, составленный в 2003 году, подшивается в дело 2002 года, а не 2003 года; план на 2004 год, составленный в 2003 году, - в дело 2004 года.

Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены.

Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

8) При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы исполнительных органов и их заявления и жалобы по личным вопросам.

Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке.

9) документы организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в Администрацию, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям.

10) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, организаций.

11) законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного служащего отдельно, документы в них группируются в следующей последовательности:

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

дополнение к анкете;

копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации (переподготовку), наличие ученой степени и ученого звания, если таковые имеются;

копии документов о награждении государственными и иными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий;

справка из органов государственной налоговой службы о доходах и имуществе, принадлежащем гражданину, поступающему на государственную гражданскую службу Чеченской Республики, на праве собственности, являющихся объектами налогообложения;

медицинское заключение о состоянии здоровья;

решение конкурсной комиссии исполнительного органа (если гражданин принят на государственную службу Чеченской Республики по результатам конкурса);

постановление Парламента Чеченской Республики о согласии на назначение отдельных должностных лиц исполнительных органов Чеченской Республики;

личное заявление гражданина о поступлении на государственную службу Чеченской Республики;

трудовой договор (контракт);

копия или выписка приказа (постановления, распоряжения) о назначении (приеме на работу) на должность государственной службы Чеченской Республики, копия приказа (постановления, распоряжения) о вступлении в должность лица, замещающего государственную должность Чеченской Республики;

типовой договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне;

аттестационные листы государственного служащего Чеченской Республики, прошедшего аттестацию, и отзывы (характеристики) на него;

копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий Чеченской Республики;

копии приказов (распоряжений, указов) о присвоении квалификационных разрядов, классных чинов;

копии документов о поощрении;

копии решений конкурсной комиссии о результатах конкурса на замещение вакантной должности государственной службы;

заявление гражданина об увольнении с государственной гражданской службы Чеченской Республики;

выписка или копия приказа (постановления, распоряжения) о переводе на другую должность и прекращении государственной службы Чеченской Республики;

копии приказов (постановлений, распоряжений) о включении в резерв кадров (или исключении из него) для замещения должностей государственной гражданской службы Чеченской Республики;

копия запроса о передаче личного дела государственного служащего Чеченской Республики в случае его увольнения или перевода на новое место государственной службы;

лист проверки личного дела;

лист ознакомления с личным делом;

лист – заверитель дела;

сведения об изменении фамилии, семейного положения (заносятся в дополнение к анкете и заверяются печатью организации и подписью должностного лица при закрытии дела в делопроизводстве).

Внутри перечисленных групп документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления.

12) Личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела.

13) Лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно; внутри дела располагаются по фамилиям в алфавитном порядке. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета.

14) Трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.

4.2.15. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела.

4.2.16. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

4.2.17. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом порядке.

Учет дел в подразделениях ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел. По окончании года журнал регистрации дел распечатывается (приложение № 5) и хранится в группе делопроизводства.

4.3.2. Журнал регистрации дел формируется в начале календарного года на основании сводной номенклатуры дел Администрации.

Журнал регистрации дел содержит перечень дел переписки и дел по организационным вопросам деятельности подразделения.

Отдельные и комплексные дела, заводимые по мере выхода актов Президента Чеченской Республики и Правительства Чеченской Республики, включаются группой делопроизводства в журнал регистрации дел в течение календарного года.

В журнал регистрации дел включаются также каждый том из состава многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения.

Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в пределах календарного года.

4.3.4. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передать через группу делопроизводства подразделения находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

4.3.5. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы в группу делопроизводства подразделения.

4.4. Подготовка документов к последующему
хранению и использованию.

4.4.1. Завершенные дела постоянного срока хранения сдаются в сектор архива департамента делопроизводства, который осуществляет дальнейшее хранение этих документов.

4.4.2. Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях Администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

4.4.3. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях Администрации несут руководители служб подразделений, осуществляющих хранение документов.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

проведение экспертизы ценности документов;

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

4.4.4. Подготовка документов для передачи в архив Администрации для последующего хранения и использования осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации.

4.4.5. Прием дел в архив организации осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения Администрации.

4.5. Экспертиза ценности документов.

4.5.1. Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

4.5.2. Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

4.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная архивная комиссия Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики (далее - ЭК) и, при необходимости, - экспертные комиссии в структурных подразделениях Администрации (Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики - приложение № 6).

4.5.4. Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях Администрации членами экспертной комиссии и работниками структурных подразделений для установления научной, исторической и практической значимости документов.

4.5.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для подготовки к передаче в архив Администрации;

отбор документов временного срока хранения (до 10 лет) и с пометками «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой «До минования надобности»).

4.5.6. В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

4.5.7. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании Перечня архивной службой России, с указанием сроков их хранения, и номенклатуры дел Администрации путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения и временного (более десяти лет) сроков хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов, документы, подлежащие возврату, и с временными сроками хранения.

4.5.8. Некоторые виды документов имеют по типовым перечням срок хранения с отметкой «ЭК». Отметка «ЭК», поставленная в перечне рядом с указанным сроком хранения к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться на архивное хранение.

Дела с пометкой «ЭК», содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Они подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению, которые присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Администрации.

4.5.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе «Примечание») делается соответствующая отметка, например: Уничтожено 02.04.2004 или Передано на хранение в архив Администрации по описи 04.02.2004 и т.п.

4.6. Оформление дела, нумерация листов.

4.6.1. Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу при передаче из структурных подразделений на хранение в архив Администрации подлежат полному оформлению сотрудниками структурного подразделения.

4.6.2. Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:

подшивку или переплет дела;

составление внутренней описи документов согласно приложению № 4;

нумерацию листов дела;

составление листа - заверителя дела согласно приложению № 6;

оформление обложки дела.

4.6.3. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой (порядковой) нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается.

4.6.4. При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: 1а, 1б.

4.6.5. В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

4.6.6. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

4.6.7. Лист-заверитель составляется по установленной форме (приложение № 7), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

4.6.8. Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

4.6.9. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

4.6.10. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

4.6.11. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

4.6.12. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

4.6.13. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

4.6.14. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

4.6.15. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

4.6.16. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

4.6.17. Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

4.6.18. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 4). Общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе «Количество листов раздела». К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе-заверителе дела указываются через знак «+».

Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Дела постоянного хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах или закрытых помещениях.

4.7. Оформление обложки дела.

4.7.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению № 7.

На обложке дела помещаются следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения, где оформлялось дело;

номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;

начальная и конечная даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

фамилии исполнителя и сотрудника, сформировавшего дело.

На корешке и внутренней стороне обложки дела указываются номер дела (том) и год.

4.7.2. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.

4.7.3. Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. Название структурного подразделения указывается по тем же правилам. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.

4.7.4. Номер дела состоит из индекса подразделения, индекса по номенклатуре дел и порядкового номера по журналу регистрации дел.

4.7.5. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Заголовок отдельного дела должен, как правило, соответствовать заголовку акта Президента Чеченской Республики, Правительства Чеченской Республики или Руководителя Администрации. В случае необходимости для более полного отражения содержания подшитых в дело документов заголовок дела может быть уточнен.

Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова и сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов, органов исполнительной власти Чеченской Республики и учреждений.

Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже.

4.7.6. При изменении наименования Администрации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого исполнительного органа, а прежнее наименование исполнительного органа (структурного подразделения) заключается в скобки.

4.7.7. При объеме дела более 150 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например:

Распоряжения Председателя Правительства Чеченской Республики, № 1-100 т.1.

4.7.8. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается наличие копий.

4.7.9. На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год.

Например: 5 мая 2004 года

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты.

4.7.10. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

4.7.11. Начальной датой дела является дата самого раннего документа, внесенного в дело, конечной датой - дата самого позднего документа. При этом учитываются даты регистрации входящего и исходящего документов и дата акта Президента или Правительства Чеченской Республики.

Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и дела - в архив.

При написании крайних дат на обложках отдельных и комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»

4.7.12. Если делом является журнал регистрации указов, постановлений, распоряжений, приказов и т.п. то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

4.7.13. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

4.7.14. Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено.

4.7.15. Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Например: [не ранее 2008 г. ]; [не ранее апреля - не позднее мая 2007 г. ]; [не ранее 25июня 2006 г. ]; 15 [января] 2008 г.; 16 августа [2005 г.];[22 сентября 2009 г.? ].

4.7.16. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

4.7.17. Обложка дела оформляется черными чернилами. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела проставляются на обложке штампом. Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела.

4.8. Составление и оформление описей и актов.

4.8.1. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой законченной нумерацией.

4.8.2. По окончании календарного года на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сотрудником группы делопроизводства, в соответствии с записями в журнале регистрации дел, формируется опись дел, которая распечатывается в 2-х экземплярах. Один экземпляр описи передается вместе с документами в сектор архива, осуществляющий хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись.

4.8.3. Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел.

4.8.4. В опись дел постоянного срока хранения (приложение № 8) включаются все заведенные дела в порядке возрастания их номеров по реестру. При этом каждый том, в том числе сформированные в отдельные тома приложения к делам, вносится в опись отдельной позицией с присвоением очередного порядкового номера.

Если в опись дел включаются дела по вопросам, находящимся на контроле, указываются только номер дела и заголовок, а в графе «Примечание» делается пометка «н/к» (на контроле).

4.8.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел и также должны соответствовать заголовкам дела на обложке;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке и пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

4.8.6. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год смотри также в разделе описи за + год, дело № +», которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.

4.8.7. Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д.

4.8.8. Описи дел подписывают сотрудник группы делопроизводства подразделения (с указанием даты их составления) и сотрудник сектора архива департамента делопроизводства, осуществлявший прием дел (с указанием даты приема). Первый экземпляр подписанной описи остается в архиве, а второй хранится в подразделении 10 лет.

4.8.9. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации, которую готовит сектор архива департамента делопроизводства и по которой проводится архивация дел на постоянное хранение в Администрации.

4.8.10. Описи составляются отдельно на следующие виды дел:

дела постоянного срока хранения;

дела временного (свыше десяти лет) срока хранения;

дела по личному составу.

4.8.11. Сектором архива департамента делопроизводства на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел Администрации.

4.8.12. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

4.8.13. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению № 9.

4.8.14. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

4.8.15. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

4.8.16. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

4.8.17. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

4.8.18. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре Администрации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

4.8.19. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия.

4.8.20. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу.

4.8.21. В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

4.8.22. Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности Администрации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке.

4.8.23. Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

4.8.24. Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.

4.8.25. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению экспертной комиссией (ЭК), после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «СОГЛАСОВАНО» с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.

После утверждения годового раздела экспертной комиссией опись утверждается руководителем Администрации.

4.8.26. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда.

4.8.27. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись (приложение № 3) и лист- заверитель (приложение № 7).

4.8.28. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению № 10.

4.8.29. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

название описи, которая включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

4.8.30. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается.

4.8.31. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

4.8.32. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях Администрации.

4.8.33. Порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется по форме согласно приложению № 11.

4.8 34. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

4.8.35. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

4.8.36. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения печатается в двух экземплярах.

4.8.37. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению № 12. Порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

4.8.38. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

4.8.39. Вышеперечисленные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. На личные дела государственных служащих составляется отдельная опись, независимо от того, что они хранятся в течение десяти лет в структурных подразделениях.

4.8.40. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и работником кадровой службы и представляется на рассмотрение экспертной комиссии. После одобрения экспертной комиссией он утверждается Руководителем Администрации.

4.8.41. Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения передаются в архив по окончании календарного года в соответствии с графиком, утверждаемым директором департамента делопроизводства.

4.8.42. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в подразделение для переоформления, которое осуществляется ответственным за делопроизводство структурного подразделения Администрации в 10-дневный срок.

4.8.43. По указанию руководителя подразделения к сданному в архив делу группой делопроизводства могут быть приобщены дополнительные документы, оформленные в соответствии с требованиями пункта 19.2.2 настоящей Инструкции по архиву.

4.8.44. При перешивке документов из одного сданного в архив дела переписки в другое во внутренней описи и на разделителе указывается, в какое дело перешиты документы. Нумерация пунктов в деле не меняется.

4.8.45. Дела временного срока хранения хранятся в подразделении в течение года, а затем уничтожаются по акту (приложение № 13), который согласовывается с департаментом делопроизводства и утверждается руководителем подразделения Администрации. К акту прилагаются краткие перечни документов, включенных в дела переписки временного срока хранения.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2004 года.

4.8.46. Расшифрованные стенографические записи заседаний Правительства формируются в дела и передаются на архивное хранение по окончании календарного года.

4.8.47. Личные дела сотрудников Администрации формируются кадровым подразделением в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела.

4.8.48. На лицевой стороне последнего листа отдельного дела, подготовленного для передачи в департамент делопроизводства, в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется пометка «В архив», которая заверяется подписью руководителя подразделения.

В комплексном деле пометка «В архив» проставляется на последнем листе каждого раздела.

Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждый том. Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архив на последнем листе тома.

4.9. Оперативное использование архивных документов.

4.9.1. Сотрудники Администрации в целях исполнения своих должностных обязанностей могут допускаться к работе с архивными делами и документами, находящимися на архивном хранении в секторе архива департамента делопроизводства.

4.9.2. Архивные дела и документы предоставляются сотрудникам подразделений для работы в помещении архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне этого помещения под расписку в учетной карточке выдачи документов.

Архивные дела подразделений Администрации предоставляются сотрудникам подразделений, из которых переданы документы на архивное хранение.

4.9.3. Сотрудникам других подразделений Администрации архивные дела предоставляются с согласия руководителя (его заместителя) подразделения, из которого переданы дела и документы в архив, а в случае ликвидации этого подразделения - с разрешения Руководителя Администрации или его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей), либо директора департамента делопроизводства.

Сотрудники Администрации несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.

Изъятие документов из дел, передача сотрудниками подразделений архивных документов или их копий сотрудникам других организаций запрещается.

4.9.4. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

Подлинники актов Президента и Правительства Чеченской Республики, протоколов заседаний Правительства, протоколов заседаний координационных и совещательных органов Правительства, соглашений с органами государственной власти субъектов Российской Федерации и указатели рассылки этих документов из архива не выдаются.

4.9.5. Выдача копий архивных документов из сектора архива структурным подразделениям осуществляется с разрешения директора департамента делопроизводства в соответствии с письменной заявкой (приложение № 14).

4.9.6. Если копии находящихся на хранении актов и иных архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов, необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан, то они предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам.

4.9.7. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя Администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

4.10. Ревизия состояния архивных дел.

4.10.1. Ежегодно в секторе архива проводится ревизия дел в целях обеспечения сохранности документов. Не реже одного раза в год ЭК проводится выборочная проверка наличия и состояния дел в секторе архива.

4.10.2. При утрате дел в делопроизводстве структурных подразделениях Администрации составляется акт согласно приложению №14. Указанный акт утверждается Руководителем Администрации и составляется в четырех экземплярах.

4.10.3. Персональная ответственность за сохранность документов в секторе архива возлагается на заведующего сектором архива.

4.11. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации исполнительных органов.

4.11.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов структурных подразделений исполнительных органов при их ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации исполнительных органов.

4.11.2. Передача документов ликвидируемых структурных подразделений осуществляется ликвидационной комиссией. В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель департамента делопроизводства.

4.11.3. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации:

документы постоянного срока хранения и документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на хранение в сектор архива Администрации с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленных ликвидационной комиссией;

документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации структурного подразделения, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке.

4.11.4. Перед передачей документов структурных подразделений, в случае ликвидации или реорганизации Администрации, проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении структурного подразделения и в секторе архива.

Если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемое структурное подразделение или орган организуют устранение указанных нарушений.

на _________ год

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед.хранения,

(цифрами и прописью)

с № __________ по № ________. в том числе:

литерные номера: __________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи

работника службы кадров Личная подпись Расшифровка подписи

руководителя архива или лица,

ответственного за хранение

архивных документов Личная подпись Расшифровка подписи

Протокол экспертной комиссии исполнительного органа государственной власти Чеченской Республики

от _____________ № ________

Правила оформления актов

Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги шрифтом размером № 14 и имеет следующие реквизиты:

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта.

Гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДАЮ», которое печатается прописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки.

Слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица, утвердившего документ, расшифровка подписи и дата разделяются межстрочным интервалом 18 пт.

Наименование вида документа – АКТ. Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.

Номер печатается арабскими цифрами после слова «АКТ» на той же строке.

Заголовок акта отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен соответствовать тексту акта, например:

О выделении к уничтожению документов и дел,

не подлежащих дальнейшему хранению

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 36 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт.

Текст акта состоит из 2 частей – вводной и констатирующей.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составляющей акт.

Вводная часть текста акта начинается словом «Основание:», после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок. Наименование документа печатается в именительном падеже, например:

Основание: приказ заместителя Председателя Правительства Чеченской Республики – Руководителя Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики от 27 мая 2005 года № 975 «О проведении инвентаризации организационной техники, установленной в структурных подразделениях Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики».

С новой строки от левой границы текстового поля документа печатается слово «Составлен» и ставится двоеточие. Далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта или состав комиссии, например:

Составлен: Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О.

Председатель: Фамилия И.О.

Члены комиссии: Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилия И.О. Фамилия И.О.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и суть работы, проделанной составителями акта, ее результаты.

В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены, например:

Акт составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр – департамент делопроизводства и электронного документооборота,

2-й экземпляр – департамент финансов.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт.

Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, например:

Председатель комиссии подпись И.О.Фамилия

Члены комиссии: подпись И.О.Фамилия

Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой «Замечания прилагаются».

Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Образцы актов прилагаются.

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих дальнейшему хранению

Основание: (название документа, его дата и номер).

Составлен: (инициалы и фамилии лиц, составивших акт).

Присутствовали: (инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта).

Руководствуясь перечнем документов, подлежащих хранению до одного года, отобрали к уничтожению не имеющие научно-практической ценности и утратившие практическое значение следующие документы:

(наименование подразделения Администрации Президента и Правительства)

о выделении к уничтожению документов с пометкой

«Для служебного пользования», не подлежащих

Основание: (название документа, его дата и номер).

Составлен: (инициалы и фамилия лиц, составивших акт).

Присутствовали: (инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта).

Руководствуясь перечнем документов с пометкой «Для служебного пользования», подлежащих хранению до одного года, отобрали к уничтожению не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы:

(наименование подразделения Администрации Президента и Правительства)

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими единицами хранения ____________________________________

(номера ед.хр. и их групповые заголовки)

руководителя архива или лица,

ответственного за хранение

архивных документов Подпись Расшифровка подписи

Изменение в учетные документы внесены.

Лицо, ответственное за учет

и хранение архивных документов Подпись Расшифровка подписи

Департамент делопроизводства и

Администрации Президента и

Правительства Чеченской Республики

Прошу направить в _________________________________________________

указ, распоряжение Президента Чеченской Республики, постановление (распоряжение) Правительства Чеченской Республики от «___»__________________г. № ______________________в __________экз.

Исполнитель (должность) подпись И.Фамилия

Руководитель подразделения подпись И.Фамилия

Президента и Правительства

о постоянно действующей экспертной комиссии Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики по экспертизе ценности документов и уничтожению документов
с истекшим сроком хранения

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики по экспертизе ценности документов и уничтожению документов с истекшим сроком хранения (далее – экспертная комиссия, или ЭК) создается с целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определения сроков их хранения), включая управленческую, научно-техническую и другую специальную документацию, отбору дел в архив Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики на постоянное хранение и уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

1.2. Экспертная комиссия является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их Руководителем Администрации.

1.3. Персональный состав экспертной комиссии назначается из наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений Администрации; ее председателем является один из заместителей Руководителя Администрации, а секретарем – заведующий сектором архива.

1.4. В своей деятельности экспертная комиссия руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Чеченской Республики, Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», нормативными актами Федеральной архивной службы, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Президента Чеченской Республики, а также постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Чеченской Республики, описями дел и настоящим Положением. ЭК взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного управления Правительства Чеченской Республики.

2. Основные задачи экспертной комиссии

Основными задачами экспертной архивной комиссии являются:

1) проведение совместно с сектором архива департамента делопроизводства ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению документов с истекшим сроком хранения;

2) осуществление контроля за обеспечением сохранности, формированием и упорядочением документов, организацией работы с документами в структурных подразделениях Администрации;

3) внесение предложения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу; актов о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли;

4) участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел Администрации, проведении экспертизы ценности и подготовке документов для последующего хранения;

5) внесение на рассмотрение руководства Администрации предложений об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

3. Права экспертной комиссии

Экспертная комиссия имеет право:

1) в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Администрации по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих документов постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;

2) запрашивать от руководителей структурных подразделений письменную информацию о причинах утраты, порчи или уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

3) заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Администрации о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности дел постоянного и долговременного хранения, качестве оформления документов, соблюдении правил организации делопроизводства в Администрации, о причинах утраты документов;

4) принимать компетентные решения об отказе в приеме и возврате на доработку некачественно и небрежно подготовленных к сдаче в архив документов; решение оформляется протоколом ЭК, который должен быть подписан большинством членов комиссии;

5) приглашать на заседания экспертной комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов научных, общественных и иных организаций, работников архивного управления Правительства Чеченской Республики по согласованию;

6) информировать Руководителя Администрации по вопросам, относящимся к компетенции экспертной комиссии.

Экспертной комиссией не реже одного раза в год проводится выборочная проверка состояния дел в секторе архива департамента делопроизводства.

4. Организация работы экспертной комиссии

4.1. Экспертная комиссия работает по плану, утверждаемому на заседании ЭК.

4.2. Председатель ЭК подотчетен Руководителю Администрации.

4.3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости.

4.4. Решения экспертной комиссии оформляются протоколом и считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов экспертной комиссии.

Право решающего голоса имеют только члены экспертной комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

4.5. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией решений возлагаются на секретаря экспертной комиссии.

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы