Об управлении делопроизводства администрации Тульской области

Документ утратил силу

Документ по состоянию на февраль 2014 г.

В соответствии с Постановлениями губернатора области от 13.05.97 N 193 "О структуре и системе органов администрации Тульской области" и от 20.05.97 N 202 "О предельной численности администрации Тульской области" постановляю:

1. Утвердить Положение об управлении делопроизводства администрации области и его штатное расписание (приложения 1, 2).

2. Считать утратившим силу Постановление губернатора области - главы администрации от 28.02.97 N 85 "Об утверждении Положения, структуры и штатного расписания управления делопроизводства администрации области".

3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня подписания.

Губернатор Тульской области
В.А.СТАРОДУБЦЕВ

Приложение 1
к Постановлению губернатора
Тульской области
от 30.05.1997 N 221

1.1. Управление делопроизводства администрации области (далее именуется управление) является органом управления администрации Тульской области, осуществляющим государственную систему документационного обеспечения.

Управление в соответствии со структурой администрации Тульской области подчиняется непосредственно заместителю губернатора области - руководителю аппарата администрации.

1.2. Управление руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Тульской области, постановлениями областной Думы, постановлениями и распоряжениями губернатора Тульской области, поручениями заместителя губернатора области - руководителя аппарата администрации, инструкциями по делопроизводству, а также настоящим Положением.

1.3. Объектами функционального регулирования управления являются секретариаты губернатора области и его заместителей, структурные подразделения областной администрации, администрации городов и районов Тульской области.

Управление создает условия для расширения сферы влияния и охвата регулируемых объектов по созданию и обеспечению функционирования единой системы делопроизводства.

1.4. При осуществлении своих функций управление взаимодействует:

с органами и структурными подразделениями администрации области, получая от них и направляя им необходимые документы и информацию для работы;

со структурными подразделениями администрации области по вопросам организации и совершенствования работы в рамках единой системы делопроизводства, при подготовке и проведении заседаний президиума губернаторского совета и его расширенного состава, совета глав администраций, совещаний и других мероприятий, проводимых губернатором Тульской области;

с главным информационно-аналитическим управлением (ГИАУ) по вопросам внедрения, эксплуатации автоматизированной системы делопроизводства с применением персональных ЭВМ;

с государственно-правовым управлением по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

с хозяйственным управлением по вопросам обеспечения транспортом, средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, создания условий труда работникам управления;

совместно с управлением государственной службы и кадров организует учебу по вопросам делопроизводства для государственных служащих администрации области, повышения квалификации специалистов управления делопроизводства;

с администрациями городов и районов области по созданию единой системы делопроизводства.

1.5. Управление делопроизводства состоит на областном бюджете, имеет круглую печать со своим наименованием и штампы установленного образца.

1.6. Местонахождение управления: 300600, г. Тула, проспект Ленина, д. 2.

2.1. Основными задачами управления являются:

организация единой системы делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, администрациях городов и районов области, способствующей эффективному проведению экономических и социальных реформ в Тульской области;

совершенствование форм и методов делопроизводства на основе единой технической политики, применения современной вычислительной и организационной техники;

обеспечение своевременного приема, учета и отправления документов;

обеспечение оперативного и четкого прохождения документов, своевременного ознакомления, контроля за правильностью их оформления, исполнения, сохранности и подготовки к передаче в архив;

организация своевременного оформления и выпуска распорядительных актов губернатора области;

организация работы с документами и другими материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения в администрации области;

документационное и протокольное обеспечение проведения заседаний президиума губернаторского совета и его расширенного состава, совета глав администраций, совещаний, семинаров, встреч, проводимых губернатором Тульской области;

обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве губернатора области, подготовка и передача документов в государственный архив Тульской области;

проведение информационно-аналитической работы по документам;

разработка и введение в действие распорядительных актов губернатора области, инструкций и методических пособий по документированию управленческой деятельности в администрации области;

контроль за соблюдением требований инструкций по делопроизводству в администрации области;

организационно-методическое руководство подразделениями администрации области и оказание методической, практической помощи по вопросам делопроизводства органам местного самоуправления;

организация работы постоянно действующей экспертной комиссии по экспертизе ценности документов.

3.1. В соответствии с возложенными задачами управление осуществляет:

экспедиционную обработку входящей и исходящей корреспонденции;

регистрацию, распределение, подготовку к докладу руководству администрации области, обеспечение своевременного прохождения, ознакомления законодательных, нормативно - распорядительных документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания, Государственной Думы Федерального Собрания, Тульской областной Думы, служебной корреспонденции, формирование исполненных документов "в дело";

контроль за исполнением резолюций губернатора Тульской области и его заместителей по документам;

прием, регистрацию и отправление исходящих документов;

контроль за правильностью оформления, прохождения согласования проектов постановлений и распоряжений губернатора Тульской области;

оформление, выпуск постановлений и распоряжений губернатора Тульской области, создание фонда копий;

сверку наличия документов, находящихся на исполнении в структурных подразделениях;

контроль за сдачей документов государственными служащими при увольнении или переходе на работу в другое подразделение;

проведение аналитической работы по документам, систематическое информирование руководителей администрации области по этому вопросу;

ведение базы данных, учетно-справочной, информационно-поисковой работы по документам с применением ПЭВМ;

документационное обеспечение заседаний президиума губернаторского совета и его расширенного состава, совета глав администраций, аппаратных совещаний, проводимых губернатором Тульской области, регистрацию их участников, ведение, оформление и хранение протоколов;

обеспечение хранения и выдачи документов из текущих архивов отделов управления;

заверение копий постановлений и распоряжений губернатора Тульской области, служебных документов;

разработку сводной номенклатуры дел администрации области;

учет, сохранность принятых в архив губернатора области дел и документов, осуществление их фондирования, выдачу копий архивных документов, по истечении срока хранения - передачу в государственный архив;

комплектование архива губернатора области документами структурных подразделений администрации области, не являющихся фондообразователями госархива Тульской области, контроль за правильностью их оформления;

контроль и проверки деятельности структурных подразделений администрации области по ведению делопроизводства;

автоматизированную подготовку документов с применением персональных ЭВМ;

выполнение копировально-множительных работ, ведение учета размноженных документов с применением ПЭВМ;

организацию внедрения единой автоматизированной системы делопроизводства в управлении и структурных подразделениях администрации области с применением персональных ЭВМ, соединенных в локальную вычислительную сеть;

обмен информацией с администрациями городов и районов области с применением сети PIE-Net;

мероприятия по сокращению документооборота;

разработку инструкций, пособий, мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, по повышению исполнительской дисциплины государственных служащих;

проведение учебы, семинаров, консультаций и инструктажей различных категорий государственных служащих администрации области, органов местного самоуправления по вопросам организации и ведения делопроизводства;

переписку по вопросам, относящимся к компетенции управления;

подготовку предложений по составу и форме бланочной продукции, применяемой в делопроизводстве администрации области;

организацию дежурства специалистов управления и структурных подразделений администрации области по выполнению машинописных работ.

4.1. Управление для осуществления своих основных функций имеет право:

запрашивать и получать документы от структурных подразделений администрации Тульской области, органов местного самоуправления, предприятий, объединений, организаций, учреждений всех форм собственности;

требовать от структурных подразделений администрации области своевременного исполнения документов, представления всех необходимых материалов к заседаниям губернаторского совета, его президиума, совета глав администраций, совещаниям, встречам и другим мероприятиям, проводимым губернатором Тульской области;

возвращать исполнителям для доработки документы, оформленные с нарушением установленных правил; указания управления по устранению выявленных недостатков и нарушений в оформлении документов являются обязательными для структурных подразделений администрации области;

создавать комиссии из числа делопроизводственных работников администрации области для организации проверки структурных подразделений по ведению делопроизводства;

направлять руководителям администрации области справки, записки по итогам проверок соблюдения установленного порядка работы с документами в администрациях области, городов и районов области;

участвовать в пределах компетенции управления в совещаниях, заседаниях, проводимых губернатором Тульской области;

определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации, выступать заказчиком на выполнение другими организациями по договорам работ, связанных с совершенствованием делопроизводства в администрации области;

контролировать внедрение единой автоматизированной системы ведения делопроизводства в управлении и структурных подразделениях администрации области;

вносить предложения руководству администрации области о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

осуществлять контроль за работой офицера фельдслужбы, закрепленного за администрацией области по доставке, приему корреспонденции в адрес администрации области и отправлению документов;

функционально координировать работу группы специалистов информационно-аналитического управления в части внедрения и ведения автоматизированной системы документирования в управлении;

использовать системы связи и коммуникаций администрации области;

пользоваться в установленном порядке банками данных электронной информации администрации области;

распоряжаться в соответствии с действующим законодательством помещениями, имуществом и техническими средствами, закрепленными за ним на правах оперативного управления.

4.2. Финансирование деятельности управления осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, за счет средств бюджета Тульской области, предусматриваемых на содержание органов исполнительной власти Тульской области.

5.1. В управление входят следующие структурные подразделения:

отдел документационного обеспечения;

отдел прохождения документов (канцелярия);

архив губернатора области.

5.2. Положение об управлении, его структуру и штатное расписание утверждает губернатор области.

5.3. На правах оперативного управления по выполняемой функции подчиняются:

группа по внедрению и ведению автоматизированной системы документирования главного информационно-аналитического управления;

офицер отдела фельдсвязи по г. Туле.

5.4. Управление делопроизводства администрации области возглавляет начальник управления, назначаемый и освобождаемый от должности губернатором Тульской области по представлению заместителя губернатора - руководителя аппарата администрации области.

Должность начальника управления является высшей государственной должностью государственной службы категории "В" администрации Тульской области.

Государственный служащий, замещающий должность начальника управления, должен знать законодательные, нормативные правовые акты и основные нормативно-методические документы Российской Федерации и Тульской области по вопросам трудового законодательства, государственной службы, владеть основами организации управленческого труда и делопроизводства, иметь навыки руководящей работы с трудовыми коллективами, иметь высшее профессиональное образование по специализации замещаемой должности или образование, считающееся равноценным, с дополнительным высшим образованием по специализации государственной должности и стаж государственной службы на главных государственных должностях не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее пяти лет.

5.5. Начальник управления осуществляет руководство управлением делопроизводства на основе единоначалия:

действует от имени управления, представляя интересы перед всеми органами и организациями по вопросам, относящимся к компетенции управления, по доверенности губернатора Тульской области;

издает приказы по управлению в пределах своей компетентности;

делает представления в управление государственной службы и кадров о назначении, перемещении и освобождении от должности всех государственных служащих управления в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

утверждает положения о структурных подразделениях управления, должностные инструкции, порядок работы руководителей структурных подразделений и государственных служащих управления;

осуществляет контроль за качеством выполнения служебных обязанностей персоналом управления;

применяет к государственным служащим управления меры поощрения, утверждает надбавки к окладам и премии, налагает взыскания в соответствии с действующим законодательством;

обеспечивает соблюдение служебной дисциплины в управлении;

командирует государственных служащих управления в пределах области;

вносит предложения по профессиональной подготовке и переподготовке кадров управления;

определяет право доступа госслужащих к электронным банкам данных информации, формирующихся на машинных носителях в управлении;

устанавливает очередность перехода на автоматизированную технологию работы с документами;

информирует руководство администрации области о состоянии работы управления и доводит до государственных служащих управления документы и информацию, необходимые для качественного и своевременного выполнения задач и функций управления;

вносит предложения по совершенствованию структуры управления и штатного расписания;

распоряжается помещениями, имуществом и техническими средствами, закрепленными за управлением;

осуществляет функционально контроль за деятельностью государственных служащих, занимающихся вопросами делопроизводства в структурных подразделениях администрации области.

5.6. Начальник управления несет ответственность за качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на управление с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением.

5.7. Начальник управления имеет заместителя, являющегося одновременно начальником отдела документационного обеспечения, начальника отдела прохождения документов, которые назначаются и освобождаются губернатором Тульской области по представлению заместителя губернатора области - руководителя аппарата администрации.

5.8. Заместитель начальника управления - начальник отдела документационного обеспечения и начальник отдела прохождения документов несут ответственность за порученный участок работы в соответствии с положениями об управлении, отделах и их должностными инструкциями, выполняют поручения начальника управления.

5.9. Основные задачи (обязанности), полномочия, ответственность, а также профессионально-квалификационные требования к государственным служащим, замещающим должности государственных служащих управления, определяются настоящим Положением и должностными инструкциями государственных служащих.

Инструкция по делопроизводству аппарата правительства тульской области

• Фильмы
• Игры
• Музыка
• Софт
• Книги

Регламент Федерального Казначейства *. области; Управление Федерального казначейства по Тульской области. В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. Структура центрального аппарата Федерального казначейства. Инструкция по делопроизводству разрабатывается управлением. АДМИНИСТРАЦИЯ ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ * 15 май 2012. власти и аппарате правительства Тульской области». Описание результата предоставления государственной услуги. по делопроизводству и работе с обращениями граждан аппарата правительства Тульской. Закон Тульской области от 17.12.2007 № 930 «О регулировании. * 7) награждение Почетной грамотой правительства Тульской области;. (в ред. аппарате избирательной комиссии муниципального образования могут. и работы со служебной информацией, инструкцию по делопроизводству;.Портал правительства Тульской области // Органы власти. * Управление по делопроизводству и работе с обращениями граждан. Доморникова Татьяна Владимировна. Начальник управления. Tatyana.?§ ?¬?®? ?i * ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской. Аппарат правительства Тульской области * Управление по делопроизводству и работе с обращениями граждан · Электронная приёмная · Контактная. Аппарат правительства Тульской области. Портал правительства Тульской области // Органы власти. * Аппарат правительства Тульской области · Главное управление государственной. Управление по делопроизводству и работе с обращениями граждан. Управление Судебного департамента в Тульской области * 4 июн 2014. Типовая инструкция по организации пропускного режима в здания. Организация делопроизводства в аппарате Управления на основе. Правительства Тульской области, Тульского областного суда, органов. Россельхознадзор - Нормативные документы * Москва, Московской и Тульской областям, ТУ по Забайкальскому краю и. Правительства, а также поручений Президента, Председателя. а также подразделениями Аппарата Правительства и Администрации Президента;. Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя. Органы исполнительной власти Тульской области - Молодой. * АППАРАТ ПРАВИТЕЛЬСТВА ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ. УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН. Заместитель. Карта сайта | Арбитражный суд Тульской области * Арбитражный суд Тульской области. Квалификационные требования на замещение вакантных должностей в аппарате суда. журналистов СМИ при АС Тульской области · Инструкция по делопроизводству в АСТО. Постановление Правительства РФ от 08 сентября 2010 года № 700 · Постановление. Электронный документооборот – конференция ЭОС в Ростове. * 4 июн 2014. «Когда правительство Ростовской области выразило. аппарата правительства Тульской области Татьяны Ждановой. инструкции для специалистов, участвующих в делопроизводстве и документообороте.Описание проектов партнеров ЭОС * Президента и Правительства РС (Якутия), Администрация Магаданской области. делопроизводства аппарата Администрации Тульской области. Регламент УФК по Тульской области * Управления Федерального казначейства по Тульской области. постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации. настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству в территориальных. Федерации, органов местного самоуправления, аппарата полномочного. должностная инструкция * 9 июл 2013. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности. и обеспечение сохранности дел по обращениям граждан и делопроизводству. граждан аппарата правительства Тульской области.МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ ТУЛЬСКОЙ. * установленном инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти и аппарате правительства Тульской области, утвержденной. Портал правительства Тульской области * Описание структур власти. Хроника событий, справка об социально- экономической ситуации в области. База данных товаропроизводителей и. 4. Список правовых актов, регламентирующих вопросы. * В этот день Правительство РФ принимает сразу два соответствующих. в соответствии с пунктом 6.3.6 Инструкции по делопроизводству в органах. власти и подразделениях аппарата администрации Тульской области. Госслужба/Вакансии/Главный консультант * 12 июл 2014. управлении аппарата правительства Тульской области. и работы со служебной информацией, инструкцию по делопроизводству;. Якушкина Галина Ивановна *. руководитель аппарата правительства Тульской области - начальник. власти Тульской области; обеспечивает ведение делопроизводства в части.

Скорость: 7510 Kb/s

Управление по делопроизводству и работе с обращениями граждан

Управление по делопроизводству и работе с обращениями граждан

Информация о публикаторе

Управление по делопроизводству и работе с обращениями граждан аппарата правительства Тульской области:

- принимает, обрабатывает, распределяет поступившие документы, обращения граждан и организаций;

- организует прием граждан губернатором Тульской области, членами правительства Тульской области, руководителями органов исполнительной власти и аппарата правительства Тульской области;

- регистрирует и направляет служебную корреспонденцию, обращения граждан и организаций на рассмотрение губернатору Тульской области, членам правительства Тульской области и на исполнение органам исполнительной власти и аппарату правительства Тульской области, а также органам местного самоуправления Тульской области, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, организациям в соответствии с их компетенцией;

- регистрирует и отправляет письма, телеграммы и иную корреспонденцию;

- оформляет проекты, регистрирует и осуществляет выпуск указов и распоряжений губернатора Тульской области, постановлений и распоряжений правительства Тульской области;

- осуществляет прием, регистрацию проектов законов Тульской области, учет законов Тульской области;

- осуществляет контроль рассмотрения и исполнения документов, обращений граждан и организаций;

- осуществляет иные функции по документационному обеспечению деятельности губернатора и правительства Тульской области.

Адрес: 300041, г. Тула, пр. Ленина, д. 2

Утверждена распоряжением Правительства Рязанской области от г

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области (далее - Инструкция) устанавливает требования к функционированию службы документационного обеспечения, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Правительства Рязанской области (далее - Аппарат).

Требования Инструкции нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы Аппарата, исполнительных органов государственной власти Рязанской области (далее - исполнительные органы) и их структурных подразделений.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, Регламентом Правительства Рязанской области, утвержденным Постановлением Губернатора Рязанской области от 23.07.2008 № 220-пг.

1.3. Исполнительные органы организуют и ведут делопроизводство на основе разрабатываемых и утверждаемых ими инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, Рязанской области и настоящей Инструкции.

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Документационное обеспечение управления в Аппарате организуется с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АСДОУ). Программное и информационное обеспечение АСДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляется управлением хозяйственного обеспечения деятельности Аппарата. Технологическое и методическое сопровождение АСДОУ осуществляется отделом документационного обеспечения Аппарата (далее - отдел документационного обеспечения).

Применение АСДОУ и других автоматизированных технологий документационного обеспечения управления в Аппарате и исполнительных органах должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции и Регламенту Правительства Рязанской области.

Особенности организации автоматизации документационного обеспечения управления, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными актами Правительства Рязанской области.

1.5. Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется настоящей Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, определяющими работу с данной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.

1.6. В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в документационном обеспечении управления Аппарата: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи в архив.

1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Аппарата осуществляются отделом документационного обеспечения, на который возложены функции по документационному обеспечению управления Аппарата.

1.8. В случае возникновения разногласий в толковании требований Инструкции право комментировать ее положения предоставляется отделу документационного обеспечения.

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ОРГАНИЗАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АППАРАТЕ

2.1. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Аппарата (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.

2.2. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.

Права и обязанности сотрудников <*>, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.

<*> Здесь и далее по тексту под сотрудниками, служащими Аппарата подразумеваются государственные гражданские служащие и работники Аппарата, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы.

На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие основные функции:

- прием, учет и распределение поступающих в структурное подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных структурным подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных АСДОУ <**>;

<**> Для сотрудников структурных подразделений, подключенных к АСДОУ

- передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после вынесения соответствующей резолюции руководителя - исполнителю;

- учет исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

- контроль прохождения документов в структурном подразделении;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

- ввод в базу данных АСДОУ информации о ходе и результатах исполнения документов <*>;

<*> - контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

- разработка номенклатуры дел структурного подразделения;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в ведомственный архив Правительства Рязанской области;

- прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в структурном подразделении, и по электронной почте;

- организация использования в структурном подразделении средств копировальной техники;

- проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами, ознакомление сотрудников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по документационному обеспечению управления;

- подготовка заявок на получение и учет канцелярских принадлежностей и выдача их в подразделении;

- подготовка обобщающих материалов и справок о состоянии делопроизводства в подразделении.

Порядок работы сотрудника, ответственного за делопроизводство в АСДОУ, устанавливается Регламентом работы в АСДОУ.

2.3. При смене руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним.

Сотрудник, ответственный за делопроизводство в подразделении, обязан сообщить о переданных поручениях, документах и контрольных функциях в отдел документационного обеспечения для внесения соответствующих изменений в АСДОУ.

2.4. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив.

В случае увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, документы и дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.

2.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их по акту правопреемнику или в архив независимо от сроков их хранения.

2.6. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах Аппарата, передачи документов (копий документов) другим организациям и гражданам устанавливается Губернатором Рязанской области или Вице-губернатором Рязанской области - первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области (далее - Вице-губернатор - первый заместитель Председателя Правительства области). Ограничения на использование служебной информации не могут противоречить законодательству Российской Федерации.

Взаимодействие с представителями средств массовой информации и передача им какой-либо служебной информации осуществляются отделом пресс-службы Аппарата и комитетом по делам печати и информации Рязанской области по согласованию с министром Правительства Рязанской области - руководителем аппарата Правительства Рязанской области (далее - руководитель Аппарата).

2.7. Сотрудники Аппарата несут ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

При утрате документов назначается служебная проверка в установленном порядке.

Сотрудники исполнительных органов несут ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции в части подготовки проектов документов, представляемых на рассмотрение Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области.

2.8. Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

3. СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

ПРАВИТЕЛЬСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

3.1. Деятельность Аппарата обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Правительством Рязанской области, исполнительными органами, организациями, учреждениями и предприятиями, законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Рязанской области.

Функции управления в Правительстве Рязанской области реализуются с помощью нормативных правовых актов и организационно-распорядительной документации, которые включают в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационно-правовые и информационно-справочные документы.

3.2. Нормативными правовыми актами являются постановления Губернатора Рязанской области, постановления Правительства Рязанской области.

Распорядительными документами являются распоряжения Губернатора Рязанской области, распоряжения Правительства Рязанской области, протоколы, протокольные поручения.

К организационно-правовым документам относятся положения, правила, планы, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты и др.

К информационно-справочным документам относятся служебные письма, акты, докладные, пояснительные и служебные записки, расшифровки аудиозаписей, отчеты и др.

Все виды документов оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

3.3. Нормативные правовые и распорядительные акты Губернатора Рязанской области, Правительства Рязанской области, служебные письма и другие документы оформляются, как правило, на бланках установленного образца с изображением герба Рязанской области.

Бланки не используются для подготовки писем, докладных записок, справок, предназначенных для использования внутри Аппарата, а также для подготовки документов, подготовленных совместно с другими организациями.

3.4. В Аппарате установлены для применения унифицированные формы (бланки) документов (приложения № 1, 2, 3).

3.5. Общий бланк (приложение № 2) может использоваться для изготовления любого вида документа, кроме письма. При этом при разработке бланков используются все реквизиты общего бланка и реквизит "Наименование вида документа". В Аппарате общий бланк используется при подготовке следующих видов документов: протокол заседания, расшифровка аудиозаписи, акт (передачи, проверки и т.п.), доверенность и др.

3.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по представлению заместителя руководителя Аппарата.

3.7. Бланки документов подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях в установленном порядке. Допускается использовать сетевой электронный вариант бланков непосредственно при подготовке проекта конкретного документа на компьютере и изготовление бланков типографским способом либо на печатающих устройствах, установленных в Аппарате, по согласованию с руководителем Аппарата.

3.8. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения руководителя Аппарата не могут передаваться сторонним организациям и лицам.

4. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

При оформлении документов необходимо соблюдать требования настоящей Инструкции.

4.1. Для служебных документов, подлежащих оформлению на бланках, установлены форматы листа - А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Для отдельных видов документов допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм) (например, бланки для резолюций (поручений). Бланки формата А3 могут применяться для составления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета.

4.2. Каждый вид служебного документа должен иметь определенный набор обязательных реквизитов (составных частей) и установленный порядок их расположения.

4.3. При создании и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Герб Рязанской области

Код организации по ОКПО

ОГРН юридического лица

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка о поступлении документа в организацию

Идентификатор электронной копии документа

4.4. В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления обязательных реквизитов.

4.4.1. Герб Рязанской области помещается на бланках документов в соответствии с Законом Рязанской области "О гербе Рязанской области".

4.4.2. Код организации - Правительства Рязанской области - проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код организации - автора документа - является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи.

4.4.3. ОГРН организации - Правительства Рязанской области - основной государственный регистрационный номер - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

4.4.4. ИНН/КПП организации - Правительства Рязанской области - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

4.4.5. Наименование организации (должностного лица) указывается в соответствии с Уставом (Основным Законом) Рязанской области, например, Правительство Рязанской области; Губернатор Рязанской области.

4.4.6. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.).

Почтовый адрес - это адрес фактического расположения организации. Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, город, код (почтовый индекс).

ул. Ленина, д. 30, Рязань, 390000.

4.4.7. Наименование вида документа указывается на каждом документе (кроме письма) и должно соответствовать компетенции Губернатора Рязанской области, Правительства Рязанской области, содержанию документируемого действия.

4.4.8. Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, если другой порядок не установлен специально. Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (12 мая 2008 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (28.05.2008).

Если порядковый номер дня месяца состоит из одной цифры, то при любом способе оформления даты перед цифрой, обозначающей день месяца, ставится нуль (05 июля 2008 г. или 05.07.2008).

Место проставления даты в документе зависит от наличия бланка и вида документа.

4.4.9. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации - содержит порядковый номер документа, который можно дополнять, исходя из информационных потребностей, индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента или автора, исполнителя и др.

Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа, проставляемых каждой из этих организаций через косую черту или отдельно в порядке указания авторов в документе.

4.4.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, и используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (например, в ответных письмах, заключениях по поручениям).

4.4.11. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" или "Справочные данные об организации".

4.4.12. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

4.4.13. Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации или Рязанская областная Дума Комитет по бюджету и налогам

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном, а должность и фамилия в дательном падеже.

Комитет по физической культуре и спорту Рязанской области Начальнику отдела организационной работы и кадров И.О. ФАМИЛИЯ

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Начальнику ГУ "Рязанский областной центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды" И.О. ФАМИЛИЯ

Инициалы и фамилия отделяются 1,5 межстрочными интервалами от предыдущей части реквизита "Адресат" и печатаются полужирным шрифтом.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

образований Рязанской области

Наименование учреждения (организации) - адресата документа указывается в полном соответствии с положением о нем.

Сокращенное наименование применяется в случаях, когда оно официально разрешено и рекомендовано для данного вида документа <1>.

<1> Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. № 943/788 утвержден перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, при этом применение сокращенных наименований ограничено.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным адресатам: в органы государственной власти Российской Федерации, исполнительные органы, муниципальные образования муниципальных районов и городских округов области. В этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами и списки рассылки.

Почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи:

- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, инициалы для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- код (почтовый индекс).

Редакция газеты "Рязанские ведомости" ул. Горького, д. 14, Рязань, 390023 или Ивановой А.И. ул. Ленина, д. 37, корп. 1, кв. 43, Рязань, 390000

4.4.14. Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.

Утверждению, как правило, подлежат программы, структура и штатная численность, должностные регламенты сотрудников, планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы, тарифные ставки и т.д. (приложение № 4).

Утверждение документа производится Губернатором Рязанской области, другими должностными лицами Правительства Рязанской области или Аппарата в соответствии с их компетенцией (распределением полномочий) посредством проставления грифа утверждения. Документ может также утверждаться специально издаваемым документом.

Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных <*> интервала ниже слова УТВЕРЖДАЮ.

УТВЕРЖДАЮ
Министр Правительства Рязанской области - руководитель аппарата Правительства Рязанской области Подпись И.О. Фамилия 07.06.2008

<*> Здесь и далее по тексту величина одного межстрочного интервала принимается равной 12 пунктам (12 пт), что соответствует приблизительно 4,25 мм. Величина одинарного межстрочного интервала в текстовом редакторе при различных размерах шрифта может не соответствовать 12 пт. В текстовом редакторе Word при использовании шрифта Times New Roman размером № 14 величина одинарного межстрочного интервала соответствует 16 пт.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель Председателя Заместитель Председателя Правительства Рязанской области Правительства Рязанской области Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия 12.06.2008 12.06.2008

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

УТВЕРЖДЕН УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства решением комиссии Рязанской области Правительства Рязанской от 20.06.2008 № 130 или области по радиационной безопасности населения от 09.06.2008 № 6

Утверждаемый документ должен иметь дату и подпись.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй - не должен заходить за границы правого поля.

В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления.

4.4.15. Резолюция включает в себя следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

На документах, имеющих типовые сроки работы с ними, в резолюции указывается исполнитель в дательном падеже, подпись автора резолюции, дата.

И.О. Фамилия Для рассмотрения и подготовки проекта распоряжения по данному вопросу. Подпись И.О. Фамилия]]> └─────────────┬────────┘ / │ │ ┌─────────────v────────┐ / │ Секретариат │ │ Проверка готовности к подписанию, │ │ / представление на подпись └─────────────┬────────┘ │ │ / ┌─────────────v────────┐ │ │ Руководитель │ / Подписание Договора │ (уполномоченное │ │ │ должностное лицо) │ / └─────────────┬────────┘ │ / / ┌─────────────┴────────┐ │ │ Отдел │ / Представление на регистрацию в день │ документационного │ │ подписания, заверение подписи гербовой │ обеспечения │ / печатью, рассылка заинтересованным │ или уполномоченное │ │ сторонам, формирование в дела постоянного │подразделение Аппарата│ / хранения │ │ │ └─────────────┬────────┘ / / │ │──/───/──/─┘ / ┌─────────────v────────┐ │ Архив │ └──────────────────────┘
───────> движение Договора до подписания─ ── ──> движение отклоненного Договора─/─/─/─> движение Договора после подписания

Примечание: движение Договоров до поступления на регистрацию обеспечивается заинтересованной стороной.

прохождения материалов на поощрение

Губернатором Рязанской области

┌───────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┐│ Структурные │ Осуществляемые функции ││ подразделения, │ ││ должностные лица │ ││ (участники) │ │└───────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┘┌───────────────────────┐│Губернатор Рязанской<───┐Губернатор Рязанской области дает поручение о│области <┐ │подготовке постановления о поощрении.└───────────────────────┘ │Коллективы предприятий, организаций различной┌───────────────────────┐│ │формы собственности обращаются к Губернатору│Коллективы предприятий,│ │Рязанской области с ходатайством о│организаций различных││ │награждении Почетной грамотой, об объявлении│форм собственности,│ │благодарности, о награждении ценным подарком│органы местного││ │Губернатора Рязанской области.│самоуправления │ │Сектор приема, учета, отправки документов и└─────────┬─────────────┘│ │архива регистрирует поступившие материалы и │направляет их Вице-губернатору - первому │ │ │заместителю Председателя Правительства┌─────────v─────────────┐ │Рязанской области, заместителям Председателя│Сектор приема, учета, <┘ │Правительства Рязанской области, министру│отправки документов и├─┐ │Правительства Рязанской области -│архива │ │ │руководителю аппарата Правительства Рязанской└─────────┬─────────────┘ │ │области, начальнику главного управления │ │региональной безопасности области, в │ │ │зависимости от направлений их деятельности, │ │для согласования. │ │ │┌─────────v─────────────┐ │ ││Вице-губернатор -│ │ ││первый заместитель<─┤ │Согласованные материалы через сектор приема,│Председателя │ │ │учета, отправки документов и архива│Правительства Рязанской│ │ │направляются Губернатору Рязанской области,│области, заместители│ │ │который дает указание о подготовке проекта│Председателя │ │ │постановления о награждении Почетной│Правительства области,│ │ │грамотой, об объявлении благодарности.│министр Правительства│ │ │Сектор наград готовит проект постановления о│Рязанской области -│ │ │награждении Почетной грамотой, об объявлении│руководитель аппарата│ │ │благодарности и проект распоряжения о│Правительства Рязанской│ │ │награждении ценным подарком. Готовит Почетную│области, начальник│ │ │грамоту, благодарность Губернатора Рязанской│главного управления│ │ │области и передает пакет документов в│региональной │ │ │приемную Губернатора Рязанской области на│безопасности области │ │ │подпись и для вручения награжденным└───────────────────────┘ │ │┌───────────────────────<─┘ ││Сектор наград ├───┘└───────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ──> Рассмотрение материалов, согласование──────────> Прохождение оформленного материала, вручение

прохождения наградных материалов для награждения

государственными наградами Российской Федерации

┌──────────────────────────────┬──────────────────────────────────────────┐│Структурные подразделения,│ Осуществляемые функции ││должностные лица (участники) │ │└──────────────────────────────┴──────────────────────────────────────────┘
┌──────────────────────────┐ │Губернатор Рязанской├┐ Ходатайства о награждении госнаградами │области ││ РФ возбуждаются в коллективах └──────────────────────────┘/ предприятий и организаций различной │ формы собственности, органах местного ┌──────────────────────────┐/ самоуправления. ┌>Коллективы предприятий,││ Сектор наград проверяет наградные ││организаций различных форм│/ материалы на соответствие Положению о ┌─┼>собственности, органы││ государственных наградах Российской ││местного самоуправления │/ Федерации; │ │└────────────┬─────────────┘│ готовит запросы в правоохранительные │ / / органы и Рязанскую таможню о │ │┌────────────v─────────────┐│ представляемых к награждению; ││Сектор приема, учета,│/ оформленные наградные документы │ ││отправки документов и<┼─┐ направляет на согласование ││архива │/ │ Вице-губернатору - первому заместителю │ │└───────┬─────────┬────────┘│ │ Председателя Правительства Рязанской │ / / / │ области, заместителям Председателя │ │┌───────v─────────v────────┐│ │ Правительства Рязанской области (в └┤Сектор наград управления<┘ │ соответствии с компетенцией и │ │кадров ├─┐│ распределением обязанностей). └ ─┤ <┐││ В случае поддержки ходатайства └────────────┬─────────────┘│││ коллектива сектор наград готовит / │││ письмо на имя полномочного │ │││ представителя Президента РФ в ЦФО, в / │││ противном случае осуществляет возврат ┌────────────v─────────────┐│││ документов ходатайствующей стороне. │Вице-губернатор - первый││││ │заместитель Председателя││││ │Правительства Рязанской││││ │области, заместители││││ После подписания наградных листов и │Председателя Правительства││││ сопроводительного письма сектор наград │Рязанской области ││││ регистрирует наградной материал и └──────────────────────────┘│││ отправляет его через сектор приема, │││ учета, отправки документов и архива ┌──────────────────────────┐│││ главному федеральному инспектору в │Главный федеральный││││ Рязанской области для предварительного │инспектор в Рязанской<┘││ анализа наградных материалов и │области │ ││ последующего доклада полномочному └──────────────────────────┘ ││ представителю Президента РФ в ЦФО. ││ Полномочному представителю Президента ┌──────────────────────────┐ ││ РФ в ЦФО наградные документы │Особый сектор отдела по│ ││ отправляются через особый сектор │защите государственной<─┘│ отдела по защите государственной │тайны │ │ тайны. └───────────────┬──────────┘ │ Согласованные либо несогласованные │ │ наградные документы возвращаются в ┌───────────────v──────────┐ │ Правительство Рязанской области, о чем │Полномочный представитель├──┘ сектор наград информирует │Президента РФ в ЦФО │ ходатайствующую сторону и направляет └──────────────────────────┘ им наградные документы для дальнейшего представления Президенту РФ соответствующими министерствами и ведомствами.
/─/─/──> Рассмотрение материалов, подписание Губернатором Рязанской области
─ ─ ─ ─> Отклоненные документы
───────> Дальнейшее прохождение документов через Аппарат полномочногопредставителя Президента РФ в ЦФО