Описание

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний

Документ утратил силу

Документ по состоянию на август 2014 г.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1314 "Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4109; 2005, N 29, ст. 3037, N 49, ст. 5204; 2007, N 11, ст. 1283), распоряжением Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 N 1547-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 45, ст. 4525), в целях совершенствования документационного обеспечения учреждений и органов Федеральной службы исполнения наказаний, повышения его эффективности, организации и ведения делопроизводства, работы с письменными и устными обращениями граждан, а также осуществления контроля за исполнением документов в учреждениях и органах Федеральной службы исполнения наказаний приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний.

2. Федеральной службе исполнения наказаний (Калинин Ю.И.) обеспечить исполнение Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах Федеральной службы исполнения наказаний государственными служащими и работниками Федеральной службы исполнения наказаний.

3. Контроль за исполнением Приказа возложить на первого заместителя Министра Савенкова А.Н.

Приложение
к Приказу Министерства юстиции
Российской Федерации
от 16 августа 2007 г. N 166

1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) в Федеральной службе исполнения наказаний (далее - ФСИН России) устанавливает обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих, государственных служащих, сотрудников, работников (далее - государственные служащие, работники) ФСИН России правила документирования и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства) <1>.

<1> Настоящей Инструкцией, кроме ФСИН России, руководствуются также иные учреждения и органы уголовно-исполнительной системы: учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, УФСИН России по федеральным округам, территориальные органы ФСИН России, исправительные учреждения, следственные изоляторы, предприятия, научно-исследовательские, проектные, лечебные, учебные и иные учреждения, подведомственные ФСИН России (далее - учреждения и/или органы ФСИН России).

2. Работа с секретными документами в учреждениях и органах ФСИН России осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

3. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, N 237), Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (часть I), ст. 5021), Федеральные законы от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, (часть I), 2002, N 52, ст. 5140), от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169), от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (I), ст. 3448) и другие законодательные акты, а также Постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165), от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" с изменениями, внесенными Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 N 450 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 24, ст. 2461), государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (Издательство стандартов, 2003), ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (Издательство стандартов, 1998), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, зарегистрирована в Минюсте России 27.01.2006, регистрационный N 7418 (Российская газета, 2006, N 24), иные подзаконные нормативные правовые акты.

4. Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе обращений, принятых на личном приеме, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в учреждениях и органах ФСИН России, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции структурными подразделениями учреждений и органов ФСИН России (далее - структурные подразделения) осуществляются подразделением делопроизводства учреждения или органа ФСИН России (далее - подразделение делопроизводства) в соответствии с положением о нем, должностными регламентами и инструкциями государственных служащих, работников.

Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в учреждениях и органах ФСИН России с применением автоматизированной системы обработки документов, функционирование которой должно соответствовать положениям Инструкции.

5. Получение и отправка документов, их регистрация, доведение до исполнителей, учет, контроль, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота в структурных подразделениях осуществляются их государственными служащими, работниками, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными регламентами и инструкциями.

6. Ответственность за соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан в структурных подразделениях, возлагается на их руководителей.

7. Государственные служащие, работники структурных подразделений несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность за исполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

8. О неисправимом повреждении, утрате документов и случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, государственные служащие, работники обязаны в течение одного часа устно проинформировать руководителя структурного подразделения и руководителя подразделения делопроизводства. На основании указанной информации руководитель структурного подразделения должен организовать служебную проверку указанных фактов, о результатах которой сообщить курирующему заместителю руководителя учреждения или органа ФСИН России служебной запиской. Названная записка с резолюцией заместителя руководителя учреждения или органа ФСИН России, объяснения виновных, проект приказа учреждения или органа ФСИН России о привлечении их к ответственности и иные документы проверки направляются в подразделение делопроизводства.

При длительном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка, отстранение от работы и др.) или увольнении государственный служащий, работник обязан передать по акту находящиеся у него официальные документы своему непосредственному руководителю или иному должностному лицу (государственному служащему, работнику), устно определенному руководителем структурного подразделения.

В этом случае лицо, получившее на исполнение контрольный или иной зарегистрированный в учреждении или органе ФСИН России документ, обязано устно сообщить об изменении исполнителя в подразделение делопроизводства.

9. На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в учреждениях и органах ФСИН России ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

10. Конфиденциальные сведения, содержащиеся в документах, не подлежат разглашению. С ними могут быть ознакомлены только государственные служащие, работники, имеющие непосредственное отношение к исполнению документов.

Перемещение документов, их копий в другие учреждения, органы и организации допускается с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения, а секретных сведений - только с письменного разрешения руководителя учреждения или органа ФСИН России через подразделения делопроизводства под роспись.

11. Публикация в печати документов допускается только с разрешения руководителя учреждения или органа ФСИН России.

12. Контроль за правильной организацией делопроизводства, его состоянием, соблюдением установленных правил работы с документами, устными и письменными обращениями граждан, своевременностью и качеством их исполнения, а также за обеспечением надлежащих условий работы государственных служащих, работников, выполняющих делопроизводственные функции, возлагается на руководителя учреждения или органа ФСИН России.

13. При замене руководителя учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, территориального органа, учреждения, исполняющего наказания, приказом вышестоящего учреждения или органа ФСИН России создается комиссия, которая обеспечивает прием и передачу дел, оформляемые актом, утверждаемым руководителем вышестоящего учреждения или органа ФСИН России.

14. Методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях, контроль за функционированием системы делопроизводства и соблюдением сроков рассмотрения корреспонденции, а также осуществление мер по рационализации документопотоков, сокращению служебной переписки возлагаются на подразделения делопроизводства.

15. Организацию делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в центральном аппарате ФСИН России осуществляет аппарат директора ФСИН России.

16. Подразделения делопроизводства регулярно, но не реже чем раз в полгода, проверяют состояние работы с документами в структурных подразделениях и оказывают им соответствующую практическую и методическую помощь, кроме того:

аппарат директора ФСИН России осуществляет проверки делопроизводства в учреждениях и органах ФСИН России, не реже одного раза в пять лет;

подразделения делопроизводства территориальных органов ФСИН России осуществляют проверки в подчиненных учреждениях не реже одного раза в три года.

Докладные записки, акты, справки о результатах проверок направляются руководителям проверенных учреждений и органов ФСИН России.

17. Аппаратом директора ФСИН России по распоряжению за подписью директора ФСИН России могут привлекаться государственные служащие, работники подразделений делопроизводства для проверки состояния делопроизводства, режима секретности и архивного дела в учреждениях и органах ФСИН России.

18. Подразделение делопроизводства является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно руководителю учреждения или органа ФСИН России.

Задачи, функции, права, обязанности, ответственность, порядок работы подразделения делопроизводства регламентируются соответствующим положением.

19. Включение подразделения делопроизводства в состав других структурных подразделений, а также возложение на подразделение делопроизводства функций, не связанных с выполнением их прямых обязанностей, запрещаются.

20. В соответствии с Положением о Федеральной службе исполнения наказаний, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1314 "Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4109), ФСИН России, подведомственные ему учреждения и органы в пределах своей компетенции издают приказы и распоряжения, которые являются основной правовой формой реализации властных полномочий.

21. Приказы (распоряжения) относятся к направлениям деятельности ФСИН России, подведомственных ему учреждений и органов, включая создание, реорганизацию, ликвидацию структурных подразделений, определение их задач, функций, регулирование служебной деятельности, прохождение службы, движение государственных служащих, работников (убытие в отпуск, на лечение, в командировку и прибытие из отпуска, с лечения, из командировки).

22. Во ФСИН России, подведомственных ему учреждениях и органах издаются приказы следующих видов:

по основной деятельности (приказы об утверждении решений коллегии, по организационно-штатным вопросам, организации и проведению стрельб, приказы, касающиеся осужденных, подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений, и др.);

по личному составу (о назначении на должность, зачислении в распоряжение руководителя учреждения или органа ФСИН России, перемещении, командировании, увольнении, отзыве из отпуска, присвоении специальных званий, поощрениях, взысканиях).

23. Распоряжения издаются в целях оперативного управления, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются конкретных лиц.

24. Оформление нормативных правовых актов и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.

25. Не допускается совмещение в одном документе приказов по основной деятельности и по личному составу.

26. Для подготовки проектов приказов (распоряжений) руководители учреждений и органов ФСИН России или структурных подразделений обязаны дать исполнителям конкретные и четкие задания и определить сроки.

Ответственность за подготовку и оформление проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными структурными подразделениями возлагаются на руководителей структурных подразделений, которые оформляют проекты.

Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в проектах приказов (распоряжений) возлагается на юридические подразделения ФСИН России, подведомственных ему учреждений и органов (далее - юридическое подразделение), контроль за правильностью их оформления - на подразделение делопроизводства.

Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки наиболее сложных проектов приказов (распоряжений), а также приказов, совместных с иными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, могут создаваться межведомственные рабочие группы.

27. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствующую по форме и содержанию действующим законодательным и другим нормативным актам, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. Предписания приказа (распоряжения) должны соответствовать ранее изданным по данному вопросу приказам (распоряжениям).

28. Проекты приказов (распоряжений) до представления их на подпись директору ФСИН России, руководителю учреждения или органа ФСИН России должны быть согласованы с руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения, и руководителем подразделения делопроизводства, а в их отсутствие - должностными лицами, официально их замещающими.

Директором ФСИН России, руководителем его учреждения или органа могут быть установлены сроки согласования проекта приказа (распоряжения).

29. В соответствии и во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений Министерства юстиции Российской Федерации, а также на инициативной основе проекты приказов (распоряжений) ФСИН России по основной деятельности оформляются структурными подразделениями центрального аппарата ФСИН России и согласовываются в указанной последовательности со следующими должностными лицами:

1) руководителями структурных подразделений центрального аппарата ФСИН России, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения;

2) заместителем директора ФСИН России, к чьей компетенции в соответствии с установленным распределением обязанностей относятся предписания приказа (распоряжения);

3) начальником аппарата директора ФСИН России;

начальником организационно-инспекторского и правового управлений.

30. Проекты приказов по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, юридической ответственности государственных служащих, работников и др.) и выписки из них оформляются кадровыми подразделениями ФСИН России, подведомственных ему учреждений и органов на основании соответствующих представлений.

31. После внесения на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) изменений принципиального характера он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

32. Решение по рассмотрению неурегулированных разногласий по проекту приказа (распоряжения), учету мнений заинтересованных сторон и достижению компромисса оформляется протоколом совещания, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа (распоряжения) при его представлении на подпись.

33. В процессе согласования структурные подразделения, ответственные за его проведение, самостоятельно или совместно с заинтересованными сторонами осуществляют доработку проектов, их обязательное редактирование в подразделении делопроизводства.

Проекты приказов (распоряжений) представляются на редактирование при наличии виз исполнителя и его руководителя только исполнителем, полномочным обсуждать и вносить поправки в текст.

Редактор карандашом отмечает погрешности в текстах приказов (распоряжений) и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, несоответствия положениям нормативных правовых актов в сфере управления и делопроизводства, а также иных замеченных им недостатков.

Не допускается представление на подпись директору ФСИН России приказов (распоряжений) без штампа редактора.

Приказы (распоряжения) подписываются только после визы (штампа) государственного служащего, работника юридического подразделения (визирует проекты нормативных правовых актов) и подразделения делопроизводства. Виза (штамп) государственного служащего, работника юридического подразделения и подразделения делопроизводства помещается на оборотной стороне каждого листа документа.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности представляются на подпись директору ФСИН России, руководителю подведомственного ему учреждения или органа соответственно начальником аппарата директора, руководителем подразделения делопроизводства.

Приказы (распоряжения) тиражируются исполнителем в строго ограниченном количестве. Дополнительно печатаются или тиражируются в количестве, указанном в разнарядке. До пяти экземпляров включительно расчет делается на документе (на обороте последнего листа), свыше пяти - составляется расчет-рассылка (приложения N 1, 2).

Если приказ (распоряжение) подлежит рассылке в учреждения и органы ФСИН России, то на обороте последнего листа приказа (распоряжения) справа от разнарядки печатается:

Отп. 2 экз. <1>

<1> Внимание! Образцы, выполненные курсивом, печатаются обычным шрифтом.

1 подразделение делопроизводства

2 структурное подразделение

Дополнительно размножено и разослано ___ экз.

тел. 312-15-65. вн. 21-45

34. Обязательные реквизиты приказов (распоряжений) ФСИН России, подведомственных ему учреждений и органов.

а) Для оформления приказов (распоряжений) используется бланк установленной формы (приложение N 3) на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297 мм); реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman N 13, 14 без помарок и исправлений. Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность воспроизведения средствами современной копировально-множительной техники.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими учреждениями, органами и организациями, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 без бланка с указанием наименования учреждения или органа ФСИН России и других учреждений, органов и организаций (приложение N 4).

При оформлении совместного приказа (распоряжения) ФСИН России с другими государственными органами в верхней части листа посередине помещается Государственный герб Российской Федерации в геральдическом щите.

б) Дата приказа (распоряжения), как правило, совпадает с датой подписания и оформляется подразделением делопроизводства при регистрации. Приказы (распоряжения), изданные совместно с другими государственными органами (организациями), регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации приказа (распоряжения).

Дата приказа (распоряжения) оформляется арабскими цифрами словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 14 августа 2006 г.

в) Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из его порядкового номера. В приказах по личному составу регистрационный номер дополняется буквенными индексами "лс", например: "145-лс". В распоряжениях по основной деятельности в регистрационный номер включается буквенный индекс "р", например: "145-р". В приказах, касающихся осужденных, обвиняемых и подозреваемых в совершении преступлений, регистрационный номер дополняется буквенным индексом "ос", например: "124-ос".

Регистрационный номер совместного с другими государственными органами (организациями) приказа (распоряжения) состоит из регистрационных номеров каждого государственного органа (организации), расположенных в порядке их перечисления последовательно через косую черту.

Регистрационные номера приказов (распоряжений) в учреждениях и органах ФСИН России оформляются подразделением делопроизводства. В центральном аппарате ФСИН России регистрационные номера приказов (распоряжений) по основной деятельности оформляются аппаратом директора ФСИН России, приказов по личному составу - управлением кадров и профессионального образования.

г) Заголовок в приказе (распоряжении) отвечает на вопросы о чем? (о ком?), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.

Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman, N 13, 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.

В заголовки приказов по личному составу включаются наименование действия, фамилия, инициалы сотрудника, государственного служащего, работника, в отношении которых это действие осуществляется, например, "О поощрении Сидорова И.И. и Титова А.И.", "О снятии взыскания с Иванова Н.И.". Более четырех сотрудников, государственных служащих, работников указываются в заголовке обобщенно, например, "О поощрении сотрудников (государственных служащих, работников) уголовно-исполнительной системы".

д) Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала от его левой границы и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текста.

Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания документа, раскрываются цели, механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п.

Не допускается замена содержательной констатирующей части краткими формулами - отписками: "В связи с производственной необходимостью"; "В целях совершенствования деятельности" и т.п.

В констатирующей части приказа, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительными словами: "п р и к а з ы в а ю:" - в приказах или "п р е д л а г а ю:" и "о б я з ы в а ю:" - в распоряжениях, которые печатаются вразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие. Предписания в пунктах приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом: "приказываю:" и "предлагаю:" - кому? (дат. пад.); "о б я з ы в а ю:" - кого? (род. пад.). В совместном с другими государственными органами приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: "п р и к а з ы в а е м:"; "п р е д л а г а е м:" и "о б я з ы в а е м:"

В приказах по личному составу (кроме юридической ответственности) и в отдельных приказах (распоряжениях) по основной деятельности констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются.

В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний в дательном (распоряжения с распорядительным словом "предлагаю") или родительном падеже (структурные подразделения ФСИН России, территориальные органы, образовательные учреждения ФСИН России) и/или их руководители (фамилия, инициалы указываются в скобках в именительном падеже или без скобок - в дательном или родительном падеже, когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения) и могут устанавливаться сроки исполнения. Не допускается разрыв фамилий и инициалов руководителей - адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.

Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте.

Каждый пункт может быть подразделен на абзацы, выполняемые со строчной буквы, без дефиса, через точку с запятой (приложение N 5).

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа (распоряжения) таблиц, списков комиссий, рабочих групп, перечней, других перечислений более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически разделенные приложения к приказу (распоряжению), юридически связанные с распорядительной частью текста.

Наименования структурных подразделений печатаются со строчной буквы. В последнем пункте приказа (распоряжения) по основной деятельности, как правило, указываются должность, специальное звание, фамилия и инициалы лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения), в центральном аппарате ФСИН России специальное звание не указывается. Должностное лицо, которому поручается такой контроль, должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа (распоряжения) в соответствующей сфере деятельности учреждения или органа ФСИН России и не может быть одним из этих адресатов.

В конкретных случаях контроль за исполнением приказа (распоряжения) может возлагаться на руководителя учреждения или органа ФСИН России или его заместителя, подписывающего приказ (распоряжение) следующей формулировкой последнего пункта: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

В текст приказа (распоряжения) не следует включать пункт "Приказ довести до сведения. ". Подразделения (должностные лица) получают копию приказа (распоряжения) в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом приказа.

Для полноты изложения вопроса в тексте могут воспроизводиться отдельные положения действующего законодательства Российской Федерации. Такие положения обязательно сопровождаются ссылкой на соответствующий нормативный акт: "В соответствии с постановлением. ", ". учесть, что постановлением. ", "Принять к сведению, что распоряжением. " и т.п.

Допускаются ссылки на другие пункты проекта приказа (распоряжения), а также на ранее изданные нормативные правовые акты, если требуется показать взаимную связь норм и избежать повторения.

При первом упоминании ранее изданного нормативного правового акта указываются орган, издавший акт, его наименование, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт обязательно упоминается соответствующий пункт (пункты) или другая его часть.

В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения, дополнения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого, дополняемого или отменяемого приказа (распоряжения) и/или номера отдельных пунктов (абзацев, страниц) распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой "Признать утратившим силу. " (приложение N 5).

Если изменяемые пункты нет необходимости излагать в новой редакции, их текст достаточно дополнить или сократить, указав: "Исключить в пункте 1 приказа. слова: ". ", "Дополнить абзац второй пункта 1 приказа. словами: ". ".

В заголовках, текстах и приложениях приказов (распоряжений) допускается цифровой способ оформления даты, который затем должен использоваться в тексте, например: 03.07.2006.

В тексте не допускается разрыв дат, знака "N " и самого номера, фамилии и инициалов при их переносе на другую строку.

Приказ (распоряжение) применяется с даты его регистрации, если в тексте документа не указан другой срок.

е) Приложения в приказе (распоряжении) допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Например: "Утвердить Положение о проведении смотра-конкурса на лучшего начальника караула специальных подразделений уголовно-исполнительной системы по конвоированию согласно приложению"; "Внести прилагаемые изменения в приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 19 мая 2005 г. N 368 "Об установлении должностных окладов сотрудникам территориальных органов Федеральной службы исполнения наказаний". Несколько приложений нумеруются с указанием знака "N ". Например:

Положение о федеральном государственном учреждении "Колония-поселение N 2 Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Алтайскому краю" (приложение N 1);

Положение о федеральном государственном учреждении "Исправительная колония N 6 Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Алтайскому краю (приложение N 2);"

К проекту приказа прилагаются утверждаемые им нормативные правовые акты (инструкции, наставления, уставы, положения, правила), а также материалы в виде таблиц, образцов документов, графиков, схем, бланков документов и т.п.

В этих случаях текст распорядительной части формулируется следующим образом: "Утвердить и ввести в действие с 1 августа 2001 г. прилагаемую Инструкцию", ". внести изменения в. согласно Перечню (приложение N 1)", ". признать утратившим силу. согласно прилагаемому Перечню" и т.п.

Приложения к приказу значительные по объему (правила, инструкции, положения) могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки (при этом должна использоваться сквозная нумерация). Нумерация более трех пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Нумерация страниц каждого приложения к распорядительному документу ведется раздельно.

При значительном числе приказов (распоряжений), подлежащих признанию утратившими силу, изменению или дополнению, их перечни даются в приложении к проекту приказа.

При утверждении приказом (распоряжением) состава комиссии или перечня государственных служащих, работников, количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень государственных служащих, работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка. Фамилии членов комиссии, за исключением председателя и секретаря, располагаются по алфавиту (приложение N 6).

На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" со знаком "N " (при наличии нескольких приложений), затем наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки, например:

При утверждении приказом (распоряжением) только одного приложения слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" может быть заменено на слово "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН, в зависимости от рода и числа с видом утверждаемого приложения), например:

Приложения к приказу подписывает (визирует) руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу последнего листа (виза на обороте последнего листа) приложения.

ж) Обязательное внутреннее (визирование) и внешнее согласование приказов (распоряжений) осуществляется до представления их на подпись руководителю учреждения или органа ФСИН России.

Согласование проекта приказа (распоряжения) учреждения или органа ФСИН России осуществляется структурным подразделением, подготовившим соответствующий проект.

Виза внутреннего согласования приказа (распоряжения) помещается на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра в верхней части листа и включает фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ (распоряжение), и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз в столбце, одна под другой, а также в порядке нумерации структурных подразделений в учреждениях и органах ФСИН России.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания и дополнения обязательно докладываются руководителю учреждения или органа ФСИН России, должностному лицу, подписывающему документ.

Оформление виз совместного с другими государственными органами приказа осуществляется на отдельном для каждого государственного органа листе согласования (приложение N 7).

Внешнее согласование (с иными организациями) приложения к приказу (распоряжения) оформляется: грифом "СОГЛАСОВАНО" с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), специальным званием, личной подписью, ее расшифровкой и датой согласования, например:

Согласование, оформляемое письмом, протоколом и другим документом, осуществляется следующим образом:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в левом нижнем поле приложения.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель учреждения или органа ФСИН России.

В состав реквизита "подпись" входят: сокращенное наименование должности руководителя учреждения или органа ФСИН России, специальное звание, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем, например:

Если руководитель учреждения или органа ФСИН России отсутствует, то приказ (распоряжение) подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности на основании соответствующего приказа учреждения или органа ФСИН России.

При этом к должности руководителя учреждения или органа ФСИН России добавляется сокращение "и.о." (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего приказ (распоряжение), например:

Не допускаются подписи с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности.

Не допускается внесение изменений или дополнений в приказ (распоряжение) после его подписания.

и) Исполнитель указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона на лицевой стороне последнего листа приказа (распоряжения), например:

Исп. Максимов В.И.

На оборотной стороне последнего листа приказа (распоряжения), оформленного в соответствии с п. 33 Инструкции, внизу ставит личную подпись.

к) Надпись, удостоверяющая копию приказа (распоряжения), осуществляется в следующем виде:

35. Гриф "УТВЕРЖДАЮ" может использоваться для придания юридической силы следующим организационно-распорядительным документам:

1) планам, графикам работы, повесткам заседаний, коллегий, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов (утверждаются руководителем учреждения или органа ФСИН России, курирующими заместителями руководителя учреждения или органа ФСИН России);

2) должностным инструкциям сотрудников, работников и должностным регламентам федеральных государственных гражданских служащих учреждения или органа ФСИН России (утверждаются представителями нанимателя: руководителем учреждения или органа ФСИН России, курирующим кадровые вопросы заместителем руководителя учреждения или органа ФСИН России);

3) финансово-хозяйственным документам: сметам, счетам, ведомостям, балансам, отчетам, альбомам учетной документации, актам передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, актам списания имущества, актам ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются руководителем учреждения или органа ФСИН России, курирующим финансово-хозяйственную деятельность заместителем руководителя учреждения или органа ФСИН России);

4) архивным документам: описям дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, актам передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, актам уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др. (курирующим делопроизводство заместителем руководителя учреждения или органа ФСИН России);

5) планам работы структурных подразделений (утверждаются курирующими заместителями руководителя учреждения или органа ФСИН России);

6) положениям структурных подразделений учреждений и органов ФСИН России (утверждаются руководителями структурных подразделений);

7) распределению обязанностей между заместителями руководителя структурных подразделений (утверждаются руководителями структурных подразделений);

8) иным документам по согласованию с руководителем учреждения или органа ФСИН России;

9) примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 8.

Гриф утверждения документа оформляется на угловых бланках учреждения или органа ФСИН России (кроме установленных форм финансовых, кадровых и архивных документов и документов с альбомным расположением текста) в их правом верхнем углу. Текст реквизита центрируется относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Личная подпись должностного лица учреждения или органа ФСИН России в грифе утверждения заверяется в подразделении делопроизводства оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по форме, установленной соответствующими нормативными правовыми актами.

Первый лист документа с альбомным и иным нестандартным расположением текста оформляется на обычном листе бумаги, в верхнем левом углу которого подразделением делопроизводства при регистрации помещается оттиск мастичного углового штампа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (для центрального аппарата ФСИН России) и геральдического знака эмблемы ФСИН России для учреждений и органов ФСИН России, полного и сокращенного наименования учреждения или органа ФСИН России, даты и регистрационного номера.

Документы с грифом "УТВЕРЖДАЮ" печатаются на угловых бланках бумаги формата A4 в двух экземплярах (второй - не на бланке), подписываются руководителями структурных подразделений и другими должностными лицами - исполнителями этих документов, согласовываются в том же порядке, что и приказы (визы согласования помещаются после текста внизу последнего листа второго экземпляра документа), регистрируются в структурных подразделениях (кроме нерегистрируемых специальных форм финансово-хозяйственных и архивных документов) в отдельном журнале.

Зарегистрированные первые экземпляры документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела структурных подразделений - исполнителей, вторые экземпляры - в номенклатурное дело подразделения делопроизводства.

36. Руководители структурных подразделений, осуществляющих оформление и согласование проектов организационно-распорядительных документов, несут персональную ответственность за нарушение установленных Инструкцией правил.

37. Приказы о поощрении государственных служащих, работников оформляются следующим образом:

а) в случае поощрения одного или не более трех человек в заголовке приказа указываются их фамилии с инициалами (приложение N 9);

б) фамилии должны располагаться по алфавиту независимо от занимаемых должностей и печататься прописными буквами, должность, специальное звание указываются через запятую. Например:

ИВАНОВУ Ивану Ивановичу, заместителю начальника Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Амурской области, капитану внутренней службы;

в) все учреждения или органы ФСИН России должны именоваться следующим образом:

федеральное государственное учреждение "Исправительная колония N 6 Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Амурской области" или федеральное государственное учреждение "Следственный изолятор N 1 Главного управления Федеральной службы исполнения наказаний по Краснодарскому краю".

Текст приказа формулируется следующим образом:

СЕМЕНОВА Семена Семеновича, заместителя начальника федерального государственного учреждения "Следственный изолятор N 2 Главного управления Федеральной службы исполнения наказаний по Самарской области", майора внутренней службы.

2. Выдать денежную премию:

РОМАНОВОЙ Инге Михайловне, инспектору отдела кадров Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Мурманской области, лейтенанту внутренней службы;

ПОПОВУ Петру Павловичу, старшему инспектору отдела кадров Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Мурманской области, капитану внутренней службы;

СКВОРЦОВОЙ Надежде Николаевне, младшему инспектору отдела кадров Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Мурманской области, сержанту внутренней службы.

В приказах о поощрении следует указывать статьи экономической классификации, по которым выплачиваются премии.

В том случае, когда денежной премией поощряются государственные служащие, работники учреждения или органа ФСИН России, в приказе указывается:

Выплату премий произвести по подстатье экономической классификации 211 "Заработная плата".

38. Приказ о снятии дисциплинарного взыскания с государственных служащих, работников оформляется согласно приложению N 10.

39. Регламенты, положения, правила, инструкции, порядки, наставления и другие нормативные правовые акты (далее - положения) утверждаются, как правило, приложением к приказу (распоряжению), которое оформляется в соответствии с п. 34 (е) Инструкции.

Порядок утверждения положений, правил и инструкций устанавливается вышестоящим учреждением или органом ФСИН России.

Положение устанавливает порядок образования, структуру, функции, компетенцию, объем прав и обязанностей, организацию работы структурных подразделений учреждений и органов ФСИН России. Например: "Положение об отделе кадров" или "Положение об экспертной комиссии", "Положение о деятельности учреждений и органов уголовно-исполнительной системы" и т.п.

Положение может также регулировать деятельность территориального органа. Например: "Положение об Управлении Федеральной службы исполнения наказаний по Ивановской области".

В наставлении излагаются нормы о порядке действия в той или иной ситуации.

40. Порядок подготовки и оформления проектов положений предусмотрен Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации 1997, N 33, ст. 3895).

41. Положения печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) и состоят из пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему положения могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

При необходимости для полноты изложения вопроса могут использоваться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования.

Таблицы, графики, карты, схемы, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты положения должны иметь ссылки на эти приложения.

42. Текст положения излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок положения отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения, наставления, правил, инструкции и устава служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

43. Инструкции, правила и уставы регулируют основные виды деятельности и работу конкретных категорий государственных служащих, работников.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений нормативных правовых актов.

Инструкции содержат нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке и какими способами и методами осуществляется тот или иной вид деятельности.

Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.

В правилах устанавливаются нормы, обязательные для выполнения.

На основании устава определяется структура учреждения или органа ФСИН России и его штатная численность.

Правила, инструкции и т.п. не могут противоречить положению (уставу) учреждения или органа ФСИН России.

44. Предписание выдается руководителем учреждения или органа ФСИН России подчиненным государственным служащим, работникам для удостоверения предоставленных им служебных прав и возложенных на них обязанностей по отдельным направлениям деятельности (предписание на право проверки службы, режима секретности, организации и ведения делопроизводства, организации конвоирования осужденных и т.п.). Предписание оформляется на листах формата A4 или A5 с угловым штампом (приложение N 11).

Предписание подписывает руководитель учреждения или органа ФСИН России, регистрируется и заверяется в подразделении делопроизводства оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

45. Договор (соглашение), контракт содержат обязательства сторон, определенные условия их взаимодействия в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

46. Договоры (соглашения), контракты (далее - договоры) с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются компетентными структурными подразделениями учреждения или органа ФСИН России в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя учреждения или органа ФСИН России в соответствии с распределением обязанностей, редактируются в подразделении делопроизводства и представляются на подпись руководителю учреждения или органа ФСИН России через подразделение делопроизводства.

Договоры, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами субъектов Российской Федерации, муниципальными органами самоуправления, организациями, передаются на экспертизу в структурные подразделения учреждений и органов ФСИН России по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.

47. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры оформляются юридическим подразделением в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения и заместителем руководителя учреждения или органа ФСИН России, курирующим финансово-хозяйственную деятельность, в соответствии с установленным распределением обязанностей, представляются на подпись руководителю учреждения или органа ФСИН России через юридическую службу или заместителю руководителя учреждения или органа ФСИН России, курирующему финансово-хозяйственную деятельность.

48. Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются подразделением кадровой службы в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215), Трудовым кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1(I), ст. 3), Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 8, ст. 629), Положением о службе в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Верховного Совета Российской Федерации от 23 декабря 1992 г. N 4202-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 52, ст. 5806; Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 1 (часть I), ст. 2; 2004, N 35, ст. 3607; Российская газета, 2005, N 68), и иными нормативными правовыми актами, затем подписывается государственным служащим, работником и представителем нанимателя: руководителем учреждения или органа ФСИН России или его заместителем в соответствии с установленным распределением обязанностей и заверяется в подразделении делопроизводства оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному служащему, работнику, второй помещается в его личное дело.

49. Договоры оформляются на стандартных листах формата A4 (210 x 297 мм). Обязательные реквизиты договоров (соглашений) оформляются по правилам, предусмотренным п. 34 Инструкции.

50. Протоколами в учреждениях и органах ФСИН России оформляются решения, принятые на коллегиях учреждений и органов ФСИН России, совещаниях у руководителя учреждения или органа ФСИН России, заместителей руководителя учреждения или органа ФСИН России, руководителей структурных подразделений, иных совещаниях в учреждениях и органах ФСИН России (далее - совещания) (приложение N 12).

51. Протокол совещания оформляет секретарь совещания (ответственный за проведение совещания государственный служащий, работник) на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14.

52. Протокол имеет следующие реквизиты:

а) Наименование документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

б) Название (вид) совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

в) Место проведения совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола сплошной линией.

г) Дата протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом (п. 34 (б) Инструкции) и печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата совещания.

д) Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера. Государственный служащий, работник, ответственный за подготовку протоколов, перед представлением на подпись присваивает им номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний у руководителя учреждения или органа ФСИН России, протоколы совещаний у заместителя руководителя учреждения или органа ФСИН России, протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений, протоколы межведомственных совещаний и др.

е) Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части в двух столбцах помещаются слева перечень должностей, справа - фамилий, инициалов председательствующего, секретаря и иных лиц, участвовавших в совещании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря совещания, подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников совещания. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: "Начальники отделов, следственных изоляторов и исправительных колоний УФСИН России по Ярославской области".

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Перечень присутствовавших отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Вопросы нумеруются римскими цифрами, начинаются с предлогов "О", "Об", печатаются центрованно размером шрифта N 15, последняя строка подчеркивается по всей длине независимо от количества знаков. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, в последовательности, соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Текст протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости указываются итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Документы для обсуждения представляются структурными подразделениями, на которые возложена обязанность по их подготовке, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа ФСИН России. Справки подписывают руководители подразделений - исполнителей.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), а также представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Текст проекта протокола должен быть подготовлен не позднее чем за 3 дня до дня заседания. Проект протокола визируются структурными подразделениями, ответственными за подготовку.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, помещается пометка "Для служебного пользования".

Тексты протоколов за подписью директора ФСИН России подлежат обязательному редактированию в аппарате директора ФСИН России в порядке, предусмотренном п. 33 Инструкции.

ж) Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с п. 34 (з) Инструкции.

Протокол подписывают председательствующий на заседании (совещании) и секретарь, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел учреждения или органа ФСИН России.

53. По решению председательствовавшего на заседании (совещании), секретарь тиражирует протоколы и/или оформляет выписки, а также сопроводительные письма и рассылает их через подразделение делопроизводства заместителям руководителя учреждения или органа ФСИН России в соответствии с распределением направлений деятельности, в структурные подразделения, заинтересованные государственные органы и иные организации.

54. В плане устанавливается перечень мероприятий, их последовательность и объем с указанием сроков исполнения и исполнителей.

План составляется в табличной форме на стандартных листах формата A4.

Табличная форма плана должна содержать графу "Исполнение", где напротив каждого пункта его мероприятий делается отметка о выполнении (невыполнении, переносе срока исполнения).

55. Отчет (доклад) содержит сведения о выполнении приказа (распоряжения), плана, задания, проведенных мероприятий, представляемые в установленном порядке в вышестоящие учреждение или орган ФСИН России.

Данные отчета отражают в целом деятельность учреждения или органа ФСИН России или отдельное направление его деятельности, а также конкретного государственного служащего, работника.

Отчеты в вышестоящие учреждения и органы ФСИН России оформляются на бланках ФСИН России формата A4 или формализованном угловом бланке по конкретному направлению деятельности (статистическая отчетность, отчет по финансовой и др. деятельности). Отчеты государственных служащих, работников непосредственному руководителю структурного подразделения оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.

56. В докладе излагаются вопросы, связанные с деятельностью учреждений и органов ФСИН России, а также содержатся выводы и предложения.

Доклад - форма отчета о положении дел или выполнении распорядительного документа его пункта (пунктов), а также сведения о факте, событии.

Доклады излагаются как в устной, так и в письменной формах, а также заслушиваются на служебных и оперативных совещаниях, коллегиях.

57. В донесении содержатся письменные сообщения по служебным вопросам, направляемые руководителем учреждения или органа ФСИН России в вышестоящие учреждение или орган ФСИН России.

Донесения включают информацию об отдельных фактах, событиях или о выполнении распорядительного документа, акта (справки), комиссии вышестоящего учреждения или органа ФСИН России, имеют заголовок к тексту и составляются на бланках учреждения или органа ФСИН России или на стандартных листах формата A4.

При необходимости к донесению приобщаются приложения (видео- и аудиокассеты, фотографии, предметы и т.д.).

58. Акт составляется коллегиально несколькими специально уполномоченными государственными служащими, работниками, подтверждает какие-либо факты, события, имеющие юридическое значение, и подлежит утверждению руководителем учреждения или органа ФСИН России или их структурных подразделений в пределах их полномочий (приложения N 13, 14, 15).

Акты оформляются по результатам работы комиссий приема-передачи дел, инвентаризаций и др. (далее - комиссия).

Акты учреждений и органов ФСИН России оформляются на стандартных листах формата A4 и утверждаются руководителями учреждений и органов ФСИН России.

В заголовке акта содержится название или краткое содержание факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта излагается:

основание (реквизиты распорядительного документа);

состав комиссии (наименование комиссии, должности, специальные звания, фамилия и инициалы председателя, далее в алфавитном порядке - фамилии и инициалы членов комиссии);

присутствовавшие (если при составлении акта присутствовали другие государственные служащие, работники, не включенные в состав комиссии, то указываются их должности, специальные звания, фамилии и инициалы).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

На обороте последнего листа документа указывается количество экземпляров акта, место их нахождения или адресата, которым они направлены.

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр - в дело (1 - 12);

2-й экземпляр - главная бухгалтерия;

3-й экземпляр - управление ресурсного обеспечения.

Дата акта должна соответствовать дню факта или события.

В некоторых случаях акты подлежат утверждению руководителем вышестоящего учреждения или органа ФСИН России.

Члены комиссии, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с указанием о своем несогласии и излагают свое мнение на отдельном листе - приложении.

Акт является основанием для издания учреждением или органом ФСИН России соответствующих распорядительных документов.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием под роспись должностных лиц, к деятельности которых он относится.

59. Докладная записка адресуется руководителю учреждения или органа ФСИН России или вышестоящему учреждению или органу ФСИН России и содержит информацию, выводы и предложения по какому-либо вопросу.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) указываются факты и проводится их анализ, во второй - делаются выводы и предложения.

Докладная записка является внутренним документом.

Для оформления докладной записки используется стандартный лист бумаги формата A4, которая оформляется в соответствии с п. 65 (б, в, ж, з, к) Инструкции.

60. Обзор является разновидностью справки и составляется в целях информирования учреждений и органов ФСИН России и других учреждений, органов и организаций о положении дел или итогах деятельности за конкретный период времени.

Обзор составляется учреждением или органом ФСИН России на соответствующем бланке по одному из направлений служебной деятельности и подписывается его руководителем.

61. Справка оформляется в целях служебного информирования по поручению руководителя учреждения или органа ФСИН России или запросу вышестоящего учреждения или органа ФСИН России.

Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. Например:

"О состоянии служебной подготовки", "О результатах проверки" и т.п. Справка может иметь несколько разделов, пояснения и сноски, приложения в виде схем, таблиц.

Справку, направляемую вышестоящему учреждению или органу ФСИН России, подписывает руководитель учреждения или органа ФСИН России, а предназначенную руководителю учреждения или органа ФСИН России его заместителям - исполнитель.

62. Заключение содержит мнение, вывод по какому-либо документу или вопросу.

Печатается на бланке. В заголовке заключения следует указывать название документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается общая оценка вопросов или документа и предложения по документу в целом, во второй - конкретные выводы по существу каждого рассмотренного вопроса. Эта часть, как правило, разбивается на пункты.

Заключение подписывают должностное лицо и члены комиссии и утверждает руководитель учреждения или органа ФСИН России.

63. В рапорте (заявлении) фиксируется информация как служебного, так и личного характера (о грубом нарушении общественного порядка, о происшествии, о предоставлении отпуска и т.п.).

Выполняется на стандартном листе бумаги, заголовка не имеет, текст должен быть лаконичным. Суть ходатайства, информации либо просьбы, содержащейся в рапорте (заявлении), целесообразно использовать в самом начале текста, после чего должны следовать аргументы.

Слово "Р а п о р т" (З а я в л е н и е) пишется с заглавной буквы и вразрядку, точка в конце не ставится. Например:

64. Служебное письмо используется для оперативной связи между учреждениями и органами ФСИН России и другими учреждениями, органами и организациями, по своему содержанию может быть инициативным (запрос, разъяснение) либо в виде ответа.

Виды служебных писем:

ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФСИН России;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации; актов Министерства юстиции Российской Федерации;

ответы на запросы других учреждений, органов, организаций и физических лиц;

ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФСИН России;

инициативные документы по вопросам компетенции ФСИН России, в том числе методические рекомендации и информационные письма для учреждений и органов ФСИН России;

другие документы по согласованию с подразделением делопроизводства.

65. Реквизиты служебных писем:

а) Служебные письма печатаются в учреждениях и органах ФСИН России на угловых бланках формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman N 13, 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции. В совместном с другими организациями служебном письме реквизиты бланка не применяются.

б) Адресат служебного письма печатается от центра текстового поля 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав реквизита "адресат" входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает в реквизите "адресат" полный почтовый адрес.

Наименование учреждения или органа ФСИН России, организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

При направлении документа организации или должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным (1,5) межстрочным интервалом.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес в последовательности, установленной правилами услуг почтовой связи, например:

Один документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем подразделения делопроизводства.

в) Дата служебного письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации подразделением делопроизводства в порядке, предусмотренном п. 34 (б) Инструкции.

г) Регистрационный номер служебного письма после его подписания оформляется подразделением делопроизводства одновременно с датой и состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера документа, например:

N 10/12-252, где 10/12 - индекс структурного подразделения, которым подготовлено служебное письмо; 252 - порядковый регистрационный номер в журнале исходящей корреспонденции.

Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью директора ФСИН России состоит из:

- индекса аппарата директора ФСИН России;

13.10.2004 N 10/1-456,

где 1 - индекс аппарата директора ФСИН России,

456 - порядковый номер, присвоенный служебному письму аппаратом директора ФСИН России.

Исходящий регистрационный номер ответа на обращения граждан в центральном аппарате ФСИН России также присваивается структурным подразделением-исполнителем.

Например: N 10/12-3456-2006,

где 10/12 - индекс структурного подразделения;

3456-2006 - номер, присвоенный обращению при централизованной регистрации в аппарате директора ФСИН России.

При регистрации исходящего документа за подписью должностных лиц двух и более государственных органов регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи.

д) Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также в вводной части текста письма.

Указание в рассматриваемом реквизите данных запроса значительно облегчает адресату поиск конкретного исполнителя, а следовательно, сокращается время работы со служебным письмом и повышается эффективность использования размещенной в нем информации.

е) Заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?) и начинается с прописной буквы: "Об изменении. ", "О выделении. ", Об отмене. " и т.д.

Заголовок помещается на угловом бланке служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков). При превышении указанного объема текста заголовка его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

ж) Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующим критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование и неоправданное применение;

использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

эмоционально-нейтральный тон изложения.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись директору ФСИН России, а также тексты служебных писем массовой рассылки (с подписью директора ФСИН России) подлежат обязательному редактированию в аппарате директора ФСИН России в порядке, предусмотренном п. 33 Инструкции.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

1) официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату, отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком).

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например: