Рекомендации по формированию и оформлению документов по личному составу

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

В процессе деятельности отдела кадров организаций различных форм собственности помимо приказов по личному составу создается достаточное количество документов, имеющих большое значение. Значимость этих документов определяется тем, что они постоянно и по истечении многих лет востребованы, например, при наведении справок социально-правового характера. Давайте рассмотрим, какие это документы и какие существуют правила и требования к их оформлению.

Протоколы заседаний квалификационной, аттестационной комиссий, конкурсной комиссии по формированию резерва руководящих кадров

Протоколы заседаний комиссий вам необходи­мо формировать в дела за один календарный год. Протоколы внутри дела систематизируйте по хроно­логическому принципу в порядке возрастания номеров. К каждому протоколу прикладывайте до­кументы, рассмотренные на заседании комиссии. Все документы дела с протоколами нумеруйте. Не­обходимо составлять лист-заверитель, оформлять обложку дела.

Крайними датами дела являются даты первого и последнего протокола заседаний комиссий. Если протоколы сгруппированы в нескольких томах, то в заголовке дела на обложке указывайте номера протоколов, а также номер тома.

Пример оформления обложек смотри­те в рубрике «Полезная практика» на с. 26 журнала.

Личные карточки уволенных работников

Личные карточки уволенных работников груп­пируются в дела по году увольнения работников. В деле личные карточки систематизируйте по ал­фавиту фамилий. Внутри одной буквы алфавита карточки систематизируются по алфавиту второй буквы фамилий. Например, сначала в деле распо­лагаются все карточки на букву «А», потом на бук­ву «Б» и т.д. Как правило, на одну и ту же букву в деле содержится несколько карточек.

В таком слу­чае карточки внутри буквы «А» располагаются по алфавиту по второй букве фамилии. Например, сначала располагается карточка «Авакумов Ми­хаил Александрович», далее - карточка «Акунин Борис Леонидович» и т.д. Этот принцип распро­страняется на все документы, при систематизации которых используется алфавитный принцип.

При объеме документов более 250 листов дело делят на самостоятельные тома, документы каж­дого тома являются продолжением предыдущего по алфавиту фамилий. Например, первый том содержит личные карточки на буквы А-К, второй том - на буквы Л-П, третий - на буквы Р-Я. Лис­ты каждого тома с личными карточками нумеру­ются самостоятельно, в каждом томе составляются внутренняя опись документов и лист-заверитель.

Пример оформления обложек дел, сфор­мированных в тома, с личными карточка­ми уволенных работников смотрите в руб­рике «Полезная документация» на с. 26-27 журнала.

При составлении внутренней описи в разд. 4 «Заголовок дела» указываются фамилия, имя и от­чество уволенного работника.

Образец оформления внутренней описи дела с личными карточками уволенных работников смотрите в рубрике «Полез­ная документация» на с. 27 журнала.

Личные дела уволенных работников

Существует 2 способа формирования личных дел уволенных работников:

каждое личное дело уволенного работника подшивается и оформляется отдельно;

все личные дела уволенных работников под­шиваются в одно дело по году увольнения.

При первом и втором вариантах формирова­ния личных дел уволенных работников все доку­менты внутри каждого личного дела располагайте в порядке, предусмотренном п. 6 гл. 2 Инструк­ции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постанов­лением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).

В случае если каждое личное дело уволенного работника подшивается отдельно, в личное дело включаются внутренняя опись документов дела, которая составляется в процессе ведения личного дела, и лист-заверитель.

Фамилию, имя, отчество уволенного работни­ка в заголовке указывайте в именительном падеже. Крайними датами личного дела являются даты при­казов о принятии и увольнении работника.

Пример оформления обложки отдельно­го личного дела и обложки дела, в кото­ром сброшюрованы несколько личных дел уволенных работников вы найдете в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.

В случае если все личные дела уволенных ра­ботников формируются и подшиваются в одно дело по году увольнения, кроме документов личных дел, внутренних описей документов личных дел, в каж­дом томе составляется дополнительно внутренняя опись личных дел, включенных в данный том: в разд. 4 «Заголовок документа» указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника.

Необходимо уточнить, что при заведении личного дела работни­ка составляется внутренняя опись дела по форме, предусмотренной Инструкцией в приложении 1.

Форма внутренней описи дел, рекомендован­ная для всех видов документов Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), имеет иное расположение реквизитов. Поэтому при за­ведении личного дела нужно использовать форму внутренней описи, рекомендованную Инструк­цией, но при подготовке личных дел к передаче в архив и брошюровке их в тома необходимо соста­вить внутреннюю опись дел по форме, предусмот­ренной Инструкцией по делопроизводству.

Лист-заверитель размещается в конце тома. Личные дела уволенных работников нумеруйте черным графитным карандашом в правом верх­нем углу. В случае если личные дела каждого уво­ленного работника подшиты отдельно, вам необ­ходимо нумеровать каждое дело самостоятельно. Если личные дела уволенных работников сброшю­рованы в тома по году увольнения, то все докумен­ты этого тома нумеруются валовым порядком.

Принцип нумерации одинаков для всех личных дел независимо от способа формирования дела. Если в деле встречается сложенный лист, то он раз­ворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, ну­меруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа.

Лист с наглухо наклеенными документами (фото­графиями, вырезками, выписками и др.) нумерует­ся как один лист. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдель­но от конверта: вначале конверт, а потом очеред­ным номером каждое вложение в конверте.

Для учета количества листов в деле, фик­сации особенностей их нумерации и фи­зического состояния составляется заве- рительная надпись, форму которой смотрите в руб­рике «Полезная документация» на с. 28 журнала.

Особенности заполнения листа-заверителя мы рассматривали в рекомендациях при оформлении приказов по личному составу, опубликованных в 7-м номере журнала на с. 5-6 в статье «Формиру­ем и оформляем дела с приказами руководителя организации по личному составу».

Трудовые договоры, контракты

Особенность формирования трудовых дого­воров и контрактов заключается в том, что по п. 219 Перечня типовых документов-2006 трудовые договоры и контракты имеют срок хранения 3 года после истечения срока действия договоров и кон­трактов, контракты с государственными служащи­ми - 75 лет.

Опустим вопрос о том, почему такая дискри­минация допущена в отношении одного и того же вида документов. Очевиден лишь факт некоторого противоречия в том, что на основании Инструк­ции при формировании личных дел работников по решению кадровой службы допускается включать трудовые договоры и контракты в состав личных дел.

Следовательно, если контракты включены в состав личных дел, то они имеют срок хранения 75 лет, а если на работника не ведется личное дело, стало быть, трудовой договор и контракт должны храниться 3 года после истечения срока действия договора или контракта.

В связи с таким противоречием, допущенным Государственной архивной службой Республики Беларусь, автор рекомендует хранить все трудо­вые договоры и контракты 75 лет. Уверенность в правильности рекомендации придает тот факт, что при прекращении деятельности организации негосударственной формы собственности или государственной организации, не имеющей право­преемника или вышестоящей организации при передаче документов в городской или районный архив на государственное хранение, требуется среди документов 75-летнего срока хранения пере­дать также трудовые договоры и контракты.

Автор считает это требование городских и рай­онных архивов правильным, так как трудовые дого­воры и контракты в дальнейшем могут послужить основанием для выдачи гражданам справок соци­ально-правового характера, подтверждающих факт, место и стаж работы гражданина в организации.

Если трудовые договоры и контракты включе­ны в состав личных дел, тогда они просто распо­лагаются в личном деле среди других документов в порядке, предусмотренном Инструкцией. Если же на работника не заведено личное дело, можно рекомендовать формировать трудовые договоры и контракты по году окончания срока действия кон­тракта.

Внутри дела договоры и контракты лучше все­го располагать по алфавиту фамилий работников, чтобы сделать в будущем поиск необходимой ин­формации оперативным. Эту категорию докумен­тов необходимо оставить на хранение на срок 75 лет.

В связи с этим в каждом деле следует со­ставить внутреннюю опись документов по форме, предусмотренной для всех категорий документов с 75-летним сроком хранения. В разделе «Заголо­вок дела» будут указаны фамилия, имя, отчество работника. Все остальные элементы оформления дела соответствуют общепринятым нормам, о ко­торых мы рассказывали выше.

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

ЛИЧНЫЕ ДЕЛА РАБОТНИКОВ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

ЛИЧНЫЕ ДЕЛА РАБОТНИКОВ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Большинство кадровых работников организаций знакомы с понятием “личное дело“. Зачастую его оформление производится по правилам, принятым в организации еще несколько лет назад. Сложность заключается в том, что в настоящее время на законодательном уровне отсутствуют нормы, регламентирующие порядок ведения личных дел. В данной статье рассмотрим основные вопросы, связанные с ведением дел, возникающие на практике.

Обязательно ли ведение личного дела?

Определение термина “личное дело“ в ТК РФ и других нормативно-правовых актах, регламентирующих вопросы трудового права и кадрового делопроизводства, в настоящее время отсутствует. Нет и норм, согласно которым личное дело было бы обязательно для ведения в бюджетных учреждениях. Лишь в законах, регламентирующих государственную и муниципальную службу, и в ряде правовых актов, регламентирующих деятельность в отдельных учреждениях, где предусмотрена государственная служба, содержатся такие положения. Например:

- ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ “О государственной гражданской службе Российской Федерации“ (ред. от 17.12.2009);

- ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 “О Прокуратуре Российской Федерации“ (ред. от 28.11.2009);

- ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ “О муниципальной службе в Российской Федерации“ (ред. от 17.07.2009).

Таким образом, можно было бы сказать, что для бюджетных учреждений, в которых не предусмотрена государственная или муниципальная служба (далее - бюджетные учреждения), ведение личных дел не обязательно. Однако необходимость систематизации документов по учету личного состава, а также соблюдения норм Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных“ <1> (ред. от 27.12.2009) (далее - Закон N 152-ФЗ) и положений гл. 14 ТК РФ позволяет говорить о том, что и в бюджетных учреждениях нужно вести личные дела.

--------------------------------
<1> Согласно п. 1 ст. 3 данного Закона персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы.

Основываясь на приведенных выше и некоторых других правовых актах, определим, что же такое личное дело работника и каков порядок его ведения, подходящий для применения в бюджетных организациях.

Порядок ведения личного дела

Анализ указанных выше Законов позволяет вывести следующее определение: личное дело - это систематизированный комплект документов, содержащих персональные данные работника. На практике он выглядит как папка с документами, формирующимися и подшивающимися в течение времени работы конкретного лица в организации.

Обычно в личное дело включаются следующие документы:
- внутренняя опись документов дела;

- личная карточка работника (форма N Т-2);

- дополнение к личной карточке работника;

- копии документов об образовании;

- характеристики и рекомендательные письма;

- личные заявления работника;

- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

- отзывы должностных лиц о работнике;

- справки о состоянии здоровья;

- другие документы, нахождение которых в личном деле будет целесообразным;

- лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Личное дело заводится непосредственно после издания приказа о приеме работника на работу. Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке (в порядке их принятия или оформления, то есть сначала во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, далее - в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу), брошюруются, страницы нумеруются. Дело формируется в течение всего времени работы сотрудника. Завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

К личному делу прилагается внутренняя опись и заполняется по мере включения документов в дело. В нее заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причины изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится только с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Пример оформления внутренней описи личного дела приведен ниже.

Опись документов личного дела

Гусевой Альбины Валентиновны
----------------------------------
(фамилия, имя, отчество работника)

N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦Номера¦ Дата ¦ Кому ¦ Дата ¦ Примечание ¦

п/п¦документа¦ создания ¦ документов, ¦листов¦ выдачи ¦ выдан ¦ возврата¦ ¦

¦ ¦ ¦ краткое ¦ дела ¦документа¦документ¦документа¦ ¦

1 ¦ 06 - 12 ¦25.01.2006¦Личная ¦ 1 - 8¦ ¦ ¦ ¦ ¦

Количество листов внутренней описи --------------------.

(цифрами и прописью)

Инспектор отдела кадров --------- /О.В. Филиппова/

Как правило, не включаются в личное дело документы второстепенного значения, имеющие временные (до десяти лет) сроки хранения, например, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о семейном положении и т.п. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 06.10.2000 (далее - Перечень). В нем содержатся наименования документов, которые создаются или поступают в организацию, и приведены нормативные сроки их хранения. Данными нормами работники кадровых служб должны руководствоваться при ведении кадрового делопроизводства в организации.

К каждому личному делу прилагается фотография работника (без головного убора) формата 3 x 4 см. На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника, заверяемые личной подписью кадровика и печатью.

Личному делу присваивается номер, который фиксируется в журнале учета личных дел. Далее оформляется обложка личного дела, в том числе в верхнем левом углу его обложки проставляется присвоенный делу номер. Дадим образец оформления лицевой стороны обложки.

МЛПУ “Городская больница N 8“

(наименование предприятия, организации, учреждения)

Гусева Альбина Валентиновна

(фамилия, имя, отчество)

¦Фонд N ______¦ Дата начала ----------

¦Опись N -----¦ Дата окончания ----------

¦Дело N ------¦ На -- листах

В бюджетных учреждениях работники кадровых служб могут вести личное дело в более упрощенном порядке - не прошивая страницы и не делая опись. В этом случае рекомендуем папку с документами назвать не “личное дело“, а “папка с персональными данными работника (Ф.И.О. работника)“, и порядок ведения закрепить в локальном нормативном акте организации (например, в положении о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под роспись согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Согласно п. 16 Указа Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (ред. от 23.10.2008) к личному делу гражданского служащего часть документов приобщается в виде оригиналов (письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу, собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета, экземпляр служебного контракта, заключаемые в дальнейшем дополнительные соглашения к нему и т.д.), а другие документы - в виде копий (документы, содержащие личные данные сотрудника: паспорт, свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния и т.д.; акты государственных органов о назначении на должность, переводе, увольнении и др.).

В бюджетных учреждениях порядок хранения документов, содержащих персональные данные работников, может различаться. Например, локальными нормативными актами может быть установлено, что приказы о приеме, переводе, увольнении работников хранятся отдельно от других документов и формируются в дела в течение года по мере их создания. В этом случае в папки с персональными данными будут помещаться копии таких документов. Если же штат невелик, возможно хранение оригиналов указанных приказов непосредственно в папках с персональными данными. Другие документы (заявления о приеме на работу, аттестационные листы, объяснительные работников и т.д.) хранятся непосредственно в этих папках.

Передача личных дел работников в архив

В отделе кадров хранятся дела работающих сотрудников. После увольнения работника его личное дело подготавливается кадровой службой для передачи в архив. Для этого необходимо:

- уточнить нумерацию листов дела;

- уточнить или составить внутреннюю опись;

- внести уточнение в реквизиты лицевой обложки дела.

При передаче в архив индивидуальные личные дела объединяются в одну обложку (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам расторжения трудовых отношений). Объем дела (тома) не должен превышать 250 листов. Материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) располагаются в алфавитном порядке (пофамильно), при этом материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего лица, трудовые отношения с которым прекращены.

Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшивать (переплетать), нужно удалить скрепки со всех документов.

Каждое объединенное дело (том) сопровождается внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения). Опись документов можно готовить на компьютере, а дата и подпись ставятся вручную.

В конец дела подшиваются бланки листов-заверителей дела. Приведем образец его заполнения.

Лист-заверитель дела N -----

130 (сто тридцать)

В деле подшито и пронумеровано --------------------------- листов,

(цифрами и прописью)

¦Лист подклеен полоской белой бумаги ¦ 56 ¦

Инспектор отдела кадров Филиппова /О.В. Филиппова/

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представитель архива проверяет полноту и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные недостатки устраняются кадровой службой компании. Передача и прием производятся по описи, с проставлением отметок о наличии личных дел.

Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка личных дел. Если выявляются недостатки в их оформлении и ведении, составляется соответствующий акт. Отметки о проверке личного дела проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно (п. 337 Перечня).

Права работника в области защиты его персональных данных

Поскольку вся информация о сотруднике, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями, получаемая кадровой службой, относится к персональным данным, стороны (работник и работодатель) обязаны соблюдать нормы, установленные Законом N 152-ФЗ и гл. 14 ТК РФ. В Законе N 152-ФЗ употребляются термины “оператор“ и “субъект“ персональных данных, что в случае трудовых отношений соответствует работодателю (его представителю) и работнику. Подробно вопросы защиты персональных данных в настоящей статье рассматривать не будем, укажем лишь следующее: все персональные данные работника работодатель должен получать у него самого. Если же какие-либо персональные данные можно получить лишь у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее, а также о целях, предполагаемых источниках и способах получения данных, о характере подлежащих получению данных и дать свое письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

На работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты (п. 7 ст. 86 ТК РФ). Применительно к документам, содержащимся в отделе кадров, в частности, к личным делам, данное положение трактуется как необходимость оборудования кабинета, где хранятся указанные документы, таким образом, чтобы была исключена возможность их хищения, уничтожения или утери в результате, например, пожара. Поэтому рекомендуем личные дела хранить в несгораемых шкафах и обеспечить возможность доступа к ним только работникам, специально уполномоченным на работу с персональными данными.

Назовем основные из закрепленных ст. 89 ТК РФ прав работников в отношении их персональных данных, хранящихся у работодателя:

1. Получение полной информации о своих персональных данных, свободный бесплатный доступ к ним, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. Данному праву корреспондирует обязанность работодателя по выдаче работнику копий документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу; приказов о переводах на другую работу; приказа об увольнении; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактических уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.), если от работника поступил соответствующий запрос. Выдать копию работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления (ст. 62 ТК РФ). Данная информация представляется работнику или его представителю безвозмездно (ч. 3 ст. 20 Закона N 152-ФЗ).

2. Требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника последний имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии, с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

3. Обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите персональных данных.

Напомним, что согласно ст. 13.11 КоАП РФ нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на граждан в размере от 300 до 500 руб.; на должностных лиц - от 500 до 1000 руб.; на юридических лиц - от 5000 до 10 000 руб.

К.В.Шестакова
Эксперт журнала “Отдел кадров бюджетного учреждения“
“Отдел кадров бюджетного учреждения“, 2010, N 2

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!