Руководства, Инструкции, Бланки

инструкция по ведению личных дел работников в рб 2015 img-1

инструкция по ведению личных дел работников в рб 2015

Рейтинг: 4.5/5.0 (1751 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Инструкция о порядке ведения личных дел работников

Инструкция о порядке ведения личных дел работников

1. Настоящая Инструкция регулирует порядок ведения личных дел работников общества с ограниченной ответственностью "Альфа" (ООО "Альфа").

2. Личное дело работника включает в себя документы, содержащие сведения о работнике и его трудовом стаже.

3. Ведение личных дел работников возлагается на отдел кадров.

4. К работе с личными делами работников допускаются следующие сотрудники отдела кадров:

– заместитель руководителя отдела кадров;

– главный специалист отдела кадров;

– инспектор отдела кадров.

Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров.

– использует персональные данные работников в оформлении их личных дел в соответствии с Положением о работе с персональными данными;

– обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела и их сохранность;

– располагает личные дела работников в строго алфавитном порядке;

– оперативно вносит в дополнение к личному листку по учету кадров сведения об изменениях анкетных данных работника и об изменениях в работе;

– осуществляет подготовку личных дел уволенных работников к сдаче в архив.

6. Личное дело ведется на каждого из работников в одном экземпляре. Ведение нескольких личных дел одного работника не допускается.

7. Личное дело работника оформляется в течение пяти дней после заключения трудового договора с работником.

8. Устанавливается следующий перечень документов и порядок их расположения при ведении личного дела:

– личный листок по учету кадров;

– дополнение к личному листку по учету кадров (при необходимости);

– копия документа, удостоверяющего личность;

– копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

– копия ИНН (при наличии);

– копии документов об образовании;

– характеристики и рекомендательные письма;

– личное заявление о приеме на работу;

– трудовой договор;

– копия приказа о приеме на работу;

– внутренняя опись документов дела.

9. В личное дело вносятся все основные документы, оформленные в процессе работы каждого работника. Сведения об указанных изменениях заносятся в дополнение к личному листку по учету кадров.

К таким сведениям относятся:

– изменения анкетных данных работника, подтвержденные соответствующими документами (копия свидетельства о браке, копии документов об окончании учебных заведений и получении другой специальности и т. д.);

– документы, характеризующие профессиональные, деловые и личностные качества работника (характеристики, отзывы, аттестационные листы).

10. Все документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке. В нем не должны содержаться проекты документов, дубликатные экземпляры и т. д.

11. Документы личного дела помещаются в специальную папку, на которой проставляется присвоенный ей порядковый номер.

12. После увольнения работника необходимо:

– удалить все скрепки (скобы) с документов личного дела;

– оформить лист-заверитель дела;

– прошить в четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель);

– передать в архив на хранение.

13. Работник имеет право на ознакомление со всеми документами своего личного дела.

14. Работник обязан информировать отдел кадров об изменениях в своих анкетных данных.

15. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается:

– производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях и вносить в него новые записи;

– извлекать из данного дела имеющиеся там документы или помещать новые;

– разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.

16. При извлечении каких-либо документов из личного дела работник отдела кадров обязан сделать во внутренней описи личного дела соответствующую запись.

17. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

18. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек и имеют срок хранения 75 лет. Личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

19. Для хранения личных дел используются железные шкафы с дверью, закрывающейся на ключ.

Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова

Другие статьи

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников

Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 №2 "Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников"

(Текст правового акта с изменениями и дополнениями на 1 января 2014 года)

Документ зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов РБ 7 апреля 2004 г. N 8/10795

На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 12 августа 2002 г. N 1098 "О Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь" Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

и социальной защиты

Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.

2. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Глава 2 СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

5. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

6. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г. N 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

контракт (государственных служащих);

копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

характеристики и аттестационные листы;

списки научных трудов и изобретений;

заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

9. В личное дело не включаются:

копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Глава 3 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

10. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".

11. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:

на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет";

не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;

фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;

в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;

место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;

в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";

если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных трудов (изобретений) прилагается";

в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

в графе "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

жена - Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,

сын - Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,

дочь - Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,

мать - Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;

в графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

12. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

13. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.

14. Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество;

дата и место рождения;

полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

общественная работа, участие в выборных органах;

отношение к воинской службе и воинское звание;

наличие правительственных и других наград и поощрений;

сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

15. Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

16. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке.

В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

17. Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:

название вида документа (характеристика);

имя, отчество, фамилия характеризуемого;

текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

Глава 4 УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

18. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.

20. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5.

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.

21. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации.

При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 6. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.

23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.

24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

Приложение 1
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников

<*> Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

Приложение 2
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников

Приложение 3
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников

Приложение 4
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников

Приложение 5
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников

Приложение 6
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников

Популярные новости

Власти России и Беларуси согласовали новую формулу ценообразования на российский газ, пишет “Коммерсантъ” со ссылкой на источники, знакомые с ходом обсуждения. Уточняется, что схема была принята после нескольких встреч представителей министерств и вице-премьеров двух стран. Подробнее»

В Беларусь все, кому не лень, дружно вводят новые налоги, поборы, оплаты. Новый скрытый налог - на воду из общественных колодцев. Помните сказку про Аленушку и братца ее Иванушку? Говорила же сестрица Иванушке – не пей водицы, братец! Не послушался братец, напился. Какой водицы попили президент, господа-товарищи из правительства и водоканала пока не ясно. Брать деньги за воду из общественного колодца до них, не один козел не додумался. Подробнее»

Александр Иванов (IVAN), который будет абсолютно голый представлять Беларусь на «Евровидении-2016», провел первую репетицию в компании живых волков. Что бы это значило по задумке авторов? Голый белорус на сцене, это страдающий и обманутый народ, а волки на привязи вокруг, это марионеточная власть, которая с виду добрая, а на самом деле с волчьими повадками - обобрала народ “до нитки” и действует по указке из-за бугра? Подробнее»

Пока Лукашенко и компания думают как выгнать белорусов из Беларуси, какими ещё новыми налогами и поборами “осчастливить” наших граждан, как оставить пожилых людей без пенсии, а безработных объявить тунеядцами и обложить налогом,…. Правительство Польши рассматривает поправки к закону о Карте поляка. которые касаются финансовой поддержки со стороны государства. На денежную помощь смогут рассчитывать белорусские обладатели карты, желающие связать свою жизнь с соседней страной. Об этом сообщает «Радио Польша». Подробнее»

Многие белорусы не считают Александра Лукашенко легитимным президентом либо по сути, либо из-за тотальных фальсификаций во время президентских выборов. Но есть те, кто продолжает упорно искать формальные юридические причины для отстранения Лукашенко от власти. Возможно, в будущем это сыграет определенную роль, хотя судить Лукашенко будут не за поруганную Конституцию. Подробнее»

Общеизвестно, что секс это удовольствие. А за удовольствие надо платить. Власти Беларуси планируют ввести налог на удовольствия, в том числе и на секс. Причем не важно - партнеры по сексу состоят в браке или нет. Идея не нова, союз мусульман Казахстана (СМК) и Мусульманский комитет по правам человека в Центральной Азии Подробнее»

В ближайшее время официальный Минск планирует заключить новые кредитные программы на общую сумму до 6 млрд долларов. Интрига заключается в том, что официально пока никто не заявил, какие условия получения кредитов должна будет выполнить Беларусь, пишут “Белорусские новости”. Подробнее»

Скоро белорусы перестанут быть рублевыми миллионерами и получать зарплаты от миллиона и выше. Надолго ли? В Беларуси с 1 июля 2016 года будет проведена очередная деноминация. Как сообщили БЕЛТА в пресс-службе Президента страны, Александр Лукашенко 4 ноября подписал указ №450 “О проведении деноминации официальной денежной единицы Республики Беларусь”. Подробнее»

Первый руководитель независимой Беларуси Станислав Шушкевич считает, что у Беларуси есть два выхода - дворцовый переворот или социальный взрыв. Станислав Шушкевич дал интервью Громадске ТВ, в котором рассказал как Лукашенко удается удерживать власть на протяжении 20 лет и чем закончится диктатура в Беларуси. Подробнее»

Курсы валют Нацбанка РБ Последние новости

Воздвижение Честного и Животворящего Креста Господня 27 сентября празднуют православные верующие. Это один из великих, входящих в число двунадесятых христианских праздников Православной церкви Установлен в память обретения и воздвижения Креста Христова.

Безвизовое посещение Беларуси сроком до пяти суток могут разрешить уже в этом году Беларусь в скором времени может стать ещё более привлекательной для иностранных туристов. Министерство спорта и туризма готовит.

1. «А почему я?» А почему, собственно, не вы? Начальник не обязан объяснять свой выбор, на то он и начальник. Вместо этого: Если вам кажется, что этим должен заняться ваш коллега, максимум.

Оператор velcom с 25 сентября повышает стоимость некоторых услуг. Такая информация размещена на сайте оператора. С 25 сентября увеличится абонентская плата, стоимость исходящего голосового трафика некоторых тарифных планов, пакетов.

С 26 сентября въезд на автомобиле на территорию Национального аэропорта Минск становится платным При первом и втором за сутки посещении аэропорта автомобиль может бесплатно находиться на его территории до 20 минут.

Все чаще среди белорусов становится популярной процедура получения Карты Поляка, особенно после многочисленных нововведений со стороны польского Правительства, открывающих для владельцев этого документы широкие перспективы и возможности. Какую цель преследуют.

Более 3 тыс. байкеров из Беларуси, России, стран Балтии, Западной Европы участвуют в параде, посвященном закрытию мотосезона-2016 H.O.G. Rally Minsk. Фестиваль начался около мемориального комплекса "Курган Славы". Колонна байкеров во.

Прогноз погоды (Беларусь)

МОБУ СОШ с

о порядке формирования,

ведения и хранения личных дел работников

муниципального общеобразовательного бюджетного учреждения

средняя общеобразовательная школа с. Чесноковка

муниципального района Уфимский район

1.1. Данный документ является локальным нормативным актом муниципального общеобразовательного бюджетного учреждения средняя общеобразовательная школа с. Чесноковка муниципального района Уфимский район Республики Башкортостан (далее школа) и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел работников школы, в том числе.

1.2. Ведение личных дел работников школы осуществляется секретарем в соответствии с инструкцией по делопроизводству в образовательных учреждениях, а также с - Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле» в Российской Федерации (с изменениями от 4 декабря 2006 г. 1 декабря 2007 г. 13 мая 2008); - Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008г. №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», Федеральным законом «О персональных данных»,

- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- Трудовым кодексом Российской Федерации; - Инструкцией по делопроизводству КЧГУ; - Федеральным законом «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»; - Уставом школы.

1.3. Директор назначает лиц, ответственных за ведение и сохранность личных дел работников, а также уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников (далее – сотрудники, уполномоченные на ведение личных дел). 1.4. Персональные данные, внесенные в личные дела работников школы, иные сведения, содержащиеся в личных делах работников, относятся к сведениям конфиденциального характера.

1.5. Ведение нескольких личных дел на работника не допускается.

3. Оформление и регистрация личных дел:

Личное дело работника школы формируется после издания приказа о назначении на должность и ведется на протяжении всего периода работы.

4. Документы, включаемые в личное дело сотрудника школы:

4.1. В личное дело работника школы включаются его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу в школу и увольнением с работы.

4.2. Первоначально личное дело сотрудника университета формируется из документов, предъявляемых гражданином при поступлении на работу; впоследствии к личному делу работника приобщаются иные документы, отражающие работу, в соответствии c положением.

4.3. При первоначальном формировании личного дела работника школы в него включаются документы в следующей последовательности:

- опись документов имеющихся в личном деле;

- автобиография или анкета;

- справка об отсутствии судимости;

– характеристики и рекомендательные письма;

- письменное согласие работника на предоставление персональных данных для дальнейшей их обработки;

- копии документов об образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении работнику ученой степени, ученого звания, если таковые имеются;

- письменное заявление о поступлении на работу и назначении на должность;

– экземпляр трудового договора ;

- копии приказов по личному составу касающиеся данного работника;

4.4. В процессе к личному делу работника приобщаются следующие документы в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления:

- копии документов о дополнительно полученном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении сотруднику ученой степени, ученого звания;

- копии решений о награждении сотрудника государственными наградами, присвоении сотруднику почетных званий, грамот, присуждении ему государственных и иных премий;

- аттестационный лист сотрудника школы, прошедшего аттестацию,

- письменные заявления сотрудника о переводе, перемещении на иную должность, о временном замещении им иной должности;

- выписки из приказов о назначении, переводе сотрудника на иную должность, о временном замещении им иной должности;

- экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор работника;

- заявления и выписки из приказов о предоставления декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком до трех лет, предоставления единовременного пособия;

- письменное заявление работника об освобождении от замещаемой должности, о прекращении трудового договора и увольнении;

- выписка из приказа (копия приказа) об освобождении сотрудника от замещаемой должности, о прекращении трудового договора и увольнении;

- копия удостоверений о повышении квалификации, аттестации;

– другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

К личному делу сотрудника приобщаются письменные объяснения сотрудника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.5. К личному делу работника не приобщаются:

- документы, содержание которых носит временный характер (о предоставлении отпусков, об установлении надбавок к должностному окладу, ежемесячного денежного поощрения, о выплате премий и т. п.); - документы, не имеющие необходимых реквизитов (дат, номеров, подписей и т. п.);

5. Порядок оформления документов, включаемых в личное дело работника

5.1. К личному делу работника школы приобщаются оригиналы документов либо копии, выписки из них в случаях, предусмотренных данным положением.

5.2. Все исправления, внесенные в документы личного дела работника школы должны быть заверены подписью сотрудника, уполномоченного на ведение личных дел сотрудников.

5.3. Анкета заполняется гражданином при поступлении на работу по форме, установленной действующим законодательством Российской Федерации.

6. Порядок хранения личных дел работников школы

6.1. Личные дела работников школы хранятся у директора в специально оборудованном шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения либо несанкционированного использования.

6.2. Личные дела лиц, уволенных работников школы, хранятся у директора в течение одного года со дня увольнения, после чего передаются в установленном законодательством Российской Федерации порядке в архив. 6.4. Личные дела лиц, умерших, признанных безвестно отсутствующими, объявленных умершими в установленном порядке в период работы в школе, хранятся у директора в течение одного года, после чего передаются в установленном законодательством Российской Федерации порядке в архив.

7. Порядок ознакомления с личным делом работника школы

7.1. Ознакомление работника школы с документами своего личного дела проводится по просьбе работника школы. Работник самостоятельно в письменной форме решает вопрос передачи кому-либо сведений о себе за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7.2. Факт ознакомления с личным делом работника школы удостоверяется личной подписью сотрудника в листе ознакомления с личным делом, с указанием даты ознакомления. Работник обязан сообщить об изменении тех или иных персональных данных.

7.3. Личное дело работника школы не выдается на руки работнику во временное пользование.

7.4. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации работник имеет право на получение копии любого документа, содержащегося в его личном деле, на основании письменного заявления на имя директора. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно в течение трех дней со дня подачи заявления. Просмотр дела производится в присутствии директора. Факт ознакомления фиксируется в контрольной карточке личного дела. Работник школы имеет право знакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

Личное дело работника

Личное дело работника. Что содержит личное дело?

Сразу отметим, что кроме работников личные дела ведутся на учащихся средних, средних специальных и высших учебных заведений. Порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования регулируется специальными актами Министерства образования Республики Беларусь.

ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ

И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ.

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

  • декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
  • обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции,

предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997

года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией"

(Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г. № 24,

ст.460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных

функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях,

  • контракт (государственных служащих);
  • справка-объективка;
  • анкета;
  • копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
  • копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
  • копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность
  • договор о материальной ответственности (для материально
  • направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

  • характеристики и аттестационные листы;
  • списки научных трудов и изобретений;
  • заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
  • копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
  • иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

В личное дело не включаются:

  • копии документов о предоставлении отпусков, наложении

дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения

работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) ;

  • справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
  • другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Комитета по архивам
и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
26.03.2004 N 2

1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.

2. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

5. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

6. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г. N 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

контракт (государственных служащих);

копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

характеристики и аттестационные листы;

списки научных трудов и изобретений;

заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

9. В личное дело не включаются:

копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

10. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".

11. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:

на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет";

не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;

фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;

в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;

место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;

в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";

если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных трудов (изобретений) прилагается";

в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

в графе "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

жена - Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,

сын - Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,

дочь - Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,

мать - Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;

в графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

12. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

13. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.

14. Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество;

дата и место рождения;

полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

общественная работа, участие в выборных органах;

отношение к воинской службе и воинское звание;

наличие правительственных и других наград и поощрений;

сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

15. Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

16. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке.

В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

17. Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:

название вида документа (характеристика);

имя, отчество, фамилия характеризуемого;

текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

18. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.

20. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5.

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.

21. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации.

При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 6. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.

23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.

24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.