Рейтинг: 4.4/5.0 (1879 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
думаю, вам нужно учиться самостоятельно заполнять первичные документы
Цитата: ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ
от 5 января 2004 г. N 1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)
трудового договора с работником (увольнении)
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)
трудового договора с работниками (увольнении)
Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
В строке (графе) форм N Т-8 и Т-8а Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) Документ, номер и дата делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.
На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) .
Порядок расторжения трудового договора
Общие основания прекращения трудового договора перечислены в ст. 77 Трудового кодекса. В частности, трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работника или инициативе работодателя, по соглашению сторон, в связи с обстоятельствами, которые от них не зависят, и пр. Общий для всех случаев порядок оформления расторжения трудового договора установлен ст. 84.1 Кодекса. В данной процедуре можно выделить три основных этапа:
•оформление документов об увольнении;
•окончательный расчет с работником по всем причитающимся суммам;
•выдача увольняющемуся работнику документов.
Какие документы оформить?Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Работник должен быть ознакомлен с ним под расписку. Если сделать это невозможно или сотрудник отказывается ознакомиться с приказом либо поставить свою подпись на нем, необходимо сделать запись об этом непосредственно на приказе.
Приказ об увольнении издается по форме N Т-8 или N Т-8а (при расторжении трудового договора с одним и несколькими работниками соответственно).
Вместе с тем увольнение возможно только при наличии документов, подтверждающих его основание. Например, если трудовой договор расторгается по собственному желанию работника, потребуется его заявление об увольнении. При увольнении по соглашению сторон необходимо оформить такое соглашение. В случае расторжения трудового договора в связи с истечением его срока документальным основанием послужит уведомление сотрудника об истечении такого срока. Приказ об увольнении в связи с ликвидацией организации издается на основании решения о ликвидации юридического лица, принятого учредителями или судом. В связи с прекращением деятельности индивидуального предпринимателя - решения о прекращении им деятельности, принятого им лично или судом, и т.д.
В самом приказе указывается ссылка как на пункт, часть и статью Трудового кодекса, в соответствии с которой работник увольняется, так и на документ, подтверждающий основание для расторжения трудового договора.
На основании приказа о расторжении трудового договора в день увольнения запись об этом производится в трудовой книжке (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225;далее - Правила). В графе 1 раздела Сведения о работе проставляется порядковый номер записи (нумерация всех записей в трудовой книжке сплошная). В графе 2 напротив номера записи арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ указывается дата увольнения в соответствии с приказом. В графе 3 напротив даты увольнения - основание расторжения трудового договора со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса. Использовать можно любую формулировку: уволен. трудовой договор расторгнут. трудовой договор прекращен. Но основание увольнения должно быть сформулировано согласно ТК ( по инициативе работника. по соглашению сторон и т.д.). В графе 4 пишется слово приказ и его реквизиты - дата и номер (п. п. 5.1 - 5.6 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Все записи, сделанные в трудовой книжке за время работы сотрудника, заверяются подписью работника организации, отвечающего за ведение трудовых книжек, и ее печатью. Затем под ними подписывается работник (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Помимо этого запись об увольнении необходимо сделать в личной карточке сотрудника по форме N Т-2. При этом с данными, внесенными в личную карточку, работник также должен быть ознакомлен под расписку.
Наконец, должна быть составлена записка-расчет по форме N Т-61 с указанием всех причитающихся работнику выплат.
Когда произвести окончательный расчет?При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится непосредственно в день увольнения сотрудника, то есть в день прекращения трудового договора (ст. ст. 84.1, 140 ТК).
По общему правилу днем прекращения трудового договора является последний день работы сотрудника. К исключениям относятся случаи, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность). В частности, днем прекращения трудового договора в случае предоставления сотруднику отпуска с последующим увольнением считается последний день отпуска. Тем не менее Конституционный Суд РФ в Определении от 25 января 2007 г. N 131-О-О указал, что последним днем работы сотрудника в данном случае следует считать все же день, предшествующий первому дню отпуска. Иными словами, в приказе о расторжении трудового договора, в личной карточке и трудовой книжке в качестве даты увольнения в подобной ситуации должен отражаться последний день отпуска, но все расчеты с работником необходимо произвести в последний рабочий день до отпуска.
Обратите внимание! Если последний день срока трудового договора приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Но в случае если трудовой договор прекращается с работником, которому установлен сменный режим рабочего времени, то датой прекращения трудового договора является дата последнего рабочего дня, в том числе выпадающая на выходной или нерабочий праздничный день (ст. 14 ТК, Письмо Роструда от 18 июня г. N 863-6-1).
Выплата причитающихся работнику сумм производится на основании записки-расчета. К таким суммам относятся, например:
•зарплата и премии, начисленные за отработанный период;
•компенсация за неиспользованный отпуск;
•другие компенсации, если они предусмотрены законом, трудовым или коллективным договором либо локальным нормативным актом организации.
Тот факт, что работник не подписал обходной лист или не вернул числящееся за ним имущество, основанием для невыплаты причитающихся ему денег не является.
В случае если сотрудник не согласен с начисленными ему при увольнении суммами, в последний день работы необходимо выплатить не оспариваемую им сумму.
Какие документы выдать?Без какого-либо запроса со стороны работника в день его увольнения работодатель обязан выдать ему:
•трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении, о получении которой сотрудник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (ст. 84.1 ТК);
•справку о сумме зарплаты за текущий и два предшествующих года для расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за ребенком (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ;Порядок, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 17 января г. N 4н);
•разд. 6 Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица расчета по форме РСВ-1 ПФР с указанием сведений о работнике за отчетный период, в котором тот уволился (для передачи этих сведений сотруднику необходимо получить его письменное подтверждение, например его роспись на втором экземпляре разд. 6 расчета РСВ-1 ПФР).
По заявлению работника ему также подлежат выдаче:
•справка 2-НДФЛ (ст. 230 НК);
•заверенные надлежащим образом копии документов, связанные с работой (ст. 84.1 ТК).
В случае если в день увольнения передать работнику трудовую книжку и документы невозможно, необходимо направить ему по почте ценным письмом с описью вложения уведомление о необходимости получить их или дать согласие на их отправку по почте (ст. 84.1 ТК, п. 2 Порядка N 4н). Впрочем, в Письме от 10 апреля г. N 14-2/ООГ-1347 представители Минтруда России указали, что можно использовать и иной способ, позволяющий доказать факт отправки. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
После получения от работника согласия на отправку трудовой книжки по почте работодателю следует отправить ее по указанному им адресу. Но согласие сотрудника должно быть выражено в письменной форме, которая позволяет доказать факт направления согласия.
При этом работник также вправе письменно обратиться за выдачей трудовой книжки. В этом случае она не отправляется по почте, а должна быть выдана сотруднику в течение трех дней со дня обращения.
В случае задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, если в результате таковой сотрудник был лишен возможности трудиться, экс-работодатель обязан возместить ему неполученный заработок за время такой задержки (ст. ст. 165, 234 ТК). Причем день увольнения в этом случае приурочивается ко дню выдачи трудовой книжки. О новом дне прекращения трудового договора работодатель обязан издать приказ (распоряжение). Новая запись вносится и в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения при этом признается недействительной в порядке, установленном Правилами (п. 35 Правил).
Формы документов по учету труда и его оплатыКадровые документы, в том числе документы по учету кадров и рабочего времени, а также расчетов с персоналом по оплате труда, являются первичными учетными документами организации. Между тем с 1 января г. формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря г. N 402-ФЗ). Главное, чтобы они содержали все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Требования об обязательном применении унифицированных форм документов нет. Исключением являются только формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами, помимо Закона о бухучете, и на их основании (Информация Минфина России N ПЗ-10/). Например, обязательны для применения формы кассовых документов, а также форма транспортной накладной N 1-Т (Письмо Минфина России от 28 января г. N 03-03-06/1/36).
На этом основании представители Роструда указывают, что негосударственные организации вправе пользоваться формами документов по учету кадров и рабочего времени, а также расчетов с персоналом по оплате труда, разработанными ими самостоятельно (Письма ведомства от 9 января г. N 2-ТЗ, от 23 января г. N ПГ/10659-6-1, от 14 февраля г. N ПГ/1487-6-1).
Вместе с тем унифицированные формы документов по учету труда и его оплаты утверждены Госкомстатом не для бухгалтерского учета, а в целях реализации требований Трудового кодекса. В этом смысле отходить от них нецелесообразно, поскольку требования к первичке. содержащиеся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ, к документам, используемым для оформления событий в сфере трудовых отношений, во многих случаях можно применить лишь частично.
Как правильно заполнить унифицированную форму Т-85 апреля. просмотров: 7025, Раздел: Документы
Приказ о расчете сотрудника оформляется при прекращении (расторжении) трудовых отношений (договора) между нанимателем и сотрудником, итак, как правильно заполнить унифицированную форму Т-8, рассмотрим сегодня. Данный приказ обладает унифицированной формой Т-8, которая определенна законом. Давайте, более подробнее рассмотрим, этот вид документа и как его нужно заполнять, так же вы имеете возможность скачать форму Т-8 и унифицированную форму Т-8а в этой статье.
Образец заполнения формы Т-8
Этот вид документа составляется кадровым отделом и подписывается руководителем организации, после чего передается работнику для ознакомления. Совместно с этим вносятся соответствующие изменения в лицевой счет (ф. Т-54) и в личную карточку (ф.Т-2), так же производится определенная заметка в трудовую книжку сотрудника. По правилам, приказ об увольнении оформляется в последний рабочий день сотрудника.
Заполнение унифицированной формы Т-8
Составление формы начинается с классического заполнения «шапки» документа: название предприятия согласно уставу, присвоение номера, он состоит из букв и цифр, код ОКПО, проставляется дата конечного рабочего дня трудящегося, структурное подразделение, где трудиться сотрудник, его профессия (должность). После этого прописывается дата трудового договора и его номер, а так же дата увольнения. Если на основании завершения срочного трудового договора сотрудник прекращает собственную трудовую деятельность, то строчка «уволить» попросту зачеркивается. ФИО необходимо писать в родительном падеже, так же заполняются строчки «должность» и «структурное подразделение», эти данные выписываются из трудового договора.
Унифицированная форма Т-8 имеет строчку под названием «причина для расторжения трудового договора», в ней указывается причина в связи, которой сотрудник прекращает трудовую деятельность на данной организации, к примеру, расторжение трудовых отношений по собственному желанию трудящегося 77 ст. 3 п. ТК РФ, по сокращению штата, переход в другое предприятие и так далее.
В строчке «основание (дата, документ) пишется документ, который является основанием для расторжения трудовых отношений, то есть по какой причине уволен данный работник. Это может выглядеть в виде служебной записки, заявление сотрудника на увольнение по личной инициативе или другой вид документа.
Унифицированная форма Т-8а и Т-8 имеет нововведённый реквизит, который составляется с одобрения профсоюзного органа на последующее увольнение трудящегося. Реквизит имеет номер решения комитета и ссылку на дату, эти данные размещаются после ссылки. Один экземпляр приказа остаётся в архиве отдела кадров, а второй передается в отдел бухгалтерии, который производит полноценный расчет с сотрудником.
После того, как приказ заполнен его необходимо завизировать и подписать, данные действия выполняет руководитель предприятия после того, как с документов ознакомился работник.
Итак, теперь вы ознакомлены, как правильно заполнить унифицированную форму Т-8. будьте внимательны при составлении данного документа, так как он имеет высокую степень важности.
Server Error in '/eServices' Application. Runtime ErrorDescription: An application error occurred on the server. The current custom error settings for this application prevent the details of the application error from being viewed remotely (for security reasons). It could, however, be viewed by browsers running on the local server machine.
Details: To enable the details of this specific error message to be viewable on remote machines, please create a <customErrors>tag within a web.config configuration file located in the root directory of the current web application. This <customErrors>tag should then have its mode attribute set to Off .
Notes: The current error page you are seeing can be replaced by a custom error page by modifying the defaultRedirect attribute of the application s <customErrors>configuration tag to point to a custom error page URL.
Согласно пункту 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила № 225), с записями, вносимыми в трудовую книжку (о приеме, переводе, увольнении), работник должен быть ознакомлен под подпись в его личной карточке. То есть запись, вносимая в трудовую книжку сотрудника, дублируется в его личной карточке. Значит, обязательность ведения такой карточки подтверждается данными правилами.
В пункте 12 Правил № 225 также сказано, что форма личной карточки утверждается Федеральной службой госстатистики. И такая унифицированная форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .
Напомним, что приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н об утверждении форм первичных учетных документов не содержит формы личной карточки. А согласно части 4 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, формы первичных учетных документов для госучреждений устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Получается, что учреждение вправе самостоятельно ее разработать. Однако рекомендуется взять за основу унифицированную форму № Т-2. По усмотрению работодателя она может быть дополнена.
Частью 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ предусмотрена возможность составления первичных учетных документов как на бумаге, так и электронно. Но в Указаниях по заполнению личной карточки, утвержденных вместе с ее формой постановлением № 1. не сказано, в каком виде нужно вести такой документ – на бумаге или электронно.
Так как с некоторыми записями личной карточки работник должен быть ознакомлен под подпись, значит, такая карточка в первую очередь должна вестись на бумажном носителе. А по желанию работодателя она может быть составлена и в электронном виде.
Рассмотрим, как вести заполнение личной карточки.
Документы для заполненияВ соответствии с Указаниями личная карточка заполняется кадровиком на основании следующих документов:
Рассмотрим правила заполнения личной карточки работника на основе формы № Т-2. Такая карточка состоит из 11 разделов. В ее заголовной части указываются общие сведения по учреждению, в котором работает сотрудник: наименование учреждения (по учредительным документам), его код по ОКПО, код формы № Т-2 по ОКУД (0301002). Далее заполняется таблица, которая содержит дату составления личной карточки, табельный номер (переносится из приказа о приеме сотрудника на работу), ИНН и СНИЛС работника, алфавит (первая буква фамилии сотрудника), характер работы (постоянная, временная), вид работы (основная или по совместительству), пол работника. Личная карточка не заводится на сотрудника, принимаемого на условиях внутреннего совместителя или работающего по договору ГПХ.
Общие сведенияВ первом разделе личной карточки в правом углу указываются реквизиты трудового договора работника – его номер и дата. Далее на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность сотрудника, вписываются: Ф. И. О. (указываются полностью), дата рождения (день, месяц, год), место рождения (в поле для кодирования данного реквизита нужно указать код по ОКАТО), гражданство – указывается с использованием формулировок, содержащихся в Общероссийском классификаторе информации о населении (ОКИН), утвержденном постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 412. состояние в браке (с кодом по ОКИН).
Постановление содержит следующие коды ОКИН в соответствии с гражданством сотрудника: гражданин РФ – код «1», гражданин РФ и иностранного государства (двойное гражданство) – код «2», иностранный гражданин – код «3», лицо без гражданства – код «4».
Раздел «Общие сведения» личной карточки работника содержит следующие данные:
1. Знание иностранного языка. Данная запись вносится в карточку на основании информации, сообщенной работником. Она содержит также степень его знания, которая имеет свой код по ОКИН. Например, если работник владеет английским языком свободно, то в таблице сначала указывается код иностранного языка, а затем, через пробел, код степени знания языка – «014 3».
2. Образование. Информация об образовании по ОКИН имеет следующие коды: дошкольное – «01», начальное (общее) – «02», основное общее – «03», среднее (полное) общее – «07», начальное профессиональное – «10», среднее профессиональное – «11», неполное высшее – «15», высшее – «18», послевузовское – «19».
Далее в форме № Т-2 предусмотрены таблицы, в которые на основании документов об образовании вносятся следующие сведения: наименование образовательного учреждения, данные о документе об образовании (наименование, серия, номер) и год окончания учебного заведения, квалификация по документу об образовании (например, бухгалтер или юрист), направление или специальность (например, юриспруденция) с кодом по Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО), утвержденному постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. № 276-ст .
Отметим, если при приеме на работу сотрудник предъявил диплом о высшем образовании по специальности, которой нет в данном классификаторе, то графу для указания кода по ОКСО можно оставить незаполненной.
Учету в личной карточке подлежит и послевузовское профобразование: докторантура (код «01»), аспирантура, адъюнктура (код «02»).
3. Профессия (основная и другая) указывается на основании документов об образовании.
Информация о профессиях кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 .
4. Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных документах, его подтверждающих. Данный пункт должен содержать сведения о следующих видах стажа: общем (указывается общее количество лет, месяцев и дней работы), непрерывном, дающем право на надбавку за выслугу лет.
В настоящее время пособия по государственному соцстрахованию начисляются на основании страхового стажа, поэтому на практике строку о непрерывном стаже чаще всего оставляют незаполненной.
5. Состав семьи. Здесь фиксируются сведения, сообщенные сотрудником о его ближайших родственниках с указанием степени родства (в частности, отец, мать, сын, дочь), их Ф. И. О. и годы рождения. Также могут быть вписаны родственники, находящиеся на иждивении работника или проживающие вместе с ним.
6. В пункте 11 раздела «Общие сведения» указываются паспортные данные сотрудника, а в пункте 12 – адрес места жительства (фактический и по паспорту), дата регистрации и номер телефона работника.
Если фактическое место проживания и место жительства сотрудника по паспорту совпадают, то строка «фактический» не заполняется.
Сведения о воинском учетеРаздел II заполняется на основании: военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе; удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Прием на работу и переводы на другую работуСведения в раздел III личной карточки вносятся на основании приказов о приеме и о переводах на другую работу в течение всей трудовой деятельности сотрудника у данного работодателя. В этом разделе обязательно указываются дата и номер приказа, на основании которого была внесена каждая запись. Обратим внимание, что со всеми записями работник должен быть ознакомлен лично под подпись.
АттестацияРаздел IV личной карточки сотрудника заполняется в тех случаях, когда работодатель проводит аттестацию в соответствии с трудовым законодательством и локальными нормативными актами. Здесь указываются:
На практике в раздел V вносят сведения о повышении квалификации, но только во время работы сотрудника в данном учреждении. А именно: даты начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения и место его нахождения, наименование и реквизиты документа о повышении квалификации, основание (как правило, здесь указываются реквизиты приказа работодателя о направлении сотрудника на повышение квалификации).
Повышение квалификации включает в себя следующие виды обучения: краткосрочное (не менее 72 часов), тематические или проблемные семинары (от 72 до 100 часов), длительные (свыше 100 часов) (п. 7 Типового положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610 ).
Профессиональная переподготовкаЗдесь указывается следующая информация: даты начала и окончания профпереподготовки, специальность (направление, профессия), по которой происходит переподготовка, наименование, номер и дата документа о такой переподготовке.
Награды (поощрения), почетные званияРаботодатель вправе поощрять сотрудников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности: объявить благодарность, выдать премию, наградить ценным подарком, почетной грамотой, представить к званию лучшего по профессии (ст. 191 Трудового кодекса РФ ). Другие виды поощрений работников могут быть предусмотрены коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка учреждения. Также поощрения могут устанавливаться уставами и положениями о дисциплине. При этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в карточку не вносятся.
ОтпускВ разделе VIII личной карточки работника фиксируются все виды предоставляемых ему отпусков (в том числе учебный, без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет). В каждой записи указываются: вид отпуска, период работы, за который он предоставляется, его продолжительность (в календарных днях), даты начала и окончания, реквизиты приказа работодателя, на основании которого он предоставляется.
Социальные льготыВ разделе IX формы № Т-2 указываются соцльготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством (у данного работодателя). В таком разделе заполняется следующая информация: наименование льготы в соответствии с нормативным правовым актом, номер и дата выдачи документа, на основании которого работнику должна предоставляться льгота, основание для предоставления льготы (как правило, со ссылкой на нормативный правовой акт и с указанием конкретной нормы).
Дополнительные сведенияЧаще всего в раздел X вносится важная для сторон трудового договора информация, которая не нашла отражения в других разделах личной карточки. Например, о наличии водительского удостоверения или о работе сотрудника на дому.
Основание прекращения трудового договора (увольнения)Раздел XI личной карточки заполняется при прекращении трудового договора c работником.
В нем указывают полную формулировку его увольнения на основании соответствующего приказа работодателя со ссылкой на норму Трудового кодекса РФ. а также дату увольнения сотрудника.
Обратим внимание, что в конце личная карточка подписывается работником кадровой службы и самим сотрудником.
Порядок внесения исправленийВ процессе трудовой деятельности у работника могут измениться какие-либо данные. Например, фамилия в связи с вступлением в брак. Порядок исправления ошибок в первичных документах указан в пункте 4 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105. Согласно ему, прежние данные зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное ( п. 4.2 Положения). Над зачеркнутым надписываются новые данные.
Работник кадровой службы оговаривает измененные данные надписью «исправлено» и заверяет их своей подписью (с указанием даты внесения изменений). В разделе «Дополнительные сведения» карточки рекомендуется указать, на основании какого документа были внесены коррективы.
Отметим, что в соответствии со статьей 658 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. личную карточку работника следует хранить в течение 75 лет.
консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения
Общество с ограниченной ответственностью
наименование организации
АКТ №1
об отказе от получения трудовой книжки
г. Волгоград 12 февраля 2008 г.
Мною, начальником отдела кадров Ивановым Иваном Ивановичем,
экономиста Семенова Семена Семеновича,
бухгалтер Аристархова Аристарха Аристарховича,
кассира Родионова Родиона Родионовича
составлен настоящий акт о нижеследующем:
12 февраля 2008 года Юрьеву Юрию Юрьевичу, работавшему в ООО «Повелитель огня» в должности кассира и уволенному 12 февраля 2008 г. по подпункту «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации, в соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса РФ было предложено получить в отделе кадров свою трудовую книжку.
Юрьев Ю.Ю. отказался это сделать, мотивируя это тем, что не согласен с увольнением.
Содержание настоящего акта удостоверяем личными подписями:
экономист Семенов С. С.
Базы “Пакета кадровика” ежеквартально приводятся юристами в соответствие с действующим законодательством и дополняются. Обеспечиваем сопровождение и обновление. На рынке России с 2002 года. Нам доверяют тысячи кадровиков от Калининграда до Сахалина. Все материалы Пакета кадровика профессиональны, грамотны, доступны.
? База пошаговых процедур кадровых операций: приема на работу, увольнений, переводов, отпусков и др. с гиперссылками на составляемые документы (70).
? База форм документов и образцов заполнения. Договоры, доп.соглашения, положения, приказы, заявления, уведомления, акты, представления, и др. (1350, в т.ч.-
? База должностных инструкций. 778)
? База практических консультаций. комментариев, таблиц (500)
? Образцы записей в трудовые книжки.
? База нормативных актов по трудовому праву .
? База официальных разъяснений Роструда, Гострудинспекции, и др. (100).
? Самоучитель. Тексты семинаров и книг по кадровой работе и трудовому праву (60).
Закажите демоописание, содержание ПП “Пакет кадровика” и комплект 100 образцов материалов из Пакета по адресу: 989899@rambler.ru или скачайте на сайте www.kadrovik-praktik.ru
“Отдел кадров бюджетного учреждения“, 2009, N 1
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА
Одним из документов, требуемых при проверках, проводимых трудовой инспекцией, является личная карточка работника формы N Т-2. Она относится к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и позволяет систематизировать имеющиеся в организации данные по каждому работнику. В данной статье рассмотрим вопрос о правовой регламентации ведения личных карточек и особенности их заполнения.
Обязательно ли ведение личной карточки работника?
Форма и обязательность заполнения данного документа на каждого работника установлена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“. В частности, в п. 2 указано, что формы, установленные п. 1.1 рассматриваемого Постановления, в том числе форма личной карточки N Т-2, распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, а установленные п. 1.2 - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений.
Обязательность ведения данного документа подтверждается также положением п. 12 Правил <1>, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 225, в котором указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
--------------------------------
<1> Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках“ (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).
При проведении проверки сотрудники трудовой инспекции отсутствие карточек формы N Т-2 могут расценить как нарушение трудового законодательства. Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Порядок заполнения личной карточки работника
Личная карточка работника заполняется на основании документов, представленных работником. Они перечислены в ст. 65 ТК РФ:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- другие документы, установленные ТК РФ и иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Также в личную карточку вносятся реквизиты приказа о приеме на работу.
Отдельные данные - состав семьи, номера телефонов работника и ближайших родственников, уровень владения иностранными языками - работник сообщает о себе сам. Поэтому он должен присутствовать при заполнении личной карточки или сотрудник отдела кадров может составить анкету, включающую графы для недостающих сведений.
Примечание. Сотрудник отдела кадров должен лично вносить данные в форму N Т-2, поскольку именно он несет ответственность за правильность ее заполнения.
О техническом оформлении личной карточки в законодательстве четких указаний нет. На практике часто возникает вопрос: можно ли форму N Т-2 вести в электронном виде, не распечатывая? Ответ отрицательный, поскольку реквизиты самой личной карточки предусматривают подтверждение подписью работника внесенных данных. Поэтому ее можно заполнять полностью вручную или первоначальные сведения заполнять в электронном виде, а все последующие записи вносить вручную.
Немаловажен и вопрос о том, обязательно ли кодировать информацию в личной карточке. В настоящее время этого можно не делать. Ранее кодирование предназначалось для автоматизированной обработки данных и статистического учета. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т.п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Однако из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому, если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.
Если же необходимо кодировать информацию, соответствующие коды можно найти в классификаторах информации:
- ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 412;
- ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст;
- ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367;
- ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 413.
Приведем образец заполнения личной карточки работника и подробно рассмотрим порядок заполнения всех граф.
Унифицированная форма N Т-2
Дата
составле-
ния Табель-
ный но-
мер Идентифика-
ционный
номер нало-
гоплательщи-
ка Номер страхо-
вого свиде-
тельства госу-
дарственного
пенсионного
страхования Ал-
фа-
вит Характер
работы Вид ра-
боты
(основ-
ная, по
совмес-
титель-
ству) Пол
(муж-
ской,
жен-
ский)
23.11.2007 59 525624369846 139-518-986 29 М постоянная основная Ж
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
Дата начала работы 23.11.2007
Наименование
образовательного
учреждения Документ об образовании, о
квалификации или наличии
специальных знаний Год
окон-
чания
СПбГУ наименование серия номер 1989
диплом ЛК 027878
Квалификация по доку-
менту об образовании Направление или специальность
по документу
Историк, преподаватель
истории История средних веков
2-я страница формы N Т-2
23 ноября 07
8. Стаж работы (по состоянию на “--“ ---------- 20-- г.):
8 5 12
Общий ------ дней ------- месяцев ----- лет
Непрерывный ______ дней _______ месяцев _____ лет
Дающий право на
надбавку за
выслугу лет ______ дней _______ месяцев _____ лет
______ дней _______ месяцев _____ лет
10. Состав семьи:
Степень родства
(ближайшие род-
ственники) Фамилия, имя, отчество Год рождения
1 2 3
Муж Малков Георгий Валентинович 1968
Дочь Малкова Ирина Георгиевна 2000
Сын Малков Дмитрий Георгиевич 1997
58 03 526318 15 мая 2002
11. Паспорт: N ------------ Дата выдачи “--“ ------------- ---- г.
УВД г. Пскова
Выдан --------------------------------------------------------
наименование органа, выдавшего паспорт
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
12. Адрес места жительства:
-----------------¬
¦Почтовый индекс ¦
+----------------+
По паспорту ¦ 180024 ¦г. Псков, ул. Рокоссовского, д. 8,
-----------------¬
¦Почтовый индекс ¦
+----------------+
Фактический ¦ 180024 ¦г. Псков, ул. Рокоссовского, д. 8,
Дата регистрации по
31 марта 2002
месту жительства “--“ ---------- ---- г.
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
1. Категория запаса __________ ¦6. Наименование военного
2. Воинское звание ___________ ¦комиссариата по месту жительства
3. Состав (профиль) __________ ¦__________________________________
4. Полное кодовое обозначение ¦7. Состоит на воинском учете: ____
ВУС _______________________ ¦ а) общем (номер команды, партии)
5. Категория годности к ¦ ________________________________
военной службе ____________ ¦ б) специальном _________________
¦8. _______________________________
отметка о снятии с воинского
учета
инспектор Морозова Морозова
Работник кадровой службы ----------- --------- -------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
Малкова
Работник --------------------
личная подпись
23 ноября 07
“--“ -------- 20-- г.
3-я страница формы N Т-2
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
Дата Структурное
подразделение Должность
(специаль-
ность, про-
фессия),
класс (кате-
гория) ква-
лификации Тарифная ставка
(оклад), надбав-
ка, руб. Основание Личная
подпись
владельца
трудовой
книжки
1 2 3 4 5 6
23.11.2007 учитель
истории 3580 Приказ от
21.11.2007
N 93 Малкова
Дата
аттестации Решение комиссии Документ (протокол) Основание
номер дата
1 2 3 4 5
15.12.2008 Соответствует
занимаемой должности 5 15.12.2008 Приказ от
12.12.2008
N 18
V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
Дата Вид повышения
квалификации Наименование
образователь-
ного учрежде-
ния, место его
нахождения Документ (удостоверение,
свидетельство) Основание
начала
обучения окончания
обучения
наименование серия,
номер дата
1 2 3 4 5 6 7 8
28.01.2008 06.02.2008 краткосрочное Псковский
областной
институт
повышения
квалификации
работников
образования удостоверение 43 06.02.2008 Приказ от
15.01.2008
N 8
VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА
профессия) Документ (диплом,
свидетельство) Основание
начала
пере-
подго-
товки окончания
перепод-
готовки
наиме-
нование но-
мер дата
1 2 3 4 5 6 7
4-я страница формы N Т-2
VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ
Наименование награды
(поощрения) Документ
наименование номер дата
1 2 3 4
Вид отпуска
(ежегодный,
учебный, без
сохранения
заработной
платы и др.) Период работы Количество
календарных
дней отпуска Дата Основание
с по начала окончания
1 2 3 4 5 6 7
Ежегодный 23.11.2007 22.11.2008 56 01.07.2008 25.08.2008 Приказ от
25.06.2008
N 31
Отпуск без
сохранения
заработной
платы 23.11.2007 23.11.2008 5 13.10.2008 17.10.2008 Приказ от
09.10.2008
N 65
IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,
на которые работник имеет право в соответствии
с законодательством
Наименование льготы Документ Основание
номер дата выдачи
1 2 3 4
X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Трудовой договор расторгнут по
инициативе работника, п. 3
XI. Основание прекращения ч. 1 ст. 77 ТК РФ
трудового договора (увольнения) ------------------------------
13 января 09
Дата увольнения “--“ ----------- 20-- г.
4 13 января 09
Приказ (распоряжение) N ----- от “--“ ---------- 20-- г.
инспектор Морозова Морозова
Работник кадровой службы ----------- --------- -------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
Малкова
Работник ---------------
личная подпись
Наименование организации указывается согласно учредительным документам. В правом верхнем углу проставляется код ОКПО, который можно узнать в бухгалтерии.
В таблице в верхней части первого листа формы отмечаются следующие данные:
- дата составления - может отличаться от даты приема работника, а может быть такой же, поскольку законодательством не установлен срок, в течение которого работник кадровой службы должен заполнить личную карточку вновь принятого сотрудника;
- табельный номер - присваивается сотруднику при приеме на работу, не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации. Указанная графа может оставаться незаполненной, если табельные номера не присваиваются в организации;
- графы, содержащие идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, заполняются на основании представленных работником документов, а если он поступает на работу впервые, то заполняются после получения соответствующих документов;
- в графе “Алфавит“ проставляется первая буква фамилии работника, на которого заполняется личная карточка;
- характер работы - постоянно или временно;
- вид работы - основная или по совместительству;
- в графе “Пол“ - мужской, женский - указывается лишь первая буква.
Раздел I. “Общие сведения“
В графе “Трудовой договор“ указываются номер и дата его составления. Если дата подписания трудового договора не совпадает с датой начала работы, рекомендуем в имеющейся графе указать дату подписания трудового договора, а рядом указать дату начала работы, что будет важно при исчислении стажа на отпуск.
Графы с 1 по 4 заполняются на основании паспортных данных. Фамилию, имя и отчество сотрудника необходимо внимательно переписать без сокращений.
Дата рождения записывается, как правило, в следующем виде: месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. Однако не будет ошибкой, если дата будет полностью записана цифрами. При необходимости кодирования информации в ячейке справа указывается дата рождения цифровым способом.
При кодировании информации о месте рождения необходимо обратиться к ОКАТО.
При заполнении графы 4 формулировки записей можно определить по ОКИН:
- гражданин Российской Федерации - код 1;
- гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) - код 2;
- иностранный гражданин - код 3;
- лицо без гражданства - код 4.
Если заполняется карточка сотрудника, имеющего двойное гражданство, рекомендуем в графе 4 в скобках указать страну, гражданином которой он является: “Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Литвы)“. Так же следует поступить при заполнении личной карточки сотрудника, являющегося иностранным гражданином: “Иностранный гражданин (Республика Чехия)“.
Графа 5 заполняется на основании сведений работника, сообщенных в анкете. Формулировки записей могут быть следующими: “Читаю и перевожу со словарем“ - код 1, “Читаю и могу объясниться“ - код 2, “Владею свободно“ - код 3. В случае кодирования информации коды проставляются и в отношении самих языков (например, английский язык - код 014, французский - 213 и т.д.). Если необходимости в данных сведениях по условиям выполняемой работником трудовой функции нет, графу можно оставить незаполненной.
Данные в графу 6 вносятся на основании документа об образовании. Существует несколько уровней образования:
- начальное (общее) образование - работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования) - код по ОКИН 02;
- основное общее образование - работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство - код 03;
- среднее (полное) общее образование - работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство - код 07;
- начальное профессиональное образование - работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство - код 10;
- среднее профессиональное образование - работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом - код 11;
- неполное высшее образование - работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение - код 15;
- высшее образование - работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом - код 18;
- послевузовское образование - работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом - код 19.
Если требуется внести данные о более чем двух образованиях, можно добавить графы. Однако удалять незаполненные графы не стоит.
При заполнении раздела о послевузовском образовании и кодировании информации аспирантура, ординатура и адъюнктура обозначаются кодом 02, а докторантура кодом 01 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставляется пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.
Графа 7 “Профессия“ предназначена для внесения сведений об основной и дополнительной профессии. Часто в графу “Основная“ вносятся данные о том, какую должность занимает работник в организации. Однако это неверно. В качестве основной указывается профессия, по которой сотрудник приобрел наибольший опыт работы, а в качестве дополнительной - профессия, представляющая интерес для фирмы, с целью создания кадрового резерва. Кодирование информации осуществляется при помощи ОКПДТР.
Графа 8 содержит сведения о стаже, который подразделяется на общий, непрерывный и стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет. В настоящее время при заполнении данной графы необходимо рассчитывать страховой стаж работника. Указанные данные вносятся на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Графа 9 содержит сведения о состоянии в браке. Приведем примеры записей с указанием кодов по ОКИН:
- никогда не состоял в браке - код 1;
- состоит в зарегистрированном браке - код 2;
- состоит в незарегистрированном браке - код 3;
- вдовец (вдова) - код 4;
- разведен (разведена) - код 5;
- разошелся (разошлась) - код 6.
В графе 10 “Состав семьи“ необходимо указать ближайших родственников (родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник). Конечно, нет необходимости указывать всех родственников; как правило, вносятся сведения лишь о лицах, проживающих с работником.
Графа 11 содержит сведения о паспортных данных сотрудника. При смене паспорта в личной карточке делается отметка об этом и указываются новые данные. Прежние данные не зачеркиваются.
В графу 12 вносятся сведения об адресе места жительства работника по паспорту и фактически. В последнем случае работник представляет данные устно, если присутствует при заполнении личной карточки, или указывает в анкете.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Раздел II. “Сведения о воинском учете“
Правила заполнения разд. II даны подробно в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, являющихся Приложением к Постановлению N 1.
Основными документами, на основании которых заполняется разд. II “Сведения о воинском учете“, являются:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
- п. 1 “Категория запаса“ - на офицеров запаса не заполняется;
- п. 3 “Состав (профиль)“ - заполняется без сокращения (например, “командный“, “медицинский“ или “солдаты“, “матросы“ и т.п.);
- п. 4 “Полное кодовое обозначение ВУС“ - записывается полное обозначение (шесть цифр, например “021101“, или шесть цифр и буквенный знак, например “113194А“);
- п. 5 “Категория годности к военной службе“ - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория “А“;
- в п. 7 “Состоит на воинском учете“ заполняется (простым карандашом): строка “а“ - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; строка “б“ - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
- п. 1 “Категория запаса“, п. 3 “Состав (профиль)“, п. 4 “Полное кодовое обозначение ВУС“ и п. 7 “Состоит на воинском учете“ не заполняются;
- п. 2 “Воинское звание“ - делается запись “Подлежит призыву“;
- п. 5 “Категория годности к военной службе“ - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
В п. 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка “Снят с воинского учета по возрасту“ или “Снят с воинского учета по состоянию здоровья“.
Правильность внесенных в первые два раздела сведений подтверждается подписями работника, на которого заполняется данная личная карточка, и сотрудника отдела кадров.
Раздел III. “Прием на работу, переводы на другую работу“
В данный раздел вносятся записи на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5). При этом администрация обязана ознакомить работника под роспись с каждой записью, внесенной в графу 6 формы.
В раздел не вносятся сведения о перемещении работника.
Раздел IV. “Аттестация“
Данный раздел заполняется лишь в случае проведения аттестации сотрудников в соответствии с нормами законодательства. Указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, приводятся дата и номер протокола заседания комиссии. В графе “Основание“ следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает руководителю организации рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации также можно отразить в данном разделе.
Раздел V. “Повышение квалификации“
В раздел “Повышение квалификации“ заносятся данные о краткосрочном (от 72 до 100 часов) и длительном (свыше 100 часов) обучении в образовательном учреждении повышения квалификации. Пройдя такое обучение, сотрудник получает соответственно удостоверение или свидетельство установленного образца. Указанные нормы часов установлены п. 28 Постановления Правительства РФ N 610 <2>.
--------------------------------
<2> Постановление Правительства РФ от 26.06.1995 N 610 “Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов“.
Раздел VI. “Профессиональная переподготовка“
Профессиональная переподготовка - это получение дополнительной профессии. Обучение ведется на базе высшего образования в объеме не менее 500 академических часов, по окончании которого выдается диплом.
Раздел VII. “Награды (поощрения), почетные звания“
В данный раздел вносятся сведения о поощрениях фирмой и государственных наградах. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этом разделе дублируются сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. В п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек <3> приведен полный перечень наград, сведения о которых нужно вносить в трудовую книжку, а значит, и в личную карточку сотрудника.
--------------------------------
<3> Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках“ (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).
Примечание. В данном разделе не указываются премии, предусмотренные системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе (п. 25 Правил).
Раздел VIII. “Отпуск“
В разделе “Отпуск“ ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. В графе “Период работы“ указывается полный рабочий год, за который предоставляется отпуск, независимо от того, предоставлен работнику полный отпуск или его часть. В качестве основания выступает приказ о предоставлении отпуска. Сведения в раздел вносятся по возвращении работника из отпуска.
Раздел IX. “Социальные льготы“
В данном разделе сотрудник кадровой службы фиксирует право работника на получение социальных льгот, которые связаны с трудовыми отношениями. Сведения о них вносятся на основании представленных работником документов, таких как справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и др. В качестве основания рекомендуется указывать нормативный акт, дающий работнику право на соответствующую льготу.
Раздел X. “Дополнительные сведения“
Раздел “Дополнительные сведения“ заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов, о наличии необходимых для исполнения служебных обязанностей документов (водительское удостоверение, загранпаспорт) и т.д.
Также в этот раздел можно вносить сведения о дисциплинарных взысканиях, которые согласно ст. 194 ТК РФ действуют в течение года. Следует помнить, что работодатель вправе снять дисциплинарное взыскание с работника и до истечения года со дня его применения. Об этом сотрудник кадровой службы также может внести отметку в разд. X личной карточки работника.
Раздел XI. “Основание прекращения
трудового договора (увольнения)“
Все время работы сотрудника в организации разд. XI личной карточки остается незаполненным. При его увольнении в данный раздел необходимо вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи кадровика и сотрудника.
Хранение личных карточек
Пунктом 339 Перечня типовых управленческих документов <4> установлено, что личные карточки работников (в том числе временных работников) должны храниться 75 лет в архиве организации или могут быть сданы на хранение в государственные архивы.
--------------------------------
<4> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.
Поскольку личные карточки содержат персональные данные работников, их необходимо хранить в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ.
Часто возникает на практике вопрос о возможности переоформления личных карточек, пришедших с течением времени в негодность. Законодательство не дает четкого ответа на него. Рекомендуем при принятии соответствующего решения издать приказ руководителя организации о переоформлении карточек, с которым ознакомить всех сотрудников под роспись. В этом случае в новые карточки должны быть внесены все данные без изменений и подтверждены подписями работников и сотрудника отдела кадров.
Особенности ведения личных карточек
государственных и муниципальных служащих
Постановлением Госкомстата России N 1 для учета личных данных государственных и муниципальных служащих предусмотрена форма N Т-2ГС(МС). Она содержит 12 (а не 11, как форма N Т-2) разделов. Порядковые номера разделов, начиная с IV, на единицу не соответствуют указанным выше. Это произошло потому, что добавлен разд. IV “Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания“. В соответствующих графах раздела указываются дата присвоения квалификационного разряда, классного чина и т.д. наименование, размер надбавки в рублях. В основании указываются номер и дата распоряжения. С записями данного раздела служащий знакомится под роспись.
И.А.Маркелова
Эксперт журнала
“Отдел кадров
бюджетного учреждения“
Подписано в печать
14.01.2009
ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!
