Положение об отделе кадров предприятия - образец 2016 года

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел кадров (далее - "отдел") является структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно __________________________________.

1.2. Отдел создан на основании приказа руководителя предприятия N _____ от "__"___________ ____ г.

1.3. Начальник отдела назначается и освобождается от должности приказом руководителя предприятия.

Работники отдела назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя предприятия по представлению Начальника отдела.

1.4. Отдел в своей работе руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- федеральными законами Российской Федерации;

- указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;

- постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;

- законами ________________ (указать субъект Российской Федерации);

- локальными актами предприятия;

- методическими материалами по управлению персоналом.

1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:

- структура и штаты предприятия;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- профиль, специализация и перспективы развития предприятия;

- кадровая политика и стратегия предприятия;

- порядок определения перспективной и текущей потребности предприятия в кадрах;

- источники обеспечения предприятия кадрами;

- состояние рынка труда;

- системы и методы оценки персонала;

- методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;

- порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;

- порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;

- организация табельного учета;

- методы учета движения кадров;

- порядок составления установленной отчетности;

- защита сведений и информации, составляющей государственную тайну или коммерческую тайну предприятия.

1.6. Отдел применяет в своей работе современные информационные технологии для работы с кадрами, средства взаимодействия и связи; рассматривает возможности внедрения передового отечественного и зарубежного опыта работы с персоналом; проводит социологические и психологические исследования, направленные на совершенствование организации труда, производства и управления, повышение продуктивности предприятия; во взаимодействии с другими структурными подразделениями добивается соблюдения правил и норм охраны труда.

2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА

2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.

2.2. Руководство отделом осуществляет Начальник отдела.

2.3. В состав отдела входят:

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

3.1. Подбор, расстановка и воспитание кадров.

3.2. Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности.

3.3. Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности.

3.4. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров.

3.6. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия.

4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

4.1. Разработка кадровой политики и стратегии предприятия.

4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

4.3. Комплектование предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.

Обеспечение приема и расстановки молодых специалистов в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью.

Организация совместно с руководителями подразделений проведения стажировки и работы учеников и молодых специалистов.

4.4. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.

4.5. Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой для этого документации.

4.6. Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

4.7. Информирование работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

4.8. Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости.

Планирование и организация повышения профессиональной квалификации.

4.9. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

4.10. Учет личного состава.

4.11. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

4.12. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

4.13. Ведение установленной документации по кадрам.

4.14. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.

4.15. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

4.16. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

4.17. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях предприятия.

4.18. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.

4.19. Организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.

4.20. Подготовка необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по установлению выслуги лет.

4.21. Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.

4.22. Выдача справок о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы.

4.23. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

4.24. Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.

4.25. Оформление и учет командировок.

4.26. Табельный учет.

4.27. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.

4.28. Анализ текучести кадров.

4.29. Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.

4.30. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.

4.31. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

4.32. Своевременное выявление и конструктивное разрешение трудовых конфликтов.

4.33. Методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по кадровым вопросам.

4.34. Ведение делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи по вопросам деятельности отдела.

4.35. Организация ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.

4.36. В пределах компетенции отдела - защита сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

4.37. Ведение работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.

Возложение на отдел функций, не относящихся к кадровой работе, не допускается.

5. ПРАВА ОТДЕЛА КАДРОВ

Отдел кадров для решения возложенных на него задач имеет право:

5.1. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.

5.2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников законодательства о труде, предоставление установленных льгот и преимуществ.

5.3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.

5.4. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

5.5. Самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

5.6. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе агентствами по найму и службами занятости.

5.7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел взаимодействует со следующими структурными подразделениями:

- _____________________ (указать структурные подразделения);

7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет Начальник отдела.

7.2. Ответственность работников отдела устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.

7.3. Начальник и другие работники отдела несут персональную ответственность за правильность оформляемых ими документов, их соответствие законодательству Российской Федерации.

8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.

Как написать регламент

Автор имеет многолетний опыт в разработке и оформлении различного рода документов, обладает практическими знаниями в области делопроизводства и документооборота. Задавайте свои вопросы в комментариях и Вы обязательно получите ответ.

На каждом предприятии существуют документы, регламентирующие деятельность этого предприятия. Например, регламент работы отдела разрабатывается для того, чтобы каждый сотрудник, задействованный в каком-либо бизнес-процессе, хорошо понимал, что он должен делать, как и когда, и что должно получиться у него в результате. Или, например, регламент взаимодействия подразделений нужен для того, чтобы отделы или подразделения компании передавали друг другу информацию или документы в определенном порядке или по установленным правилам. Для руководителя этот документ — один из главных инструментов управления. Правильно составленный регламент помогает достичь нужного результата в заданный срок. Каким же должен быть регламент бизнес-процесса?

Критерий эффективности регламента — его доступность для исполнителя. Если менеджер детально распишет все составляющие процесса, но его подчиненные ничего не поймут — будет ли толк от такого документа?

Поэтому при составлении регламента нужно учитывать 3 основных принципа:

1. Регламент пишется на основании модели (схемы) бизнес-процесса. Причем качество регламента прямо зависит от того, насколько тщательно проработана схема.
2. Регламент имеет структуру. определенную моделью бизнес-процесса. Все основные пункты схемы бизнес-процесса должны присутствовать в регламенте, все они важны, и мы поговорим о них в следующем разделе.
3. Регламент должен быть написан сухим, официальным языком. Не стоит бояться канцеляризмов — гораздо важнее избежать двусмысленности. В документе используют только простые, короткие предложения с прямым порядком слов (подлежащее — сказуемое). Формулировки должны быть однозначными. Все термины и аббревиатуры следует расшифровать. Для этого составляется список терминов и определений.

Самые частые ошибки в регламенте:

• Слишком большой объем. Оптимальный размер — не более 5-7 страниц.
• Сложный текст, длинные составные предложения.
• В терминах и названиях использованы синонимы. Одна и та же операция или документ должны на протяжении всего регламента называться одним и тем же словом.
• Использованы сокращения без расшифровки.
• Не обозначены конкретные исполнители.
• Не все шаги описаны. Возможно, отдельные действия покажутся составителю очевидными — но их все равно нужно описать.

Регламент должен быть понятен любому сотруднику компании — как опытному работнику, так и новичку.

Хороший регламент содержит описание входа и выхода бизнес-процесса (с чего начинается и чем всё должно закончиться), требования к содержанию и качеству работ, обязанности и ответственность каждого исполнителя, способы передачи информации.

Разработчику регламента удобно описывать бизнес-процесс в форме таблицы, разложив его на отдельные операции (в соответствии с моделью):

Но сотруднику будет трудно сориентироваться в такой таблице, а тем более работать по ней. Поэтому обычно регламент представляет собой многоуровневый список.

1. Общие положения. Здесь определяют назначение документа (цель бизнес-процесса).
2. Термины и определения. В этом пункте приводят расшифровку терминов.
3. Сокращения. Здесь необходимо расшифровать все используемые в тексте сокращения.
4. Условия и ограничения. Здесь следует описать условия, при которых начинается процесс (в каком случае он происходит), требования к результату и ограничения — когда можно отступить от требований документа и как нужно действовать в этих случаях.
5. Требования к процедурам. В этой части подробно описывают все операции, входящие в бизнес-процесс, — кто, когда, что делает, что будет результатом, требования и комментарии.
6. Ответственность. Кто и за что отвечает.
7. Контроль. Кто и как контролирует результаты.
8. Приложения: схема бизнес-процесса, формы документов и т.д.

1. Общие положения.

1.1 Цель — дать оценку уровню квалификации работника, оценить соответствие работника занимаемой должности.

1.2 Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений.

2. Основные термины и определения:

Аттестация — определение квалификации, уровня знаний и умений работника предприятия.

4.1 Сроки проведения аттестации….

4.2 Состав аттестационной комиссии…

4.3 Аттестации подлежат….

4.4 Аттестации не подлежат…

5. Порядок проведения аттестации.

5.1 Подготовка к аттестации включает в себя…..

5.2 График аттестаций составляется…..

5.4 … (подробно описываются все стадии процесса в соответствии с моделью, если видов аттестации несколько — для каждого вида)

6. Ответственные лица (указывается состав аттестационной комиссии и лица, отвечающие за проведение аттестаций).

7. Приложение (схема процесса, форма приказа об аттестации, формы аттестационных листов и т. д.)

На сайте pro-document.ru вы можете заказать разработку следующих документов: регламенты, инструкции, описание бизнес-процессов, блок-схемы процессов, отчеты, техническое задание и другие документы.

По вашему требованию документы могут быть оформлены в соответствии с ГОСТ.

Стоимость рассчитывается в зависимости от ваших требований. Также можно определить объем документа (степень детализации), в зависимости от вашего бюджета.

Получить консультацию или оформить заказ можно через указанную форму:
http://pro-document.ru/contacts/

Кадровый портал КАДРОВИК

Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.

Сообщение об ошибке 404:
Страница не найдена по адресу http://www.kadrovik.ru Извините, но запрошенной вами страницы, http://www.kadrovik.ru, не существует на сайте " кадровый портал КАДРОВИК.РУ "

• Url заканчивается на .htm - все страницы на сайте "кадровый портал КАДРОВИК.РУ" заканчиваются на .php
• Вы использовали СИМВОЛЫ ВЕРХНЕГО РЕГИСТРА - все имена на сайте используют нижний регистр

10 наиболее читаемых статей

Попробуйте перейти главную страницу: Вы может попробовать перейти на главную странизу сайта: кадровый портал КАДРОВИК.РУ И продолжить свой поиск оттуда.

© ВКК-Национальный союз кадровиков 2002-2016
Секретариат НСК тел. (495) 937 49 55
129164, Москва, а/я 23
e-mail: nsk@kadrovik.ru
При полном или частичном копировании материалов гиперссылка на страницу первоисточника обязательна.

веб-дизайн | оптимизация | продвижение

Время формирования страницы: 1475250805.4201 сек.

Деловой справочник

1. Общие положения.

2. Основные требования к оформлению кадровых документов.

3. Правила подготовки и оформления кадровых документов.

4. Документы по установлению трудовых отношений.

5. Документы по учету кадров.

6. Порядок внутреннего взаимодействия в Организации.

7. Организация документооборота.

8. Составление номенклатуры дел и формирования дел.

9. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив.

1.1. Настоящий Регламент по порядку ведения кадрового делопроизводства (далее — Регламент) подготовлен и утвержден с целью совершенствования системы кадрового делопроизводства и документооборота в ООО «_____________» (далее — Организация) и повышения их эффективности путем установления для обязательного исполнения сотрудниками компаний конкретных процедур.

Регламент устанавливает единые правила кадрового делопроизводства и определяет порядок работы с кадровыми документами, контроль за их рассмотрением и исполнением, подготовку кадровых документов к их дальнейшему хранению и использованию.

1.2. Регламент разработан в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.3. Ответственность за соблюдение установленных в настоящем Регламенте правил и порядка работы возлагается на лиц Организации, непосредственно связанных с деятельностью, определенной Регламентом и осуществляющими свои служебные обязанности в пределах указанного Регламента.

1.4. Лица, ответственные за ведение кадрового делопроизводства, несут персональную ответственность за выполнение требований и правил Регламента.

1.5. Права и обязанности лиц, ответственных за ведение кадрового делопроизводства, определяются должностными инструкциями.

2.1. В соответствии с действующим законодательством в Организации создаются следующие кадровые документы:

? документы по личному составу.

2.2. Кадровые документы должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

2.3. Бланки организационно — распорядительных кадровых документов.

Все виды организационно-распорядительных документов в Организации оформляются на бланках установленного (фирменного) образца:

2.4. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания.

Для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия.

Для утверждаемого документа — дата утверждения.

Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).

2.5. Согласование документа.

Для оценки документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Документ, при необходимости, согласовывается с другими структурными подразделениями и специалистами в соответствии с настоящим Регламентом.

Согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся у Менеджера по персоналу, ниже подписи на левой стороне последнего листа документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

2.6. Подписание кадровых документов.

Кадровые документы подписываются руководителем Организации или лицом, исполняющим его обязанности, иным лицом, действующим на основании доверенности, выданной генеральным директором Организации.

2.7. Удостоверение печатью.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности и порождающие финансовые и юридические обязательства, ставится печать.

3.1. Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Организации.

Приказ (распоряжение) оформляется на бланке Организации или на бланке стандартной унифицированной формы.

3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Протоколы подписываются председателем и секретарем.

3.3. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акт оформляется на бланке Организации.

Акт подписывается членами комиссии и утверждается генеральным директором Организации.

3.4. Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Организации.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником Организации.

Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

3.5. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

· приказы по личному составу;

· лицевые счета по заработной плате.

3.6. Приказы по личному составу — это распорядительные документы, издаваемые руководителем Организации по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с Организацией.

4.1. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у Организации.

Трудовой договор является основанием для издания приказа(распоряжения) о приеме работника на работу в Организацию.

4.2. Личное заявление работника Организации о приеме на работу пишется от руки в произвольной форме.

В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия генерального директора Организации), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника), его паспортные данные, адрес проживания, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять его на работу, подпись, дата.

На заявлении оформляется виза руководителя структурного подразделения, Менеджера по персоналу и накладывается резолюция генерального директора Организации.

4.3. Личная карточка работника является документом, содержащим сведения анкетно — биографического характера о работнике.

Личная карточка заполняется Менеджером по персоналу без помарок и исправлений в одном экземпляре.

Личная карточка хранится в личном деле работника.

4.4. Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии со стандартной унифицированной формой.

Оригинал приказа о приеме на работу остается на хранение у Менеджера по персоналу, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы, а также, работнику при наличии его требования.

4.5. Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется в соответствии со стандартной унифицированной формой.

Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений — по прежнему и новому месту работы и резолюция генерального директора Организации.

Приказ о переводе объявляется работнику под расписку. Оригинал приказа остается на хранение у Менеджера по персоналу, копия передается в бухгалтерию.

4.6. Увольнение работника оформляется в соответствии со стандартной унифицированной формой.

4.7. Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения Организации о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется генеральному директору Организации, в тексте излагается просьба работника об увольнении, основания и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.

Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

Проект приказа об увольнении визируют руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник.

Оригинал приказа (распоряжения) на хранение у Менеджера по персоналу, копия передается в бухгалтерию для расчета с работником.

4.8. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется в соответствии со стандартной унифицированной формой.

В тексте приказа о предоставлении отпуска указывают фамилию, имя, отчество, профессию, должность и структурное подразделение, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в течение которых работник находится в отпуске, дата ухода в отпуск и возвращения на работу.

Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.

4.9. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым генеральным директором Организации, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений Организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности Организации и пожелание работников.

График отпусков составляется Менеджером по персоналу, визируется руководителями структурных подразделений и утверждается генеральным директором Организации.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения в виде приказа о переносе отпуска.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за 2 недели до его начала.

4.10. Приказ (распоряжение) о поощрении работника оформляется в соответствии со стандартной унифицированной формой.

Основаниями для издания подобных приказов служат соответствующие представления руководителя структурного подразделения, докладные записки и акты. Менеджер по персоналу на основании представления и резолюции генерального директора Организации, готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.)

Оригинал приказа остается на хранение у Менеджера по персоналу, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.

4.11. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании актов, объяснительной и докладной записок, соответствующей резолюции руководителя структурного подразделения или генерального директора.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.

Оригинал приказа остается на хранение у Менеджера по персоналу.

4.11.1. До применения взыскания должно быть затребовано от работника объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего — нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.

4.11.2. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения на основании объяснительной записки работника. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки генеральному директору Организации для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

5.1. Трудовая книжка работника — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Трудовые книжки ведутся в порядке, установленном действующим законодательством.

5.2. Личное дело — совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).

5.2.1. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника в Организации и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность.

5.2.2. В состав документов личного дела работника входят следующие документы:

? внутренняя опись документов дела;

? личная карточка работника;

? копия документов об образовании;

? копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (решения общих собраний, протоколы и т.д.);

? характеристика или рекомендательное письмо;

? заявление о приеме на работу;

? копия приказа о приеме на работу.

В дальнейшем в личное дело в хронологической последовательности подшиваются документы:

· подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей и др.);

· характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления и др.).

5.2.2. Личные дела работников хранятся 75 лет.

5.2.5. Личные дела хранятся у Менеджера по персоналу как документы строгой отчетности.

5.3. Журналы (книги) учета — документирование основных операций по движению личного состава.

К учетным документам относятся:

· журнал регистрации приказов по личному составу;

· журнал регистрации трудовых договоров;

· журнал регистрации листков нетрудоспособности;

· журнал регистрации приказов на отпуск;

· трудовые книжки работников;

· журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

· приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

5.3.1. Личная карточка работника оформляется в соответствии со стандартной унифицированной формой.

Личная карточка заполняется от руки (разборчиво), без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.)

Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

5.3.2. Менеджер по персоналу в учетные журналы вносит сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых книжек и их копий.

Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе Организации. Они хранятся в течение 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.

5.4. При прекращении трудового договора по письменному заявлению работника ему могут быть выданы копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.

5.4.2. Удостоверение копий, связанных с работой может производиться в зависимости от вида того или иного документа, кадровой службой, бухгалтерией или генеральным директором Организации.

Для реализации установленной кадровой политики Организации, организации системы подготовки по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, формирования перспективных и текущих планов развития Организации в части формирования кадрового потенциала и кадрового резерва, Менеджер по персоналу осуществляет взаимодействие:

6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации и руководящим составом Организации по следующим вопросам:

6.1.1. Комплектования личных дел сотрудников и формирования истории трудовой деятельности сотрудника в Организации в форме запроса:

? имеющихся в структурных подразделениях потребностей в доукомплектовании или перекомплектовании кадрового состава необходимого квалификационного уровня расчетов по отдельным должностям, профессиям;

? характеристик на сотрудников, представляемых к поощрению и дополнительному материальному стимулированию или повышению в должности;

? характеристик на сотрудников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной ответственности;

? объяснительных записок от нарушителей трудовой и профессиональной дисциплины по фактам совершенных дисциплинарных проступков;

? предложений по составлению графиков отпусков.

6.1.2. В части обеспечения информированности сотрудников об установленных правилах и регламентах внутренней деятельности Организации в форме предоставления:

? копий приказов о приеме, перемещении и увольнении сотрудников;

? копий утвержденных регламентов, инструкций и положений, носящих локальный характер и необходимых сотрудникам для осуществления своей трудовой деятельности;

? информации об утвержденных графиках отпусков;

? копий приказов о вынесении поощрений сотрудников;

? разъяснений установленного внутреннего трудового распорядка Организации.

6.1.3. В части профессионального развития сотрудников Организации в форме запросов:

? графиков направления руководящего состава и сотрудников в учебные заведения для повышения квалификации;

? предложений по выдвижению сотрудников, прошедших обучение, на должности или поощрения за достижение успешных результатов обучения.

6.2. Взаимодействие с бухгалтерией Организации для решения вопросов социального и профессионального характера:

? формирования материалов личного дела для выдачи справок сотрудникам о работе в Организации, занимаемой должности (выполняемой работе) и размере заработной платы;

? запросов и выдачи справок о заработной плате сотрудников с целью подготовки и выдачи документации для оформления пенсионных и иных социальных выплат;

? предоставления сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

? предоставления сведений об увольнении и перемещении материально-ответственных лиц;

? табелей учета рабочего времени сотрудников;

? листков временной нетрудоспособности;

? схем должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате;

? показателей по труду и заработной плате;

? расчетов фондов заработной платы;

? расчетов потребности в рабочих и служащих;

? сведений о списочной численности работников.

7.1. Вся поступающая для Менеджера по персоналу корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.

7.2. Документы, подписанные генеральным директором Организации, по кадровым вопросам и предназначенные для отправки в сторонние организации, регистрируются в журнале исходящих документов.

Копии отправляемой кадровой корреспонденции с визами подшиваются в дела кадровой службы.

8.1. Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и их передачу в архив Организации в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

8.2. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.3. Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

· помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

· помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

· группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

· раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

8.4. С момента заведения и до передачи в архив Организации дела хранятся по месту их формирования.

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения генерального директора Организации. На выданное дело заводится карта — заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения генерального директора, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

9.1. Для определения ценности кадровых документов с целью отбора их на хранение в архив Организации и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности документов.

Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Организации путем полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

9.2. На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

· заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

· графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

9.3. Передача дел производится строго по описям.