Руководства, Инструкции, Бланки

Номенклатура Дел Оу Образец

Рейтинг: 4.0/5.0 (34 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2015-2016 годы

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2015-2016 годы Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении

Согласно п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2001 № 125-ФЗ, все без исключения организации в России обязаны обеспечивать сохранность архивной документации в течение срока ее хранения. Кроме того, согласно п. 5 Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64), все подобные учреждения в России обязаны систематизировать образующиеся в ходе ее деятельности документы. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел (далее по тексту — НД).

Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорить процесс ее обработки. НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения.

Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения. Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения.

В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в 2016 году

Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения. При составлении НД используется информация из:

  • устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются);
  • штатного расписания;
  • рабочих планов и отчетов;
  • НД за предыдущие периоды;
  • другой важной документации.

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.

Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями и проч. В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения данной документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма и структура номенклатуры дел

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации. Например: «Документы по проведению технических семинаров».

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

  • структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
  • номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
  • смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.
Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения

Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи.

Учитывая такой параметр, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет. В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников.

Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.

Номенклатура дел в ДОУ в 2016 году: особенности составления

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

Когда должна обновляться номенклатура дел школы

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. В этом случае НД может уточняться и вводиться в действие в таком же виде с нового делопроизводственного года.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Итоги

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения.

В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

номенклатура дел оу образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Материал по теме: Номенклатура дел

    Материал по теме:
    Номенклатура дел

    В данном документе представлен пример номенклатуры дел ДОУ на год.

    презентация по номенклатуре дел музыкального руководителя

    в презентации представлены 3 блока: информационно-правовые документы, воспитательно-образовательная документация, документация о воспитанниках групп.

    Сценарий мастер - класса для старших воспитателей "Номенклатура дел старшего воспитателя ДОУ"

    На данном мастер-классе предложен практический материал по номенклатуре дел: перечень документов, правила оформления дел и др.

    Начался учебный год – самое время провести анализ действующей номенклатуры дел и подготовить проект новой на 2016 год. Рассмотрим основные правила составления и оформления номенклатуры дел.

    Образец номенклатуры дел ДОУ 2015.

    Сценарий мастер - класса для старших воспитателей "Номенклатура дел старшего воспитателя ДОУ"

    Спешу поделиться своим опытом. Данный мастер класс будет полезен старшим воспитателям.

    Примерна номенклатура дел дошкольных работников

    Примерная номенклатура дел дошкольных работников 3. Номенклатура дел старшего воспитателя 03-01Основная образовательная программа МДОУ детского сада №10 города Алушты постоя.

    Типовая номенклатура дел общеобразовательных учреждений

    Номенклатура дел на 2016 год - бланк и образец заполнения для общеобразовательного учреждения

    Номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год— это документ, содержащий список дел, которые образуются в процессе деятельности организации, с указанием срока их сохранности. Как его составить для образовательного учреждения, какие сведения в нем должны быть отражены, какие требования предъявляются к его оформлению, расскажем в нашей статье.

    Документы для скачивания

    Образец заполнения номенклатуры образовательного учреждения.doc

    Образец заполнения номенклатуры ДОУ.doc

    Понятие номенклатуры образовательного учреждения

    Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.

    Все бумаги, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

    Она направлена на решение таких задач, как:

    • классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
    • облегчение поиска необходимых материалов;
    • облегчение передачи материалов, составления описей;
    • подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

    Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

    Требования к оформлению

    Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.

    Однако для образовательных учреждений установлен несколько иной примерный бланк, служащий основой для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.

    Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.

    Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:

    • приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558;
    • перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
    Рекомендуемые разделы номенклатуры образовательного учреждения

    Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы:

    • Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.).
    • Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
    • Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
    • Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
    • Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
    • Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).
    Составление номенклатуры в учреждении образования

    Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:

    1. Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
    2. Составление заголовков. Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
    3. Разработка схемы расположения дел. Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:
      • первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
      • затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т. д.);
      • далее распоряжения, приказы, решения и пр.;
      • затем плановые отчетные документы (годовые, квартальные, ежемесячные);
      • переписка и т. д.

    Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.

    1. Определение сроков хранения. Не разрешается объединение дел с разными сроками хранения — временным и постоянным.
    2. Определение системы индексации и присвоение индексов. В общеобразовательных учреждениях принято введение номеров подразделений (отделов), а также номеров дел. Например, индекс 04-03 будет означать, что дело было сформировано в бухгалтерии (04) и содержит хозяйственные договоры (03).
    3. Составление и формирование самого бланка.
    Номенклатура дел образовательного учреждения: форма-2015

    Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2015–2016 годах.

    Она имеет следующее содержание:

    1. В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
    2. Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.
    3. По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
    4. Далее следует табличная часть:
      • В графе 1 указывается индекс дела;
      • графа 2 содержит наименование (заголовок) дела (тома, части);
      • в графе 3 проставляется количество дел (томов, частей);
      • графа 4 состоит из срока хранения материалов, а также статьи нормативного документа, его регламентирующей;
      • графа 5 оставляется для внесения необходимых примечаний.

    После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.

    Номенклатура дел в ДОУ на 2016 год

    Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.

    Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

    Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:

    • порядковый номер дела;
    • полное наименование дела;
    • срок его хранения.

    Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.

    Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:

    • для отдела делопроизводства;
    • архива учреждения;
    • государственного архива;
    • использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.
    Утверждение номенклатуры в учреждении образования

    Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.

    Этапы утверждения номенклатуры следующие:

    1. Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
    2. Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:
      • на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
      • утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
      • составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.
    3. Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.
    4. В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.

    Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.

    Приказ об утверждении номенклатуры дел- образец

    Приказ об утверждении номенклатуры дел

    Номенклатура дел – это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в структурных подразделениях организации. Этот документ составляется в конце каждого календарного года и вводится в действие с начала следующего года. Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения на самом документе.

    Приказ об утверждении номенклатуры дел не является унифицированной формой, он составляется в произвольной форме.

    Содержание документа

    В частности, приказ должен содержать :

  • дату введения новой номенклатуры дел;
  • ФИО и должности лиц, ответственных за обеспечение формирования работ в соответствии с утвержденной номенклатурой;
  • ФИО и должность ответственного за исполнение. Подписание и срок хранения

    Приказ заверяется подписью руководителя, с документом необходимо ознакомить заинтересованных лиц.

    Приказ об утверждении номенклатуры дел является приказом по основной деятельности и регистрируется в соответствующем журнале приказов по основной деятельности.

    Приказ хранится в организации постоянно в соответствии со ст. 19 "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.

    Составления номенклатуры дел начинается с оформления приказа о разработки номенклатуры дел .

    Этот документ используется в следующих процедурах:

    Техподдержка 8-800-333-14-84 Звонок по РФ бесплатный ICQ: 609-394-313 E-mail: support@freshdoc.ru Skype: freshdoc.support Отдел продаж +7 (495) 212-14-84 sales@freshdoc.ru Заказать звонок

    • Тарифы
    • Интеграция с 1С
    • Партнерам
    • Для СМИ
    • Проекты
    • О компании
    • Видеогид
    • Блог
    • Способы оплаты
    • Лицензии и сертификаты
    Конфиденциальность и безопасность
    • Правила использования сервиса
    • Правила использования информации с сайта
    • Политика конфиденциальности

    Копирование и дальнейшее распространение любых текстов с сайта freshdoc.ru без разрешения авторов или администрации сайта, а также заимствование фрагментов текстов будет рассматриваться как нарушение авторских прав. Помните об ответственности, предусмотренной ст.146, п.3 УК РФ. Смотрите правила.
    © 2016 DocLab

  • Образец приказа о номенклатуре дел в образовательном учреждении - Издание приказа - Каталог образцов - Бланки и образцы документов

    На основании какого постановлением разрабатывается номенклатура дел в образовательном учреждении? Вопрос

    Здравствуйте эксперты! ГОУ Центр образования для детей-инвалидов Забайкальского края. На основании какого постановлением разрабатывается номенклатура дел в образовательном учреждении.

    Ответ

    Номенклатура дел - один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

    В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации на организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, возложена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также утвержденными перечнями.

    Полагаем, что невозможна сохранность документов, если не организовано их хранение. Для хранения и использования документов, образующихся в организации, нужно их систематизировать. Это и помогает сделать номенклатура дел - она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и базовым учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Чтобы правильно составить номенклатуру, первым делом необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации, и руководствоваться:

    - уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях;

    - номенклатурой дел организации за прошлый год;

    - описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

    - ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения;

    - типовыми и примерными номенклатурами дел.

    В свою очередь, законодательство не предусматривает примерной номенклатуры для образовательного учреждения для детей-инвалидов. Однако, примерная номенклатура в учреждениях дополнительного образования детей направлена для применения Письмом Минобразования России от 29.09.2000 № 711/28-16, а также примерная номенклатура в учреждениях общего образования направлена для применения Письмом Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях. которые можно принять для примера.

    Таким образом, можно сказать, что с целью систематизации, хранения и использования документов, образующихся в организации, рекомендуется оформлять номенклатуру дел.

    При оформлении Вашей Номенклатуры дел, Вы можете руководствоваться приведенными выше по тексту примерными номенклатурами. Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан ниже по тексту. Также, порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

    Подробности в материалах Системы:

    Ответ: Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

    Назначение номенклатуры дел

    Номенклатура дел - один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

    Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:

    - вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях;

    - формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);

    - вести индексацию дел;

    - обеспечить поиск документов.

    Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.

    Виды номенклатуры дел

    Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

    Типовая номенклатура дел предусматривает обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных организациях. Как правило, типовая номенклатура разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций.

    Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных организаций, однако имеет только рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным предприятиям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему делопроизводства.

    В каждой организации разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.

    Сроки утверждения номенклатуры дел

    Номенклатуру дел нужно разрабатывать и утверждать в организации в конце каждого календарного года, а в действие вводить с января очередного года. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации (канцелярия, секретариат). Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов организации части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму. Затем документ нужно согласовать с экспертной комиссией компании и с архивной службой (экспертная комиссия создается в организации для определения ценности документа и состоит, как правило, из штатных сотрудников). После того как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, свою подпись на нем должен поставить руководитель службы делопроизводства. В окончательном варианте документ должен утвердить руководитель организации, проставляя на нем гриф утверждения.

    Заполнение номенклатуры дел

    Графы заполните в следующей последовательности - № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

    Графа № 1 номенклатуры дел

    В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 05-07, где 05 - код кадровой службы по штатному расписанию, 07 - порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделите дефисом. Впоследствии индексы дел перенесите из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив - на обложку дела. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета.

    Графа № 2 номенклатуры дел

    В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов). В номенклатуру не включайте заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).

    Заголовки дел расположите в определенной последовательности. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечислите заголовки дел, содержащих организационную документацию, - Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников, Правила трудового распорядка. коллективный договор. Далее внесите заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, - приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках. Затем укажите заголовки дел с учетной и справочной документацией - штатное расписание, личные карточки, графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д. Завершите перечень официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления).

    Совет редактора: после того как вы перечислите в номенклатуре заголовки всех существующих дел, в графе № 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставьте свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года.

    Графа № 4 номенклатуры дел

    В графе № 4 номенклатуры укажите срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по перечню. утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558. Заполняя эту графу, учитывайте, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. При этом личные дела сотрудников независимо от их количества внесите в номенклатуру как одно дело или как два дела, например Личные дела руководящих сотрудников и Личные дела сотрудников. Основанием для такого разделения служат разные сроки хранения: личные дела руководителей хранятся постоянно, а личные дела сотрудников имеют ограниченный срок - 75 лет ( ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 ). Как одно дело в номенклатуру включите личные карточки сотрудников, а также трудовые книжки. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которые ведутся в кадровой службе.

    Графа № 5 номенклатуры дел

    В графе № 5 номенклатуры проставьте отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: Дело заведено 13.01.06, Подлинники документов хранятся в общем отделе и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.

    Итоговая запись о количестве дел

    По окончании календарного года служба делопроизводства организации (иная служба, ответственная за составление номенклатуры дел) должна составить итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения ( п. 3.2.5.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 ).

    заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    Образец номенклатуры дел организации

    В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье.

    Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива.

    Раздел I. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

    В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ,

    ОРГАНЕ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЕМ

    О школьной документации. Письмо Минобразования России от 09.08.96 № 1203/11

    О «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». Письмо Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

    О направлении Примерной номенклатуры дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей. Письмо Минобразования России от 29.09.2000 № 711/28-16

    Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении. Приказ Минобразования России от 24.07.2000 № 2286

    Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов РФ. Утверждена первым заместителем министра образования РФ 06.05.2002

    Примерный перечень локальных актов муниципального органа управления образованием. Рекомендации Минобразования России

    Об изготовлении и использовании печатей с воспроизведением Государственного герба РФ. Письмо Минобразования России от 17.04.2002 № 03-21ин/26-03

    О централизованном заказе печатей с воспроизведением Государственного герба РФ для образовательных учреждений, выдающих документы государственного образца. Письмо Минобразования России от 08.05.2003 № 03-44ин/22-03

    О соблюдении секретности при подготовке экзаменационных материалов. Письмо Минобразования России от 28.02.2001 № 22-06-246

    Об организации работы с пакетами экзаменационных материалов для проведения государственной (итоговой) аттестации выпускников IX и XI(XII) классов. Рекомендации Минобразования России

    Об обеспечении сохранности бланков номерной продукции в подведомственных образовательных учреждениях. Письмо Минобразования России от 20.12.2002 № 25-157ин/25-22

    Примерная инструкция о работе с обращениями граждан в аппарате муниципальных органов управления образованием. Рекомендации Минобразования России

    Раздел II. ПОРЯДОК РАБОТЫ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ С БЛАНКАМИ ДОКУМЕНТОВ ОБ ОБРАЗОВАНИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗЦА

    Об утверждении формы документов государственного образца об основном общем, среднем (полном) общем образовании и документов об окончании специальной (коррекционной) общеобразовательной школы VIII вида, специального (коррекционного) класса общеобразовательного учреждения. Приказ Минобрнауки России от 17.11.2005 № 281

    Об утверждении Положения о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании. Приказ Минобразования России от 02.04.96 № 143

    О порядке получения, учета, хранения, заполнения и выдачи аттестатов об основном общем и среднем (полном) общем образовании государственного образца. Письмо Минобразования России от 30.03.2001 № 22-06-415

    Об утверждении формы свидетельства о результатах единого государственного экзамена. Приказ Минобразования России от 31.03.2003 № 1287

    Об утверждении документов государственного образца об уровне образования и квалификации для выпускников учреждений начального профессионального образования. Приказ Минобразования России от 03.06.94 № 183 (в ред. приказа Минобразования России от 14.01.98 № 55)

    О направлении Рекомендаций о порядке заполнения и выдачи документов государственного образца об уровне образования и квалификации выпускникам образовательных учреждений начального профессионального образования. Письмо Минобразования России от 26.10.2000 № 06-51-92ин/17-06

    Об утверждении Инструкции о порядке получения, учета, хранения, заполнения бланков дипломов, свидетельств, выписок итоговых оценок успеваемости к ним и выдачи документов государственного образца об уровне образования и квалификации выпускникам образовательных учреждений начального профессионального образования. Приказ Минобразования России от 25.12.2000 № 3832

    О записях в документе о профессиональном образовании в случае преобразования образовательного учреждения. Письмо Минобразования России от 03.06.96 № 359/12-4

    О требованиях к образцам государственных документов о среднем профессиональном образовании. Постановление Госкомвуза России от 27.12.95 № 8 (в ред. приказов Минобразования России от 12.04.2000 № 1070 и от 29.09.2003 № 3693)

    Об утверждении Инструкции о порядке введения, заполнения и выдачи государственных документов о среднем профессиональном образовании. Постановление Госкомвуза России от 10.04.96 № 6, в ред. приказов Минобразования России от 13.04.2000 № 1079 и от 19.05.2003 № 2142

    О требованиях к образцам государственных документов о высшем профессиональном образовании. Постановление Госкомвуза России от 30.11.94 № 9 (в ред. приказа Минобразования России от 29.09.2003 № 3692)

    Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов. Приказ Минобрнауки России от 10.03.2005 № 65

    Об упорядочении изготовления, представления заявок и рассылки дипломов для образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования. Приказ Минобразования России от 20.09.2001 № 3179 (в ред. приказа Минобразования России от 15.03.2002 № 877)

    Об утверждении образца государственного документа о послевузовском профессиональном образовании. Приказ Минобразования России от 15.10.99 № 568 (в ред. приказа Минобразования России от 14.05.2001 № 2041)

    Об использовании дипломов и аттестатов о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, выданных гражданам общественными объединениями. Письмо Минобразования России от 12.02.2002 № 08-55-09

    Об утверждении форм документов государственного образца о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов и требований к документам. Постановление Госкомвуза России от 27.12.95 № 13

    О введении в действие новых документов государственного образца о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов. Письмо Минобразования России от 22.06.98 № 36-52-120ин/36-10

    О порядке приема заявок на получение документа государственного образца о профессиональной переподготовке специалистов с присвоением дополнительной квалификации. Письмо Минобразования России от10.09.2001 № 39-56-64ин/39-13

    Об утверждении формы диплома о дополнительном (к высшему) образовании. Приказ Минобразования России от 02.11.99 № 754

    Об утверждении Инструкции о выдаче документов государственного образца о соответствующем уровне образования и(или) квалификации и академической справки (справки об обучении в образовательном учреждении). Приказ Минобразования России от 22.05.2000 № 1509

    Об утверждении Порядка признания и установления эквивалентности (нострификации) документов иностранных государств об образовании и ученых званиях и форм соответствующих свидетельств. Приказ Минобразования России от 09.01.97 № 15

    Об изготовлении и поставке дипломной продукции. Письмо Рособразования от 27.04.2006 № 685/12-16

    Об использовании Государственного герба Российской Федерации на медалях для выпускников образовательных учреждений среднего (полного) общего и начального профессионального образования. Указ Президента Российской Федерации от 10.04.2006. № 339

    Номенклатура дел организации

    Номенклатура дел организации – это важный перечень документации, который находится в делопроизводстве той или иной организации или учреждения. Помимо перечисления документации в установленном порядке в номенклатуре дел указываются также утвержденные сроки ее хранения.

    Номенклатура дел заводится и поддерживается в рабочем состоянии делопроизводителями кадровых подразделений предприятия, подписывается заведующими канцелярией и архивом, а затем визируется руководителем организации.

    Образец номенклатуры

    Документ о номенклатуре дел должен быть оформлен на утвержденном бланке предприятия даже в тех ситуациях, когда данный документ предназначен для внутреннего использования в организации или в различных ее структурных подразделениях или отделах. Образец формы номенклатуры дел также является утвержденной решением Коллегии РосАрхива.

    При помощи данной номенклатуры осуществляется составление описей различных дел и документации. Также с ее помощью производится учет оборота документации в делопроизводстве предприятия. Вначале данный документ подготавливается непосредственно для отдельных структурных подразделений организации или предприятия. Далее эти документы подлежат консолидации, и на их основе оформляется сводная номенклатура дел всего учреждения.

    В номенклатуре дел могут быть перечислены такие виды документации, как должностные инструкции, приказы, распоряжения, личные карточки сотрудников, графики отпусков. Номенклатура дел у каждого типа организации может отличаться своей спецификой. Так, номенклатура дел образовательного учреждения должна содержать личные дела учащихся, прочую документацию школы (классные журналы, протоколы педагогических советов и пр.).

    В конце каждого календарного года в номенклатуре дел добавляется итоговая запись, которая, как правило, содержит следующую информацию: сведения об общем количестве дел, относящихся к разным категориям и имеющих как постоянные, так и временные сроки хранения. Далее в каждой отдельной категории вычисляется количество дел, которые не были завершены в предыдущем календарном периоде (так называемые перешедшие дела). Кроме того, рассчитывается число дел, которые имеют отметку экспертно-проверочной комиссии. Эта отметка выставляется возле срока хранения дел с пока не установленным сроком хранения.

    Скачать номенклатуру дел

    Бланк номенклатуры дел: nomenklatyra-del.doc [87.4 Kb]

    Законодательство Образцы документов

    Организационные документы образовательного учреждения

    Образец оформления должностной инструкции ответственного за ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении. Приложение 1 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

    Образец оформления правил внутреннего трудового распорядка. Приложение 2 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

    Образец оформления структуры и штатной численности работников общеобразовательного учреждения. Приложение 3 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

    Образец оформления штатного расписания. Приложение 4 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

    Примерное положение об организации учебного кабинета в образовательном учреждении

    Положение о должностном внутришкольном контроле образовательного учреждения

    Примерное положение о творческой группе педагогических работников образовательного учреждения

    Примерное положение о Совете обучающихся общеобразовательного учреждения

    Распорядительные документы образовательного учреждения

    Приказ об усилении контроля за работой педагогических работников и обучающихся с ресурсами сети Интернет

    Приказ о результатах контроля за работой педагога

    Приемо-сдаточный акт при смене руководства

    Образец оформления приказа по основной деятельности общеобразовательного учреждения. Приложение 5 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

    Образец оформления протокола. Приложение 6 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

    Образец оформления краткого протокола. Приложение 7 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

    Образец оформления выписки из протокола. Приложение 8 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

    Образец оформления письма. Приложение 9 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

    Образец телеграммы. Приложение 10 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

    Образец телефонограммы. Приложение 11 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

    Подготовка документов к передаче в архив

    Образец оформления заверительной надписи. Приложение 19 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

    Образец оформления описи дел постоянного хранения. Приложение 21 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

    Акт об уничтожении дел временного срока хранения. Приложение 22 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64