Руководства, Инструкции, Бланки

номенклатура дел тсж образец img-1

номенклатура дел тсж образец

Рейтинг: 4.6/5.0 (1879 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Номенклатура дел предприятия образец

Номенклатура дел организации


Рекомендации по применению. Образец номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве.

В.Д. Ильюков www.btr-k.ru
Ведение
1. Аналитический учет выручки
1.1. Котловой метод учета выручки
1.2. Укрупненный учет выручки по типам товаров
1.3. Укрупненный учет по типам и группам товаров
1.4. Потоварный учет выручки
1.5. Учет по разным видам деятельности
1.6. Учет по вендорам
1.7. Учет по видам торговли
1.8. Учет по менеджерам
2. Аналитический учет затрат
2.1. Котловой метод учета затрат
2.2. Позаказный учет затрат
2.3. Пообъектный учет затрат
2.4. Укрупненный учет затрат
3. Отчеты
3.1. Стандартные отчеты бухгалтерского учета
3.2. Стандартные отчеты налогового учета
3.3. Специальные отчеты
3.4. Справки-расчеты
3.5. Прочие отчеты
Выводы
Дополнительная информация
Введение
Без преувеличения можно сказать, что насколько прост справочник «Номенклатурные группы», настолько он и непонятен. И не только начинающим пользователям. Даже некоторые опытные пользователи не всегда понимают его назначение.
Непонимание начинается буквально с первого шага. То есть с заполнения карточки реквизитов справочника «Номенклатура». В ней есть два очень схожих по наименованию реквизита: «Группа номенклатуры» и «Номенклатурная группа».
На первый взгляд получается какое-то масло масляное: мед пчелы – пчелиный мед! Недоумения прибавляет и тот факт, что в многоуровневых иерархических справочниках узлы группировки элементов называют папками, каталогами, а очень часто просто группами. Поэтому термины «Группа номенклатуры» и «Номенклатурная группа» воспринимаются, как синонимы. Очевидно, что иметь в одном справочнике два одинаковых реквизита не целесообразно.
Обратимся к демонстрационной базе. Возможно, что ее примеры прибавят ясности. Откройте», например, элемент «Вентиляторы» в справочнике «Номенклатурные группы. Он содержит табличную часть с наименованием «Состав группы», в которой перечислены все вентиляторы из справочника Номенклатура». Или, например, номенклатурная группа «Обувь». Она содержит всю обувь из справочника «Номенклатура». Поэтому принципу построены все примеры демонстрационной базы.
Они наводят на мысль, что надо создавать такие номенклатурные группы, которые будут содержать какие-то однородные товары: телевизоры, холодильники, стиральные машины и т.д. То есть номенклатурные группы – это укрупненный список однородных товаров. Но позвольте! Аналогичные группы можно создать (и так обычно поступают многие) и непосредственно в справочнике «Номенклатура». Так зачем в двух справочниках описывать одинаковые списки товаров?

Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве организации в определенном календарном году.

К сожалению, представленные примеры порождают новые вопросы. Почему в одной номенклатурной группе объединены и вентиляторы и кондиционеры? Ведь у них не только принцип работы различен, у них и цена может отличаться в разы. Почему мужская и женская обувь объединена в одну номенклатурную группу? Что общего между женскими босоножками и мужскими сапогами с натуральным мехом?
Подольем еще не много масла в огонь: состав номенклатурной группы в общем случае может быть произвольным. То есть в ней можно перечислить все вентиляторы, всю обувь, все телевизоры, и все столы и все стулья и т.д. Кроме того состав номенклатурной группы может быть и вовсе пустым. Вопрос, а в каких случаях так следует поступать?
Удивительно, но очень многие бухгалтера любят применять в своей практике, так называемый, «метод научного тыка». Здесь он не проходит. Поэтому сразу обратимся к официальному описанию справочника.
Справочник содержит перечень номенклатурных групп (видов товаров, продукции, работ, услуг), в разрезе которых предполагается ведение укрупненного учета: учета затрат основного и вспомогательного производства, а также выручки, полученной от реализации товаров, продукции, услуг.
На первый взгляд все просто и ясно: номенклатурные группы это один из многих аналитических разрезов. Формально он ничем не отличается, например, от субконто «Контрагенты», «Основные средства» и т.д. Но, если содержательный смысл многих субконто очевиден, то для субконто «Номенклатурные группы» это не так. Каким же содержательным смыслом обладает понятие «Номенклатурные группы»?
К сожалению, официальное описание справочника не дает ответа на этот вопрос. Правда, при внимательном чтении руководств, сопоставляя разные примеры, можно докопаться до смысла номенклатурной группы. Но это не просто. Вот пример, из книги «1С:Бухгалтерия 8. Руководство по ведению учета. Конфигурация Бухгалтерия предприятия. Редакция 1.6». На странице 330 дословно читаем.
Номенклатурная группа (элемент одноименного справочника «Номенклатурные группы», используемого для детализированного учета основного и вспомогательного производств;
Сравните! В описании справочника говорится об укрупненном учете, а в данной цитате о детализированном учете. Где же правда? Правда и там и там. Но она размыта по разным методическим материалам.
В данной статье предпринята попытка дать исчерпывающее объяснение понятия субконто «Номенклатурные группы». Автор не претендует на полноту описания и на истину в последней инстанции. Поэтому в конце приводятся ссылки на дополнительный материал по этой теме.

Номенклатура дел организации. Одной из важнейших функций делопроизводственной службы является составление номенклатуры дел.

Вопросы использования субконто «Номенклатурные группы» рассмотрены применительно к программе «1С Бухгалтерия 8». В принципе все сказанное в статье справедливо и для таких программ, как «1С Упрощенка 8», «1С Бухгалтерия предприятия КОРП 8», «1С Бухгалтерия автономного учреждения КОРП 8», «1С Управление производственным предприятием 8», «1С Комплексная автоматизация».
1. Аналитический учет выручки
Начнем с аналитического учета выручки. Откройте план счетов и убедитесь в том, что на всех субсчетах счета 90 «Продажи» на первом уровне аналитики используется пустое субконто «Номенклатурные группы».
Это означает, что учет выручки, себестоимости, НДС и т.д. можно вести в разрезе номенклатурных групп. Формально это понятно. Но возникают сугубо практические вопросы. Какие надо создавать номенклатурные группы? Как определять их состав? Ответы на них зависят от цели аналитического учета на счете 90 «Продажи». Вместо однозначного ответа на эти вопросы рассмотрим несколько примеров.
1.1. Котловой учет выручки
В конфигурации субконто «Номенклатурные группы» описано, как пустое субконто. Это означает, что в соответствующих хозяйственных операциях, можно не указывать конкретное значение субконто. В этом случае учет продаж будет вестись котловым методом. То есть без детализации, чем обусловлена та или иная продажа.
Выполним маленький эксперимент. В справочнике «Номенклатура» опишем три номенклатурных позиции: «Телевизор Sony», «Телевизор Panasonic» и «Холодильник Indesit». При этом реквизит «Номенклатурная группа» оставим пустым, незаполненным. Этим самым мы отказываемся от учета товаров по номенклатурным группам. Посмотрим, к чему это приведет.
Приобретем эти товары и документом «Реализация товаров и услуг» отразим факт их продажи. Он сделает следующие проводки.
Отсутствие какого-то значения субконто «Номенклатурные группы» на субсчетах счета 90 обусловлено тем, что при описании товаров реквизит «Номенклатурная группа» мы оставили пустым, не заполненным. В результате выручка от продажи, себестоимость проданных товаров и сумма НДС упали на пустое значение субконто.
Пустое субконто можно представить себе, как некую яму, свалку, куда сбрасывается, например, вся выручка без маркеров, какая купюра за что получена. Понять от продажи, каких товаров получена та или иная выручка невозможно. Соответственно нельзя рассчитать и рентабельность продажи тех или иных групп товаров. Все находится в общей кучи.
Для убедительности сказанного на рисунке представлен отчет «Анализ счета» 90.01.1 «Выручка от продаж, не облагаемых ЕНВД».
В его настройках указана детализация счета по номенклатурным группам. Но это не помогло. Мы все равно видим свалку: выручка 300900 рублей без детализации, за какие товары (работы, услуги) она получена. Такой же результат будет и на остальных субсчетах счета 90 «Продажи».
Из примера следует, что реквизит «Номенклатурная группа» можно оставить пустым. Формально это не является ошибкой. Так, если наша организация торгует однородными товарами, то в принципе можно отказаться от использования номенклатурных групп. Но делать этого не рекомендуется. Лучше все-таки создать хотя бы одну какую-нибудь обобщенную номенклатурную группу, например, «Торговля» и в ее состав включить все товары.
1.2. Укрупненный учет по типам товаров
Чем крупнее торговая организация, тем больше ассортимент товаров. Обычно они относятся к разным типам товаров: холодильники, стиральные машины, телевизоры и т.д. В этом случае может возникнуть необходимость оценки эффективности продаж тех или иных групп (типов) товаров. Рассмотрим пример.
Наша организация торгует телевизорами и холодильниками. Необходимо периодически оценивать рентабельность их продаж.
В справочнике «Номенклатурные группы» создадим две номенклатурные группы: «Телевизоры» и «Холодильники». Все телевизоры, описанные в справочнике «Номенклатура» отнесем к номенклатурной группе «Телевизоры».
Аналогично все холодильники включим в состав номенклатурной группы «Холодильники». После определения состава этих номенклатурных групп надо заново провести ранее уже проведенный документ «Реализация товаров и услуг».
Прежде, чем проводить документ надо перевыбрать в нем товар. В противном случае исправленных записей мы не получим.
Теперь на субсчетах счета 90 «Продажи» записи появились в разрезе соответствующих значений субконто: «Телевизоры» и «Холодильники».
В отличие от предыдущего примера выручка от реализации и себестоимость не обезличены. Они распределены по номенклатурным группам «Телевизоры» и «Холодильники». Сформируем отчет «Анализ счета» 90.01.1 «Выручка от продаж, не облагаемых ЕНВД». Предварительно в его настройках, на закладке «Детализация счета» надо добавить поле «Номенклатурные группы. А в качестве типа укажем «Элементы». После этого отчет отобразит следующие сведения.
Таким же способом сформируем отчет «Анализ счета» 90.02.1 «Себестоимость продаж, не облагаемых ЕНВД».
В отчетах отчетлива видна выручка и себестоимость проданных телевизоров и холодильников. Это позволяет легко подсчитат

Образец сводной номенклатуры дел территориального органа. Пример оформления номенклатуры должностей работников предприятия, подлежащих оформлению на допуск к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну.


Номенклатура дел предприятия порядок формирования и. Схема построения номенклатуры дел организации в организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу.

Форма номенклатуры дел организации. Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления


Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Образец составления номенклатуры дел.

схем внутренней организации предприятий делают актуальными номенклатуры дел функционального типа даже для крупных организаций. Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего


Номенклатура дел организации хранится не менее трех лет после сдачи в архив. В разделе представлен образец номенклатуры дел организации с рекомендации по составление и бланком.

Схема построения номенклатуры дел организации. (Разделы номенклатуры). В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу.


Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, разработанный специалистом, ответственным за организацию Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами).

Конкретные наименования организаций в заголовок дела не включаются, вместо них используются нарицательные слова, обозначающие тип организации: предприятие, компания, общество Пример оформления номенклатуры дел (фрагмент).


Образец формы номенклатуры дел также является утвержденной решением Коллегии РосАрхива. Также с ее помощью производится учет оборота документации в делопроизводстве предприятия.

Номенклатура дел организации образец и правила оформления документа. Для получения номенклатуры всеми структурными подразделениями предприятия оформляются специальные выписки.28 июля 2015


- утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия. Образцы форм номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел представлены на рисунках 1 и 2.

Образцы документов по кадрам. Трудовые книжки. Законы и иные нормативно-правовые акты по кадровому делу. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел


Образцы документов. Номенклатуры дел негосударственных организаций, не имеющих договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы, не согласовываются ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.

На предприятии может быть установлена единая номенклатура дел, а также требуемый список дел, подлежащих ведению в обособленных подразделениях И т.д Весь образец номенклатуры дел размещен в прикрепленном файле.


Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение).24 декабря 2014

Номенклатура дел — как формируется, примерный образец. Составление номенклатуры дел: образец заполнения. В первом столбце будут указаны индексы входящих в номенклатуру дел.


4. Примерная номенклатура дел. Приложение. Форма номенклатуры дел. 01-16 Переписка с органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, с предприятиями и организациями по вопросам основной деятельности.

Другие статьи

Скачать номенклатура дел тсж образец

Скачать номенклатура дел тсж образец и образец заполнения ф 4 вигодоодержувач

Формирование дел и передача их в вышестоящую избирательную ( форма протокола заседания участковой избирательной комиссии прила- гается). Разработка номенклатуры дел УИК, комплектование избирательных документов в мов, председателей товариществ собственников жилья и др. Приказ Минюста России от 16.04.2014 n 78 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства. Семилукский районный суд Воронежской области 396900, Воронежская область, Семилукский район. Условия, при которых услуги ТСЖ, ЖСК и управляющих компаний, освобождаются от НДС рис.16 "Шаблон бизнес-процесса "Согласование договора" Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется.

2 дек 2014 ТСЖ «Сингапай 1» Организационно-правовая форма - Муниципальное казенное учреждение. 1.12. Ведет номенклатуру дел Учреждения, формирует дела в соответствии с номенклатурой, обеспечивает их. В статье даны образцы оформления номенклатуры дел, рекомендации по систематизации документов и формулированию заголовков дел. В редакции ФЗ-116 от19.07.2011 пункт 6 в Статье 7 стал звучать так: "Применение технических. Должностная инструкции главного бухгалтера по отчетности Вот что мы нашли по теме.

Mar 30th, 2016; 204; Local Businesses in Quincy, Wash. Show Support for Yahoo Ahead of Expansion. By Mike Coleman, Senior Director, Data Center Operations. Образец номенклатура дел является методической основой для рационального построения делопроизводства, разработана с целью приведения. Как Путин 12 лет поднимал отечественную промышленность Список уничтоженных наиболее. Отчет по практике Отчет по практике в Администрация Калининского района города Чебоксары. 8 дел, МАУ «Управление строительства и его предшественники» за по делам архивов при Правительстве УР номенклатур дел Администрациям МО.

Налоги. Общие правила уплаты. Отношения с налоговой инспекцией. Постановка на учет. MoeTV - развлекательный портал. Главная страница. Добро пожаловать! На нашем сайте есть. 5. Образец избирательного бюллетеня на выборах (Приложение 5) Примерная номенклатура дел участковой избирательной комиссии по подготовке и домов, председателей товариществ собственников жилья и др. Бланки и образцы документов · Документы поселений · Майские Указы Псковской области номенклатур дел, описей дел постоянного хранение. АО КМАпроектжилстрой - дочерние предприятия. В состав фирмы АО КМАпроектжилстрой. В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму. 9 мар 2016 на коммунальные услуги и отопление (ТСЖ), на водопотребление и водоотведение инструкции по охране труда;; номенклатура дел кадровых Далее: Как оформить приказ на подарки сотрудникам - образец. ВОПРОС-ОТВЕТ архив за 2013 год. Внимание! Орфография и стиль писем публикуются на сайте. Система Главбух — эксклюзивные рекомендации от специалистов министерств и ведомств. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень Форма номенклатуры дел организации приводится в приложении.

ЗАКОН О ГОСУДАРСТВЕННОЙ ТАЙНЕ: ЗАКОН РФ ОБ ОБЖАЛОВАНИИ В СУД ДЕЙСТВИЙ И РЕШЕНИЙ. Поздравляю всех с новыми "Правилами безопасности опасных производственных объектов Удобно иметь образец акта, но также необходимо знать единые правила, чтобы составить. 2010-12-27 22:05, Категория - Примеры и образцы документов Существует достаточное количество личных дел, в которых нет ксерокопий вообще. Дела хранятся в комиссии в соответствии с номенклатурой дел, Примерные образцы документов по организации индивидуальной Правления ТСЖ Петрова И,И. о существующей угрозе психическому, социальному. Различная информация, в основном справочная, которая может оказаться полезной жителям.

Кадровый портал КАДРОВИК

Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.

Сообщение об ошибке 404:
Страница не найдена по адресу http://www.kadrovik.ru Извините, но запрошенной вами страницы, http://www.kadrovik.ru, не существует на сайте " кадровый портал КАДРОВИК.РУ "

Общие ошибки:
Наиболее часто встречающиеся ошибки при работе с сайтом кадровый портал КАДРОВИК.РУ:
  • Url заканчивается на .htm - все страницы на сайте "кадровый портал КАДРОВИК.РУ" заканчиваются на .php
  • Вы использовали СИМВОЛЫ ВЕРХНЕГО РЕГИСТРА - все имена на сайте используют нижний регистр

10 наиболее читаемых статей

Попробуйте перейти главную страницу: Вы может попробовать перейти на главную странизу сайта: кадровый портал КАДРОВИК.РУ И продолжить свой поиск оттуда.

© ВКК-Национальный союз кадровиков 2002-2016
Секретариат НСК тел. (495) 937 49 55
129164, Москва, а/я 23
e-mail: nsk@kadrovik.ru
При полном или частичном копировании материалов гиперссылка на страницу первоисточника обязательна.

веб-дизайн | оптимизация | продвижение

Время формирования страницы: 1475293178.8916 сек.

Типовая номенклатура дел организации- скачать образец

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел – это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в организации и её структурных подразделениях.

Этот документ является основным учетным документом для составления описей дел постоянного и временного хранения (п.3.4.3 "Основных Правил работы архивов организаций").

Образец номенклатуры дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Если нет структурных подразделений, то группировку делают по типу документации, пример такой группировки: "Организационно-распорядительная документация", "Бухгалтерия", "Кадры" и т.п.

Правила заполнения

Типовая номенклатура дел организации содержит в себе таблицу. состоящую из 5 граф. Графы содержат следующую информацию:

  • в первой графе проставляются индексы;
  • во второй графе включаются заголовки, которые точно отображают основное содержание документов;
  • в третьей графе указывается количество дел (томов, частей). Данная графа заполняется по окончании календарного года.

    Согласно п. 3.5.3 "Основных Правил работы архивов организаций". в одну папку должны помещаться не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом.

    в четвертой графе указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному). Срок хранения может быть определен по типовой или примерной номенклатурам дел.

    Если срок хранения документа не предусмотрен типовыми или ведомственным перечнями, то срок устанавливается экспертной комиссией архивного учреждения.

  • в пятой графе "Примечание" ставятся отметки о переходящих делах, о выделении к уничтожению, о передаче в другую организацию и т.д. Оформление

    В конце календарного года в выписке номенклатуры дел организации (ООО) структурные подразделения составляют итоговую запись о количестве заведенных дел (томов) внутри структурного подразделения.

    Проект номенклатуры дел должен утверждаться (подписываться) руководителем организации, лицами ответственными за документационное обеспечение и архивом.

    Если в учреждении создана экспертная комиссия (ЭК) по документационному обеспечению, то проект должен согласовываться с экспертной комиссией.

    Решения экспертной комиссии протоколируются. Номер и дата протокола ЭК организации указывается на бланке номенклатуры.

    Утвержденная в организации номенклатура дел должна быть размножена в необходимом количестве экземпляров. Первый (подлинный) экземпляр хранится в службе делопроизводства как документ постоянного хранения. Каждое структурное подразделение получает выписку, на основании которой и происходит формирование исполненных ею документов в самостоятельные дела.

    Срок хранения

    Номенклатура дел организации хранится до замены новой и не менее 3 лет после передачи дел в архив или их уничтожения (приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 ).

    Этот документ используется в следующих процедурах:

    Техподдержка 8-800-333-14-84 Звонок по РФ бесплатный ICQ: 609-394-313 E-mail: support@freshdoc.ru Skype: freshdoc.support Отдел продаж +7 (495) 212-14-84 sales@freshdoc.ru Заказать звонок

    • Тарифы
    • Интеграция с 1С
    • Партнерам
    • Для СМИ
    • Проекты
    • О компании
    • Видеогид
    • Блог
    • Способы оплаты
    • Лицензии и сертификаты
    Конфиденциальность и безопасность
    • Правила использования сервиса
    • Правила использования информации с сайта
    • Политика конфиденциальности

    Копирование и дальнейшее распространение любых текстов с сайта freshdoc.ru без разрешения авторов или администрации сайта, а также заимствование фрагментов текстов будет рассматриваться как нарушение авторских прав. Помните об ответственности, предусмотренной ст.146, п.3 УК РФ. Смотрите правила.
    © 2016 DocLab

  • Как упорядочить текущее делопроизводство

    Как упорядочить текущее делопроизводство

    В любой организации создается множество документов. День за днем они копятся, горы бумаг увеличиваются, одни работники сменяют других, и те, в свою очередь, создают новые документы. В какой-то момент обнаруживается: чтобы найти внезапно понадобившийся приказ трехлетней давности, может потребоваться весь день. «Эх, хоть бы кто-нибудь организовал здесь все как следует», – посещает голову светлая мысль. Хорошая новость – все уже придумано до нас! Упорядочить текущее делопроизводство поможет номенклатура дел.

    Зачем нужна номенклатура дел?

    Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

    Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

    Такие определения дает введенный в действие с 1 марта 2014 года «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

    Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации (финансовые, хозяйственные, кадровые и другие). Это многофункциональный документ, который необходим, чтобы:

    • учесть все дела, которые заводят в организации (это поможет обеспечить их быстрый поиск и сохранность);
    • сгруппировать определенные виды документов (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и т.д.);
    • обеспечить порядок формирования дел (хронологическую, логическую последовательность документов в делах и т.д.);
    • установить необходимые сроки хранения документов.

    Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для сдачи их в архив или, наоборот, для уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

    Обязательно ли составлять номенклатуру дел?

    Составление номенклатуры дел предусмотрено «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Составление номенклатуры дел обязательно, если организация включена в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В первую очередь это касается муниципальных и государственных учреждений. В некоторых случаях коммерческие организации тоже могут попасть в этот список (например, нотариальные конторы). Но и всем остальным составлять номенклатуру дел необходимо, чтобы систематизировать делопроизводство и исполнить требования ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, в которой говорится, что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов. К таким документам относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой организации.

    Когда нужно составлять номенклатуру дел?

    Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. То есть сейчас, в декабре, самое время составить и утвердить номенклатуру дел на 2015 год.

    Что включать в состав номенклатуры дел?

    В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.). Дела и документы ограниченного доступа с грифом «ДСП» – для служебного пользования (содержащие коммерческую или банковскую тайну, другие документы с конфиденциальной информацией) – также следует включать в номенклатуру дел.

    Не забудьте включить в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Но если, скажем, профсоюз – это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив. Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.

    Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. Единицей измерения в данном случае может быть файл и все необходимые для его поиска и идентификации реквизиты. В некоторых организациях электронные документы фиксируют в виде последнего раздела номенклатуры или формируют отдельную номенклатуру только для них.

    С чего начать разработку номенклатуры?

    Ответственность за разработку номенклатуры дел в крупных учреждениях обычно несет служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и т.д.), в небольших организациях – делопроизводитель, секретарь или другое, назначенное руководителем, лицо. В коммерческих организациях у секретаря зачастую недостает квалификации, и обязанность по составлению номенклатуры ложится на плечи кадровой службы, ведь именно здесь создается большинство документов длительного хранения. Сведения, необходимые для составления номенклатуры, должны предоставить все структурные подразделения организации, поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа, в котором указано, в какой срок должна быть предоставлена информация о заводимых в подразделениях делах и видах документов.

    Возможно, для сферы деятельности вашей организации вышестоящими министерствами и ведомствами разработаны типовые и примерные номенклатуры дел, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Обязательно уточняйте эту деталь. Учтите, что типовые номенклатуры обязательны для исполнения (то есть необходимо соблюдать указанный в них состав дел, единую индексацию и сроки хранения документов). Примерная номенклатура дел служит лишь ориентиром для составления индивидуального документа организации. Например, для нотариусов разработана «Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой» (утв. решением Правления ФНП от 12.11.2012, приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229); для мировых судей – «Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей» (утв. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ 09.06.2011) и т.д. Крупные компании, например холдинги, также могут разрабатывать для своих филиалов, дочерних компаний и представительств типовые или примерные номенклатуры, чтобы обеспечить единообразие своей документации.

    Большинству коммерческих организаций приходится разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно. В этом помогут такие нормативные акты, как:

    • «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
    • раздел 5 Постановления правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
    • пункт 3.5.1 «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
    • «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
    • «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры РФ 28.04.2011 № 412. Он содержит виды документов, используемые в строительстве, производстве, научно-исследовательской, проектной и некоторых других видах деятельности.

    Также необходимо внимательно изучить Устав, штатное расписание, локальные нормативные акты организации, Положения о структурных подразделениях, правила, инструкции, стандарты, описи дел и т.п. – в них обычно содержатся ссылки на применяемые в организации документы.

    Сначала готовят номенклатуры дел структурных подразделений и уже на их основе составляют сводную номенклатуру дел организации. В некоторых случаях используют функциональный, а не структурный принцип, то есть названиями разделов номенклатуры служат не подразделения, а функции (допустим, планирование, финансирование, производство, учет кадров и т.д.). Мы рассмотрим более распространенный вариант.

    Составляем номенклатуру дел структурного подразделения

    Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в приложении 8 к «Основным Правилам работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Она оформляется на общем бланке организации (правила оформления общего бланка установлены «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст).

    Основная часть номенклатуры представлена в табличной форме, содержащей пять граф:

    • индексы дел;
    • заголовки дел (томов, частей);
    • количество дел (томов, частей);
    • сроки хранения дел (томов, частей) и номера статей по перечню;
    • примечание.

    Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, 04-05, где 04 – обозначение отдела кадров, а 05 – порядковый номер дела по номенклатуре. Он может состоять не из двух, а из трех пар цифр. Например, 03-02-07, где 03 – обозначение финансово-экономического департамента, 02 – обозначение входящей в его состав бухгалтерии, а 07 – порядковый номер дела по номенклатуре. Вместо цифровой индексации в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр). Чтобы при составлении номенклатуры дел следующего года можно было сохранить те же индексы, что и в этом году, в каждом разделе оставляют несколько свободных строк для заведения ранее не предусмотренных дел (как правило, не более 5–7).

    Во второй графе номенклатуры указывают заголовки дел. Их располагают по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (начинают с документов вышестоящей организации, затем идут документы руководителя организации, после них – документы, изданные в структурном подразделении). Далее перечисляют прочие правила, положения, инструкции, разработанные в самой организации или присланные для сведения. Затем перечисляют заголовки дел с планами и отчетами (сначала годовые, затем квартальные, после – месячные). Проекты распорядительных документов, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки однотипных дел (например, дел с личными карточками работников) вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке.

    В кадровой службе за основу можно взять такую последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре:

    • штатное расписание и изменения в нем (обычно в кадровой службе хранятся копии, а оригиналы находятся в службе документационного обеспечения управления вместе с приказами по основной деятельности);
    • локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка и другие);
    • приказы (по основной деятельности и по личному составу);
    • документы, являющиеся основаниями к изданию приказов (справки, заявления, объяснительные и докладные записки, акты и т.п.);
    • трудовые договоры (а также изменения к ним, соглашения о расторжении трудовых договоров);
    • учетные документы работников (личные карточки, личные дела, журналы регистрации приказов, договоров и т.п.);
    • персональные документы работников (трудовые книжки, копии паспортов и других личных документов, справки об установлении инвалидности и т.п.);
    • планы и отчеты кадровой службы;
    • переписка со сторонними организациями (с военкоматом, пенсионным фондом и т.п.);
    • документы временных комиссий, комитетов, рабочих групп и т.п.

    К составлению заголовков дел существуют определенные требования (п. 3.4.9 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы» и т. д.). Заголовок дела составляют из сочетания следующих элементов:

    • название вида документа (приказы, положения, протоколы и т.д.) или, если в состав дела входят разные виды документов, наименование рода заводимого дела (переписка, документы);
    • автор документа (название организации или структурного подразделения);
    • корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы);
    • краткое содержание документов дела (суть документа, например «по вопросам аттестации рабочих»);
    • название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
    • даты (период), к которым относятся документы дела;
    • отметка о том, что дело сформировано из копий документов, а не оригиналов.

    Например, «Переписка с военным комиссариатом Заводского района г. Орел», «Документы о профессиональной подготовке и повышении квалификации рабочих СУ-3 (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)».

    Каждое дело не должно превышать 250 листов или иметь толщину более 3–4 см. Поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. Если предполагается, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка: например, «Приказы об увольнении работников. Т. 1. 01.01.2015 – 30.06.2015».

    Третья графа номенклатуры дел (количество дел) заполняется в последнюю очередь, уже по окончании календарного года, по фактически заведенным делам. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» делается запись «не формировалось».

    В четвертой графе на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) указывают сроки хранения дел и номера статей по перечню. Данный перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

    Если в Перечне нет необходимого документа, то срок хранения определяют по «Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры РФ 28.04.2011 № 412). Ведомственные перечни применяются для установления сроков хранения специфичных для конкретной отрасли документов. Если для данного вида деятельности разработана типовая или примерная номенклатура, то сроки переносятся из нее. Самостоятельно определять срок хранения документов организация не вправе. Если необходимый вид документа в перечнях не найден, то срок его хранения устанавливается экспертной комиссией организации (если она не является источником формирования госархива) или экспертной комиссией Росархива (в этом случае в графе «срок хранения» указывается номер и дата протокола заседания той или иной комиссии).

    Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством 2014 года, начинается с 1 января 2015 года.

    При установлении сроков обратите внимание, что некоторые статьи перечней разбиты на пункты, имеющие разные сроки хранения. К примеру, личные дела руководителей должны храниться постоянно (пункт «а» ст. 656), а личные дела работников – в течение 75 лет (пункт «б» ст. 656).

    В Перечне содержатся и другие специальные отметки, которые относятся к срокам хранения документов. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что некоторые из этих видов документов могут иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности могут быть переданы на постоянное хранение в государственный архив. Эти отметки также нужно переносить в номенклатуру дел. К документам с пометкой «ЭПК» относятся, например, личные карточки работников, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении и т.д. К документам, присланным из других организаций (распорядительным, нормативным, методическим) в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми» или «До минования надобности» (в этом случае срок хранения определяет сама организация). Копии приказов руководителя по основной деятельности, присланные в структурное подразделение, также включаются в номенклатуру дел с пометкой «ДМН» (до минования надобности).

    Как правило, в одно дело помещают документы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, не допускается помещать в одно дело приказы об отпуске без сохранения заработной платы и об очередном отпуске, ведь первые хранятся 75 лет, а вторые лишь 5 лет. Если дело сформировано из документов с разным сроком хранения или по одной теме, но разных видов, то время хранения дела устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения. Например, создано дело «Документы по установлению квалификации работников (графики, протоколы, заявления, ведомости)». В него входят:

    • графики проведения аттестации – срок хранения 1 год;
    • протоколы заседаний и постановления аттестационной комиссии – срок хранения 15 лет;
    • заявления о несогласии с постановлениями аттестационной комиссии – срок хранения 5 лет;
    • ведомости проведения аттестации – срок хранения 5 лет.

    Срок хранения этого дела определяем по более длительному сроку, в данном случае дело должно храниться 15 лет.

    Сроки хранения документов в электронном виде такие же, как и для документов на бумажном носителе, в графе 5 «Примечание» нужно поставить отметку «в электронном виде».

    Вообще, в пятой графе «Примечание» указывают названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел (если использовано более одного перечня), ставят отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, об утрате или изъятии дел и др.

    Номенклатуру дел структурного подразделения визирует его руководитель. Если в структурном подразделении есть экспертная комиссия (ЭК), то документ направляется ей для согласования (составляется протокол заседания экспертной комиссии и ставится отметка о согласовании на номенклатуре). Затем документ подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации.

    Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение) приведен в Приложении 1.

    Составляем сводную номенклатуру дел

    Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по тому же принципу. Форма этого документа приведена в приложении 7 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, которые располагают в том порядке, в каком они утверждены в соответствии с нормативными документами организации (например, в штатном расписании): администрация, секретариат, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. В самом конце перечисляют документы временно действующих комитетов, комиссий, профсоюзных организаций (если они не являются самостоятельными юридическими лицами).

    Последовательность расположения заголовков дел должна быть одинаковой во всех разделах номенклатуры организации (например, организационно-распорядительная документация, затем планы, отчеты и т.д.).

    Согласование и утверждение сводной номенклатуры

    Порядок согласования сводной номенклатуры:

    • первым ставит подпись руководитель службы делопроизводства или лицо, ответственное за документационное обеспечение управления;
    • затем ее визирует руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации;
    • после этого номенклатуру согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
    • и, наконец, направляют на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (это относится к организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и делается не реже одного раза в 5 лет).

    Согласованная номенклатура дел передается на утверждение руководителю организации. Утвердить номенклатуру дел можно двумя способами: с помощью грифа утверждения на самом документе или издав соответствующий приказ. Если номенклатура дел – явление для организации не новое, то, конечно, удобнее использовать гриф утверждения. В том случае, если она вводится впервые или претерпела существенные изменения, лучше утвердить ее с помощью приказа: таким образом можно дополнительно привлечь внимание всех структурных подразделений и обязать их формировать дела в соответствии с новой номенклатурой. Образец подобного приказа приведен в Приложении 2. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе.

    Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр помещают в дело и хранят в службе документационного обеспечения управления; второй – используют в качестве рабочего; третий – является учетным документом в ведомственном архиве (при его наличии); четвертый – остается после согласования в государственном архиве (в случае необходимости согласования); другие экземпляры отправляют в структурные подразделения (в виде выписок соответствующих разделов).

    Что делать с номенклатурой дальше?

    В течение года все исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Если в течение года возникает необходимость в создании или хранении не предусмотренных ранее документов, то в номенклатуру вносят новую запись – заголовок дела. Напомним, что дело считается заведенным, если в него включен хотя бы один документ. Для таких ситуаций полезно оставить в резерве несколько свободных строк в каждом разделе.

    При смене работников дела, включенные в номенклатуру дел, передаются по акту. Уничтожать документы и дела, включенные в текущую номенклатуру, нельзя. Например, нельзя порвать заявление работника на увольнение даже в том случае, если он это заявление отозвал.

    После завершения делопроизводственного года к номенклатурам дел структурных подразделений составляются итоговые записи о категориях и количестве заведенных в них дел и передаются в службу документационного обеспечения управления. Та, в свою очередь, составляет итоговую запись к сводной номенклатуре дел и передает эти сведения в архив (в зависимости от категории организации – в ведомственный архив или в архив организации). Итоговые записи делаются по форме, приведенной в приложении 7 «Основных Правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Образец подобной записи приведен в Приложении 3.

    В конце каждого года номенклатура уточняется: добавляются вновь заведенные дела, удаляются ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.п. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом (в графе «примечание» ставится отметка «переходящее»). Затем номенклатура в виде нового документа снова утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в компании произошли существенные организационные изменения, номенклатура разрабатывается заново.

    Несмотря на некоторые трудности при внедрении в организации понятия «номенклатура дел», как только она становится понятной и привычной, делопроизводство становится более осмысленным и систематизированным, проще решаются вопросы поиска и сохранности необходимых документов, обеспечивается преемственность передачи информации от одних работников к другим, что вносит свой вклад в поддержание информационной безопасности организации.

    Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение)