Excel в качестве базы данных

Список - это набор строк таблицы Excel, хранящий связанные данные. Если сформировать рабочий лист, следуя определенным правилам, то программа будет воспринимать его как базу данных.

• Записи подобны карточкам библиотечного каталога. Каждая запись должна содержать полное описание конкретного элемента.
• Поля - это отдельные категории, по которым упорядочена информации в списке (отдельный столбец - отдельная категория).
• Заглавная строка состоит из заголовков столбцов и располагается в самом начале списка. Заголовки - это метки соответствующих полей. Excel использует их при сортировке, поиске, выдаче отчетов по спискам. Рекомендуется выделять заглавную строку, отформатировав ее иначе, чем остальные данные. Не следует вставлять пустую строку между заглавной строкой и прочими строками списка, т.к. некоторые инструменты, например, автофильтр корректно работают только с непрерывными диапазонами.

Создание списка с помощью формы.

1. Сформируйте заглавную строку. В каждом столбце этой строки введите название соответствующего поля записи.
2. Щелкните на любой из ячеек заглавной строки, а затем из меню Date (Данные) выберите команду Form (Форма) . На экране появится диалоговое окно, содержащее поля, названия и количество которых соответствует созданным заголовкам столбцов.
3. Вводите данные в каждую графу диалогового окна. Для перехода из графы в графу можно пользоваться клавишей Tab. Закончив ввод, щелкните на кнопке New (Добавить) . Данные из граф диалогового окна будут помещены в соответствующие поля записи списка. После этого можно вводить следующую запись. Затем снова щелчок на кнопке New (Добавить) - и еще одна запись помещена в список.

В диалоговом окне Form (Форма) несложно отредактировать любую запись. Однако редактировать таким образом можно только значения, но не формулы. Значение, являющееся результатом вычисления по формуле, также появляется в окне Form (Форма) . но в этой графе нельзя осуществить редактирование. То же относится к защищенным ячейкам.

Внимание! Если в рабочей книге есть диапазон, имя которого база_данных. обрабатывать с помощью формы Вы сможете только этот диапазон. Причем, если Вы попытаетесь воспользоваться формой для работы со списком на листе, не содержащем диапазон база_данных. Вы получите сообщение об ошибке.

Поиск записей в списке.

После щелчка на кнопке Criteria (Критерии) диалоговое окно Form (Форма) превращается в окно поиска. Теперь Вы можете ввести критерии поиска по одному или нескольким полям, причем, чтобы найти группу записей, необходимо использовать операторы сравнения. Чтобы удалить критерии поиска, щелкните на кнопке Clear (Очистить) . Сам поиск записи осуществляется с помощью клавиш Find Next (Далее) и Find Prev (Назад) . При щелчке на соответствующей кнопке в окне формы появится следующая (или предыдущая) запись, удовлетворяющая заданным критериям. Если же критерий не задан, тогда Вы будете просто перемещаться по элементам списка. Чтобы вернуться в форму, не осуществляя поиск, кликните на кнопке Form (Правка) . Щелчок на клавише Restore (Вернуть) сбросит изменения в записи или в критериях поиска и вернет предыдущие значения.

Как создать и вести базу клиентов в программе Excel?

За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.

Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.

В статье рассмотрим два варианта ведения базы - простой и сложный, с большим числом полей и функций.

Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.

Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:

• Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
• Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
• Телефон
• E-mail
• Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
• Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
• Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
• Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.

По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).

При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.

• Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
• Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе :)
• Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
• Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.

В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:

• Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
• Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.

В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.

Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.

Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.

Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.

Автор: Сергей Антропов (KadrofID: 5)
Добавлено: 12.05.2014 в 00:00

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel - это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).
2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.
3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».
4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».
2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».
2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».
2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».
3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.
4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.
5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».
6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.
2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

Сводные таблицы в Excel

Каждый, кто хоть немного занимался развитием сайтов, пусть даже в качестве хобби, знает, насколько важны и полезны могут быть сервисы веб-аналитики. Как растет посещаемость, с каких сайтов и из каких поисковиков приходят люди, какие страницы более популярны — на все эти (как и на многие другие) вопросы там можно найти ответы.

Это замечательно, когда есть такой сервис, который достаточно просто подключить — и вот у тебя есть все данные во всевозможных ракурсах и разрезах. Но так бывает не всегда. Недавно, например, нам пришлось воспользоваться сторонним сервисом для проведения опроса. Внутренние инструменты анализа там были очень простенькие (нам их было недостаточно), но зато данные можно было экспортировать в Excel. Или другой случай: нужно было проанализировать клиентскую базу небольшой компании, чтобы понять, как дальше планировать развитие их сайта. А небольшие компании тоже любят вести учет в Excel :)

К счастью, в Excel тоже есть инструменты, которые позволяют всячески комбинировать данные и строить графики и диаграммы — тут они называются «сводные таблицы» и «сводные диаграммы». Сейчас я объясню, чем они отличаются от обычных таблиц и диаграмм и как ими пользоваться. Чтобы было понятнее, показывать лучше на примере. В качестве примера возьмем таблицу учета посетителей некоего выдуманного салона красоты.

Итак, сотрудники салона красоты записывали своих клиентов в табличку, где для каждого из них указывали имя и фамилию, контактные данные, дату рождения, источник (откуда они узнали о салоне) и дату сеанса.

Нам нужно проанализировать эти данные и понять:

1. что за люди ходят в этот салон красоты (их пол и возраст),
2. сколько получается клиентов в месяц,
3. какие каналы привлечения клиентов эффективнее.

Для этого придется таблицу дополнить. Добавим столбцы Пол. Возраст. Год и Месяц. Первые два придется заполнять вручную, причем для столбца Возраст лучше взять не очень много значений (у нас получилось всего 6 возрастных групп: младше 18, 18-24 года, 25-34, 35-44, 45-60 и старше 60). Но зато год и месяц можно вычислить автоматически с помощью функций ГОД и МЕСЯЦ. Здесь не буду в это углубляться, но если непонятно — спрашивайте.

Из показанной выше таблицы мы не сможем узнать, сколько клиентов в какой месяц у нас было. То есть, можно включить фильтр и посмотреть, кто приходил в марте, в апреле и так далее, но полной картины мы не увидим. В этом случае поможет сводная таблица.

Чтобы построить сводную таблицу, нужно сделать так:

1. Выбрать диапазон ячеек с данными.
2. Во вкладке «Вставка» нажать кнопку «Сводная таблица».
3. Появится вот такое диалоговое окно. Сводную таблицу можно поместить на этот же лист или на новый. На новый удобнее.

1. И получаем вот такую заготовку для сводной таблицы.

1. Теперь нужно перетащить поля Год и Месяц в область Названия строк (тогда данные будут располагаться вертикально). И в область Значения — поле Месяц .

Вот такая картина получается. Можно сразу увидеть, сколько клиентов в каком месяце было.

Количественные данные — это хорошо, но гораздо удобнее их воспринимать, когда они представлены в виде диаграмм. Чтобы составить представление о структуре клиентуры, будет очень полезно построить сводную диаграмму по полу и возрасту.

1. Порядок действий при этом такой же, как при построении сводной таблицы, только во вкладке «Вставка» нужно выбрать не «Сводная таблица», а «Сводная диаграмма» (появляется, если щелкнуть на стрелку рядом с кнопкой «Сводная таблица»).

Так выглядит заготовка для сводной таблицы.

1. Теперь в область Поля осей нужно перетащить поле Возраст. а в область Поля легенды — поле Пол. Тогда мы получим таблицу, в строках которой будут заданные нами возрастные категории, а в столбцах — пол. В область Значения нужно перетащить поле Возраст (или Пол. в данном случае разницы практически нет).

Получилось как-то так. Не очень информативно.

1. Было бы удобнее, если бы на диаграмме было показано, сколько человек в каждой группе получилось. Проще всего это сделать, подобрав подходящий макет диаграммы из целого набора уже готовых. Для этого нужно выделить диаграмму и во вкладке «Конструктор» в группе «Макеты диаграмм» выбрать нужную.

Еще немного допиливаем готовый макет и получаем такое. Сразу видно: среди клиентов больше женщин, самая активная возрастная группа — 25-34 года.

Если мы занимаемся рекламой этого салона красоты, нам крайне важно знать, откуда клиенты о нем узнают, какие рекламные каналы наиболее эффективны. Поэтому сотрудники салона обязательно спрашивают у каждого клиента: «Откуда вы о нас узнали?» и прилежно вносят ответы в табличку.

Очень важно все многообразие полученных ответов сгруппировать в ограниченное количество групп, иначе эти данные просто невозможно будет обработать. Вместо трех (условно) групп — соцсети, флаеры, рекомендации — будет куча вариантов: Facebook, фейсбук, ВКонтакте, vk.com, по совету друзей, из листовки, жена привела и т.д. Группы выделить желательно заранее, и уже занося ответ в таблицу, сразу определять клиента в соответствующую группу.

1. Создаем заготовку для сводной диаграммы, как было описано выше.
2. В область Поля осей нужно перетащить поле Источник. и в область Значения — тоже Источник. Получается простая таблица: название источника — сколько клиентов через него пришло.

Сводная диаграмма по источникам привлечения клиентов.

1. Подобного рода данные лучше представлять в виде круговой диаграммы. Так нагляднее: вот есть целое (общее количество клиентов) и вот так оно делится на части (разные источники привлечения). Чтобы переделать эту диаграмму в круговую, надо выделить ее и во вкладке «Конструктор» нажать кнопку «Изменить тип диаграммы».
2. Откроется стандартное окно с типами диаграмм. Выбираем обычную круговую.

1. Это уже практически то, что нужно, но хотелось бы еще увидеть процентное соотношение разных источников. Для этого просто нужно выбрать подходящий макет («Конструктор» — «Макеты диаграмм»).

Сарафанное радио рулит. На втором месте — интернет-источники (под которыми в данном случае подразумеваются переходы из поисковых систем).

1. А если перетащить в область Фильтр отчета поля Год и Месяц. можно будет смотреть распределение источников по месяцам.

Источники привлечения клиентов в апреле 2013 года.

Сводные таблицы и сводные диаграммы — это очень мощный инструмент, и при этом несложный (даже если с первого взгляда покажется, что это не так). Нужно лишь хорошо представлять себе, что хочешь получить, и тогда разобраться, как это сделать, не составит труда.

Случай с клиентской базой, которую ведут в Excel, — очень распространенный, но не единственный, где могут пригодиться сводные таблицы. Как уже говорилось, есть множество программ и веб-приложений, которые не предоставляют своих инструментов для анализа данных, зато позволяют выгружать их в Excel. Это всевозможные программы учета всего на свете — товаров на складе, расходов и доходов в домашнем бюджете, посещаемости и успеваемости учеников. Мы, например, записываем время прихода на работу и ухода в таблице Гугл-документов, и, возможно, это будет следующий источник для построения всяческих графиков и дальнейшего анализа с оргвыводами :) Если есть информация и есть инструмент для ее обработки — грех этим не воспользоваться!

Клиентская База - Урок 13

В этом уроке мы научимся создавать собственные документы, в которых будут использоваться данные из нашей базы. Эти документы можно редактировать и распечатывать.

В нашей программе вы можете создавать любые шаблоны печати. Например, вы можете выписывать счета, акты о выполненных работах, заполнять типовые договора, пользуясь данными из таблиц. В шаблоне печати задается общий вид документа и отмечается, куда в этом документе нужно вставить значения полей таблицы. Шаблоны печати в системе "Клиентская база" позволяют не только распечатывать документы, но и сохранять их в форматах rtf, odt (OpenOffice), docx (Word 2007), xls, pdf. На этом уроке мы научимся создавать шаблоны в формате xls (при создании шаблонов xls для нашей программы рекомендуем использовать Excel 2007).

Важно: На данный момент значения из подтаблиц могут некорректно отображаться в версии Microsoft Office 2013. Если Вы столкнулись с такой проблемой, попробуйте открыть сформированный файл в другом текстовом редакторе (например, Libre office или Open office).

1. Сначала необходимо подготовить документ в программе Excel. Разместите в нем необходимый текст и таблицы. Места, куда должны будут подставляться значения из таблиц "Клиентской базы", оставьте пока пустыми. В документе так же можно использовать изображения.

Важно: В шаблонах печати Excel можно использовать только изображения в формате "png", в противном случае изображения при печати выводиться не будут!

Сохраните документ, но не закрывайте – в дальнейшем нам еще нужно будет его редактировать. Вы также можете скачать шаблон любого Excel документа из интернета. Возьмем, для примера, счет-фактуру нового формата.

2. Теперь в программе "Клиентская база" перейдем в "Настройки" — "Конфигурация".

3. Выберите категорию "Документы", затем перейдите в таблицу "Счет-фактура". Перед вами отобразится окно с настройками, здесь нажмите на кнопку "Шаблоны печати".

4. Вы увидите список уже имеющихся шаблонов. Нажмите на кнопку "Добавить шаблон".

5. В окне "Создание шаблона" сначала нужно ввести имя шаблона. Затем выбрать формат шаблона. Выбираем "xls".

6. Далее необходимо выбрать файл, с которым мы будем работать. Нажимаем "Загрузить".

7. Итак, файл загружен. Мы видим, что появился список полей, которые мы можем использовать в шаблоне.

Теперь нужно в нашем файле Excel разместить шаблоны полей в тех местах, куда должны подставляться значения из базы. Для этого в окне "Создание шаблона" есть список всех полей, которые можно разместить в шаблоне. Копируем из списка название поля целиком, включая фигурные скобки, и вставляем в Excel файл в нужное место.

Обратите внимание: вы можете использовать поля не только из текущей таблицы, например <Номер>, но и любые поля из связанных таблиц - они пишутся через точку, например, <На кого.Название>.

Задайте ячейкам нужный формат, чтобы Excel корректно отображал данные. Например, ячейкам, в которых должен выводиться ИНН или КПП, лучше задать текстовый формат, т.к. Excel может воспринять номер ИНН как слишком большое число и выводить его некорректно.

8. После того, как мы разместили в xls файл все нужные поля, сохраняем его. Шаблон готов. Теперь нужно подгрузить заново готовый шаблон. Опять нажимаем "Выбрать файл", выбираем наш xls-файл, нажимаем "Загрузить". Наш шаблон с уже вставленными в него переменными загружен.

9. Теперь мы можем настроить ориентацию страниц шаблона: альбомную или книжную.

После этого задаем размер страницы нашего шаблона, выбрав его из предустановленных и нажимаем на кнопку "Сохранить".

Примечание. В целях безопасности редактировать шаблоны печати с расширением xls могут только пользователи с правами администратора.

10. Распечатать в программе можно несколькими способами. Например, переходим в таблицу, выбираем запись. В режиме просмотра нажимаем кнопку "Дополнительно", открывается кнопка "Распечатать". Или находясь в таблице отмечаем галочками одну или несколько нужных записей, а затем нажимаем на кнопку "Распечатать" на верхней панели.

Выбираем наш шаблон печати.

По умолчанию имя файла совпадает с названием шаблона печати. Данный файл будет сохранен на вашем компьютере в той папке, которая указана для вашего браузера, как папка для загружаемых файлов. Всё, документ готов. Можно его открыть и убедиться, что в нем проставлены значения полей из базы.

Используя наш список переменных, вы также можете свободно работать с данными из подтаблиц. Это часто бывает нужно при печати бухгалтерских документов, где используются позиции актов, позиции счетов и т. д. В случае если вы будете использовать в шаблоне переменные из подтаблицы, которая содержит несколько строк, то все значения, соответствующие основной записи при печати будут вставлены автоматически. Вот так будет выглядеть счет со скидками, распечатанный вместе с позициями:

Шаблоны полей, условия, функции в ячейки xls-файла нужно вставлять в фигурных скобках, например, <Наша компания.Адрес>. Внутри фигурных скобок можно использовать круглые скобки, например, <(Сумма*(1+Наша компания. Ставка НДС/100))>

ПрописьюДата(Дата) - предназначена для вывода даты прописью. Например: Если поле "Дата" имеет значение "21.11.12", функция Прописью(Дата) будет возвращать значение "21 ноября 2010г".

ПрописьюМесяц(Дата) - предназначена для вывода месяца прописью. Например: Если поле "Дата" имеет значение "21.11.12", функция ПрописьюМесяц(Дата) будет возвращать значение "ноября".

ДатаЧисло(Дата) - возвращает значение числа. Например: Если поле "Дата" имеет значение "21.11.12", функция ДатаЧисло(Дата) будет возвращать значение "21".

ДатаМесяц(Дата) - возвращает значение месяца. Например: Если поле "Дата" имеет значение "21.11.12", функция ДатаМесяц(Дата) будет
возвращать значение "11".

ДатаГод(Дата) - возвращает значение года. Например: Если поле "Дата" имеет значение "21.11.12", функция ДатаМесяц(Дата) будет возвращать значение "2012".

ЧислоФормат(Шаблон поля) - возвращает число с двумя знаками после запятой с округлением. Например, ЧислоФормат(3.068) возвращает 3,07.

ЧислоФормат(Шаблон поля,n) - возвращает число с n-знаками после запятой с округлением. Например, ЧислоФормат(3.068,1) возвращает 3,1.

ЧислоФормат(Шаблон поля,n,1) - возвращает число с n-знаками после запятой с округлением и с разделением разрядов. Например, ЧислоФормат(35200.068,2,1) возвращает 35 200,07.

ПрописьюРублей(Шаблон поля) - возвращает значение числа прописью в рублях и копейках. Например, ПрописьюРублей(3.068) возвращает "три рубля 07 копеек".

ПрописьюРублей(Шаблон поля, '', 'none' ) - возвращает значение числа прописью в рублях без копеек. Например, ПрописьюРублей(3.23, '', 'none') возвращает "три рубля".

Имя_Подтаблицы.НомерСтроки - возвращает значение номера строки в подтаблице. Например, если нужно вывести в табличном виде все строки подтаблицы "Позиции Счета", то в ячейке, в которой должен выводиться номер строки, нужно прописать <Позиции Счета.НомерСтроки>.

КоличествоСтрок('Имя_подтаблицы') - возвращает значение количества строк в подтаблице. Например, если после распечатанных в табличном виде позиций счета необходимо вывести общее количество строк, то в ячейке нужно прописать: Всего наименований <КоличествоСтрок('Позиции счета')>

Кроме того, там где это уместно, можно использовать функции Excel и задавать формат ячеек.

Условия в ячейках xls-файла можно добавить с помощью краткой записи условного оператора if php.

Cинтаксис краткой записи условного оператора if:

expression. true_value. false_value

То есть сначала записываем наше условие, которое нужно проверить, затем ставим вопросительный знак, после этого то значение, которое должно быть подставлено, в случае если проверка прошла успешно и условие выполнилось, потом двоеточие и то значение, которое должно быть подставлено, если условие не выполнилось. Все выражение заключается в скобки фигурные и круглые.

Начиная с версии 2.0.1 в программе "Клиентская база" появилась возможность печати многостраничных документов. Для создания такого шаблона нужно проделать те же действия, которые описаны выше в пункте "Создание шаблонов печати на основе документа Excel". Однако документ, который необходимо будет подготовить перед созданием шаблона будет иметь другой вид:

Нужно добавить в шаблон четыре новых листа, чтобы общее количество листов в документе составило 5.

• Лист №1 - это лист, где будет содержаться тело шаблона. Назовем его, например, "Body";
• Лист №2 - это лист, где будет указываться общий заголовок всего документа. Назовем его "Header";
• Лист №3 - это лист, где будет указывается общий подвал шаблона. Назовем его "Footer";
• Лист №4 - это лист, где будет указываться заголовок отдельно взятой страницы. Назовем его "Table header";
• Лист №5 - это лист, где будет указываться подвал отдельно взятой страницы. Назовем его "Table footer".

Важно: Порядок листов, указанных здесь нарушать нельзя. это приведет к некорректной печати шаблонов.

Распределим все данные по листам шаблона. После распределения, загрузим шаблон обратно в программу и на выходе мы получим шаблон, скомпонованный из листов документа. Например, компоновка при печати шаблона на два листа будет происходить следующим образом:

При добавлении такого шаблона, состоящего из пяти листов, необходимо проставить галочку в графе "Разрыв строк" для корректного отображения документа при печати.

Давайте разберем создание сложного многостраничного документа на примере шаблона ТОРГ-12. Мы хотим, чтобы при печати накладной она выглядела следующим образом:

Теперь нам нужно разделить этот документ на части: заголовок документа, окончание (подвал) документа, его основная часть (тело шаблона), а также заголовок и подвал таблицы, которая будет повторяться на нескольких страницах документа (перечень позиций накладной).

Итак, в качестве заголовка документа мы отмечаем то, что будет в начале первой страницы документа и больше нигде повторяться не будет. Шаблон этой части должен быть расположен на листе №2 — Header.

В качестве подвала документа мы выделяем то, что будет в самом конце последней страницы документа. Шаблон этой части должен быть расположен на листе №3 — Footer.

Далее выделяем заголовок таблицы — это та часть, которая должна быть напечатана на каждой странице документа, содержащей данные. То есть, если у нас будет много позиций по накладной, то часть из них будут перенесены на вторую страницу, в начале которой тоже должен стоять заголовок таблицы с названиями столбцов. Шаблон этой части должен быть расположен на листе №4 - Table header.

Теперь давайте посмотрим на окончание (подвал) таблицы (на рисунке выделен фиолетовый цветом), которая должна быть также на каждой странице, но в отличие от заголовка располагаться не до, а сразу же после основной части. В примере с шаблоном печати по форме ТОРГ-12 это одна строка итога. Шаблон этой части должен быть расположен на листе №5 - Table footer.

Затем обратим внимание на ту часть, которая является основной. В нашем примере - это непосредственно сами позиции накладной. На каждой странице эти данные будут обрамлены сверху той частью, которая помещена в лист "Table header", а снизу той частью, которая размещена в листе "Table footer". Шаблон этой части должен быть расположен на листе №1 - Body. Данные из этой части дублироваться не будут.

Примечание: Указанные названия для листов в файле шаблона выбраны для удобства, вы можете их переименовать, если это необходимо. На печать шаблона это не повлияет.

Скачать или посмотреть шаблон готового многостраничного документа из нашего примера Вы всегда можете в нашей демонстрационной версии по следующей ссылке - http://demo.clientbase.ru/forms.php?table=53&mode=print&admin&form=200&edit

В сложных многостраничных шаблонах используются несколько дополнительных функций, связанных с особенностями суммирования не по всему документу, а по конкретной странице. Так же как и для обычных функций в xls-шаблонах данные функции нужно вставлять в фигурных скобках, внутри фигурных скобок можно использовать круглые скобки.

Печать.СтрНомер — предназначена для вывода номера страницы документа.
CуммаПоПолюНаСтраницеМинусНДС(Сумма,Отправитель.НДС включен в стоимость,Отправитель.Ставка НДС) — предназначена для вывода суммы по столбцу данных за вычетом НДС, считает сумму для конкретной страницы.
- Сумма - название поля, по которому необходимо посчитать сумму;
- Отправитель.НДС включен в стоимость - название поля, в котором содержатся данные о том включен НДС в стоимость или нет, по нему система определяет нужно ли вычитать из суммы ставку НДС;
- Отправитель.Ставка НДС - название поля со значением ставки НДС в процентах, необходимо для подсчета и вычета.
CуммаПоПолюНаСтраницеНДС(Сумма,Отправитель.НДС включен в стоимость,Отправитель.Ставка НДС) — предназначена для вывода суммы НДС по значениям на конкретной странице.
- Сумма - название поля, по которому необходимо посчитать сумму
- Отправитель.НДС включен в стоимость - название поля, определяющее вычитать ли сумму НДС из стоимости (должно быть Да или Нет), если он включен или если НДС не включен в стоимость, то сумма должна остаться неизменной.
- Отправитель.Ставка НДС - название поля со значением для вычета в процентах
CуммаПоПолюНаСтранице(Сумма) — предназначена для вывода суммы по выбранному полю
- Сумма - название поля, по которому необходимо посчитать сумму

Примечание: Функции, которые считают суммы по странице нельзя помещать в какой-либо другой лист, кроме Листа № 5 — Table footer.

Давайте разберем их применение также на примере ТОРГ-12:

Примечание: Если необходимо добавить шаблон печати, в котором на каждой странице документа будут повторяться верхняя (заголовок) и нижняя (подвал) части, то в файле шаблона достаточно оставить три листа: Лист №1 — Body, Лист №2 — Header и Лист №3 — Footer. Однако, в таком шаблоне нельзя использовать функции расчета по странице. Теперь если включить параметр "Разрыв строк", то в случае многостраничного документа шапка и подвал будут напечатаны на каждой странице. Если параметр "Разрыв строк" не включить, то шапка будет только на первом листе, а подвал только на последнем.

Есть вопросы? Задайте их на форуме .
Нужна помощь? Оставьте заявку в техподдержку .