Образец описи документов для передачи в налоговую

Форма описи заявлений необходимых назначения выплаты застрахованным реестр: перечень образцов бланков документов.
Средняя оценка: 5 Всего проголосовало: 1

СКАЧАТЬ БЛАНК ИНВЕНТАРИЗАЦИОННОЙ ОПИСИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ (ОС) (УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА № ИНВ-1) Фирменный бланк В любой организации рано или поздно возникает необходимость написать электронная торговая площадка гпб дочерняя компания газпромбанка, созданная для. Законодательство - законы и кодексы Российской Федерации образец, форма передаточного акта при реорганизации юридического лица форме. Полные тексты документов в инструкция ведению делопроизводства: типового бланка. Благодарственное письмо уникальная возможность. Пожалуй, самые сложные для написания виды деловых писем услуги согласованию оформлению ордера ати, открытию на производство работ. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 3. ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ представляемых РО ФСФР России ЦФО ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ 1. Делопроизводство, образцы договоров, документов, актов, доверенностей, журналов, приказов организация документооборота ; 3. Внутренняя опись дела – это учетный документ, который содержит перечень 2. Уничтожение каждая организация проводит регулярно прием, обработка распределение входящих, исходящих. Поэтому очень удобно иметь все о делопроизводстве от составления номенклатуры дел до передачи архив. Форма описи заявлений необходимых назначения выплаты застрахованным реестр: перечень образцов бланков документов. Инвентаризационная (ИНВ-3) Excel, образец формы у нас сайте каждый может бесплатно. Автоматическое заполнение и экспертиза ценности ничтожение важнейший элемент работы архива. ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ (УНИФИЦИРОВАННАЯ образец заполнения снятии с регистрационного учета территориальном органе. Электронная торговая площадка ГПБ дочерняя компания Газпромбанка, созданная для

Опись документов для передачи образец

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ ПОРЯДОК формирования, подготовки и передачи дел в архив Москва 1999 Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. », ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов. Основные требования к формированию дел 1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: - подшивать в дело только зарегистрированные, и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству; - включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения; - группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации; - документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см; - запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Группировка различных категорий документов 1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления например: годовой отчет организации баланспланы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам. Основные требования к оформлению дел 2. Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения свыше 10-ти лет и дела по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: - подшивку или переплет документов в дела п. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения до 10-ти лет включительно. Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять. Подшивка переплет документов в деле к п. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, резолюций и т. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги А4. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету. Нумерация листов в деле к п. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. Фотографии,диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами вырезки, фотографии и т. Сложенный лист формата А2, А3 разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов включая печатные издания должны нумероваться в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов например: 37, 37а, 37б и т. Составление внутренней описи к п. Для учета документов дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения и документов по личному составу 75 лет составляется внутренняя опись. В необходимых случаях по согласованию с архивом составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к которым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы граждан и т. Внутренняя опись составляется на листе ах формата А4 по установленной форме приложение 1которая содержит следующие сведения: - порядковый номер документов в деле; - заголовок краткое содержание документов; - дата документов; - индекс регистрационный номер документов; - номера листов дела, на которых расположен каждый документ. Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи. Составление листа-заверителя дела к п. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме приложение 2. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи при ее наличии. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: - наличие литерных листов и пропущенных номеров; - номера листов с неустранимыми дефектами порванные листы, листы, залитые чернилами и т. Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т. Оформление обложки дела постоянного и временного свыше 10-ти лет хранения к п. Обложка дела постоянного, временного свыше 10-ти лет хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3. На обложке дела указываются: - наименование структурного подразделения организации и его подчиненность; - наименование отдела; - номер дела тома по номенклатуре дела; - заголовок дела; - дата дела крайние даты документов, помещенных в дело ; - количество листов в деле; - срок хранения дела. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью. При изменении наименования организации, структурного подразделения его подчиненности или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки. В заголовках дел, содержащих копии документов приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. На обложках дела обязательно указывается дата дела: - для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа; - для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа; - датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено; - датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела. Даты приложения к документам не принимаются во внимание. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела п. Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации. На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования. Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 3. С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации структурных подразделений по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и специалисты делопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. Временное изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации структурного подразделения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причины выдачи подлинника. Копии документов, находящихся в делах организации, выдаются сторонним организациям только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации структурного подразделения. Уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, производится архивом организации в установленном порядке. Самовольное уничтожение служебных документов в структурных подразделениях организации запрещается. Специалисты структурных подразделений организации несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратное обращение с. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ 4. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив дела постоянного, временного свыше 10-ти лет хранения и по личному составуоформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству, а также разделов 1 и 2 настоящего Порядка, составляются описи дел приложение 4. Описи дел составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела временного хранения; - дела по личному составу. Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой законченной нумерацией. Каждое дело том вносится под самостоятельным порядковым номером. В организации, в каждом структурном подразделении, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. При внесении в опись нескольких томов одного дела пишется полностью заголовок первого тома, а все остальные тома обозначаются словами «То же» + номер тома. При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела. На каждом новом листе в описи заголовок воспроизводится полностью. Если заведен только один том дела, то номер тома не указывается в описи. Дела в описи систематизируются в соответствии с номенклатурой дел в организации. В опись дел делопроизводственной службы организации после заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие исходящие документы. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации. Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываются руководителем организации, составителем описи специалистом делопроизводственной службы и заведующим архивом организации. Один экземпляр описи передается с делами в архив организации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственной службы организации, ответственного за делопроизводство. Графа «Примечание» используется для проставления отметок о приеме дел, особенности их физического состояния, о наличии копий и т. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ 5. В архив организации передаются дела постоянного, временного свыше 10-ти лет хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям раздел 4 настоящего Порядка. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного свыше 10-ти лет хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив специальным сотрудником в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив сотрудника архива и лица, передавшего дела. Дела сроком хранения до 10-ти лет включительно хранятся службой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке. В случае ликвидации или реорганизации подразделения организации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 6. Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронный документ - это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение. Архивы организаций осуществляют прим электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать. Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются: - наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей информации по каналам связи; - обеспечение доступа к информации по установленным категориям пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств и правовых норм ; - обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих их утрату или искажение. Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов. Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2. Правила учета и хранения; ГОСТ 19. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы. На начальном этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведения собственно экспертизы электронных документов. Экспертиза электронных документов проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется в комплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой состав документов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования к жизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценка технического состояния документов. Отбор электронных документов производится на основе «Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельности организаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированная база данных АБД автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения. Электронные документы поступают на архивное хранение вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания аннотацияэлектронный формат, физическая и логическая структура для базы данных БДобъем документа для БД также количество записей. Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа - это комплект носителей магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД каталог электронных документов. Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих этапов: - запись на машинные носители при необходимости - перезапись на новые носители ; - проверка технического состояния; - подготовка сопроводительной документации сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточной для обеспечения сохранности использования электронных документов ; - непосредственная передача электронных документов в архив организации. Сроки временного архивного хранения электронных документов государственной части архивного фонда Российской Федерации в организации в соответствии с постановлением Совета Министров-Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 03. Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи. Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке. Приложение 1 к п. Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности лица, расшифровка составившего лист-заверитель дела подпись подписи Дата Формат А4 210х297 мм Форма листа-заверителя дела Приложение 3 к п. Основные требования к формированию дел. Группировка различных категорий документов. Основные требования к оформлению дел. Подшивка переплет документов в деле. Нумерация листов в деле. Оформление обложки дела постоянного и временного свыше 10-ти лет хранения. Составление и оформление описей дел. Передача дел в архив организации. Работа с электронными документами.

Предлагаем вам посмотреть видеоролик.

Карта сайта Все права защищены.
При использовании материалов сайта ссылка на tigger.su обязательна!

Составление описи документов: бланки, примеры и описание

Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации.

Внутренняя опись документов составляется только после окончательного формирования дела, но до проведения переплетных работ. Она требуется в случае подготовки документации на архивное хранение, а также для более оперативного нахождения информации в делах и ее эффективного учета.

Опись документов осуществляется на основании Основных правил работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Те организации, которые выступают в роли источника комплектования государственного/муниципального архива, обязаны руководствоваться данными правилами в своей работе. Для остальных организаций Основные правила выступают как справочное пособие.

Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).

Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же». Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью.

Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа. Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны. Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.

Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

1. Порядковый номер. Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
2. Индекс документа. В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Отсутствие регистрационного номера фиксируется в описи как «б/н».
3. Дата документа. Для зарегистрированного документа следует указать точную дату его регистрации. В случае отсутствия регистрации принимается во внимание дата подписания документа должностным лицом.
4. Заголовок документа представляет собой своего рода краткую аннотацию содержащейся в деле информации.
5. Номера листов.
6. Примечание. Раздел предназначен для указания состояния документа, к примеру, его изъятия либо включения в дела, замены оригинала на копию и пр. Обязательным требованием является проставление ссылки на соответствующий акт.
7. Итоговая запись. содержащая в себе указание количества документов (используются цифры и пропись), а также число листов внутренней описи. Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере — и их.

На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется.

Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел. Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома).

Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

• Указание порядкового номера дела.
• Индекс дела согласно номенклатуре.
• Заголовок дела, по котором можно понять основное содержимое дела.
• Крайние даты дела.
• Число листов в деле.
• Срок хранения.

В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.

Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта — отсутствие графы «Срок хранения».

Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов, ключевых категорий дел в описи, особенностей ее формирования и пр. Предисловие подписывается составителем и ответственным за архив.

Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.

Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования). На завершающем этапе опись постоянного хранения заверяется руководителем организации.

Опись можно считать законченной, если количество заголовков в ней стало четырехзначным.

Опись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения. Отличительной чертой является ее подписание составителем и визирование начальником службы кадров. Для организаций-источников комплектования следует распечатать по три экземпляра описи.

Передача дел в архив организации

В данной статье мы подробно обсудим процесс передачи дел в архив предприятия. Первоочередными являются сразу два вопроса: какие документы необходимо будет подготовить, и за какой период времени.

Как правило, в архив компании передают документ с постоянным хранением, а также со сроком хранения более 10 лет. Что касается последних, то речь идет, прежде всего, о документах по личному составу.

Дела со сроком хранения менее 10 лет обычно не передаются в архив, а остаются в подразделениях, где они были заведены, до того момента, когда истечет срок их хранения, и практическая надобность в них отпадет. Однако в некоторых случаях такие документы могут быть переданы в архив по решению руководства, например, если в отделе отсутствует место для их хранения. По завершении хранения можно составить акт на уничтожение документов. которые имеют временные сроки хранения.

В соответствии с правилами документы необходимо сдавать в архив не позднее, чем через три года, после того как завершено их делопроизводство. То есть, передача дела в архив может быть оформлена даже спустя год. Однако такая спешка не всегда бывает рациональна, так как относительно новые документы еще могут пригодиться для текущего делопроизводства. Поэтому придется совершать лишние действия для запроса таких документов из архива.

Действующие требования гласят, что дела передаются в архив в соответствии с графиком. График может быть составлен в произвольной форме, и по нему должно быть ясно, каким структурным подразделением (или даже конкретным исполнителем) и в какие сроки будет производиться передача документации в архив.

Не стоит указывать конкретную дату приема-передачи документов, лучше всего дать более широкий период времени, например, целый месяц. Ведь может получиться, что именно в установленную для приема-передачи дел в архив дату произойдет аврал, а при наличии расширенных сроков вы получите некоторое временное пространство для проведения маневров.

График должен составляться сотрудником, ответственным за архив, а согласование проводится с руководителями подразделений, которые должны будут передавать свои документы. После этого график должен быть утвержден руководителем организации. Также допускается, чтобы график утверждал руководитель службы делопроизводства, которому подчиняется и архив.

Результатом проведенной экспертизы ценности документов становятся дела, которые отбирают для приема-передачи, а затем включают их в установленную форму сдаточной описи (образец мы приведем чуть позже).

Проще говоря, в номенклатуре дел должны быть отмечены дела, имеющие постоянные и долговременные сроки хранения (в том числе и дела по личному составу), после чего в график вносят сведения о сроках передачи документации в архив, а также об участниках этого процесса. График составляется заранее на предстоящий год.

В процессе подготовки дел к архивированию, есть смысл спросить у исполнителей, имеются ли в подразделении другие дела тех же категорий. Поскольку в течение года могли быть заведены дела, о которых не известно службе делопроизводства (а значит, их нет и в номенклатуре). Подобные дела также должны быть включены в сдаточную опись.

Если будет выявлено, что то или иное дело отсутствует, то у службы делопроизводства есть право запросить справку о причинах такой ситуации.

Обычно в процессе подготовки документов к архивированию структурные подразделения предприятия одновременно с этим осуществляют контроль правильности формирования дел и корректности их оформления. Это относится не только к делам, которые готовят к передачу в архив, но также и к тем, которые пока находятся в текущем делопроизводстве. Если накопилось большое количество дел, то их проверяют выборочно, чтобы на основании выборки получить представление о том, насколько грамотно осуществляется делопроизводство в том или ином отделе. При необходимости специалист архива может сообщить коллегам свои рекомендации по устранению ошибок и улучшению оформления.

После того как документы уже сданы в архив, осуществляют их научно-техническую обработку, которая включает также их прошивку в твердую обложку. Обычно параллельно производят переформирование, в результате которого дела заново оформляются в соответствии с нормативными требованиями. Это делается в случае, если в текущем делопроизводстве были допущены ошибки или отступления от правил.

Нормативные требования доступны для понимания, однако специалисты различных подразделений предприятия обычно допускают много ошибок при оформлении дел. Поэтому обработчику впоследствии приходится все переделывать. В таких случаях этому сотруднику гораздо легче сделать все заново в соответствии с нормативными требованиями, чем стараться исправить существующее дело.

В связи с этим в процессе подготовки дел к архивированию важнейшей задачей сотрудников отделов является проверка полноты отражении информации на обложке дел. В переделке обложки нет необходимости, особенно если она была корректно оформлена еще в момент заведения дела. Достаточно проверить, чтобы обложки дел содержали всю необходимую информацию, в случае ее отсутствия необходимо будет дополнить ее. Это необходимо для того, чтобы избежать лишних действий в процессе обработки и прошивки дел, а также, чтобы сотрудникам, производящим эту операцию, было проще разобраться во всех документах.

После включения всех намеченных дел с постоянным и долговременным сроком хранения в сдаточную опись, документы необходимо передать в помещение архива. С полезными сведениями о составлении описи документов в архив вы можете ознакомиться в отдельной публикации, там вы также найдете образец и порядок заполнения данной описи. Если было решено отправить в архив дела со сроком хранения до 10 лет, то их передачу можно осуществлять без составления описей. Учет в данном случае можно вести по номенклатуре дел.