Образец акта об уничтожении документов

Уничтожение документов должно регулярно проводиться каждым предприятием. Именно поэтому в каждой организации будет полезно завести образец акта об уничтожении документов, чтобы он всегда находился перед глазами в качестве примера при оформлении результата проделанной работы. В предыдущей публикации мы привели пошаговые действия, которые необходимо будет для этого выполнить. Далее вы сможете найти образец акта, доступный для скачивания в формате doc.

Что еще необходимо знать для правильного составления акта.

Сроки хранения дел из нашего примера основываются на рекомендациях типового перечня документов 2000 года, и в настоящее время данный перечень прекратил свое действие в связи с появлением нового в конце 2010 года. Однако для определения сроков хранения документов, которые были сформированы до выхода нового перечня, используется информация из старого перечня. То есть, мы имеем в виду документы, которые были заведены с 2000 по 2010 годы включительно.

Новый типовой перечень представляет собой основание для работы с документацией, которая была заведена начиная с 2011 года, также он используется для того чтобы провести составление номенклатуры дел. актов на уничтожение документов и т.п.).

Предлагаем вашему вниманию пример акта на уничтожение документа:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению.

На основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденного 06.10.2000 руководителем Федеральной архивной службы России, отобраны к уничтожению как не имеющие фактической ценности и утратившие практическое значение документы ООО "Водяной".

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения - Все о кадрах

Все операции в организации должны сопровождаться документальным оформлением. Отдел кадров не является исключением. Как и в любом другом структурном подразделении, в нем образуется огромное количество бумаг. С каждым годом архив организации растет и места для хранения текущих документов остается все меньше. Как же быть работодателю? Можно ли ликвидировать архив? Какие документы и как можно уничтожить? На эти и другие вопросы ответим в данной статье.

Порядок хранения, архивации и уничтожения различных видов документов регламентируется достаточно большим количеством нормативных правовых актов. В их числе и федеральные законы, и постановления Правительства РФ, и ГОСТы, и приказы различных ведомств. Основными законодательными актами являются:

— Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ);

— Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила работы архивов);

— приказы Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень), от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

— Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Ведение архива документов можно поручить специализированной организации на основании договора. Если же вы решили самостоятельно хранить свои документы, требуется разработать локальный нормативный акт, который будет регламентировать порядок хранения. Кроме того, нужно создать соответствующее структурное подразделение, например, «Архивный отдел». На практике коммерческие организации вместо создания такого отдела прописывают функции по его ведению в должностной инструкции руководителя структурного подразделения. Так, обычно за хранение кадровых документов отвечает начальник отдела кадров, а бухгалтерских — главный бухгалтер.

В целях рационального документационного обеспечения и соблюдения действующего законодательства необходимо правильно хранить документы. Для своевременного приема от структурных подразделений архивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в организации создается архив. В зависимости от объема документов это может быть самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления или отдела кадров, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.

Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 Правил работы архивов).

Дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются.

Длительный или постоянный срок хранения обычно имеют документы, которые:

— содержат сведения о политике и действиях организации;

— содержат сведения о взаимодействии организации с ее клиентами;

— документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;

— используют для создания «памяти» об организации в научных, культурных или исторических целях;

— содержат сведения о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц.

Основным законодательным актом в области установления сроков хранения документов является Перечень. Он необходим не только для определения сроков хранения образующихся в деятельности организации документов, но и для составления номенклатуры организации и формирования дел. Также им пользуются экспертно-проверочные комиссии.

Примечание. Перечень распространяется на все виды организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Кадровым документам в Перечне посвящено два раздела:

— раздел 7 «Трудовые отношения» (включает документацию по организации труда и служебной деятельности, а также по нормированию, тарификации, оплате и охране труда);

— раздел 8 «Кадровое обеспечение» (включает документацию по приему, переводу, увольнению, установлению и повышению квалификации, а также по награждению работников).

Течение сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 году, началось с 1 января 2010 года.

Сроки хранения, указанные в Перечне, применяются организациями по-разному: временные сроки применяются всеми, а постоянный — государственными и муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в архивы, а также частными организациями, которые заключили соответствующие договоры с архивами.

В любом случае коммерческие организации и индивидуальные предприниматели должны хранить документы не менее десяти лет. Дальнейший же срок хранения определяется согласно действующему законодательству или необходимостью их дальнейшего использования. Приведем сроки хранения основных кадровых документов.

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы к ним

15 лет (на предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет)

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя. В комиссию входят лица из числа наиболее квалифицированных специалистов ведущих структурных подразделений. Также в комиссию могут быть приглашены представители системы Росархива.

Необходимо разработать и утвердить положение о такой комиссии. За основу можно взять Приказ Росархива от 19.01.1995 N 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Основными задачами вышеуказанной комиссии являются организация и проведение:

— экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

— экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

— отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

Комиссия имеет право давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов. Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии.

Общество с ограниченной ответственностью «Колокол»

15 ноября 2010 года

о создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения документов, образующихся в деятельности общества, отбору документов на архивное хранение и уничтожению документов с истекшими сроками хранения

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

— заместителя директора по финансовым вопросам Пашкова А. Д. (председатель комиссии);

— начальника отдела архивации Солушкиной Р. Т. (секретарь комиссии);

— начальника отдела кадров Тюриной О. Е.

2. Разработать и представить на утверждение положение о работе экспертной комиссии до 30.11.2010 (Солушкиной Р. Т.).

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Крайнов /С. Л. Крайнов/

С приказом ознакомлены:

По финансовым вопросам Пашков /А. Д. Пашков/

Отдела архивации Солушкина /Р. Т. Солушкина/

Начальник отдела кадров Тюрина /О. Е. Тюрина/

Комиссия на основании номенклатуры дел выделяет документы с истекшими сроками хранения для уничтожения и составляет на них акты, которые впоследствии представляет руководителю организации на утверждение. Документы, перечисленные в актах, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

При физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами:

— уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;

— документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;

— уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

— уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.

Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. Для наглядности приведем пример такого акта на стр. 45. Уничтожение документов происходит путем их передачи на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье. Кроме того, фирмы, занимающиеся ведением архива организаций на основании договора, могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование.

Примечание. Шредер — прибор для уничтожения бумаг. Шредирование — разрезание документов на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Общество с ограниченной Утверждаю

Ответственностью «Марс» Директор ООО «Марс»

(ООО «Марс») Копылов /Г. Д. Копылов/

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

Протокол ЦЭК (ЭК)

Документы в количестве 19 (девятнадцать) ед. хр. весом 9 кг 500 г

Сданы в ООО «Переработка вторсырья» на переработку по приемо-сдаточной

Накладной от 04.02.2010 N 16.

Изменения в учетные документы внесены.

Начальник отдела архивации Пучкина /А. И. Пучкина

Уничтожение бумаг в шредере может быть стандартным (фрагментирование на части не более 3,9 x 50 мм) и конфиденциальным (части не более 0,78 x 11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, вследствие чего ведение истории этих документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.

Запись «Изменения в учетные документы внесены» означает, что в формах номенклатур или в описях дел (в учетных документах), куда были впервые внесены подлежащие уничтожению документы, в графе «Примечания» указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым данные документы должны быть уничтожены.

Уничтожение документов по истечении установленного срока их хранения является правом, а не обязанностью организации.

Отметим: уничтожение бухгалтерских документов производится в таком же порядке, как и кадровых.

На уничтожение трудовых книжек составляется отдельный акт. Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям порчи трудовых книжек, например, из-за небрежного отношения с ними. Приведем пример указанного акта.

Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер»

Директор А. Д. Шилимина

об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек

10 ноября 2010 года

Комиссией в составе Морозовой П. Л. Романовой Н. Н. Петровой Е. В. составлен настоящий акт о том, что за период с 01.10.2010 по 09.11.2010 при оформлении оказались испорчены 3 (три) бланка трудовой книжки и 1 (один) бланк вкладыша в трудовую книжку в том числе:

1. Бланки трудовой книжки:

— серия ТК N 1234567;

— серия ТК N 4567891.

2. Бланк вкладыша в трудовую книжку — серия ВТ N 7123589.

Книжки не пригодны для использования по назначению и подлежат уничтожению путем сожжения.

Менеджер по персоналу Морозова /П. Л. Морозова/

Главный бухгалтер Романова /Н. Н. Романова/

Секретарь Петрова /Е. В. Петрова/

К акту можно приложить вырезанные номера испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.

На основании ст. 27 Закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.

В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

— на граждан — от 100 до 300 руб.;

— на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение требований о хранении документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным. Это карается наложением административного штрафа:

— на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;

— на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

Неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влекут аналогичные размеры штрафа.

Ответственность за неправильное хранение документов предусмотрена не только административным законодательством. Налоговый кодекс тоже содержит нормы, предусматривающие такую ответственность. В частности, на основании ст. 120 НК РФ за отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета, как и за уничтожение до истечения сроков их хранения, организация может быть наказана штрафом в размере 10 000 руб. За повторное подобное нарушение норм законодательства штраф увеличивается до 30 000 руб.

Если благодаря необеспечению сохранности документов произошло занижение налоговой базы, организация может быть оштрафована на 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Акт на уничтожение документов с истекшим сроком хранения образец - ответ найден

Главная » Постановление » Акт на уничтожение документов с истекшим сроком хранения образец

17 Июл 2016, 17:39

Кто утверждает годичные разделы описей по лс и повсевременно, голова либо флибоал? Составляем акт на ликвидирование дел с истекшим сроком хранения.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для ликвидирования на предприятия, специализирующиеся утлибозацией сырья, после чего в акте делается соответственная запись (см. Правомерно ли подтверждать расходы в целях налогового учета электрическими документами?

Правильное и своевременное ликвидирование документов. Документы и дела выделяют на ликвидирование актом, формирующимся после проведения экспертизы ценности документов и их следующего отбора. Петрова после того как специалисты благословят ликвидирование документов, акт попадает на утверждение руководителю организации.

Документы, срок хранения которых истек, с незапятанной совестью можно убить. Комиссия составляет акт о выделении документов на ликвидирование. Близости от места хранения документов и является.

К слову, главные правила работы архивов организаций требуют полистного просмотра дел повсевременного и временного (выше 10 лет) хранения. Акт ликвидирования документов с истекшим сроком хранения акт об ликвидировании. Акт ликвидирования документов с истекшим сроком хранения.

Если в журнальчикьчике есть договоры повсевременного хранения, то и журнальчик пусть хранится повсевременно. В состав экспертной комиссии организации в неотклонимом порядке врубается лицо, ответственное за архив (п. Скажите, пожалуйста обнаружлибо документы другой организации не имеющей дела к нашей (ранее занимала помещение). так как законом n129-фз предусмотрен срок хранения бухгалтерской отчетности не наименее 5 лет, месячная на основании п.

Уничтожение документов

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Начало года – самое время для того, чтобы освободить немного (или много) места на полках, уничтожив старые документы. Под «старыми» подразумеваются те дела, у которых уже истек срок хранения. Но даже несмотря на это нельзя просто так взять и выбросить эти документы. В этой статье поговорим о том, как уничтожить документы с истекшими сроками хранения. На первый взгляд процедура оформления уничтожения дел кажется сложной и практически неподъемной. Это совсем не так. В архиве, пожалуй, как нигде в делопроизводстве работает принцип «глаза боятся, а руки делают». Поверьте, что взявшись за эту работу, вы справитесь с ней довольно быстро.

Сразу следует сказать, что уничтоженные дела отнюдь не пропадают бесследно. Даже через несколько лет может настать необходимость подтвердить то, что они были именно уничтожены, а не, скажем, тайно проданы конкурентам ?? Факт уничтожения дел и истекшими сроками хранения подтверждается следующими документами:

1. Актом о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения
2. Актом об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, если организация уничтожала их своими силами, или договором/актом приема-передачи дел с истекшими сроками хранения для уничтожения подрядной организацией.

Хранить перечисленные документы следует постоянно!

Образцы этих документов вы найдете дальше в статье.

Когда истекает срок хранения?

Вспомним, что такое срок хранения документа. В статье о номенклатуре дел мы говорили о том, что срок хранения – это количество лет, в течение которых организация ОБЯЗАНА хранить у себя тот или иной документ. Как определить сроки хранения документов. вы узнаете, перейдя по ссылке.

Срок хранения отсчитывается с 1 января того года, который следует за годом завершения дела.

Дело «Журнал регистрации входящих документов» начато с 2013 году и закончено тоже в 2013 году. Срок его хранения – 5 лет (Перечень, ст. 258). Отсчет пятилетнего срока начался 1 января 2014 года, следовательно, закончится он 31 декабря 2018 года.

Дело «Переписка о размещении рекламы» оказалось долгоиграющим, потому что первое письмо было написано в 2011 году, а окончательно вопрос решился аж в 2013-м. Срок хранения этого дела – 3 года (Перечень, ст. 545), и это будет период с 2014-го, так как дело было закончено только в прошлом году, по 2016-й.

Поскольку уничтожать документы можно только после истечения срока хранения, в первом примере к этому можно приступить не раньше 1 января 2019 года, во втором – не раньше 1 января 2017-го.

Таким образом, сейчас, в начале 2014 года, мы уничтожаем документы:

2010-го, при условии, что они имели трехлетний срок хранения,

2008-го, если был пятилетний срок хранения;

2003-го, если срок хранения составлял 10 лет и т.д.

Наметив дела, срок хранения которых истек в прошлом году, следует провести экспертизу ценности этих документов. Проще говоря, определить, имеют ли документы еще какое-либо практическое значение или нет. Это может сделать работник, ответственный за хранение, а если он сомневается – то кто-то из работников отдела, которое формировало дело. Лучше потратить на экспертизу больше времени, зато быть уверенным, что ничего нужного не уничтожили. К слову, Основные правила работы архивов организаций требуют полистного просмотра дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Если получилось так, что одна часть документов дела еще нужна, а остальные можно уничтожить, дело расшивается и переформировывается с назначением ему другого срока хранения.

Акт о выделении к уничтожению

По результатам экспертизы ценности составляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Форма акта приведена в Основных правилах работы архивов организаций (Приложение 4).

Скачать образец заполненного акта о выделении к уничтожению документов

Несколько важных нюансов:

1. В форме акта, которая приводится в Основных правилах…, есть предложение: «Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК ___________________________________ (протокол от __________ №__________)». Эта фраза нужна только той организации, которая передает документы на государственное хранение! Все остальные смело могут обходиться без нее.
   
2. Обратите внимание и на текст «Документы количестве _____________ ед. хр. весом ______ кг сданы в ____________ на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______ № _______». Если организация сама уничтожала свои документы, этот фрагмент в акте заменяется (см. образец). Если был привлечен подрядчик, то поля заполняются в соответствии с документом, который был по факту. Необязательно это была накладная, может быть и акт, и договор.
3. Независимо от того, является ли организация источником комплектования госархива или нет, гриф утверждения документа руководителем организации заполняется в последнюю очередь, после всех необходимых согласований. После этого акт регистрируется.
4. Акт, как видно из формы, требует согласования с экспертной комиссией организации.

В экспертную комиссию (ЭК) организации входит ряд должностных лиц, которые способны взять на себя ответственность за простое решение: нужен нам этот документ в дальнейшем или нет. Пожалуй, оптимальный состав экспертной комиссии это:

• главный бухгалтер;
• главный делопроизводитель,
• а также главный юрист или главный кадровик.

Трех человек вполне достаточно даже для очень большой организации.

Секретарем ЭК обычно является работник, ответственный за хранение документов, или делопроизводитель. Как правило, он и инициирует заседания комиссии, и ведет их протоколы. В случае необходимости ЭК может консультироваться и с другими работниками организации.

На практике экспертные комиссии встречаются очень редко и только в довольно крупных, зачастую государственных, компаниях. Тем не менее, рекомендуется создать у себя экспертную комиссию, хотя бы для того, чтобы ее участники имели представление о том, какие документы организации будут уничтожены в ближайшее время, и в случае необходимости могли на это повлиять.

Согласование акта о выделении к уничтожению документов выносится на заседание ЭК. Принятое решение отражается в протоколе.

Скачать образец протокола ЭК

После того, как Акт о выделении у уничтожению документов полностью подписан и согласован, можно, наконец, приступать непосредственно к процедуре уничтожения. Если документов немного, можно сделать это своими силами – попросту пропустить их через шредер. При больших объемах дел они передаются для уничтожения специализированной компании, с которой обязательно заключается договор. Прием-передача документов подрядчику фиксируется либо в самом договоре, либо в акте, который является приложением к договору.

Чего точно нельзя делать, так это выбрасывать дела на ближайшую помойку в целом виде, а также расшивать их и пускать на черновики.

Факт самостоятельного уничтожения дел подтверждается еще одним актом, который составляется в свободной форме. Факт уничтожения документов силами подрядной организации подтверждается договором с ней и актом приема-передачи дел для уничтожения.

Скачать образец акта об уничтожении документов своими силами

Image by winnond / www.freedigitalphotos.net

Акт об уничтожении документов: образец, бланк и приказ

Деятельность каждой организации всегда сопровождается большим оборотом документов. Со временем многие из них оказываются ненужными, однако просто выбросить их нельзя. Чтобы от них избавиться, нужно составить акт об уничтожении документов. Если вы хорошо знаете цену времени, и тратить его на данную операцию для вас нецелесообразно, вы можете воспользоваться аутсорсингом, но учтите, что это влетит вам в копеечку. Поэтому советуем раз и навсегда овладеть навыками уничтожения бухгалтерских документов. Сделать это несложно, и в этой статье мы попробуем разобраться во всех тонкостях.

Уничтожение документов любого вида обычно происходит в установленном порядке. Сначала определите, какие документы требуется уничтожить. Обычно это те, чьи сроки хранения истекли, а также те, что потеряли свою юридическую силу или больше не обладают практической значимостью.

Чтобы определить, каков срок хранения того или иного документа, а также узнать, истек ли он, воспользуйтесь номенклатурой дел организации. Не забудьте об одной важной детали: вы можете увеличивать сроки хранения, если того требуют практические соображения, но никогда не уменьшайте их. В основном срок хранения документов, установленный по типовому перечню, равен 5 годам.

В акт на уничтожение можно включать те дела, срок хранения которых истек к первому дню текущего года. В акте уничтожения однородные дела группируются под одним заголовком. Информацию для заполнения формы акта берем с обложек дел: если каких-то сведений в обложке не хватает, уточните их по номенклатуре дел организации.

Тем, кто впервые берется за архивацию документов, может сначала показаться, что очень сложно подобрать подходящий номер статьи со сроком хранения по перечню документов. Но как только вы вольетесь в работу, подбор номера перестанет быть для вас проблемой. Главное, помните, что настоящий заголовок дела необязательно соответствует названию статьи, приведенному в перечне документов, так как охватить все их многообразие практически невозможно. В перечнях документов наименование каждого вида документа обычно обобщают для удобства. Поэтому бывает так, что специалист, который занимается составлением акта на уничтожение, решает, к какой именно статье отнести дело, по своему усмотрению.

Подписывать акт об уничтожении документов должен сотрудник, составивший его. Затем на акте делается пометка о согласовании от экспертной комиссии организации. Не забудьте о порядке утверждения акта, так как это является одной из самых распространенных ошибок при его составлении. Акт уничтожения документов должен утвердить руководитель организации и, в зависимости от дальнейшей судьбы уничтоженных документов, существует два пути:

• если документы, подлежащие уничтожению, передаются на государственное хранение, то требуется утверждение экспертно-проверочной комиссии из архивного учреждения описей документов постоянного хранения. Это необходимо, так как архив может потребовать некоторые дела, отобранные к уничтожению, чтобы включить их в опись дел постоянного хранения.
• если документы, подлежащие уничтожению, не передаются на государственное хранение, то после упорядочения документов по личному составу, они утверждаются руководителем организации за соответствующий период и не требуют согласования с архивными органами.

После этого организация может уничтожить документы, включенные в акт. Категорически запрещено использовать их для хозяйственных нужд.

Итак, далее вы можете поступить двумя известными способами физического уничтожения документов.

Вы можете уничтожить документы самостоятельно – сжечь, но будьте осторожны, ведь это может повлечь проблемы с пожарной безопасностью. Или пропустить через шредер, но это займет много времени и удобно только для небольших объемов. В этих случаях от вас потребуется составить акт, фиксирующий факт уничтожения, в произвольной форме.

Но есть другой выход: так поступает большинство организаций. Предназначенные для уничтожения дела отдают на утилизацию в специализированную организацию. Тогда вам потребуется составить приемо-сдаточный акт или накладную, где указываются дата процедуры, количество документов и их вес. В целях сохранения конфиденциальности процесс передачи дел на переработку и уничтожение необходимо обязательно проводить под контролем сотрудника организации.

Большинство предприятий, вне зависимости от своей организационной формы, занимающихся переработкой или перепродажей натуральной продукции, закупают ее для своей.

Договор аренды зданий и сооружений — это документальное соглашение, согласно которого арендодатель передает арендатору во временное пользование недвижимое имущество.

Сущность и особенности договора дарения Декларация по правам человека предусматривает владение имуществом. Процессы основаны на работе законодательной базы. Установлены.

Договор подряда с физическим лицом Договор подряда с физическим лицом, который заключается для организации, может стать заменой трудового договора с физическим лицом.

В настоящее время наблюдается рост частоты операций, связанных с купле-продажей земельной собственности. К заключению сделки следует подойти с максимальной ответственностью.

Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких.

На основании заявления о регистрации объекта (объектов) налогообложения налогом на игорный бизнес и заявления о выдаче свидетельства о регистрации объектов игорного.

Приказ об увольнении утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда.

Закупочный акт по форме ОП-5 применяется для закупки продуктов у населения.Составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения.

Наряд на сдельную работу по форме 414-АПК используется для учета выполненных работ в строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах группой.

Выдачу разрешения на оружие осуществляет Отдел Лицензионно-Разрешительной работы, обычно он находится по адресу ОВД. Для того, чтобы получить лицензию на приобретение.

Письмо-запрос – одно из ряда деловых писем, составляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса должен содержать.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Документы временного хранения находятся в архиве до истечения определенного срока: после этого их списывают и уничтожают. Процедура отбора и уничтожения документов подробно прописана законодателем.

Из этой статьи вы узнаете:

• как выглядит акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в 2015 году;
• в каком порядке происходит списание и уничтожение документов с истекшим сроком хранения;
• может ли работодатель самостоятельно производить уничтожение документов, не подлежащих хранению.

Уничтожение документов в связи с истечением установленного законом срока хранения — один из основных элементов работы архива любой организации. Данная мера, которая, к слову, считается правом, а не обязанностью компании (письмо Минфина России от 18.10.2005 г. № 03-03-04/2/83), позволяет эффективно использовать архивное пространство и своевременно избавляться от документации, утратившей свое практическое значение.

У вас не останется вопросов о хранении кадровых документов 2016 после прочтения статьи по ссылке.

Процедура уничтожения дел состоит из ряда последовательных этапов. Сначала необходимо провести экспертизу ценности документов и составить акт о выделении дел с истекшим сроком хранения к уничтожению. Только после этого можно переходить непосредственно к утилизации документов, выбирая наиболее приемлемые для организации методы и оформляя процедуру соответствующим актом.

Экспертиза ценности документов проводится специальной комиссией: правила работы архивов не рекомендуют работникам проводить оценку единолично независимо от объема документации, поскольку тем самым повышается вероятность преждевременного уничтожения важных данных. Поэтому работодатель издает приказ о создании экспертной комиссии, в состав которой могут входить архивист и главный бухгалтер предприятия, представитель юридической или кадровой службы, секретарь организации или представитель ее руководства. В некоторых организациях создается постоянно действующая экспертная комиссия, но при незначительных объемах работы проще назначать ее ежегодно, по мере надобности.

Комиссия устанавливает факт истечения срока хранения оцениваемых документов и составляет акт о выделении их к уничтожению. Чтобы гарантированно сохранить важную информацию при проведении оценки разных типов дел, акты о выделении документов к уничтожению целесообразно составлять только после составления и утверждения описей дел постоянного хранения. Документы, маркированные грифом секретности, включают в отдельный акт. При выявлении в деле с истекшим сроком хранения документа, подлежащего постоянному хранению в архиве, дело расшивается для его изъятия.

Иногда в ходе работы экспертной комиссии выявляется несколько экземпляров документа постоянного хранения — например, один оригинал и несколько копий (дубликатов). В этом случае оригинал остается в архиве для дальнейшего хранения, а копии уничтожаются. Также к уничтожению могут выделяться документы со значительными повреждениями, при которых восстановление их содержания не представляется возможным. Здесь следует действовать особенно осторожно: если есть шанс хотя бы частично восстановить текст поврежденного документа, он оставляется для дальнейшего хранения и реставрации.

При взгляде на образец акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения от 2015 года несложно заметить, что описания включаемых в него дел существенно отличаются от описаний, вносимых в описи: в то время как в описях каждое дело описывается в индивидуальном порядке, в акте выделения документов к уничтожению просто указывается общее количество дел одного вида или наименования с отметкой о крайних сроках их завершения в делопроизводстве. Акт подписывается составившим его лицом, согласовывается комиссией (о чем делается соответствующая пометка на самом документе) и передается на утверждение руководителю организации.

После завершения работы экспертной комиссии с обязательным полистным просмотром каждого дела начинается непосредственно уничтожение документов с истекшим сроком хранения. Использовать такие документы для хозяйственных нужд организации (например, в качестве черновиков) строго запрещается. Уничтожение может производиться как самой организацией (на ее территории), так и специализированными компаниями.

Если речь идет о небольшом объеме документов, их можно переработать с помощью обычного уничтожителя бумаг (шредера): сделать это можно непосредственно в офисе, без лишних расходов на упаковку и транспортировку. Большое количество документов проще передать на утилизацию специалистам, оформив процедуру приемо-сдаточным актом или накладной с указанием даты, количества дел и веса груза. Также сотрудники компании, производившей утилизацию, должны выдать заказчику акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения, в 2015 году составляемый в произвольной форме.

В нем указывается точная дата фактического уничтожения дел и состав комиссии, занимавшейся утилизацией. Для обеспечения максимальной конфиденциальности многие организации предпочитают производить уничтожение документов с истекшим сроком хранения на собственной территории. В этом случае нужно выбрать наиболее удобный и доступный способ переработки из доступных — закапывания, сжигания, химической обработки и промышленного шредирования. Как правило, большинство организаций не располагает оборудованием для промышленного шредирования или химической обработки (эти виды утилизации считаются весьма дорогостоящими). Поэтому зачастую приходится ограничиваться закапыванием или сжиганием — недорогими и общедоступными, но не самыми безопасными способами.

Закапывание создает скорее видимость уничтожения бумаг (на практике встречаются даже случаи выкапывания ценных документов конкурентами), а их сжигание в неприспособленных для этого помещениях может стать причиной претензий со стороны пожарной службы. Поэтому окончательный выбор способа утилизации документов обычно зависит от условий, в которых работает конкретная организация: иногда проще самостоятельно уничтожить небольшую пачку документов, в то время как ряд компаний, опасающихся происков конкурентов, доверяет только промышленной утилизации. Уничтожение документов на территории организации также сопровождается оформлением соответствующего акта, но в этом случае его составляют не представители сторонней компании, а сотрудники, производившие утилизацию.

Доступно только авторизованным пользователям

• Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
• Акт об уничтожении кадровых документов (образец).doc