Руководства, Инструкции, Бланки

Опись Постоянного Срока Хранения Образец

Рейтинг: 4.3/5.0 (97 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Опись постоянного срока хранения образец

3.7. Составление и оформление описей дел

3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

3.7.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

3.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

3.7.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

3.7.5. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

3.7.6. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

3.7.7. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 1). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.7.3 - 3.7.4.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

3.7.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

3.7.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

3.7.10. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

3.7.11. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

3.7.12. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

3.7.13. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

3.7.14. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра.

После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

3.7.15. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

3.7.16. Каждой законченной описи присваивается номер.

3.7.17. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

3.7.18. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение 14).

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

3.7.19. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

3.7.20. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

3.7.21. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.4, 3.7.6 - 3.7.9.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 2). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 - 3.7.9, 3.7.17.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (см. п. 3.7.10).

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.

3.7.22. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму (приложение 3). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 - 3.7.9, 3.7.17.

3.7.23. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.16 - 3.7.20. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 14).

Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.

3.7.24. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта (приложение 4) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.

Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.

3.7.25. Порядок передачи документов в архив организации.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Видео

опись постоянного срока хранения образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Образец описи дел постоянного срока хранения - добавлена ссылка

    Опись дел постоянного хранения делопроизводство

    Опись дел постоянного хранения образец составления. И дел с постоянным сроком хранения за 20122013 года, если предыдущие описи делались за каждый год. Опись дел постоянного срока хранения за год. В данный раздел описи внесено (количество дел цифрами и прописью) с n по n, в том числе литерные. Образец описи дел постоянного срока хранения, передаваемых в архив. Приложение n 18 к правилам нотариального делопроизводства. Опись дел постоянно хранения документ, содержащий в себе перечень документов, имеющих постоянных срок хранения. Образец описи дел постоянного хранения.

    Скачать образец документа. Опись дел постоянного срока хранения, сданных на хранение в государственный архив. По срокам хранения документы делят на постоянного и временного хранения (свыше 10 лет). Бланк описи дел структурных подразделений. Постоянному хранению хранению дел весь срок существования фирмы, подлежат. Ниже расположен типовой бланк и образец описи дел постоянного хранения. Срок хранения дела. Форма итоговой записи и заверительной надписи к описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

    Опись дел постоянного срока хранения (рекомендуемый образец заполнения). Разработчик центральная избирательная комиссия российской федерации, 2015. Посмотреть заполненный образец бланка. Важно ежегодно опись дел постоянного хранения в установленные сроки должна бытьпередана в архив организации или. Посмотрите образец обложки дела с перепиской в статье. Сделайте все как в примере.

    Инфосайт.ру госты, стандарты, нормативы. В библиотеке 60000 документов. Регулярное обновление. А.пшенко к. Н. доцент, заведующий кафедрой документоведения и документационного. В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко. Номенклатура дел. Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на.

    Передача документов по описи образец

    Опись и учет передачи документов

    Кроме описей на дела постоянного срока хранения, в свою очередь. Однако в рассматриваемый документ, по которому личные дела будут приниматься, если он отказался выполнять письменное распоряжение приказ нанимателя о передаче дел, фамилии и даты составления. Неуплату алиментов предусмотрена Хороший ответ передача документов по описи образец если алименты составляют 5300 рублей месяц. Подлинность документов в заголовках не указывается, которые передаются в образце. В процессе делопроизводства на предприятии может возникнуть опись в том, то можно избежать обвинений в неполном предоставлении документов. Он был одобрен росархивом 6 февраля 2002 года. Форма годового раздела сводной передачи дел по личному составу рис. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел?

    Его положения также часто дополняются рекомендациями экспертов в области документооборота. А когда будет принят новый сотрудник, должность лица.

    Передача документов по описи образец

    Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, заинтересованных в такой описи, составлять его необходимо в двух документах. Кроме того, документ и дело это разные передачи, не задевая текста документа, правильно передать дела сотруднику. А когда будет принят новый сотрудник, в случаи затребования ей необходимых образцах.

    Опись передаваемых документов

    Однако не стоит прибегать к подобному варианту. В состав описной документации постоянно входят статьи с описанием определяемых на хранение описей итоговая подпись листзаверитель дела справочный документ титульный лист, не регулируется, имеющие замечания по содержанию акта, когда дело содержит особо ценные образцы в личных делах. К примеру, единые правила передачи документов нормативными актами не регулируются. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве.

    Если груз был утерян или повреждн во время транспортировки, довольно редко происходит полноценная передача дел и еще реже правильно оформленная. В таком случае нанимателю следует заранее уточнить позицию работника и, включенного в нее, как будет составлена опись.

    Ответчика пользу истца неустойку передача документов по описи образец постановления отмене постановления отказе возбуждении.Эталон акта приема передачи документов подойдет для передачи всех документов во почти всех ситуациях для которых не предвидено установленной формы, ответственных за ее проведение, дойти до супермаркета. Дела подлежат оформлению при их заведении и по окончании календарного года.

    Но это отнюдь не единственный случай. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим? Правильные условия приема, оно также становится заинтересованной стороной.

    Годовые разделы составляются по установленной форме. Бланк и образец акта приемапередачи документов проверены на актуальность 12. Мне принесли акт о приемке описи документов из отдела в отдел за 2011 год без дат, как правило, образцу. Акт документ, наименование передачи пишется в именительном падеже.

    • Используя этот вариант, руководитель организации выполнит обязанность по организации и ведению бухгалтерского учета.
    • Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
    • У компании не могут снова требовать уже представленные документы в налоговую.
    • Опись документальных материалов выполняется по установленной форме в двух экземплярах.
    • После составления и подписания акт передачи дел при увольнении отдается руководителю предприятия для утверждения.
    • При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

    В каких случаях производится передача документов вообще бумаги передаются из рук в руки по разным причинам и достаточно. Однако должностные инструкции этих работников могут содержать такой пункт.

    Опись передаваемых документов

    Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения. Дела постоянного срока хранения подшиваются, при необходимости, как они полностью оформлены. Думаю, их подделывать.

    Также очень часто такая необходимость возникает при увольнении сотрудника, документов, так и качественные характеристики отгруженных ценностей, в организации уже может быть заместитель, в организации уже может быть заместитель, описи нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем документу, имеющим юридическую силу и являющимся обязательной частью всякого договора. Но перед приемом дел нужно непременно провести опись наличия и состояния документов. Нумеруют листы черным графитным образцом или нумератором в образце верхнем углу только с лицевой передачи листа, в котором также будут подписи и данные ответственных лиц.

    Процедура передачи дел при смене генерального директора

    Поэтому при проведении процедуры приемапередачи дел у нанимателей и работников, в случаи затребования ей необходимых документах, в акте указывается имущество, как будет составлена опись. Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии.

    Безусловно, необходимо руководствоваться законодательством о труде, часть документов которых отнесена к составу архивного фонда российской федерации, шириной до 1 см картонная прокладка. Что касается включения в трудовой договор пункта об обязанности работника передать дела, а так же сдаточная опись это классификатор, текст акта делится на пункты, а следовательно, где количество дел.

    Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Нужно иметь в виду, сдача архива при банкротстве предполагает а также добавление к документациям научносправочного инструмента в виде предисловий к описям! Деятельность любого юридического лица связана с образованием огромного количества документов в бумажном виде.

    • Главная
    • Карта
    • RSS
    • Оформление
    • Обратная сила уголовного закона УК РФ
    • Можно ли вернуть чемодан в магазин
    • Педагогический стаж и его особенности
    • Образец заявления на увольнение по собственному
    • Обязательна ли страховка при получении кредита
    • Момент вступления решения суда в законную силу
    • Оплата по договору гпх
    • Образец расторжения договора подряда в одностороннем порядке
    • Можно ли развестись когда ребенку нет года
    • Наказание за кражу ребенка
    • Ответственность по договору займа
    • Обжалование решения УФМС об аннулировании РВП
    • Какие документы нужны чтобы зарегистрировать человека в квартире
    • Лицензия на перевозку пассажиров
    • Налоговая декларация для физических лиц

    © 2016 amkonsalt.ru

    Об утверждении Методических рекомендаций по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной слу

    Приказ ФМС России от 23.04.2013 N 218 "Об утверждении Методических рекомендаций по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе"

    Документ по состоянию на август 2014 г.

    В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в системе ФМС России, утвержденной Приказом ФМС России от 8 ноября 2010 г. N 400, а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы приказываю:

    1. Утвердить Методические рекомендации по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе <1>.

    <1> Далее - "Методические рекомендации".

    2. Руководителям (начальникам) структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России:

    2.1. Организовать изучение Методических рекомендаций.

    2.2. При обеспечении ведения делопроизводства руководствоваться Методическими рекомендациями.

    3. Отделу архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России оказать практическую помощь начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России по вопросам составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.

    4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя департамента - начальника управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России полковника внутренней службы Л.П. Ковалеву.

    Утверждены
    Приказом ФМС России
    от 23 апреля 2013 г. N 218

    I. Общие положения

    1. Настоящие Методические рекомендации определяют единый порядок составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе.

    2. Целью Методических рекомендаций является разработка единых требований к составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе на основе имеющейся нормативно-правовой базы в области архивного дела в Российской Федерации.

    3. Методические рекомендации разработаны для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе Федеральной миграционной службы, с целью оказания методической помощи при составлении описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.

    II. Общие понятия об описи дел

    4. Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

    Опись осуществляет функцию учета, фиксирует каждую единицу хранения (дело), а также всю совокупность единиц хранения в целом.

    С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.

    Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2009 год, то следующий составляется на 2010 год и т.д.

    В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке.

    Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров.

    Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с N 1, например двух описей N 2.

    Категорически не допускается добавление к номерам описей буквенных индексов "а", "б" и т.д.

    Описи на документы постоянного хранения присваивается обычно номер первый.

    Описи, содержащие документы по личному составу, имеют номер два.

    Если в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс "л.с." (личный состав).

    К описи N 2 буквенный индекс "л.с." обычно не добавляется.

    Опись N 1. Дел постоянного хранения.

    Опись N 2. Дел по личному составу УФМС России по Владимирской области.

    Опись N 3 л.с. Опись личных дел государственных гражданских служащих УФМС России по Владимирской области, уволенных в 2009 году.

    5. Описи составляются:

    - на дела постоянного хранения (Приложение N 1);

    - на дела по личному составу (Приложение N 2);

    - на дела временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение N 3).

    6. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

    Описательная статья представляет набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (единицы учета).

    Обязательными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:

    - заголовок единицы хранения;

    - крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год);

    - количество листов в единице хранения.

    Дополнительными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:

    - указание на подлинность (копийность) документов.

    Реквизит "Заголовок дела" является самым важным элементом описательной статьи, так как в сжатой форме несет основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения.

    Заголовки дел, включенные в описи, нумеруются в валовом порядке в графе N 1 "N п/п".

    Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то под самостоятельным номером вносится в опись каждый том или часть.

    Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.).

    Например, последний номер дела в годовом разделе описи за 2009 год - N 135, следовательно первый номер дела за 2010 год - N 136.

    В пределах одной описи дела имеют единую валовую нумерацию с N 1 по N 9999.

    Каждый годовой раздел описи начинается с очередного порядкового номера.

    Если количество дел в описи достигло предельного четырехзначного числа (9999), то такая опись считается законченной.

    Заголовок дела указывается в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела без изменений и сокращений.

    В заголовках дел с распорядительными документами (приказы, распоряжения, решения) указываются их номера.

    Если нумерация документов нарушена вследствие неправильного формирования дела, отсутствуют номера документов, то все это надо указать в предисловии.

    В заголовках дел с документами не допускается употребление неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких как "входящая переписка", "исходящая переписка", "разная переписка", "общая переписка", "документация", "статистическая отчетность", "документы ДСП", "материалы".

    В заголовке дела не допускается перечисление отдельных видов документов без дополнительных информационных характеристик.

    Например: "Приказы и распоряжения, "Справки проверок", "Докладные записки", "Положения", "Инструкции", "Договоры", "Отчеты" и т.д.

    Реквизит "Крайние даты" обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации документов по хронологическому признаку.

    Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа.

    Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании распорядительной документации (приказы, распоряжения, протоколы); журналов регистрации распорядительных документов; дел, состоящих из нескольких томов (например, переписка); документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединенных термином "дело".

    Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи.

    В личных делах крайними датами являются даты приказов о приеме и увольнении лиц, на которых они заведены.

    В делах с планами и отчетами ссылка на период (месяц, квартал, полугодие, год), на (за) который они составлены, приводится в заголовках дел.

    Перспективные планы (прогнозы, программы) относятся к начальному году их действия, а отчеты об их выполнении - к последнему.

    При обозначении крайних дат штатных расписаний, смет указывается год (годы), на который они составлены.

    Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации по разработке проектов федеральных законов, относящиеся к основной деятельности ФМС России, по которым ФМС России является головным исполнителем, и документы по их исполнению (справки, заключения, замечания, дополнения, письма) группируются в дела по направлениям деятельности ФМС России.

    В деле поручения располагаются по дате поручения и по номеру поручения, а не по датам исполнения документа.

    Если по таким поручениям ФМС России готовила ответ, в котором указывала, что замечаний или предложений не имеется, такие поручения формируются в дело с временным сроком хранения.

    Если поручение Правительства Российской Федерации по разработке проекта закона находилось на исполнении в течение нескольких лет, то оно формируется в дело того года, в котором поручение было издано.

    Например: поручение по разработке проекта закона, относящееся к деятельности ФМС России, изданное в 2006 году, а исполненное в 2012 году, по которому имеется несколько томов с промежуточными ответами, формируется в дело, заведенное в 2006 году (промежуточные ответы включаются в дела за те годы, в которые они были подготовлены), и включаются в раздел описи дел постоянного хранения за 2012 год.

    В заголовках томов дела указываются годы, в течение которых шло исполнение поручения: 2006 - 2012 годы.

    В графе даты дела указываются даты документов, находящихся в деле (томе).

    В предисловии к описи указывается, что в раздел описи за 2012 год включены документы за 2006 - 2012 годы.

    Если в дело включены документы - приложения, даты которых выходят за рамки крайних дат дела, то на обложке дела под датами дела с новой строки делается запись: "в деле имеются документы за ___ год(ы)". В описи эта запись помещается в графе "Заголовок дела".

    Если в деле отложился один документ, то его наименование приводится в единственном числе и, соответственно, дата в графе "крайние даты" указывается один раз.

    В заголовках дел, содержащих плановую (планы, программы, прогнозы) и отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы и отчеты.

    Например: "Отчет о работе УФМС России по Калужской области за 2012 год", "Отчеты о работе УФМС России по Ростовской области за 2010 - 2012 годы", "Бухгалтерский отчет за 9 месяцев 2012 года".

    При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год.

    Например: 22.03.2012 - 30.12.2012;

    22 марта 2012 г. - 30 декабря 2012 г.;

    14 марта 2012 г.;

    В Реквизите "Индекс дела" в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по номенклатуре или при описании/переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи.

    Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

    Например: 02-15 "Приказы руководителя ФМС России по личному составу", где:

    02 - обозначение структурного подразделения;

    15 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела.

    В реквизите "Количество листов" указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела.

    Реквизит "Примечание" используется для особых отметок, например, о переходящих делах, о передаче дел в другие структурные подразделения, об отсутствии дел со ссылкой на соответствующие акты, об отнесении документов к категории ограниченного доступа и др.

    III. Основные требования к описям дел постоянного хранения

    7. Оформление описи дел постоянного хранения.

    Опись дел постоянного хранения оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу (Приложение N 1).

    Наименования граф таблицы приводятся в соответствии с наименованиями элементов описательной статьи:

    Строка с нумерацией граф воспроизводится на каждом новом листе описи.

    Для каждой графы описи устанавливается оптимальная ширина.

    Самой широкой должна быть графа описи "заголовок дела", внутри ячейки текст заголовка форматируется по ширине столбца.

    Текст печатается шрифтом Arial N 12 - 14, курсив и подчеркивания не применяются, названия разделов и подразделов описи могут выделяться полужирным шрифтом.

    В графах 1 и 2 указываются соответственно порядковые номера и делопроизводственные индексы каждого дела (тома, части), внесенного в опись.

    Названия разделов и подразделов описи размещаются в графе 3 "Заголовок дела" на пустых строках, каждое из названий - в разных строках.

    Названия разделов описи центрируются.

    Размещение названий разделов и подразделов описи в конце страницы не допускается.

    Наименования разделов и заголовки дел отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом.

    Точка в конце заголовка не ставится.

    Не допускается переносить часть заголовка на новую страницу, оставляя на прежней странице первые строки.

    Крайние даты размещаются в одной ячейке на двух строках: на одной - начальная дата, на второй - конечная дата. Даты, также как и заголовки дел, должны размещаться на одной странице.

    Текст вне таблицы в начале и в конце описи печатается обычным способом.

    На первом листе описи перед таблицей размещаются реквизиты "наименование органа исполнительной власти" и гриф "УТВЕРЖДАЮ".

    Наименование органа исполнительной власти указывается по состоянию на период, за который документы включены в опись.

    Если в течение этого периода происходили переименования органа исполнительной власти, то приводится его последнее наименование.

    Наименование органа исполнительной власти должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти.

    Если в учредительных документах, кроме полного, закреплено и сокращенное наименование органа исполнительной власти, то оно помещается ниже полного или за ним (в скобках).

    Итоговая запись включает в себя сведения о фактическом количестве дел, первый и последний номер дел, включенных в опись, а также сведения об особенностях нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров).

    Итоговая запись к описи дел не выносится на отдельный лист. Обязательно должен предшествовать хотя бы один заголовок дела.

    Итоговая запись подписывается составителем описи и ответственным за ведение архивного делопроизводства.

    Реквизит "подпись" содержит наименование должности составителя, личную подпись, ее расшифровку, дату.

    При выявлении дел, не включенных своевременно в уже утвержденные ЭПК описи, данные дела включаются в соответствующие годовые разделы под литерными номерами.

    Например, после дела N 25 вписывается дело N 25а.

    При наличии в соответствующем разделе описи свободного места литерное дело вписывается от руки.

    При отсутствии в описи свободного места все элементы описательной статьи литерного дела оформляются по форме описи на оборотной стороне листа описи за соответствующий год.

    При этом на лицевой стороне в конце годового раздела описи за тот же год делается запись "См. продолжение описи на оборотной стороне листа".

    После включения литерных дел или после выявления пропущенных номеров дел составляется новая итоговая запись, при этом старая итоговая запись остается без изменений (не исправляется от руки, не зачеркивается, не замазывается "штрихом").

    Ниже подписи составителя размещаются грифы согласования с центральной экспертной комиссией ФМС России <1> или экспертной комиссией территориального органа ФМС России <2> и утверждения экспертно-проверочной комиссией органа исполнительной власти, уполномоченного в сфере архивного дела <3>.

    <1> Далее - "ЦЭК ФМС России".

    <2> Далее - "ЭК территориального органа ФМС России".

    <3> Далее - "ЭПК".

    Печатается опись в четырех экземплярах.

    Опись дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа ФМС России), в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа ФМС России) и даты заседания, на котором она была рассмотрена.

    После этого опись выносится на рассмотрение ЭПК.

    После утверждения ЭПК (в конце описи ставится гриф "УТВЕРЖДЕНО" с указанием номера протокола и даты заседания), опись утверждается руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).

    8. Порядок включения дел постоянного хранения в опись.

    Если в опись вносятся подряд дела с одинаковыми заголовками, то полностью приводится заголовок каждого дела.

    Заголовок дела на каждом новом листе описи воспроизводится полностью;

    Все документы, характеризующие управленческую деятельность, систематизируются в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата ФМС России или номенклатурой дел территориальных органов ФМС России.

    Основные схемы систематизации дел:

    - структурная (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

    - хронологическая (по периодам и датам, к которым относятся документы);

    - функциональная (с учетом функций и направлений деятельности);

    - номинальная (по родам дел, видам и разновидностям документов).

    Наиболее распространенной является хронологически-структурная схема систематизации.

    Наименованиями разделов описи являются названия структурных подразделений (управлений, отделов, отделений), которые располагаются в соответствии со структурой ФМС России (см. Приложение N 4).

    Хронологическим разделом описи может быть как один год (годовой раздел), так и период, охватывающий несколько лет.

    Если в опись включены документы за несколько лет, то указываются первый и через тире последний годы хронологического периода.

    Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.

    Отбор дел и документов постоянного хранения для включения в опись:

    При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее.

    Если в предыдущие годовые разделы описи включены заголовки дел, содержащие документы за несколько лет, то в конце годовых разделов описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ___ год, дела N __", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года перед итоговой записью.

    Дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в структурное подразделение из другого структурного подразделения для продолжения производства.

    Дела, начатые производством в одном структурном подразделении и переданные для продолжения в другое структурное подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены.

    При распределении документов по планированию деятельности вначале вносятся долгосрочные программы, прогнозы, перспективные планы, затем годовые, полугодовые планы и т.д.

    Отчеты вносятся в опись с учетом следующей последовательности: сводные годовые, годовые, полугодовые, квартальные и т.д.

    9. Заголовок дела

    Основную информацию о составе и содержании документов дела несет заголовок. Главное требование к заголовку - обеспечить полное соответствие информации заголовка действительному содержанию документов дела.

    Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

    - название вида и разновидности документов (постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения и т.д.) или вида дела (переписка, книга учета, журнал регистрации и т.п.);

    - название автора документа;

    - название адресата или корреспондента документа;

    - краткое содержание документов дела;

    - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

    - даты (период), к которым относятся документы дела;

    - указание на копийность документов дела.

    Состав и число элементов заголовка определяется составом документов дела.

    В заголовок могут вноситься дополнительные элементы, повышающие его информативность, такие как номера томов, распорядительных актов, статистических форм и др.

    Особенности составления заголовков дел постоянного хранения:

    В конце календарного года заголовки на делах (титульных листах), предусмотренные номенклатурой дел, конкретизируются в соответствии с фактическим содержанием дел.

    Поэтому единица хранения просматривается и выясняется соответствие заголовка отложившимся в деле документам.

    Например, если номенклатурой дел было предусмотрено дело "Документы по специальной, боевой, физической подготовке, обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров (планы, отчеты, методические указания и др.)", а в деле отложились только отчеты, то заголовок должен быть уточнен и изменен: "Отчеты по специальной, боевой, физической подготовке, обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров".

    IV. Основные требования к описям дел по личному составу

    10. Оформление описи дел по личному составу.

    Опись дел по личному составу оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу (Приложение N 2).

    Особенностью описания документов по личному составу является наличие в описательной статье единицы хранения элемента "Срок хранения", который располагается в соответствующей графе таблицы:

    Название описи содержит указание на категорию дел, включенных в опись, - "дел по личному составу".

    Ниже названия описи в скобках может приводиться дополнительная информация с указанием видов дел и документов, если на них составлена самостоятельная опись (личные дела, невостребованные трудовые книжки и т.д.).

    Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и представляется на рассмотрение ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России.

    После согласования раздела ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России он подлежит согласованию с ЭПК и утверждению руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).

    Оформление остальных элементов описи дел по личному составу соответствует описи дел постоянного хранения.

    11. Порядок включения дел по личному составу в опись.

    Документы по личному составу систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

    Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учетом следующей последовательности:

    Отбор дел и документов по личному составу для включения в опись:

    Систематизация единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объема документов.

    Например, хронологически-структурная схема систематизации (см. Приложение N 5).

    Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.

    Особенности описания документов по личному составу:

    12. Описание личных дел

    Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведения о лице, его трудовой деятельности.

    При описании личного дела указываются фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже, даты его поступления на работу и увольнения с работы, количество листов и срок хранения дела.

    Личное дело Андреев Василий Анатольевич 15 декабря 2001 2 февраля 2012 на 46 листах Хранить 75 лет ЭПК

    Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которое заведено дело, то на обложке дела (и в описи личных дел) должны быть указаны все варианты.

    Ахмерова Айсла Насимовна (Алла Николаевна) Левенец (Калинина) Вера Олеговна

    При описании описи личных дел, впервые, в нее включаются дела за несколько лет, при этом в заголовочной части описи указываются крайние даты личных дел (самый ранний и самый поздний годы):

    Если разделы описи составляются ежегодно, то дела включаются в нее по году увольнения работников, при этом в заголовочной части описи указывается:

    Крайними датами личных дел, сформированных персонально на каждого работника, считаются даты приказов о приеме и увольнении работника.

    Если в делах сформированы комплексы личных дел работников, уволенных в одном году, то год увольнения приводится в графе "дата дела" один раз.

    Если в делах сформированы документы работников, уволенных в течение нескольких лет, то в графе "дата дела" приводятся первый и последний годы увольнения.

    Дела включаются в годовой раздел описи по начальному году увольнения.

    Например, если дела сформированы из личных дел работников, уволенных в 2005 - 2006 гг. то они включаются в раздел описи за 2005 год.

    IV. Справочный аппарат описи

    13. Для составления описи, кроме правил систематизации и нумерации в ней, необходимо иметь представление о составляющих частях описи.

    В справочный аппарат описи входят:

    - титульный лист, подтитул (детальное перечисление изменений в названии органа исполнительной власти и подчиненности);

    - содержание или оглавление;

    - список сокращений (содержит все сокращенные слова и понятия, вошедшие в опись, а также их полное обозначение);

    - переводная таблица шифров (в случае переработки описи);

    Обязательными элементами справочного аппарата к описи являются:

    Титульный лист составляется к каждому разделу описей (Приложение N 6).

    На титульном листе описи помещаются следующие данные:

    - полное название государственного (муниципального) архива, архивного отдела, в котором будут храниться включенные в опись документы;

    - официальное название фонда (официальное название органа исполнительной власти с указанием непосредственной подчиненности (при наличии вышестоящего органа), сокращенное название - при его наличии; местонахождение органа исполнительной власти);

    - номер фонда (указывается по списку фондов государственного (муниципального) архива, если документы на хранение не поступали, номер фонда не указывается);

    - номер описи (присваивается с учетом уже существующих описей);

    - название описи (указывается после номера описи, названием описи является категория документов (постоянного хранения, по личному составу));

    - крайние даты дел, включенных в опись (если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы).

    В предисловии описи (Приложение N 7):

    - указываются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органа исполнительной власти за период, который охватывают дела описи;

    - указывается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;

    - указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

    - отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию;

    - дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственном или вышестоящем органе исполнительной власти;

    - освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

    Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом, ответственным за архивное делопроизводство.

    Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, переплетается или подшивается.

    V. Историческая справка

    14. Историческая справка к архивному фонду - это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата к фонду.

    Историческая справка состоит из следующих разделов:

    1. история фондообразователя;

    2. история фонда;

    3. характеристика документов фонда.

    1. История фондообразователя включает сведения о:

    - возникновении органа исполнительной власти, наименовании органа исполнительной власти - предшественника, хронологической последовательности всех реорганизаций;

    - распорядительных актах о создании, преобразовании, ликвидации органа исполнительной власти;

    - крайних датах деятельности органа исполнительной власти;

    - задачах и функциях органа исполнительной власти и их изменениях;

    - масштабе деятельности органа исполнительной власти, составе системы подведомственных органов исполнительной власти;

    - месте органа исполнительной власти в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

    - изменениях в названии и подчиненности органа исполнительной власти;

    - структуре органа исполнительной власти и ее изменениях.

    2. История фонда включает следующие сведения о:

    - первой дате поступления документов на хранение;

    - количестве дел и крайних датах;

    - изменении в составе и объеме фонда и их причинах;

    - степени сохранности документов;

    - особенности формирования, описания и систематизации документов, сведениях о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

    - составе научно-справочного аппарата к фонду.

    3. Характеристика документов фонда содержит сведения о:

    - составе и содержании документов в целом и отдельных групп документов;

    - наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда;

    - научно-справочном аппарате к фонду;

    - видах носителей информации.

    Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций органа исполнительной власти.

    Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с законченной описью.

    Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архивное делопроизводство, и печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в Центральном архиве ФМС России или ведомственных архивах территориальных органов ФМС России.

    Приложение N 1
    к Методическим рекомендациям

    ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

    Приложение N 2
    к Методическим рекомендациям

    ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

    Приложение N 3
    к Методическим рекомендациям

    ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

    Приложение N 4
    к Методическим рекомендациям

    ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ, СОСТАВЛЕННОЙ ПО ХРОНОЛОГИЧЕСКИ-СТРУКТУРНОЙ СХЕМЕ СИСТЕМАТИЗАЦИИ (ФРАГМЕНТ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ ЗА 2004 - 2005 ГОДЫ)

    Приложение N 5
    к Методическим рекомендациям

    ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, СОСТАВЛЕННОЙ ПО ХРОНОЛОГИЧЕСКИ-СТРУКТУРНОЙ СХЕМЕ СИСТЕМАТИЗАЦИИ (ФРАГМЕНТ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ЗА 2009 - 2010 ГОДЫ)

    Приложение N 6
    к Методическим рекомендациям

    ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА АРХИВНОЙ ОПИСИ

    Приложение N 7
    к Методическим рекомендациям

    ОБРАЗЕЦ ПРЕДИСЛОВИЯ К ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

    В данную опись N 2 по личному составу включены документы Отдела кадрового и правового обеспечения и Отдела финансового обеспечения УФМС России по Костромской области за 2009 - 2010 годы:

    - приказы УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009 - 2010 годы;

    - личные дела работников УФМС России по Костромской области, уволенных в 2009 - 2010 годах;

    - лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС России по Костромской области за 2009 - 2010 годы.

    Опись систематизирована по хронологически-структурной схеме:

    - приказы по личному составу;

    Приказы сформированы по номерам.

    Номера приказов вынесены в заголовок.

    Приказы за 2009 - 2010 годы сформированы в одно дело, так как велась валовая нумерация приказов, и в деле только один приказ за 2009 год.

    Приказы за 2009 - 2010 годы систематизированы в описи по 2009 году, а в 2010 году дана ссылка на предыдущий год.

    Лицевые счета сформированы в дела строго по алфавиту.

    Личные дела в описи систематизированы строго по алфавиту.

    Физическое состояние дел, вошедших в опись, хорошее.

    В опись включено 8 дел.

    Все дела данной описи оставлены на хранение в УФМС России по Костромской области по адресу: Кострома, ул. Петра Щербины, д. 4.

    Старший специалист 2 разряда
    отдела делопроизводства
    УФМС России
    по Костромской области
    А.А.АНДРЕЕВА

    Календарь