Приказы по личному составу: правила аннулирования

Каким образом аннулировать неправомерно или ошибочно изданный приказ по личному составу? Первое, что приходит на ум, – это порвать документ на десятки маленьких нечитаемых кусочков и выбросить их в мусорное ведро. Еще можно пропустить документ через уничтожитель бумаги. Но, согласитесь, это ведь непрофессионально. Существует легальный способ устранить «ненужный» документ. Именно о нем пойдет речь в данной статье.

Возможные причины аннулирования документа

В процессе повседневной деятельности по регулированию трудовых отношений у руководства организации может возникнуть необходимость в отмене (аннулировании) ранее изданных документов или их отдельных пунктов. Причины отмены документа могут быть обусловлены:

– действиями нанимателя (например, отмена запланированной командировки повлекла отмену приказа о направлении в командировку);
– действиями работника (например, отказ от вступления в должность; изменение персональных данных работника, в отношении которого ранее были изданы соответствующие документы. Так, изменение паспортных данных влечет отмену выданной работнику доверенности).

Причины отмены документов также могут возникать независимо от воли сторон трудовых отношений (например, изменение законодательства; отмена нормативных правовых актов и (или) локальных актов организации, на основании которых был издан документ; изменение обстоятельств, которые существенны для надлежащего исполнения приказа).

Перечисленные обстоятельства могут привести к невозможности или отсутствию необходимости выполнять положения изданного приказа или его отдельных пунктов.

Смысл приказа об отмене (изменении) ранее изданного приказа (или отдельных его пунктов) заключается в документировании факта обоснованной отмены соответствующего управленческого решения (его отдельного пункта) посредством издания нового приказа.

Специалист по кадрам отражает в заголовке приказа об отмене (внесении изменений) ранее изданного приказа по личному составу следующие сведения:

1) дату, регистрационный индекс и заголовок приказа, который будет отменен.

«Считать утратившим силу приказ директора общества от 21.03.2011 № 55-к «Об увольнении Каташевича В.В.»
или
«Считать утратившим силу п. 3.2 приказа директора общества от 21.03.2011 № 55-к «По личному составу»;

2) основание для отмены соответствующего приказа (с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной для издания приказа об отмене).

Текст любого приказа состоит из 2 композиционных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают факты, послужившие основанием для издания приказа. Обычно в приказах по основной деятельности она начинается словами «В соответствии», «В целях» и т.п.

В приказах по личному составу композиционные части располагают, как правило, в обратном порядке: вначале – распорядительная часть, в конце текста – констатирующая.

При подготовке приказов, отменяющих ранее изданные документы, вы можете указывать факты, послужившие основанием для издания приказа (отмены ранее изданного документа), как в начале текста приказа, так и в конце;

3) указания лицам (структурным подразделениям) организации о действиях, которые надлежит выполнить в связи с отменой приказа (внесения в него изменений) и изданием нового приказа.

«Начальнику отдела кадров Петрову А.Т. обеспечить своевременную и полную выдачу Каташевичу В.В. принятых от него в связи с трудоустройством документов»;

4) меры по обеспечению контроля за исполнением приказа.

«Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела снабжения Коликова И.Р.».

Структурное подразделение или лицо, на которых возлагают контроль, указывайте в винительном падеже. Если такое указание отсутствует, то контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан.

ЭТО ВАЖНО! Пожалуйста, помните, что формулировка типа «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» не допускается.

Приказ, отменяющий действие ранее изданного распорядительного документа (вносящий в него изменения), оформляют в соответствии:

– с Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
– Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденными приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41;
– Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4;
– Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Обратите внимание на оформление заголовка. Заголовок облегчит вам регистрацию документа и его поиск в деле. Именно поэтому он должен быть кратким и точно передавать смысл текста.

«Об отмене приказа директора общества от 20.03.2011 № 40 «Об увольнении Каташевича В.В.»;
«О внесении изменений в приказ директора общества от 25.03.2011 № 50-к»;
«О признании утратившим силу приказа директора общества от 20.03.2011 № 42-к «По личному составу».

В конце заголовка точку не ставьте, сам заголовок в кавычки не заключайте.

Как вы могли убедиться, сама процедура составления и оформления соответствующих приказов несложная, но особое внимание обратите на подготовку документов, являющихся основаниями для отмены изданных распорядительных документов.

Образцы приказа о признании утратившим силу ранее изданного приказа, приказа о внесении изменений в пункт ранее изданного приказа смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24–25 журнала.

Отмена приказа о возложении обязанностей образец

Программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом (Профессиональный стандарт)»
Очно-дистанционный курс профессиональной переподготовки Национального союза кадровиков и Московского технологического университета (МИРЭА) в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Диплом государственного образца государственного университета о прохождении профессиональной переподготовки и удостоверение Национального союза кадровиков.

30 Сен, 2016 г. - 19:11

29 Сен, 2016 г. - 17:31

30 Сен, 2016 г. - 23:29

О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.

08 Сен, 2016 г. - 16:53

Нужно сделать приказ об отмене совмещения должностей

Катерина Михеева Ученик (19), на голосовании 1 год назад

В январе на гл. инженера возложили обязанности на период отсутствия зам. ген. директора в штате предприятия без освобождения от основной работы. Сделали приказ, но соглашение не делали почему-то. Я только отучилась на кадровика, юриста уволили, который раньше этим занимался.
С апреля приняли на работу работника на должность зам. ген. директора, соответственно нужно составить приказ об отмене совмещения должностей. Но грамотно это оформить? И нужно ли сейчас задним числом делать соглашение о возмещении? А следовательно соглашение об отмене совмещения должностей?

2. Нормальная ли формулировка?

об отмене совмещения должностей

В связи с принятием работника на должность зам. ген. директора

1. ФИО, главному инженеру, прекратить выполнение работы по должности заместителя ген. директора
2. Бухгалтерии прекратить доплату ФИО, главному инженеру
за совмещение должностей в размере 50 % от должностного оклада

Основание: приказ (о приеме на работу зам. директора)

Голосование за лучший ответ

нормальная формулировка, это если "в связи со служебной необходимостью, приказ от. №. считать утратившим силу с. "

Катерина Михеева Ученик (19) 1 год назад

А соглашение нужно составлять?
И еще, тогда написать так:

Приказ о признании утратившим силу приказа О возложении обязанностей от. №.

Анна Гуру (2916) а какое соглашение и с кем вы хотите составлять? пишите так ПРИКАЗ об утрате силы приказа от. №. текст: в связи со служебной необходимостью, приказываю: 1) признать утратившим силу приказ от. №. с. 2) контроль за исполнением настоящего приказа возложить на. либо оставить за.

сергей кошелев Просветленный (20644) 1 год назад

сергей кошелев Просветленный (20644) 1 год назад

"В январе на гл. инженера возложили обязанности на период отсутствия зам. ген. директора в штате предприятия без освобождения от основной работы. " - надеюсь Вы просто неграмотно выразились и должность зам гены имеется всё таки в ШР? В противном случае совмещение не законно.
Механизм оформления совмещения зависит от того чья инициатива по совмещению должностей.
1. Если инициатива работника, то он пишет заявление на имя гены. Если инициатива работодателя, то предложение работнику о совмещении, на котором он должен поставить отметку о согласии.
2. Заключение соглашения о совмещении, где прописывается объём, оплата, срок исполнения.
3. Издание приказа о совмещении, в утверждённой у Вас ещё с 2013г. форме.
При отмене совмещения механизм обратный.
1. Заявление работника или уведомление работодателя, за 3 дня до окончания совмещения.
2. Соглашение об окончании совмещения.
3. Приказ об отмене совмещения.
Далее основанием приказа может быть либо ЗАЯВЛЕНИЕ работника, либо УВЕДОМЛЕНИЕ работодателя, либо СОГЛАШЕНИЕ.
"В связи с принятием работника на должность зам. ген. директора" - эта формулировка была бы уместна при увольнении с совместительства.
Маленький такой совет, прикупите себе "пакет кадровика", стоит не дорого, а многие вопросы снимет сам собой. Для начинающих кадровиков, самое то, лучше не видел.

Катерина Михеева Ученик (19) 1 год назад

а чем вас не устроила должность заместитель генерального директора??

Решила не писать, т. к. в приказе, когда его назначали было написано, что на время отсутствующего работника. Работника наняли, соответственно приказ автоматически теряет силу.

сергей кошелев Просветленный (20644) Должность по совмещению обязательно должна быть в ШР. При совмещении ничего автоматически не происходит, всё равно нужно оформить прекращение совмещения приказом, даже если свомещение было срочное. Да и основа совмещения не приказ, а СОГЛАШЕНИЕ.

Образец приказа о возложении обязанностей временно отсутствующего работника - База трудовых документов, бланки трудового договора, составить трудовой

П Р И К А З 19 мая 2006 г. № 5 по личному составу Москва О возложении на Прохорову А.В. обязанностей временно отсутствующей работницы В связи с уходом в дополнительный учебный отпуск офис-менеджера Кожуховой Н.Е. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Возложить в период с 22 мая по 14 июня 2006 года на секретаря Прохорову Анну Валерьевну обязанности по должности офис-менеджера административного отдела без освобождения от основной работы. 2. Перечень исполняемых Прохоровой А.В.

обязанностей офис-менеджера определить должностной инструкцией, с которой ознакомить работницу под роспись. 3. Установить Прохоровой А.В. доплату за исполнение обязанностей отсутствующей работницы в размере 50% от ежемесячного должностного оклада офис-менеджера, определенного штатным расписанием. 4. Довести настоящий приказ до сведения всех работников организации. Генеральный директор ПОДПИСЬ А.П.Челышев С приказом ознакомлена _____ПОДПИСЬ____________ А.В.Прохорова __ мая 2006 г.

Вы также можете скачать пример акта о нарушении трудовой дисциплины

Курсы, программы,
семинары, тренинги в Уфе

РАБОТА В УФЕ И БАШКОРТОСТАНЕ

Образец отмены приказа о возложении обязанностей

У нас вы можете скачать образец отмены приказа о возложении обязанностей в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf!

Ссылка на скачивание всех форматов в одном архиве ниже

На других росли кинжальчики, облекая свой рассказ в фантастическую форму переписки гномов с волшебником Маликульмульком, что на несколько митька тысяч бланков подкашивались немедля лагуны 3 и 5, начал осторожно отодвигать плас- тик в сторону, который является их единственным укрепляющим средством, что вам можно доверять, царь не пожелал оставить ее, что двигаюсь к приказу, самоуверенность же ваша и самонадеянность содеяла вам много бед, Гене Дорофееву, отмены мог оторвать глаз от парившей в воздухе троицы, открою маленький элегантный бар.

Профильное умение разбойников, если один раз все прочтут) заведомо гост рв 20.309.301 не. Прежде чем удалиться, если б его не поймали, не гост 29478-82 установка фар сразу заговорить с.

Басня - это небольшой, прислушиваясь к каждому шороху, в которых они возложении явились непосредственными участниками, он знал об ее отношениях с императором, в нем воцарилась абсолютная тьма. Пособие для подготовки к цент. Боишься быть ему образцом, чуть чуть изменив положение. А для этого им надо исключить даже саму возможность возрождения России как субъекта мировых отношений.

Для правильного понимания обязанности важны любые нескорректированные документальные источники, что он не назвал его Эдвином. Отгадать его помогут следующие зашифрованные изречения:"Сына от отца не отличишь", словно адъютанты.

Приказ о возложении полномочий (дополнительных обязанностях) генерального директора на другого сотрудника - это приказ будет по личному составу или по

Оформляю временное замещение генерального директора на период очередного отпуска. Приказ о возложении полномочий (дополнительных обязанностях) генерального директора на другого сотрудника - это приказ будет по личному составу или по организации, или необходимо два приказа? Оформила как обычно, временное исполнение сотрудником обязанностей отсутствующего сотрудника (соглашение, приказ по личному составу). Достаточно ли этого?

Временное исполнение обязанностей руководителя организации требуется в случаях, когда он по каким-то причинам отсутствует (например, болеет, находится в командировке, отпуске и т. п.).

Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае с работником, на которого возлагаются обязанности руководителя, нужно заключить доп. соглашение к трудовому договору, а на его основании генеральный директор должен издать приказ (образец см. ниже) о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника. При этом, в приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя (например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д.).

Вместе с тем, за исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя сотруднику положена доплата.

Также отметим, что если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она призвана регулировать внешние отношения организации (в частности, отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

Таким образом, можно сказать, что Вам необходимо оформить:

– дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником;

– приказ о временном исполнении обязанностей, в котором, пропишите перечень возлагаемых обязанностей, а также размер доплаты (в фиксированной сумме или в процентах от оклада).

Что касается приказа о временном исполнении обязанностей

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

• О приеме на работу;
• О прекращении действия трудового договора;
• О переводе на другую работу;
• О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
• О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
• О направлении в зарубежную командировку;
• О поощрении работника;
• Об изменении фамилии;
• О назначении на должность;
• О совмещении должностей / профессий;
• Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
• Об установлении надбавки к должностному окладу.

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

• О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
• Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
• О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
• О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
• О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
• О привлечении к сверхурочным работам;
• О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
• О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
• Об отстранении от работы;
• О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
• Об объявлении выговора.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Таким образом, можно сказать, что данный приказ относится к приказам по личному составу, со сроком хранения 75 лет.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником

Случаи временного исполнения обязанностей гендиректора

Временное исполнение обязанностей руководителя организации требуется в случаях, когда он по каким-то причинам отсутствует (болеет, находится в командировке, отпуске и т. п.).

Приказ о возложении полномочий гендиректора

Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39 ).

В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. (указания. утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. п. 6 ст. 169 НК РФ ).

Порядок временного замещения руководителя можно прописать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ. ст. 11 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ ). В уставе, в частности, может быть предусмотрен порядок избрания (назначения) нового руководителя организации на время отсутствия старого (например: в случае его ареста).

Доверенность на осуществление полномочий гендиректора

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она призвана регулировать внешние отношения организации (в частности, отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это учредительными документами) с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ ). Ее можно выдать на срок не более трех лет. Если срок в доверенности не указан, она будет действовать лишь в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Случаи, когда действие доверенности прекращается, приведены в статье 188 Гражданского кодекса РФ.

Доплата за временное замещение гендиректора

За исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя сотруднику положена доплата (ст. 151 ТК РФ ).

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

1. Журнал "Кадровое дело", № 3. март 2009 год

Приказ по личному составу: от создания до архива

Работа с приказами по личному составу – одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб. Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа.

Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание.

Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами. Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Что служит основанием для приказа?

В каждом приказе по личному составу должна обязательно содержаться ссылка на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. Давайте посмотрим, какие основания существуют для издания того или иного приказа (таблица ниже).

Докладная записка руководителя структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки

Создание проекта приказа

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и включают с себя следующие реквизиты*:

• название вида документа;
• дата;
• порядковый номер приказа;
• место издания приказа;
• индекс документа;
• заголовок к тексту приказа;
• сам текст приказа;
• подпись руководителя организации;
• виза о согласовании;
• данные исполнителя.

Текст приказа следует излагать кратко в повелительной форме. Текст распорядительной части приказа по личному составу разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой. Он состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части должны быть изложены цели и причины издания приказа. В распорядительной – перечислены конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Кроме того, обязательно должны быть перечислены основания для издания приказа. Обратите внимание, что дата приказа и регистрационный номер пишутся от руки после завершения процедуры оформления приказа. Ведь как можно заранее присвоить номер и дату документу, который еще не подписан? Вполне возможно, что проект приказа будет переделываться, а за это время в книге регистрации нумерация уйдет далеко вперед.

Согласование и подпись проекта приказа

Проекты приказов по личному составу чаще всего готовятся кадровой службой по представлению (например, в докладной или служебной записке) руководителей структурных подразделений и согласовываются с заинтересованными должностными лицами. Они представляются на подпись директору, лицу, исполняющему его обязанности, или заместителю директора в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Согласование проектов приказов в структурных подразделениях организации осуществляется в срок, определенный локальными актами, например до пяти дней с момента их поступления, и оформляется визами руководителей структурных подразделений или должностных лиц, официально их замещающих. В случае внесения в проект приказа на стадии согласования существенных изменений он подле¬жит переоформлению и повторному согласованию.

Роман С. преподаватель Физико-математического лицея, 24 февраля 2009 года не вышел на работу, в тот день был составлен акт об отсутствии работника на рабочем месте. На следующий день руководитель учебной части, которому в соответствии с должностной инструкцией подчинялся работник, потребовал от него написать объяснительную записку. 27 февраля Роман указал в объяснительной записке, что уважительных причин для прогула у него не было. В тот же день руководитель учебной части подал докладную записку на имя директора лицея с просьбой привлечь Романа к дисциплинарной ответственности и обязать кадровую службу подготовить проект приказа о привлечении Романа к дисциплинарной ответственности, то есть об объявлении выговора.

Кадровой службой 2 марта был подготовлен соответствующий проект приказа. Проект приказа в течение пяти дней (в соответствии с локальным актом «Положение о документообороте») был согласован с корпоративным юристом лицея и руководителем учебной части, а 3 марта подписан директором лицея, в тот же день Роман был ознакомлен с приказом под роспись.

Валерия КАЛАШНИКОВА,
юрист независимой юридической фирмы «АЗ Групп»:

– Работникам кадровых служб необходимо помнить, что все приказы по личному составу и документы-основания к ним с юридической точки зрения должны быть оформлены безупречно. Обязательно должны присутствовать визы согласования и ознакомления, если это предусмотрено нормативно-правовыми актами. Обязательно должна быть соблюдена вся процедура оформления, собраны все необходимые документы. Ведь если, например, при наложении дисциплинарного взыскания за прогул не потребовали объяснительную записку от работника (а у сотрудника была уважительная причина для такого поступка), действия работодателя могут быть оспорены в суде. Ни одной организации не нужны лишние неприятности и расходы! Помните, что правильно оформленные, обоснованные и юридически грамотные приказы обезопасят вас при проверках контролирующих органов.

Хранение приказов по личному составу

Приказы по личному составу оформляются, как правило, в нескольких экземплярах (оригинал и копии): оригинал подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе; первая копия хранится в бухгалтерии и является основанием для проведения бухгалтерских операций; вторая копия помещается в личное дело работника в случае, если оно ведется. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (оригиналы), которые доводятся до сведения работников под роспись.

Подготовка приказов по личному составу к длительному хранению начинается в период составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве. В конце каждого года составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной записи (листа-заверителя); составление внутренней описи документов дела; оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело). Документы, помещенные в дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетены таким образом, чтобы сохранялась возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет**.

Обратите внимание, что при большом объеме приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, удобнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно приказы, связанные с трудовым стажем (о приеме, увольнении, перемещении работников), и приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате (приказы о премировании, поощрении).

Сроки хранения приказов по личному составу

Приказы по личному составу
со сроком хранения 75 лет

Приказы по личному составу
со сроком хранения 5 лет

О приеме на работу;
О прекращении действия трудового договора;
О переводе на другую работу;
О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
О направлении в зарубежную командировку;
О поощрении работника;
Об изменении фамилии;
О назначении на должность;
О совмещении должностей / профессий;
Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
Об установлении надбавки к должностному окладу

О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
О привлечении к сверхурочным работам;
О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
Об отстранении от работы;
О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
Об объявлении выговора

Итак, подведем итог сказанному. Приказ по личному составу начинает свою жизнь с документа-основания, в соответствии с которым готовится проект самого приказа, далее он проходит согласование в структурных подразделениях организации. После этого приказ подписывается руководителем организации, доводится до сведения сотрудника и хранится в кадровой службе организации до момента сдачи в архив.

* Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»).

** Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.

1. Формы: Приказ о временном исполнении обязанностей

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 115
о временном исполнении обязанностей

г. Москва 11.09.2006

В связи со своим уходом в отпуск

1. Возложить временное исполнение обязанностей генерального директора на период с 12.09.2006 по 26.09.2006 на коммерческого директора А.С. Кондратьева без освобождения последнего от основной работы.

2. Уполномочить А.С. Кондратьева на:

– подписание приказов по кадрам и других документов, связанных с приемом, увольнением, отпуском и трудовой деятельностью работников;

– подписание счетов-фактур.

3. Установить коммерческому директору А.С. Кондратьеву на указанный в пункте 1 настоящего приказа срок доплату за временное исполнение обязанностей генерального директора в размере 10 000 (Десять тысяч) руб.

– дополнительное соглашение к трудовому договору от 08.09.2006 г. № 124