Должностная инструкция секретаря школы

Первый документ, с которым знакомятся наемные работники, устраиваясь на работу – это должностная инструкция, которая определяет круг обязанностей, как наемного работника, так и работодателя. Должностные инструкции разрабатываются не под конкретное наемное лицо, а под определенную профессию, которая зарегистрирована в классификаторе существующих профессий. Поэтому должностные инструкции, прежде всего, нормативно считаются правовым документом, который определяет круг обязанностей и прав, степень ответственности возложенной на соответствующую должность, правила приема и увольнения, замещения. Применяя должностные инструкции в организации производственного процесса, позволяют работодателю четко и эффективно организовать деятельность предприятия, так как участие каждого работника четко определено. Должностные инструкции утверждаются работодателем и подписываются наемным работником. С этого момента они определяют отношения между ними. Работнику они дают чувство стабильности и защищенности, а работодателю облегчают работу по управлению персоналом. Исходя из выше сказанного, должностные инструкции должные содержать следующую информацию - общие положение, в котором определены квалификационные требования к данной должности, что необходимо знать и уметь, занимая эту должность. Второе – это перечень работ, которые выполняет наемный работник, находясь на этой должности. Затем идут его права, которые он может отстаивать и требовать от работодателя. Последний пункт – это ответственность, которую несет работник при выполнении своих обязанностей. Применение должностных инструкций, как видно, в одинаковой степени важны как для наемного работника, так и для работодателя, помогая в решении проблем, которые могут возникнуть в процессе трудовой деятельности.

Долгосрочная аренда автомобилей с водителем быстро

• должностная инструкция кладовщика
  Подробнее [87781 просмотр]
• должностная инструкция специалиста отдела кадров
  Подробнее [73298 просмотров]
• должностная инструкция водителя
  Подробнее [69399 просмотров]
• должностная инструкция юриста предприятия
  Подробнее [68857 просмотров]
• должностная инструкция администратора магазина
  Подробнее [63350 просмотров]
• должностная инструкция электрика
  Подробнее [59445 просмотров]
• должностная инструкция завхоза школы
  Подробнее [57640 просмотров]
• должностная инструкция директора магазина
  Подробнее [56375 просмотров]
• должностная инструкция начальника ПТО
  Подробнее [50579 просмотров]
• должностная инструкция оператора котельной
  Подробнее [48727 просмотров]
• должностная инструкция директора школы
  Подробнее [48061 просмотр]
• должностная инструкция генерального директора
  Подробнее [46559 просмотров]

1. Общие положения:
1.1.Секретарь назначается на должность и увольняется директором школы. На должность секретаря назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.2. Секретарь подчиняется непосредственно директору школы и является его личным помощником.
1.3. При исполнении должностных обязанностей секретарь руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защит, а также уставом и правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей инструкцией.
2. Основными направлениями работы секретаря являются:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей;
2.2. Ведение делопроизводства;
3. Должностные обязанности секретаря школы:
3.1. Получает для директора школы и его заместителей сведения от работников школы, вызывает по поручению директора работников школы и обучающихся;
3.2. Организует телефонные переговоры директора школы; 3.3. Принимает и передает телефонограммы, факсы, записывает в отсутствие директора школы принятые сообщения и доводит их до его сведения;
3.4. Осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, заседаний совета школы, педагогического совета, попечительского совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация), по поручению директора школы ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
3.5. Следит за обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;
3.6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
3.7. Печатает по указанию директора школы различные документы и материалы;
3.8. Ведет делопроизводство; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
3.9. Принимает поступающую на имя директора школы корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передает после ее рассмотрения директором по назначению, конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;
3.10.Принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (или лиц, их заменяющих) документы на подпись директору школы;
3.11.Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
4. Права секретаря школы:
4.1. Запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях - и от администрации, нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;
4.2. Привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;
4.4. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;
4.5. Вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники;
5. Ответственность секретаря школы:
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин устава и правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, секретарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.
6. Взаимоотношения:
6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели;
6.2. Взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимой информации и материалов на заседания совета школы, педагогического совета, проверки выполнения поручений учителя школы, приказов и распоряжений администрации школы, кадровой, финансово-хозяйственной деятельности школы;
Должностная инструкция секретаря школы разработана в соответствии с ________________________.

должностные инструкции, должностная инструкция секретаря школы

Должностная инструкция секретаря-машинистки

Директор школы В.В.Косенко

1.Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики, утвержденной постановлением Министерства труда Российской Федерации от 6 июня 1996г. №32.

1.2. Секретарь-машинистка назначается на должность и увольняется директором школы. На должность секретаря-машинистки назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно директору школы.

1.4. При исполнении должностных обязанностей секретарь-машинистка руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей Инструкцией.

Основными направлениями работы секретаря-машинистки являются:

2.1. выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей;

2.2. ведение делопроизводства;

3. Должностные обязанности

Секретарь-машинистка выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. получает для директора школы и его заместителей сведения от работников школы, вызывает по поручению директора работников школы и обучающихся;

3.2. организует телефонные переговоры директора школы;

3.3. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие директора школы принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.4. осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, заседаний совета школы, педагогического совета, попечительского совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация), по поручению директора ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

3.5. следит за обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;

3.6. передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

3.7. печатает по указанию директора школы различные документы и материалы;

3.8. ведет делопроизводство; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

3.9. принимает поступающую на имя директора школы корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передает после ее рассмотрения директором по назначению конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;

3.10. принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (лиц, их заменяющих), документы на подпись директору школы;

3.11. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

3.12. осуществляет документационное обеспечение кадровой работы в школе; ведет книгу приказов и хранит ее, ведет и хранит журнал учета движения трудовых книжек, хранит и ведет в установленном порядке трудовые книжки работников;

Секретарь-машинистка имеет право:

4.1. запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях - и от администрации школы нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;

4.2. привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;

4.3. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;

4.4. визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;

4.5. вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники;

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, секретарь-машинистка несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.

5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь-машинистка несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели;

6.2. взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимой информации и материалов на заседания совета школы, педагогического и попечительского советов, проверки выполнения поручений учредителя школы, приказов и распоряжений администрации школы; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности школы.

-либо едином эталоне должностнойинструкциисекретаря (секретаря -референта). Однако, как и к любой должностнойинструкции. к ней предъявляются общие.

Е.Н. Гретченко В.А. ДОЛЖНОСТНАЯИНСТРУКЦИЯ заведующего библиотекой Настоящая должностнаяинструкция разработана на основе. сош Кравченко Е.Н. Гретченко В.А. Должностные обязанности секретаря -машинисткиДолжностные обязанности. Принимает поступающую в.

был лишь у важнейших должностных лиц германского правительства и подчинённых. убеждений или в порядке выполнения инструкций Центра, запрещавших одновременное участие. Окончив школу, приобрела специальность секретаря -машинистки. Некоторое время работала в.

(водители, программисты, секретари. машинистки и т.д.). Их статус определяется также должностнымиинструкциями. а количество -. о группе, отделении (секторе)Должностнаяинструкция Примечания: в должностныхинструкциях цели не формулируются; при составлении.

оператор по диспетчерскому обслуживанию лифтов; секретарь ; секретарь -машинистка ; секретарь -стенографистка; статистик; стенографистка;. соответствующими должностными лицами в соответствии с действующим законодательством и ведомственными инструкциями. #G0III.

Школьный сайт новокижингинск

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики секретаря Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих работников образования, утвержденного приказом Министерства Здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 августа 2010 года № 761н.

1.2. Секретарь-машинистка назначается на должность по трудовому договору и освобождается от должности директором школы в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом школы и Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.3. Секретарь подчиняется директору школы.

1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется законами и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими образовательную деятельность; положениями и инструкциями по ведению делопроизводства; структурой образовательного учреждения, его кадрового состава; правилами эксплуатации оргтехники; правилами пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером; правилами работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами; технологией создания, обработки, передачи и хранения документов; правилами деловой переписки; государственными стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правилами печатания деловых писем с использованием типовых образцов; основами этики и эстетики; правилами делового общения; правилами внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения; правилами по охране труда и пожарной безопасности.

1.5. На должность секретаря назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.

1.6. Секретарь должен знать:

- законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность;

- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные доку­менты по ведению делопроизводства;

- структуру образовательного учреждения, его кадрового состава;

- правила эксплуатации оргтехники;

- правила орфографии и пунктуации;

- правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;

- технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;

- правила деловой переписки;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;

- государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной доку­ментации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- основы организации труда;

- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения;
- правила по охране труда и пожарной безопасности.

На секретаря возлагаются следующие функции:

2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию рабо­ты руководителя учреждения.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Организация приема посетителей.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения или его подразделений.

3.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или ис­полнителей, вызывать по его поручению работников.

3.3. Организовывает телефонные переговоры руководителя, принимать и пере­давать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и дово­дить до сведения руководителя их содержание.

3.4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы.

3.5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежно­стями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.

3.6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройст­вам (телефон, факс, телефакс и др.).

3.7. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам сообщений.

3.8. Ведет делопроизводство, том числе и в электронной форме; принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в под­разделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.

3.9. Подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.

3.10. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.

3.11. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями.

3.12. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль.

3.13. Принимает документы на подпись руководителю.

3.14. Организовывает прием посетителей, содействует оперативности рас­смотрения просьб и предложений работников.

3.15. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений.

3.16. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспе­чивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

3.17. Готовит документы для тиражирования на множительной технике, а так­же копирует документы на персональном ксероксе.

3.18. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

Секретарь имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства учреждения, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов инфор­мацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Секретарь несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязан­ностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, опре­деленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонару­шения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

6. СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ.

6.1. Работает в режиме нормированного рабочего дня по графику и плану образовательного учреждения в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации и Правилами внутреннего трудового распорядка школы.

6.2. Оформляет соответствующие документы совместно со специалистом по кадрам, согласно своей компетенции.

6.3. Раз в месяц отчитывается о работе перед директором.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в его компетенцию с администрацией, со специалистами архивной службы.

Должностная инструкция секретаря руководителя - образец 2016 года

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя "________" (далее - "организация").

1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ____________.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

- структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

- методы оформления и обработки документов;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права и законодательства о труде.

1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;

- настоящей должностной инструкцией;

- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

Секретарь руководителя несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Должностная инструкция секретаря руководителя, секретаря-делопроизводителя, секретаря-машинистки

Что это за документ — должностная инструкция? Имеющийся в каждом без исключения учреждении, он определяет функции, права и меру ответственности работника, занимающего конкретную должность. Инструкция необходима для правильного распределения служебных обязанностей, своевременного выполнения трудовой задачи, определения рабочих контактов сотрудников и их взаимоотношений, организации равномерной загрузки.

При разработке данного документа опираются на существующую структуру организации, классификационный справочник, управленческие нормативы.

Рассмотрим на примере профессии офис-менеджера, как составляется должностная инструкция секретаря. Образец ее (как правило, типовой) имеет несколько разделов.

Первый — общие положения. В первом разделе приводится информация о лице, принимающемся на работу: кто именно может претендовать на эту должность, кому секретарь подчиняется и чем ему предстоит руководствоваться в работе, описываются его знания и умения, а также кто будет замещать его во время отсутствия. Второй раздел посвящен функциональным обязанностям. Что же предписывает должностная инструкция секретарю?

Он контролирует выполнение другими сотрудниками распоряжений и приказов руководителя, организует заседания и совещания, телефонные разговоры своего непосредственного босса, принимает посетителей, регистрирует корреспонденцию.

Это общие функции — их выполняет любой секретарь. Они могут расширяться в зависимости от специфики предприятия, о чем мы поговорим ниже.

Раздел «Должностные обязанности» подробно расписывает все подробности деятельности. Его содержание вытекает из предыдущего.

В пункте «Права» должностная инструкция секретаря объясняет, на что тот может претендовать. Это: оптимизация трудового процесса, возможность использования необходимых документов или информации для работы, повышение профессионального уровня.

Последний пункт «Ответственность» расписывает, за что именно отвечает секретарь перед работодателем. Этот раздел, как и предыдущий, обычно стандартен для большинства подобных инструкций.

Чем же конкретно занимается данный работник? Рассмотрим, какой функционал содержит типовая должностная инструкция секретаря руководителя.

Он организует и обеспечивает с технической точки зрения распорядительную деятельность руководителя. Принимает входящую корреспонденцию, передает конкретным сотрудникам или в структурные подразделения.

Осуществляет делопроизводство, выполняет на компьютере различные операции для сбора и обработки информации, нужной для принятия решений.

Должностная инструкция секретаря-референта предполагает множество разнообразных обязанностей. Он принимает заявления и готовит документы на подпись руководителю, подбирает требующиеся тому в работе материалы. Контролирует правильность оформления и производит редактирование проектов документов, организует телефонные переговоры начальника, фиксирует информацию в его отсутствие, передает и принимает ее по факсу, копирует документы на ксерокопировальном аппарате, получает и отправляет телефонограммы.

Должностная инструкция секретаря-референта подразумевает статус грамотного и компетентного помощника, который готовит запросы и письма по поручению руководителя, составляет ответы на них.

Секретарь также планирует и организует совещания и заседания, проводимые начальством, для чего собирает нужные материалы, оповещает участников о повестке мероприятия, его дате, а также оформляет протоколы.

Он контролирует выполнение работниками распоряжений и приказов точно и в срок, ведет регистрационную картотеку. Должностная инструкция секретаря, помимо прочего, вменяет ему в обязанность обеспечивать руководителя на рабочем месте оргтехникой и канцелярскими принадлежностями.

Он печатает служебные материалы, ведет банк данных текущей информации. Руководит приемом посетителей, помогает в оперативном рассмотрении просьб и других вопросов. Оформляет дела, сдает в архив, контролирует их сохранность.

Режим работы его устанавливается согласно правилам трудового распорядка организации. Должностная инструкция секретаря руководителя вменяет ему в обязанность и служебные командировки в случае производственной необходимости.

Права секретаря в организации предполагают возможность требования от руководства нормальных условий работы, содействия в исполнении служебных обязанностей, информационной поддержки — он может запрашивать любые нужные ему в работе документы.

Он имеет право повышать собственную квалификацию, знать о готовящихся решениях руководства касательно его деятельности, выдвигать предложения и задавать вопросы.

Секретарю предоставляется право подписывать справочные и информационные документы в пределах своей компетентности.

Как и любой работник, он отвечает за собственное неисполнение трудовых обязанностей согласно ТК РФ, за совершенные в период деятельности правонарушения, за нанесение материального ущерба.

Если права и мера ответственности принятых на данную должность в разные учреждения довольно схожи, то функционал секретарей, как уже было сказано, может значительно отличаться. Рассмотрим эти различия на примере обязанностей других представителей данной должности.

Данный специалист считается техническим исполнителем. Для назначения на должность ему требуется высшее профессиональное или среднее специальное образование. Что же именно должен делать секретарь учебной части?

Как и любой секретарь, он обязан грамотно вести делопроизводство, быть знакомым с руководством всех подразделений учреждения, уметь пользоваться диктофонами, приемно-переговорными устройствами, магнитофонами. Соблюдать стандарты системы деловой документации и правила трудового распорядка, а также охраны труда и ТБ.

Должностная инструкция секретаря в учебном заведении имеет свою специфику. Он ведет протоколы заседаний приемной комиссии, оформляет личные дела учащихся (студентов). Выдает и вписывает необходимые сведения в студенческие билеты и книжки успеваемости, заполняет книги учета выдачи дипломов и их дубликатов, удостоверений, реестры обучающихся по алфавиту.

Учитывает часы преподавательской работы и студенческой посещаемости, готовит учебные журналы, приказы по движению контингента. Получает по заявкам учетно-отчетную документацию, обрабатывает личные дела учащихся и сдает в архив.

Его деятельность происходит в тесном контакте с заведующими отделениями, преподавателями, бухгалтерией учреждения образования.

Должностная инструкция секретаря школы гласит, что данный работник принимается и увольняется непосредственно директором, образование должен иметь среднее профессиональное или же общее со специальной подготовкой по требуемой программе.

В своей деятельности руководствуется нормативными документами по делопроизводству, трудовым законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, нормами охраны труда, уставом школы и собственной инструкцией.

Владеет грамотной письменной речью, умеет работать на оргтехнике.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя школы перечисляет их достаточно подробно. Он обслуживает деятельность директора школы и заместителей, ведет делопроизводство, собирает сведения о работниках школы и учащихся. Организует для директора телефонные переговоры, прием и передачу факсов, телефонограмм, записывает сообщения в отсутствие директора.

Секрктарь организует заседания школьного совета, общие собрания сотрудников, попечительского и педагогического советов, проводимых директором совещаний. Для этого он собирает и готовит нужные материалы, оповещает приглашенных о мероприятии, регистрирует участников. Оформляет итоговые протоколы.

Как и любой секретарь, он обеспечивает директора канцпринадлежностями и средствами оргтехники, создает шефу условия для эффективной работы. Передает и принимает информацию, печатает документы и материалы.

Формирует дела согласно утвержденной номенклатуре, в положенный срок сдает в архив. Принимает корреспонденцию, систематизирует в порядке, принятом в школе, передает от директора назначенным исполнителям, следит за выполнением, отправляет корреспонденцию.

Принимает заявления и документы сотрудников, учащихся, родителей. Организует прием, оптимальную очередность просьб и предложений.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в школе, как правило, предполагает ненормированный рабочий режим, привязанный к учебному графику работы, но исходящий из продолжительности рабочей недели в 40 часов. В процессе работы он взаимодействует с администрацией, педагогическим и обслуживающим персоналом.

Тут также присутствуют свои специфические особенности. Секретарь суда в своей работе исходит из задачи обеспечить бесперебойное функционирование судебного аппарата. Ему приходится выполнять большое количество необходимой рутинной работы, связанной с приемом граждан, подготовкой писем, запросов, выписок и повесток, вызовом свидетелей и участников процесса.

Он составляет и размещает для ознакомления списки дел, которые будут рассмотрены на заседании, проверяет уведомления об извещении, вручает копии заключений, проверяет явку вызванных на заседание лиц, отмечает время их присутствия в суде в повестках.

Кроме того, секретарь оформляет документы вызванным потерпевшим и свидетелям на оплату проезда, по ходатайствам доводит до участников процесса содержание судебного протокола, оформляет дела по окончании рассмотрения (административные, уголовные и гражданские), ведет журнал учета.

Его обязанность также — готовить копии судебных документов, оформлять и передавать исполнительные листы, другие материалы в связи с исполнением приговора, а также в порядке отдельного судебного поручения.

Должностная инструкция секретаря суда предполагает достаточный уровень квалификации для выполнения обязанностей. Ему приходится соблюдать определенные запреты и ограничения, характерные для гражданской службы, нормы служебного поведения служащих.

Прежде всего юридические. Служебная должностная инструкция секретарю суда выдвигает требование знать множество законов, начиная от Конституции и Трудового кодекса до утвержденных в его субъекте РФ инструкций по делопроизводству.

Большинство из них относится к судебному производству и деятельности органов власти. Кроме них нужно знать основы взаимодействия со структурами управления и различными организациями, делопроизводство, грамматические нормы русского языка, тонкости делового стиля в письменной и устной речи, правила корректуры и редактирования.

Сюда же относится базовый уровень требований к квалификации в области информационных технологий, знание документооборота и вопросов информационной безопасности.

Секретарю необходимы навыки планирования рабочего дня, анализа поступающей информации и ее систематизации, подготовки аналитических материалов и ведения конструктивного диалога.

В своей деятельности ему требуется уметь работать с периферийными компьютерными устройствами и сетью Интернет, пользоваться электронной почтой, электронными таблицами и текстовыми редакторами, готовить презентации и т.д.

Как мы видим, должностная инструкция секретаря-машинистки за прошедшие десятилетия подверглась коренным изменениям и в наши дни включает в себя множество новых требований технического и информационного характера. Современный секретарь обязан быть не только внимательным и исполнительным сотрудником, но и идти в ногу с веком, используя новейшие разработки в своей профессиональной области.