Приказ о возмещении расходов

Обычно на приобретение товаров или услуг в пользу компании сотрудники берут деньги под отчет. Однако может случиться, что деньги работнику не выдали, не рассчитывая на затраты, а у него все-таки появились непредвиденные производственные расходы. В этом случае компания вполне может такую сумму работнику возместить, закон этого не запрещает. А раз предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно.

Чтобы подтвердить обоснованность выплаченной сотруднику компенсации, понадобится его заявление на возмещение произведенных расходов с приложением подтверждающих документов и приказ руководителя компании о выплате компенсации.

Приказ о компенсации расходов, произведенных в пользу компании, необходим для подтверждения этих затрат при расчете налога на прибыль. Кроме того, он снимет вопросы проверяющих по поводу удержания НДФЛ: затраты, произведенные в пользу компании, к доходу сотрудника не относятся.

Также приказ подтвердит, что сумма возмещения освобождена от НДФЛ и страховых взносов, в том числе взносов на травматизм (ст. 209 НК РФ, ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Но, кроме приказа и заявления работника, конечно, потребуются подтверждающие расходы документы, например чеки, квитанции.

Унифицированной формы приказа о возмещении понесенных сотрудником в пользу компании затрат не установлено, поэтому его можно составить в произвольной форме, к примеру, на бланке компании.

В приказе обязательно нужно указать, какому именно работнику выплачивается компенсация, за какие расходы и ее размер. Кроме того, стоит детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы, – это подтвердит их производственную необходимость. Также в приказе можно дать указание бухгалтерии возместить расходы в указанном размере.

Общество с ограниченной ответственностью
«Компания»

г. Москва 10 февраля 2012 года

о возмещении расходов

При посещении 8–10 февраля 2012 года профессиональной выставки «Мир стекла – 2012», которая проходила в Экспоцентре (г. Москва), по поручению руководителя отдела маркетинга Михайловым М.М. был приобретен за свой счет каталог с контактами участников выставки для его использования в деятельности компании в качестве базы данных потенциальных клиентов. Стоимость каталога составила 1500 (одна тысяча пятьсот) рублей, что подтверждается представленным кассовым чеком.

В связи с вышеизложенным

1. Выплатить Михайлову М.М. компенсацию произведенных за свой счет расходов в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) рублей.

2. Главному бухгалтеру Петровой А.П. обеспечить выплату компенсации Михай-лову М.М. в срок не позднее 13 февраля 2012 года.

Основание: заявление Михайлова М.М. от 10.02.2012.

Генеральный директор ООО «Компания» Иванов И.И.

С приказом ознакомлена

10 февраля 2012 г. Петрова А.П.

Возмещение расходов на проезд - Образцы и примеры документов

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1.2. Настоящее Положение определяет порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

1.3. Настоящее Положение вступает в силу с 01.01.2009 г. и действует до отмены (признания утратившим силу) другим локальным нормативным актом.

2. Перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути
или имеет разъездной характер

2.1. Право на возмещение расходов, связанных со служебными поездками, имеют работники, относящиеся к следующим профессиям, должностям:

2.1.1. Начальник отдела кадров.

2.2. Право на возмещение расходов, связанных со служебными поездками, имеют также работники, выполняющие следующие виды работ:

2.2.1. Работы, связанные с взаимодействием с государственными структурами.

2.2.2. Работы, связанные с инспектированием объектов выполнения, производственных баз и объектов предприятия.

2.2.3. Работы, связанные с представлением интересов предприятия в других органах.

2.2.4. Иные работы, связанные с уставной деятельностью, в соответствие с приказом Руководителя предприятия.

3. Виды возмещаемых расходов

Работникам, занимающим должности (профессии), указанные в п. 2.1, или выполняющим работы, предусмотренные п. 2.2 настоящего Положения, возмещаются следующие виды расходов:

3.1. Расходы по проезду.

3.2. Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

4. Размеры и порядок возмещения расходов

Расходы, указанные в пп. 3.1-3.2 настоящего Положения, возмещаются в следующих размерах и порядке:

4.1. Расходы по проезду:

4.1.1. Расходы по проезду городским общественным транспортом города Москвы ежемесячно возмещаются стоимостью единого проездного билета, установленной Постановлением Правительства Москвы или региональной энергетической комиссией .

4.1.2. При поездке, не отнесенной к командировочной, но осуществляемой не в пределах города Москвы, расходы возмещаются в полном объеме по предъявлению надлежаще оформленных проездных документов.

4.1.3. При отсутствии проездных документов оплата не производится.

4.3. Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя:

4.3.1. Иные расходы, произведенные работником, при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя, возмещаются по фактическим затратам.

4.3.2. Возмещение иных расходов, произведенных с разрешения или ведома работодателя, осуществляется исключительно при предоставлении документов, подтверждающих эти расходы.

5. Документы, подтверждающие служебные поездки

5.1. Работники, занимающие должности (профессии), указанные в п. 2.1, или выполняющие работы, предусмотренные п. 2.2 настоящего Положения, ежемесячно, не позднее 5 числа каждого месяца, следующего за отчетным, представляют в бухгалтерию авансовый отчет по произведенным расходам с приложением подтверждающих документов:

5.1.1.Документы, подтверждающие затраты на проезд (железнодорожные и автобусные билеты и т.д.);

5.1.2. Документы, подтверждающие цель поездок (проекты договоров, программы встреч и т.д.).

5.2. При непредставлении авансового отчета и подтверждающих документов в указанные сроки произведенные работником расходы возмещению не подлежат.

6.1. В перечень должностей, поименованных в 2.1. настоящего положения, могут вноситься изменения, которые должны оформляться приказом. При этом, приказ является изменением настоящего Положения и имеет статус его приложения, являющего неотъемлемой частью.

6.2. В соответствие с Налоговым кодексом Российской Федерации, с выплат в счет возмещения расходов по оплате проезда взимается налог на доходы физических лиц.

Оплата проезда сотрудников

Нередко фирмы оплачивают проезд своих сотрудников до места работы. Бухгалтеру важно знать, как правильно учесть такие расходы при исчислении налога на прибыль, ЕСН и НДФЛ.

В подпункте 26 статьи 270 Налогового кодекса говорится, что оплата проезда к месту работы и обратно не включается в состав расходов при исчислении налога на прибыль. Однако это правило имеет исключения. Первое из них касается предприятий, которым разрешено учитывать такие траты в силу технологических особенностей производства. Правда, Налоговый кодекс не разъясняет, что это за особенности. По нашему мнению, к таковым можно отнести:

– нахождение подразделения предприятия вдали от основного производства;

– на предприятии установлен многосменный график работы, и сотрудников привозят ночью, когда общественный транспорт уже не ходит.

ЗАО «Передовик» строит склад на участке, который удален от маршрутов общественного транспорта. Работников перевозят на автобусе от офиса предприятия до места строительства. Для этого «Передовик» заключил договор с транспортной фирмой. Стоимость услуг по перевозке работников составляет 23 600 руб. (в том числе НДС 3600 руб.) в месяц. «Передовик» исчисляет налог на прибыль по методу начисления.

Перевозка сотрудников вызвана производственной необходимостью, поэтому бухгалтер ежемесячно списывает 20 000 руб. (23 600 – 3600) на стоимость строящегося склада. Эти затраты будут уменьшать облагаемую налогом прибыль по мере того, как на этот объект будет начисляться амортизация.

Второе исключение заинтересует большинство фирм. Расходы на проезд сотрудников можно учесть при исчислении налога на прибыль, если они предусмотрены в трудовых и (или) коллективных договорах. Поэтому дополнительный пункт в этих документах может выглядеть так:

«…16. Работникам предприятия ежемесячно компенсируются расходы по оплате стоимости проезда до места работы транспортом общего пользования. Компенсация выплачивается в день зарплаты после сдачи проездного билета в бухгалтерию».

Вопрос о том, нужно ли начислять ЕСН на стоимость проездных билетов, является спорным. Нужно отметить, что чиновники не оставили его без внимания и неоднократно давали ответы, хотя довольно противоречивые. Например, в письме Минфина от 16 ноября 2001 г. № 04-04-07/192 указано, что оплата фирмой проездных билетов включается в базу для начисления ЕСН, причем даже несмотря на то, что выплата произведена за счет чистой прибыли.

В том же году месяцем позже Минфин составляет еще одно письмо (от 26 декабря 2001 г. № 04-04-06/508). В нем чиновники разрешили не начислять ЕСН на стоимость проездных, но только если руководитель фирмы своим приказом утвердил, что работа сотрудника носит разъездной характер и он не обеспечен специальным транспортом. Кроме того, это может быть подтверждено должностной инструкцией работника.

Такие противоречивые советы привели бухгалтеров в недоумение. Одни из них начисляли ЕСН, другие – нет. Последним пришлось отстаивать свою правоту в суде. Отметим, что арбитры их поддержали. Например, подобное дело рассмотрел Федеральный арбитражный суд Центрального округа (постановление от 26 января 2004 г. № А48-2775/03-2).

Фирма приобретала двум своим сотрудникам проездные билеты, так как им по роду деятельности необходимо было пользоваться городским транспортом. Для этого директор выпустил соответствующий приказ.

Налоговики сочли, что на стоимость проездных нужно начислять ЕСН. Но с их позицией судьи не согласились. В своем решении они указали, что ЕСН не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат, которые связаны с выполнением сотрудниками трудовых обязанностей. На это указано в подпункте 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса. Поэтому арбитры пришли к выводу, что суммы оплаты проездных билетов носят компенсационный характер и связаны с выполнением сотрудниками своих обязанностей. Следовательно, начислять ЕСН нельзя.

Также в этом судебном споре арбитры указали, что удерживать налог на доходы физических лиц со стоимости проездных не надо. Это следует из пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. Аналогичное мнение выразили и судьи в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 13 ноября 2003 г. № КА-А40/9041-03.

Отметим, что налоговики не могут прийти к единому мнению по поводу уплаты НДФЛ с сумм оплаты за проезд. Например, в письме УМНС по г. Москве от 9 сентября 2002 г. № 28-11/41577 они разъясняют, что налог начислять нужно. Однако чуть ранее чиновники этого же ведомства в письме от 8 августа 2002 г. № 28-11/36252 сделали исключение для сумм оплаты проезда, которые имеют производственный характер.

Рассмотрев арбитражную практику, можно сделать следующий вывод. Чтобы не начислять ЕСН, нужно лишь правильно оформить документы. Рекомендации по их составлению приведены, например, в письме УМНС по г. Москве от 27 июня 2003 г. № 28-07/34871 (далее – Письмо).

Из послания следует, что ЕСН не начисляется в двух случаях. В первом, если оплата проездных отнесена к расходам, не уменьшающим облагаемую налогом прибыль (п. 26 ст. 270 НК). А, согласно пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса, такие выплаты сотрудникам не облагаются ЕСН.

Во втором случае оплата проезда сотрудникам не облагается этим налогом, если составлены определенные документы. К таким относятся:

– приказ (распоряжение) на основании которого работник направляется для исполнения служебных обязанностей вне места основной работы (с приложением разовых проездных билетов);

– маршрутный лист (при отсутствии разовых проездных билетов, но известной стоимости проезда), заверенный подписями и печатями организаций посещения.

При этом неважно, предусмотрена оплата проезда в трудовом или коллективном договоре или нет.

Нелишним будет и приказ об утверждении списка сотрудников, работа которых носит разъездной характер. Такой документ также поможет оправдать оплату проезда. Приказ может выглядеть следующим образом:

от 5 января 2004 г. № 5

А вот если проездной билет приобретен, но производственный характер разъездов не подтвержден, то ЕСН начислить надо.

По нашему мнению, те же документы помогут избежать сотруднику НДФЛ. Также приведенный список может обосновать расходы по оплате проезда сотрудников, если фирма учитывает их при расчете налога на прибыль. Напомним, что право работников на такие выплаты нужно прописать в коллективном или трудовом договоре.

Отражение в бухгалтерском учете

Отметим, что процедура приобретения проездных билетов для работников и их выдачи может быть различной. Так, сотрудник организации может самостоятельно купить проездной билет. В конце месяца он представит в бухгалтерию организации авансовый отчет, к которому приложит купленный ранее билет. На основании этого отчета работнику возместят его расходы. В этом случае расчеты с сотрудником будут отражаться на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Также организация может приобрести проездные билеты централизованно – по безналичному расчету или через специально уполномоченное подотчетное лицо. В этом случае их необходимо оприходовать на баланс, прежде чем выдавать работникам. Для этого используется субсчет 50-3 «Денежные документы».

Расходы на приобретение проездных билетов для сотрудников в бухгалтерском учете списываются на счета учета затрат. Это следует из пункта 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации». При этом такие расходы должны быть отнесены на счет, на который списывается заработная плата работника, для которого был приобретен проездной билет. Например, стоимость билета, купленного для начальника отдела кадров производственного предприятия, будет списана на счет 26 «Общехозяйственные расходы». Если проездной билет приобретен для продавца, работающего в торговой организации, то будет использован счет 44 «Расходы на продажу».

Торговая фирма ЗАО «Осень» компенсирует своим работникам стоимость проездных билетов от одного места работы к другому (филиал). В июне сотрудник организации И.И. Иванов потратил на проезд 700 руб. (это подтверждают проездные билеты). В этом же месяце фирма компенсировала ему расходы.

Однако приказ, на основании которого работник совершал поездки, не был составлен. Бухгалтер «Осени» начислил на сумму компенсации ЕСН и удержал НДФЛ.

В учете фирмы сделаны следующие записи:

Дебет 44 Кредит 73

– 700 руб. – начислена Иванову компенсация за проезд;

Дебет 44 Кредит 68, 69

– 249,2 руб. (700 руб. х 35,6%) – начислен ЕСН на сумму компенсации оплаты проезда;

Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физлиц»

– 91 руб. (700 руб. х 13%) – удержан НДФЛ с компенсации Иванова;

Дебет 73 Кредит 50

– 609 руб. (700 – 91) – выплачена Иванову компенсация за проезд.

Т.А. Аверина, эксперт АГ «РАДА»

Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Автор: Светлана Князева, эксперт «УНП»

Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными. Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании. Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы. При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д. В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ПРИКАЗ № 139

О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»

В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,

1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.

2. Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.

3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.

4. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.

5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.

6. Инспектору по кадрам Смирновой В.В. ознакомить сотрудников службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» с настоящим приказом.

Генеральный директор ООО «Компания» Иванов (Иванов И.И.)

С приказом ознакомлены:

Руководитель службы АХО Хаванов (Хаванов И.В.)

Оплата командировочных расходов - суточных, выплата, в выходные дни, бюджетникам в

Наряду с выплатой заработной платы у работников предприятия часто возникает вопрос о порядке возмещения командировочных издержек.

Также многих граждан интересует, в каких случаях бывает командировка без оплаты компенсации.

�значально следует напомнить, что при расчете положенных сумм работодатель должен руководствоваться положениями Трудового кодекса.

Что касается остальных вопросов, например, какая должна быть сумма суточных выплат в 2016 году, то они будут рассмотрены ниже.

Хозяйственная деятельность большинства предприятий часто связана с отправкой сотрудников в командировку. При этом работодатель обязан оплатить служебную поездку.

За отсутствующим сотрудником сохраняется рабочее место и средняя заработная плата. Следовательно, в этот период работник не может быть уволен по инициативе работодателя.

�сключением может быть ликвидация предприятия. Основанием для поездки работника в служебную командировку является приказ руководителя предприятия .

Продолжительность поездки определяет работодатель. В срок командировки также входит время поездки в оба конца. На период командировки работодатель может заменить отсутствующего работника другим сотрудником.

Поездка также подразумевает возмещение следующих расходов:

1. �здержки на проезд.
2. Оплата аренды жилого помещения.
3. Дополнительные издержки, связанные с проживанием за пределами постоянного места жительства.

Нормы оплаты командировочных на проживание определяются внутренними документами предприятия, например, коллективным соглашением .

Если постоянная работа сотрудника имеет разъездной характер, то она не подпадает под определение служебной командировки.

Отдельно стоит напомнить, что перед принятием окончательного решения, работодатель должен выяснить, не относится ли сотрудник к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку.

Подобный запрет распространяется на:

• беременных женщин;
• работников, РЅРµ достигших 18-летнего возраста;
• сотрудников, СЃ которыми оформлено ученическое соглашение .

Предельный срок служебной командировки в пределах РФ составляет 40 календарных дней. При этом сюда не входит продолжительность пути.

Если работник направляется для выполнения монтажных или строительных работ, то срок командировки может быть увеличен до 1 года. Максимальный срок для заграничной командировки законом не установлен.

Ниже будут рассмотрены несколько базовых понятий, которые употребляются в статье:

Запланированная нанимателем поездка сотрудника для выполнения служебного задания за пределами основного места работы. Срок командировки определяется производственной необходимостью и отображается в соответствующем распоряжении

Документ, отображающий цель командировки и отчет сотрудника о выполнении проделанной работы

Документ, подтверждающий время пребывания работника в командировке

�здержки, которые предприятие возмещает работнику за период его нахождения командировки (ст.168 ТК РФ). Сюда входят суточные, расходы на проезд или аренду жилья. Любые дополнительные должны быть согласованы с работодателем

Дополнительные расходы, которые возмещает организация за время пребывания сотрудника в командировке

Документ о потраченной сотрудником сумме денег за период командировки

Перед тем, как отправить работника в служебную командировку работодатель должен издать
соответствующий приказ.

Документ должен содержать следующие данные:

• Р¤Р�Рћ работника;
• табельный номер;
• структурное подразделение;
• занимаемая должность;
• место командировки;
• продолжительность поездки;
• цель командировки;
• источник финансирования поездки;
• основание (служебное задание);
• должность, РїРѕРґРїРёСЃСЊ Рё расшифровка РїРѕРґРїРёСЃРё руководителя предприятия;
• с приказом сотрудник ознакомлен.

Вышеуказанным нормативным документом также разработано командировочное удостоверение и служебное задание (форма №Т-10. 10а ).

Однако оформлять упомянутое удостоверение необязательно (постановление правительства N 1595 ).

Срок пребывания сотрудника в командировке можно определить на основании проездных документов. Обязанность по их предоставлению лежит на работнике.

Если документы отсутствуют по причине использования личного транспорта, то период пребывания в командировке отображается в служебной записке .

К документам, которые подтверждают использование собственного автомобиля, относятся:

При этом работнику больше не нужно подавать отчет работодателю о проделанной работе во время командировки.

Трудовые взаимоотношения регулируются Трудовым законодательством. Положение о направлении сотрудников в командировки утверждено постановлением Правительства N 749.

Порядок возмещения командировочных расходов граждан, которые работают на коммерческих предприятиях, закреплен ст.168 ТК РФ. Закон не предусматривает минимальных или максимальных границ компенсации.

Размеры возмещения командировочных издержек работникам бюджетных организаций определяет постановление Правительства от 02.10.2002 № 729 .

Порядок обеспечения денежным довольствием военнослужащих утвержден приказом Минобороны 30.12.2011 N 2700.

Налогообложение доходов осуществляется в рамках Налогового кодекса. Учет хозяйственных операций производится согласно с требованиями ФЗ «О бухгалтерском учете» .

Унифицированные формы первичной документации утверждены постановлением Госкомстата N 1. Образцы первичных учетных документов закреплены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 .

Общий порядок начисления и оплаты суточных издержек определяется ТК РФ. Однако при расчете суммы возмещения необходимо учитывать ряд факторов, которые влияют на размер и порядок выплаты командировочных расходов.

Все об удержании по исполнительному листу из заработной платы в 2016 году, читайте здесь .

Поэтому ниже будут рассмотрены отдельные составляющие данного показателя.

Служебная командировка подразумевает возмещение следующих видов издержек:

• расходы РЅР° проезд;
• оплата стоимости аренды жилья;
• дополнительные расходы, необходимые для проживания Р·Р° пределами РџРњР–.

Выплата наличных денег работнику осуществляется строго под отчет. При выдаче денег бухгалтерские проводки оформляются следующим образом:

Выдача денег под отчет откомандированному работнику

При выдаче денег составляется кассовый ордер (форма КО-2). Сотрудник после возвращения из командировки обязан отчитаться перед работодателем об израсходованных суммах.

К авансовому отчету дополнительно прилагаются следующие документы:

• командировочное удостоверение;
• квитанции;
• контрольно-кассовые чеки;
• транспортная документация.

Бухгалтер обязан проверить предоставленные документы на предмет целевого использования средств и правильности их составления. Авансовый отчет утверждает директор предприятия.

После утверждения отчета бухгалтерские проводки оформляются так:

Дт 26 (20, 25, 44) Кт 76 (60)

Списаны издержки на командировку

Неиспользованный остаток аванса сотрудник должен сдать в кассу предприятия.

Под заявлением подразумевается официальное обращение сотрудника к работодателю о выдаче аванса в связи с командировкой.

Также работник может подать заявление о возмещении командировочных расходов. например, если им были потрачены деньги сверх выданного аванса.

Если у работодателя не возникает замечаний, то он издает приказ о выдаче обозначенной суммы денег. При наличии спора работник может обратиться в суд) о возмещении командировочных расходов.

В связи с производственной необходимостью служебная командировка может выпасть на выходные дни. Следовательно, за работником сохраняется средний заработок за весь период командировки.

Кроме случаев, когда время поездки до места назначения выпадает на выходные или праздничные дни
(письмо Роструда от 20.06.2013 N ПГ/5136-6-3 ).

По мнению чиновников при таких обстоятельствах оплата труда производится на основании ст.153 ТК РФ .

Другими словами, работнику полагается заработная плата в двойном размере. Аналогичная правовая позиция изложена в Положении о командировках .

Остальные выплаты производятся в общем порядке. При налогообложении прибыли предприятия подобные выплаты работодатель может списывать как расходы на оплату труда.

Основанием для поездки сотрудника в служебную командировку является распоряжение работодателя (см. подзаголовок «Правила оформления…»).

Видео: надо ли платить страховые взносы с неподтвержденных командировочных расходов?

Приказ подписывается руководителем предприятия и доводится до сведения работника. Что касается приказа о выдаче аванса или на возмещение командировочных расходов, то документ составляется в произвольной форме.

Распоряжение должно содержать следующие данные:

1. Ф�О сотрудника.
2. Дату и место командировки.
3. Основание для возмещения расходов.
4. Данные лица, ответственного за исполнение распоряжения.

Приказ также подлежит регистрации в журнале распоряжений по личному составу.

Порядок налогообложения зависит от налогового режима, который использует субъект хозяйственной деятельности.

Если предприятие находится на УСН и ЕСХН. то командировочные расходы должны быть включены в состав издержек при определении налоговой базы.

Организации, использующие общий режим налогообложения должны уменьшать размер прибыли на сумму расходов.

Что касается удержания НДФЛ с выплаченных работнику суточных, то здесь долгое время была спорная ситуация. Однако решением ВАС от 26.01.2005 N 16141/04 конфликт был окончательно решен.

�сходя из разъяснений Высшего судебного органа суточные, выданные в пределах норм, установленных коллективным договором налогообложению не подлежат (ст.217 НК РФ ).

По закону размер суточных выплат составляет:

Командировка на территории России

При этом суд обратил внимание фискального органа на то, что положения постановления правительства №729 в этом случае не применяются.

Суд также сделал акцент на том, что исходя из предписаний ст.209 НК РФ объектом налогообложения является доход работника.

Тогда как при получении суточных у работника не возникает экономическая выгода (ст.41 НК РФ ).

Напротив, сотрудник несет определенные расходы, направленные на выполнение служебных обязанностей.

Следовательно, возмещение расходов не может квалифицироваться как доход, а, значит, не является объектом обложения НДФЛ.

Если сумма выплаченных суточных превышает установленные коллективным договором размеры возмещения, тогда разница сумм подпадает под определение «Доход» и облагается подоходным налогом.

Суточные выплаты также не облагаются страховыми взносами (ст.9 ФЗ от 24.07.2009 № 212-ФЗ ).

Единственным условием для освобождения от уплаты обязательных взносов является продолжительность командировки, которая должна составлять не менее двух суток (письмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242 ).

По мнению чиновников профильного Министерства, суточные выплаты при однодневных командировках законом не предусмотрены.

Потому как работник может ежедневно возвращаться домой, а, значит, он не несет дополнительных издержек, необходимых для проживания за пределами ПМЖ.

При оплате командировочных расходов часто возникают следующие вопросы:

1. Можно ли производить расчеты в программе 1С.
2. Как быть с военнослужащими.
3. Нюансы возмещения в бюджетных организациях.

Проводить хозяйственные операции можно при помощи программы «1С Зарплата и Управление Персоналом».

Программный продукт открывает следующие возможности:

1. Управление заработной платой.
2. �счисление налогов и взносов.
3. Персонифицированный учет для ПФ РФ .
4. Регламентированная отчетность.
5. Отображение результатов расчетов в налоговом и бухгалтерском учете.

Бухгалтер может также составлять все необходимые документы, например, расчетный документ «Оплата по среднему заработку» в программе 1С. Сформированные документы можно распечатывать через соответствующее меню.

Оплата служебных командировок военнослужащих происходит в таком же порядке, что установлен для работников коммерческих организаций (ст.118 приказа Минобороны N 2700 ).

Если военнослужащий возвращается из командировки в день убытия, то ему суточные не выплачиваются.

К числу дополнительных расходов относятся:

• страховые РІР·РЅРѕСЃС‹ РїРѕ страхованию;
• оформление проездных документов;
• издержки РЅР° постельные принадлежности РІ поезде.

Возмещение суточных расходов осуществляется в размере 300 руб. за 1 день командировки.

Размеры возмещения издержек, связанных с командировкой работников бюджетных организаций определяются нормативными документами субъектов РФ или правовыми актами местных органов самоуправления (ст.168 ТК РФ).

Где взять бланк доверенности на получение заработной платы, читайте здесь .

Таблицу налогов с заработной платы в 2016 году, смотрите здесь .

Если исходить из постановления правительства №729, то откомандированным сотрудникам полагаются следующие выплаты.

• расходы РЅР° проезд РІ РѕР±Р° конца.

В размере документально подтвержденных издержек, но, не более стоимости проезда

Салон эконом класса

Автобус общего типа

• издержки РЅР° выплату суточных – 100 СЂСѓР±. Р·Р° каждый день командировки;
• расходы РїРѕ аренде жилья – РІ размере документально подтвержденных издержек, РЅРѕ, РЅРµ более 550 СЂСѓР±. РІ сутки. Если Сѓ работника нет документов, то размер возмещения составляет 12 СЂСѓР±. РІ сутки.

Заканчивая обзор вопроса о выплате суточных при командировках в 2016 году, нужно выделить основные моменты.

Служебная командировка часто является производственной необходимостью.ВОснованием для поездки является приказ руководителя предприятия.

Возмещение расходов, связанных с командировкой сотрудников происходит за счет средств работодателя.

Нормы и порядок оплаты дней командировки определяются внутренними документами предприятия.