Рейтинг: 4.0/5.0 (1909 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Документы, поступающие в организацию от других юридических и физических лиц, следует регистрировать в журнале. При этом на входящем документе делается отметка о регистрации и присвоении ему регистрационного номера.
Регистрация входящих документов позволяет не потеряться ни одному документу, а лицу, передавшему документ, позволяет быть уверенным в том, что он будет рассмотрен и дойдет до адресата по назначению.
Более крупные предприятия ведут два отдельных регистрационных журнала для входящей и исходящей документации. Образец журнала для входящих документов предлагаем скачать внизу. Журнал не имеет типового бланка и может принимать такую форму, какая удобна самой организации. Для скачивания приведена примерная формы журнала, которая может быть изменена любым способом.
Для исходящих документов может быть использована аналогичная форма с небольшими изменениями.
Журнал регистрации для входящей корреспонденции и документов не является обязательным, однако он упрощает учет поступаемой в организацию документации, а потому желательно его завести.
Другие образцы журналов регистрации:
Журнал для входящих документов может иметь следующие графы для внесения регистрационной записи:
Пример журнала приведен для скачивания ниже в формате excel.
Журнал регистрации входящих документов образец — скачать .
В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.
Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами. Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.
Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.
Основные правила регистрации корреспонденцииСкачать образец журнала регистрации документов.
Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов
Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.
Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).
Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.
Своевременность фиксацииРегистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.
Однократность регистрацииВходящее или исходящее письмо регистрируется только один раз. Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1». Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.
Уникальность регистрационного номера документаКаждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.
После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.
Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно. В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.
Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год. Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал.
Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.
Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения. Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров. Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.
При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования. Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации. В этом плане использование бумажного журнала более надежно и позволяет хранить особо ценные документы. Кроме того, не у всех предприятий достаточно ресурсов для внедрения системы электронного документооборота.
Основные правила заполнения и храненияПо внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов.
В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала. Журнал пронумеровывается (нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале).
На последующих страницах размещается информация о лицах. ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись). Регистрация документов начинается со страницы «4» журнала.
Журнал не является документом строгой отчетности. Он хранится в архиве в течение 5 лет, не прошивается и не нумеруется.
На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов. В первом случае – это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации. Второй вид характерен для крупного предприятия (несколько тысяч человек): журнал регистрации входящих и исходящих документов имеется в каждом подразделении и хранится у секретаря руководителя соответствующего отдела.
Правила работы с входящими документами и осуществление их регистрации в 1С:Документооборот рассмотрены в следующем видеоматериале:
Содержание и характеристика графТак как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в нем. Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами. Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации.
Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв (указывается и на самом документе).
Дата получения. день, месяц, год вхождения или отправления документа.
Отправитель (корреспондент) – автор документа, тот, кто его отправляет. Для юридического лица обязательно указание названия организации.
Получатель (адресат) – сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ (с отметкой о передаче).
Вид документа означает его функциональную принадлежность.
Содержание документа – краткое описание, раскрывающее основную информацию о нем.
Дополнительными графами могут быть:
В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл. Используя функции «Найти» и «Фильтр», можно найти информацию об интересующем документе по заданным параметрам (дата, номер, содержание и т.д.). Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа.
Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно !
Об имеющихся в делопроизводстве определенных правилах регистрации входящих документов уже было сказано раньше, и начат рассказ в предыдущей статье. В случае если знакомство с темой начато вами именно с этой статьи, то для более полного уяснения вопроса необходимо вернуться и перечитать предыдущую. Кроме того, весьма полезной может быть информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности .
На современном этапе правила делопроизводства допускают регистрацию входящей корреспонденции как в бумажном журнале, так и на карточках (бумажных или в электронном виде с помощью СЭД). Чтобы осознанно сделать выбор в пользу подходящей именно вам формы регистрации, стоит рассмотреть преимущества и недостатки каждого.
Регистрация входящих документов в бумажном журналеДля такого вида регистрации входящих документов изначально использовали простой бумажный журнал. Нормативно-правовые акты, касающиеся делопроизводства, не устанавливают его конкретную форму, предоставляя, таким образом, каждой организации свободу действий. Компания также сама решает, в каких журналах, и какого рода документы будут регистрироваться.
Как правило, руководствуются следующими принципами:
Ниже вашему вниманию представлен образец журнала регистрации входящей документации, и продемонстрирован пример его заполнения (допустима корректировка, добавление некоторых граф или их названий):
Достаточно часто можно встретить графы о наличии приложения в документе, количестве листов, о содержании поручения и о том, в какие сроки его необходимо исполнить.
Пожалуй, самый главный недостаток такого журнала – неэффективность справочной работы. Потому что для получения о нужном документе какой-либо информации придется последовательно и внимательно изучать каждую страницу журнала, что может занять достаточно длительное время.
Рекомендовать такую форму ведения учета входящей корреспонденции можно только в случае если:
Значительно более продуктивной и удобной, а кроме того занимающей гораздо меньше времени, является регистрация входящей корреспонденции в электронном журнале. Притом, что заполнение формы происходит по аналогии. На каждую отдельную группу документов создается отдельный файл.
Несомненный плюс заключается в экономии времени и гораздо более быстром поиске необходимой информации, даже если все записи ведутся в формате.doc или.xls. Используя функции поиска и фильтра, вы можете по заданным параметрам (к примеру, автор, номер, содержание и т.д.) в любой момент найти все, что нужно.
Нет никакой необходимости распечатывать электронный журнал или дублировать его в бумажном варианте, что, кстати говоря, до сих пор многими практикуется. Бумажный вариант может понадобиться только в том случае, если необходимо проставить подпись исполнителя, чтобы иметь на руках доказательство направления на исполнение определенного документа.
Регистрационные карточки в СЭДСамый современный и удобный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД). но для этого необходимо иметь уже настроенную и используемую СЭД. Далее в ней просто создается шаблон регистрационной карточки (РК) и при необходимости заполняются только поля. В зависимости от требований, которые предъявляет организация, и применяемой ею системы электронного документооборота внешний вид и построение карточки может различаться.
О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было рассказано достаточно подробно, кто интересуется, тот может прочитать. Резюмировав все сказанное, можно сказать кратко только одно – это крайне удобная система поиска и одновременно регистрации в единой базе несколькими исполнителями. Кроме того, есть функции проверки регистрации каждого документа на повторность и возможности контролировать работу с любым документом на любом этапе, а так же возможность составлять отчеты автоматизировано и много других полезных приложений и функций.
В тех случаях, когда форма регистрации в бумажном журнале не подходит, а СЭД не установлена, то допустим вариант с использованием бумажных карточек. Некоторое неудобство заключается в том, что их необходимо классифицировать и систематизировать, используя различные основания, например порядковый номер, автор и т.д.
Далее вся работа продолжается исключительно вручную. Все, наверно, понимают, что это очень трудоемко и при этом крайне непродуктивно, даже при совсем небольшом документообороте.
Подводя итог всему сказанному, в заключение совет следующий: регистрацию входящей корреспонденции целесообразнее всего вести в электронной системе документооборота. Если его установка и внедрение недоступно организации по каким-либо причинам (например, финансовые), то стоит отдать предпочтение электронному журналу в формате Word, Excel. Использование бумажных журналов и карточек давно себя изжило, устарело и попросту неэффективно.
Консультация юристаЗаполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.
В законодательстве РФ отсутствует утвержденный шаблон журнала.
Руководство определяет самостоятельно:
Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4.
Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.
Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка.
Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.
Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней.
Система электронного документооборота
Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота.
Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции.
В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.
Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства.
Основные графы журнала регистрации входящих документовСуществуют основные графы журнала:
Рекомендуются использовать трехчастную структуру:
Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример. Код структурного подразделения – 100. В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25.
Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть:
Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение). После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. № 100-25/01 от 15.01.2014.
В статье (тут ) порядок смены юридического адреса ООО.
Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов :
Корреспондент – автор документа. Указываются фамилия, инициалы, название организации.
Исполнитель – назначенный руководителем сотрудник для решения указанного в документе вопроса.
Дополнительные графы журнала регистрации входящих документовДля полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы:
Эта надпись – способ административного воздействия – включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать.
Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации. Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя:
Отметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.
Полезно включить в журнал регистрации графу «Дата резолюции ». Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример. Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления – 27.01.2014. У руководителя появилось время прочесть его только 30.01.2014.
Решение обозначенной в письме проблемы затягивается. Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции».
Для отражения в журнале полной информации о корреспонденте рекомендуется включить графу «Исходящий номер, дата документа ». По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует, пишут «б/н» (без номера).
В журнал также допускается включение граф
В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф.
До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату.
Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала.
На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:
В новости (ссылка ) о том, как рассчитать производительность труда одного работника.
С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.
Регистрация входящей корреспонденции ведется на принципах:
Список нерегистрируемой корреспонденции прописывается в инструкции по делопроизводству, утверждается приказом. Обычно в него входят поздравительные телеграммы, письма, рекламные буклеты, печатные издания (книги, газеты, журналы).
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 703-47-72 (Москва)
+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно !
Входящая корреспонденция любого предприятия должна своевременно обрабатываться. В организациях обязательно ведется учет поступающих писем, что фиксируется в специальном журнале. Поступающие документы должен принимать делопроизводитель или секретарь. Затем производится их сортировка и передача адресатам после присвоения регистрационного номера.
Многие крупные организации давно перешли на систему электронного документооборота. Но подобные программы внедрены далеко не во всех учреждениях, поэтому факт поступления корреспонденции фиксируется в специальном журнале. Это необходимый элемент управления каждой организации.
Журнал регистрации входящих документов: понятие, цели использования
Регистрационный журнал входящей корреспонденции – это специальная тетрадь, где отражается информация о поступающей корреспонденции и ее дальнейшем распределении.
Может вестись в бумажной или электронной форме. Обычно форму ведения выбирает руководство организации. В последнее время очень распространенными стали электронные журналы, которые позволяют систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.
Обычно письма регистрируются в день их поступления в секретариат или канцелярию. Для их полноценного учета требуется журнал входящей корреспонденции. Вот его основные цели использования:
Заполнением занимается секретарь или работник канцелярии, что зависит от самого предприятия и организации его деятельности. Если никого из вышеперечисленных сотрудников в организации нет, руководство назначает ответственное лицо, на которое возлагаются обязательства по ведению журнала.
Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий. Но это не так – никакой единой формы не существует. Отсутствие установленного шаблона приводит к тому, что руководители предприятий часто самостоятельно включают в журнал какие-то дополнительные графы, помимо основных.
Бумажная форма журналаЖурнал регистрации входящих документов в обычной бумажной форме выглядит как книга формата А4, изготовленная в типографии. Все страницы сделаны в табличной форме. Главное удобство такого журнала учета заключается в возможности руководства вписывать дополнительные графы в соответствии с нуждами конкретного предприятия.
Что касается данных о входящем документе, то они могут фиксироваться с левой и правой стороны страницы. Разрешается использовать для записей ручку с голубыми, фиолетовыми, синими или черными чернилами. Рекомендуется применение шариковых ручек, а не гелевых, для лучшей сохранности важной информации.
Бумажный журнал – это оптимальный вариант регистрации входящей корреспонденции с длительными сроками хранения. Но есть у него и недостатки. Порой для поиска данных о нужном письме приходится пролистывать почти всю книгу.
Электронная форма журнала
Во многих крупных компаниях уже давно взят курс на ведение журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Для этого создаются компьютерные файлы в специальных программах с расширениями xls, doc, docx. Также можно скачать уже готовый электронный образец журнала и вести учет писем с его помощью.
Поиск нужных данных, сортировка информации, установка фильтрации – все это возможно, если на предприятии ведется электронный журнал учета входящей корреспонденции. В табличном варианте можно с легкостью разместить гиперссылку на копию документа, которая была отсканирована.
Если журнал хранится на внутрисетевом сервере организации, доступ к нему имеет только несколько сотрудников, которые отвечают за обмен корреспонденцией.
Электронный регистрационный журнал не дублируется на бумаге. Найти интересующий документ будет совсем не сложно. Но при использовании подобной формы журнала всегда существует вероятность искажения важной информации об исполнителе, дате поступления письма, резолюции.
Многие организации предпочитают доверять данные о корреспонденции бумажному журналу.
О системе электронного документооборотаПодобная система является современной методикой регистрации входящей корреспонденции. У каждого документа должна быть индивидуальная карточка
В системе электронного документооборота всегда существует вероятность несанкционированного доступа к важной информации. У каждого сотрудника предприятия должна быть собственная страничка с конкретными данными. Доступ к ней можно получить посредством введения пароля. Но и злоумышленники могут в любой момент взломать секретные коды и получить доступ к очень важной информации.
Единственным выходом из таких опасных ситуаций станет ведение журнала в бумажной форме. Электронный документооборот применяется исключительно для распорядительной документации:
Журнал должен иметь определенные графы, которые требуют обязательного заполнения.
Что касается номера, то он складывается из нескольких цифр и букв, которые должны быть присвоены определенному документу. Это его кодовое обозначение.
В большинстве организаций используется трехчастная структура, в которой присутствует три основные цифры. Первая из них обозначает код структурного подразделения, вторая – код самого журнала по номенклатуре дел учреждения или структурного подразделения, а третья – это порядковый номер поступившего документа.
В регистрационном номере цифры могут разделяться знаками «дефиса» или «косой черточки». Под датой документа подразумевается число, месяц и год его поступления в канцелярию определенной организации. Сначала все нужные данный до документ заносятся в журнал, а потом уже в правом нижнем углу проставляются дата и регистрационный номер. Это очень важная информация, которая обязательно должна отражаться на самом документе.
Входящая корреспонденция подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Она может поступать в виде таких документов, как:
Исполнителем называют сотрудника, который поставлен руководством для решения вопросов, прописанных в документах. Корреспондент – это отправитель письма, то есть автор документа. Должны быть прописаны его инициалы.
Если корреспондентом является юридическое лицо, указывается название организации (в обязательном порядке).
Отметка об исполнении и резолюция считаются наиболее распространенными графами, которые могут быть дополнительно внесены в журнал регистрации входящих писем.
Руководитель рассматривает входящий документ, а потом пишет на нем резолюцию. Это административная надпись для исполнителя, которая говорит о том, что необходимо сделать, то есть даются дальнейшие указания. Резолюция прописывается на документе и полностью переписывается в регистрационный журнал. По ней можно контролировать исполнение поручения руководства компании.
Отметкой об исполнении является конечный результат работы с конкретным единственным документом. Обычно пишется просто слово «Выполнено», но лучше расписывать информацию более подробно, чтобы потом избежать каких-то недочетов и спорных моментов. Эксперты советуют включать в журнал дату резолюции, которая поможет проследить за тем, насколько затянулось принятие решения об исполнении указанного документа.
В некоторых случаях в журнал регистрации входящих документов включают следующие графы:
Еще до начала фиксации входящей корреспонденции потребуется указать на титульном листе наименование организации и дату открытия журнала. На последующих страницах размещается информация о лицах, которые ответственны за принятие писем и иных документов:
Непосредственная регистрация документов начинается только с четвертой страницы журнала. Еще до начала работы необходимо его пронумеровать. Нумерация должна быть сквозной и начинаться каждый год. При этом журнал новый не заводится, записи можно продолжать в старом. Срок хранения документа не должен превышать пять лет. А вот прошивать его необязательно. К документам строгой отчетности эта книга не имеет никакого отношения.
Еще в день поступления в организацию журнал должен быть зарегистрирован. Это делается один раз. Документу присваивается уникальный номер. Число и наименование столбцов зависит исключительно от специфики организации и порядка делопроизводства.
Что касается нерегистрируемой корреспонденции (поздравительные телеграммы, буклеты и рекламные листовки), то она просто заносится в инструкцию и утверждается приказом. Журнал для ее регистрации не требуется.
В процессе ведения кадрового делопроизводства используется большое количество кадровых документов. В этом разделе нашего магазина можно купить кадровые журналы для документирования необходимых сведений. Мы располагаем обширной коллекцией готовых форм, необходимых в ежедневной работе кадровика.
Для чего нужна регистрация уже существующих документов в кадровых журналах? Такие записи являются подтверждением факта создания и существования того или иного договора, распоряжения, справки и прочих письменных материалов. Такой документации присваивается определенный номер или индекс, а реквизиты дублируются в журнале.
В результате вышеперечисленных манипуляций обеспечивается надежный учет документации и ее сохранность. Документ зарегистрированный в журнале нельзя просто потерять или испортить и забыть о его существовании. Таким образом, упрощается и функция контроля кадрового делопроизводства.
Ведение кадрового делопроизводства предполагает большую ответственность, внимательность к оформлению, знания законодательной базы в этой области и соблюдения всех требований. Главное назначение кадровых документов – придание прозрачности отношениям работодателя и сотрудника, гарантирование стабильности работникам и упрощения управления для руководителя.
Важность своевременного и правильного ведения кадровых документов связана также с отчетностью перед контролирующими организациями. Кадровые журналы могут быть предметом для проверок со стороны инспекции по труду. При разрешении спорных ситуаций документация будет иметь юридический вес и использоваться в качестве доказательств в споре.
У нас можно купить кадровые журналы регламентированных и нерегламентированных форм, а также обучающую и справочную литературу для кадровика и сотрудников секретариата. Унифицированные журналы мы печатаем в соответствии с формой. Документы свободной формы могут модифицироваться под требования покупателя.
Выбирая необходимый журнал обратите внимание на возможность модификаций. Вы можете добавить или убавить количество листов, сменить или модифицировать обложку. Изменить обложку можно такими способами: заказать ламинацию мягкого переплета, заказать тиснение по заменителю кожи (твердый переплет). Также у нас возможно выполнение опечатывания и прошивки журнала.
В нашем каталоге кадровых журналов собрано огромное количество форм для сопровождения самых разных операций и осуществления делопроизводства. Несмотря на это, всегда существует возможность возникновения потребности в индивидуальной разработке под нужды конкретного предприятия.
В типографии Сити Бланк вы имеете возможность заказать такую индивидуальную разработку. Для более детальной информации необходимо связаться с менеджерами нашего магазина. Позвонить можно в рабочее время с 9:00 до 18:00 по будням. Также у нас работает форма заказа обратного звонка. Просто оставьте ваши контактные данные и мы обязательно с вами свяжемся.
