Рейтинг: 4.0/5.0 (1811 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Прежде чем перерабатывать бланк, очень нужно тщательно посмотреть изложенные в нем статьи законодательства. С течением лет они вполне могут потерять актуальность. Сэкономленные деньги, как правило, не лишние. Верно изложенный шаблон станет спасительным в разрешении трудностей при написании заявления. Это поможет сохранить ресурсы на найме юриста.
Внутри любой компании или организации имеют хождение письменные распоряжения, приказы, поручения, которые направлены на решение задач предприятия, на непосредственное осуществление её деятельности. Они обретают облик внутренних или локальных документов, которые согласно российскому законодательству должны собираться, регистрироваться и храниться в особых книгах. Что такое книга приказов? Это и есть специальный журнал, куда заносятся изданные внутри компании приказы.
Книга приказов: образецК оформлению данной книги предъявляются строгие требования: страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, а также скреплены печатью юридического лица и подписью генерального директора. При необходимости предприятие может завести несколько книг учёта:
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности может выглядеть следующим образом:
Заполнение книги приказовКак вариант, листы книги приказов можно оформить «шапкой» следующего содержания:
Регистрация приказов в подобных журналах должна вестись по мере выхода распоряжений руководства. Вносить данные в книгу необходимо максимально аккуратно, без помарок и исправлений. В ряде случаев в таких документах предусматривается графа «под подпись исполнителя», где расписывается исполнительный работник предприятия, в адрес которого опубликован приказ. Титульный лист журнала регистрации приказов по основной деятельности и др. оформляется просто: указывается наименование книги и период регистрации. Например, «Книга приказов по личному составу за 2015 год». На обратной стороне последней страницы книги необходимо наклеить полоску бумаги, на которой указать: «пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов». Здесь же указывается ФИО и должность лица, ответственного за ведение книги, а также ставится печать организации.
Заполнение книги приказовВнутри любой компании или организации имеют хождение письменные распоряжения, приказы, поручения, которые направлены на решение задач предприятия, на непосредственное осуществление её деятельности. Они обретают облик внутренних или локальных документов, которые согласно российскому законодательству должны собираться, регистрироваться и храниться в особых книгах. Что такое книга приказов? Это и есть специальный журнал, куда заносятся изданные внутри компании приказы.
Книга приказов: образецК оформлению данной книги предъявляются строгие требования: страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, а также скреплены печатью юридического лица и подписью генерального директора. При необходимости предприятие может завести несколько книг учёта:
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности может выглядеть следующим образом:
Заполнение книги приказовКак вариант, листы книги приказов можно оформить «шапкой» следующего содержания:
Регистрация приказов в подобных журналах должна вестись по мере выхода распоряжений руководства. Вносить данные в книгу необходимо максимально аккуратно, без помарок и исправлений. В ряде случаев в таких документах предусматривается графа «под подпись исполнителя», где расписывается исполнительный работник предприятия, в адрес которого опубликован приказ.
Титульный лист журнала регистрации приказов по основной деятельности и др. оформляется просто: указывается наименование книги и период регистрации. Например, «Книга приказов по личному составу за 2015 год». На обратной стороне последней страницы книги необходимо наклеить полоску бумаги, на которой указать: «пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов». Здесь же указывается ФИО и должность лица, ответственного за ведение книги, а также ставится печать организации.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности: какие приказы регистрировать и для чего?Теория менеджмента утверждает, что эффективность деятельности предприятия на три четверти зависит от качества администрирования, которое включает в себя работу, во-первых: с кадрами, а во-вторых — с документами. Эти две стороны номенклатурной деятельности во многом переплетаются и взаимодействуют друг с другом. Они включают в себя не только умение отдавать приказы, но и способность проверять их исполнение.
Грамотно составленный приказ, должен, как и хорошее литературное произведение, состоять из трех основных пунктов:
Предмет приказа — основание для его издания и перечень мероприятий для исполнения.
Время исполнения — срок для выполнения всего приказа или периоды исполнения каждого пункта отдельно.
Исполнитель — ответственный за исполнение и тот, кто осуществляет общий контроль за воплощением приказа в жизнь.
И если хоть один из пунктов отсутствует, то теряется как смысл отдачи самого приказа, так и контроль за его действенностью и эффективностью.
Для чего необходим?Для того чтобы держать весь документооборот предприятия под контролем в его повседневной хозяйственной и экономической деятельности, служат регистрационные книги. Из них основными для любой организации являются журналы регистрации приказов и распоряжений администрации:
Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.
Как составить договор на испытательный срок? Всю необходимую информацию найдете тут .
Ищете пример расчета заработной платы? Он находится здесь.
И зачастую результаты проверок напрямую зависят от правильности и тщательности ведения внутренней документации предприятия. Когда проверяющие органы видят правовую и хозяйственную культуру администрации предприятия, качественное и своевременное ведение документации, они обычно более снисходительно подходят и к остальным вопросам деятельности, по которым проводится проверка.
Тем более что основные правила ведения документации закреплены в законах и подзаконных актах и обязательны к исполнению независимо от формы собственности предприятия.
Какие приказы регистрируются?Если с тем, какого рода распоряжения должны регистрироваться в первых двух книгах из указанных выше, более?менее все понятно, то третья — «Журнал регистрации приказов по основной деятельности» вызывает у руководителей малых предприятий больше всего вопросов и непонимания: что за приказы должны в нее заноситься? А ведь распоряжения, которые в ней регистрируются, являются основополагающими для всех приказов, помещаемых в две другие книги.
Конечно, основная тематика этих распоряжений определяется организационно?правовой формой предприятия и характером его хозяйственной деятельности, поэтому дать конкретные ответы и рекомендации для каждого частного случая невозможно. Но по преобладающим видам распоряжений, характерных для любой организации, все их типы по основной деятельности можно определить, как:
А как же назначение директора и главбуха — это же кадровые вопросы? Тем не менее назначения главных руководящих лиц предприятия также являются субъектами основной деятельности и должны регистрироваться в этом журнале.
Зачем необходима регистрация?Регистрация — это форма учета фактов создания, получения или отправки определенных документов в конкретное время. Как говорит закон, любой распорядительный акт, в том числе и приказ, вступает в действие с момента его опубликования или регистрации.
Несомненно, упорядочение этого учета помогает не только в правильном контроле за документооборотом, но и является основным фактором в решении любых вопросов, споров или разногласий, возникающих в ходе повседневной деятельности организации.
Взаимодействие с контрагентами по хозяйственно?финансовой деятельности также во многом регулируется приказами и распоряжениями администрации и могут служить основанием для ведения дел в арбитраже или суде. Конечно, все распоряжения должны отдаваться в строгом соответствии с законом, а противоречащие ему не будут иметь юридической силы.
Приказы о назначении руководящих органов дают им право заниматься хозяйственной и правовой деятельностью, подписывать юридические и бухгалтерские документы. Распоряжения по структуре организации и штатному расписанию определяют круг обязанностей каждого подразделения и конкретного работника.
Внутренние нормативные документы регулируют основные правила внутреннего распорядка и контроля. Распоряжения о финансировании, материальном и другом обеспечении являются основанием для ведения правильного бухгалтерского учета и налогообложения.
Даже, казалось бы, такие необычные распоряжения, как Приказы о единой униформе, о финансировании некоммерческой деятельности, о благотворительности и другие подобные им, занесенные в этот журнал послужат оправданием при проверках для обоснования различных дополнительных расходов. А Приказ о действиях в чрезвычайных ситуациях, например, поможет избежать материальных и людских потерь в случаях пожара, наводнения, землетрясения и т. п.
Законы об архивном деле в РФ определяют различные сроки хранения документации предприятий. И эта причина — одна из тех, которые определяют разделение различных видов документов по разным регистрационным книгам.
Так, распоряжения по административно?хозяйственной деятельности имеют самый короткий срок хранения — 5 лет. А приказы по личному составу — уже 75 лет. Распоряжения же по основной деятельности должны храниться постоянно в течение всего времени существования предприятия.
Правила заполненияЗаконодательство не определяет единой формы для ведения Журнала приказов по основной деятельности предприятия. Даже нет единого названия: в одних организациях его называют Журналом, в других — Книгой.
Однако, сложилась определенная практика заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности бланка, устанавливающая следующий порядок граф:
Как правило, журнал ведется в течение одного календарного года, а в начале следующего открывается новый и нумерация начинается сначала. Однако, внутренним распоряжением руководителя может быть определен и другой порядок учета. Желательно, чтобы записи делались чернилами одного цвета: синего или черного. Журнал должен быть пронумерован и прошит.
Какая существует франшиза прачечной? Тут перечислены варианты.
На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется и сведения о лице, ответственном за его заполнение. На последней странице — общее количество листов. Для ведения журнала должен быть назначен ответственный, обычно это секретарь?референт.
Если каждый работник предприятия твердо знает круг своих обязанностей, имеет четкие представления о внутреннем взаимодействии подразделений и сотрудников, не раздумывая действует в соответствии с требованиями администрации в любой предвиденной и непредвиденной ситуации, такой порядок работы, установленный руководством организации, послужит и финансовому, и коммерческому ее успеху.
Форма журнала регистрации приказов по личному составуПриказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса. В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления. Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.
Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации. В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.
Виды приказов по движению кадровК приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:
В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:
Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.
Для чего нужен этот журнал?Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом .
Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.
Его страницы нельзя изымать или добавлять, или подменять, или уничтожать каким-либо образом. С этой целью журнал перед его заполнением необходимо прошнуровать, пронумеровав перед этим каждую страницу.
Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица — чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.
Когда журнал составляется и запускается в производственный процесс?Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа. поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».
Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.
С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.
Можно купить готовый журнал:
Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации .
В каких случаях издается приказ об изменении штатного расписания — читайте в этой статье .
Кто должен вести этот журнал?Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству. с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.
Если кадровик, который ведет журнал по учету кадровых документов в соответствии с функциональными обязанностями, уходит в длительный отпуск по любому основанию, необходимо возложить исполнение данной рабочей функции на другого работника при помощи соответствующего приказа.
Требования к оформлениюКак было отмечено выше, нет единых законодательно закрепленных требований к оформлению журнала по учету кадровых документов, но необходимо опираться на общие правила оформления журналов по регистрации различных документов.
Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:
Сам журнал оформляется следующими графами:
На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.
Электронная форма журналаПри большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.
С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.
Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С. то в ней автоматически регистрируются все приказы. Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования. Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.
Следующие статьи:
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организаци и, утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11 сентября 2009 г. N 739н Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (Приложение №2).
Учет работников, которые выбывают в служебные командировки, нужно вести в журнале по утвержденной форме. За использование журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации по другой форме, а также за отсутствие такого журнала, работодателя могут привлечь к административной ответственности (ст.5.27 КоАП РФ).
Не нужно ждать штрафных санкций.
Наша редакция выпускает журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации утвержденной формы.
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации выпущен в удобном формате (А 4, книжная). Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ), бумага белая качественная 80 г. Разлиновка четкая. Ширина граф удобная. Страницы пронумерованы. В журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации 1 410 строк для записей.
К ним относятся сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с их ученичеством (ст. Положения об особенностях направления работников в служебные командировки), ее все таки можно использовать для определения продолжительности командировки. Основная эталоны документов журнальчик учета прибытия, убытия и. Если выполнение служебного поручения связано с работой со сведениями, относящимися к коммерческой тайне, обеспечьте сохранность вещественных носителей таковой инфы (документов, дискет, пр. Фиксируйте все произведенные издержки в письменной форме, просите кассовые чеки и другие документы, подтверждающие ваши издержки.
Журнальчик регистрации служебных поездок и местных. 
Эталон приказа о направлении работника в командировку. Журнальчик учёта образцов изделий и материалов, сувениров (подарков), передаваемых иноземцам. Если планируется поездка в страны либо регионы с неблагоприятной санитарно-эпидемиологической обстановкой, делаются нужные профилактические прививки.
Не считая того, работодатель должен обеспечить хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со денька их дизайна в установленном порядке. При командировках за предел время пребывания в их подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте. Прислал мне только электрические билеты на поезд до москвы.). О короткосрочных внутрироссийских и забугорных командировках. В случае задержки выезда постояльца плата за проживание взимается в последующем порядке от 12 до 24 часов после расчетного часа плата за полные день (если нет почасовой оплаты).
Правительства РФ от 13.10.08 № 749 разместил Минтруд 29 января. Но пока надо заполнять журналы учета командировок.
Журнал учета ( регистрации) работников, выбывающих в командировку. форма журнала с подробным описанием. Рекомендации по составлению.
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, оформляется по форме, утвержденной приказом.
В ПОМОЩЬ БУХГАЛТЕРУ. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.
Работодатели-организации обязаны вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11 сентября 2009 г. N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы" (Приложение №2). Учет работников, которые выбывают в служебные командировки, нужно вести в журнале по утвержденной форме. За использование журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации по другой форме, а также за отсутствие такого журнала, работодателя могут привлечь к административной ответственности (ст.5.27 КоАП РФ). Не нужно ждать штрафных санкций. Наша редакция выпускает журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации утвержденной формы. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации выпущен в удобном формате (А 4, книжная). Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ), бумага белая качественная 80 г. Разлиновка четкая. Ширина граф удобная. Страницы пронумерованы. В журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации 1 410 строк для записей. На задней внутренней обложке журнала есть памятка о правильном ведении журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и образец его заполнения. ОТМЕТЬТЕ КНИГИ И ЖУРНАЛЫ, КОТОРЫЕ ВЫ ХОТИТЕ ЗАКАЗАТЬ: * "Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них" без прошнуровки и пломбировки "Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них" с прошнуровкой и пломбировкой "Журнал регистрации приказов" "Журнал регистрации трудовых договоров" "Журнал регистрации соглашений к трудовым договорам" "Журнал учета листков нетрудоспособности" "Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков" "Журнал регистрации заявлений работников" "Журнал регистрации уведомлений и предложений работникам" "Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации" (100 руб.) "Журнал регистрации входящих документов" "Журнал регистрации исходящих документов" "Журнал «пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий" Книга "555 образцов документов для кадрового делопроизводства" Книга "120 пошаговых инструкций для кадровой работы" () Книга "Сборник образцов приказов" () Книга "Трудовые книжки: справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей" () Книга "Практика увольнений" () Книга "Отпуска от «А» до «Я»: закон, практика, образцы документов" () Сборник "Официальные разъяснения по сложным вопросам кадровой практики" (Дополненное переиздание ) Книга "Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя" () Сборник "Образцы актов" () Книга "Тесты по кадровому делопроизводству и трудовому праву" () АДРЕС, по которому Вам доставить заказ (полностью): - индекс, - область или край, - город или населенный пункт, - улица,проспект или шоссе, - дом, корпус, - квартира или офис* ВЫБЕРИТЕ ВАРИАНТ ДОСТАВКИ: -по почте, -курьером* *(стоимость и сроки доставки курьером можно узнать по тел.8(8442)98-98-99) ВЫБЕРИТЕ ВАРИАНТ ОПЛАТЫ: - при получении на почте наложенным платежом;- предоплата через банк в безналичном порядке (выставляется счет). Акция - при выборе варианта "предоплата через банк в безналичном порядке" заказчик получает подарок (набор личных карточек Т-2, практическое пособие "Образцы актов" или "Журналы регистрации и учета: правила оформления и ведения + образцы с комментариями") * ВЫБОР ПОДАРКА Если Вы оформляете заказ ПО ПРЕДОПЛАТЕ, то можете выбрать подарок: ВЫБОР ПОДАРКА Если Вы заказываете нашу продукцию на сумму от 1000 руб. и более, то можете выбрать вместо скидки 15% подарок: ЗАКАЗЧИК книжной продукции: - Для физ.лиц - фамилия, имя, отчество. - Для юр.лиц - наименование организации, ИНН, КПП, р/с, к/с, БИК банка, наименование банка(данные в полном объеме для подготовки документов)* Дополнительные сведения Например: - если какой-то книги/журнала Вы хотите заказать более 1 экземпляра, - если у вас есть скидка (кому и какие скидки предоставляются указано здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/shares/index.php), - вопросы, пожелания заказчика. Телефон для связи с заказчкиком * Ваш e-mail* Согласен на обработку предоставленных персональных данных для исполнения моего заказа продавцом (поставщиком), а также на информирование о прибытии заказа на почтовое отделение*
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из лицо, ответственное за ведение таких журналов регистрации и производство.
Уже в этом году организации смогут отказаться от ведения журнала учета командировок, а госслужащим позволят подтверждать срок.
Можно вести журнал учета командировок на год. как это оформить? командировки из командирующей организации, и журнал учета.
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации выпущен в удобном формате (А 4, книжная).
Подборка наиболее важных документов по вопросу Журнал учета командировок (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов.
Подборка наиболее важных документов по запросу Журнал учета командировок (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Нормативные акты: Журнал учета командировок Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 13.10.2009 N 15008).
Оформление командировки от приказа до отчетаНаправляя сотрудника в командировку, работодатель должен оформить ряд документов. Они перечислены в п. 6 и 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках).
Документы, которые оформляют перед командировкой
При направлении работника в командировку оформляются три документа:
• служебное задание для направления работника в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а. В нем нужно указать цель, время и место командировки. Документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник, а утвердить — руководитель организации. Графу 12 «Краткий отчет о выполнении задания» работник заполняет только после возвращения из командировки (п. 26 Положения о командировках);
• приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку, который оформляется на основании служебного задания по форме № Т-9 (форме № Т-9а – применяется при направлении в командировку двух и более работников одновременно));
• командировочное удостоверение по форме № Т-10. Оформляется оно в одном экземпляре, подписывается работодателем и находится у работника в течение всего срока командировки. Документ подтверждает время пребывания работника в командировке: по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые проставляют должностные лица принимающей компании (например, работник отдела кадров) и заверяют подписью полномочного лица (например, заместителя директора) и печатью фирмы. Если работник командирован в несколько организаций, такие отметки делаются в каждой из них (абз. 3 и 4 п. 7 Положения о командировках).
Унифицированные формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Их перечень одинаков для всех командируемых работников, в том числе и руководителя организации (письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ). Но есть одно исключение относительно командировочного удостоверения: его нужно оформлять только при направлении работника в командировку по России и в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, согласно которым в документах для въезда и выезда отметки о пересечении российской границы не делаются. В остальных случаях при направлении работника в загранкомандировку удостоверение оформлять не нужно (п.7, 15 Положения о командировках).
Кроме того, компания, направившая работника в командировку, должна внести сведения в журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки, а ее филиал или другая организация, куда он командирован, — в журнал учета работников, прибывающих в организацию (п. 8 Положения о командировках, приложения 1 и 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н).
Документы, оформляемые после командировки
По возвращении из командировки работник должен сдать в бухгалтерию ряд документов.
Прежде всего, нужно завершить оформление некоторых документов, выписанных при его направлении в командировку: командировочное удостоверение (если оно оформлялось), отчет о выполненной в командировке работе (оборотная сторона служебного задания). Отчет следует согласовать с руководителем.
Кроме того, работник не позднее трех дней по возвращении из командировки обязан составить авансовый отчет по форме № АО-1 (п. 4.4 Положения, утвержденного Банком России от 12.10. № 373-П). Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
Заполнить и сдать эти документы в бухгалтерию нужно в течение трех дней. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (или праздничный) день, то указанный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.
Прочитано 192 раз
Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваем приказов позволяет защитить организацию от издания документов «задним числом».
Ведение журнала регистрацииПорядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.
По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.
Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.
Требования к оформлению журнала
Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:
В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.
Образцы журналов
Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word .
В организации необходима регистрация всех оформляемых документов, так как велика опасность их утери. Все документы фиксируются в специальных журналах. Командировочные удостоверения – это документы, которые привозят с собой работники из командировок. Данные о них тоже должны вноситься в специальный журнал.
Скачать пример заполнения подобного документа Вы сможете в конце этой статьи.
После приезда из командировки у сотрудника есть два дня на то, чтобы предоставить в свою организацию данные документы:
Лицо, ответственное за принятие данных документов (обычно это кадровик), регистрирует и подшивает предоставленные документы перед отправкой на хранение.
Журнал регистрации командировочных удостоверений необходим для фиксации этих удостоверений, полученных от работников.
Только кадровый работник имеет право хранить и вести этот документ. Если кто-то другой из сотрудников хочет получить доступ к этому журналу, то ему нужно предъявить письменное распоряжение.
Как заполнять журнал регистрации командировочных удостоверений?
Обложка журнала должна отражать следующую информацию:
Когда работник возвращается из командировки, данные о его командировочном удостоверении заносятся в этот журнал.
В таблицу необходимо вносит следующие данные:
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
