Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с

N ________ Настоящаядолжностнаяинструкцияразработана и утвержденанаоснованиитрудовогодоговора с __________________________________________ (наименование должности лица, на которого составлена.

___________________ 20____ г. ДОЛЖНОСТНАЯИНСТРУКЦИЯ № 4 УЧИТЕЛЯ 1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. 1.1. Настоящаядолжностнаяинструкцияразработана и утвержденанаоснованиитрудовогодоговора с учителем, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

20____ г. ДОЛЖНОСТНАЯИНСТРУКЦИЯ № 16 КУХОННОГО РАБОТНИКА 1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. 1.1. Настоящаядолжностнаяинструкцияразработана и утвержденанаоснованиитрудовогодоговора с кухонным работником в соответствии с Трудовым кодексом.

___________________ 20____ г. ДОЛЖНОСТНАЯИНСТРУКЦИЯ № 15 ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА ШКОЛЫ. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Настоящаядолжностнаяинструкцияразработана и утвержденанаоснованиитрудовогодоговора с главным бухгалтером.

Общие положенияНастоящая должностнаяинструкцияразработана и утвержденанаосновании трудовогодоговора с. должностных обязанностей,предусмотренных настоящейдолжностнойинструкцией - в пределах, определенныхдействующим трудовым.

На основании чего составляется должностная инструкция - Доступная информация

Для этого необходимо собрать всех руководителей подразделений. Например, я обязан составлять отчеты, но для этого я должен получать какие-то данные, то есть я имею право для этой обязанности требовать представления данных у определенной службы, у конкретного специалиста. Даже если у вас есть Положение об отделе кадров или департаменте по управлению персоналом, или Положение о повышении квалификации сотрудников, об их обучении - этого все равно недостаточно. В третьей части отмечено, что руководители, специалисты и служащие могут устанавливать себе иной вид оплаты: в процентах от выручки, в долях от прибыли и в других формах. Составляя должностные инструкции, руководствуются нормами законов и подзаконных актов. Разработка на основе заполненных опросников должностных инструкций для сотрудников подразделений — достаточно сложная задача, особенно когда при анализе полученной информации обнаруживаются «нестыковки» и расхождения в описаниях зон ответственности, порядке взаимодействия и функций некоторых сотрудников. Разрабатывает необходимую документацию, предложения материальных, финансовых и технических средств. Должностная инструкция Вести первичную документацию на основе Составлять. Функция эйчара в данном случае — помочь линейным менеджерам в грамотном оформлении должностных инструкций, которые могут быть написаны или в соответствии с требованиями к документообороту стандартов ISO, или по внутрикорпоративным правилам. В статье разъясняются основные требования, предъявляемые к составлению должностной инструкции. В них содержатся и требования к знаниям работника, и квалификационные требования, и обязанности.

Правовая основа составления должностных инструкций. Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления работника с должностной инструкцией, в котором он обязан поставить дату ознакомления и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией. При разработке должностных инструкций необходимо брать за основу квалификационные справочники, если применение справочников. Далее их доводят до сведения исполнителей под расписку с обязательным указанием даты ознакомления. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа. Структура должностной инструкции Приложение 2.

С 1989 года у нас действовал Квалификационный справочник, а с 1996 года, с учетом новых уже должностей, которые ввели за это время, появились Должностные квалификационные характеристики - основа для создания должностной инструкции. Первая часть предусмотрена должностной инструкцией. Каков порядок их составления и внесения изменений, как оформить ДИ? Должностная инструкция составляется по каждой. Должностная Инструкция, На Основе Чего Составляется, Основе, На Основе Чего. Разрабатываются на основе Квалификационного справочника и содержат требования, предъявляемые к образованию, стажу, уровню знаний, другие требования. На совещании эйчару необходимо рассказать всем руководителям о том, каким образом они могут использовать должностную инструкцию как инструмент управления. Зачем нужна должностная инструкция? Провести совещание с линейными менеджерами при участии высшего руководства компании, на котором мотивировать линейных менеджеров к разработке должностных инструкций, показав конкретную пользу от их применения для самих линейных менеджеров.

В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности. В данном разделе можно привести подробный список как общих законодательных и нормативных актов, так и внутренних документов компании, регламентирующих ответственность сотрудника на данной должностной позиции. Значит, тогда к нему может быть применено дисциплинарное взыскание. А в случае, если поставщик срывает сроки поставки нештатная ситуация — менеджер отдела снабжения должен выяснить у поставщика причины задержки и возможный срок поставки, уведомить об этом сотрудников и подразделения, для которых эта информация критично важна. При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Реализация проекта разработки большого количества должностных инструкций в крупной компании должна планироваться и производиться поэтапно, например, в такой последовательности: Оценить ресурсы, необходимые для реализации проекта, определить задачи, сроки их выполнения и ответственных за соблюдение сроков.

Это самый трудный раздел. Сведения Справочника можно брать за основу при составлении должностной инструкции по определенной должности. Право найма и увольнения есть у одного человека в организации - у руководителя. Контролировать заполнение опросников в подразделениях. И если вы заключаете с сотрудником гражданско-правовой договору, то должностная инструкция не обязательна. Отметим: речь здесь идет не о трудовых правах работника, закрепленных в законодательстве, а о правах управления, необходимых для исполнения работником своих должностных обязанностей, Ответственность Тут устанавливают дисциплинарную ответственность работника за исполнение должностных обязанностей, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка предприятия, инструкций по охране труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии, а также за неразглашение сведении, составляющих коммерческую тайну предприятия, в случае, если работник подписывает обязательство в отношении последней. Доплата производится за выполнение тех функций, которых нет в Должностной квалификационной характеристике. Зокрема, меня був необхідний випуск, що стосувався галузі зв'язку - в базі його немає, довелось замовляти в самому Центрі. К сожалению, зачастую должностную инструкцию путают с профилем должности, а иногда даже пытаются подменить одно другим.

Раньше действовали Положения о премировании, о тринадцатой зарплате, о единовременных выплатах по результатам работы за год и так далее - много различных показателей. И если у одного сотрудника будет право что-то потребовать, то у другого должна быть обязанность это требование выполнить. Обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Должностная инструкция вступает в силу с момента её утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией. При оценке сложности работ и формировании компенсационных пакетов для работников различных категорий в компании. В должностных инструкциях четко оговаривают работу, которую должен выполнять работник, т. Если в контракте отмечено, что должностная инструкция, с которой ознакомлен работник, является неотъемлемой частью договора и может быть изменена только с согласия работника, тогда сотрудник может еще воспротивиться изменению своих обязанностей. Для оценки исполнения или аттестации сотрудников.

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника учреждения.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с сотрудником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Кроме того, они практически реализуют разделение труда между персоналом.

Должностная инструкция разрабатывается инспектором отдела кадров или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя.

Должностная инструкция составляется на основе нормативных документов. К ним относятся Закон РФ «Об образовании», Трудовой кодекс РФ, Типовое положение о ДОУ, Тарифно-квалификационные характеристики, Устав ДОУ и другие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность

В 1 разделе (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчинённость работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

Во 2 разделе (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.

В 3 разделе (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые работником.

В 4 разделе (Права) устанавливаются права работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей

В 5 разделе (Ответственность) указывается, за что конкретно несёт ответственность данный работник.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введён раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчётов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми.

Инструкция утверждается и вводится в действие приказом по ДОУ.

Все сотрудники ДОУ должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями, один экземпляр которых находится в личном деле, другой — у сотрудника. Одной из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.
71. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ, СОГЛАШЕНИЙ, КОНТРАКТОВ

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются учреждение и работник.

В соответствии со статьёй 67 Трудового Кодекса РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договорённостей по важнейшим условиям труда.

При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

ü Место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес)

ü Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или должности, которую должен выполнять работник.

ü Дату начала работы и ее окончания, если заканчивается срочный договор

ü Оплату труда

ü Обязанности учреждения по обеспечению охраны труда.

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести испытательный срок, совмещение профессий; повышение квалификации; дополнительные отпуска и т.д.

Договорная форма найма, учреждения и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:

ü На постоянных работников;

ü На временных;

ü Работающих на основном месте работы;

ü Работающих по совместительству.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией ил должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утверждённую руководством учреждения.

Содержание трудового договора определяется на основании ст. 57 ТК.РФ.

Согласно ст. 58 ТК РФ трудовой договор может заключаться на неопределённый срок, на определённый, но не более 5 лет, на время выполнения определённой работы.

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по соглашению сторон следующие условия:

ü Основания увольнения работника;

ü Дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством

ü Введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев предусмотренных ТК РФ.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписываются обеими сторонами, заверяются печатью. Один экземпляр хранится в учреждении, другой у работника.

Трудовой договор включается в состав личных дел работников. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника).

Разрабатываем должностные инструкции

Должностная инструкция — основополагающий локальный акт, регламентирующий обязанности работника в соответствии с занимаемой должностью. На основании должностной инструкции руководитель имеет право требовать от подчиненных выполнения тех или иных функций и, если это важно для результата работы, именно каким-то одним оговоренным способом. Часто при составлении инструкций используется чисто формальный подход, в результате чего они остаются невостребованными вплоть до возниконовения какой-либо экстраординарной ситуации. Как повысить эффективность (и вместе с ней и значимость) этого локального акта?

Главной целью должностных инструкций является описание предъявляемых организацией требований к работникам. Стандарта для написания должностных инструкций нет, каждая организация имеет право на свое видение этих локальных актов. Тем не менее существуют общие подходы и правила, которые целесообразно использовать при их разработке.

Как показывает практика, чтобы грамотно составить должностные инструкции, необходимо проанализировать содержание работы сотрудников. В чем заключается анализ работы? Нам нужны сведения:
— перечень всех видов работ и описание того как, когда, с помощью чего, и почему работник выполняет каждый из этих видов.
— о поведении сотрудников и способов взаимодействия, необходимых для выполнения каждого вида работ
— о механизмах, оборудовании, инструментах, документах, компьютерных программах, требующихся для выполнения работ
— о нормах производительности труда (сведения о количестве, качестве, затрачиваемом времени на конкретный вид работы, а также критериях, по которым работа будет оцениваться)
— об условиях труда (физические условия, режим, организационное и социальное окружение)
— о требованиях к работнику, который сможет эффективно выполнять эту работу (образование, опыт, навыки, личностные характеристики)

Анализ работы проводится в несколько этапов:

Этап 1. Определение целей. Т. е. понять для чего будет использоваться полученная информация, так как это будет определять вид и источники информации.
Этап 2. Сбор вспомогательной информации. Выяснить, какова структура компании и какие технологии она использует. Эта информация дает общую картину организации, а также позволяет определить место каждого рабочего процесса.
Этап 3. Отбор работ. Теперь нужно отобрать работы, которые будут анализироваться. Начинайте с клчевых, наиболее значимых участков, а затем переходите к вспомогательным.
Этап 4. Сбор характеристик. С помощью определенных методов (см.далее) собираем необходимые характеристики рабочего процесса, выявляем наиболее эффективный режим работы и определяем параметры качества, т. е. критерии оценки работы.
Этап 5. Составление описания работы и ее спецификации. Эти обобщающие этапы наиболее важны в предварительной работе по составлению должностных инструкций.
Данные, полученные в ходе анализа работы, используются затем для проектирования рабочего процесса, если возникает необходимость в его модернизации.

Такая предварительная работа аналогична той, что предшествует описанию бизнес-процессов организации. Если деятельность вашей компании уже описана с помощью бизнес-процессов, разработку должностной инструкции целесообразно вести на основе разработанной бизнес-модели. Это резко сократит объем предварительной аналитической работы и послужит гарантией того, что все производственные и управленческие функции приобретут адресность, а сформированные кадровые документы — понятность и прозрачность.

В сборе информации для проведения анализа работы должен участвовать специалист службы персонала, работник, и его непосредственный начальник. Для достоверного анализа требуется их слаженная совместная работа. Если в компании есть бизнес-аналитик, также можете привлечь его в свою команду — это придаст ее работе необходимую логичность и системность.

Для сбора данных можно воспользоваться методами наблюдения, собеседования (интервью), анкетирования, составление списка обязанностей работника. При применении любого из этих методов вначале собираются данные о рабочем месте, а затем изучается сам процесс — рассматриваются рабочие задания, которые выполняет сотрудник.

Прямое наблюдение применяется в случаях, когда рабочий процесс требует ручного, стандартизированного труда, или когда он непродолжителен (например действия рабочего на конвейере или работа клерка). Этот метод мало применим когда рабочий процесс предусматривает умственную деятельность.

Собеседование (интервью) с работником часто сочетается с наблюдением. Собеседование может проводиться с работником, группой или руководителем подразделения, который располагает сведениями о рабочем процессе. Групповые интервью проводят когда большое число работников выполняет схожую работу. Основной недостаток метода в том, что работники склонны преувеличивать одни свои обязанности и преуменьшать другие. Чтобы избежать таких искажений обычно используется стандартный набор вопросов, что позволяет сравнивать ответы на них.

Анкетирование очень эффективно, т.к. позволяет получить много ценной информации за короткое время. Анкеты должны
быть составлены таким образом чтобы получить информацию как от рядовых работников, так и от их руководителей. Поэтому очень важно, какова будет структура анкеты и какие вопросы в нее включить. Иногда предпочтение отдают формализованным анкетам, где сотрудникам нужно выбирать из предложенных вариантов, иногда анкеты состоит из открытых вопросов. Однако лучше всего сочетать оба этих варианта.

Составление списка обязанностей работника помимо перечисления самих обязанностей подразумевает наличие сведений о том как часто сотрудник их выполняет и сколько времени требуется для их выполнения. Для этого метода необходимо чтобы работник вел ежедневные записи. Обычно такой метод применяется при анализе рабочих процессов, не поддающихся наблюдению (работа инженера, ученого или менеджера).

После проведения предварительной аналитической работы начинается собственно написание должностной инструкции, а точнее, ее проекта.

Должностная инструкция состоит из разделов:
— реквизиты,
— общие положения,
— должностные обязанности,
— права,
— ответственность.

Реквизиты включают наименование и местоположение организации, дату утверждение, название должности.
Общая часть содержит информацию: категория должности, требования к квалификации (job specification), наименование подразделения, кому подчиняется/кем руководит, что должен знать, порядок замещения.

Должностные обязанности или Функции и задачи. Раздел можно разбить на 5−6 функциональных блоков, перечислив по 5−6 должностных обязанностей в каждом блоке. Если функциональные блоки выделить невозможно, уместно разбить должностные обязанности на две подгруппы: те, что работник выполняет самостоятельно и те, в которых он участвует наряду с другими. Если в компании наряду с системой мотивации действует процедура контроллинга (напр. «скрытый покупатель»), то в инструкции фиксируются показатели, по которым оценивается работа сотрудника и устанавливаются их плановые значения. В ситуации, когда плановые значения меняются регулярно, имеет смысл в должностной инструкции закрепить сами критерии оценки, а конкретные значения показателей фиксировать в отдельном документе (напр. в плане работы сотрудника).

Права. Как правило, это: право самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции; право получать информацию для реализации своих обязанностей; право контролировать вопросы и действия в пределах своих полномочий; право давать распоржения и указания, требовать установленных действий от подчиненных; вносить предложения по совершенствованию своей работы.

Составление и использование анкет: практические советы

Совет 1. Анкета должна быть как можно более короткой и простой.
Совет 2. Работнику нужно обязательно объяснить, для чего он заполняет анкету и как полученная информация будет использоваться. Многие сотрудники боятся, что по результатам анкетирования они будут либо уволены, либо уменьшится зарплата.
Совет 3. Перед использование анкеты протестируйте ее на нескольких сотрудниках.
Совет 4. Обязательно определите срок заполнения анкеты. Не давайте слишком много времени, чтобы не возникло желание отложить ее в долгий ящик.
Совет 5. Не пускайте дело на самотек. Если кто-то из сотрудников отмахнулся от заполнения анкеты, поинтересуйтесь, в чем причина и еще раз объясните необходимость его ответов.

Анализ работы (job analysis) — процедура, в ходе которой определяются характер работы и обязанности по ее выполнению, а также знания, умения и навыки, которыми должен обладать сотрудник, чтобы выполнять эту работу.
Описание работы (job description) — документ, который составляется по итогам предыдущего этапа и содержит описание того, в чем заключается работа.
Спецификация работы (job specification) — документ, содержит описание качеств, которыми должен обладать сотрудник для успешного выполнения работы.

Должностная инструкция

Как правильно составить должностную инструкцию, какие стандарты применяются к ее составлению и в каком порядке составляется должностная инструкция? Стремительно увеличение количества различных компаний, занимающихся самыми разными видами деятельности, требует увеличения и профессиональных руководителей, которые способны не только на бумаге, но и на деле руководить фирмой так, чтобы ее работа была четкой, слаженной и приносила доход.

Но когда речь заходит о том, как правильно управлять компанией - многие затрудняются дать четкий ответ о том, что же такое управление предприятием, и часто связывают этот аспект деятельности с подсчетом доходов и расходов фирмы за определенный период. На самом деле бухгалтерия - бухгалтерией, но для того, чтобы экономистам было что считать - фирма должна работать на высокий результат.

А результат будет только тогда, когда определенный человек или группа лиц будут разрабатывать план работы, ставить перед коллективом определенные задачи и следить за их выполнением. А чтобы объективно оценивать работу предприятия, существует международный стандарт качества ISO 9000 - это совокупность принятых во всем мире стандартов и требований, которые предъявляются предприятию и направлены на создание системы управления качеством предоставляемых товаров или услуг.

Этот стандарт в первую очередь направлен на улучшение системы управления компанией, и как следствие - повышение ее конкурентоспособности, как на внутреннем, так и на внешнем рынке. Эти стандарты едины во всем мире. Новая редакция этих требований сейчас находится в разработке. Она получила название Total Quality Management (TQM). Стандарты, которые войдут в эту редакцию, будут касаться абсолютно всех направлений деятельности предприятия, включая внешние и внутренние связи, организацию рабочего процесса, и ряд других требований, применимых к созданию эффективной модели управления.

Во время сертификации в соответствии со стандартами ISO 9000 каждая фирма должна описать свою деятельность как совокупность различных процессов, которые протекают внутри фирмы и за ее пределами, и касаются заключения договоров и следок, экономической активности, взаимодействия с партнерами, клиентами и конкурентами, и т.д. Такой описание носит название формализации и является главным требованием стандартизации ISO 9000. но перед тем, как взяться за формализацию, стоит разобраться, кто из сотрудников компании отвечает за определенные процессы в соответствии с занимаемой должностью. Среди стандартов ISO 9000 имеется документ «Management Responsibility», что означает «Ответственность менеджеров», который и предусматривает четкое разграничение функций персонала и распределение зон ответственности.

Чтобы разработать систему качества, которая позволит значительно увеличить эффективность работы предприятия, четкое и скрупулезное документирование просто необходимо. Такая на первый взгляд формальная и довольно скучная работа позволяет выявить те факторы, которые снижают успешность фирмы и тормозят ее развитие. Например, в ходе формализации может проясниться тот факт, что за сферу продаж контролирует десятка два человек, а вот вопросами экономии ресурсов, на которые приходится довольно большая доля расходов компании, не занимается никто.

Управлять компанией - значит ставить цели, связанные с работой предприятия, и добиваться того, чтобы в четко определенный срок эти цели были достигнуты. Для этого цели работы нужно заранее четко формулировать, а так же фиксировать очередность их достижения и предусматривать возможные результаты. Так же неплохо фиксировать и процесс достижения цели - например, четкий план мероприятий, которые нужно провести или ряд новшеств, которые нужно внедрить. При необходимости - расписать и структуру этих мероприятий, пошаговый план их проведения, чтобы потом контролировать выполнение на каждом этапе. Относиться к этому нужно серьезно, потому что понимание того, что для успешной работы нужно «что-нибудь когда-нибудь сделать» никогда не станет залогом стабильности и успеха.

Успешность компании определяется тем, насколько она выполняет свое предназначение, конкурирует на рынке с другими подобными компаниями и обеспечивает себе как минимум стабильный доход. У успешной компании должны быть цели и планы и на ближайшее будущее, и на перспективу. То есть, решая вопрос, как увеличить доход в течение ближайшего квартала и как снизить затраты в текущем году, руководство должно думать и о том, к чему компания должна стремиться через 3, 5 или 10 лет - ведь основа дальнейшего успеха закладывается уже сегодня.

Структура фирмы - это пирамида, каждый кирпичик которой несет на себе определенную нагрузку, то есть, отвечает за те или иные процессы и за достижение определенных целей. При этом важно, чтобы не только руководство, но и каждый сотрудник, включая самое младшее звено, понимал, что от качества его работы зависит успех предприятия, а значит - наличие рабочего места и перспектива повышения зарплаты и карьерного роста для него самого. Для того, чтобы компания достигала поставленных целей, необходимо выработать у сотрудников так называемое производственное поведение, то есть, выполнение определенного вида работ, связанных с их специализацией.

Для того, чтобы каждый сотрудник осознавал свою ответственность и свой вклад в успешность компании, на предприятии должны иметься письменные документы, подтверждающие список производственных функций каждого работника. Если такой документ имеется - руководство вправе требовать от подчиненного выполнения зафиксированного объема работ в надлежащем качестве. В случае возникновения разного рода сложных ситуаций, будь то нарушение производственной дисциплины или судебные разбирательства, на основании такого документа можно четко определить, кто за что должен был отвечать и кто виноват в случившемся.

Такой документ называется должностной инструкцией, и предусматривает четкое разграничение обязанностей сотрудников на любом предприятии. В нем фиксируется, какие виды работ должен выполнять каждый сотрудник, в каком случае нести ответственность. Это - не просто формальность. Такой документ предусматривает разграничение сфер деятельности и является подтверждением того, что каждый сотрудник должен работать только за себя, и имеет полное право не выполнять совершенно бесплатно в сверхурочное время работу коллеги-лентяя.

И пусть эти должностные инструкции годами пылятся в папке на полочке - рано или поздно они сыграют важную роль в развитии компании.

Должностная инструкция - пожалуй, один-единственный документ, который сохранился на предприятиях со времен соцализма и по-прежнему востребован в условиях рыночной экономики. Он относится к группе организационно-правовых документов, регулирующих деятельность всех сотрудников компании.

Должностная инструкция - это документ, который закрепляет за сотрудниками перечень действий, который они должны выполнять, а так же фиксирует уровень ответственности сотрудника перед компанией. Согласно должностной инструкции, в момент принятия на работу на сотрудника возлагается выполнение поставленных задач, которые соответствуют его специальности. За качественное выполнение задач сотрудник и получает свою заработную плату.

К сожалению, на многих предприятиях сегодня этот документ считают пережитком прошлого, обычной канцелярской формальностью. Зачастую такой подход приводит к тому, что на деле очень сложно определить, кто какую работу выполняет и несет за это ответственность. Например, секретарю поручаются обязанности бухгалтера, с которыми тот не справляется. Но в случае недостачи или потери документов сложно установить, кто виновен и должен понести наказание.

Перед тем, как приниматься за составление должностной инструкции, необходимо разобраться в том, откуда она появилась, из чего состоит и что нужно учитывать при ее составлении. Появление этого документа связывают с именами Тейлора и Файоля - теоретиков науки о качественном управлении начала прошлого века. То есть, можно с уверенностью говорить о том, что возраст должностной инструкции составляет около ста лет. В середине ХХ столетия С. Фарм предложил выделять три фактора, с которыми сталкивается в процессе работы любой сотрудник - это вещи или предметы, информация и другие люди. Если подробно расписать виды этого взаимодействия, то получится замечательная основа должностной инструкции, которую можно использовать так же и для улучшения производственного процесса в компании.

Как правило, должностная инструкция состоит из таких разделов:

1. Название должности, которую занимает в компании определенный сотрудник. Здесь содержится информация о том, кому подчиняется и кем руководит работник, кого может замещать и кто может заместить его в случае длительного отсутствия на рабочем месте.

2. Производственные функции, которые сотрудник выполняет на предприятии - это список работ, которыми занимается человек, и процессов, в которых он принимает участие.

3. Функциональные обязанности. В этом разделе указываются конкретные действия, которые уполномочен выполнять работник на предприятии, а так же степень его участия в этих действиях. Например, если на работника возлагается функция управления качеством предоставляемых фирмой товаров и услуг, то в его обязанности входит разработка и внедрение систем качества, контроль результата работы и подготовка отчета о выполнении проекта повышения качества, управление работой подчиненных ему подразделений, отделов и отдельных сотрудников, слежение за выполнением ими своих обязанностей, и многое другое.

4. Средства. В этом разделе описывается оборудование, которое необходимо и которым имеет право или обязан пользоваться сотрудник при выполнении своей работы. Часто этому разделу уделяют недостаточное внимание. Поэтому возникают ситуации, когда сотрудники нерационально тратят свое рабочее время по причине того, что оборудования на всех не хватает, и приходится пользоваться им по очереди. В результате - простои и задержка развития компании, и как результат - снижение производительности и качества работы.

5. Права. Этот раздел посвящен описанию ресурсов, которыми может пользоваться работник.

6. Полномочия. Здесь говорится о том, какие решения может принимать сотрудник, чем руководить и распоряжаться, кому давать поручения и задания.

7. Ответственность. Из этого раздела можно узнать, что грозит сотруднику в случае халатного отношения к работе, невыполнения функциональных обязанностей и превышения полномочий.

8. Регламент. Это перечень документов, постановлений и инструкций, которые работник должен использовать в своей деятельности.

К слову, предприятие само выбирает, какие разделы обязательно следует включить в должностную инструкцию, а в каких нет необходимости. При составлении должностной инструкции следует учитывать и другие документы, которые регулируют работу фирма, внутренний устав, особые предписания и т.д. чтобы информация, содержащаяся в них, не дублировалась в должностной инструкции. К примеру, на предприятии может иметься отдельный документ, в котором расписана структура предприятия и указана степень взаимодействия всех подразделений, с учетом того, какой отдел кому подчиняется. Так же стоит перегружать должностную инструкцию данными общего характера - о роде деятельности предприятия и каких-либо его особенностях.

Бывает, что руководитель или кадровая служба отождествляет понятия «должностная инструкция» и «описание должности». Это в корне разные документы. Первый предназначен непосредственно для сотрудников, чтобы они имели представление о своей роли в структуре предприятия. Второй документ относится к группе специальных внутренних документов и используется исключительно работниками кадровой службы при поиске новых сотрудников - для составления описания вакансии и перечня требований, предъявляемых к кандидату.

Таки образом, нет единой универсальной схемы, которой неукоснительно необходимо придерживаться при составлении должностных инструкций. Однако есть определенная доля важной информации, которая обязана входить в структуру этого документа - это функциональные обязанности сотрудника, его права и степень ответственности.

Как правильно и как неправильно составлять список функциональных обязанностей

Раздел «Функциональные обязанности» по праву можно назвать центральным при составлении должностной инструкции. Именно он наиболее полно и точно характеризует список дел, которыми занимается каждый сотрудник фирмы. Поэтому к написанию этого раздела следует относиться особенно серьезно.

Чтобы значительно облегчить работу, можно и даже нужно использовать специальные программы, которые предназначены для разработки организационной документации. Это - значительный шаг вперед в организационной работе. Времена, когда должностные инструкции и другие документы печатались на печатной машинке, давно прошли, и новые стандарты требуют внедрения новых и современных технологий.

Теперь рассмотрим способы написания должностных инструкций. Первый - это внесение изменений в уже существующие документы или использование в качестве основы документов прошлых лет. Второй способ заключается в предварительном опросе сотрудников, и на основании этого составляется должностная инструкция. И третий способ представляет собой работу со справочным материалом, в котором находятся данные касательно тех или иных профессий и требований к ним.

Когда документ составлен, его должен прочитать сам сотрудник, занимаемый указанную в инструкции должность, при необходимости он вносит в документ свои коррективы или существенные дополнения, которые важны в организации трудового процесса, но не были упомянуты в тексте, и затем ставит под документом свою подпись. Упомянутые выше способы составления должностных инструкций в общих чертах описывают деятельность каждого сотрудника и его вклад в развитие фирмы, но зачастую это только общие положения, отражающие особенности той или иной профессии. Эти положения должны быть скорректированы в соответствии с особенностями конкретного предприятия, его структуры и потребностей в различных специалистах. К тому же, общие положения не учитывают специфику деятельности каждого отдельного сотрудника. Например, в компаниях с небольшим штатом сотрудников зачастую один работник совмещает несколько должностей в одной, и это обязательно должно быть учтено в должностной инструкции для данного предприятия.

Но это - далеко не все способы составления должностных инструкций. Выделяют еще 3 способа.

Дедуктивный. Человек, ответственный за составление должностной инструкции, чаще всего - руководитель предприятия представляет, что ничего не знает о возглавляемой им компании, и пытается со стороны заново открыть для себя ее структуру, особенности деятельности, кадровый состав, функции отдельных отделов, работу каждого сотрудника. Так же этот способ предусматривает ориентирование на работу других аналогичных предприятий. Такой прием еще называют способом «сверху-вниз».

Когда человек уже имеет представление о структуре и работе компании, он пытается составить описание ее структурных единиц. Используя график работы и перечень выполняемых каждым сотрудником функций, определяется степень его вклада в развитие фирмы. Ориентируясь на потребности фирмы, формулируется список задач для каждой профессии. Такой способ хорошо работает на небольших предприятиях. Использование ее в качестве основы для составления должностных инструкций на больших предприятиях не всегда целесообразно, требует много времени и в итоге может привести к тому, что многие детали не будут учтены.

Индуктивный способ. Хорош для использования на предприятиях, которые в течение длительного времени сохраняют лидирующие позиции в своей сфере. Этот способ учитывает весь предыдущий опыт успешной работы.

Начинается работа в данном случае со сбора информации о предприятии. Пригодится абсолютно все - начиная от общей структуры компании и заканчивая штатным расписание и списком сотрудников. Для работы понадобится современное программное обеспечение, которое позволит в сжатые сроки обработать огромный пласт информации и выжать из него максимум полезных данных.

Наряду с этим можно провести опрос сотрудников компании. Опрашивать следует не только правящую «верхушку», но и «низы». Типичные для такого случая вопросы: «Какую работу выполняет ваше подразделение?», «Что является определяющим в вашей работе?», «Как работа вашего отдела отражается на общем уровне успешности компании?» и так далее. Так же стоит провести анкетирование рядовых работников, чтобы выяснить перечень выполняемых ими работ.

Затем все полученные данные нужно обработать и проанализировать, выявить сходства и различия, разбить на классы все выделенные бизнес-функции. Это позволит определить перечень задач для каждого отдела, а так же для топ-менеджмента и исполнителей. Все функции складываются в цепочку, и в случае разрыва одного звена под угрозой оказывается успех всей компании. Поэтому на этом этапе нужно быть предельно внимательным, особенно в вопросе типизации бизнес-функций.

Группы функций необходимо сопоставить с реальным исполнителями, то есть, определить, кто из специалистов занимается конкретным видом работ и несет за это ответственность. Для этого существует разработанный алгоритм, который включает в себя 5 пунктов.

Начальный этап предусматривает согласование содержания и описания функций, не принимая во внимание исполнителей конкретных видов работ. Такой способ позволит сконцентрировать внимание на заданиях, необходимых для успешной работы предприятия.

На втором этапе определяется список лиц, с которыми будет согласовываться документ, а так же их разделение на отдельные мини-группы в соответствии с направлением деятельности и возглавляемыми отделами. Лучше всего, если этим вопросом займется руководитель всего предприятия.

Для того, чтобы описание деятельности предприятия было цельным и единым, следует группы функций составлять в соответствии с единым форматом. Если в результате разделения получаются слишком большие группы функций - их можно разбить на дополнительные подгруппы, и тогда каждую подгруппу согласовывать с отдельным человеком, возглавляющим соответствующее направление. Кандидатуры ответственных в данном случае тоже необходимо согласовать с генеральным директором .

Следующий, четвертый этап сводится к передаче права на согласование заместителям или тем, кто занимает более мелкую должность, если выбранная изначально кандидатура по тем или иным причинам не может заняться этим вопросом.

Но, назначая ответственных за согласование, стоит учитывать и то, что выбранные кандидаты должны отвечать за реализацию вверенной ему группы функций непосредственно на производстве.

Таким образом, группы функций совмещаются с группами исполнителей. Такой отчет в общем характеризует структуру и деятельность фирмы. Основываясь на этих данных, можно без особых проблем составить документы, регулирующие деятельность отдельных структурных единиц компании, из которых впоследствии и «выплывают» должностные инструкции для каждой отдельной специальности.

Метод описания бизнес-процессов. При использовании этого метода наиболее четко просматривается связь «бизнес-операции - сотрудники - документооборот». Заключается он в том, чтобы выявить связь между структурой предприятия и выполняемыми на нем функциями. Здесь на помощь снова придет программное обеспечение, которое сделает основную часть работы - сопоставит эти две группы данных. В результате чего можно определить список функций - как для групп работников, так и для каждого отдельного сотрудника.

Но, работая над должностной инструкцией, следует учесть еще несколько нюансов.

Во-первых, не на всяком предприятии можно легко и просто представить работу целой фирмы как совокупность определенных процессов. В таких случаях ограничиваются небольшим перечнем основных процессов, которые характеризуют основные направления деятельности предприятия.

Во-вторых, нужно учитывать не только процессы, но и комплекс целей, на реализацию которых направлена деятельность компании, а так же сопоставить эту информацию с группами сотрудников, объединенных по принципу выполнения сходных функций.

Этими правилами и советами следует руководствоваться при создании должностных инструкций «с нуля». Но может сложиться ситуация, когда на предприятии уже существуют должностные инструкции, которые были разработаны одновременно с уставным пакетом документов еще на заре развития данной компании. Это могут быть как совершенно новые документы, так и составленные на основе аналогии с работой других предприятий.

Даже если на предприятии изначально существуют должностные инструкции - со временем их нужно пересматривать. Так как развитие фирмы не стоит на месте - упраздняются одни должности, появляются другие, возникают новые потребности у компании, и ориентироваться за документы 10-летней давности - на деле означает искусственно сдерживать развитие успешности предприятия. Своевременные коррективы, внесенные в должностные инструкции, позволят не только внедрять новые методы работы, но и совершенствовать уже существующие. Но при этом о таких изменениях следует своевременно оповещать сотрудников компании.