Протокол оперативного совещания у директора образец

Вы сможете сделать электрические журнальчикьчики регистрации, при этом отдельный журнальчик для каждого вида документов входящих, исходящих, внутренних и т. эталон протокола заседания совета директоров ао. На нем фиксировались титульная информация (к примеру, дата написания, имя писца) и короткое основное содержание свитка (изображение) славятинская м. Договоры документы внутреннего делопроизводства эталон.

Я желаю направить внимание модера на телефонный справочник уральска онлайн эталон. В практике управления используются такие разновидности. На оперативном совещании нереально принять сколько - нибудь ответственное решение, требующее проработки и обсуждения. Рабочие группы объединяют представителей служб и подразделений разных уровней управления одной организации. Составления протокола такового оперативного совещания тоже вероятна. Выписки из протокола заверяет секретарь совещания без проигрывания подписи председательствующего на совещании.

Обычно выделяется около 5 минут, но можно обойтись и наименьшим временем. Проинформировать директоров флибоалов о. оканчивающая часть раздела по каждому пт повестки денька запись решения, принятого по обсуждаемому вопросу. 1-ый столбец можно закрепить, а другие равномерно сдвигать на лево, чтоб созидать только прошлую и текущую даты. Протокол относится к числу нужных документов, до этого всего поэтому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. - эталон дизайна лаконичного протокола совещания у. Оперативного совещания по вопросу строительства жилого 16-этажного. Директора фссп рф, руководители структурных подразделений центрального аппарата фссп рф). Типовая аннотация по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Нумерация протоколов ведется в границах календарного года либо срока возможностей коллегиального органа.

Протокол совещания у руководителя образец > - заявления для любых нужд

Наименование должности печатается от границы левого поля, крайняя буковка в фамилии ограничивается правым полем. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Заглавие коллегиального органа либо вида заседания. В начале текста с новейшей строчки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Протокол совещания при директоре. Решили; которые печатаются от левого поля строчными знаками. Допускается заместо записи выступления опосля фамилии указать запись выступления прилагается, выступили, текст доклада прилагается; в части. На совещании как за правило составляет секретарь либо доверенное. Заява про застосування строків позовної давності. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросцу повестки дня, по которому готовят выписку. Каждый раздел состоит из 3-х частей. Таковым образом, заголовочная часть протокола оформляется постоянно идиентично. Апеляційна скарга на рішення господарського суду. Скарга на бездіяльність начальника відділу державної виконавчої служби. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 3-х рабочих дней опосля заседания. Были заслушаны: текст выступления прилагается, докладывали: должность содержание самого выступления, выступили: должность содержание выступления описываем на сто процентов, решили: были заслушаны: должность содержание коротко о выступлении, можно коротко, должность тема доклада, решили: председатель: жалоба на бездействие адвоката. Ежели банк лопнул, необходимо ли платить кредит. Она состоит из перечисления вопросцев, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих докладчиков, которые дискуссируются на заседании. Лицо, особенного значения не имеет. Решили; отражают принятое решение по обсуждаемому вопросцу. С новейшей строчки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и опосля тире, текст выступления либо вопросец ежели в ходе выступления он был задан докладчику. При використанні матеріалів веб-сайту, в протоколе фиксируется ход обсуждения вопросцев и принятия решений на собраниях и конференциях. Основная часть по различному оформляется в коротком и полном протоколе. Всі права захищені відповідно до чинного законодавства україни. Это могут быть краткие записи, стенограмма либо диктофонные записи. То опосля слова, присутствовали, с новейшей строчки печатают слово, приглашенные. Каждый раздел текста состоит из 3-х частей: слушали, выступали и постановили. Содержит сведения не лишь о обсуждавшихся вопросцах, прозвучавшие вопросцы и высказывания, позиции, но и довольно подробные записи, замечания, все высказанные представления, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, принятых решениях и фамилиях выступавших. Как рассчитать размер субсидии. Адресат и адресование документа. Виды шенгенских виз, документы для получения. Заявление на оказание материальной помощи. Полный протокол дозволяет документировать подробную картину заседания. Каждый вопросец повестки дня нумеруется арабской цифрой, в согласовании с последовательностью вопросцев в повестке дня оформляется текст основной части протокола, сколько пт включено в повестку дня, либо, он должен содержать столько разделов, его определяют с внедрением предлогов, о подведении итогов учебного года, например: о утверждении учебных программ.

Протокол совещания у руководителя образец

Группа: Пользователь
Сообщений: 8
Регистрация: 02.05.2014
Пользователь №: 19938
Спасибо сказали: 1 раз(а)

протокол совещания у руководителя образец

Протокол совещания у руководителя образец - справки на учебу

Решили; которые печатаются от левого поля строчными знаками. Во вводной части протокола опосля заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. То опосля слова, с новейшей строчки печатают слово, приглашенные, присутствовали. Каждый раздел состоит из 3-х частей. Протокол оформляется на общем бланке. 1-ый экземпляр ложится в папку протоколов совещаний, а иной остается. Это могут быть краткие записи, стенограмма либо диктофонные записи. Эталон заявления в страховую компанию. Были заслушаны: текст выступления прилагается, докладывали: должность содержание самого выступления, выступили: должность содержание выступления описываем на сто процентов, решили: были заслушаны: должность содержание коротко о выступлении, решили: председатель: закон надежды савченко - день за два скачать ходатайство, можно коротко, должность тема доклада. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Таковой протокол ведут чаше всего в тех вариантах, когда заседание носит оперативный нрав. И указывается перечень приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и заглавие организации. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 3-х рабочих дней опосля заседания. Планируется совещание и сходу возникает вопросец, кто его будет вести, ведь на совещании присутствие директора, а как составить протокол. С новейшей строчки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и опосля тире, текст выступления либо вопросец ежели в ходе выступления он был задан докладчику. Она состоит из перечисления вопросцев, которые дискуссируются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих докладчиков. Закон надежды савченко - день за два скачать ходатайство. При використанні матеріалів веб-сайту, в протоколе фиксируется ход обсуждения вопросцев и принятия решений на собраниях и конференциях. Произвольно в 2-ух экземплярах. Фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросцы, фамилии докладчиков и принятые решения. Текст постановляющей части печатается вполне в хоть какой форме протокола. Наименование должности печатается от границы левого поля, крайняя буковка в фамилии ограничивается правым полем. Заглавие коллегиального органа либо вида заседания. Такое оформление дозволяет выделить в тексте речь основного докладчика, в которой сформулировано решение, участников обсуждения вопросца и постановляющую часть. Лицо, особенного значения не имеет. В начале текста с новейшей строчки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. На совещании как за правило составляет секретарь либо доверенное.

Протокол совещания у руководителя образец

Группа: Пользователь
Сообщений: 17
Регистрация: 10.03.2012
Пользователь №: 19965
Спасибо сказали: 2 раз(а)

протокол совещания у руководителя образец

18.03.2016, 19:49
автор: qqqqqq7

Исполнитель обязуется не разглашать критерий контракта и остальные сведения, которые могут нанести вред заказчику либо его заинтересованным лицам. Под прямым вредом понимается, повреждение исполнителем монтируемых оборудования и материалов в процессе выполнения работ либо в гарантийный период эксплуатации. Сдача в эксплуатацию производятся в установленном порядке в согласовании с действующими нормами и с ролью, представителя экспертной организации.

27.02.2016, 08:39
автор: mataro33

Подготовка к совещанию и оформление протокола

8 октября 2012, просмотров: 17837, Раздел: Бизнес-статьи

Подготовка к совещанию.
После проведения заседания необходимо составить протокол. Он считается основным документом, потому что он фиксирует сам факт заседания, какое на нем было принято решение и срок его выполнения. Данный документ в дальнейшем служит основанием для издания постановления или решения.

Собрание, как правило, проводиться в любом составе. В него могут входить не только члены коллегиального органа, но и руководители департамента или специалисты определенных структур подразделения. Чем тщательнее пройдет подготовка собрания, тем меньше времени уйдет на подготовку к совещанию и тем больше эффективных решений будет принято.

В ходе заседания составляются некоторые документы, которые впоследствии служат приложением к протоколу.

Первым из этого ряда документов считается повестка дня. Она, как правило, составляется секретарем. Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания. Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний.

Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.

Так же в состав документов входит и проект по решению каждого из вопросов, которые были включены в данную повестку. Готовят эти проекты сами докладчики.
В ходе подготовки к собранию также готовиться явочный лист или лист регистрации участников, его пример показан в примере под номером тринадцать. Его необходимо составляет, когда участников собрания больше пятнадцати.

Типовые правила оформления протокола.

Порядок оформления протокола определен ГОСТом. В данном ГОСТе указаны правила оформления протокола, а именно его заголовок и заключительная часть, а также требования, предъявленные к тексту этого документа.

В нем указывается полное название предприятия, протокол, ставится его номер и дата, а так де место, где он был составлен и заголовок текста.

Если предприятие имеет официальное сокращенное наименование, то его можно указать строкой ниже в скобках. Это показано на примере три.

Если предприятие имеет вышестоящую организацию, то ее название должно быть указано выше названия организации. Это показано на примере пять.
Пример 3

Датой протокола считается день проведения самого заседания. Если заседание длилось не один день, то в протоколе следует указать дату его начала и конца. Это показано на примере шесть.

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.

В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Номером протокола считается порядковый номер самого заседания.

Заголовок к тексту указывает вид коллегиальной деятельности. Это показано на примере семь.

Реквизиты заголовка можно расположить продольно. Это показано на примере восемь. Или угловым способом. Это показано на примере девять.

В примере двадцать один показано правильное оформление протокола при полном варианте его оформлении.

Пример двадцать два показывает краткое оформление протокола.

Оформление выписки из протокола

Выписка из протокола-точная копия части текста самого протокола. Она подписывается секретарем. Ее пример заполнения указан в примере двадцать четыре.

Протокол совещания

Ведение протокола – неотъемлемая часть любого совещания, конференции, заседания, ученого совета и других мероприятий.Очень важно составлять протокол правильно, ведь именно этот вид документа отражает суть совещания и может служить подтверждением или опровержением некоторых моментов этого мероприятия. В делопроизводстве одинаково важны как протоколы крупных совещаний между разными компаниями, так и внутренних планерок.

01.09.2013 вступил в силу федеральный закон от 07 мая 2013 года №100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации». Одно из изменений – требования к оформлению протоколов собраний теперь содержатся в Гражданском кодексе .

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ – должностное лицо, которое ведет собрание, совещание и пр.

СЕКРЕТАРЬ – присутствующий на собрании и ведущий протокол этого собрания человек. Не обязательно это секретарь по должности, вести протокол может любой сотрудник любого отдела.

ПРИСУТСТВОВАЛИ – перечисление всех присутствовавших на собрании с указанием их должностей. Список присутствующих оформляется в соответствии с занимаемыми должностями, от самой высокой к самой низкой. В случаекогда среди присутствующих есть несколько человек с равнозначными должностями, тогда их очередность в списке определяется алфавитным порядком. Другой вариант расположения присутствующих – в алфавитном порядке фамилий, независимо от занимаемой должности.

Если на совещании присутствует более 15 человек, то они оформляются отдельным списком, который прикладывается к протоколу:

ПРИСУТСТВОВАЛИ: 45 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ – в этом разделе последовательно отражаются все вопросы, которые планируется разобрать на совещании. В кратких протоколах и протоколах оперативных совещаний повестки дня может и не быть.

СЛУШАЛИ – здесь указывается имя докладчика и тема или, при необходимости, краткое содержание его выступления.

СЛУШАЛИ: Иванова П.И. с докладом о развитии нового приоритетного направления.

ВЫСТУПИЛИ – пофамильное перечисление всех, кто комментировал доклад.

РЕШИЛИ – здесь пишем, к каким решениям пришли в ходе совещания и указываем согласованные на совещании сроки реализации решений. Зачастую «решения» носят характер заданий и имеют все составляющие для этого: фамилию исполнителя, содержание задачи, срок исполнения. Например:

Иванову И.И. – в срок до 20.12.2014 составить план повышения квалификации сотрудников отдела закупок на 2015 год.

Кроме того, решением протокола можно утвердить или согласовать проект документа:

Утвердить Правила пользования корпоративной электронной почтой ООО «Весна» и ввести их в действие с 03.08.2015.

Согласовать Номенклатуру дел ООО «Весна».

Реже в протоколах встречаются следующие разделы:

ЗАСЛУШАЛИ – один из присутствующих зачитывает всем какой-то документ или часть документа.

ЗАСЛУШАЛИ Письмо Минфина от 22.07.2015 №4545-п

ПРИВЕТСТВЕННОЕ СЛОВО – как правило, приветственная речь произносится председателем собрания на крупных конференциях и форумах. На обычных совещаниях обходятся без цветистых приветствий.

ПРИГЛАШЕННЫЕ – это эксперты в какой-либо области, которых пригласили для того, чтобы они высказали свое компетентное мнение по вопросам совещания. В принятии решений приглашенные лица участия не принимают.

ОСОБОЕ МНЕНИЕ – это мнение одного из участников совещания, которое расходится с принятым решением. Участник вправе потребовать, чтобы его особое мнение было зафиксировано в протоколе. Оно оформляется на отдельном листе и является неотъемлемой частью протокола.

Если по оному из вопросов возникла дискуссия. то она записывается и оформляется так:

СЛУШАЛИ: И.А. Парамонова о необходимости внедрения в группе компаний единой системы электронного документооборота.

ВОПРОС: Т.А. Михайлова. Является ли внедрение единой СЭД экономически целесообразным на данном этапе развития группы компаний?

Ответ: Внедрение СЭД не только является экономически целесообразным, но и поможет оптимизировать расходы на административную деятельность группы компаний.

Голосование фиксируется следующим образом:

В голосовании приняли участие 10 человек. «За» – 8 человек, «Против» – 1 человек, воздержался – 1 человек.

Протокол оформляется на бланке организации для документов. на этом бланке присутствуют следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения (если совещание проходит в отделе или дирекции);
• место составления документа (можно не указывать, если населенный пункт, в котором работает организация, входит в ее название: «Тольяттинский молочный завод»);
• наименование документа – ПРОТОКОЛ;
• заголовок к тексту – в этом случае название совещания или наименование коллегиального органа:

заседания экспертной комиссии

• регистрационный номер документа;
• дата документа (это дата совещания);
• текст документа – его содержание мы разобрали выше;
• подпись – подписывают протокол председательствующий и секретарь.

Готовый протокол рассылается всем участникам совещания. Если документ содержит задания – ставится на контроль.

Внутренние протоколы, как правило, составляются в краткой форме. Цель здесь – зафиксировать поручения директора, а не ход совещания или мнения его участников. Совсем другое дело, когда на совещание собираются представители нескольких организаций. Какими бы ни были хорошими отношения с ними сегодня, никогда не известно, что ждет нас завтра. Может быть, протокол именно этого совещания станет ключевым документом, который докажет вашу правоту в возможном споре. Поэтому на совместных совещаниях протоколы ведутся со всей строгостью.

Добрый день, подскажите пожалуйста. Я устроилась на работу делопроизводителем (в ед числе), оганизация небольшая и в мою задачу будет входить организовать делопроизводство с нуля. Порекомендуйте пожалуйста с чего мне нужно начать, можно ли в электронном виде создать единый журнал регистрации для вход исход и внут или лучше оформить отдельные журналы для разных видов документов (приказы, доверенности и т.д.) очень поможете

Здравствуйте, Виктория!
Вы можете создать электронные журналы регистрации, при этом отдельный журнал для каждого вида документов: входящих, исходящих, внутренних и т.д. Начинать лучше с учета входящих/исходящих и отслеживания исполнения документов, которые директор отправляет исполнителям. Удачи!

Подскажите, пожалуйста, как хранятся протоколы собраний и нужно ли вести журнал учета протоколов? Заранее спасибо

Здравствуйте, Анна!
Протоколы собраний хранятся отдельно от других документов. По поводу сроков хранения — см. ст. 18 Перечня Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Сроки хранения протоколов и наименования дел варьируются в зависимости от вида собрания.
Что касается журнала, то существует правило: все документы должны быть зарегистрированы. Поэтому учет вести надо. В какой форме — это решать уже вам.

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, какой срок хранения у журнала регистрации протоколов совещаний с директором и статья по Типовому перечню?У нас ООО. Заранее спасибо.

Здравствуйте, Марина!
Перечень не содержит такого дела, вы можете назначить срок хранения сами. Необходимый минимум — 5 лет. Срок можно утвердить на заседании ЭК.

Добрый день,
Просим сообщить как оформляется комментарии к протоколу, т.е когда отправляли проект протокола, получили комментарии от другой организаций.

Добрый день!
Можете оформить комментарии к протоколу обычным информационным письмом.

Протокол совещания: правила составления, согласования и выписки

• Как должен составляться и оформляться протокол совещания
• Где должен храниться протокол совещания
• Как согласовать протокол совещания с партнерами, не выходя из кабинета

Протокол совещания используется в отечественном делопроизводстве с начала восемнадцатого столетия – с периода, когда в управленческой практике начали практиковать первые «совещания»: обсуждение вопроса перед принятием решения. Протокол представляет собой:

• распорядительный документ (фиксация решения, принятого в ходе обсуждения);
• информационный документ (с документацией хода обсуждения).

Составление протокола совещания в современной практике предусмотрено с целью документирования текущих совещаний компании, совещаний топ-менеджеров, совета директоров, собраний членов правления. Применяются протоколы и для того, чтобы отразить работу конференций, семинаров и т.п.

Решение о необходимости составления протокола принимается руководителем перед проведением совещания. Если вы собрали совещание с подчиненными, чтобы информировать их о текущих вопросах, необходимости в протоколе может и не быть.

• Как проводить совещания, чтобы они были на все сто полезными

В учебниках по делопроизводству сказано, что оформлять протоколы совещаний принято на специальных бланках. Но сегодня общий бланк в документообороте применяется не всеми компаниями. В первую очередь, это органы местного самоуправления и государственной власти: они используют бланки с изображением герба (государства, региона, собственный логотип), согласно нормативным правовым актам типографского производства.

Если типографские бланки организацией не используются, применяются компьютерные шаблоны бланков. Более удобным вариантом в таком случае становится создание и применение шаблонов бланков конкретных видов документации – приказ, письмо, протокол, распоряжение, служебная записка и прочие документы в делопроизводстве.

В таком случае вовсе не требуется общий бланк. Ссылаться при разработке шаблонов можно на стандарт 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (раздел 4 «Требования к бланкам документов»).

Передайте секретарю совещания перечень вопросов будущей встречи заранее. Попросите его найти протокол предыдущего совещания и составить схему совещания, список вопросов, к которым вы хотели вернуться, дополнить список новых вопросов. Секретарь совещания должен подготовить документы, которые могут понадобиться, а также диктофон для записи текущей встречи, чтобы гарантировать точность и аккуратность фиксации данных и решений.

Секретарь совещания занимает место рядом с председателем (то есть вами), чтобы без проблем уточнять в ходе обсуждения, либо задать возникший вопрос. Составление и фиксация по возможности точного либо примерного плана встречи – помогает потом ориентироваться, особенно при спорной ситуации.

Список присутствовавших в протоколе совещания указывается в алфавитном порядке. Если секретарь не знает по фамилиям всех, пустите по кругу бумагу и попросите членов совещания написать свои фамилии. Если встреча открытая, указывается имена тех, у кого есть право голоса по рассматриваемым вопросам. Имена тех, кто был приглашен, но так и не пришел, также следует указать.

Во время проведения встречи секретарь должен вести запись всех предложений и решений, которые выносят стороны. Особое внимание стоит уделить записи принятых и отвергнутых предложений. Следует указать распределение голосов, и где было единогласное решение. Если на встрече присутствуют менее десяти человек, лучше расписать фамилии голосовавших: кто одобрял, кто высказался против, кто решил воздержаться - для каждого предложения отдельно.

Заголовок, дата и номер протокола. В качестве заголовка протокола указывается название вида заседания. Дата протокола соответствует дате совещания. Если совещание по одному и тому же вопросу длилось несколько дней, оформление даты включает период начала и завершения: пример, 21.07.2015 — 24.07.2015. В качестве индекса (номера) - порядковый номер заседания в пределах календарного года либо срока полномочий коллегиального органа.

совещания руководителей структурных подразделений ООО «ООО»

В тексте протокола содержатся:

1. Вводная часть – с указанием после заголовка фамилий и инициалов председателя и секретаря. Указываем с новой строки «Присутствовали», приводя перечень фамилий и инициалов должностных лиц, которые присутствовали во время заседания.

При присутствии представителей других организаций, следует после слова «Присутствовали» напечатать с новой строки «Приглашенные» и перечислить приглашенных лиц, указывая перед каждой фамилией название организации и должность.

Приводится во вводной части протокола повестка дня. В ней содержится список обсуждаемых на заседании вопросов, с закреплением последовательности их обсуждения, фамилий выступающих. Нумеруется каждый вопрос повестки дня арабской цифрой, с формулировкой с применением предлогов «О» либо «Об». К примеру, «О подведении итогов квартальных продаж» или «Об утверждении годового бюджета». Указывается по каждому пункту докладчик.

1. Основная часть. Текст основной части протокола оформляется в соответствии с повесткой совещания.

Краткий протокол: фиксация вопросов, обсуждавшихся на заседании, фамилий докладчиков и утвержденных решений. Обычно ведется данный протокол при оперативных заседаниях.

Полный протокол: фиксация не только принятых решений и фамилий спикеров, но также детальные записи содержания выступлений и докладов участников совещаний, всех высказанных мнений, озвученных реплик, вопросов позиций и замечаний. Благодаря полному протоколу возможна документация детальной картины заседания.

Текст протокола при работе с любой формой будет делиться на такое количество разделов, сколько пунктов указано в повестке дня.

Содержатся в каждом разделе 3 части, с указанием их названия прописными буквами:

«СЛУШАЛИ». Приводится в данной части текст выступления. В начале текста с новой строкой указывается в именительном падеже фамилия выступающего. Отделяется запись выступления от фамилии с помощью тире. Излагается выступление от 3-го лица единственного числа. Вместо записи выступления можно указать после фамилии «Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается». Доклады в таком случае должны содержаться в приложениях к протоколу. К примеру, СЛУШАЛИ: Ковалева О.Н. – о данных выполнения планов отдела продаж на 2-й квартал 2014-го года. Отметил выполнение плана на 150%.

«ВЫСТУПИЛИ». С новой строки в именительном падеже в данной части указывается фамилия выступающего – а после тире текст выступления либо вопрос, если он был задан докладчику. К примеру, ВЫСТУПИЛИ: Амелин А.В. – нужно провести подготовку программу обучения продавцов силами штатных менеджеров.

«ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Отражается в данной части принятое постановление по рассматриваемому вопросу. Печатается текст постановляющей части полностью в любой форме протокола. В частности:

1.Повышение уставного капитала на 20 миллионов рублей.

2. Утверждение проспекта эмиссии акций, представленного Советом директоров.

3. Внесение изменений в Устав компании.

В голосовании приняли участие 72 акционера – владельцы обыкновенных акций, также их полномочные представители, что составило 87% голосов.

«За» – 69 голосов, «Против» – 0 голосов, «Воздержалось» – 3 голоса.

Недействительных бюллетеней – 0.

Решение принято 69 голосами.

При этом в тексте может быть выделена речь основного докладчика, участников обсуждения и постановляющая часть, в которой было сформулировано решение.

Подписывается протокол заседания секретарем и предоставляется на подпись председателю в течение трех рабочих дней после прошедшего заседания. Отделяются подписи от текста тремя межстрочными интервалами. Печатается название должности от границы левого поля, ограничивая последнюю букву в фамилии правым полем.

Протокол должен быть зарегистрирован в день подписания председателем.

• Управление рабочим временем: как руководителю научиться все успевать

Для согласования протокола совещания использую iPad

Илья Алябушев, Директор по продуктам компании «АйДесайд», Москва

Я начал работу на iPad со сложной задачи, весьма непопулярной среди создателей приложений, – согласования протокола совещания с партнерами. Чтобы прокомментировать каждый пункт документа, воспользовался приложениями PDF Converter и PDF Expert. Первое позволило мне конвертировать полученный по почте документ в формат PDF, а второе оказалось очень удобным, когда нужно писать комментарии. Пункты, которые не вызывали вопросов, я отмечал зеленой галочкой (рисовал пальцем). В остальных – подсвечивал текст (тоже пальцем) и оставлял текстовой комментарий. Таким образом, вид документа на экране устройства помогал мне формулировать мнение по каждому вопросу. Получилось удобнее, чем на бумаге, так как для комментариев всегда достаточно места.

Правда, партнеры оторопели, получив от меня письмо с комментариями в файле PDF, – им пришлось читать мои предложения в одной программе, а править исходный документ в другой. Еще одна сложность: если исходный документ содержит много полноразмерных фотографий, после комментирования его будет невозможно отправить по каналам 3G.

Из плюсов отмечу, что при отсылке готового документа программа сама вставила в текст письма мои комментарии с выделенными фрагментами исходного документа, к которым эти комментарии относились. Но главное преимущество – в скорости подготовки документа и оперативности его отправки по почте, минуя секретаря.

Стоит попробовать и другие приложения, например PDF Lab и PDF Highlighter (в последних версиях большинства приложений этого типа добавилась возможность записывать устные комментарии, помечая, к какому фрагменту документа они относятся).

Думаю, удобно также завести на корпоративном сервере папку «Для согласования». Ваш помощник будет сохранять в этой папке документы, которые Вам нужно просмотреть, а Вы, открыв ее на iPad, оставите в файлах комментарии. Настроить совместный удаленный доступ поможет сервис Dropbox.

Выписка из протокола совещания является точной копией части текста подлинного протокола, относящегося к вопросу повестки.

Воспроизводятся выпиской все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки, по которому подготавливается выписка, а также текст, который отражает обсуждение вопроса и решение. Подписывается и заверяется выписка протокола секретарем. Пишется заверительная надпись от руки «Верно», с указанием должности лица, которое заверяет копию (выписку), также фамилии, инициалов, даты и подписи.

Выписки из протоколов являются определенной заменой решения (распорядительный документ). Выписка в таком случае выступает как инструмент доведения согласованных решений непосредственно исполнителям. Секретарь в этой ситуации не позднее 2 дней с момента подписания протокола заседания рассылает выписки из протокола по отдельным вопросам непосредственно исполнителям. Подписываются выписки секретарем.

Выписки из протоколов совещаний, которые направляются в другую организацию, обязательно должны быть заверены печатью.

Секретарь формирует подлинные экземпляры протоколов в дела по виду заседаний. В частности, «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы общих собраний» и др. Протоколы систематизируются внутри дела по хронологии и номерам. Формируются дела в течение календарного года.

• Автоматизация документооборота на предприятии: простой пошаговый план

Согласно пункту 1 ст. 89 ФЗ от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», протоколы совещаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и бюллетени для голосования должны обязательно храниться организацией. В соответствии с пунктом 2 данной статьи, необходимо хранение этих документов по месту нахождения исполнительного органа – в течение сроков и в порядке, согласно положениям федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Установлены соответствующие сроки и порядок согласно Положению, которое утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс. В данном документе пункты 2.1.12 и 2.1.14 устанавливают, что общество должно постоянно хранить «протоколы совещаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и бюллетени для голосования».

Необходимо хранение и подлинников документов общества. При их повреждении либо утрате необходимо в установленном порядке заверить копию данного документа. Необходимо в отношении каждого случая повреждения либо утраты подлинника составление соответствующего акта, указав причины повреждения либо утраты, который приобщается к копии документа общества, передающейся на хранение, должен храниться вместе с ней.

Необходимо подписание данного акта руководителем структурного подразделения, его утверждает единоличный исполнительный орган общества. При повреждении либо утрате документов бухгалтерской отчетности, бухгалтерского учета – также и главбухом.

Действует особый порядок хранения в отношении бюллетеней. Бюллетени для голосования, в том числе признанные недействительными, подлежат опечатыванию счетной комиссией, со сдачей в архив АО для хранения после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.

Ответственность в случае неисполнения обязанностей хранения документов со стороны АО регламентируется ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ. Размер штрафа в отношении должностных лиц в таком случае равен 2.5-5 тыс. рублей, непосредственно для организаций – 200-300 тыс. рублей.

Как добиться выполнения принятых на совещании договоренностей

Александр Шувалов, Генеральный Директор компании «Туле-центр», Москва

Даже при грамотной организации совещания и следовании установленному регламенту, с повесткой, конструктивными обсуждениями, не всегда удается достичь желаемого результата. Компании в итоге не удается прийти к кардинальным изменениям, словно и не было этого собрания. Данная проблема обусловлена вовсе не ленью либо безответственностью сотрудников. Просто нужно понимать – достигнутые на встрече договоренности не были зафиксированы.

Соответственно, озвученные решения и поручения не находят перспектив для реализации. Да, многие фиксируют информацию во время встречи в ежедневниках. Но нередки ситуации, когда сотрудники что-то «не записали» или «перепутали». Ведь человек обычно после совещания забывает всю обсуждаемую информацию.

Поэтому в практике нашей компании протокол совещания стал обязательным условием. Секретарь с этой целью посещал соответствующий курс. Сейчас архив компании содержит стенограммы по всем проведенным совещаниям. Если в компании нет секретаря, то можно назначить сотрудника, который будет ответственным за вопросы протоколирования совещаний, либо можно самостоятельно составить протокол. Руководитель и все сотрудники в таком случае будут проинформированы, для кого утверждаются соответствующие поручения, сколько на них выделено времени.

После проведенного совещания стоит всем напоминать о поручениях электронным письмом, записью в CRM-системе либо прочих программах планирования деятельности компании.

Александр Шувалов в 1993 году окончил Московский государственный институт международных отношений. Карьеру начал в Великобритании в компании Boeing. Получил степень МВА в Кембриджском университете. В 1998 году, вернувшись в Россию, в качестве антикризисного менеджера возглавил Саратовский жировой комбинат. С 1999-го – глава группы компаний Anhel GmbH. С 2008-го – руководитель направления национальных продаж текстильного холдинга «Новотекс». В 2009–2010 годах – исполнительный директор инвестиционного фонда Lloyds Banking Group (Лондон).

Илья Алябушев окончил Южно-Уральский государственный университет. До прихода в компанию «АйДесайд» курировал развитие проектов в холдинге «Астра – системные технологии», участвовал в создании комплексных систем мониторинга безопасности в городах. Получил сертификат международной ассоциации Scrum Alliance.