Руководства, Инструкции, Бланки

регламент претензионно-исковой работы образец

Рейтинг: 4.8/5.0 (1848 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Положение о порядке ведения претензионно-исковой работы

Положение о порядке ведения претензионно-исковой работы в "____________________"

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации и ведения претензионно-исковой работы в _____________________ (далее по тексту - "Организация").

1.2. Настоящее Положение разработано с учетом требований действующего законодательства Российской Федерации.

1.3. Настоящее Положение обязательно к исполнению всеми структурными подразделениями Организации.

1.4. Претензионно-исковая работа должна обеспечивать:

1.4.1. экономические интересы Организации путем снижения и предупреждения непроизводительных расходов;

1.4.2. защиту и восстановление имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов Организации;

1.4.3. анализ причин, вызывающих неисполнение договорных обязательств Организации и его контрагентами.

1.5. Претензией является заявленное другому лицу в письменной форме требование о восстановлении нарушенных имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов Организации, основанных на законодательстве или договоре.

1.6. Иском является направленное органу, уполномоченному разрешать соответствующие споры в соответствии с их подведомственностью и подсудностью, письменное заявление организации об оспаривании или восстановлении в принудительном порядке нарушенных имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов, основанных на законодательстве или договоре.

1.7. Претензионно-исковая работа осуществляется в два этапа:

1.7.1. претензионный (досудебный) этап урегулирования спора;

1.7.2. исковое производство (судебный порядок рассмотрения спора).

2. Субъекты претензионно-исковой работы

2.1. Организацию и ведение претензионно-исковой работы осуществляет юридический отдел Организации.

2.2. Руководитель юридического отдела обязан направлять и координировать претензионно-исковую работу структурных подразделений Организации.

2.3. Структурные подразделения Организации, осуществляющие контроль за выполнением договорных обязательств и заинтересованные в исполнении обязательств, обязаны отслеживать сроки исполнения обязательств контрагентами и, при установлении фактов их нарушения, обязаны не позднее ___ (_____) дней с момента установления факта нарушения информировать об этом юридический отдел в письменной форме и предоставить все необходимые документы для предъявления претензий.

2.4. Юридический отдел обязан оформить претензию, а при необходимости и иск, если соответствующими структурными подразделениями ему переданы все необходимые документы, достоверно свидетельствующие о нарушениях и обоснованности предъявляемых претензий и исков.

2.5. Юридический отдел представляет руководителю Организации ежеквартальный отчет о претензионно-исковой работе в Организации с анализом причин неисполнения Организацией и ее контрагентами договорно-правовых обязательств.

3. Порядок предъявления и рассмотрения претензий и исков

3.1. Основанием для предъявления претензий являются нарушения предусмотренных законодательством или договором (контрактом) обязательств, за которые установлена ответственность контрагента.

3.2. Основанием для предъявления исков является отказ контрагента от удовлетворения требования, содержащегося в претензии, в добровольном порядке, а также неполучения ответа на претензию в течение установленного в ней и соответствующем договоре срока. В случаях, если законодательством Российской Федерации и договором с контрагентом не предусмотрен претензионный порядок урегулирования спора, иск может быть предъявлен сразу в суд при выявлении соответствующих нарушений.

3.3. Организация предъявляет и рассматривает претензии и иски, передает иски на разрешение судебных органов, возражает против исков, обеспечивает защиту своих прав и охраняемых законом интересов в судах в соответствии с подведомственностью и подсудностью споров согласно процессуальному законодательству.

3.4. Право подписания претензий и исков от имени Организации имеют: руководитель Организации, ____________________________________, либо уполномоченные доверенностью лица.

4. Ответственность субъектов претензионно-исковой работы

4.1. Юридический отдел несет ответственность за организацию и ведение претензионно-исковой работы в Организации.

4.2. Руководители структурных подразделений несут персональную дисциплинарную и материальную ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации за несвоевременное сообщение в юридический отдел сведений о нарушении контрагентами договорных обязательств или другими лицами действующего законодательства Российской Федерации, причиняющего ущерб интересам Организации, а также за несвоевременное предоставление в юридический отдел документации для ведения претензионно-исковой работы.

4.3. В случае установления при рассмотрении предъявленных контрагентами претензий и исков вины должностных лиц и работников Организации в нарушении договорных обязательств или действующего законодательства Российской Федерации руководитель Организации вправе затребовать соответствующие объяснения от виновных лиц для привлечения их к дисциплинарной и материальной ответственности.

5. Учет и хранение претензий и исков

5.1. Исходящие и входящие претензии и иски помимо регистрации в канцелярии Организации и ее структурных подразделениях регистрируются в специальных журналах в юридическом отделе Организации.

5.2. Копии исходящих и подлинники входящих претензий и исков хранятся в юридическом отделе Организации.

6. Заключительные положения

6.1. Настоящее Положение утверждается приказом руководителя Организации и вступает в силу с момента его утверждения.

6.2. Решение о внесении изменений или дополнений в настоящее Положение принимается руководителем Организации по согласованию с ______________________.

Другие статьи

Организация и ведение претензионной и исковой работы

Организация и ведение претензионной и исковой работы

Претензионная рабо­та юридической службой включает в себя следующие действия:

- подготовку совместно с заинтересованными подраз­делениями проекта приказа о порядке ведения пре­тензионной работы;

- получение от структурных подразделений докумен­тов, необходимых для предъявления претензий, в том числе по дебиторской задолженности;

- проверку наличия права на предъявление претензий и полноты материалов для их обоснования;

- составление проекта претензий и представление на подпись руководителю предприятия;

- учет и регистрацию предъявленных и поступивших претензий;

- проверку законности предъявленной претензии и ее обоснованности (наличие необходимых доказа­тельств, правильность расчета взыскиваемой суммы и т.д.);

- запрос недостающих документов по полученным претензиям;

- направление претензий структурным подразделени­ям, с деятельностью которых связана данная пре­тензия, для проверки расчетов и представление всех документов, необходимых для разрешения претен­зий;

- составление проекта ответа на претензию и пред­ставление на подпись руководителю предприятия;

- анализ и обобщение практики рассмотрения претен­зий, внесение предложений руководителю предприятия об ответственности конкрет­ных лиц и структурных подразделений, допустив­ших нарушения хозяйственных обязательств перед контрагентами;

- осуществление методического руководства претен­зионной работой, если она осуществляется другими подразделениями.

Исковая работавключает в себя следующие действия:

- регистрацию и учет исковых заявлений;

- подготовку соответствующих документов для предъявления иска или возражения на иск;

- составление исковых заявлений;

- подготовку отзыва (письма) на предъявленный предприятию иск;

- участие в рассмотрении дел в суде и арбитражном суде в качестве представителя предприятия;

- контроль за своевременным получением решений, определений и других документов суда и арбитражного суда, внесение при необходимости руководству предприятия предложений по их исполне­нию или обжалованию;

- анализ и обобщение данных о качестве поступаю­щих претензий и исков, сумме исков, причин не­производительных расходов и других недостатков в работе предприятия; внесение руководству предприятия предложений об устранении недостатков в производственной деятельности, выявленных при рас­смотрении исковых заявлений;

- принятие мер к возмещению причиненного предприятию ущерба.

Претензионная работа в организации

Претензионная работа в организации

С каждым днем все большее число организаций начинает ощущать на себе влияние кризисных явлений в мировой экономике, что проявляется, прежде всего, в задержках платежей и исполнения неденежных обязательств. На сегодняшний день одно из актуальных направлений деятельности юридической службы - это обеспечение исполнения обязательств контрагентами как в судебном, так и во внесудебном порядке. При этом внесудебный (претензионный) порядок является наиболее предпочтительным, поскольку позволяет экономить время и средства организации. В статье автор систематизирует опыт деятельности по построению эффективной претензионной работы компании.

Претензия - один из эффективных методов досудебного урегулирования разногласий в предпринимательской сфере. Правильная организация претензионной работы может существенно повысить эффективность деятельности организации.

Как показывает практика, основными задачами претензионной работы являются:

1) снижение объемов просроченной кредиторской задолженности организации;

2) досудебное урегулирование разногласий с контрагентами;

3) обеспечение соблюдения действующего законодательства и направление его норм на обеспечение интересов организации;

4) обеспечение ритмичности работы организации и соблюдения договорных обязательств контрагентами;

5) возмещение за счет виновных лиц ущерба, причиненного организации.

По российскому законодательству, действовавшему до 1995 г. право на обращение в арбитражный суд возникало только после принятия сторонами всех мер по урегулированию спора в претензионном порядке. В настоящее время данное положение отменено. В соответствии с действующим законодательством досудебный претензионный порядок урегулирования обязателен только в случаях, оговоренных законом или соглашением между сторонами (п. 2 ст.148 АПК РФ).

Сложно сказать, какой из принципов более эффективен и предпочтителен для хозяйствующего субъекта. С одной стороны, необходимость урегулирования спора во внесудебном порядке имеет свои положительные стороны. Во многих случаях основная причина хозяйственных споров - недостаточно четкий информационный обмен как между сторонами, так и в самой организации. Выставление и рассмотрение претензии стимулирует каждого из партнеров на поиск взаимоприемлемого выхода из конфликтной ситуации. В большинстве случаев претензии позволяют урегулировать спор, не доводя его до стадии судебного разбирательства. С другой стороны, непременный претензионный порядок ведет к затягиванию спора. Обязательная досудебная стадия может привести к тому, что потерпевшая сторона на протяжении более длительного периода времени не сможет восстановить свои нарушенные права, а виновная будет незаконно пользоваться имуществом или денежными средствами кредитора.

Вместе с тем отмена обязательного претензионного порядка была компенсирована введением обязанности истца направлять копию искового заявления ответчику (п. 3 ст. 125 АПК РФ) и стадией досудебной подготовки дела*(1). Как показывает практика, большое число организаций между направлением копии искового заявления будущему ответчику и подачей его в суд делает паузу, достаточную для ответной реакции, которая очень часто бывает положительной. Ответчик либо выходит на переговоры с конструктивными предложениями о реструктуризации обязательств, либо выполняет их. Это объясняется, в первую очередь, тем, что во внесудебном порядке у него остается возможность обсудить размер компенсации убытков, причитающийся истцу. По сути, в качестве последней претензии в современных условиях можно рассматривать копию искового заявления, направляемого ответчику.

Таким образом, и до 1995 г. и после него роль претензионной работы в деятельности организации была и остается значительной.

Претензионная работа в любой организации состоит из двух основных блоков: подготовка и направление претензий должникам в случае нарушения ими договорных обязанностей и работа с поступившими от кредиторов претензиями в отношении исполнения собственных обязательств.

Представляется не совсем оправданной позиция авторов, разделяющих досудебный и претензионный порядки разрешения спора. Это мнение базируется на дословном толковании АПК РФ, при этом под "досудебным" понимается не только претензионный, но и иной порядок урегулирования споров. Под "иным" порядком такие авторы предлагают понимать урегулирование спора, скажем, путем обмена письмами, телеграммами и другими документами, подачи заявления и предоставления ответа на него и прочие согласительные процедуры, реализуемые в документальной форме*(2). На наш взгляд, как бы ни назывался документ, направленный контрагенту, если он содержит в себе указание на нарушение обязательств и требования об их устранении, он будет являться претензией и соответственно объемы дефиниций (досудебный и претензионный) совпадают по своему фактическому содержанию.

Как правило, претензионная работа возлагается на юридическое управление организации. Это, безусловно, оправдано, поскольку в большинстве случаев отделить претензионную работу от исковой очень сложно. Направление претензии во всех случаях - это первый этап на пути к обращению за судебной защитой, так же как и обработка поступившей претензии - первый шаг к защите своих интересов от необоснованных требований контрагента. Исковая же работа является безусловной прерогативой юридической службы организации. Вместе с тем подготовка претензии или ответ на нее требуют участия всех заинтересованных служб организации: бухгалтерской и финансовой (при проблемах просрочки выполнения денежных обязательств), производственной (при перебоях в поставках) и т.д. Необходимость подобного сотрудничества, особенно в крупных организациях, часто приводит к пожеланиям со стороны данных служб включать именно в их штатную структуру должности специалистов по претензионной работе. Обычно это мотивируется необходимостью ускорения документооборота и снятием внутренних административных барьеров, затрудняющих работу. Но подобный подход имеет и значительные минусы. Прежде всего, в таких случаях могут возникать конфликтные ситуации между службами, причем определить, кто из них прав, бывает очень сложно. Кроме того, централизованная юридическая служба обеспечивает унифицированный подход к решению аналогичных проблем, возникающих в различных структурных подразделениях организации. Централизация службы также позволяет избежать дублирования функций у различных специалистов и помогает снизить административные и хозяйственные расходы.

По своей сути претензионная работа является частью договорной работы в организации и строится на тех же основных принципах. Ее эффективность может быть обеспечена только системностью и налаженными взаимоотношениями между подразделениями организации.

Как уже указывалось, претензионная работа состоит из двух больших блоков. Первый - это подготовительный, осуществляемый в рамках согласования условий договора. На этом этапе сторонами определяется, будут ли они использовать обязательный претензионный порядок и в чем он будет заключаться. Обязательный досудебный обмен претензиями может быть достаточно эффективен при разрешении возникших разногласий. При этом нужно реалистично подходить к срокам выставления и рассмотрения претензий. При четко поставленной работе для рассмотрения претензии достаточно пяти-десяти рабочих дней. На этот срок, с учетом времени доставки претензии, можно и нужно ориентироваться.

Также необходимо помнить, что "любимые" предпринимателями фразы о разрешении спора путем переговоров не означают сами по себе установления обязательного претензионного порядка*(3). Одного упоминания о нем недостаточно. Договор должен раскрывать, в чем этот порядок заключается. В частности, Девятый арбитражный апелляционный суд сформулировал этот принцип следующим образом:

"Согласно п.п. 9.1, 9.2 договора (между истцом и ответчиком)*(4), "В случае возникновения споров или разногласий между сторонами, последние примут все меры к разрешению их путем переговоров. При невозможности урегулирования споров путем переговоров, споры разрешаются в Арбитражном суде г. Москвы".

Исходя из буквального толкования содержащихся в данных пунктах договора слов и выражений (ст. 431 ГК РФ) не следует, что истец и ответчик установили обязательный досудебный порядок урегулирования спора, обуславливающий передачу спора в суд с фактом направления претензии должнику, поскольку из содержания указанных пунктов не усматривается, что стороны регламентировали четкий претензионный порядок (срок, форма и т.д.).

Претензионный порядок урегулирования спора можно признать установленным только в случае, если в договоре определены конкретные требования к форме претензии, а также порядку и срокам ее предъявления и рассмотрения. Указание на ведение переговоров в целях урегулирования возникших споров не может быть расценено установлением обязательного досудебного (претензионного) порядка урегулирования споров"*(5).

Второй блок - это непосредственная работа по направлению или рассмотрению претензий.

Деятельность по выставлению претензии представляет собой последовательное выполнение следующих действий:

1) получение информации о нарушении договорных правоотношений;

2) определение нарушенных положений договора и норм права;

3) подготовка и направление претензии контрагенту;

4) получение ответа на претензию и определение путей дальнейшего разрешения конфликта.

Как правило, в каждой организации есть непосредственные исполнители, работающие с контрагентами. Именно они должны своевременно информировать юридическое управление о факте нарушения договорных обязательств в части передачи товаров, оказания услуг или выполнения работ. Финансовое управление или бухгалтерская служба уведомляет юридическое управление о нарушениях контрагентом денежных обязательств. При социалистическом способе хозяйствования, основу которого, как известно, составляли "учет и контроль", была распространена практика ведения так называемой "карточки договора". Она представляла собой документ, в котором фиксировались плановые и фактические даты исполнения обязательств, вытекающих из каждого конкретного договора. В настоящее время эта практика почти не встречается. В отношении денежных обязательств ее заменяют планы поступления денежных средств, составляемые финансовыми службами, а в отношении прочих обязательств - планы и отчеты соответствующих служб организации. На наш взгляд, эта практика забыта совершенно незаслуженно. При больших объемах договорной работы ведение карточек договора может значительно облегчить деятельность всех служб организации, особенно если для этого используется соответствующее программное обеспечение, позволяющее каждой из ответственных служб вести ее дистанционно. В том или ином виде возможность реализации подобного подхода существует во многих автоматизированных базах комплексного управления предприятием.

После получения информации о факте нарушения договорных обязательств сотрудники юридического отдела определяют, действительно ли оно имело место или контрагент не отклонился от условий соглашения. К сожалению, на практике встречаются случаи, когда различные службы организации выдвигают претензии к контрагенту, базируясь на неверном понимании заключенного договора. Подобные "недоразумения" возникают по самым разным причинам, начиная с неверной трактовки условий договора и заканчивая низкой квалификацией персонала. Задачей юридической службы на этом этапе является отсечение необоснованных претензий.

На следующем этапе специалисты претензионной службы составляют, подписывают у полномочного лица и направляют претензию контрагенту. Большинство из таких претензий представляет собой стандартизированные документы, содержащие ссылки на пункты договора и основные нормы законодательства. Способ отправки документа зависит от условий договора и может быть различен. Но во всех случаях он должен позволять достоверно установить факт получения претензии контрагентом. Как правило, в отношениях сторон, находящихся в одном городе, используется курьерская доставка, а в остальных случаях - ценные письма с уведомлением о вручении. К сожалению, в настоящее время очень многие организации не располагаются по адресу, указанному в их учредительных документах. Поэтому при заключении договора необходимо выяснять не только юридический, но и фактический адрес. Наиболее удобным способом является получение от контрагента небольшой анкеты, содержащей контактные адреса, номера телефонов и факсов, адреса электронной почты, с указанием лиц, ответственных за "ведение" договора. Это не только создаст удобства для последующей работы, но и в ряде случаев сможет помочь отклонить претензии налоговых органов, в частности обвинения в недобросовестности или работе с фирмами-однодневками.

Отдельно стоит остановиться на электронных видах связи как способе доставки претензий. С одной стороны, электронная почта позволяет значительно ускорить обмен сообщениями. С другой, она не позволяет достоверно установить, что сообщение было прочитано тем лицом, которому адресовано. Кроме того, невозможно подтвердить факт направления и получения претензии, а это может понадобиться при дальнейшем разрешении спора. То же самое относится и к факсимильной связи. Довольно часто стороны включают в текст договора оговорки, пытаясь тем или иным образом приравнять документ, полученный по факсимильной связи, к оригиналу. Причем от самых простых: "Стороны определили, что документы, полученные по факсимильной связи, имеют силу оригиналов", до достаточно сложных по структуре, например: "Стороны условились о том, что документы, которыми они будут обмениваться в процессе выполнения Договора, переданные по факсимильной связи, признаются имеющими юридическую силу в следующих случаях:

- полученное по факсу сообщение признается достоверно исходящим от Стороны по Договору, если оно содержит отметки факсимильного аппарата Стороны-отправителя с его наименованием и номером телефона;

- переданное по факсу сообщение подтверждается рапортом факсимильного аппарата Стороны-отправителя, содержащего сведения о приеме сообщения Стороной-получателем".

Но, несмотря на самые различные ухищрения, к которым прибегают стороны, чтобы придать документам, полученным с помощью факсимильного аппарата, юридическую силу, доказать в суде, от кого они исходили и были ли получены стороной, практически невозможно.

Вместе с тем необходимо помнить, что претензия - это прежде всего инструмент для разрешения возникших между сторонами разногласий. Направляя ее, организация преследует цель донести свою точку зрения на возникшие разногласия до контрагента и как можно быстрее найти взаимоприемлемое решение проблемы. С этой точки зрения, использование электронных средств связи, безусловно, оправдано. Однако и здесь необходимо отметить, что, с психологической точки зрения, претензия, полученная на фирменном бланке организации с "живыми" подписью и печатью, производит куда большее впечатление, чем вложенная в электронное письмо или полученная по факсу.

Кроме того, подтвержденный факт направления претензии может помочь в разрешении спора, например, показав в суде добросовестность действий одного из контрагентов. В том случае, если претензионный порядок является обязательной досудебной процедурой, наличие доказательств направления претензии, приемлемых для суда,является необходимостью. Несоблюдение обязательного претензионного порядка в этом случае влечет неблагоприятные последствия. Если нарушение выявляется при подаче искового заявления, оно подлежит оставлению без движения (п. 1 ст. 128 АПК РФ). При этом арбитражный суд определяет срок на исправление недостатков, т.е. в данном случае для обмена претензиями. Если же невыполнение обязательного досудебного порядка выявляется после принятия заявления и возбуждения производства по делу, то суд оставляет заявление без рассмотрения (п. 2 ст. 148 АПК РФ). При этом производство по делу заканчивается вынесением определения. Конечно, это не лишает истца возможности обратиться в суд повторно, но влечет значительную потерю времени. Необходимо помнить, что в случае, если спор возник вследствие нарушения лицом, участвующим в деле, претензионного или иного досудебного порядка урегулирования спора, арбитражный суд относит на это лицо судебные расходы независимо от результатов рассмотрения дела (п. 1 ст. 111 АПК РФ).

Поэтому можно рекомендовать направлять претензию, одновременно используя электронные средства связи и один из более традиционных способов (курьером или письмом).

Ведение журнала входящих и исходящих претензий зависит от объема претензионной работы в организации. Для небольших фирм учет целесообразнее вести в общих журналах входящей и исходящей корреспонденции. Для более крупных фирм журналы отправленных и полученных претензий могут значительно облегчить контроль как за выполнением обязательств контрагентов, так и за эффективностью деятельности претензионной службы организации.

Особого внимания заслуживает подготовка претензий по требованиям, вытекающим из приемки товара. Данная область традиционно является довольно сложной. Недаром в советское время именно для урегулирования споров при приемке продукции по договорам поставки были изданы специальные нормативные акты по качеству и количеству*(6). Инструкции "П-6" и "П-7" и сейчас могут быть использованы на практике. Для этого требуется только соглашение сторон*(7). Но прежде чем использовать их на практике, необходимо понимать, что они излишне громоздки, детализированы и содержат обременительные положения как для поставщика, так и для покупателя. Вместе с тем внимательное их изучение позволяет определить, какие моменты должны урегулировать стороны в договоре и каким образом сформулировать порядок претензионной работы в этом случае. Прежде всего, речь идет об определении места приемки продукции, необходимости присутствия представителя поставщика при приемке товара, сроках выставления претензии при обнаружении отклонений от качества и количества, заявленных в договоре или сопроводительной документации на груз. По своей сути претензией является и требование о вызове представителя поставщика при обнаружении недостатков продукции.

Еще одним блоком претензионной работы, требующей повышенного внимания, является работа с розничными покупателями организации. Закон РФ от 7 февраля 1992 г. "О защите прав потребителей" традиционно является своего рода "пугалом" для предпринимателей и юристов, работающих в этой сфере. И стоит отметить, что такая репутация им заслужена. Как показывает практика, в ряде случаев решение спора в досудебном порядке обходится организации значительно дешевле, чем доведение его до вынесения судебного решения. Иногда требования, первоначально заявленные потребителем продавцу, и требования, удовлетворенные в ходе судебного разбирательства, могут различаться в пять-шесть раз, с учетом оплаты экспертиз, возмещения морального вреда, компенсации за юридические услуги и наложенного на организацию штрафа. Кроме того, организация в таких случаях несет и репутационные убытки. Поэтому особенно важно отделить законные требования покупателей от их завышенных пожеланий. Построение эффективной претензионной работы в данном случае затруднено еще и вовлеченностью в нее большого числа торгового персонала, часто имеющего низкий уровень квалификации. Поэтому организациям, работающим в розничной сфере, можно рекомендовать разработку стандартизированной формы претензии, которую и нужно будет предлагать заполнить покупателю. Такая форма может быть заполнена торговым персоналом организации и затем прочитана и подписана покупателем. Стандартизированные бланки претензии позволяют более эффективно определять причину ее подачи, а также требования покупателя. Вместе все это значительно облегчает работу претензионного подразделения юридической службы.

На следующем этапе, после получения ответа на претензию или истечения срока, отведенного договором на ее рассмотрение, к работе подключается юридическая служба. Соответственно, дальнейшие действия определяются содержанием ответа и готовностью контрагента выполнять свои обязательства. Устанавливается, взаимоприемлем ли план разрешения возникшего конфликта или же претензионная работа юридической службы плавно перетекает в исковую (судебную) работу. Одновременно определяются перспектива судебного разбирательства и перспективы исполнения решения. К сожалению, они довольно часто не совпадают. Финансовое состояние контрагента зачастую не позволяет судебным приставам исполнить решение суда. Довольно часто получить присужденное имущество невозможно, даже возбудив процедуру банкротства контрагента.

В отдельных случаях ответ на претензию позволяет выяснить изъяны правовой позиции как самой организации, так и контрагента. Это дает возможность в дальнейшем скорректировать свои требования и уточнить перечень доказательств, которые понадобятся суду для их удовлетворения.

Отсутствие ответа на претензию не должно служить препятствием для дальнейшего разрешения спора. Поэтому договор должен содержать предельный срок, по истечении которого сторона вправе передать спор на рассмотрение судебных органов. Во избежание недоразумений, можно рекомендовать сторонам формулировать положения договора так, чтобы молчание одной стороны не оставляло сомнений для другой. Например, следующим образом: "Если сторона, получившая претензию, не направила ответ на нее в установленный настоящим договором срок, требования, указанные в претензии, считаются полностью отклоненными, а сторона, направившая претензию, - исполнившей все требования по обязательному досудебному урегулированию спора".

В заключение хотелось бы отметить, что претензионная работа - один из краеугольных камней эффективной правовой работы в организации. Правильное использование данного инструмента позволяет снизить просрочки исполнения обязательств контрагентами и, соответственно, способствует увеличению прибыли компании в целом. Кроме того, претензионная работа зачастую позволяет значительно повысить эффективность исковой и судебной работы юридического подразделения компании.

С. Россол, корпоративный консультант адвокатского бюро Калинина В.М.

"Корпоративный юрист", N 2, февраль 2009 г.

*(1) Согласно п. 3 ст. 133 АПК РФ, одной из задач подготовки к судебному разбирательству является примирение сторон.

*(2) Павлова О. Институт досудебного порядка урегулирования споров // Арбитражный и гражданский процесс. 2007 г. N 5.

*(3) Норма "стороны будут стремиться разрешить возникшие разногласия путем переговоров" в той или иной формулировке встречается в 99,9% договоров.

*(5) Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 22.01.2008 г. N 09АП-18419/2007-ГК по делу N А40-39915/07-83-379.

*(6) Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденная Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 г. N П-6, и Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденная Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 г. N П-7.

*(7) п. 14 Постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 г. N 18 "О некоторых вопросах, связанных с применением положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки".

Обращение в суд

Новости от партнеров Примерное положение по организации претензионной работы

УТВЕРЖДАЮ __________________ __________________ __________________

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение разработано на основании действующего законодательства Республики Беларусь в целях установления общего порядка организации и ведения претензионной работы в ___________________ (далее - Организации).

1.2. Положение направлено на создание в организации условий для наиболее быстрого и эффективного урегулирования споров с третьими лицами путем переговоров.

1.3. Действие настоящего Положения распространяется на все структурные подразделения организации.

2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПРЕТЕНЗИОННОЙ РАБОТЫ

2.1. Обязанности по организации претензионной работы возлагается на юридическую службу организации (юрисконсульта).

2.2. Претензионная работа заключается в установлении фактических обстоятельств конфликта, возникающего у организации с третьими лицами, достижении понимания позиции организации в конфликте, реалистичности предъявления требований и выдвижения возражений, поиска и рекомендации порядка разрешения конфликта, устраивающего обе стороны.

2.3. Принятие решений в ходе урегулирования спора в порядке ведения претензионной работы возлагается на _______________________.

2.4. При осуществлении претензионной работы юридическая служба организации (юрисконсульт) вправе:

- изучать документы, представленные третьими лицами, и запрашивать необходимые сведения в иных структурных подразделениях организации

- получать необходимые консультации у специалистов любых структурных подразделений организации

- давать рекомендации о скорейшем урегулировании всех спорных вопросов и сохранении деловых связей организации с третьими лицами.

2.5. Если между сторонами спора достигнуто согласие о разрешении этого спора без судебного разбирательства, конфликт признается исчерпанным на стадии ведения претензионной работы.

Спор, по которому в целом или его части не достигнуто согласие между сторонами, по решению __________________________ передается на рассмотрение суда в порядке, определенном Положением по организации исковой работы, утвержденным __________________.

3. ВЕДЕНИЕ ПРЕТЕНЗИОННОЙ РАБОТЫ

3.1. Все поступающие в адрес организации и предъявленные к организации претензионные письма регистрируются в книгах входящей и исходящей корреспонденции организации с указанием номера и даты.

3.2. Вся почтовая корреспонденция в ходе ведения претензионной работы направляется заказными письмами с уведомлением о вручении адресату.

3.3. Юридическая служба (юрисконсульт) организации ведет учет претензий, поступающих в их адрес, а также предъявленных организацией в адрес третьих лиц.

3.4. Подготовка претензионных писем в адрес третьих лиц, а также ответов на предъявленные претензии к организации возлагается на юридическую, бухгалтерскую службы, иные структурные подразделения организации.

3.5. Претензионные материалы хранятся в юридической службе в течение _______ в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4.

3.6. Документы, необходимые для предъявления претензии, должны быть переданы в юридическую службу (юрисконсульту) по описи под роспись ответственного работника соответствующего структурного подразделения. Экономический расчет, калькуляцию, необходимые для предъявления претензионных писем, осуществляет бухгалтерская или финансовая служба организации.

3.7. Бухгалтерская служба организации представляет юридической службе (юрисконсульту) сверенные сведения о дебиторской задолженности с приложением всех необходимых документов.

3.8. Принимая документы для предъявления претензий, юридическая служба (юрисконсульт) организации проверяет их подлинность, правильное оформление (наличие печатей, подписей, регистрацию и другие необходимые реквизиты).

3.9. Ответственность за своевременное и качественное предоставление материалов в юридическую службу для предъявления претензий несут руководители структурных подразделений организации.

4. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1. Юридическая служба (юрисконсульт) организации осуществляет контроль и общее руководство организацией претензионной работы, проводит работу по повышению роли досудебного урегулирования споров.

4.2. Настоящее Положение доводится до сведения всех сотрудников организации и вступает в силу через месяц со дня его утверждения

Претензионная и исковая работа на предприятии

Претензионно-исковая работа - один из способов защиты прав и законных интересов ООО (далее организация), представляющий собой комплекс мероприятий по учету, рассмотрению, предъявлению претензий (исков), сбору доказательств, ведению переговоров, актированию, осмотру и проведению экспертизы продукции, принятию решений по подготовке обоснованных ответов (отзывов) на претензии и иски, а также участию в судебных заседаниях.

Непосредственными задачами претензионно-исковой работы являются:

б) выявление причин и условий, влекущих невыполнение договорных обязательств, выпуск продукции и товаров ненадлежащего качества, хищение имущества и другие правонарушения

д) возмещение за счет виновных лиц ущерба, причиненного организации.

Претензионно-исковая работа, главной целью которой является устранение или предупреждение отрицательного воздействия на хозяйственную деятельность организации со стороны контрагентов, основана на правильном применении правовых норм, эффективных и своевременных действий (взаимодействий) структурных подразделений организации.

2. Порядок рассмотрения претензий и исков

Претензии (иски) к качеству или количеству продукции, возникшие при заключении, исполнении и прекращении договоров, а также претензии (иски), возникшие по иным основаниям, считаются направленными в адрес организации, если они выполнены в письменной форме и доставлены нарочным или по почте. К претензиям (искам) прилагаются копии документов, подтверждающих полномочия лица, подписавшего претензию (иск), копии чеков, квитанций, гарантийных талонов и иных документов, обосновывающих требования.

Претензии (иски) рассматриваются не зависимо от срока поставки продукции и времени предъявления требований.

Письменные претензии (иски) граждан, адресованные розничным магазинам, осуществляющим продажу продукции организации, пересылаются работниками магазинов менеджеру, ответственному за рассмотрение рекламаций, по факсу или электронной почтой.

Претензии (иски) подлежат регистрации в журнале входящей документации секретариата организации.

При получении материалов по предъявлению претензии (иска) менеджер, ответственный за рассмотрение рекламаций, должен проверить:

- наличие права на предъявление претензии (иска)

- полноту полученных материалов и их надлежащее оформление

- законность и обоснованность предъявления претензии (иска)

В течение 3-х дней после поступления рекламационных материалов менеджер, ответственный за рассмотрение рекламаций, готовит соответствующий ответ (отзыв).

Претензии (иски), содержащие требования потребителей о безвозмездном предоставлении им на период ремонта или замены мебели (ее комплектующих), не подлежат удовлетворению на основании п.3 Перечня товаров длительного пользования, на которые не распространяются требования покупателя о безвозмездном предоставлении ему на период ремонта или замены аналогичного товара (утвержден Постановлением Правительства РФ № 55 от 19.01.98г.).

Претензии (иски) потребителей о возврате или обмене мебели (ее комплектующих) надлежащего качества на аналогичный товар другого размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации не подлежат удовлетворению на основании п.8 Перечня непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации (утвержден Постановлением Правительства РФ № 55 от 19.01.98г.).

В случае возникновения трудностей при рассмотрении претензий и исков менеджер, ответственный за рассмотрение рекламаций, вправе обратиться за консультациями в юридическую службу организации и (или) передать ей все рекламационные материалы.

При необходимости юридическая служба вправе затребовать дополнительные документы или информацию, необходимые для рассмотрения претензии (иска).

Юридическая служба в течение 3-х дней после поступления претензии (иска) и материалов, необходимых для ее рассмотрения, готовит проект письменного ответа (отзыва), который электронной почтой направляется Исполнительному директору и менеджеру, ответственному за рассмотрение рекламаций. Решение о принятии или отклонении претензий (исков) принимается Исполнительным директором и/или Коммерческим директором организации по согласованию с председателем Совета директоров или лицом, уполномоченным Общим собранием участников организации. В результате принятия решения подписывается, изменяется, дополняется или отклоняется письменный ответ (отзыв) на претензию (иск).

В случае спора о причинах возникновения недостатков продукции менеджер, ответственный за рассмотрение рекламаций, направляет продукцию, по которой заявлены претензии (иски) производителю для определения качества изделий.

В случае несогласия заявителя претензии с результатами осмотра продукции производителем или предъявления иска в установленном порядке, организация может за свой счет провести товароведческую экспертизу или проверку качества продукции с участием независимого эксперта. Решение о выборе экспертной организации и оплате затрат на проведение экспертизы или проверки качества продукции принимает Исполнительный директор организации.

Ответ на претензию с прилагаемыми документами отправляется адресату заказным письмом, либо вручается ему под расписку.

Представители юридической службы организации на основании выданных доверенностей принимают участие в судебных заседаниях, связанных с рассмотрением претензий и исков, предъявляемых в адрес организации.

3. Порядок предъявления претензий и исков

Письменные претензии (иски), возникшие при заключении, исполнении, прекращении договоров или по иным основаниям от имени организации готовятся юридической службой в течение 3-х дней после поступления документов и иной информации, необходимых для подготовки законной и обоснованной претензии (иска).

При подготовке претензии (иска) юридическая служба, ведущая претензионно-исковую работу, должна проверить:

- наличие у организации оснований для предъявления претензии (иска)

- полноту и достоверность доказательств, положенных в основу претензии (иска), их надлежащее оформление

При необходимости юридическая служба вправе затребовать дополнительные доказательства законности и обоснованности претензии (иска).

Подготовленный проект претензии (иска) подлежит согласованию с Исполнительным директором организации, после чего направляется Директору организации или иному лицу, уполномоченному подписывать претензии (иски).

После подписания претензия (иск) подлежит регистрации в журнале исходящей документации секретариата организации.

Претензии (иски) направляются в адрес должника по почте заказным письмом с уведомлением о вручении, либо вручаются должнику под расписку.

При возникновении расходов, связанных с рассмотрением претензии или иска (гос.пошлина, затраты на экспертизу, иные судебные расходы и т.д.), решение об оплате данных расходов принимает Исполнительный директор организации.

Представители юридической службы организации на основании выданных доверенностей принимают участие в судебных заседаниях, связанных с рассмотрением претензий и исков, предъявляемых организацией.

Все материалы претензионно-исковой работы хранятся в юридической службе организации.

Положение о претензионно-исковой работе

Доброго времени суток!

4 декабря 2012 в 16:18 #

Артем, добрый день!

Мне кажется, что должна быть стандартизированы почти все процессы юридической службы. Так как одно вытекает из другого.

Можно например сделать Стандарт (Регламент) об эффективной правовой работе, в который включить:

- договорная работа. Она соприкасается в частности со службами, от которых потом зависит исполнение договора (финансисты, коммерсанты). В этом документы уже можно заложить основу для дальнейшей претензионной работе.

- претензионная и судебная функция.

- правовая налоговая функция.

Тогда это позволит расписать алгоритмы действия каждой службы в конкретной функции.

При визировании договоров создается круг ответственных лиц перед го подписанием и исполнением.

Примерно так наверное нужно организовать работу по формированию локальных актов регламентирующих работу юридической службы.

Готов ответить на вопросы, если будут.

Положение о ведении претензионно-исковой работы в Росгосстрах

В этом разделе выложены некоторые учебные материалы (книги, учебники, монографии, пособия, методические указания, сборники научных статей, статьи), которые используют специалисты нашего портала при написании дипломных, курсовых и контрольных работ для студентов. Данные учебные материалы предназначены для ознакомления, а не заимствования.

Положение о ведении претензионно-исковой работы в Росгосстрах

ООО «ХК «Росгосстрах»

______________________ Г.А. Гальперин

Положение о ведении претензионно-исковой работы в ООО «РГС-Северо-Запад»

1. Общие положения 3

2. Порядок урегулирования претензий и требований в досудебном порядке. 6

2.1. Организация и учет работы по претензиям третьих лиц, запросам государственных органов, а также с иными входящими документами, связанными с претензионно-исковой деятельностью 6

2.2. Добровольное возмещение ущерба по суброгационным требованиям 6

3. Подготовка дела к судебному разбирательству и

рассмотрение иска в суде 10

4. Организация исполнительного производства. 15

5. Вопросы взаимодействия со Службой безопасности. 18

6. Учет претензионно-исковой работы. Порядок предоставления отчетности. 19

7. Приложения. 22

Настоящее Положение определяет порядок и организацию претензионно-исковой работы, в том числе обеспечивающей удовлетворение суброгационных (регрессных) требований ООО «РГС-Северо-Запад».

Положение обязательно для исполнения всеми работниками Общества, в том числе Руководителем Юридической службы и юристами Общества.

Основные понятия, используемые в настоящем положении:

Общество с ограниченной ответственностью «Холдинговая компания «Росгосстрах» - именуется в дальнейшем ООО «ХК «Росгосстрах».

Открытое акционерное общество «Российская государственная страховая компания» - именуется в дальнейшем ОАО «Росгосстрах».

Общество с ограниченной ответственностью «Росгосстрах – Северо-Запад», именуемое в дальнейшем Общество.

Филиалы Общества – обособленные подразделения Общества (Главное управление, Управление, Генеральное агентство).

Территориальные подразделения Общества - структурные подразделения Общества (Агентство, Отдел).

Территориальные подразделения Филиала – Агентства/Генеральные агентства, страховые отделы или иные обособленные структурные подразделения Филиала Общества.

Общества системы Росгосстраха – ООО «ХК «Росгосстрах» и ОАО «Росгосстрах», филиалы ОАО «Росгосстрах», а также их дочерние общества.

Страховщик – общество системы Росгосстраха, имеющее лицензию на осуществление страховой деятельности, а также территориальные подразделения Общества/Филиала.

Руководитель Страховщика – Генеральный директор Общества, Генеральный директор/ Директор Филиала, руководитель территориального подразделения Общества/Филиала.

Юридическая служба – функциональное структурное подразделение Общества/Филиала общества системы Росгосстраха (Правовой департамент, Юридическое управление, Юридический отдел).

Основной целью деятельности Юридической службы в претензионно-исковой сфере является организация и проведение систематической претензионно-исковой работы, направленной на удовлетворение, защиту прав и интересов Обществ системы Росгосстраха, в том числе путем получения денежных средств.

Основными правовыми средствами, используемыми в претензионно-исковой работе, являются:

выявление всех обстоятельств дела

2) Правовая поддержка исковой работы:

поддержание претензионных и исковых требований в суде

деятельность по защите интересов Страховщика по предъявленным к нему требованиям.

3) Фактическая реализация требований страховых Обществ системы Росгосстраха:

обращение взыскания на денежные средства и иное имущество должника

иные способы, установленные законодательством Российской Федерации.

Контроль и координацию претензионно-исковой работы обществ системы Росгосстраха осуществляет Правовой департамент ООО «ХК «Росгосстрах» (далее Правовой департамент).

Вся информация по претензионно-исковой деятельности Обществ, Филиалов Обществ и соответствующих территориальных подразделений системы Росгосстраха предоставляется Юридическими службами на электронный адрес подразделения Правового департамента ООО «ХК «Росгосстрах», занимающегося организацией претензионно-исковой работы Обществ системы Росгосстраха (е-mail: court@rgs.ru ).

Претензионно-исковая работа осуществляется Юридическими службами с привлечением в необходимых случаях работников иных функциональных и структурных подразделений обществ системы Росгосстраха (Приложение № 1).

Общее руководство по суброгации осуществляет Руководитель Юридической службы, непосредственное – Руководители территориальных подразделений Общества/Филиала.

Организация претензионно-исковой работы на предприятии. Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже. Подобные работы

Организационное устройство юридического отдела ОАО "Русские краски": задачи, структура предприятия уровень образования, квалификация и должностные обязанности сотрудников, условия работы. Нормативно-правовая база претензионно-исковой деятельности.

отчет по практике [25,9 K], добавлена 02.03.2012

Общая характеристика ООО "Новоком", основные направления юридического отдела предприятия. Ознакомление с основами договорной и претензионно-исковой работы юриста. Рассмотрение договора подряда. Анализ проблем нормативно-правовой базы организации.

отчет по практике [57,1 K], добавлена 25.09.2014

Претензионный порядок урегулирования споров, подача и регистрация претензий. Особый порядок, сроки предъявления и рассмотрения претензий к предприятиям транспорта в отношении перевозки груза. Правила предъявления и рассмотрения исков в арбитражном суде.

контрольная работа [25,8 K], добавлена 16.09.2010

Характеристика предприятия, содержание его договорной и претензионно-исковой работы. Пример досудебного разрешения спора по оплате оказанных услуг. Должностная инструкция юрисконсульта: требования к специалисту, его обязанности, права и ответственность.

отчет по практике [16,2 K], добавлена 14.11.2010

Понятие претензионной и исковой работы. Содержание претензии, порядок ее составления и предъявления. Сроки рассмотрения претензий, их регистрация и учет. Анализ претензионных материалов. Виды и элементы исков. Оформление отзыва на исковое заявление.

реферат [29,7 K], добавлена 07.04.2014

Изучение законодательства в области деятельности юристов. Ознакомление с документами необходимыми для подачи заявления в суд. Самостоятельное написание искового заявления. Организация работы полиции на примере отделения Третьяковского района МО МВД.

отчет по практике [33,0 K], добавлена 28.08.2013

Определение исковой давности. Основание применения исковой давности и последствия ее истечения. Правовые конструкции исковой давности: перерыв, приостановление, восстановление срока исковой давности. Сфера применения исковой давности и ее границы.

дипломная работа [81,3 K], добавлена 16.07.2010

Ознакомление со структурой и штатным расписанием отдела Военного Комиссариата. Изучение организации работы юридического отдела, видов договоров, заключаемых от имени отдела. Рассмотрение методов контроля организационно-распорядительной документации.

отчет по практике [25,5 K], добавлена 18.10.2014

Основные задачи, функции и права юридической службы. Организация ведения договорной работы в Лидском отделе Департамента охраны Министерства внутренних дел Республики Беларусь. Функциональные должностные обязанности юрисконсульта на предприятии.

отчет по практике [44,0 K], добавлена 06.03.2011

Отличительные черты общих и специальных сроков исковой давности. Течение, приостановление, перерыв и восстановление течения срока исковой давности. Вопросы применения законодательства об исковой давности. Применение исковой давности в судебной практике.

дипломная работа [101,7 K], добавлена 16.07.2010

Организация претензионно-исковой работы на пре д приятии

Оформление и рассмотрение претензий и исков выступает квинтэссенцией деятельности юрисконсульта любого субъекта хозяйствования. При этом в отличие от иных обязанностей юридической службы претензионноисковая работа традиционно считается уникальной функцией, которую не могут выполнять другие подразделения компании. В данном материале попробуем рассмотреть деятельность по оформлению претензий и исков с новой стороны, проанализировав организацию данной функции как в узком смысле - в качестве процедуры создания различного рода процессуальных документов, так и в широком - как неотъемлемую часть системы управления дебиторской задолженностью.

Претензионно­исковая работа, организованная обособленно от других бизнеспроцессов субъекта хозяйствования, довольно несложна и досконально изучена. Для ее построения и оптимизации обычно достаточно:

- определить компетенции лиц, инициирующих начало применения мер воздействия к должникам

- формализовать документооборот между юридическим отделом и иными подразделениями компании

- установить сроки исполнения, полномочия юридического отдела в части принятия решений по возбужденным процессам

- определить объем и сроки представления отчетности по предъявленным искам и претензиям.

Организацию ведения претензионноисковой работы и в целом организацию управления дебиторской задолженностью рассмотрим на примере ОАО "Б", известном нашим читателям из предыдущей публикации о договорной работе * .

От возникновения задолженности до предъявления иска

Компьютерный учет выполнения контрагентами денежных обязательств по заключенным договорам с потребителями с возможностью оперативного предоставления сводной аналитической информации по запросу руководства осуществляют специализированные хозрасчетные отделы (далее - СХО). В случае неисполнения должником обязательства в установленный договором срок начальник СХО обязан не позднее 3 рабочих дней выяснить причину возникновения просрочки и принять решение о направлении должнику письмауведомления о необходимости выполнения договорных обязательств. Начальник СХО вправе ограничиться устным напоминанием о погашении задолженности, если со стороны контрагента лицом, принимающим решение о погашении задолженности, дано обязательство о погашении задолженности в кратчайший срок.

В случае если со стороны контрагента лицом, принимающим решение о погашении задолженности, не было дано обязательство о погашении задолженности либо не получен ответ на письмоуведомление (получен ответ о нежелании или невозможности контрагента погасить задолженность) не позднее 15 календарных дней со дня наступления срока платежа, начальник СХО обязан уведомить о наличии дебиторской задолженности заместителя генерального директора по соответствующей номенклатуре продукции и генерального директора.

Согласно указаниям заместителя генерального директора по соответствующей номенклатуре продукции, генерального директора начальник СХО предоставляет в юридический отдел докладную записку установленной формы о выставлении организации­дебитору претензии либо искового заявления. В докладной записке следует указать:

- номер и дату договора

- номера и даты спецификаций (счетовфактур), ТТН, по которым отгружен товар

- номера и даты доверенностей получателя товара

- ТТН (номера и даты), которые контрагент оплатил своими платежными документами (их номера и даты)

- номера и даты ТТН, по которым имеется задолженность

- общую сумму задолженности по контрагенту на дату передачи докладной записки

К докладной записке на выставление претензии обязательно прилагаются копии договоров, спецификаций (счетовфактур), ТТН, доверенностей, платежных документов, акт сверки расчетов, распечатанный из бухгалтерской программы на дату предоставления докладной записки.

К докладной записке на выставление иска обязательно прилагаются оригиналы и копии договоров, спецификаций (счетовфактур), ТТН, доверенностей, платежных документов, акт сверки расчетов, распечатанный из бухгалтерской программы.

Юридический отдел обязан оформить соответствующую претензию или иск в течение 3 рабочих дней после получения от СХО надлежащим образом оформленной докладной записки с наличием всех документов, а по сложным делам - в течение 5 дней. По требованию юридического отдела ответственные лица обязаны представить и другие документы, необходимые для подготовки иска или претензии, а также документы, запрашиваемые судом и иными органами государственного управления. Управление бухгалтерского учета и отчетности предоставляет в юридический отдел по его запросу сверенные сведения о дебиторской задолженности с приложением всех необходимых документов.

Принимая документы для предъявления исков, юридический отдел проверяет их подлинность и правильность оформления: наличие печатей, подписей, регистрацию и другие необходимые реквизиты. Ответственность за своевременное и качественное предоставление материалов в юридический отдел для предъявления иска несут начальники СХО, осуществляющих контроль за исполнением договоров.

Все поступающие в адрес ОАО "Б" и предъявленные к ОАО "Б" претензионные письма и иски регистрируются в книгах входящей и исходящей корреспонденции ОАО "Б" с указанием номера и даты.

В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения по вине ОАО "Б" условий договора и предъявления к нему по этой причине претензий и исков СХО - исполнитель не позднее чем в 3дневный срок представляет в юридический отдел справку­пояснение с приложением соответствующих материалов. Начальник юридического отдела ведет учет исков, предъявленных в адрес организаций, являющихся ответчиками, в электронном виде. Все претензии и иски, вытекающие из деятельности филиала ОАО "Б", необходимо направлять от имени ОАО "Б".

Система управления дебиторской задолженностью

Указанная выше регламентация претензионноисковой работы помимо неоспоримого преимущества - простоты и универсальности -имеет также и существенный системный недостаток - отсутствие корреляции деятельности по предъявлению претензий и исков с результатами финансово­хозяйственной деятельности предприятия в целом. Другими словами, даже идеально налаженная претензионноисковая работа является всего лишь инструментом для борьбы с негативными последствиями, но не устраняет причины возникновения просроченной дебиторской задолженности. Преодолеть данный недостаток, по нашему мнению, поможет создание комплексной системы управления дебиторской задолженностью. В ОАО "Б" данный процесс находится на стадии разработки. Рассмотрим основные проблемы и направления внедрения указанной системы.

Начальным этапом создания системы управления дебиторской задолженности является определение целей ее разработки. В ОАО "Б" эти цели определены следующим образом.

- автоматизировать процесс управления дебиторской задолженностью, уменьшить временные затраты руководителей путем перехода от ручного управления к автоматическому

- уменьшить затраты (расходы) предприятия на обслуживание дебиторской задолженности и усилить финансовую безопасность ОАО "Б" при сохранении текущего уровня продаж или его увеличении

- создать мотивационную систему оплаты труда менеджеров и специалистов по продажам в зависимости от достижения ими целей по управлению задолженностью (сокращения расходов ОАО "Б").

- улучшить качество дебиторской задолженности путем уменьшения в общей дебиторской задолженности доли просроченной задолженности и безнадежной (нереальной ко взысканию) задолженности

- уменьшить период инкассации дебиторской задолженности (времени поступления денежных средств от дебиторов)

- сформировать кредитную политику, которая включает единые стандарты кредитоспособности покупателей, регламент работы с просроченной задолженностью, создание информационной базы о кредитных историях покупателей

- создать методику оценки финансовых потерь от возникновения просроченной дебиторской задолженности (свыше запланированной) и выработать политику компенсации данных потерь за счет применения к контрагенту договорных санкций

- усилить мотивацию отделов продаж за счет личного участия в уменьшении финансовых потерь и дифференцировать оплату труда от факторов сокращения дебиторской задолженности (например, перевод на предоплату или сокращения срока инкассации дебиторской задолженности по закрепленной товарной группе)

- создать прогноз поступления денежных средств от дебиторской задолженности в краткосрочном и долгосрочном интервале, рассчитать коэффициенты инкассации и на их основе планируемые поступления в зависимости от объема продаж

- оценить эффективность политики коммерческого кредитования клиентов и выработать методику увеличения объема продаж за счет изменения срока кредитования

- создать стандарты коммерческого кредитования для менеджеров по продажам, ограничить их действия установлением лимитов дебиторской задолженности и предельного срока предоставления товарного кредита по каждому покупателю

- создать систему обобщенных критериев для целей анализа работоспособности системы руководителем.

Инструменты и кредитная политика

Следующим этапом выступает создание необходимых инструментов для управления дебиторской задолженностью. В ОАО "Б" такими инструментами являются:

- информация о сроках погашения задолженности каждым дебитором

- информация о структуре задолженности (всего, просроченная по договору, задолженность 30 дней со дня отгрузки, задолженность 45 дней со дня отгрузки, задолженность 60 дней со дня отгрузки, задолженность 90 дней со дня отгрузки, задолженность свыше года со дня отгрузки)

- информация о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости.

Далее необходимо разработать и утвердить кредитную политику организации, то есть свод правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Кредитная политика принимается на определенный период (год, квартал), по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия.

Кредитная политика также имеет свои цели, которые следует ранжировать по приоритетности. На сегодняшний день для ОАО "Б" приоритетным является усиление платежной дисциплины, затем следуют увеличение товарооборота, выход на новые рынки сбыта либо завоевание большей доли существующего рынка, формирование деловой репутации, минимизация стоимости кредитных ресурсов.

Наиболее важной частью кредитной политики является создание алгоритма дифференциации условий предоставления отсрочки платежа, в который входят:

1. Отбор показателей, на основании которых будет проводиться оценка кредитоспособности контрагента (своевременность погашения ранее предоставленных отсрочек платежа, форма собственности, размер чистых оборотных активов и т.д.). Для ОАО "Б" на первоначальном этапе достаточно двух критериев: платежная дисциплина и объем реализации.

2. Определение принципов присвоения кредитных рейтингов клиентам компании. Рейтинг присваивается на определенный период, по истечении которого должен пересматриваться, например раз в месяц.

3. Разработка кредитных условий для каждого кредитного рейтинга, то есть определение цены реализации (размера наценки), времени отсрочки платежа, максимального размера коммерческого кредита, системы скидок и штрафов, применение компенсационных и принудительных мер воздействия.

Рассмотрим в качестве примера механизм присвоения кредитного рейтинга потребителям ОАО "Б" по двум показателям: платежная дисциплина и объем поставок:

Максимальная просрочка оплаты в течение года, дней