Книга учета поступления документов в архив образец

6.3. Система учетных документов архива

6.3.1. Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.3.2. Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

6.3.3. Основными учетными документами в архиве организации являются:

книга учета поступления и выбытия документов (приложение 24) (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);

список фондов (приложение 25) (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);

- лист фонда (приложение 6) (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);

опись дел (приложения 1, 2, 3) (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);

реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава (приложение 26);

паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;

опись особо ценных дел (приложение 23) (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение 27) (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));

опись страхового фонда (приложение 28) (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));

дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;

лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение 9).

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы:

паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря. г. (приложение 29);

паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря. г. (приложение 30).

6.3.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 10) и т.д.

6.3.5. Учет ЭД осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам настоящих Правил.

Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД (приложение 31).

ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).

Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируется в акте о миграции и перезаписи ЭД (приложение 32), в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива.

За единицу учета ЭД принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.

За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов (приложение 24). Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД (приложение 33) и журнал учета миграций и перезаписей ЭД (приложение 34).

Открыть полный текст документа

Книга учета поступления документов в архив образец

паспорт архивохранилища, если архив состоит из ряда хранилищ; *

опись особо ценных дел; *

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования; *

опись страхового фонда; *

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание. В ней указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, — сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же самым номером. В конце года в книге выполняется итоговая запись за год, фиксирующая все изменения фондов в течение года.

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования оформляется аналогично общей книге поступлений.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. В него записываются фонды при их первом поступлении в архив. В соответствии с данным списком, фонды получают порядковые номера. При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Перенумерация фондов возможна лишь с разрешения Росархива. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Список фондов с особо ценными документами составляется аналогично списку фондов.

Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате в их динамике на основании записей о движении документов. В нем указываются описи фонда, их состояние и содержание. Лист фонда составляется при первом поступлении фонда в архив и является основным документом, отражающим все изменения в фонде. По нему присваивается номер описи. При выбытии ее материалов из архива, номер описи не меняется и не присваивается другой описи. Лист фонда пересоставляется только при его неисправимом повреждении. Старый лист помешают в дело фонда с пометкой о его пересоставлении. При продолжении листа фонда указывают на нем номер продолжающего листа. По нему можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда.

Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер.

Поэтому опись является первичным учетным документом поединичного и суммарного учета документов фондов. Каждый документ имеет свой единичный номер. Итоговая запись к описи осуществляет их суммарный учет. Номер описи определяется по листу фонда. Количество единиц хранения в описи не должно превышать 9999. Последующие единицы хранения учитываются в новой описи. При выбытии всех дел по описи ее номер сохраняется за ней, он не передается другим описям. Архив должен в обязательном порядке иметь три экземпляра описи, первый из которых является страховым. При пересоставлении описи старая опись включается в новую последним номером.

Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.

Реестр описей служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров. Описи вносятся в реестр по мере их поступления в архив в хронологической последовательности. Итоги годового движения описей подводит ежегодная итоговая запись.

Реестр описей особо ценных документов ведется аналогично общему реестру описей.

Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах. В книге, ведущейся в трех экземплярах, отмечается состояние этих дел и результаты ежегодно проводимой их инвентаризации. Экземпляры книги хранятся: первый — в отделе учета архива, второй — у материально ответственного за хранение таких дел липа, третий — в бухгалтерии архива.

Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное упреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов составляются произвольно и содержат основные сведения за год для внесения изменений в учетные документы вышестоящих архивных органов.

Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте его хранения, предназначенным для централизованного государственного учета архивных документов. Она составляется одновременно с составлением списка фондов и листа фондов, повторяя их данные. Используется карточка для составления фондового каталога Росархива. Данные ее перезаполняются по итогам года.

Дело фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда. Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. Используемые в нем документы служат для внесения изменений во все учетные документы архива. Дело фонда оформляется согласно правилам оформления архивных дел. Каждому присваивается номер, соответствующий номеру фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров.

Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.

Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.

1. 1.Задачи проверки документов в архиве
   Проверка наличия и состояния дел — установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке. В ходе проверки осуществляется: * установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; * выявление и устранение недостатков в учете документов; *
   
2. ВОПРОС 21. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
   ВОПРОС 21. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В
   
3. ВОПРОС 31. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
   ВОПРОС 31. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В
   
4. ВОПРОС 18. ПОДГОТОВКА И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
   ВОПРОС 18. ПОДГОТОВКА И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В
   
5. ВОПРОС 19. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ФОНДИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
   ВОПРОС 19. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ФОНДИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В
   
6. ВОПРОС 33. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
   ВОПРОС 33. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ В
   
7. 2.Порядок принятия электронных документов в архив
   Электронные документы принимаются в архив после проведения экспертизы их ценности, состоящей из экспертизы их содержания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов. Другим критерием является их читабельность. Рассматривается вопрос о полноте сопроводительной документации, включающей компоновку документа, справочник использованных
   
8. 3.Порядок хранения документов в технотронных архивах
   Хранение кинофотофоновидеодокументов обусловливается их носителями. Научно-техническая документация хранится как традиционные документы. Не допускается хранение документов. на носителях с магнитным рабочим слоем в хранилищах с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/м. Хранилища документов на нитрооснове должны быть изолированы от хранилищ с остальными
   
9. Российский архив рабочих документов по экономике н социологии
   Архив предназначен для хранения электронных документов с результатов российских исследований по экономике и социологии и организации к ним доступа через Интернет. АРДЭС - онлайновый сервис, позволяющий исследователям размещать результаты своей работы в сети Интернет. 398 Архив имеет отдельные разделы и англо язычных Содержание обоих разделов РЛРД'Х' входит в междунаро.:ную базу данных
   
10. Проверка в Разряде дел по документам архивов других приказов
    Местническое разбирательство велось в основном силами аппарата Разрядного приказа, однако не всегда, поскольку, в зависимости от того, кому из думных чинов была поручена комиссия, следствие могло вестись в канцелярии учреждения, которое в то время возглавлял этот думный чин, или там, где в данный момент служили местники. Например, дело «гости - дьяки» 1659 г. велось в Приказе Большой казны, дело
    
11. ОБЗОР КОЛЛЕКЦИИ ДОКУМЕНТОВ Г.В. ВЕРНАДСКОГО В БАХМЕТЕВСКОМ АРХИВЕ БИБЛИОТЕКИ КОЛУМБИЙСКОГО УНИВЕРСИТЕТА В НЬЮ-ЙОРКЕ
    Коллекция документов Георгия Владимировича Вернадского (1887-1973) хранится в Бахметевском архиве в составе библиотеки редких книг и рукописей Колумбийского университета в Нью-Йорке. Документы передавались в архив Г.В.Вернадским и его женой Ниной Владимировной (урожденной Ильинской) постепенно, с предварительным разбором, начиная с 1954 года. После смерти Г.В.Вернадского еще одна часть коллекции
    
12. «Местнический архив» и описи Разрядного архива 1626,1649-1653,1668 гг.
    Для того чтобы установить, как формировался «местнический архив», можно провести экспериментальное сопоставление реально сохранившихся доныне дел и их фрагментов с комплексом описательных статей в описях 1626 и 1649-1653 гг. Эти описи неоднократно изучались исследователями как источник реконструкции состава Разрядного архива до пожара 1626 г. В 2001 г. К. В. Петровым осуществлена научная
    
13. Родовые архивы местников и их использование в тяжбах и для пополнения Разрядного архива
    Архивы руских дворянских родов изучались преимущественно в двух аспектах. Б. Н. Морозов исследовал проблему в комплексе, преимущественно на базе более или менее сохранившихся значительных фрагментов родовых архивов и упоминаний их в различных источниках. Автора они интересовали во всех аспектах, как землевладельческом, так и культурном и служебном, поскольку он включил в исследование и фонды
    
14. «Опись Царского архива» и «местнический архив»
    В Описи Царского архива (далее - ОЦА) содержится несколько записей о хранившихся там 24 поименованных местнических делах, а также одна суммарная запись («да памяти, челобитные и грамоты присыльные о местех» - в ящике 145)[72]. Политическая оценка перечисленных дел с точки зрения их отбора в Царский архив была дана А. А. Зиминым[73]. С. О. Шмидт, специально изучавший формирование Царского архива,
    
15. I. ДОКУМЕНТЫ А. ДОКУМЕНТЫ И ТРУДЫ В РУКОПИСЯХ
    Census of the townships of Manchester and Salford (1773).—Recensement entre- prisen 1773 par un groupe de particuliers. 3 vol. к la Bibliotheque du Chetham Hospital, Manchester. Collection des patenies et specifications, au Patent Office, Londres. Collection Mayer.—Correspondance et papiers de Josiah Wedgwood et de son associe Thomas Bentley: copies de lettres (10 vol.), contrats, factures,
    
16. 4.Ведомственный архив
    Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы. В зависимости от объема хранящихся документов он создается как самостоятельное структурное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства. Задачи ведомственного архива: *
    
17. 3.Заведующий архивом
    Заведующий архивом возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации: * обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов; * руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов; * оказывает
    

Формы учетных документов архива

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

1. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
2. Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
3. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
4. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
5. Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения
6. Форма описи электронных документов постоянного хранения
7. Форма листа фонда
8. Форма номенклатуры дел организации
9. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
10. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
11. Форма листа-заверителя дела
12. Форма внутренней описи документов дела
13. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
14. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по лично-му составу структурного подразделения организации
15. Форма итоговой записи и заверительной надписи
16. Форма титульного листа описи документов постоянного хранения
17. Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)
18. Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)
19. Примерная форма карточки пофондового топографического указателя
20. Форма заказа на выдачу дел (лицевая сторона)
21. Форма заказа на выдачу дел (оборотная сторона)
22. Форма акта о выдаче дел во временное пользование
23. Форма титульного листа книги выдачи документов
24. Форма книги выдачи дел из хранилища
25. Форма листа использования документов
26. Форма карты-заместителя дела
27. Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
28. Форма титульного листа описи особо ценных дел
29. Форма описи особо ценных дел
30. Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов
31. Форма титульного листа списка фондов
32. Форма списка фондов
33. Форма титульного листа реестра описей
34. Форма реестра описей
35. Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
36. Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
37. Форма титульного листа страхового фонда
38. Форма описи страхового фонда
39. Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию
40. Форма паспорта архива организации, хранящей документы отраслевого фонда
41. Форма учетной карточки единицы учета ЭД (лицевая сторона)
42. Форма учетной карточки единицы учета ЭД (оборотная сторона)
43. Форма акта миграций и перезаписей ЭД
44. Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов
45. Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов
46. Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение
47. Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
48. Форма акта о неисправимых повреждениях документов
49. Форма акта описания документов личного происхождения
50. Форма акта об образовании объединенного архивного фонда
51. Форма акта о технических ошибках в учетных документах
52. Форма акта об обнаружении документов
53. Форма архивной справки (образец)
54. Форма карточки пользователя
55. Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
56. Форма годового плана работы архива
57. Форма карточки учета работы с организацией (лицевая сторона)
58. Форма карточки учета работы с организацией (оборотная сторона)
59. Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива

© Архивное дело, 2013-2015 гг. Все материалы защищены законом об авторском праве и смежных правах. Полное, либо частичное копирование материалов, без одобрения администрации ресурса, запрещено. [Обратная связь ]

Алтайский архивист

ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ, НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ АКТЫ, МЕТОДИЧЕСКИЕ РАЗРАБОТКИПисьмо управления архивного дела администрации
Алтайского края "О ведении основных и вспомогательных
учетных документов" от 20.02.2001 г. N 202

Представляем образцы заполнения некоторых видов основных учетных документов архивного учреждения, разработанные в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в целях совершенствования данной работы в архивных отделах (комитетах) админи
страций городов и районов.

Основные учетные документы:

1. Книга учета поступлений документов.
2. Список фондов.
3. Карточка фонда.
4. Лист фонда.
5. Реестр описей дел
6. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.___.
7. Акт приема-передачи документов на государственное хранение
8. Акт приема-передачи фотодокументов на государственное хранение.

Обращаем внимание на некоторые особенности ведения отдельных учетных документов.

В случае пересоставления карточки фонда (приложение 3) в ее правом верхнем углу делается запись об этом. В карточках на объединенный архивный фонд после обобщенного названия даются в алфавитном порядке названия всех учреждений, документы которых вошли в состав фонда, причем, при наличии переименований для определения последовательности используется последнее название. Аналогичный порядок существует при заполнении листа фонда (приложение 4).

Если из документов известна дата создания, преобразования, ликвидации учреждения, в графе "крайние даты каждого названия фонда" проставляются точные крайние даты (число, месяц, год).

Карточка фонда заводится строго в формате А5 (148х210).

В графе 1 реестра описей дел (приложение 5) нумерации подлежат описи, а не фонды. Номера по реестру проставляются на титульных листах всех экземпляров описей. В конце реестра делается итоговая запись на 1 января каждого года. В графах 6-7 реестра записи делаются карандашом в тех случаях, когда приняты не все дела по описи, и предстоит дополнительный прием, и когда опись (раздел описи) имеется не в полном комплекте экземпляров. В графе 8 приведен пример записей по оп. 1 ф. 1, когда опись подверглась переработке. При выбытии описи в графе 8 делается запись "опись выбыла", дается название, дата и номер документа, послужившего основанием для выбытия; факт выбытия учитывается в итоговой записи.

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов (приложение 6) составляются строго по порядку номеров фондов. Название фонда указывается по последней дате поступивших или выбывших документов.

В графе 5 акта приема-передачи документов на государственное хранение (приложение 7) следует указывать крайние номера принятых дел, номера не принятых дел и причины их отсутствия, перечислять номера дел при дополнительном приеме. Если прием производится по одному разделу описи, в графе 2 повторять крайние даты дел не нужно.

Приложение: на ___ л.

Начальник управления Н.И. Разгон

Архивный отдел админи
страции

Алейского района Алтайского края

Впервые принято 10 дел, акт приема-пере-дачи от 27.10.99 N 1

Итого: за 1999 год поступил 1 фонд, 80 ед. хр.
выбыл 1 фонд, 20 ед. хр.
созданы страховые копии на __-___ ед.хр.
На 01.01.2000 г. в архиве по списку фондов числятся с N 1 по N 79 номеров фондов,
в т.ч. номеров, числящихся в наличии - 76 фондов, 8503 ед.хр.;
номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) - 2 (NN 3, 51)
утраченных ___-___ фондов;
свободных номеров - 1 (N 70)

Зав. архивным отделом __________________ Н.Д. Шалева
подпись
00.00.00.
(формат А3)

УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
Быковского сельсовета
Алейского района
Алтайского края
_______________П.И. Фомин
М.П. 00.00.00

УТВЕРЖДАЮ
Зам. главы администрации
Алейского района
Алтайского края
_____________Н.А. Смирнов
М.П. 00.00.00

Акт N 5
приема-передачи документов
на государственное хранение

Основание: Закон Алтайского края "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах", утвержденный постановлением Алтайского краевого Законодательного Собрания от 28.12.94 N 168.

В связи с истечением срока хранения документов___________________________________________________________________________________
(истечением срока хранения документов в учреждении, ликвидацией учреждения, отсутствием условий для хранения документов и т.д.)

администрация Быковского сельсовета Алейского района Алтайского края _____ сдает, а архивный отдел администрации Алейского района (название архивного учреждения)

Алтайского края _______ принимает на государственное хранение документы по описям за 1990, 1992-1996 годы и справочный аппарат к ним:

Название,
N описи

Количество экземпляров описи

Учет документов в архиве организации

В данной статье мы поговорим, какой минимальный набор учетных документов необходимо иметь в ведомственном архиве предприятия. Вся информация по учету документации в архиве будет

приведена на примере конкретной организации, которая представляет собой источник комплектования государственного архива с полной формой приема. Таким образом, мы рассмотрим процесс учета документов в архиве такого предприятия, к которому применяются максимальные требования.

Документы в архиве предприятия учитывают для того, чтобы четко зафиксировать их количество и состав, а также отразить их поступление и выбытие. Учет проводится также и для того, чтобы добиться сохранности и обеспечить быстрый поиск документов. Учет в основном ведется по так называемым единицам хранения, которые могут представлять собой как отдельные документы, так и их совокупности, помещаемые в общую обложку.

На практике для обеспечения учета документации в архиве организации нужно завести следующие виды документов:

• Опись дел постоянного хранения. которая необходима для того, чтобы осуществлять поединичный и суммарный учет дел. Как правило, этот документ составляют лишь те организации, которые отправляют документацию в государственный или муниципальный архив, то есть на государственное хранение. Другие компании имеют право на замену срока хранения документов согласно типовому перечню с постоянного на 10 лет или более длительный срок. Часто этот срок устанавливается как «до ликвидации организации».
• Опись дел по личному составу.
• Опись дел временного хранения (для документов со сроком хранения более 10 лет), если таковые имеются в компании;
• Опись дел временного хранения (для документов со сроком хранения менее 10 лет) может и не составляться, и в таком случае учет будет проводиться с использованием номенклатур дел за разные годы. Нередко дела из данной категории вообще не подлежат передаче в архив предприятия, в таком случае их оставляют в своих структурных подразделениях, где они находятся вплоть до истечения сроков хранения.
• Описи дел структурных подразделений представляют собой сдаточные описи, согласно которым происходит передача дел в архив компании. Данные описи – это учетные документы, которые используются до того, как составляется годовой раздел соответствующей сводной описи с делами организации.
• Дело фонда представляет собой совокупность документов, в которых содержится история предприятия и его фонда, в том числе (акты о выделении к уничтожению дел. а также акты о проведении проверок по наличию и состоянию дел, акты передачи дел для формирования государственных архивов, историческая справка и т.д. Документы размещают в деле в хронологическом порядке, то есть по мере поступления. Чтобы поддерживать такой порядок, необходимо вести внутреннюю опись. а листы в деле должны быть пронумерованы.
• Предприятиям, которые являются источником для комплектации государственного или муниципального архива, необходимо вести паспорт архива организации .

Для того чтобы осуществлять количественный учет листов в составе дел постоянного и временного хранения (более 10 лет), необходим лист-заверитель дела. Лист-заверитель дел, касающихся личного состава, как правило, составляют в процессе научно-технической обработки документов, то есть во время их подшивки в твердую обложку.

Вам также необходимо знать о требованиях такого документа как «Основные правила работы архивов организаций», который был одобрен решением коллегии Росархива в 06.02.2002 г. Согласно данным правилам основные учетные формы обязательно должны вестись в архивах всех предприятий. Помимо тех документов, которые уже были перечислены в нашей статье, данные правила обязывают к ведению еще нескольких. О них поговорим чуть ниже.

Для получения представления о том количестве документов, которые поступили или выбыли из архива организации за определенный период времени, как правило, это год, используется книга учета поступления и выбытия документов. По нашему мнению, данный документ маловажен с практической точки зрения, так как не имеет большого значения, сколько документов поступает, гораздо важнее знать, какое количество числится согласно описям дел.

Кроме того, не очень ясно, как именно заполняется данная форма, а четкая инструкция по ее заполнению отсутствует. Пояснений не может дать даже куратор из государственного архивного учреждения. С первого взгляда на форму данного книги учета все кажется достаточно ясным, однако в процессе заполнения все очень сильно запутывается, цифры становятся бессмысленны в связи с переформированием дел, которое неизбежно происходит в процессе обработки документации.

В любом случае, в результате получаются очень приблизительные цифры, которые не отражают реальную картину, из-за чего теряется весь смысл заведения подобного учета. Кроме того, ведение данной книги требует слишком много времени.

Но если возникнет необходимость в ведении такой книги, то здесь вы найдете образец книги учета поступления и выбытия документов и пример ее заполнения.

Список фондов ведут только в тех случаях, когда на предприятии хранятся документы двух или более фондов. Поэтому данный документ не актуален для большинства архивов.

Лист фонда необходим для того, чтобы фиксировать изменения в названии компании, учитывать и нумеровать уже хранящихся в архиве описей дел, а также учитывать поступающие и выбывающие архивные документы.

Для того чтобы учитывать виды и количество описей дел в архиве используется реестр описей .

На протяжении всего периода своей деятельности нам еще не встречались документы страхового фонда или другие особо ценные дела в составе ведомственных архивов организаций. Подобные дела весьма редко встречаются в обычных организациях, а потому мы здесь не будем уделять внимание их учету.

Таким образом, главная задача, касающаяся учета документов в архиве предприятия, состоит в том, что правильно составлять архивные описи дел и формировать дела фонда. Кроме того, требуется своевременно представлять (в случае, если осуществляется их передача на государственное или муниципальное хранение) паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря в соответствующее архивное учреждение. Другие учетные документы организации представляют крайне малый интерес для государственного архива.

Форма книги учета поступления и выбытия документов - образец РБ 2016

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
  Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займа
  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора аренды
  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 30 сентября 2016

Почему вы не любите свою работу?

Алексеева Е

полноты и достоверности государственного учета— документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица изме­рения количества документов.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

архивный фонд (а также приравненная к нему архивная кол­лекция);

отдельный обособленный документ.

Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989 г. со­ставляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.

Государственному учету подлежат следующие документы: государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных); государственных музеев и библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

структурных подразделений организаций, хранящих докумен­ты (ведомственных архивов);

негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Современные правила учета базируются на Регламенте госу­дарственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегист­рированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являю­щихся источниками комплектования государственных и муници­пальных архивов, а также негосударственных организаций, хра­нящих документы Архивного фонда РФ.

Отношения с собственниками документов негосударственной части АФ РФ складывались в 1990-е гг. не просто. Первоначально по Основам законодательства об Архивном фонде РФ и архивах все документы государственной и негосударственной частей АФ РФ, независимо от места их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положе­нием об Архивном Фонде РФ 1994 г. собственники документов (негосударственной части АФ РФ) представляли сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с Федеральной ар­хивной службой России после отнесения документов к составу АФ РФ. Таким образом, собственникам документов предоставляется определенная свобода в определении отношений с Федеральной архивной служ­бой и выполнение самостоятельной работы по учету документов.

Документы негосударственной части Архивного фонда РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государствен­ные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части АФ РФ.

Практически организация учета представляет собой утомитель­ный процесс составления и ведения учетных документов. У неко­торых неопытных специалистов при первом знакомстве с обили­ем учетных показателей возникает «учетофобия» — профессио­нальное «заболевание» архивистов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, со­став и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизо­ванного государственного учета и различаются по составу в него­сударственных, государственных, ведомственных архивах, архи­вах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным де­лом субъектов РФ и Росархиве (табл. 6).

хранящей управленческую документацию, НТД и КФД (в зависимости от состава

документов) в центральном архиве ведомства

Суммарный паспорт государствен­ных архивов субъекта РФ. Суммарный паспорт районных и городских архивов субъекта РФ. Суммарный паспорт музеев и библиотек субъекта РФ. Фондовый ката­лог субъекта РФ. Сведения о состоянии хранения документов в организациях —

источниках комплектования государствен­ных, районных и городских архивов РФ на 1 декабря. Сводный паспорт, включая сведения об объеме документов научных и научно-отрасле­вых архивов данного субъекта РФ

Суммарный паспорт федеральных архивов. Суммарный паспорт федеральных музеев и библиотек. Суммарный паспорт государствен­ных архивов субъектов РФ. Суммарный паспорт музеев и библиотек субъектов РФ. ЦФК Федераль­ной архивной службы. Сводные сведения

о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря Сводный паспорт документов, хранящихся в архиве РАН, научных и научно-отраслевых архивах РАН

Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены не­брежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то ни­какой сводной статистики получить не удастся.

Как видно из табл. 6, основной «костяк» внутренних учетных документов в государственных архивах и архивах учреждений совпа­дает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходи­мости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, переда­ваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет докумен­тов осуществляется на основе внутренних описей и листа-завери­теля дела.

Назначение названных выше учетных форм практически идентично в разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зави­симости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся документы временного и постоянного хранения, а также документы по личному составу. В государственный же архив поступают только доку­менты постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета по­ступлений.

Попробуем разобраться в этом многообразии учетных доку­ментов.

Книга поступлений предназначена для первичного учета посту­пающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены доку­менты для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает пра­вильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определен­ный отрезок времени.

В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступ­ление первичным или вторичным. При ведении книги необходи­мо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондо­держатель может не совпадать с фондообразователем, в таком слу­чае следует указать их обоих.

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы.

Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается на основании сдаточной опи­си, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований ар­хивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное на­звание.

Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.

При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и со­стояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступле­нии и выбытии документов.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

сведения о переименованиях фондообразователя;

сведения о местонахождении фонда и его номере;

3)сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Сведения о движении документов приводятся отдельно для опи­санных и неописанных документов (россыпи).

При учете россыпи может быть указано количество дел, доку­ментов или листов; при учете описанных материалов — только количество единиц хранения.

По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если ма­териалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе ко­торого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда — комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправимом повреждении документов; ко­пии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие све­дения:

о дате создания учреждения; подчиненности; функциях; реорганизации;

условиях хранения материалов;

видах научно-технической обработки материалов.

Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его назва­ние. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в научно-спра­вочном аппарате фонда включаются в дело только после фикса­ции этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.

Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть под­шиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного учета в государствен­ном архиве и архиве учреждения является паспорт архива органи­зации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количе­стве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

Паспорт государственного архива на 1 января каждого года со­держит значительно большее число показателей и состоит из сле­дующих разделов, которые показывают его состав и объем:

страховой фонд копий;

условия хранения документов.

Карточка фонда служит основой для создания фондового ката­лога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда.

Карточки фонда составляются только в государственных архи­вах и архивах Российской академии наук. В архивах учреждений и архивах отраслевых фондов они не составляются.

Сведения об изменении в составе и объеме фондов составляются в государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены для внесе­ния изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов Федерации и Центрального фондового каталога. Для этого они присылаются в органы управления архивным делом субъектов Федерации и Росархив.

В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состоянии хранения документов организаций — источников комплектования на 1 декаб­ря каждого года. Они включают данные о количестве источников комплектования:

всего по профилю архива;

государственных организаций, а также о наличии в архивах учреждений номенклатур дел, инст­рукций по делопроизводству, помещений и штатов.

Движение документов централизованного учета в государствен­ных архивах, музеях и библиотеках, в архивах учреждений и от­раслевых фондов, архивов системы Российской академии наук, а также документов негосударственной части Архивного фонда Рос­сийской Федерации последовательно представлено в графичес­ком варианте на рис. 7—11.

Рис. 7. Движение документов централизованного для государственных архивов, музеев и библиотек

Рис. 9. Движение документов централизованного учета для архивов учреждений

Рис. 10. Движение документов централизованного учета для АФ Российской академии наук

Рис. 11. Движение документов централизованного учета для негосударственной части АФ Российской Федерации

Архивы недостаточно собрать — не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов.

Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справ­ку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архи­вов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного чело­века и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х гг. «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и сегодня.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную де­ятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспе­чения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание ма­териально-технической базы хранения документов (здания и по­мещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и вос­становления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, ох­ранный).

Остановимся более подробно на требованиях, предъявляемых к зданиям и помещениям, режиму хранения, размещению, про­верке наличия и состояния дел.

Здания и помещения для архивов. В соответствии с современны­ми нормативными документами к зданиям и помещениям для архивов предъявляются следующие требования: архив должен раз­мещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не до­пускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливае­мых, без вентиляции помещений.

Под архив должно быть предоставлено несколько помещений так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматиза­ции документов; помещение для использования документов; ра­бочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь за­пасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб;

электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — распола­гаться вне помещений хранилищ.

Режим хранения. Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового ре­жима существуют особые требования. Так, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение храни­лищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, пап­ках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т. п.

Для искусственного освещения применяют лампы накалива­ния в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцен­тных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура долж­на равняться 17—19 °С, а относительная влажность воздуха со­ставлять 50 — 55%; для черно-белых пленочных материалов — тем­пература 15 °С, а влажность 40—55%; для документов на магнит­ных лентах и дисковых носителях — температура 15 — 20 °С, влаж­ность воздуха 50-65%.

В помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности, так как это разрушает носитель информации (бума­гу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранили­щах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи спе­циальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном про­ходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключа­ющего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызу­нов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами анти­септиков. Кроме того, два раза в год документы выборочно под­вергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесне­вых грибков.

При проведении уборок и санитарных обработок антисептика­ми растворы не должны попадать на документы.

Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть тех­нические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Размещение документов в хранилище. Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве допол­нительных средств хранения могут использоваться сейфы, метал­лические шкафы и др.

Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в глав­ном проходе — 120 см, проход между стеллажами — 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стел­лажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см.

Документы в зависимости от вида размещаются в соответству­ющих первичных защитных средствах: коробках, специальных фут­лярах, пакетах и т.д.

Все помещения архива, а также стеллажи и полки нумеруют­ся сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хране­ния документов в хранилищах используются топографические указатели.

Проверка наличия и состояния документов. В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документа, находящегося на хра­нении в архиве; выявляются и устраняются недостатки в учете до­кументов; выявляются документы, требующие реставрации, кон­сервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные провер­ки наличия и состояния документов, если производились переме­щения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каж­дой описи после заверительной надписи делается запись «прове­рено», проставляется дата проверки и подпись проводивших про­верку работников с указанием их должностей.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстанов­лению, составляются соответствующие акты, к которым также составляется справка о проведении розыска.

Проверка наличия и состояния документов считается завер­шенной после внесения изменений в учетные документы прове­ряемого фонда.

Создание страхового фонда архивных документов. На особо цен­ные и уникальные документы организации создаются страховые копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, со­здаваемый на случай утраты или повреждения подлинных доку­ментов.

Страховой фонд архивных документов — это совокупность осо­бо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофиль­мах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала).

Страховой фонд архивных документов входит составной час­тью в Единый страховой фонд Российской Федерации (ЕСФ РФ).