журнал учета документов дсп образец

5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП)

5.9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - ДСП).

К документам ДСП не могут быть отнесены:

- нормативные правовые акты Губернатора и Правительства, затрагивающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации, а также устанавливающие правовой статус организаций;

- документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и производственных объектов;

- описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений форм деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц и решения по ним;

- сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

- документы, накапливаемые в открытых информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

5.9.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (ДСП) определяется исполнителем документа, руководителем подразделения органа исполнительной власти или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если документ отнесен к категории "ДСП", вся переписка по вопросу оформляется с грифом "ДСП". В случае простановки на приложении отметки "ДСП" - весь пакет документов приобретает статус ДСП.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении документов к ДСП, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

Руководитель органа исполнительной власти в пределах своей компетенции определяет:

- порядок передачи документов ДСП другим органам и организациям;

- порядок снятия пометки "ДСП" с носителей информации;

- организацию защиты документов ДСП.

Необходимость снятия грифа "ДСП" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения органа исполнительной власти или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ. Решение о снятии грифа "ДСП" оформляется протоколом заседания экспертной комиссии органа исполнительной власти. Гриф погашается штампом или записью от руки с указанием номера и даты протокола, послужившим основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью сотрудника, занимающегося учетом и хранением документов.

5.9.3. При получении письменного запроса с просьбой об ознакомлении с информацией, имеющей пометку ДСП, решение об ознакомлении заявителя принимает руководитель соответствующего органа исполнительной власти, структурного подразделения.

За разглашение служебной информации с пометкой ДСП, а также за нарушение порядка обращения с документами ДСП государственный служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

В случае ликвидации органа исполнительной власти решение о дальнейшем использовании документов с отметкой ДСП принимает ликвидационная комиссия.

5.9.4. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу.

- печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;

- учитываются, как правило, отдельно от несекретных документов. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

В аппарате Правительства прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется службами делопроизводства в АИС "Служебная корреспонденция", при этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет с другими несекретными документами.

5.9.5. Документы с отметкой ДСП:

- передаются работникам подразделений под расписку;

- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; при необходимости направления в несколько адресатов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, указатель подписывается исполнителем и руководителем подразделения;

- хранятся в сейфах или металлических шкафах.

5.9.6. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" сотрудникам структурных подразделений органов исполнительной власти осуществляется под расписку.

5.9.7. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования".

5.9.8. Проверка наличия документов ДСП проводится не реже 1 раза в год экспертной комиссией с привлечением работников, ответственных за учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.

5.9.9. О фактах утраты документов ДСП ставится в известность руководитель органа исполнительной власти и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

5.9.10. Уничтожение дел и документов с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту с отметкой в учетных формах.

5.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

5.10.1. Органом, оказывающим содействие и координирующим деятельность органов исполнительной власти по осуществлению прав на международные и внешнеэкономические связи, является департамент международных, внешнеэкономических и межрегиональных связей Нижегородской области.

5.10.2. Документы, поступившие из-за рубежа на иностранном языке, передаются службой ДОУ в департамент международных, внешнеэкономических и межрегиональных связей Нижегородской области для подготовки перевода и аннотации на поступившие документы.

Подготовленные документы передаются в соответствующие службы ДОУ для дальнейшей работы в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

5.10.3. Органы исполнительной власти согласовывают с уполномоченным органом в установленном порядке проекты писем за подписью Губернатора, членов Правительства, руководителей органов исполнительной власти, адресованных руководителям зарубежных организаций, главам и сотрудникам зарубежного дипломатического корпуса в Москве и российских дипломатических и консульских учреждений за рубежом, а также писем, направляемых за рубеж.

5.11. Учет и анализ объемов документооборота

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в органы исполнительной власти и создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой ДОУ органа исполнительной власти и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

VI. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ОРГАНОВ

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документального фонда органа исполнительной власти, являются составление номенклатур дел, формирование дел и их текущее хранение, подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.

6.1. Составление номенклатур дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

6.1.1. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и описей дел по личному составу.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти.

Документальный фонд органа исполнительной власти - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд органа исполнительной власти составляют документы, созданные в органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив органа исполнительной власти лежит на службе ДОУ органа исполнительной власти.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 16) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение 17).

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи архива и службы ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ органа исполнительной власти.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа исполнительной власти и лиц, ответственных за хранение документов в органе исполнительной власти.

6.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти, экспертно-поверочной методической комиссией комитета по делам архивов Нижегородской области (далее - ЭПМК) и утверждается руководителем органа исполнительной власти. Оформление грифа утверждения производится в соответствии с п.3.2.2.9 настоящей Инструкции.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве органа исполнительной власти. Четвертый - хранится в комитете по делам архивов Нижегородской области, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с архивным органом (комитетом по делам архивов Нижегородской области) в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти или 1 раз в 5 лет.

6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти.

6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит: из номера по классификатору органов исполнительной власти и их структурных подразделений, установленного в органе исполнительной власти, цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 611-03-05, где 611 - номер по классификатору органов исполнительной власти, 03 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Переписка со структурными подразделениями аппарата Правительства Нижегородской области по основной деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Переписка с управлением государственной и муниципальной службы по вопросам повышения квалификации сотрудников.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Переписка с главами местного самоуправления Нижегородской области о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Переписка с управлением государственной гражданской и муниципальной службы аппарата Правительства об учете и хранении штампов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Годовые отчеты органов исполнительной власти, подчиненных Вице-губернатору.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии срок хранения согласовывается с комитетом по делам архивов Нижегородской области.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2006 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган государственной власти для продолжения и др.

6.1.14. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование, оформление дел и их текущее хранение

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в органе исполнительной власти, как правило, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях.

6.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности, кадровые и др. приказы группируются отдельно.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.7. Дела органа исполнительной власти подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 18); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 19); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 20); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа исполнительной власти; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органа исполнительной власти, согласованной с ЭПМК (экспертно-проверочная методическая комиссия) комитета по делам архивов Нижегородской области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве области

Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве области

Постановление от 16 мая 2012 года № 256

Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве области Принято Губернатором Вологодской области

В редакциях
№ 453 от 01.10.2013.
№ 484 от 25.10.2013.
№ 3 от 13.01.2015.

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и в целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве области постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве области.
2. Признать утратившими силу постановления Губернатора области:
от 14 марта 2003 года N 54 "Об утверждении перечня сведений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и Инструкции по защите служебной информации ограниченного распространения в Правительстве области";
от 30 апреля 2003 года N 102 "О внесении изменения и дополнения в постановление Губернатора области от 14 марта 2003 года N 54";
от 20 августа 2004 года N 230 "О внесении дополнений в постановление Губернатора области от 14 марта 2003 года N 54";
от 2 октября 2009 года N 379 "О внесении изменений в постановление Губернатора области от 14 марта 2003 года N 54";
от 4 марта 2011 года N 157 "О внесении изменений в постановление Губернатора области от 14 марта 2003 года N 54".
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
Губернатор области
О.А.КУВШИННИКОВ

Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве области (далее - инструкция) I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Правительстве области.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Правительства области и органов исполнительной государственной власти области, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

нормативные правовые акты области;

информация о состоянии окружающей среды;

информация о деятельности органов исполнительной государственной власти области, об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

информация, накапливаемая в открытых фондах библиотек и архивов, а также в государственных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан и организаций такой информацией;

иная информация, недопустимость ограничения доступа к которой установлена действующим законодательством.

1.4. На документах и выписках из них (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

1.5. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется ответственным исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, а в отношении постановлений Правительства области, постановлений, распоряжений Губернатора области - руководителем структурного подразделения Правительства области, готовившим соответствующий проект.

Перечень служебной информации ограниченного распространения в Правительстве области приведен в приложении 1 к настоящей Инструкции.

Перечень не ограничивает право отнесения не вошедших в него сведений к служебной информации ограниченного распространения в Правительстве области, если это не противоречит требованиям действующего законодательства и не нарушает права граждан на доступ к информации.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду служебной информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение требований, предусмотренных пунктом 1.3 настоящей Инструкции.

1.7. Право отменить решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения имеют должностные лица, которые приняли данное решение, либо вышестоящие по должности руководители.

1.8. Ответственность за организацию делопроизводства со служебной информацией ограниченного распространения, за соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное и своевременное исполнение документов с пометкой "Для служебного пользования" и их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Правительства области.

1.9. Государственные гражданские служащие и работники Правительства области, отвечающие за учет (регистрацию), исполнение и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования", несут персональную ответственность за их сохранность, неразглашение информации ограниченного распространения и за соблюдение требований настоящей Инструкции.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, ее распространение без санкции должностного лица, имеющего данные полномочия, нарушение порядка обращения с документами или материальными носителями, содержащими такую информацию, государственный гражданский служащий и работник Правительства области может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

II. Порядок оформления служебных документов ограниченного распространения

2.1. Подготовка, оформление, прохождение и контроль исполнения документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Вологодской области с учетом особенностей, установленных настоящей Инструкцией.

2.2. На служебных документах ограниченного распространения, приложениях к ним, делах и изданиях, содержащих сведения ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, приложения к нему, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Например:

Для служебного пользования

Экз. N ____

К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

2.3. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с пометкой "Для служебного пользования" в левом нижнем углу исполнителем указывается регистрационный номер, количество отпечатанных экземпляров, расчет рассылки, фамилия исполнителя, фамилия печатавшего, дата печатания, служебный телефон исполнителя. Например:

2.4. При отправке документов с пометкой "Для служебного пользования" с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения, номер документа, номер экземпляра и количество листов.

2.5. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации и отправки ответственному лицу, осуществляющему учет и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования". Черновики уничтожаются указанным лицом путем измельчения в бумагорезательной машине.

III. Порядок учета и регистрации служебных документов ограниченного распространения

3.1. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования", машинных носителей информации, содержащих электронные документы с информацией ограниченного распространения, осуществляют государственные гражданские служащие и работники управления делопроизводства и архива Правительства области, структурных подразделений Правительства области, на которых возложены данные обязанности, в порядке, предусмотренном для общего делопроизводства с учетом особенностей, установленных настоящей Инструкцией.

3.2. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются отдельно от другой служебной документации и регистрируются в специальном журнале по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.

При незначительном объеме таких документов в структурных подразделениях Правительства области разрешается вести их учет совместно с другими служебными документами, выделив отдельный раздел в журналах учета.

3.3. При регистрации входящего документа с пометкой "Для служебного пользования" на первом листе в нижней его части с правой стороны ставится штамп, в котором указываются очередной порядковый номер документа и дата его поступления. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". Например: Входящий N 58 ДСП, 01.02.2012.

3.4. На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе.

3.5. На машинных носителях информации учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, пометка "ДСП") проставляются в удобном для просмотра месте.

Рассылка, передача, проверка наличия машинных носителей информации ограниченного распространения, проведения расследований по фактам их утраты осуществляются в соответствии с пунктами 4.4, 4.5, 4.9, 6.5 и 6.6 настоящей Инструкции.

3.6. Запрещается регистрировать документы с пометкой "Для служебного пользования" в автоматизированной системе электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области.

IV. Порядок размножения, рассылки (отправки), копирования и ознакомления со служебными документами ограниченного распространения

4.1. Размножение, копирование, ознакомление, передача и отправка документов с пометкой "Для служебного пользования" производятся только с письменного разрешения должностного лица, в чей адрес был направлен документ, должностного лица, подписавшего или утвердившего документ, либо вышестоящего по должности руководителя.

4.2. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются за номером этого документа, о чем делается отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

4.3. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам. На обороте последнего листа оригинала делается запись о количестве снятых копий и где они учтены, заверяемая специалистом, осуществляющим регистрацию документа, с проставлением даты. На копиях под номером экземпляра ставится номер копии, например:

Экз. N 35

Копия N 1

4.4. Для рассылки документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются в управление делопроизводства и архива Правительства области. К документу, предназначенному для направления в более чем четыре адреса, прилагается список рассылки, оформленный согласно приложениям 3, 4 к настоящей Инструкции.

4.5. На пакетах (конвертах), в которых отправляются документы или машинные носители информации с пометкой "Для служебного пользования", в правом верхнем углу проставляются пометка "Для служебного пользования", подпись лица, производившего конвертование, заверенная печатью "Для пакетов".

На упаковке (конверте) в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, указываются элементы почтового адреса, наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки "ДСП". Запрещается указывать фамилии и должности руководителей структурных подразделений Правительства области, государственных гражданских служащих и работников Правительства области, а также наименования структурных подразделений. После того как конверт заклеен, на центр оборотной стороны пакета наклеивается силикатным клеем бумажная наклейка с оттиском печати "Для пакетов".

4.6. Отметка о количестве и адресатах размноженных экземпляров и копий документов с пометкой "Для служебного пользования" вносится в журналы учета.

4.7. Ознакомление с документами с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется под подпись с указанием должности, фамилии государственного гражданского служащего, работника Правительства области и даты ознакомления на последней странице документа.

4.8. Полномочное должностное лицо может давать разрешение на ознакомление с документами с пометкой "Для служебного пользования" представителям сторонних организаций при наличии официального письменного мотивированного запроса организаций, которым такое право предоставлено действующим законодательством.

Запросы и все документы обоснований и разрешений на ознакомление с документами с пометкой "Для служебного пользования" приобщаются к соответствующему делу учета указанных документов.

4.9. Допускается изготовление и направление выписок из документов с пометкой "Для служебного пользования".

Выписка относится к служебным документам ограниченного распространения в случае, если в ней содержится информация, послужившая причиной установления пометки ограничения доступа. Должностное лицо, принявшее решение о подготовке выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного распространения, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения. На оборотной стороне последнего листа документа с пометкой "Для служебного пользования" делается помета "Выписка" и указывается перечень включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа, о количестве изготовленных выписок и где они учтены, заверяемые специалистом, осуществляющим регистрацию документа, с проставлением даты.

4.10. Направляемые для исполнения документы ограниченного распространения или их копии:

передаются ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Правительства области через лиц, допущенных к работе со служебными документами ограниченного распространения (с курьером), и от одного работника другому под личную подпись с отметкой в журнале учета;

пересылаются сторонним организациям только фельдъегерской или специальной связью;

не могут передаваться в электронном виде по незащищенным открытым каналам связи, в том числе посредством локальной вычислительной сети и открытой электронной почты Правительства области, международной сети Интернет, а также с использованием факсимильной связи.

V. Группировка исполненных документов ограниченного распространения в дела, отбор документов для хранения и к уничтожению

5.1. Документы с пометкой "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования". Порядок их группировки предусматривается номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Порядок формирования дела осуществляется по правилам общего делопроизводства.

При небольшом количестве документов с пометкой "Для служебного пользования" номенклатурой дел может быть предусмотрено выделение одного дела: "Документы "Для служебного пользования".

5.2. Допускается помещать в дело "Документы "Для служебного пользования" отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию документов данного дела.

5.3. Сброшюрованные материалы, издания, информационные материалы, планшеты и прочие материалы с пометкой "Для служебного пользования", которые невозможно подшить в дела, хранятся отдельно. Одновременно заводится карточка учета выдачи дела, брошюры, издания (приложение 5 к настоящей Инструкции), которая помещается в бумажный карман (конверт), приклеенный к внутренней стороне обложки, или хранится в специальном ящике - картотеке. Все карточки хранятся до уничтожения дела, брошюры, издания.

5.4. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" с целью отбора их на государственное хранение, установления сроков хранения, возможного снятия с них пометки "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с требованиями и порядком, установленными для служебных документов.

Акты об уничтожении дел хранятся постоянно, а акты об уничтожении документов - 10 лет.

5.6. Допускается уничтожение не определенных в дела документов с проставлением отметок об уничтожении и даты уничтожения в графе "Отметка об уничтожении" журнала учета документов. Отметки об уничтожении заверяются подписями двух специалистов соответствующего структурного подразделения Правительства области.

5.7. Отобранные к уничтожению дела, документы и издания должны быть измельчены до степени, исключающей возможность прочтения текста.

VI. Порядок хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения

6.1. Документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования", съемные машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (сейфах, хранилищах).

6.2. Выданные для работы документы и дела с пометкой "Для служебного пользования" с разрешения руководителя структурного подразделения Правительства области могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

6.3. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с пометкой "Для служебного пользования" из одного дела в другое без разрешения лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в журналах учета.

Запрещается выносить документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" из служебных помещений для работы с ними на дому.

6.4. При смене в структурном подразделении Правительства области специалиста, отвечающего за учет и хранение документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов, носителей информации, который утверждается руководителем структурного подразделения Правительства области.

6.5. Проверка наличия документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением Губернатора области по представлению начальника отдела по защите информации Правительства области. Результаты проверки оформляются актом.

6.6. В случае утраты документов, дел или изданий, съемных машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, руководитель структурного подразделения Правительства области информирует об этом заместителя Губернатора области, курирующего вопросы государственной гражданской службы области, кадровой политики области, противодействия коррупции, местного самоуправления, информационного обеспечения, развития информационного общества и формирования электронного правительства, взаимодействия с институтами гражданского общества, межэтнических и межконфессиональных отношений, организационно-кадрового, материально-технического обеспечения деятельности Губернатора области, Правительства области, архивов, представительства при Президенте Российской Федерации и Правительстве Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает заместителю Губернатора области.

На утраченные документы, дела и издания, съемные машинные носители информации с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив Правительства области для включения в дело фонда.

VII. Порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения

7.1. Снятие пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения осуществляется:

по решению должностного лица, подписавшего или утвердившего документ, либо вышестоящего по должности руководителя;

по решению экспертной комиссии Правительства области, оформленному в виде акта при проведении экспертизы ценности документов.

Снятие с документов ограниченного распространения пометки "Для служебного пользования" осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением отметки со ссылкой на акт, его номер и дату или указания должности, фамилии и инициалов должностного лица, снявшего ограничение, его подписи и даты.

7.2. О снятии пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи, о чем уведомляются все адресаты, которым эти документы направлялись.

VIII. Требования, предъявляемые к автоматизированной обработке служебной информации ограниченного распространения

8.1. Автоматизированная обработка служебной информации ограниченного распространения допускается только на базе автономных ПЭВМ или в локальных вычислительных сетях (далее - ЛВС) структурных подразделений Правительства области, расположенных в пределах контролируемой зоны, в которой расположено структурное подразделение Правительства области, без подключения ЛВС к другой автоматизированной системе.

8.2. Уровень технической защиты информации, а также перечень необходимых мер определяется по заявке руководителя структурного подразделения Правительства области дифференцированно по результатам обследования объекта защиты (ПЭВМ или ЛВС) специалистами Бюджетного учреждения в сфере информационных технологий Вологодской области "Центр информационных технологий" и отдела по защите информации Правительства области.

8.3. Все работы, связанные с автоматизированной обработкой служебной информации ограниченного распространения, производятся только с использованием учтенных машинных носителей информации (МНИ).

Учет МНИ осуществляют государственные гражданские служащие Правительства области, ответственные за учет служебных документов ограниченного распространения, или специалисты, ответственные за выдачу и установку МНИ.

К МНИ относятся:

несъемные жесткие магнитные диски;

съемные жесткие магнитные диски;

гибкие магнитные диски;

оптические и магнитооптические диски;

флэш-накопители.

МНИ, используемые для обработки информации ограниченного распространения, должны быть учтены в журналах установленной формы (приложение 6 к настоящей Инструкции). При небольшом их количестве допускается учитывать в журнале учета документов "Для служебного пользования".

8.4. На съемных МНИ ограниченного распространения любым доступным способом проставляются учетные реквизиты: учетный номер с пометкой "ДСП", номер экземпляра, подпись ответственного за учет работника, а также другие возможные реквизиты, идентифицирующие этот носитель.

8.5. МНИ ограниченного распространения, непригодные для дальнейшего использования, уничтожаются ответственным за учет документов ограниченного распространения или совместно со специалистом Бюджетного учреждения в сфере информационных технологий области "Центр информационных технологий" путем их физического разрушения (разрушение рабочей поверхности носителя любым возможным способом) с отражением факта уничтожения в журнале учета МНИ за двумя подписями. Перед уничтожением МНИ ограниченного распространения с него должна быть стерта (уничтожена), если это позволяют физические принципы работы носителя.

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы