Манифест внедрения Битрикс24

Как внедрять Битрикс24? Можно ли быть готовым к этой задаче?

Внедрение любой системы всегда является ответом на какую-то конкретную проблему. Редко руководители и тем более сотрудники могут представить путь к успеху.

Мы проанализировали большое число проектов по внедрению и подготовили рекомендации по технологии успешного внедрения.

Что такое Битрикс24?

Битрикс24 — внутреннее пространство хранения данных, обсуждения, принятия решений и контроля. Если такого пространства нет, компания теряет время на ожидание решений, согласования, ошибки.

1. Личное знакомство.

Если вы заказчик, обязательно посмотрите презентацию и Битрикс24 лично.

Поразительны и разнообразны заблуждения о том, что есть в системе и для чего ее можно применять.

В результате внедрения Битрикс24 сотрудникам должно стать проще работать, а руководству проще контролировать. Без первого — внедрение будет саботировано, без второго — скатится в бардак.

Перенос коммуникаций в Битрикс24 повышает прозрачность, оперативность, укрепляет связи.
Возможность для сотрудника быстро решить вопрос, а для руководителя “в два клика” понять “что происходит” — главная польза от внедрения.

4. Главный ресурс.

Главный ресурс при внедрении — мудрость и воля первого руководителя.
В отсутствие первого руководителя, мудрости или воли внедрение обречено.

5. Очередность внедрения.

Нужно начинать с простого и приятного и лишь потом вводить контроль: структура компании, внутренние коммуникации, “живая лента”, задачи, исполнительская дисциплина, рабочие отчеты, учет рабочего времени, приказ по бухгалтерии, автоматизация бизнес-процессов, разработка приложений.

6. Оправданность нововведений. “Верните людям время”.

Внедрение должно уменьшать бюрократию. “Потерянное” время должно возвращаться, а эффективность расти. Нормально, если позитивный эффект от каждого шага наступает через несколько месяцев. Не нормально, если по мере внедрения становится все хуже.

7. Темп внедрения и стратегия “тик-так”.

Нельзя “приказом с 1 числа” обязать всех работать по-новому. “Внедрение методом изнасилования” плохо подходит для Битрикс24. Сотрудникам нужно привыкнуть, увидеть пользу, захотеть работать в системе. Внедрение должно быть поэтапным. Каждый этап должен включать два шага:
- “тик” — вовлечение, “продажа идеи”, начало использования, позитивные эмоции у всех;
- “так” — введение стандарта, контроль и администрирование, легкое “закручивание гаек”.

Контроль должен быть регулярным и дешевым. В Битрикс24 есть много возможностей: учет времени, отчеты сотрудников, счетчики задач, воронка CRM. Пробуйте тратить на контроль менее 5% времени.

Для тех, кто выполняет поручения или работает над проектами, основной инструмент — задачи и рабочие группы. Для контроля их работы нужно использовать отчеты по задачам.
Со временем нужно формировать внутреннюю культуру, стандарт работы с задачами.

Есть процессные сотрудники, они выполняют однотипные операции. Например, это бухгалтеры и программисты. Для таких задачи на каждое действие не нужны.
Для регулярных дел нужно применять “шаблоны задач”, для реформ — “длинные задачи”.
Инструмент контроля — рабочие отчеты. Руководители должны обязательно оценивать отчеты.
Со временем нужно формировать внутренний стандарт рабочего отчета.

Бизнес-процессы можно внедрять после вовлечения сотрудников в постоянную работу в Битрикс24. Полезнее всего собрать в бизнес-процессы самые частые и стандартные действия: оплата счета, прием на работу, старт проекта, сдача заказа и т.п. Начинать нужно с простых процессов.

Сначала данные из таблиц Excel и внешних систем нужно загружать в Живую ленту группы или в рабочий отчет в виде скриншотов. Это дает возможность смотреть и обсуждать отчет с любого устройства, избавляет от затрат на интеграцию, сохраняет гибкость.

Если форма отчета устоялась, а трудоемкость его высока — можно думать о большой автоматизации.

Большая автоматизация — запуск в Битрикс24 системы KPI, связи с производственными показателями, интеграция с внешними системами, ввод сложных бизнес-процессов, реформа CRM.

Такие действия нужно планировать после вовлечения всех сотрудников и получения Главной пользы.
В облаке для Большой автоматизации нужно применять внешние приложения.

Облако.
В облаке можно получить Главную пользу, проверить силу Главного ресурса, пройти все шаги Очередности внедрения, наладить Контроль, запустить Бизнес-процессы и разработать набор своих приложений для Большой автоматизации. За полгода в облаке можно достичь 2 обязательных целей.

Доводов в пользу коробочной версии мало, и всегда можно перейти с облака на коробку. Назад — нет.

Есть мудрая мысль, что если директор не умеет управлять компанией, ему не поможет никакая программа.
Верно обратное: адекватный управленец способен принести очень много пользы внедрением Битрикс24.

Копирайтер – работа в сервисах Битрикс24, Trello, Mindmeister

Если вы опытный автор, если вы маркетолог со стажем, сделавший не один лендинг и написавший множество продающих текстов, эта статья не для вас, потому что вы все это уже знаете. и в курсе, как работать с этими инструментами. Хотя от совета или полезного дополнения в виде комментария ниже, не откажусь. Думаю, он пригодится многим не самым опытным товарищам по цеху. Итак. приступим.

Приходит время, когда копирайтер, освобождается от паутины текстовой биржи и переходит на более серьезный уровень работы. Пытаясь самостоятельно писать продающие тексты, начав создавать лендинги, приступив к работе в команде, автор сталкивается с некоторыми проблемами, связанными … с инструментами для работы. Да, да, попробуйте вот так с ходу разобраться в интерфейсе Mindmeister или Битрикс24, особенно если вы не знаете никакого другого языка кроме своего родного и не сильны в хитросплетениях программистских изысков. Честно. Интересно, но для меня это было сложно. Начнем с работы в портале Битрикс24.

Начав работать копирайтером на постоянной основе в компании SvetoSklad, мне пришлось столкнуться с сервисом Битрикс24. То есть, поначалу все было очень просто, получил задание, сдал работу через скайп. Пока директор, руководствуясь соображениями, скорей всего придания компании солидности, не перешел на Битрикс24. Мое мнение о Битриксе абсолютно субъективное, и ничего не значит, я не владелец и не оплачивал к нему доступ, мне, как и другим его предоставили. Для чего? Чтобы я был под контролем и моими действиями, так сказать, могли руководить.

Особенно сложного здесь, вроде бы, ничего нет. И если посудить со стороны постоянных сотрудников, сервис позволяет быть в курсе всех дел компании и день и ночь. Начинаем.

Здесь авторизируемся. Чтобы зайти на сервер, вход можно сделать через социальную сеть, но я предпочитаю консервативный способ и ввожу пароль предоставленный мне вручную.

На портале есть живая лента, в которой помещаются объявления всем сотрудникам, новости компании, и прочее, отсюда можно зайти к любому работнику, написать сообщение и перейти в чат.

и в раздел задачи. Им я пользовался чаще всего.

Интерфейс покоряет своей разносторонностью. Недостаток, который, пожалуй, самый важный. Из-за обилия задач можно запутаться в навигации. И для того, чтобы разобраться, нужно воспользоваться помощью наставника. Показать достаточно первый раз, дальше все пойдет само. Главное не превышать границы дозволенного, заблудитесь. Если мне нужны были задачи по написанию текстов и сдача работы, я дальше и не лез. Все остальные функции, куда я иногда совал свой любопытный нос, касаются продаж, работы с клиентами и т. д.

Что полезно для меня, как копирайтера, увидев зеленую точку в профиле директора компании (означает, что он в сети) можно написать ему сообщение. Вежливо и прямо сказать: что неплохо было бы рассчитаться за партию текстов, а не тянуть резину, ожидая поступления денег после очередной продажи какой-нибудь эксклюзивной люстры.

Как видите, получаю ТЗ в таблице Excel. На почту приходит уведомление о получении задачи. Сдаю работу в комментариях, со своими письменными дополнениями. Seo-оптимизатор, как постановщик задачи – проверяет, одобряет, или делает замечания. Наблюдатели: контент-менеджер и руководитель проекта, бдят и смотрят, готовые выступить третейскими судьями, чтобы, при необходимости, стать примирителями.

Столкнулся с этой программой после того, как взял ну заказ на бирже фриланса по созданию лендинга, с обучением и с последующей удаленной работой в команде. Меня не смутила цена 500 руб. за один лендинг, главное для меня было научиться работать, да чтобы за это еще и деньги платили. Потому что порядок создания продающей страницы не представлялся для меня особенно трудным. Благо логикой Бог меня не обидел. Главная трудность оказалась в работе ментальной карты. Вам смешно, а мне нет. Здесь главная причина трудностей, моя невнимательность помноженная на незнание языка.

Работу нужно было выполнять поэтапно, сдавать задания, ждать проверки, исправлять недочеты и так далее.

Регистрируемся по данной заказчиком ссылке в mindmeister.com.

1. Нужно зайти на карту и зарегистрироваться. В нижнем углу, нажимаем на кнопку «регистрация». Регистрироваться лучше всего через почтовый ящик, созданный для работы, и только на google.com.2. Выбираем аккаунт, если на google.com два или больше аккаунтов, ваших или кого-то из членов семьи, выбираем нужный.

3. Разрешаем действия по проверке вашего аккаунта.

4. Если все правильно (у меня были в начале ошибки со вводом пароля, когда я решил ввести вручную свой адрес и пароль, вместо того чтобы зайти просто с сервера) должно появиться окно приветствия. Нажимаем Start Mapping. Если у вас бесплатный режим, то для него может быть предусмотрено три доступных майнд карты.

5. Открытие начальной, первой карты произойдет автоматически.

Создание пунктов произойдет с помощью Enter. Нужно нажать на элемент, от которого будем плясать (создать пункт).

Для подпунктов нужно нажимать TAB (моя ошибка, я тупо, по привычке нажимал Enter).

Если необходимо переименовать пункт, жмем на него два раза. Дальше по созданию лендинга не буду говорить, история для отдельного поста.

6. После этого, нажав на значок «Share this map», который размещен внизу страницы, делимся картой с заказчиком, чтобы он смог ее проверить.

Нажимаем «Invite people» в окне, которое появилось.

Вводим в окно адрес пользователя (заказчика), которому предназначена карта и жмем «Invite». Сверху должно стоять «can edit», это обязательно. И нажимаем кнопку «Done».

Далее жмем кнопку «поделиться ссылкой», ссылку надо скопировать и вставить в комментарий к заданию в сервисе trello.

Важно чтобы рабочая карта была одна, если не удалось зайти в примеры карт и получается ошибка, лимит бесплатных карт исчерпался и требуется удалить лишний документ. К сожалению, я этого не сделал, поэтому возникли некоторые неприятные нюансы с работой.

Вот здесь можно удалить лишнюю карту.

Вот такая краткая пошаговая инструкция с регистрацией и начальным этапом работы с ментальной картой.

Для проверки качества работы и предоставляемых материалов мне было предложено пользоваться сервисом trello.com. На сервис можно грузить изображения и фотографии с описаниями. Заказчик может судить по нему о работоспособности исполнителя. Сервис синхронизирован с айфоном и позволяет видеть все обновления. На все действия можно оставлять комментарий. При работе с большим количеством членов команды им более удобно пользоваться по сравнению с электронной почтой или Битрикс24, где слишком большое нагромождение возможностей и задач.

Для более полноценной работы, чтобы своевременно получать уведомления нужно поставить галочку об уведомлениях. Таким образом, о каждом новом комментарии, пользователь получает уведомление на почту, рабочий процесс ускоряется. Ссылки на выполненные карточки, добавляем в комментарии, в них они работают, становятся активными.

Вот так выглядит сервис изнутри.

Сервис Trello представляется мне альтернативой Битрикс24, только гораздо проще.

Вот так вкратце о тех сервисах и программах с которыми мне, как копирайтеру пришлось столкнуться, после того, как я перестал работать на бирже еТХТ. Пусть не всегда все получалось. Сложности, которые были, в конченом счете преодолеваются, а вы получаете новые знания и умения.

Рад если моя статья кому-то понравилась и стала полезной, а возможно уберегла от некоторых шишек.

Как я работаю в Битрикс24

Как вы знаете, я большой фанат программы для личного тайм-менеджмента MyLifeOrganized.

У меня есть целый платный большой курс по этому делу.

А что с командным планированием? Что с постановкой задач другим людям, а затем и контролем? Что с отчетами подчиненных?

В этой статье я расскажу про свой опыт работы с CRM Битрикс24.

Я чуть-чуть работал с Мегапланом, немножко с Trello, но все — поверхностно. По-большому счету я на всех работах сидел только в Битриксе24 .

Неудивительно, что я и в личных проектах начал его использовать. Сейчас, помимо корпоративного, у меня есть личный аккаунт, куда заведены мой ассистент, несколько фрилансеров и партнеров, с которыми я работаю. И даже моя жена, которая иногда мне помогает))

• Он бесплатен для небольших коллективов (до 12 сотрудников) — без каких-либо ограничений

• У него удобный и логичный интерфейс:

Вот, например, я ставлю новую задачу:

1 — название задачи

2 — кто выполняет

3 — можно выставить крайний срок

4 — приоритет задачи

И много других настроек.

• Тут же к любой задаче вы можете прикрепить файлы

Нажимаем “Загрузить документы” и прикрепляем файл или картинку. Например, я ставлю задачу расшифровать аудиозапись и тут же прикрепляю аудиофайл.

• Далее, и это важно, когда какая-то задача поставлена, к ней можно оставлять комментарии

Вот пример небольшого рабочего диалога под задачей:

Что мы здесь видим? У исполнителя возник вопрос. Да, он мог бы написать его по почте, в WhatsApp или во Вконакте, но тогда все это было бы разбросано. А так все обсуждение по задаче находится прямо под задачей. Это логично и удобно. Особенно, когда с задачей работают сразу 3-4 человека.

• Удобно реализован общий чат

На прошлой работе у нас был оживленный общий чат. В таком чате сотрудники могут обсуждать, например, какие улучшения можно внести в процессы компании. Этакий мозговой штурм.

С ее помощью я организовал сбор и разбор своеобразной папки Входящие, как учит GTD (подробнее об этой системе тайм-менеджмента я писал здесь ). На самом деле здесь нет такой папки, зато есть колокольчик:

В котором высвечиваются все уведомления:

Вы можете закрыть каждое из уведомлений, но я не делаю этого пока этой задаче не принято какое-то решение. И до этим пор оно весит в колокольчике.

Спасибо Александру Мазному. который и показал мне этот простой, но мощный прием!

• Если хотите вы можете отслеживать загрузку сотрудников по задачам

Часто бывает, что сотрудник говорит: “Я не успел. У меня нет времени, не дошли руки до задач”. В таких ситуациях часто помогает хронометраж (я писал о нем тут ). Он помогает понять, чем сотрудник занимался в течение дня. Может, от каких-то задач стоит отказаться или сократить их продолжительность?

Вот так выглядит отчет сотрудника (или ваш собственный) по задачам:

• Еще нравится, что платформа динамично развивается, т.е. постоянно выпускаются новые функции, что-то улучшается.
• Нравится, что есть куча обучалок и вебинаров:

• Обучиться Битрикс24 новичку не составляет труда

По крайней мере, все мои коллеги и подчиненные быстро схватывали основные принципы работы. Интерфейс интуитивно понятный.

Все принципы тайм-менеджмента и GTD, о которых вы читали на этом блоге и в книгах, они применимы в Битрикс24 и удобно реализованы.

На самом деле функций в Битрикс24 намного больше. Например, в компании, где я сейчас работаю, туда выведены все контакты с клиентами и телефонные звонки…

Я рекомендую Битрикс24 всем малым командам и даже простым фрилансерам в общем-то. Почему нет?

Как вы ставите задачи подчиненным и затем контролируете их?

Или вы сами подчиненный? Как вы получаете задачи от руководителя?

• Как ускорить свой компьютер? Обязательно ли покупать новое мощное железо?
• Как отключить надоедливую рекламу. Рассмотрим все способы

Во первых, там есть настройка оповещения — ведь не по каждой задаче вам это требуется?
А во вторых, при приближении к часу Х у вас начнет появляться надпись про почти просроченные и потом про просроченные задачи — судя по всему — критический интервал — сутки.

Я тоже использую Б24 во всех своих проектах.
Нашел несколько узких мест.
Первое и наверное для меня самое важное.
Я работаю с несколькими проектами. В которых совершенно разные клиенты и партнеры — а значит нужно разделение взаимоотношений с клиентами по проектам. Получается, что нужно добавлять новые поля для поиска, но они уже «кастомные» и поэтому не поддаются настройке через стандартный интерфейс Б24.
Но главное не только это — пока проект один то логично использовать один из адресов как точку сбора всех лидов и дальнейшей работы с ними. Как только проектов становится несколько — то придется все настраивать и опять терять на этом время.
Выход к сожалению один — завести несколько бесплатных аккаунтов на Б24 с разными сотрудниками.
Вот сейчас у меня таких четыре проекта.
Но в любом случае это более продуктивно, чем тот же мегаплан:)

Битрикс24 (лиды сделки) - 1

Главная страница

Важно. интеграция с Битрикс24 (лиды + сделки) позволяет загружать информацию из раздела Лиды и Сделки. Если вам требуется получать информацию только из раздела Сделки, то перейдите в инструкцию Битрикс24 (сделки) .

На каждую страницу, куда заходят посетители, нужно установить счетчик, который позволит системе Roistat получать данные о посетителях. Сразу будет доступен функционал промокодирования (для отслеживания продаж через телефон). Счетчик установит в cookie переменную roistat_visit, которая будет содержать идентификатор визита.

Вторым шагом нужно настроить отправку лида в Битрикс24, добавив к нему значение cookie roistat_visit. У нас разработан модуль для простой отправки лидов — это очень легко сделать.

Таким образом, при оформлении заявки на сайте будет автоматически создаваться новый лид в CRM, к которому уже прикреплен идентификатор roistat_visit в доп. поле roistat. Если менеджер принимает заказ по телефону, то он может спросить промокод (отображение промокода настраивается отдельно) и записать этот код в доп. поле вручную.

Код счетчика для вашего проекта находится в Roistat в пункте меню Настройки > Код счетчика :

Установить код счетчика необходимо внутри тега <body></body> в HTML-коде страницы (можно это сделать рядом со счетчиком Яндекс.Метрики или любым другим).
Счетчик должен быть установлен на всех страницах сайта.

В общей статистике вашего проекта во вкладке «Аналитика» появятся заходы на сайт.

Для того чтобы идентифицировать каждую сделку с заходом, нужно, чтобы была возможность к лидам\сделкам дописывать идентификатор посетителя. Для этого в настройках нужно добавить текстовое поле roistat к сущностям Лид и Сделка

Для этого зайдите в ваш Битрикс24, CRM > Настройки > Пользовательские поля и создайте поле с названием "roistat", типом "строка" в Лиде и Сделке.

Чтобы интегрироваться с Roistat, необходимо установить наше приложение.

Обратите внимание, что в Битрикс24 приложения может устанавливать только пользователь с правами администратора.

Зайдите в Roistat в раздел Настройки > Интеграции. в выпадающем меню выберите тип интеграции Битрикс24 (лиды + сделки) .

В поле Адрес у кажите URL-адрес вашего Битрикс24 (обычно он выглядит как https://<проект>.bitrix24.ru ) и нажмите кнопку Установить приложение.

После этого откроется окно установки приложения в вашем профиле Битрикс24. Нажмите кнопку Установить.

Далее в Roistat нажмите кнопку Авторизоваться для сохранения параметров авторизации в Битрикс24:

После авторизации отобразятся дополнительные настройки интеграции:

При необходимости вы можете указать, какому полю в Битрикс24 соответствует поле выручки в Roistat.

Для этого из выпадающего списка выберите один из пунктов.

• Не используется – сумма выручки загружается в Roistat из стандартного поля «Сумма/Валюта » в Битрикс24;
• Название пользовательского поля в Битрикс24 – сумма выручки загружается в Roistat из выбранного пользовательского поля Битрикс24.

При необходимости вы можете указать, какому полю в Битрикс24 соответствуют поля себестоимости и прибыли в Roistat.

Для этого из выпадающего списка выберите один из пунктов.

• Не используется – себестоимость/прибыль будет автоматически рассчитываться системой Roistat;
• Название пользовательского поля в Битрикс24 – сумма себестоимости/прибыли будет загружаться в Roistat из выбранного пользовательского поля Битрикс24.

Как настроить отчеты в CRM Битрикс24 – GenCloud

Итак, вы решили, что настало время помнить своих клиентов, контролировать менеджеров и считать, откуда все-таки в компанию приходят деньги. Зарегистрировались в Битрикс24, пригласили на портал сотрудников, заказали базовое обучение и дело пошло…

Стоп, а дело-то пошло? Как понять что сотрудники действительно работают в системе? Что каждый клиент учтен? А деньги-то считать как?

Аналитика – это инструмент принятия решений и одна из первейших причин внедрения CRM .

- А как же удобство для менеджеров?!
– Конечно же, автоматизация процессов.
– Безопасность данных, куда же без нее!

Но это все – бонусы. Главное, что управлять можно только тем, что можно измерить.

Кого из менеджеров награждать, а кого обучать?
Кто из клиентов приносит деньги, а с кем можно разорвать отношения?
Какой бюджет заложить на рекламу? В какой канал?
Как нужно изменить коммерческое предложение, чтобы повысить конверсию?

В нашей практике один из первых вопросов, при внедрении CRM – а что хотим считать? Для того, чтобы пользоваться отчетами в CRM и иметь возможность получать важную для бизнеса информацию, эту информацию сперва нужно завести в систему. Именно, поэтому еще на начальном этапе внедрения CRM мы задаем вопрос об отчетах, продумываем пользовательские поля и бизнес-процессы, пишем в инструкциях для менеджеров, что и где нужно указывать, общаясь с клиентом, настраиваем интеграции с внешними системами, где могут храниться нужные данные. Не получится построить отчет на основе данных, которых нет в системе.

Сегодня мы хотим поделиться своим опытом и рассказать, как настроить отчеты в CRM Битрикс24 без боли, потери волос и разбитой посуды.

Остальные вопросы внедрения – настройка справочников CRM. заведение пользовательских полей, продумывание этапов лидов и сделок – выходит за рамки этой статьи.

Сегодня в меню – настройка отчетов.

Начнем с хорошей новости – в вашей CRM уже есть почти два десятка готовых отчетов.

Чтобы их увидеть нужно перейти на вкладку Отчеты в главном меню CRM. Для владельцев узких экранов – отчеты могут спрятаться в пункт меню “Еще”.

Плохая новость – почти ни один из них вам не подойдет и придется настраивать свои.

Новость утешительная – конструктор отчетов в Битрикс24 позволяет очень много всего.

Но вернемся к отчетам. Давайте откроем какой-нибудь стандартный отчет. Например, “Объем сделок по менеджерам” – один из самых важных отчетов для любого отдела продаж. Именно он показывает сколько денег каждый из менеджеров принес компании, и какой премии каждый из них заслуживает.

По каждому менеджеру указано кол-во сделок, конверсия, средний чек и итоговая прибыль. Потрясающе!

Некоторые клиенты спрашивают: «А где сами сделки? Мы хотим видеть все сделки и статус по ним!» И тут необходимо напомнить, что отчет – это инструмент анализа обобщенных данных. А полный список сделок – это не отчет, это список сделок, который можно посмотреть на соответствующей странице, при необходимости используя фильтр по менеджеру, дате, сумме и выводя только нужные поля.

В выбранном отчете по сделкам мы видим обобщенные по фамилии менеджера количество сделок и показатели по ним. Это очень похоже на работу сводных таблиц в Excel. Отчет выбирает все уникальные значения поля “Ответственный” и обобщает остальные данные по заданным правилам (суммирует, вычисляет среднее и т.д.).

Есть небольшой нюанс – непонятно за какой период эти сделки. В фильтре справа есть поле “Отчет за период” в котором можно выбрать, например, “За этот месяц” и, казалось бы, задача решена.

Но давайте на минутку задумаемся, а что это за период, по которому мы строим отчет? Дата какого события для нас важна?

• Сделка была создана (дата обращения клиента)?
• Или закрыта (дата поступления оплаты, дата выполнения работ и подписания актов, отгрузки, поставки)?
• Или над сделкой велась какая-то работа (дата последнего звонка, письма, встречи)?
• Может, сделка перешла на следующий этап (дата изменения сделки)?

По официальной версии разработчика фильтр отчет за период “будет включать все элементы (сделки, лиды), которые находились в работе за этот период, то есть это те, что были созданы за этот интервал, завершены, изменены, а также те, работа по которым не велась в этот период, но они не завершены, то есть фактически, они находятся в работе”.

На практике такой отчет оказывается бесполезным.

Если, например, сделка был завершена в прошлом году, а менеджер дописал к ней комментарий сегодня, то она попадет в отчет за сегодня, текущую неделю и месяц. Если сделка была создана в январе, а закрыта в мае, то она попадет в отчеты за все промежуточные месяцы.

Стандартные отчеты – совсем не то, что нам нужно. Давайте попробуем создать свой собственный, на этот раз, полезный.

Например, мы просто хотим видеть, сколько сделок и на какую сумму были закрыты каждым менеджером в текущем месяце. Стандартный отчет «Объем сделок по менеджерам» очень близок к тому, что мы хотим получить, но из-за указанной особенности мы не имеем возможности правильно выбрать период закрытия сделки. В итоге, задача сводится к тому, чтобы немного «починить» стандартный отчет.

Для создания отчета можно нажать “добавить отчет” в правом верхнем углу или скопировать один из существующих.

Обратите внимание, что отчеты настраиваются отдельно по разным сущностям – по лидам, сделкам, товарам и счетам, поэтому при создании нового отчета на первом этапе необходимо выбрать сущность, в которой хранятся данные и по которой отчет строится.

Мы же в рамках урока пойдем по второму пути и скопируем уже существующий отчет “Объем сделок по менеджерам”. Это сэкономит нам время на создании полей отчета и поможет лучше понять, как устроены отчеты в CRM .

После копирования открывается окно с настройками отчета. В верхней части задаем название отчета и его описание.
В поле “Отчетный период” в 95% случаев стоит указать “За все время”, т.к. иное значение будет вносить “порчу” в статистику. Необходимые нам даты мы настроим позже с помощью фильтра.

Раздел “Колонки” – самый важный, в нем задается сама суть отчета, какие данные по каким параметрам будем считать. Именно из этих данных строится таблица отчета, поэтому они так и называются “Колонки”.

С помощью кнопки “Добавить” под списком можно выбрать любые стандартные поля сущности сделка (по ней строится отчет), а также некоторые пользовательские поля и даже поля связанных со сделкой сущностей (например, источник лида).

С помощью стрелок можно передвигать строки вверх или вниз, тем самым изменяя порядок следования колонок в таблице.

Маленькая галочка напротив каждой строки называется “Вычислить колонку”. Это означает, что отчет будет обобщать данные, напротив которых галочка поставлена, а выборку производить по всем уникальным значениям полей без галочки. Например, отчет “Объем сделок по менеджерам” находит все уникальные значения поля “Ответственный” и рассчитывает количество сделок в разных стадиях и суммы по сделкам для каждого ответственного. Причем напротив каждого расчетного значения можно выбрать метод расчета. Так, Поле “Ожидаемая сумма” в отчете используется два раза – в шестой строке рассчитывается среднее значение суммы по сделке, а в следующей строке – общая сумма всех сделок менеджера.

В нашем примере мы строим отчет по уже закрытым сделкам, поэтому обе эти строки (колонки) можно смело удалить, нажав на крестик, который появляется справа при наведении на строку. В то же время знать средний размер заключенной сделки было бы интересно, поэтому мы еще раз добавляем поле «Полученная сумма», ставим галочку «Вычислить колонку», а в способе рассчета указываем «Среднее».

Вы обратили внимание, что около крестика появляются еще два символа – крандаш и процент.

Карандаш позволяет переименовать выбранную колонку для удобства отображения. Так мы можем переименовать добавленную нами колонку в «Средняя сделка».

Иконка процента вычисляет колонку не в абсолютных единицах, а как долю от другой колонки. Если посмотреть на колонки «В стадии: Удачно» и «В стадии: Не удачно» в исходном отчете, то можно увидеть, что в них показывается не количество сделок, а процент от общего числа сделок, над которыми велась работа за текущий период.

В создаваемом нами отчете, все сделки будут успешно закрыты, поэтому мы можем удалить все три поля.

Последний пункт в блоке «Колонки» – выбор способа сортировки. Выбираем колонку «Доход от выигранных сделок» по убыванию, чтобы отчет строился в виде рейтинга – самые успешные менеджеры вверху, отстающие – ниже.

Следующий блок настроек отчета – фильтр. С помощью фильтров мы можем дополнительно указать параметры, по которым отбираются сущности, участвующие в отчете. Например, ограничить отчет по типу сделок, или в нашем примере, мы добавим фильтр по стадии и по дате закрытия, чтобы отчет показывал только те сделки, которые были успешно закрыты в определенный период времени.

Самая первая строка определяет логику работы фильтра – будут ли учитываться одновременно все критерии указанные ниже или любого из них будет достаточно. Оставляем по всем.

Каждая строка в фильтре отвечает за отдельное поле сущности. Сперва выбираем поле, затем условие фильтрации в зависимости от типа данных, и после указываем значение по умолчанию.

Справа от каждой строки есть несколько важных элементов. Знак “минус” удаляет текущую строку из фильтра. В нашем примере, мы можем удалить строки “Контакт”, “Контакт: Тип”, “Компания”, “Компания: Тип”, т.к. редко бывает, что весь отдел продаж работает с одним клиентом. Поля с типом сделки и ответственным могу оказаться полезными, поэтому их можем оставить.

Знак “плюс”, как и следует ожидать, добавляет новую строку в фильтр после текущей. Добавим фильтр по закрытым сделкам. Нажимаем плюс в последней строке, выбираем поле «Стадия сделки». Т.к. нам нужна одна конкретная стадия означающая успешное завершение сделки, в условии выбираем «Равно». В значении выбираем необходимую стадию. Обычно она называется «Сделка заключена», но при первичной настройке CRM могла быть переименована.

Последняя кнопка “И / Или” добавляет группу условий, для которой мы можем отдельно задать логику работы, как и в самом начале блока фильтр. В рамках нашей задачи мы будем использовать такую группу условий для указания периода закрытия сделки.

Нажимаем “И / Или” напротив последней строки. В появившейся группе условий оставляем “Все из следующих условий выполняются”. В обоих полях выбираем поле сделки “Предполагаемая дата закрытия”. В это поле Битрикс24 автоматически проставляет дату при переводе сделку в стадию “закрыта”, поэтому именно его мы можем использовать для наших целей.

Для первого поля ставим условие “Больше или равно” для второго выбираем “Меньше или равно”, чтобы иметь возможность выбрать интервал времени. Значения по умолчанию можно оставить пустыми. Убедитесь, что в конце строки поставлены галочки, позволяющие изменять фильтр в окне построения отчета, не переходя на страницу редактирования. Кстати, напротив строки «Стадия сделки» эту галочку можно снять – наш отчет подразумевает, что сделка успешно закрыта и изменение этого значения без изменения колонок может внести значительную путаницу в интерпретацию отчета.

Этих настроек хватит для решения нашей задачи. Фильтр должен выглядеть примерно, как на скриншоте ниже.

Следующий блок настроек – диаграмма. Для удобства анализа и в учебных целях мы воспользуемся этой функцией. Наиболее удобный тип для нашего отчета – столбчатая. В качестве аргумента выбираем ответственного, а в значениях колонку “Доход от выигранных сделок”.

В последнем блоке мы можем предоставить доступ к своему отчету кому-либо из коллег, чтобы они могли пользоваться вашим отчетом без необходимости настраивать под своим пользователем Битрикс24.

Историческая справка: до недавнего времени возможности предоставлять доступ к отчетам не существовало. Также отчеты нельзя было экспортировать и импортировать в другие аккаунты Битрикс24. Только представьте: если бы мы захотели, чтобы каждый менеджер отдела продаж мог посмотреть текущий уровень продаж за месяц, чтобы добавить элемент соревновательности, то нам пришлось бы настраивать отчет отдельно для каждого менеджера. Теперь достаточно один раз настроить отчет и предоставить к нему доступ. Продукт активно развивается и это отличные новости!

На этом настройка отчета завершена. Нажимаем “Сохранить отчет” и смотрим, что у нас получилось. Отчет по-прежнему похож на исходный, но в нем нет лишних колонок, появилась красивая диаграмма и в фильтре мы можем выбрать конкретный период закрытия сделок, например, с 1 по 31 мая.

На этом наш урок закончен. Как мы убедились, настройка отчета в CRM Битрикс24 – совсем не сложная задача с технической точки зрения, самое сложное – определиться, какие данные и откуда мы хотим получать, создать необходимые поля и приучить менеджеров их заполнять.

В заключении, приведем небольшую пошаговую инструкцию по настройке отчета в CRM Битрикс24:

1. Определите, какие данные необходимо обобщить.
   Например: Сумма оплаченных счетов по источникам привлечения клиентов. Количество сделок по типам клиентов. Количество новых лидов по дате создания.
   Нужен ли вообще отчет или можно обойтись отфильтрованным списком?
   
2. Определите сущность.
   Где находятся необходимые нам данные?
   
3. Выберите поля сущностей.
   По какому полю будем строить выборку, а какие данные обобщать (суммировать, усреднять, считать количество).
   
4. Подумайте, какие фильтры будут необходимы или просто удобны в отчете.
   
5. Настройте отчет.
   
6. Проверьте корректность работы отчета.
   Можно выгрузить сущности в Excel и построить там аналогичный отчет. Или просто отфильтровать необходимые сущности и один раз посчитать данные вручную.
   

Надеемся, наша инструкция будет полезна пользователям при настройке отчетов в CRM. Задавайте вопросы в комментариях и обращайтесь к нашим специалистам, которые помогут настроить Битрикс24 под любые задачи вашего бизнеса.

Считайте и управляйте!