Новые правила учета библиотечного фонда (Артемова И

Законопроект "О профилактике семейно-бытового насилия" разработан в целях совершенствования законодательства в сфере создания правового механизма реализации предпринимаемых государством экономических, социальных и политических мер в области борьбы с насилием в семейно-бытовой сфере. Его правовой оснойвой является Конституция РФ, а также Конвенция о ликвидации всех форм дискриминации в отношении женщин.

С целью расширения возможностей депутатов, избранных по одномандатным округам законопроектом "О внесении изменений в статью 37 Федерального закона "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" предусматривается рост числа работающих на общественных началах помощников депутатов, избранных в одномандатных округах. Законопроектом предлагается увеличение их численности до 60 человек.

Законопроектом "О внесении изменения в статью 16 Закона Российской Федерации "О приватизации жилищного фонда в Российской Федерации" предлагается распределить ответственность по обязательствам проведения капитального ремонта домов между всеми собственниками данного жилищного фонда (наймодателями) пропорционально времени нахождения дома в соответствующем ведении.

Дата размещения статьи: 30.09.2016

Практически все образовательные учреждения имеют в своем составе библиотеки. Для вузов, колледжей и школ библиотека - подразделение, без которого невозможен полноценный образовательный процесс. Оперативный, складской учет в библиотеке существенно отличается от учета материальных ценностей в других подразделениях образовательного учреждения. Кроме того, за последние 10 - 15 лет все больше документов поступает в библиотеки в электронном виде, что требует уточнения ранее действовавших учетных норм в библиотеках.

Согласно Федеральному закону от 29.12.1994 N 78-ФЗ "О библиотечном деле" (далее - Закон N 78-ФЗ) порядок учета библиотечного фонда устанавливается Министерством культуры РФ, которое во исполнение указанного Закона Приказом от 08.10.2012 N 1077 утвердило Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда (далее - Порядок N 1077), опубликованный в "Российской газете" 22.05.2013 .

Новый Порядок сменил ранее действовавший Приказ Минкультуры России почти пятнадцатилетней давности - от 02.12.1998 N 590.

Кроме того, для образовательных учреждений действовали Методические рекомендации по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений, утвержденные Приказом Минобразования России от 24.08.2000 N 2488 (далее - Методические рекомендации N 2488). В связи с утратой Инструкцией N 590 силы Методические рекомендации N 2488 теперь можно применять только в части, не противоречащей новому Порядку N 1077.

Основополагающие понятия библиотечного дела приведены в Законе N 78-ФЗ.

Библиотека - информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом документов и предоставляющее их во временное пользование физическим и юридическим лицам. Библиотека может быть самостоятельным учреждением или структурным подразделением предприятия, учреждения, организации (ст. 1 Закона N 78-ФЗ). В учреждениях образования библиотеки являются структурным подразделением.

Библиотечный фонд - совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания (ст. 1 Закона N 78-ФЗ).

Таким образом, требования Порядка N 1077 обязательны при организации и ведении учета документов, входящих в состав фондов библиотек образовательных учреждений.

Все библиотеки, в том числе библиотеки образовательных учреждений, имеющие в своих фондах книжные памятники, обеспечивают их сохранность и несут ответственность за своевременное представление сведений о них для регистрации в реестре книжных памятников (п. 3 ст. 12 Закона N 78-ФЗ).

Требования к фондам

Пункт 1 Порядка N 1077 устанавливает основные требования к учету библиотечного фонда, которые по сравнению с Инструкцией N 590 изложены гораздо более подробно.

Ведение индивидуального и суммарного учета по-прежнему является обязанностью библиотек. Такой учет библиотека вправе осуществлять в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном или электронном виде (п. 1.5 Порядка N 1077).

Однако если ранее устанавливалось право библиотек на ведение записей в инвентарных книгах (листах, журналах), книгах суммарного учета фонда (книгах учета библиотечного фонда), на отдельных листах, в карточной форме, в виде компьютерных распечаток, а также в машинохранимых файлах, то теперь требования к регистрам едины и обязательны для всех .

Регистрами индивидуального учета документов согласно п. 1.5.1 Порядка N 1077 признаются:

- карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов.

Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.

Регистры индивидуального учета должны содержать реквизиты, идентифицирующие каждый документ, с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда.

Регистрами суммарного учета документов согласно п. 1.5.2 Порядка N 1077 являются:

- книга суммарного учета библиотечного фонда (допускаются различные модификации книги суммарного учета);

- листы суммарного учета библиотечного фонда;

По-прежнему все регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:

- I "Поступление документов в библиотечный фонд";

- II "Выбытие документов из библиотечного фонда";

- III "Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода".

Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл.

Порядком N 1077 установлено, что суммарный и индивидуальный учет фонда ведется :

- структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда;

- подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки (п. 1.6 Порядка N 1077).

Статистическая информация о формировании библиотечного фонда по итогам года представляется в Главный информационно-вычислительный центр Минкультуры России (п. 1.7 Порядка N 1077).

Ранее статистическая информация по форме N 6-НК "Сведения об общедоступной (публичной) библиотеке за. год" (утв. Постановлением Росстата от 15.07.2011 N 324) представлялась только публичными библиотеками. Если дословно читать Порядок N 1077, получается, что все учреждения, имеющие в своем составе библиотеку, обязаны ежегодно отчитываться о формировании библиотечного фонда.

Единицы учета и электронные документы

Единицы учета библиотечного фонда в традиционном виде остались прежними - это экземпляр и название. Дополнительными единицами учета фонда являются годовой комплект, метрополка <1>, подшивка (переплетная единица).

<1> Метрополка - международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами.

Порядком N 1077 закреплено, что основной единицей учета для газет является годовой комплект и название. Установлено, что число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров. Этого правила государственные (муниципальные) учреждения придерживались и ранее.

Наибольший интерес представляют пункты Порядка N 1077 об учете электронных документов. Данные пункты были включены в Порядок в связи с настоятельной необходимостью регламентировать учет электронных изданий, так как данных изданий в библиотеках становится все больше, а порядок их учета был не ясен.

Итак, к электронным документам относятся :

- документы на съемных носителях (компакт-диски, флэш-карты);

- документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее - сетевые локальные документы);

- документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее - инсталлированные документы);

- документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее - сетевые удаленные документы) (п. 3.4 Порядка N 1077).

Ранее действовавшая Инструкция N 590 содержала Примечание, согласно которому не подлежали учету и не включались в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда). Из Порядка N 1077 это правило исключено.

Пунктом 2.1 Порядка N 1077 установлено, что основной единицей учета для электронных документов является единица памяти данных .

Ранее единицы учета для электронных документов установлены не были. Наиболее распространенными единицами памяти данных являются: байт, килобайт (КБ), мегабайт (МБ), гигабайт (ГБ), терабайт (ТБ). Учреждение может либо выбрать основную учетную единицу исходя из специфики и размеров поступающих в библиотечный фонд электронных документов, либо использовать все имеющиеся единицы, переводя их из одной в другую. По мнению автора, наиболее целесообразно в качестве учетной единицы выбрать байт.

Во-первых. это позволит учреждению избежать трудностей пересчета и округления единиц. Во-вторых. в наиболее распространенных в России операционных системах Windows размер любого файла или папки указывается одновременно в байтах и в более крупных единицах.

Необходимо отметить, что п. 2.1 противоречит другим пунктам Порядка N 1077, согласно которым учет электронных документов ведется в условных единицах (экземплярах), а также в экземплярах и названиях.

Если считать единицы памяти основной единицей учета электронных документов, это приведет к существенным затруднениям при инвентаризации электронных документов как части библиотечного фонда. Очевидно, что простая проверка общего количества занятой электронными документами памяти не дает объективного представления о состоянии фонда. С другой стороны, проверка сотен тысяч электронных документов по названиям может быть просто невозможной за отведенное на инвентаризацию время.

Кроме того, учреждение обязано обеспечить надежное хранение электронных документов. Надежность хранения документов в современных условиях обеспечивается при помощи рейд-массивов (дисковых массивов), в которых отказоустойчивость системы обеспечивается многократным копированием всего объема данных. Если данные электронного фонда скопированы в целях сохранности на разные жесткие диски 2 - 3 раза, то возникает вопрос: как можно выделить и учесть в каждый момент времени размер исходного объема данных ?

Согласно п. 2.2 Порядка N 1077 общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления - в экземплярах и названиях (п. 2.2 Порядка N 1077).

В документах на флэш-картах как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие.

Сетевые и локальные

Под сетевыми локальными документами подразумеваются документы, хранящиеся во внутренней сети библиотеки, то есть собственно документы, составляющие библиотечный фонд, к которым открыт доступ через локальную сеть учреждения.

Единицами учета сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название. Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. При этом как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.

Обратите внимание! Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно. Например, файлы "Барт Ролан Мифологии.txt" и "Барт Ролан Мифологии.fb2" будут являться двумя экземплярами электронного издания.

Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.

Метаинформация - это информация о свойствах документа (страницы сайта), предназначенная для поисковых систем и используемая ими при индексации данной страницы. Использование метаинформации позволяет поисковым системам правильно индексировать сайт. Как правило, к метаинформации относятся заголовок (title), ключевые слова (keywords), описание (description).

Видимо, разработчиками Порядка N 1077 подразумевается, что электронные сетевые локальные документы должны храниться в библиотеке в виде базы данных, основанной на технологиях веб-программирования, позволяющих как минимум присваивать ключевые слова и поддерживающих хранение информации об удаленных документах. В настоящее время далеко не все библиотеки ведут учет при помощи подобных средств.

На основании введенных сведений программным способом формируется перечень актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).

Сетевые и удаленные

Под сетевыми удаленными документами подразумеваются документы, хранящиеся в сети Интернет или другой сети, которая является внешней по отношению к учреждению и не контролируется им.

К сетевым удаленным документам ограниченного пользования библиотека может получить доступ (на основании договора с правообладателем и др.). При этом, вероятно, имелись в виду удаленные сетевые документы ограниченного доступа, поскольку в противном случае библиотека может учесть весь Интернет в качестве своих фондов.

Единицами учета сетевых удаленных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.

Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.

Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре с указанием даты загрузки поступлений в систему.

Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей:

- даты и порядкового номера записи;

- реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости);

- количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.

При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.

До выхода Порядка N 1077 спорным являлся сам вопрос о том, возникает ли у библиотеки объект библиотечного фонда при получении доступа к интернет-ресурсам. Например, библиотека может приобрести платный абонемент на доступ к ресурсам сайта, содержащего некоторый набор электронных документов. Данный набор документов может пополняться, обновляться, в том числе ежедневно, часть документов может быть со временем удалена. Библиотека никак не влияет на данные процессы и может даже не иметь сведений об изменении количества документов. Что в этом случае должна учитывать библиотека? Как проводить инвентаризацию и контролировать сохранность данных учетных единиц?

Кроме того, согласно п. 5.13 Порядка N 1077, выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.

Таким образом, возникают вопросы, связанные с бухгалтерским учетом подобных фондов. Если учитывать количество документов в базе, к которым предоставляется доступ, то у учреждения регулярно должно меняться количество основных средств, составляющих библиотечный фонд, без изменения балансовой стоимости фондов. Таких операций не предусмотрено инструкциями по учету, нет первичных документов, на основании которых это должно делаться.

Подобный абонемент скорее является услугой сторонней организации по предоставлению доступа к ее фондам, а не объектом библиотечного фонда учреждения, купившего абонемент.

С другой стороны, вопрос о том, как учитывать сетевые удаленные документы - в количестве документов или в количестве купленных прав доступа, очень важен для вузов, подающих заявки на участие в мировых рейтингах. При предоставлении информации международным рейтинговым агентствам требуется раскрытие информации о библиотечных фондах вуза. Естественно, более выигрышно будет смотреться статистика, в которой учтено количество документов удаленного доступа, а не количество купленных прав доступа к базам данных. Также информация об обеспеченности литературой на одного обучающегося используется Минобрнауки в качестве одного из показателей деятельности вуза. Таким образом, учреждения заинтересованы учитывать удаленные сетевые документы в количестве данных документов, но методологически данный вопрос не проработан.

Отметим также, что порядок учета электронных документов на съемных носителях (компакт-дисков и др.) не претерпел существенных изменений по сравнению с Инструкцией N 590.

По мнению автора, современный порядок хранения, учета и инвентаризации электронных документов заслуживал более тщательного описания со стороны разработчиков Порядка N 1077, поскольку он принципиально отличается от хранения и учета бумажных документов. К сожалению, порядок учета электронных документов в том виде, в котором он прописан в Порядке N 1077, вызывает много вопросов технического характера, не ясен порядок бухгалтерского учета сетевых удаленных документов. Очевидно, учреждениям придется самостоятельно разработать порядок учета электронных документов, используя Порядок N 1077 в качестве общих рекомендаций.

Виды и категории документов

Порядок N 1077 значительно подробнее, чем Инструкция N 590, описывает деление документов по видам и категориям. Отметим, что многие пункты Порядка N 1077 повторяют положения действующего ГОСТ 7.20-2000 "СИБИД. Библиотечная статистика" (утв. Постановлением Госстандарта России от 19.04.2001 N 182-ст) и фактически используются учреждениями. Поэтому остановимся только на новшествах. Так, п. 3.1 Порядка N 1077 установлено, какие документы относятся к печатным изданиям, а какие - к неопубликованным документам.

К печатным изданиям относятся тиражированные издания, полученные печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленные: книги, брошюры, журналы, продолжающиеся издания, листовые издания, газеты, изоиздания, нотные издания, картографические издания, нормативно-технические и технические документы, авторефераты диссертаций.

К неопубликованным документам относятся рукописные документы (рукописные книги и архивные документы), а также документы, изготовленные в единичных экземплярах, являющиеся объектами интеллектуальной собственности (депонированные научные работы, диссертации, препринты, отчеты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ ЭВМ, проектно-конструкторская документация), тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих.

Обратите внимание! Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды, являются составной частью Архивного фонда РФ и учитываются в соответствии с нормативными и правовыми актами по учету архивных документов.

Пунктом 3.1.2 Порядка N 1077 установлено, что документы, выполненные рельефно-точечным шрифтом (шрифтом Брайля), учитываются в экземплярах и названиях. Экземпляром для данного вида изданий является каждая из книг комплекта, объединенных общим названием. Как одно название учитывается комплект издания независимо от числа входящих в него книг.

Пункт 3.1.7 Порядка N 1077 посвящен учету картографических изданий. Как отдельный экземпляр и отдельное название картографических изданий учитываются:

- атласы, состоящие из отдельных нумерованных или датированных выпусков;

- каждый выпуск серийного издания карты или атласа.

Как один экземпляр и одно название учитывается карта, изданная на нескольких листах (подлежащих склейке), объединенных общим заглавием. Многотомные (многолистовые) картографические издания, объединенные общим заглавием, учитываются по количеству томов и одному названию. Отдельно изданные, но не имеющие самостоятельного значения, картографические приложения к различным изданиям (книгам, брошюрам, журналам) учитываются единым комплектом с основным изданием.

Нормативно-технические и технические документы (патентные документы, типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий, нормативные документы по стандартизации, технические условия, руководящие документы и правила) учитываются в экземплярах и названиях (п. 3.1.8 Порядка N 1077).

Как один экземпляр и одно название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, выпущенные в объединяющей их издательской папке (обложке) при наличии на папке общей цены, содержания всего издания, единых выходных данных.

Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, другие специальные виды документов, выпущенные в виде отдельных листов, если каждый из них имеет свои выходные данные, цену, тираж, даже если они объединены одной издательской папкой (обложкой).

Обновляемое печатное издание учитывается как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку. Последующие поступления вкладных листов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в издании, отдельному учету не подлежат (п. 3.1.10 Порядка N 1077).

Факсимильное издание учитывается как оригинал (п. 3.1.11 Порядка N 1077).

Некоторые уточнения внесены и в единицы учета аудиовизуальных документов. Так, п. 3.2.1 Порядка N 1077 установлено, что единицей учета для фотодокументов (диапозитивов, слайдов) является кадр. Аудиовизуальные документы, являющиеся приложением к различным изданиям и выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания, могут учитываться как отдельные экземпляры (п. 3.2.2 Порядка N 1077). Ранее действовавшей Инструкцией N 590 запрещалось отдельно учитывать аудиовизуальные документы-приложения вне зависимости от их функционала.

Изменены требования к учету общего объема фонда документов на микроформах. Теперь этот объем учитывается по количеству рулонов и фиш, включая копии разных поколений (архивные/резервные и пользовательские).

Учет поступления документов в библиотечный фонд

В порядке учета поступлений также произошли существенные изменения.

Документы принимаются по первичным учетным документам (накладной, акту), включающим список поступлений.

В частности, в п. 4.1 Порядка N 1077 указано, что оформляется актом о приеме документов поступление только в следующих случаях :

- поступление обязательных экземпляров;

- поступление депозитных экземпляров международных организаций;

- безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников;

- прием документов от читателей взамен утерянных.

В последнем случае в акте указываются фамилия, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание издания, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание издания, цена), подписи читателя и принимающей стороны.

Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. ст. 574, 582).

Все поступающие в библиотеку документы подлежат суммарному учету. Пунктом 4.3.1 Порядка N 1077 уточняются требования к регистрам суммарного учета.

Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с N 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.

Требования к суммарному учету электронных сетевых документов, введенные Порядком N 1077 впервые, были приведены выше в данной статье.

Пункт 4.4 Порядка N 1077 описывает новые требования к индивидуальному учету документов, входящих в библиотечный фонд.

Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера или иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрихкода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам .

Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке.

Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.

Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.

Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера. системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке.

Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу.

Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.

В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет).

В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке). Не включаются в это количество документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга. Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите "Название" проставляется единица.

Обратите внимание, что ни в требованиях к индивидуальному учету, ни в требованиях к суммарному учету сетевых документов Порядок N 1077 не требует указывать общий объем документов в единицах хранения информации.

Требования к маркировке (п. п. 4.5, 4.6 Порядка N 1077) не изменились. Нововведением является маркировка электронных сетевых документов.

Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами (п. 4.7 Порядка N 1077).

Библиотечный фонд и ОЦДИ

На принятых первичных учетных документах производится запись, подтверждающая, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как в объект особо ценного движимого имущества (далее - ОЦДИ) или как в объект иного движимого имущества (п. 4.8 Порядка N 1077).

Напомним, что, согласно п. 25 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), в каждом государственном (муниципальном) учреждении должна быть создана комиссия по поступлению и выбытию активов. Комиссия рассматривает все поступления нефинансовых активов, включая документы библиотечного фонда, и принимает решение о включении или невключении объектов в состав ОЦДИ.

Такое решение должно быть оформлено в письменном виде и представлено в бухгалтерию. По отношению к объектам библиотечного фонда решение в редких случаях принимается заранее, чаще статус объектов библиотечного фонда определяется комиссией во время или после поступления.

В любом случае согласно требованиям Порядка N 1077 на первичных документах на объекты библиотечного фонда бухгалтер должен сделать запись об отнесении к ОЦДИ или иному движимому имуществу.

Ежеквартально при условии изменения состава ОЦДИ сведения об общем количестве и стоимости документов, включенных в состав библиотечного фонда как объект особо ценного движимого имущества, передаются учредителю (п. 4.10 Порядка N 1077). Данный пункт Порядка N 1077 вступает в некоторое противоречие с рекомендациями Минфина и сложившейся практикой, согласно которым сверка расчетов между учреждением и учредителем по стоимости особо ценного имущества (состоящего из ОЦДИ и недвижимости) производится один раз в год, перед составлением годовой отчетности.

Напомним, что учреждение самостоятельно ведет перечень ОЦДИ на основании данных бухгалтерского учета. При изменении состава ОЦДИ производится уточнение объема прав учредителя по распоряжению ОЦДИ учреждения на основании извещения, которое учреждение направляет учредителю.

Порядок N 1077 фактически требует дублирования сведений о библиотечном фонде, относимом к ОЦДИ, с другой периодичностью и другим набором сведений.

Выбытия документов из библиотечного фонда

Порядок выбытия документов установлен разд. 5 Порядка N 1077.

Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.

Порядком N 1077 уточнено понятие непрофильности. Непрофильность документов устанавливается на основе профиля комплектования фонда или иного нормативного документа, утверждаемого руководителем библиотеки. По причине непрофильности могут исключаться из фонда документы, не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных категорий документов), излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями; по истечении срока хранения документов, при низком уровне читательского спроса, при несоответствии электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки.

Исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения.

Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в Реестре книжных памятников.

Порядок N 1077 уточняет форму акта, на основании которого учитывается выбытие. Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н.

В акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указывается причина исключения и направление выбытия исключаемых документов.

К акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда (далее - список), который включает следующие сведения: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов. Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами.

К акту о списании по причине утраты и списку по-прежнему должны прилагаться документы, подтверждающие утрату (пояснительная записка, в случае кражи или хищения - протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба - финансовый документ о возмещении ущерба).

Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция установленного образца.

Порядок N 1077 в отличие от прежней Инструкции N 590 не устанавливает обязательность ведения тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных, поэтому библиотеки учреждений вправе вести прием изданий, принятых от читателей, на общих основаниях (по акту).

При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки. Данное полномочие может быть передано постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов.

В Порядке N 1077 описаны дальнейшие действия библиотеки со списанными объектами библиотечного фонда. Списанные объекты, исключенные по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, должны направляться в пункты вторичного сырья. Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством РФ. При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.

В акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Документ прилагается к акту о списании со списком.

Документы (списанные объекты библиотечного фонда), исключенные по причине непрофильности, передаются по актам в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или реализации физическим и юридическим лицам.

После завершения мероприятий, предусмотренных актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда, первый экземпляр акта о списании со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда.

Акты о списании регистрируются в книге суммарного учета библиотечного фонда.

Все исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть соответствующим образом оформлены: специальным штемпелем должны быть погашены штампы библиотеки.

Раздел Порядка N 1077 о выбытиях также содержит требование о ежеквартальном представлении учредителю общих сведений о количестве и стоимости документов, входящих в состав ОЦДИ, списанных из библиотечного фонда. При этом должен быть приведен перечень актов о списании, причин и направлений выбытия документов.

Обратите внимание! Порядком N 1077 установлено требование, согласно которому количество выбывающих объектов ОЦДИ не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд. Вследствие этого крайне нежелательно включать в состав ОЦДИ электронные сетевые документы.

Инвентаризация библиотечного фонда

Требования об инвентаризации библиотечного фонда, изложенные в разд. 7 Порядка N 1077, изменились по сравнению с Инструкцией N 590.

Установлено, что проверка наличия документов библиотечного фонда производится в обязательном порядке :

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации библиотеки.

Для проведения проверок руководителем организации назначается комиссия, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.

По сравнению с Инструкцией N 590 исключены из причин обязательной инвентаризации :

- смена материально ответственного лица;

- передача фонда библиотеки или ее части в аренду.

Также изменены сроки плановой инвентаризации:

- документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, - ежегодно;

- фонд редких и ценных книг - один раз в 5 лет;

- фонды библиотек до 50 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет;

- фонды библиотек от 50 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;

- фонды библиотек от 200 тыс. до 1 миллиона учетных единиц - один раз в 10 лет;

- фонды библиотек от 1 до 10 млн учетных единиц - один раз в 15 лет;

- фонды библиотек от 10 до 20 млн учетных единиц - один раз в 20 лет;

- фонды библиотек свыше 20 млн учетных единиц - 1 млн экземпляров в год.

Плановая проверка фонда библиотеки может осуществляться поэтапно в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг) с определением сроков и количества планируемого объема работы.

Согласно п. 7.3 Порядка N 1077 проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе.

Таким образом, сетевые локальные документы должны быть пересчитаны по количеству, а программное обеспечение библиотеки помимо требований, которые были сформулированы выше, должны обладать функцией подсчета контрольной суммы документа.

Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета.

Бухгалтерский учет библиотечного фонда учреждения осуществляется согласно Инструкции по применению Единого плана счетов N 157н (далее - Инструкция N 157н), а также инструкциями для каждого типа учреждения: Инструкцией по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н) - для казенных, Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н) - для бюджетных, Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н) - для автономных.

Согласно п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования и учитываются на счете 0 10107 000 "Библиотечный фонд". Объектам библиотечного фонда независимо от их стоимости уникальный инвентарный порядковый номер не присваивается (п. 46 Инструкции N 157н).

На объекты основных средств, составляющих библиотечный фонд учреждения, если их стоимость составляет менее 40 000 руб. включительно, начисляется амортизация в момент выдачи в эксплуатацию в размере 100% (п. 92 Инструкции N 157н).

На объекты библиотечного фонда стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется в общем порядке с учетом срока полезного использования объектов библиотечного фонда.

Периодические издания, приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, подлежат учету на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования" в условной оценке: один объект - один рубль. Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. п. 377, 378 Инструкции N 157н).

Расходы на приобретение объектов библиотечного фонда относятся на статью 310 "Увеличение стоимости основных средств" КОСГУ, а расходы по подписке на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки, - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (см. Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н).

Бухгалтерские записи операций по поступлению (принятию) библиотечного фонда:

- формирование первоначальной стоимости объектов библиотечного фонда на основании первичных документов поставщика (подрядчика):

Дебет счета 0 106X1 000 "Вложения в основные средства"

Кредит счета 0 30231 000 "Расчеты по приобретению основных средств";

- принятие к бухгалтерскому учету объектов библиотечного фонда по первоначальной стоимости:

Дебет счета 0 101X7 000 "Библиотечный фонд"

Кредит счета 0 106X1 000 "Вложения в основные средства";

- принятие к учету неучтенных объектов библиотечного фонда, выявленных в результате инвентаризации, получение документов в виде пожертвования, поступление от неизвестных лиц отражаются так:

Дебет счета 0 101X7 000 "Библиотечный фонд"

Кредит счета 0 401 10 180 "Прочие доходы";

- принятие к бухгалтерскому учету объектов библиотечного фонда в составе основных средств, поступивших в порядке возмещения в натуральной форме ущерба, причиненного виновным лицом (в том числе при приеме от читателей) отражается записью:

Дебет счета 0 101X7 000 "Библиотечный фонд"

Кредит счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами";

- внутреннее перемещение объекта основных средств между материально ответственными лицами учреждения отражается на основании накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032):

Дебет счета 0 101X7 000 "Библиотечный фонд"

Кредит счета 0 101X7 000 "Библиотечный фонд";

- начисление амортизации на объекты библиотечного фонда:

Дебет счета 0 40120 271 "Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов",

Дебет счета 0 10960 271 "Амортизация основных средств и нематериальных активов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг"

Кредит счета 0 104X7 410 "Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда".

В бухгалтерском учете операции по выбытию отражаются так:

- списаны объекты библиотечного фонда в связи с износом, непрофильностью, утерей, хищением, продажей и т.п.:

Дебет счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами"

Кредит счета 0 101X7 000 "Библиотечный фонд";

- списаны объекты библиотечного фонда в связи с утратой в результате бедствий стихийного и техногенного характера:

Дебет счета 0 401 20 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

Кредит счета 0 101X7 000 "Библиотечный фонд";

- списаны объекты библиотечного фонда в связи с безвозмездной передачей:

Дебет счета 0 401 20 241 "Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям",

Дебет счета 0 401 20 242 "Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций"

Кредит счета 0 101X7 000 "Библиотечный фонд".

Одновременно списывается с учета начисленная амортизация на передаваемые объекты:

Дебет счета 0 104X7 410 "Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда"

Кредит счета 0 401 20 241 "Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям",

Кредит счета 0 401 20 242 "Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций".

Пример. Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования (далее - вуз) имеет в своем составе библиотеку. За счет средств субсидии на выполнение государственного задания для библиотеки была куплена электронная полнотекстовая библиотека "Нефть и газ", содержащая 25 031 электронную книгу, каждая из которых представлена в форматах djvu и html. Согласно договору учреждению за плату предоставлено право скачать книги на локальный сервер, срок пользования книгами по договору не ограничен.

Стоимость библиотеки составила 250 310 руб. (по 10 руб. за книгу).

Плановые (сметные) назначения учреждения по приобретению основных средств на 2013 г. составили 1 000 000 руб.

Договор заключен 3 июня 2013 г.

Оплата поставщику ООО "Интернет библиотеки" произведена 7 июня 2013 г.

Документы скачаны в локальную сеть учреждения 11 июня 2013 г. идентифицированы специальными программными средствами, в метаданные документов внесены регистрационные сведения. Общее количество учтенных документов составило 50 062 (25 031 книги x 2 формата).

Накладная от ООО "Интернет библиотеки" со списком изданий и форматов датирована 14 июня 2013 г. На основании накладной поступление рассмотрела комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов, решением комиссии издания отнесены к иному движимому имуществу учреждения.

На накладной бухгалтер учреждения произвел запись "Является иным движимым имуществом" и учел поступления согласно Инструкции N 157н, Инструкции N 174н и учетной политике учреждения следующим образом: