Категория: Инструкции
добавлено: 26-03-2008
просмотров: 70290
Прием-передача кадровой документации это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации. Если вы вступаете в должность, правильно приняв дела у предшественника, у вас есть возможность показать себя как профессионала с первого дня работы, составить представление о состоянии кадровой документации во вверенной кадровой службе, наметить план дальнейшей работы. Если вы покидаете компанию,можете достойно расстаться с работодателем, показав результаты своей работы и получив положительные рекомендации.
Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны. Прием-передача кадровых документов состоит из нескольких этапов: создание комиссии; проверка состава, содержания, оформления документов; составление акта о приеме-передаче дел.
Создаем комиссиюПрежде всего, приказом руководителя организации утверждаем состав комиссии по проведению процедуры и обозначаем цель ее создания проведение приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируют по-разному в зависимости от размера и профиля компании. В комиссию, как правило, входят: руководитель организации или его заместитель, главный бухгалтер либо бухгалтер по заработной плате, инженер по охране труда, сотрудники отдела кадров. Главное в работе комиссии обеспечить правомерность и объективность проводимой процедуры.
Проверяем документыДалее составляем список имеющихся документов. Важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства, соответствие действующему законодательству с учетом последних изменений. Также необходимо проверить правильность формирования документов в дела в соответствии с предписанным сроком хранения.
Следующим шагом проверки кадровой документации является выявление недостающих документов. Для этого составляем список обязательных кадровых документов, отражающий особенности организационной структуры и условия труда работников компании. Существует перечень документов, обязательность которых для каждой организации прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами (таблица на стр. 40)*.
Обязательные документы кадровой службыСегодня мы предлагаем качественные юридические и бухгалтерские услуги, как организациям, так и гражданам, опыт наших специалистов: юрист - более 17 лет, бухгалтер - более 10 лет! Любая форма оплаты. Задать вопрос Кадровое делопроизводство с нуля
Эта статья будет полезна не только опытным кадровым работникам, но и бухгалтерам, офис – менеджерам, которым из-за нехватки кадров, руководство поручило вести кадровый учет. Зачастую этой работой занимаются и начинающие коммерсанты, поэтому шаг за шагом, мы вместе постараемся привести в порядок Ваше кадровое делопроизводство. Поскольку пошаговая инструкция очень большая по объему, как и сам процесс создания или восстановления кадрового учета, то мы рекомендуем добавить эту страницу в закладки, либо полностью ее скопировать на свой компьютер, чтобы при выполнении каждого шага, Вам не пришлось снова искать рекомендации к следующим действиям. Также в этой статье Вы не только получите рекомендации, но и ссылки на образцы основных и популярных документов по кадровому учету.
Также напомним, что эта инструкция называется Кадровое делопроизводство с нуля, поэтому, если в Вашей организации уже какие-то шаги сделаны, то рекомендуем просто пропустить не нужный Вам абзац.
В основе настоящей статьи лежит многолетний опыт специалистов юридической фирмы «Ангард» по сопровождению бизнеса клиентов нашей фирмы. Нам тоже когда-то приходилось учиться, и мы это также делали с помощью интернета и специальных семинаров. Поэтому если Вам покажется данное руководство полезным и полным, то поделитесь им с Вашими друзьями и коллегами. Поскольку нет ничего приятнее для автора, чем многочисленные ссылки и положительные комментарии на форумах и в социальных сетях.
Шаг 1. Литература. Законы. Программное обеспечение.Прежде, чем браться за кадровый учет, будет не лишним запастись некоторыми полезными книгами, если нет возможности приобрести их в книжном магазине, либо Вам удобнее пользоваться литературой, когда она храниться в электронном варианте, то Вы можете воспользоваться такими интернет-порталами как «Консультант +». либо «Гарант». Еще один плюс в использовании интернет-порталов это наличие АКТУАЛЬНЫХ нормативных актов.
Наличие специального программного обеспечения не является обязательным условием кадрового учета, поскольку необходимость ведения учета с помощью специальных программ, возникает только когда Ваш штат составляет более 10 человек. Самой популярной программой является «1С: Зарплата и кадры», у Вас никогда не возникнут проблемы с поиском людей, которые смогут помочь установить и настроить 1С именно под Ваши нужды.
Шаг 2. Изучаем учредительные документы организации.Кадровый учет стоит начинать именно с приема на работу директора. Для того, чтобы правильно оформить трудовые отношения, Вам необходимо изучить Устав организации. В этом документе содержится порядок приема на должность директора, срок трудовых отношений, заработная плата, иногда Устав может содержать некоторые особенности, например, исполнительным органом фирмы назначают совет директоров, само понятие «совет» подразумевает, что в организации будут трудится несколько директоров. В Уставе, также может быть определен порядок формирования и утверждения штатного расписания.
Шаг 3. Составляем обязательные документы для работодателя.Есть список обязательных локальных документов и дополнительных (которые становятся обязательными в случае наступления каких-либо событий), итак к обязательным документам относятся (образцы всех обязательных документов Вы также сможете просмотреть в специальном разделе « Образцы документов для работодателя »):
К дополнительным локальным актам относятся (образцы самых популярных дополнительных документов для работодателя Вы сможете просмотреть в специальном разделе «Образцы документов для работодателя »):
Одним из первых решением собрания учредителей, является решение о назначении директора организации, поэтому и мы Вам рекомендуем начать кадровый учет с руководителя организации, так сказать, чтобы не нарушать хронологию и числовой порядок нумерации приказов. (Кстати, наиболее распространенной ошибкой в кадровом учете, является именно нарушение порядка приказов, что сразу выдает то, что какие-то приказы были сделаны задним числом, а иногда и в нерабочий день, поэтому рекомендуем всегда оставлять пару номеров в запас, если они Вам не понадобятся, то Вы всегда сможете их использовать, например, для отзыва выданных ранее доверенностей). Итак, из второго шага нам стали известны особенности приема директора, из Устава организации нам стали известны условия труда, порядок и размер оплаты труда. Из решения учредителей нам стала известна дата, с которой директор приступил к исполнению своих обязанностей, соответственно дата приема на работу не должна отличаться от даты в решении. Составляем трудовой договор.
Шаг 5. Составление Правил внутреннего трудового распорядка, штатного расписания и прочих локальных актов.Если у Вас нет специального программного обеспечения, то составить эти документы Вам придется самим (воспользуйтесь нашими образцами. чтобы не терять время на составление «рыбной части» документа). Сначала досконально обсудите содержание документов с руководством, проверьте соблюдены ли нормы действующего законодательства, после изготовления в конечном варианте документы утверждаются приказом руководителя.
Шаг 6. Типовой бланк трудового договора с работниками. И иные документы.На данном этапе у Вас уже будут сведения о должностях работников, заработной плате, Вы ее пропишите в штатном расписании, количество часов, которое работник будет обязан отработать в неделю (день, месяц). Поэтому Вам останется лишь дополнить эти сведения должностными обязанностями работника (если они не будут отдельно прописаны в должностной инструкции), также включаем в него и другие условия, которые будут одновременно выгодны работодателю и в тоже время не нарушать действующее законодательство.
Начинаем подготовку остальных документов, договоры о материальной ответственности, табеля рабочего времени, также не лишним будет подготовить бланки приказов (о принятии, увольнении, предоставлении отпуска, проведения служебной проверки и др.) Большинство необходимых документов Вы найдете в специальном разделе « Образцы документов для работодателя »
Шаг 7. Вопрос о ведении трудовых книжек.Обращаем Ваше внимание на то, что пока кроме директора у нас никто не трудоустроен, то и обязанности по ведению трудовых книжек лежит на нем, поэтому нам необходимо сделать приказ о принятии руководителем ответственности за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек. После принятия на работу кадрового сотрудника, эти обязанности можно будет переложить на него, также с изданием соответствующего приказа. Не забываем, что этот приказ должен быть в любом случае, поскольку директор – наш первый сотрудник и именно он когда-то принял на работу кадровика.
Шаг 8. Прием на работу сотрудников.Поскольку у Вас уже готов весь пакет документов, то с оформлением сотрудника на работу у Вас не должно возникнуть никаких проблем, или Вы можете ознакомиться с пошаговой инструкцией прием на основную работу .
На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.
В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.
Кто на предприятии занимается ведением делопроизводстваКак правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь .
Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.
Пошаговые рекомендации по оформлению Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документовПервое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.
Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.
Обязательные документы кадрового делопроизводстваПриказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: прием. увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.
Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.
Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.
Следующий обязательный документ это карточки Т-2. в которых отражаются все основные сведения о работнике. Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.
Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.
Следующий обязательный документ это трудовой договор. Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.
После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.
К прочим обязательным документам относится:
Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции. коллективный договор. книга основания для приказов.
Рекомендации по организации и ведению кадрового делопроизводства представлены в следующем видеосюжете:
Сбор и изучение учредительных документовПосле того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.
Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.
Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.
Оформление перечня документовКогда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.
В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.
Оформление на работу директораЕсли предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.
Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.
Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.
Составление локальных нормативных актовДля того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание. Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.
По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.
В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.
Разработка типового образца трудового договораВ трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.
Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.
Подготовка документов учетаВсе журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить. А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью. Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.
На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.
Назначение ответственного за ведение трудовых книжекТрудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.
Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.
Оформление на работу сотрудниковВ следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:
Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно !
Кадровиком в организации обычно принимают лиц, уже имеющих опыт работы в кадрах, особенно, если в отделе запланирована только одна штатная единица. Но случается и так, что кадровую работу поручают новичку или совместителю, например, юристу. Если организация только начинает свою деятельность, или кадровые дела запущены до нельзя, новичку придётся самостоятельно изучать – как организовать кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции (2015 год был богат изменениями в трудовое законодательство). В статье представлен алгоритм, в котором учтены последние изменения законодательства, и по нему вы легко наладите работу отдела кадров .
С чего начать[wpsm_ads1] Кадровое делопроизводство с нуля начинать нужно с анализа деятельности предприятия. Для этого нужно уточнить:
Обязательно возьмите копии учредительных документов :
Для облегчения работы приобретите :
Для хранения документов вам понадобится сейф. Доступ посторонних к документам – это нарушение трудового законодательства! А штрафы за нарушение трудового законодательства 2015 весьма существенны:
[wpsm_titlebox title=»1. Оформление директора» style=»3″]
Чтобы начать оформлять документальную составляющую ОК, нужно оформить на работу директора организации. ведь только он имеет полномочия подписывать все документы организации.
[/wpsm_titlebox]
Для оформления директора, как и других работников в последующем, вам понадобятся актуальные формы документов. Если ваша кадровая программа имеет функцию автоматического заполнения документов – можно пользоваться ей. Если программы нет, скачать все актуальные формы документов можно на сайте «Консультант+» .
Директор вступает в должность на основании решения учредителей, поэтому приказ о приёме на работу в этом случае не оформляется. Но личное дело директора формируется как и положено (об этом поговорим в отдельной статье).
[wpsm_titlebox title=»2. Штат предприятия» style=»3″]
Как только директор у нас принят, определяемся со штатом предприятия.[/wpsm_titlebox]
Составляем штатное расписаниеВы уже знаете структуру, численность и состав должностей и профессий организации, поэтому штатное расписание (ШР) вам составить будет не сложно. Но перед тем, как начать оформление ШР, директор сначала должен издать приказ о его разработке .
Оформляем — в утверждённую форму документов (или в кадровой программе) просто нужно внести по подразделениям:
[wpsm_titlebox title=»3. Утверждение штатного расписания» style=»3″]
Оформленное штатное расписание должен утвердить директор своим приказом. [/wpsm_titlebox]
Итак, штатное расписание утверждено, теперь можно разрабатывать положение об отделе кадров и принимаем на работу себя. Об оформлении сотрудников подробно рассматривается в отдельной статье.
Разрабатываем номенклатуру делНоменклатурными делами называют папки, содержащие кадровые документы, например, приказы по отпускам или входящую документацию. По сути, номенклатура дел – это перечень документов, обязательных для ОК. Утверждается номенклатура также директором.
[wpsm_titlebox title=»4. Папки для дел» style=»3″]
На основании номенклатуры нужно подписать папки, в которых будут формироваться дела .
[/wpsm_titlebox]
Согласно номенклатуре разработаем положения и локальные нормативные акты:
Для работы отдела кадров всё готово, теперь можно готовить документы о приёме на работу.
Утверждаем типовой бланк трудового договораТрудовой договор – основной документ, закрепляющий условия работы и оплаты труда. В договоре должны присутствовать условия, без которых не обойтись по нормам Трудового кодекса (ТК).
О том, как составить трудовой договор в соответствии с требованиями ТК, рассмотрим более подробно в следующей статье. А тут можно отметить: решите с директором вопрос о должностных инструкциях :
Разработанный бланк договора утверждается приказом директора .
[wpsm_titlebox title=»Изменения в договоре» style=»3″]
Важно:если в дальнейшем понадобится изменить что-то в договоре, всегда обращайтесь к директору со служебной запиской об утверждении новой формы ТК.
[/wpsm_titlebox]
Теперь, когда восстановлено или налажено кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции (2015) выполнены, можно заняться оформлением работников.
Содержание статьи:Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.
Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:
Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:
Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.
Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:
Основные унифицированные формы по учёту кадров:
Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.
На этом, статья будет закончена. Спасибо за прочтение!
Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчасУстраиваясь на работу в новую организацию, вы можете столкнуться с необходимостью оперативно наладить кадровый учет. Хорошо, если предыдущий специалист оставит после себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля. Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы? Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .
Какие нормативные акты нужно знатьВ большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Роскомнадзора, ПФР и др.). В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс. но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы.
Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица ниже). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.
Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работаНаименование нормативного акта
Общие вопросы трудового права
Основные правила и принципы регулирования трудовых отношений между работником и работодателем, порядок оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудников
Порядок оформления кадровых документов (приказов по личному составу, штатного расписания, графика отпусков и др.)
Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402ФЗ «О бухгалтерском учете»
Унифицированнеы формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с локальным актом)
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст
Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек
Правила ведения и хранения трудовых книжек. изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225
Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов
Перечень типовых управленческих архивных документов. образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом России от 25 августа 2010 г. № 558
Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления декретного отпуска
Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
Какие локальные акты должны быть в организацииПомимо актов федерального уровня, деятельность кадровой службы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации. Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе. что придает им статус обязательных. Это:
– правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21. абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ);
– штатное расписание (ст. 15. абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1. абз. 11 письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6 );
– график отпусков (ст. 123 ТК РФ ).
Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ ), порядок разделения рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ ), а также условия получения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ ).
Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема ниже). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом.
Называться локальные акты могут по-разному: положение, инструкция, правила, регламент и т. д. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Кроме того, важно соблюдать порядок их принятия (ч. вторая. третья ст. 8 ТК РФ). В противном случае такие документы не подлежат применению (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ ). Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он утверждался.
Разработку локальных актов лучше поручать не одному сотруднику, а рабочей группе. Состав группы и ее полномочия следует закрепить в приказе (образец ниже). С документом работники должны быть ознакомлены под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ ).
С чего начать аудит локальных актов компанииВо-первых, нужно проверить, все ли обязательные документы имеются в наличии, и составить их список. Если в компании нет даже обязательных локальных актов, то их нужно разработать в первую очередь.
Во-вторых, важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству.
В-третьих, необходимо проверить, соблюден ли порядок принятия локального акта. Так, если в компании есть профсоюзная организация, то на документе должна быть отметка о согласовании (учете мнения) с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ ).
В-четвертых, нужно выяснить, каких документов не хватает. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить приказом перечень документов, обязательных для конкретной организации.
Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом. Оценивается наличие и соответствие законодательству трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, журналов регистрации приказов по кадрам и т. д.
Не стоит пытаться охватить весь объем работ сразу. Следует расставить приоритеты и действовать поступательно. Для удобства рекомендуется группировать типовые документы в электронные и бумажные папки.