Требования к оформлению выписок Из документов

Выписка — оформленное в соответствии с уста­новленным порядком и правилами точное воспроиз­ведение фрагмента содержания документа на дой (как правило, бумажной) основе.

Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии доку­мента представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа).

Фактически выписка выполняет функции копии документа. Учитывая, что в единых нормативно-пра­вовых актах по вопросам документационного обес­печения (ГОСТ Р6.30-2003, ГСДОУ, Типовая инст­рукция по делопроизводству) требования к оформ­лению выписок не определены, представляется до­

Производить их оформление с соблюдени­ем основных требований, предъявляемых перечне - ленными документами к копиям (см. выше).

Требования к оформлению выписок конкретизи­рованы в ряде ведомственных нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных докумен­тов[73]. Реквизитами выписки являются:

1) наименование документа;

2) заголовок к тексту (указывает на документ- источник, формулируется в родительном падеже — "из. ");

3) текст (собственно выписка из документа, в точности воспроизводящая его фрагмент);

4) заверительная надпись.

Примерная форма выписки из трудовой книж­ки[74] приведена в приложении 58. Примерная фор­ма выписки из устава юридического приве­дена в приложении 59.

Рекомендации по оформлению отдельных элемен­тов содержания документов представлены в прило­жении 60.

С момента заведения и до момента передачи в архив предприятия документы хранятся по месту их формирования в дела. Как правило, централизован­ное хранение дел осуществляется в одном из под­разделений службы ДОУ. …

В время Части приказов но персоналу производится с исполь­зованием формализованных бланков — типовых ме­жотраслевых форм Т, утвержденных в качестве Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 76 и в соответствии с …

9,1. ООО может быть добровольно реорганизовано в порядке, предусмотренном Федеральным законом "Об обществах с ограниченной ответственностью" и учре­дительными документами ООО. Другие основания и порядок реорганизации ООО определяются Гражданским кодексом …

Украина:
г.Александрия
тел. +38 05235 7 41 13 Завод
тел./факс +38 05235 77193 Бухгалтерия
+38 067 561 22 71 — гл. менеджер (продажи всего оборудования)
+38 067 2650755 - продажа всего оборудования
+38 050 457 13 30 — Рашид - продажи всего оборудования
e-mail: msd@inbox.ru
msd@msd.com.ua
Скайп: msd-alexandriya

Схема проезда к производственному офису:
Схема проезда к МСД

Представительство МСД в Киеве: 044 228 67 86
Дистрибьютор в Турции
и странам Закавказья
линий по производству ПСВ,
термоблоков и легких бетонов
ооо "Компания Интер Кор" Тбилиси
+995 32 230 87 83
Теймураз Микадзе
+90 536 322 1424 Турция
info@intercor.co
+995(570) 10 87 83

Копии, выписки, дубликаты документов

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 2

Копии, выписки, дубликаты документов

В соответствии с пп. 2.3.2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления копия документа не обладает юридической силой, если она не заверена.

В ГСДОУ указано, что "организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации". Положение это не распространяется на архивные учреждения и нотариат.

Однако в соответствии с действующим законодательством в необходимых случаях - при решении внутренних вопросов, формировании дел - организации могут изготовлять копии документов, выданных другими организациями.

Пример 1. При поступлении на работу кадровые службы обычно изготовляют копии документов об образовании: дипломов, аттестатов, сертификатов и т.п.

Жилищные, налоговые органы при регистрации сделок с имуществом - копии свидетельств о праве собственности, доверенностей и т.п.

При обращении гражданина в организацию, выдавшую подлинник документа, для оформления копии документа, непосредственно касающегося прав и интересов граждан, на оригинале, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметку, что подлинник хранится в данной организации.

Современные средства "оперативной полиграфии", которые упоминает ГСДОУ, сейчас являются наиболее распространенными способами создания копий. Но, безусловно, ГСДОУ предусмотрены другие способы "воспроизведения текстов копий": рукописный и машинописный. Конечно, сегодня они устарели, но пока не отменены.

Должностное лицо организации, выдавшее копию документа, обязано внимательно сверить текст выдаваемой копии с текстом оригинала (подлинника). Заверение осуществляется следующим образом:

Ведущий специалист общего отдела --------------- Н.М. Петрова

На копиях исходящих документов, остающихся в деле (приложениях к копии сопроводительного письма), допускается не указывать должность лица, заверившего копию, и дату заверения.

Выписка из документа

Выписка из документа обычно требуется для подтверждения одного из фактов, изложенных в нем, если изготовление его копии нецелесообразно в связи с его большим объемом или наличием конфиденциальной информации.

Оформление выписки регламентировано многочисленными нормативно-правовыми актами, например, Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (в редакции от 01.08.2005). Образцы такого рода документов можно встретить в бухгалтерском учете, кадровой работе. Оформление выписки из документа показано в примере 3.

Выписка из приказа

Московский Государственный Социальный Университет

Отчислить 6 сентября 2005 г. за неуспеваемость следующих студентов: Марию Григорьевну Николаеву.

Основание: докладная записка декана экономического факультета от 4 сентября 2005 г.

Ректор _________________ Ю.М. Соколов

Основание: приказы ректора по личному составу за 2005 г.

Секретарь ----------------- Д.П. Симешева

Архивы, выдающие аналогичные выписки (копии, справки), вместо заголовка дела указывают номер:

По юридической силе дубликат документа является полным аналогом подлинника. Обычно он изготовляется и выдается той организацией, которая выдала подлинник, либо ее правопреемником. Существует практика выдачи дубликатов документа через подведомственные организации.

Порядок выдачи дубликатов документов регулируется рядом нормативно-правовых актов, среди которых Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденные Верховным Советом Российской Федерации 11.02.1993 N 4462-1 (в ред. от 02.11.2004). В них указано, что "в случае утраты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы, по письменным заявлениям граждан, законных представителей юридических лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных документов".

Процедура выдачи дубликата документа иногда может быть несколько осложнена из-за отсутствия в организации документальной информации, подтверждающей факт выдачи утраченного документа. Такое бывает в случаях передачи дел организации в государственный, муниципальный или ведомственный архив.

Пример 4. Если вам необходимо восстановить утерянный аттестат о среднем образовании, вы можете не осуществить свой замысел "с первого захода" к директору своей родной школы. Причина этому следующая: школа в свое время передала сводные ведомости успеваемости и протоколы экзаменов за необходимый вам период в государственный, муниципальный или ведомственный архив. Туда вам сначала и порекомендуют обратиться за соответствующей справкой; после чего школа попросит Управление образования, а Управление - районный или городской комитет (или напрямую, минуя промежуточный орган власти, в соответствии с существующим порядком) выдать бланк аттестата для оформления его дубликата.

Аналогичные процедуры проходят достаточно сложно и длительно. При этом задержка в решении такого вопроса может иногда изменить вашу судьбу. Поэтому автор позволит себе дать несколько советов на случай, если вам нужно будет срочно получить копию документа, его дубликат или выписку.

Советы от автора

Итак, для скорейшего получения копии, дубликата или выписки из документа от сторонней организации:

1. Старайтесь никуда не обращаться устно. Лучше это сделать через почту, послав необходимое заявление заказным письмом с уведомлением о вручении. Составлять его следует как можно более подробно, с указанием максимально возможного количества фактов, подтверждающих необходимые сведения:

- точные даты периода работы/учебы;

- правильное официальное название организации и ее вышестоящего органа;

- фамилию, имя и отчество руководителя организации;

- ее территориальное местонахождение и т.п.;

- безусловно, необходимо назвать свои контактные координаты, чтобы вас можно было оперативно найти.

Конечно, лучше всего обратиться с заявлением лично. Однако в таком случае следует попросить расписку должностного лица о приеме вашего заявления на втором экземпляре с подробной расшифровкой его подписи и указанием даты получения.

2. При встрече (либо в разговоре по телефону) с должностным лицом организации, в которую вы направили по почте ваше заявление, постарайтесь уточнить:

- когда оно будет полностью рассмотрено,

- какие существуют препятствия для удовлетворения вашей просьбы и

- какие шаги для их преодоления собирается предпринять организация.

3. Организация может не принять ваше заявление, если оно составлено неправильно или небрежно. В этом случае вы имеете полное право уточнить, что вам следует в нем исправить.

отдела обеспечения ведения

кадастров объектов недвижимости

Федерального государственного учреждения

"Земельная кадастровая палата"

Подписано в печать

Как правильно оформить выписку из приказа?

Кристина Мыслитель (6836) 7 лет назад

3.3.2. ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Выписка из приказа - копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть) .

Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА:

- наименование организации (наименование министерства, ведомства) ;

- наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

- дата, номер (индекс) - те же, что у приказа;

- подпись (кроме личной) .

- заверительная надпись (отделяют от подписи 2-3 интервалами). Включает слово "Верно", название должности, дату (пишут от левого поля). расшифровку подписи, (пишут после 48 печатного знака от левого поля). Например:
Верно
Инспектор ОК Подпись И. О. Фамилия
00.00.00.

Образец выписки из приказа

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

О научно-исследовательской
работе на летний период

В соответствии с планом научно-исследовательской работы на 1995/1996 учебный
год, в период каникул, необходимо направить научную экспедицию для изучения языка и фольклора народов Севера

ПРИКАЗЫВАЮ
2. Руководителю экспедиции Скворцовой А. А. представить развернутый план
работы экспедиции на заседание Ученого совета 18.05.96.

Ректор университета Подпись П. В. Горелов

Верно
Секретарь Подпись О. И. Титова
00.00.00.

Дмитрий Кот Мыслитель (6614) 7 лет назад

Копии и выписки из документов и их заверение

По 62 статье Трудового кодекса сотрудник имеет право требовать выдачи на руки копий документов или выписок из приказов, относящихся к его работе. И максимум через 3 дня требуемые документы ему нужно выдать. Поэтому каждый кадровик должен знать, как правильно оформить выписку из приказа или заверить копию персонального документа. Ничего сложного в оформлении выписок и заверении копий нет, однако правила, установленные ТК нужно соблюдать. Да и ни к чему выказывать свой непрофессионализм в случае неправильного оформления.

[wpsm_ads1] В кадровом делопроизводстве документы могут существовать в трёх видах :

Подлинник документа – это первоисточник. главный документ, закрепляющий сведения или условия работы. Обычно оригиналы существуют в единственном экземпляре и хранятся в делах отдела кадров. Но есть исключения – трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и должностные инструкции изначально изготавливаются в двух экземплярах, один из которых забирает кадровик, а второй выдаётся работнику.

Заверенная копия – это дословный повтор всего документа, закреплённый печатью, визой и заверительной надписью .

Выписка из документа – это повтор какой-то части документа. которая относится непосредственно к конкретному работнику и содержит преамбулу и распорядительную часть.

[wpsm_titlebox title=»Внимание!» style=»3″]

Важно:выписки и копии, предназначенные для выдачи за пределы фирмы, всегда скрепляются печатью. Оттиск печати организации всегда дублируется визой лица, обладающего правом подписи. Обычно это директор фирмы. [/wpsm_titlebox]

Но доверенностью подписание документов или изготовление копий может быть возложено и на другого сотрудника, например, на кадровика. При этом и печать может проставляться не организации, а отдела кадров.

Иногда инспекторы ГИТ, прокуроры или судьи требуют предоставления какого-то документа, например, приказа о премировании. Но в подобных приказах зачастую указывается не один конкретный работник, а несколько. По запросу предоставляются сведения именно в отношении конкретного работника. Для этого и делается выписка.

Оформляется этот документ на основании оригинала по следующему алгоритму :

• полностью нужно скопировать шапку и преамбулу приказа, его номер и дату (при этом слово «Приказ» заменяется на «Выписка из приказа»);
• в распорядительную часть переносится нужный фрагмент приказа;
• указывается должность, инициалы и фамилия подписанта приказа (без личной подписи);
• заверяется выписка словом «Верно», датируется, закрепляется печатью и визируется либо кадровиком по доверенности, либо директором.

В копии воспроизводится весь документ целиком. Обычно копии изготавливаются на ксероксе, очень редко – документ переписывается вручную. При этом все реквизиты и текст оригинала копируется в неизменном виде.

Обычная ксерокопия никакой юридической силы не имеет и не принимается ни в качестве доказательств, ни в качестве подтверждения. Другое дело, если копия заверена.

Заверяется копия так:

• непосредственно под текстом напишите или проштампуйте слово «Верно»;
• рядом пропишите должность, инициалы и фамилию заверяющего;
• завизируйте документ подписью и проставьте дату заверения;
• поставьте печать.

[wpsm_titlebox title=»Внимание!» style=»3″]

Важно: кадровик не имеет право заверять копии, если он не уполномочен доверенностью. [/wpsm_titlebox]

Чтобы упростить работу и себе, и директору, оформите доверенность на изготовление копий . Благо, что гражданским кодексом сейчас разрешено выдавать доверенности на неограниченный срок.

Особняком стоит копия трудовой, так как заверяется с некоторыми нюансами.

Для оформления пенсии работнику выдаётся на руки сама трудовая, но через три дня она должна быть возвращена в отдел кадров (статья 62 ТК). Но и копия трудовой может потребоваться, например, в таких случаях:

• при оформлении загранпаспорта сотрудником;
• по требованию пристава при возбуждении производства об алиментах;
• при оформлении кредита.

При этом может потребоваться как копия трудовой, так и выписка из неё. Копия трудовой делается так:

• на ксероксе распечатываете все заполненные страницы книжки, включая и титульную (можно печатать на обеих сторонах листа);
• под последней строчкой записи делается отметка «Работает по настоящее время»;
• каждая страница копии заверяется (печатью, автографом с указанием расшифровки и должности, пишется слово «Верно»).

Выписку нужно оформлять почти аналогично тому, как правильно оформить выписку из приказа:

• копируется титульная и запрашиваемая страницы;
• наверху пропишите «Выписка из трудовой книжки»;
• каждая страница заверяется.

[wpsm_titlebox title=»Внимание!» style=»3″]

Нюанс:если страниц в трудовой много, при изготовлении копии можно страницы пронумеровать, а документ прошить. На наклейке проставить число листов, расписаться и поставить печать. А заверить нужно только последнюю страницу. [/wpsm_titlebox]

Шпаргалка делопроизводителя: Выписка из приказа: как оформить правильно

Выписка из приказа составляется в том случае, если ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст приказа. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. Как оформить приказ>>

Отличия состоят лишь в том, что в выписке лишь уточняется название документа: вместо слова «ПРИКАЗ» печатаются слова «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА» и воспроизводится полностью констатирующая часть приказа. В выписке из приказа по личному составу отсутствует констатирующая часть, и поэтому вся необходимая информация отображается из распорядительной части приказа.

Вместо полного текста в выписке печатается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя, и воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи).

Выписка из приказа в обязательном порядке требует своего заверения. Заверение оформляется проставлением реквизита «Отметка о заверении копии» и заверяется печатью организации.

Работа на печатных машинах

Заявление есть письменное обращение лица в государственное учреждение, общественную организацию и т. п. по тому или иному вопросу в большинстве случаев личного порядка.
Начинается заявление обычно по такой форме:

Директору Московского полиграфического института

Петровой Елены Ивановны,
Москва, Садовая ул. д. 24, кв. 5

ЗАЯВЛЕНИЕ
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
12 августа 2001 года (Е. Петросенкова)

Протокол - это документ, содержащий запись всего, что было сказано, решено, сделано на собрании, заседании, допросе.

Протокол - это документ, удостоверяющий какой-либо факт, устанавливаемый при участии свидетелей.

Машинистке в большинстве случаев приходится переписывать протоколы собраний, заседаний, совещаний.

Составными частями протокола являются:
а) название документа и указание на то, какая организация (приводится полное наименование) проводит заседание, совещание, собрание;
б) дата; ставится или в строку с названием: Протокол №. от такого-то числа, такого-то месяца 200 г. или же в конце заглавия (после наименования организации);
в) перечисление присутствующих лиц, которое начинается словом «Присутствовали»; в случае многолюдного собрания указывается лишь общее число присутствующих;
г) фамилии и инициалы председателя и секретаря совещания;
д) основное содержание;
е) подписи председателя и секретаря.

Одна из форм написания протокола следующая:

ПРОТОКОЛ № 8
______________________________________________
______________________________________________

Присутствовали: _________________________________
______________________________________________
(фамилии выделяются прописными буквами)
Председатель ИВАНОВ Секретарь ПЕТРОВА

Повестка дня;
1) ___________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
2) ___________________________________________
_____________________________________________

Слушали:
______________________________________________
______________________________________________

ВОПРОСЫ. ____________________________________
______________________________________________

Ответ: ________________________________________
______________________________________________

Ответ: ________________________________________
______________________________________________

ОБСУЖДЕНИЕ.
______________________________________________
______________________________________________

Слушали:
2.____________________________________________
______________________________________________

Постановили:
2.____________________________________________
______________________________________________

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ (Иванов)
СЕКРЕТАРЬ (Петрова)

Указания:
1 Все выделения в тексте - прописными буквами и расположения заголовков наглядно видны из формы. Слова ПРИСУТСТВОВАЛИ, ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ могут быть также написаны одно под другим с абзацного отступа; слова СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ - от начального поля.
2 Помимо приведенной формы протокола, имеется ряд других его форм (всего пять), однако они имеют меньшее распространение.

Протокол, так же как и приказ, является документом, из которого очень часто делаются выписки.
Форма выписки из протокола следующая:

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА № 8
______________________________________________
(наименование заседания)
16 июня 1999 г.

Слушали:
2.____________________________________________
______________________________________________

Постановили:
2.____________________________________________
______________________________________________

П. п. ПРЕДСЕДАТЕЛЬ Иванов СЕКРЕТАРЬ Петрова
Верно:____________________________________
(фамилия лица, делающего выписку)

Образец выписки из трудового договора - портал с примерами документов

Полное наименование организации, отчество сотрудника, которые выполнял работник; какую ответственность несет работник за неправомерные действия; реквизиты приказа о приеме на работу его дата и номер; наименование занимаемой сотрудником должности; количество рабочего времени, его полные индивидуальные данные; все должностные обязанности, являющейся работодателем; фамилия, а также предназначенного для отдыха; продолжительность оплачиваемого ежегодного отпуска, имя. Заверенная подписью генерального директора выписка из трудового контракта почаще всего служит документальным доказательством отсутствия нарушения трудовых отношений с наемным работником. Наказывают за подобные рода деяния штрафами, величина которых составляет наиболее 100 тыщ рублей либо же условными, настоящими тюремными сроками. Как и для налоговой делается выписка из раздела трудового контракта, затрагивающего величину заработной платы. При его составлении следует в неотклонимом порядке соблюдать все нормы, так как в неких вариантах работник имеет право употреблять выписки из соглашения в собственных целях. Но при этом следует держать в голове, чем составить выписку из него, что сделать копию трудового контракта и заверить ее намного проще. Ежели в выписке будут обозначены недостоверные, то работодатель понесет за это суровую административную либо же в неких вариантах уголовную ответственность, с ошибками, сведения. Сейчас при появлении трудовых отношений между работником и его работодателем нужно в неотклонимом порядке составлять особое соглашение контракт. Также выписка может положить доказательством дохода в банке, ежели работник по какой - то причине хочет взять средства в долг. Также при необходимости к выписке в неотклонимом порядке нужно прилагать копию трудовой книги. Гост р 7.0.8-2013 работник имеет право востребовать у собственного работодателя воспроизвести часть документа и заверить его соответственной печатью организации, а также подписью исполнительного, генерального директора или начальника. Ежели трибунал либо же другие органы усмотрят какие - или нарушения в выписке, то работодателя может ждать довольно суровый штраф либо же другие санкции. Также перед составлением документа рассматриваемого типа нужно в неотклонимом порядке ознакомиться в ней очень тщательно обозначены все моменты, касающиеся составления самого трудового контракта. Более нередко применяемыми санкциями со стороны разных органов по отношению к работодателю являются следующие: в неких отдельных вариантах предоставление неправильных сведений может являться поводом для заведения уголовного дела. Прояснение событий неуплаты налогов работником; камеральная проверка самого компании - работодателя.

Образец выписки из трудового договора

Группа: Пользователь
Сообщений: 17
Регистрация: 07.09.2012
Пользователь №: 19764
Спасибо сказали: 4 раз(а)

образец выписки из трудового договора