Инструкция к рабочему месту

Прежде чем разрабатывать Положение о бухгалтерии, нужно понять, для чего оно будет использоваться. Основных целей три — определить место бухгалтерии в компании, сформировать структуру отдела и разработать систему мотивации.

Что значит определить место бухгалтерии в компании? Максимально четко разграничить полномочия с другими отделами. Предположим, с дебиторской задолженностью работают два подразделения — бухгалтерия и отдел сбыта. В Положении о бухгалтерии нужно указать, что она лишь предоставляет информацию о наличии дебиторской задолженности. А в Положении об отделе сбыта — что этот отдел отвечает за истребование такой задолженности у контрагентов на основании информации, полученной от бухгалтерии. Разделение полномочий фиксируется в разделе «Взаимодействия и связи». Для эффективной работы необходимо, чтобы все положения о подразделениях и отделах компании составлялись и корректировались одновременно и не противоречили друг другу.

Сформировать структуру бухгалтерии поможет раздел Положения, который называется «Функции подразделения». Допустим, на бухгалтерию возложена задача по трансформации отчетности по РСБУ в МСФО. Тогда у главного бухгалтера должна появиться штатная единица «заместитель главного бухгалтера по МСФО».

Подробно описанные в Положении функции бухгалтерии также служат источником информации при разработке системы мотивации. В компаниях, где внедрена система ключевых показателей эффективности, размер премиальных складывается из трех составляющих: результаты работы конкретного сотрудника, результаты работы отдела и результаты работы компании. Показатели эффективности отдела должны на 100 процентов соответствовать перечню функций бухгалтерии, прописанных в Положении.

Можно найти большое количество примеров должностных инструкций для сотрудников бухгалтерии. Поэтому я не стану перечислять все разделы этого документа, а остановлюсь лишь на тех моментах, которые, с одной стороны, являются существенными, а с другой — нередко упускаются из виду.

Во-первых, функции бухгалтера, прописанные в должностной инструкции, также как и в Положении о бухгалтерии, должны четко соответствовать показателям системы мотивации. А именно первой ее составляющей — набору ключевых показателей эффективности конкретного сотрудника. Во избежание недоразумений не лишним будет включить в каждую инструкцию пункт о том, что в случае производственной необходимости на сотрудника могут быть возложены и иные функции.

Во-вторых, в должностной инструкции необходимо описать не только административное, но и функциональное подчинение. Вот, скажем, бухгалтер, который ведет книги покупок. Он имеет право требовать от коллег, работающих на своих участках со счетами-фактурами, своевременно и правильно проводить документы. Или бухгалтер, ответственный за дебиторскую задолженность контрагентов, вправе контролировать качество работы сотрудника, разносящего платежи. Отдельно стоит сказать о том, что функциональное подчинение может не ограничиваться только рамками бухгалтерии, а распространяться и на соседние подразделения компании.

В-третьих, и это очень важно, необходимо продумать и зафиксировать в должностных инструкциях систему взаимозаменяемости бухгалтеров. Закрепить так называемых дублеров. Каждая инструкция должна содержать информацию о том, какую должность может замещать данный сотрудник, а также какая должность дублирует его. При этом замещение может быть не полным, а частичным, о чем тоже должно быть подробно сказано в инструкции. Допустим, на время отсутствия бухгалтера участка № 8 книгу покупок ведет бухгалтер участка № 3, а расчеты с поставщиками учитывает бухгалтер участка № 5.

Также как и положения об отделах, должностные инструкции не должны противоречить друг другу. Если в одной инструкции указано руководство по какому-то участку, то в другой зеркально должно быть прописано подчинение. Поэтому перед тем, как писать должностные инструкции, я рекомендую сформировать сводные таблицы с кратким описанием функций всех должностей. Такие таблицы позволят не только ничего не упустить, но и более равномерно распределить загрузку сотрудников (см. ниже).

Должностные инструкции составляются, чтобы распределить и четко зафиксировать обязанности, права и ответственность бухгалтеров и сотрудников соседних подразделений. Для использования в ежедневной работе они не предназначены. Поэтому помимо должностных стоит подготовить инструкции к рабочим местам.

Инструкция к рабочему месту — что-то вроде указаний, которые бухгалтер пишет своему коллеге, замещающему его во время отпуска. Соответственно, инструкцию к рабочему месту готовит сам работник. Нередко можно наблюдать следующую картину: один бухгалтер рассказывает другому, что и как нужно делать, а другой — записывает. Обычно это происходит спонтанно, пометки делаются на клочках бумаги, которые быстро теряются, несмотря на ценность информации. Часто сотрудники сами себе пишут мини-инструкции, обклеивая стикерами монитор компьютера или заполняя пространство под оргстеклом на рабочем столе. Задача главного бухгалтера — стандартизировать этот процесс, перевести его в формализованное русло. Чтобы подчиненные делали все правильно, а не по принципу «кто во что горазд».

Рабочие инструкции — это своего рода катехизис для каждого рабочего места. Свод ответов на вопросы в формате «что делать, если…», написанный простым понятным языком. Не стоит тратить время на то, чтобы придумывать затейливое вступление, ведь эти инструкции предназначены для постоянного использования. Отсюда рождается простая схема их накопления и хранения. Представьте себе один лист формата А4, на котором содержатся и вопрос, и ответ. Это уже инструкция. Два листочка — две мини-инструкции. И так далее. Затем заводится папка, куда все эти листы подшиваются. На папке делается надпись «Инструкция к рабочему месту бухгалтера по учету товарно-материальных ценностей». И все, она готова. Если какой-то ответ устарел, соответствующий лист из папки выкидывается, а новый вставляется. Меньше формализма и больше практического смысла и удобства использования.

Хочу предостеречь: для создания рабочей инструкции к тому или иному бухгалтерскому участку не нужно пытаться сразу вспомнить все. Не стоит также придумывать различные случаи из разряда «если в оплату продукции поступит вексель третьих лиц…». Может, он и не поступит никогда, а мы на описание этой ситуации свое время потратим. Достаточно зафиксировать основные моменты, а потом, по мере возникновения различных тонкостей, просто дополнять папку новыми листами.

Пример постепенного формирования инструкции приведен ниже. Первоначальный вариант очень короткий, но вполне работоспособный. И только когда крайний срок сдачи документов выпал на выходной день, потребовалось дополнить инструкцию вторым пунктом. Третья редакция появилась тоже после того, как произошло нештатное событие — не все кладовщики принесли документы вовремя, и у бухгалтера опять возник вопрос: «Что делать в такой ситуации?»

Иинструкция на рабочее место «Бухгалтер по учету товарно-материальных ценностей»

1. Первоначальный вариант. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

2. Вторая редакция. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

Если число, указанное в пункте 1, попадает на выходной или праздничный день, то все ПСО сдаются не позднее последнего предвыходного или предпраздничного дня.

3. Третья редакция. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

Если число, указанное в пункте 1, попадает на выходной или праздничный день, то все ПСО сдаются не позднее последнего предвыходного или предпраздничного дня.

Если ПСО принесены позже сроков, указанных в пунктах 1 и 2 настоящей инструкции, то такие документы принимаются от кладовщиков только вместе с объяснительной запиской на имя главного бухгалтера:

— до числа, указанного в пунктах 1 и 2, плюс 2 рабочих дня включительно — принимаются бухгалтером к учету в отчетном месяце;

— после числа, указанного в пунктах 1 и 2, плюс 2 рабочих дня включительно — принимаются к учету в следующем за отчетным месяце.

Очень часто сотрудники ленятся оформлять инструкцию в формате «вопрос — ответ» письменно и говорят главному бухгалтеру: «Да ладно! Вам трудно ответить, что ли? Три минуты вопрос задать, две минуты на него ответить, а вы меня заставляете инструкцию писать!» Это в корне неправильно. Существенность вопроса определяется не скоростью ответа, а совсем другими параметрами.

Принцип существенности в данном случае очень простой. Если из-за того, что в инструкции нет какого-либо важного момента, снижаются эффективность работы бухгалтера или качество изготавливаемого продукта, то это существенно и должно быть описано. Например, когда счета-фактуры сшиваются по горизонтали сверху, не видно важную часть шапки, в которой указаны номер и дата документа, а также реквизиты контрагентов. И потом с этой пачкой документов будет очень неудобно работать. Поэтому лучше указать в инструкции, что счета-фактуры надо сшивать в пачки строго по вертикали. Если же для вас, как для главного бухгалтера, это несущественно — можно написать просто: «Нужно сшивать». А как именно — оставить на усмотрение работника.

И насчет главного аргумента подчиненных — лишней траты времени. На устный инструктаж уходит гораздо больше времени, чем кажется на первый взгляд! Три минуты занял ответ руководителя одному сотруднику, а завтра пришел другой и задал тот же самый вопрос. Десять человек — уже 30 минут. Два таких «маленьких» вопроса — уже час. И самое главное, что люди, как правило, задают один и тот же вопрос по нескольку раз, так как забывают, какой ответ вы дали. Время утекает как вода сквозь решето. Разговариваем много, а результата практически нет. Главный бухгалтер должен быть непреклонен: хотите получать ответы на свои вопросы — читайте инструкции к рабочим местам.

В идеальной бухгалтерии легко выделить идеальные рабочие места. Бухгалтер по заработной плате, бухгалтер по кассе, бухгалтер по банку, бухгалтер по расчетам с поставщиками и так далее. В реальной жизни функции часто переплетаются между подчиненными самым затейливым образом — что ни компания, то обязательно есть какие-нибудь тонкости. Все зависит от того, каких людей, с каким опытом работы смогли найти. Исходя из этого, как правило, и распределяются функции. К примеру, не было хорошего бухгалтера по учету внешнеэкономической деятельности — функции этого участка распределили между двумя другими работниками. Через некоторое время нашли такого человека и все обязанности передали ему.

Такие несоответствия идеальной и реальной бухгалтерии будут постоянно. Что же делать с инструкциями? Как их писать: для конкретного человека или к определенному рабочему месту? В этом заключается еще одно отличие рабочей инструкции от должностной. Должностная инструкция создается для человека, а рабочая — к рабочему месту. Люди приходят и уходят, а инструкции к рабочим местам должны оставаться. И если бухгалтер 40 процентов рабочего времени занимается основными средствами, а 60 процентов — расчетами с поставщиками, то у него должно быть две инструкции. Или компания может вырасти, и вместо одного человека нужно будет два — один полностью на основные средства, второй — на расчеты с поставщиками. Не переписывать же из-за этого инструкцию к рабочему месту. При таком подходе будет меньше проблем и с временной подменой бухгалтера на время отпуска или болезни. Вы, как руководитель, просто раскидаете его функции между оставшимися бухгалтерами, снабдив каждого из них соответствующими инструкциями.

Обновлять инструкции необходимо каждый раз при существенном изменении условий работы. Они могут быть вызваны, например, утверждением нового регламента взаимодействия между отделами или внедрением нового программного продукта.

Должностная инструкция и должностные обязанности - Трудовое право - Конференция ЮрКлуба

Vesi 18 Мар 2010

Важно трудовые(должностные) обязанности.Именно за их неисполнение или ненадлежащее исполнение накладывают ДВ.

Где они прописаны не важно. Это норма на ней важна роспись работника.
Если же это не работа, а иные нормы то на лицо оформление ЛНА с нормой трудовой права и обязанности (не трудовая функция (т.е. работа обусловленная ТД)) и с этим документом работник должен так же быть ознакомлен под роспись. И в росписи дать свое согласие с ЛНА. Только тогда за невыполнение нормы из ЛНА на него может быть наложено ДВ.

последний абзац ст. 57

Если речь про работу то по любому это условие ТД и как бы не назвался документ ДИ, регламент, рабочее задание, фантазия РД документ будет являться неотъемлемой частью трудового договора оформленным в письменной форме. Только тогда за невыполнение нормы из ЛНА на него может быть наложено ДВ.

абз. 17 ст.57 после обязательных условий

подпись и роспись - разные понятия. В ТК это надо чувствовать душой )) забыв про ГК который не применим к ТК и понятие роспись в нем отсутствует.

трудовые отношения это соглашение об административном подчинении. Именно по этому не подпись на ЛНА, а роспись. В росписи должно быть озвучено согласие с ЛНА. Только тогда этот ЛНА имеет отношение к трудовым отношениям.

Ознакомить под роспись означает не поставить подпись подтверждающую факт ознакомления вами. А получить согласие работника на выполнение нормы. Именно поэтому роспись. Работник может быть ознакомлен, но не согласен о чем и будет свидетельствовать его роспись. ну и дальше КТС почему не согласен и т.д. т.п. и возможно мотивировка будет эффективной для дальнейшего развития организации. У работодателя в случае несогласия есть документ подтверждающий факт ознакомления и в дальнейшем мотивирующий несогласие. Роспись именно потому, что ЛНА как правило не персонализирован. 10 работников согласны и оставили об этом свою роспись, а 1 не согласен, но тоже оставил свою роспись. Роспись а не подпись это элемент административной подчиненности, а не равноправия сторон как в ГК. Факт ознакомления, но не согласия тоже должен быть зафиксирован.

Принесли вам сменный график на ознакомление, а там у вас 80 часов в неделю. А вы не согласны и отказываетесь подписывать. В таком случае вы не даёте РД исполнять его обязанность По ТК РФ в части ознакомления под роспись с ЛНА и РД может вас уволить !!!. А так оставил роспись "не согласен" и все дело в шляпе. Он ознакомлен и не согласен. Не согласен не обязан исполнять.А кадровик пусть потом разбирается с чем именно не согласен.
Сообщение отредактировал Vesi: 18 Март 2010 - 22:04

Vesi 19 Мар 2010

Santic. только сейчас обратил внимание

Бог, умирающий на кресте - это новая гипотеза.

не сын юриста 19 Мар 2010

Первичен договор. должностная инструкция, если на нее нет ссылки в договоре не действует, если нет ссылки на локальные нормативные акты.
Локальным нормативным актом можно ввести должностные инструкции.
А вообще должностная инструкция и должностные обязанности взаимодополняют друг друга, если с должностной инструкцией ознакомлен Работник.

Letruke 19 Мар 2010

А вообще должностная инструкция и должностные обязанности взаимодополняют друг друга, если с должностной инструкцией ознакомлен Работник.

Однако, у нас еще совершенно не решен вопрос с должностными обязанностями, где и как они закреплены. ТД? Отдельный документ? Неясно.

должностная инструкция и должностные обязанности взаимодополняют друг друга, если с должностной инструкцией ознакомлен Работник.

Опять же, он должен быть ознакомлен и с должностными обязанностями.
Если есть противоречие между одним и другим - считаю, что последние по времени подписания отменяют предыдущие.

не сын юриста 20 Мар 2010

Letruke
Должностные обязанности прописываются в должностной инструкции, ТД и т.д.

Опять же, он должен быть ознакомлен и с должностными обязанностями.
Если есть противоречие между одним и другим - считаю, что последние по времени подписания отменяют предыдущие.

ой как не согласен. должностные обязанности - есть трудовая функция. В случае изменения трудовой функции, если она прописана в ТД, то ТД должен меняться в соответствии с порядком, предусмотренным законом или договором.

lyolic 20 Мар 2010

О должностных и рабочих инструкциях

Вопрос: Допустимо ли на практике применение должностных инструкций к работникам рабочих профессий, так как законодательно четко не определено, в чем различие между должностными и рабочими инструкциями? Допустимо объединение понятий "должностная инструкция" и "рабочая инструкция" для информационно-поисковых целей в справочно-правовой системе? Допустимо ли применять термин "рабочая инструкция" для рабочих или следует использовать термины "производственная инструкция", "инструкция по профессии"?

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

ПИСЬМО
от 24 ноября 2008 г. N 6234-ТЗ

В Федеральной службе по труду и занятости рассмотрено обращение, сообщаем следующее.
В Трудовом кодексе Российской Федерации не содержится упоминания о должностных инструкциях. Вместе с тем они относится к документам, содержанием которых является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, выполняемой работе.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Если в трудовом договоре, как правило, указывается только трудовая функция работника (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации), то в должностной инструкции в разделе "Должностные обязанности" трудовая функция детально регламентируется, предусматривается круг обязанностей работника, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т.д.
При этом должностная инструкция по должностям, включенным в соответствующие квалификационные справочники, разрабатывается на основе квалификационных характеристик, указанных в этих справочниках.
При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.
Квалификационные характеристики, включенные в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов.
Квалификационные характеристики на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов - должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.
Поскольку квалификационные характеристики распространяются на работников предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников.
Таким образом, понятие "должностная инструкция" характерно для определения содержания выполняемой трудовой функции работника, замещающего определенную должность.
Что же касается работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, то для определения содержания выполняемой трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям, которые предназначены для тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, а также для составления программ по подготовке и повышению квалификации рабочих.
Так, Общими положениями Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих народного хозяйства СССР, утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 N 31/3-30, предусматривалось наличие производственных (по профессии) инструкций, которые достаточно широко использовались в практике регулирования трудовых отношений.
Таким образом, полагаем, что для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, замещающих определенные должности, следует составлять и утверждать должностные инструкции, а для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, следует разрабатывать и утверждать производственные (по профессии) инструкции.
Полагаем, что в справочно-правовых системах можно использовать различные наименования инструкций применительно к категориям работников.

Sveta // 2015-10-08 16:37:22
На днях столкнулась с проблемой ушных пробок у старшего сына, кое как удалось ее размягчить закапыванием масла, но всю ее так и не получилось удалить. Сын жаловался на дискомфорт и мы пошли в поликлинику к Лору. Осмотрев ухо, врач однозначно заявила что нет необходимости промывать. В альтернативу этой процедуре, можно приобрести ушные капли для растворения пробок и просто серы. Это нас конечно порадовало мы зашагали весело домой, ведь сложновато объяснить ребенку в 7 лет зачем врач берет огромный шприц и идет с явным намерением как-то его применить в отношении к маленькому пациенту. Капли приобрели в ближайшей от дома аптеке, коробка содержит 5 одноразовых мягких мини-капельниц объемом по 2 мл. Нам по желанию отделили одну. Вышло около 50 рублей. Хватило нам ее на 3 человек правда, прочитав в инструкции решили закапать всем кто был дома - для профилактики. Флакон нельзя хранить после открытия. Дети очень сильно возмущались, в каждое ухо по очереди надо было сделать один прыск и подождать минуту(мы ждали где-то полторы) при этом лежа на боку. После этого надо перевернуться и аккуратно держа ватку вытереть все что вытечет из уха. Эффект был сразу, уши перестали болеть у сына сразу. У меня мне кажется даже улудшился немного слух, сниженый после долгого отита. А возмущение детей во время вспрыскиваний я поняла лишь когда проводила процедуру со своими ушами - во время вспрыскивания в ушах стоит малоприятный скрежет, по другому я даже не могу описать этот звук. Рекомендую все у кого есть аналогичные проблемы или же просто для профилактики людям с сухостью ушных проходов. Единственное, нельзя чистить уши после закапывания ватными палочками, Лор сказала - есть шанс повредить перепонку. Также нельзя применять тем у кого были травмы барабанной перепонки.
07.10.15
http://www.polismed.ru/a-cerumen/
[Ответить] [Отменить ответа]

Чем отличаются функции от должностных обязанностей, в чем разница?

Развитие трудовых отношений привело к тому, что круг полномочий и компетенций каждого сотрудника получил точное определение. Руководство порой заставляет своих работников выходить за рамки должностных обязанностей и выполнять несвойственные им функции. Точное разграничение понятий поможет сотрудникам организаций лучше понимать свои права и, соответственно, аргументировано отстаивать их.

Функции – конкретное поле деятельности сотрудника, идеальный результат его работы, направленный на достижение общеорганизационных целей. К ним относятся, в зависимости от сферы труда, выполнение поручений руководства, кадровое делопроизводство, технический и операционный контроль и многое другое. Это ожидаемый результат, который должен принести работник в результате успешной деятельности.

Должностные обязанности – конкретные действия, выполняемые работником для исполнения функций и достижения поставленных задач. Это исчерпывающий набор процессов, которые сотрудник должен выполнять в установленные сроки и на приемлемом уровне качества. Должностные обязанности должны быть конкретными и очерчивать оптимальный способ выполнения работником поставленных задач.

Таким образом, ключевое отличие между указанными категориями – это сущность понятий. Функции – прогнозируемый или ожидаемый результат труда работника предприятия. Данное понятие является общим и предельно широким. Должностные обязанности – процесс, одновременно и обязанности, и рекомендации сотруднику. Они являются вторичными по отношению к функциям, а также более детализированными и конкретными.

Как функции, так и должностные обязанности должны быть закреплены в нормативных актах организации. Выход за очерченные рамки допускается лишь в особых случаях и, как правило, не по инициативе сотрудника.

1. Объём понятий. Функции – общая категория, в то время как обязанности – частная.
2. Иерархичность. Функции – первичны, и на их основе выстраиваются должностные обязанности.
3. Сущность. Функции – это прогнозируемый результат деятельности, обязанности – описание процесса.
4. Детализация. Функции в общем виде раскрывают задачи работника, а обязанности – предельно конкретизируют их.

Должностная инструкция и функционал должности: особенности применения на практике

Мы рады рассказать нашим читателям о том, что 30 октября 2009 г. состоялся семинар-практикум «Должностная инструкция и функционал должности: что и как делает ваш персонал на рабочем месте!», организованный редакцией журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» и консалтинговой компанией «Бизнес-фактор». Такая форма общения нашего журнала и читателей нацелена на то, чтобы ответить на практические вопросы, с которыми специалисты ежедневно сталкиваются в своей работе.

Безусловно, форма семинаров призвана дополнить и расширить возможности читателей журналов, выпускаемых издательством «Бизнес-Арсенал», и позволяет получить не только необходимую информацию, но и начать формировать новые умения, а также обсудить в живом общении с коллегами по цеху рабочие ситуации, возникающие в практике каждого специалиста. Редакторы журналов издательства нацелены на предоставление читателям системного и объективного взгляда на профессиональные вопросы, что дает возможность увидеть их с разных сторон. Структура семинара предполагала объединение двух подходов к оценке должности: с помощью должностной инструкции и с использованием функционала должности. В итоге оба метода позволяют достигать одной цели — эффективно управлять отношениями между работодателями и работниками, регулировать вопросы обязанностей, прав и ответственности обеих сторон, участвующих в рабочем процессе.

В первой части семинара Лариса Алексеевна Доронина, кандидат экономических наук, доцент Государственного университета управления, ведущий специалист в области документационного обеспечения управления, осветила вопросы, связанные с должностной инструкцией, подробно описав:
— структуру, содержание, особенности составления и оформления должностной инструкции;
— нормативные документы по регламентации деятельности персонала.
Многих участников семинара интересовало:
— Является ли должностная инструкция обязательным документом?
— Сколько пунктов должен содержать ее текст?
— Кто должен разрабатывать документ?
— Обязательно ли согласование должностной инструкции?
— Может ли инструкция быть приложением к трудовому договору?
— Как вносятся изменения?
Живой интерес участников вызвала информация о том, какие общероссийские регламенты и положения регулируют вопросы оформления и требования к содержанию Должностной инструкции.
Теперь все мы знаем, что существуют требования к стандартам описания должностной инструкции, несмотря на то, что данная форма кадрового документооборота не является обязательной, поскольку не предусмотрена Трудовым законодательством. И закреплены эти стандарты в нескольких основных документах:
1. Форма Должностной инструкции является унифицированной (код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) 0212300001) и входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).
2. Требования к оформлению Должностной инструкции изложены в ГОСТе Р 6.30-3003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В частности, в соответствии с ГОСТом должностная инструкция должна быть оформлена на общем бланке организации, который имеет следующие реквизиты:
— наименование организации,
— наименование вида документа (должностная инструкция),
— дату,
— регистрационный номер,
— место составления и издания.
3. Постановление Минтруда РФ от 09.02.2004 г. N 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» определяет, что «квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций. Должностная инструкция разрабатывается либо службой кадров, либо службой делопроизводства на каждую должность, указанную в штатном расписании, подписывается руководителем структурного подразделения.
4. А согласно приказу Минюста и департамента по архивам и делопроизводству от 14.05.2007 г. N 25 Должностная инструкция утверждается руководителем организации и имеет визы согласования с заинтересованными лицами, которые могут располагаться на отдельном листе бумаги (лист согласования) либо с оборотной стороны документа. Визу ознакомления сотрудник проставляет непосредственно на должностной инструкции (не запрещено проставлять визу ознакомления на каждом листе документа) либо на отдельном листе ознакомления, если данный лист подшит к инструкции.
5. Всем специалистам, курирующим вопрос формирования должностных инструкций, необходимо помнить, что эти документы разрабатываются в количестве, необходимом для каждой конкретной организации, однако все копии данных документов должны быть соответствующим образом заверены службой кадров и один экземпляр документа должен храниться в структурном подразделении.

Вторая часть семинара была посвящена вопросам описания должности с использованием функционала должности.
Поскольку участники семинара — практики в HR-области, а также руководители организаций, всех интересовали вопросы:
1) как создать должностную инструкцию, соответствующую реальным функциям, выполняемым сотрудниками?
2) какие методы можно использовать для того, чтобы оценить содержание рабочего процесса сотрудников?
3) как правильно провести кадровую ротацию?
4) как рационально перераспределить обязанности между сотрудниками, например, в ситуации сокращения штата?
Валерия Владимировна Стрыгина, генеральный директор консалтинговой компании «Бизнес-фактор», разработчик методик оценки персонала и ведущий эксперт проекта «Магазин готовых решений для HR-специалистов» осветила вопросы:
1) отличия должностной инструкции от функционала должности;
2) предложила структуру функционала, отражающего текущие бизнес-процессы предприятия;
3) рассмотрела метод описания функционала должности с использованием методики «Фотография рабочего дня».
Участники семинара увидели, как функционал должности и должностная инструкция связаны между собой, какие у них отличия, в каких HR-процессах и как может быть использован функционал.
Отдельное внимание участники практикума уделили структуре и форме организации информации в функционале должности, выделили основные разделы функционала, рассмотрели основные правила описания функциональных областей и непосредственных функциональных задач должности. Используя реальные примеры, попробовали создать элементы функционала самостоятельно.
Было уделено внимание и новой форме оценки текущего функционала сотрудников, реализуемого ими в ежедневной работе.
Валерией Стрыгиной было предложено использовать для этих целей метод «Фотографии рабочего времени», который может показать, какие текущие задачи и с какими временными затратами выполняет персонал предприятия.
Использование этого метода становится особенно актуальным в том случае, если на предприятии предполагаются:
1) кадровые ротации;
2) сокращение штата;
3) изменения в организационной структуре;
4) изменения в организации бизнес-процессов;
5) планируется описание текущих бизнес-процессов. Поскольку обычно фотографию рабочего времени используют для оценки затрат рабочего времени, осуществляемых сотрудником на протяжении всего рабочего дня, предлагаемый новый формат ФРВ позволит, используя ее результаты, увидеть реальные функциональные обязанности, выполняемые сотрудниками, и на их основании создать функционал должности, отражающий реальные бизнес-процессы предприятия, оценить, какие временные затраты требуются работнику для выполнения той или иной рабочей функции.
Участники семинара на конкретных примерах проанализировали ошибки, которые могут возникнуть в процессе проведения ФРВ для анализа функционала.
В обсуждении получаемых с помощью ФРВ результатов были сформулированы плюсы и минусы данного метода.
В числе плюсов отмечена способность этого метода:
1) получать объективную информацию о текущих функциональных обязанностях работников;
2) проектировать эффективный функционал должности;
3) выявлять непродуктивные операции и функции;
4) подготавливать реальные предложения по оптимизации методов и способов выполнения работниками своих обязанностей.
Но поскольку не бывает идеальных методов, были отмечены следующие минусы ФРВ:
1) достаточно большие трудозатраты на выполнение ФРВ;
2) определенное эмоциональное напряжение, возникающее у сотрудников, чей рабочий день становится предметом оценки.
Как отметили участники семинара, интересными для них темами встреч могли бы стать:
— оценка должности: составление профилей должностей,
— оценка персонала,
— разработка критериев эффективности,
— организация адаптации персонала,
— вопросы материальной и нематериальной мотивации,
— реализация правильного увольнения сотрудников в связи с несоответствием занимаемой должности и по соглашению сторон, включая юридическую сторону вопроса.
Все участники семинара оценили высокий уровень подготовленности материала, профессиональную работу специалистов, проводивших семинар.
Мы искренне благодарим всех, пришедших на обучение, и рады процитировать оценку одного из участников обучения: «Спасибо, надеемся, что и в дальнейшем вы будете проводить интересные и полезные семинары!»
Конечно, будем! Следующий семинар планируем в марте 2010 года.

Материал подготовлен редакцией

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 12, декабрь 2009 г.