Должностные инструкции определяют основное содержание работы

Должностные инструкции определяют основное содержание работы, которая должна выполняться работником, занимающим данную должностную позицию; в ней указано, что представляет собой данная работа, какие виды деятельности и какие обязанности она включает в себя, ответственность и полномочия, место работника в формальной структуре подразделения (организации), квалификационные требования к нему.

Грамотно составленная должностная инструкция позволяет четко зафиксировать функциональные обязанности, права и ответственность каждого работника, отделить «свойственные» функции от «несвойственных» и определить систему взаимоотношений между руководителями и подчиненными им работниками. Должностные инструкции не только определяют должностные функции, ответственность и полномочия работников, но также упорядочивают взаимоотношения персонала и потоки информации внутри организации.

Нередки случаи, когда должностные инструкции оказываются устаревшими, явно не отвечающими сегодняшним требованиям к работнику, выполняющему данную профессиональную деятельность или занимающему данную должность, а то и вовсе отсутствуют. В организациях, где руководство понимает значение этого инструмента для оптимального использования потенциала человеческих ресурсов, отдел персонала регулярно пересматривает должностные инструкции, указывая, что они «проверены» или «исправлены» с учетом требований сегодняшнего дня.

При отборе новых работников должностные инструкции дают ценную информацию о тех требованиях и критериях, на основании которых можно отличить «плохих» или негодных кандидатов от перспективных.

Должностные инструкции содержат, как правило, следующие пункты:

полное наименование должности;

в чьей компетенции находятся вопросы назначений, перемещений и увольнений работников, занимающих данную должность;

кому подчинен работник, занимающий данную должность;

кому дает распоряжения работник, занимающий данную должность;

цели, которые руководство предприятия ставит для данной должности;

основные рабочие функции, которые должен выполнять работник занимающий данную должность;

результаты труда, показатели, на основании которых оценивается данная работа, и порядок оценки труда работников;

права, которые необходимы для выполнения возложенных рабочих функций:

ответственность, которую несет работник занимающий данную должность;

квалификационные требования к работнику на данной должности (образование, специальность, опыт работы).

Наименование должности. Наиболее простой является ситуация, когда данная работа, данная должность уже имеют конкретное название, отраженное в существующих нормативных документах. Если же речь идет о новом направлении профессиональной деятельности, то ее название должно в максимальной степени точно отражать содержание работы. При этом перед администрацией может вставать проблема такого названия работы, которое позитивно воспринимается как самим работником, так и другими людьми. Так если специальность «огранщик алмазов» звучит достаточно престижно, то профессии работников выполняющих предварительные операции, предшествующие огранке алмазов звучат значительно менее привлекательно: «распиловщик алмазов», «обдирщик алмазов». Иногда можно придумать работе название, повышающее ее привлекательность для потенциальных кандидатов, если это помогает их привлечение (так, можно назвать вакантную должность «специалист по дизайну производственных помещений», если трудно найти уборщицу). Но в целом название работы должно отвечать реальному ее содержанию. Нет смысла присваивать название «руководитель» или «менеджер» должности или работе, если отсутствуют люди, которыми нужно управлять.

В чьей компетенции находятся вопросы назначений, перемещений и увольнений работников, занимающих данную должность. Если для рядовых работников сложностей здесь не возникает, то когда речь идет о должностях ведущих специалистов или о представителях высшего руководства, необходимо точно указать, на каком уровне принимаются соответствующие решения (на уровне генерального директора, Совета директоров, Правления компании и др.).

Кому подчинен и перед кем отчитывается сотрудник о проделанной работе. Имеются множество случаев, когда исполнители на вопрос «кому вы подотчетны» не могут дать четкий ответ. Если такое наблюдается, то это явно указывает на то, что в организации творится неразбериха.

Непосредственные подчиненные сотрудника. Здесь записывается уровень на ступень ниже должности, по которую составляется инструкция. При этом возможно некоторое недопонимание. Например, начальник отдела может сказать: «Мне непосредственно подчиняется 17 человек», имея в виду при этом всех сотрудников своего подразделения, на самом же деле непосредственно ему подчинены четыре мастера и два специалиста. Такие проблемы могут возникать особенно часто в случаях разделенной или совмещенной ответственности. Эти проблемы должны быть разрешены еще до составления должностных инструкций.

Общая цель работы. Цель работы следует формулировать кратко. Формулировка цели работы должна давать четкое представление о роботе и о тех результатах, которые должны быть получены в итоге. Например, руководитель производственного подразделения обеспечивает выполнение производственных планов подразделения в том объеме и с тем качеством, которые предусмотрены в согласованном плане работ, при минимальных затратах.

Основные рабочие функции. Сведения об основных направлениях деятельности и задачах составляют главную часть должностных инструкций. Необходима классификация работы по основным задачам, каждая из которых должна быть представлена отдельным пунктом. Каждая задача должна быть определена одним предложением, максимум - двумя. Число основных направлений работы следует по возможности ограничить семью, но каждое из основных направлений деятельности может состоять из ряда подзадач. При описании работы руководителя задачи могут быть перечислены в соответствии с очередностью их решения порядке, в последовательности, отражающей их значимость или на основании какой-либо другой логики. Когда описания содержат слишком много функций (направлений работы), начинаются повторения и неясности. Устранению повторов и нахождению пробелов (неописанных функций) в должностных инструкциях способствует процесс объединения отдельных задач в основные направления.

Требования к формулировкам должностных обязанностей

Определение подлежащих выполнению функций должно быть сжатым и содержательным .

Начинать следует с функционального глагола в активной форме (составляет, проверяет, отвечает и т.п.). Не следует использовать глаголы, имеющие нечеткое значение, типа «имеет дело».

Укажите, каким образом и для чего это делается. Это позволит отличить данную задачу от задач, выполняемых на других уровнях, и дает представление о значимости задачи.

Описание работы должно быть предельно кратким. Его цель - выделить ключевые аспекты работы. Излишние подробности о способах и методах работы необходимо исключить из описания работы.

Формулировки должны разделять действия, которые должны осуществляться данным исполнителем, и действия, которые должны осуществляться другими под его контролем. Первые относятся к прямой ответственности работника, вторые относятся к ответственности руководителя.

Результаты труда. Важно, чтобы должностные инструкции содержали указание на результаты труда, которые, собственно, и определяют основное предназначение работника, занимающего данную должность, и на то, какие показатели его работы подлежат оценке. Так для уборщицы главный результат труда состоит в поддержании чистоты и порядка на вверенной ей территории. А оцениваемые показатели ее работы могут существенно зависеть от специфики тех помещений, в которых необходимо производить уборку. Одно дело, если это офисные помещения, и совсем другое – если это производственные цеха или раздевалки.

Права. Выполнение возложенных на работника обязанностей может встретить существенные затруднения если он не наделен соответствующими правами. Так, кассир в супермаркете обладает следующими правами:

а) Требовать обеспечения условий работы в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами;

б) Требовать обеспечения исправной работы оборудования, необходимого для работы.

Ответственность. Указание на рабочие функции и на права работника нуждаются в установлении ответственности работника, связанной с выполнением порученной работы (финансовая ответственность, выполнение работы в срок, качество выполнения работы, бережное отношение к собственности компании, точность данных предоставляемых в установленных формах отчетности и др.).

Квалификационные требования. Организация в должностной инструкции не только определяет, какую работу должен выполнять работник, но и каким требованиям он должен удовлетворять для того, чтобы занимать данную должность. В квалификационных требованиях устанавливаются минимальные требования, и если работник им не соответствует, то он не может претендовать на занятие данной должности. В первую очередь это касается образования и профессионального опыта.

Форма для разработки и образец должностных инструкций приведены в Приложении 1 «Типовые формы и документы»

Существует два основных способа описания должностных инструкций. Они могут быть выполнены:

традиционным путем . через описание должностных обязанностей, решаемых задач и выполняемых видов деятельности.

в понятиях результата . Такие должностные инструкции помогают работникам ощутить свою значимость, дают им понять, почему они должны делать именно эту работу, почему их работа является важной для организации.

Работники, отвечающие за разработку должностных инструкций, по согласованию с руководством выбирают тот способ, который в наибольшей степени отвечает задачам, решаемым организацией.

Недостаточная требовательность руководства, непонимание значения должностных инструкций для эффективного кадрового менеджмента, нечеткость конечных целей, ради которых, собственно, и разрабатывается должностная инструкция, и отсутствие у разработчиков соответствующего опыта приводит к многочисленным ошибкам. Можно выделить следующие часто встречающиеся ошибки при подготовке (разработке) должностных инструкций:

В должностных инструкциях не указывается порядок взаимодействия с представителями смежных подразделений или с работниками собственного подразделения, хотя реально эти взаимодействия составляют существенное содержание работы данного сотрудника;

Обязанности работника часто не подкреплены соответствующими правами;

Должностные инструкции носят формальный характер и слабо соотносятся с реальными должностными обязанностями работников, для которых они написаны;

Иногда в инструкциях забывают указать квалификационные требования, необходимые для успешного выполнения должностных обязанностей;

В должностных инструкциях часто не указывают, на основании каких показателей могут быть оценены результаты работы данного работника;

Составление должностных инструкций поручается самому исполнителю. Сотруднику говорится: «Сам напиши на себя должностную инструкцию» или “Напиши инструкцию, взяв за образец эту». В таком случае велика опасность того, что исполнитель, зная все тонкости своей работы и пути сокращения рабочей нагрузки, может написать инструкцию, которая будет выгодна скорее ему самому, а не организации.

Недооценка значения должностных инструкций. Руководитель считает, что бумажная работа только отвлекает его от дела, мешает его «настоящей работе». Составление должностных инструкций в этом случае превращается в отписку, и обычно такие инструкции не приносят никакой реальной пользы.

Серьезная проблема состоит и в том, что при проведении отбора на вакантные должности работники, проводящие отбор, часто обращаются не к соответствующим должностным инструкциям, а ограничиваются лишь выяснением степени соответствия кандидатов установленным формальным требованиям (стаж, образование, опыт работы и др.).

Требования к должности указывают на то, какими качествами должен обладать человек, чтобы успешно выполнять данную работу: сюда входят как формальные требования (образование, опыт, технические знания и навыки, состояние здоровья), так и психологические составляющие (мотивация, ценности, установки и интеллектуальные способности, личные и деловые качества). В требования к должности могут входить также и специальные условия, такие как ненормированный рабочий день, необходимость переезда в другой город или частые командировки.

Различают подробно составленные должностные квалификации и минимальные требования к претендентам на должность.

Минимальными требованиями задаются формальные ограничения, определяющие возможность участия в конкурсе на замещение должности. Например, по должности управляющего производством в одной западной корпорации были установлены следующие минимальные требования: обязательное инженерное образование в колледже или в университете (не менее четырех лет обучения), стаж работы в управленческих должностях не менее четырех лет, в том числе в качестве линейного руководителя не менее двух лет, возраст не старше 40 лет. Минимальные требования включаются в тексты рекламных объявлений, в условия конкурса на замещение вакантной должности. Основное внимание обращают на соответствие образования и практической подготовки характеру должности.

В подробных должностных квалификационных требованиях используется ряд уточняющих характеристик. Указываются основная и дополнительная специальности; знания, которые предполагает должность (высшее или среднее специальное образование, объем подготовки по специальности, прохождение курсов повышения квалификации по специальности, наличие ученой степени; лицензий и т.п.). Особое внимание обращается на практический опыт работы. Должностные квалификационные требования задают не только минимальный трудовой стаж, но формулируют требования к опыту работы, например, в качестве линейного руководителя либо специалиста в определенной области.

Очевидно, что найти идеального или абсолютно подходящего по всем характеристикам кандидата бывает довольно сложно или вообще невозможно. Поэтому требования к должности должны быть реалистичными и допускать определенную степень гибкости.

Обеспечение процесса отбора в компании «Моторола»1

Комплексная система найма персонала не только обеспечивает потребности «Моторолы» в профессиональных кадрах, но и оптимизирует сроки и стоимость поиска специалиста, сводит к минимуму вероятность ошибки при заполнении вакансий.

Первым этапом является планирование (Human Asset Planning), которое непосредственно увязано с разработкой годового бюджета и позволяет компании своевременно предусматривать расходы на развитие персонала, выстраивать систему мотивации и поощрения сотрудников, улучшать условия их работы. Планирование найма персонала проводят линейные руководители совместно с отделом управления человеческими ресурсами. Учитываются цели и задачи бизнеса как на текущий период, так и на долгосрочную перспективу, определяется общая потребность в персонале (количество вакансий, план найма персонала в течение года), а также специальности, которые будут востребованы в организации в соответствии с ее бизнес-планами.

На втором этапе разрабатываются подробные описания каждой позиции, профиль выполняемой работы, профессиональные и личностные требования к кандидатам.

На этапе формирования заявки на подбор конкретного специалиста отдел управления человеческими ресурсами совместно с линейным менеджером определяет круг обязанностей и основные профессиональные требования, которые включаются в должностную инструкцию. На этой базе формируется профиль должности, который состоит из перечня ключевых компетенций и необходимых квалификационных требований.

Финальным этапом является определение профиля идеального кандидата, составление перечня вопросов для структурированного интервью, а также перечня навыков и умений, которые измеряются при помощи тестов. Процесс отбора лучших специалистов на открытую вакансию состоит из нескольких стадий, и окончательное решение принимается на основании результатов всех этапов.

Хотя выбор наиболее подходящего кандидата на вакантную должность осуществляется в соответствии стребованиями должности или работы на данном участке, некоторые компании придерживаются подхода, в соответствии с которым важно найти хорошего работника, обладающего не только хорошим уровнем общей подготовки, но и необходимым набором деловых качеств. Они исходят из того, что подбирать работу для человека, а не человека для работы. Подбор кадров при таком подходе заключается не в том, чтобы находить людей с нужным опытом, а в том, чтобы, чтобы находить людей с нужным складом ума. Обычно это формулируется следующим образом: «Наша задача состоит не в том, чтобы найти готового профессионала, главное найти хорошего человека, а уж выполнению конкретной работы мы его научим». Такой подход позволяет создать благоприятную рабочую обстановку, в максимальной степени отвечающую индивидуальным склонностям, желаниям и потребностям работника. В полном объеме такой подход реализуется японскими компаниями. В условиях пожизненного найма, которым до недавнего времени было охвачено около 30% японских компаний, работников принимают в организацию на основе академических успехов, личных качеств и биографических данных. Если лояльный организации работник по каким-то причинам не справляется с порученной работой, ему всегда подберут такую работу, которая будет лучше соответствовать его способностям и наклонностям.

При приеме в организацию новых сотрудников их знакомят с обязанностями, которые им предстоит выполнять, описанными в должностных инструкциях. После ознакомления с должностными инструкциями работник расписывается в специальном журнале, находящимся в кадровой службе, подтверждая тем самым, что он ознакомлен с содержанием своей работы и готов следовать предъявляемым требованиям. Такая процедура позволяет избежать недоразумений и является юридической основой при разрешении трудовых споров.

Разработка должностных инструкций

Разработка должностных инструкций обязательна для отдельных категорий работников, например, для:

• медицинских работников (п. 1 ч. 2 ст. 73 Федерального закона № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 г.);
• частных охранников (ч. 2, п. 1 ч. 3 ст. 12.1 Закона РФ № 2487-1 от 11 марта 1992 г. Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.);
• работников, занятых в процессах производства, хранения, перевозки, реализации и утилизации молока и продуктов его переработки (п. 2 ст. 23 Федерального закона № 88-ФЗ от 12 июня 2008 г.);
• работников аптечных организаций, ведущих розничную торговлю лекарственными средствами (п. 9.8 ОСТ 91500.05.0007-2003).

За отсутствие должностных инструкций для указанных работников работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства.

В случая не установленных законодательством разработка должностных инструкций имеет ряд преимуществ, т.к. позволяет точнее охарактеризовать должностные обязанности и пределы ответственности работников. Что в дальнейшем снизит вероятность возникновения различных трудовых споров.

Должностные инструкции могут быть составлены для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием.

Как правило должностные инструкции составляются только для должностей специалистов. Для рабочих профессий составляется производственные инструкции. Тем не менее во многих случая такие инструкции так же могут быть названы должностными.

Для некоторых малоопытных руководителей составление должностных инструкций может вызвать не мало проблем. Рассмотрим какие разделы должна включать должностная инструкция:

1) Общие положения. Как правило, включает следующие подразделы:

• порядок назначения на должность и освобождения от должности.
• требования к квалификации работника.
• требования к знаниям работника.
• перечень документов, которыми должен руководствоваться работник при выполнении трудовых обязанностей.
• место работника в структуре подчиненности.
• Порядок замещение работников в случае его отпуска или болезни.
• категория, к которой относится конкретная должность.

2) Должностные обязанности. В данном разделе указывается исчерпывающий перечень трудовых обязанностей которые должен выполнять работник.

При составление должностной инструкции целесообразно использовать квалификационные характеристики, указанные в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих» (а для рабочих профессий - «Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих)..

4) Ответственность работника .

Стоить отметить что положения должностной инструкции должные соответствовать требованию трудового законодательства (в противном случае такие пункты не подлежат исполнению).

Как правило должностные инструкции согласуются со всеми заинтересованными лицами, например, с руководителями отдела кадров, профсоюза и юридической службы. После чего инструкция должна быть утверждена руководителем организации.

Должностная инструкция должна быть выдано работникам под роспись. Факт ознакомления работника с инструкцией может быть зафиксирован одним из следующих вариантов:

• в Журнале ознакомления с должностными инструкциями
• в Журнале ознакомления с локальными актами организации
• на экземпляре должностной инструкции, который будет храниться у работодателя

Примечание: Составление инструкций производится для должностей и профессий, а не для конкретного работника. Кроме того, указание конкретных ФИО работников (например, при замещение) в подобных инструкциях не целесообразно.

Ниже приведены образцы должностных инструкций.

Методика подготовки должностной инструкции библиотекаря

Ю.В. Нефедова. библиотекарь 1-й категории отдела научно-организационной и методической работы РНТБ

Методика подготовки должностной инструкции библиотекаря. Основные требования, предъявляемые к оформлению и содержанию должностных инструкций

Известно, что управляемость и эффективность деятельности любой организации в значительной степени зависят от организации работы персонала. Ключом к решению многих управленческих задач является разработка хорошо продуманных, структурированных, практичных должностных инструкций. Важность этого понимается во всех организациях.
Проблема состоит в том, что далеко не в каждой организации существует четкое представление о том, как составить должностную инструкцию, чтобы она работала.
Грамотно составленная должностная инструкция дает возможность наиболее разумно разграничить и распределить функции между работниками и одновременно обеспечить при этом взаимосвязь в работе, позволяет систематизировать и обобщить накопленный опыт применения наиболее рациональных и производительных методов и приемов работы.
Кроме того, должностные инструкции предназначены для:
- четкого распределения служебного положения, обязанностей и прав, персональной ответственности, объективной оценки работы руководителей, специалистов и других служащих;
- подбора, рациональной расстановки и использования кадров в соответствии со специальной подготовкой и квалификацией;
- материального и морального стимулирования кадров в зависимости от количества и качества вложенного труда;
- повышения роли, авторитета и влияния специалиста на качество библиотечных процессов;
- установления научно обоснованных норм труда;
- поддержания и укрепления трудовой дисциплины, правильного применения мер дисциплинарного, материального и морального воздействия к лицам, не выполняющим возложенные на них должностные обязанности.
Поскольку руководитель несет ответственность за результаты работы своего подразделения, то основная задача руководителя – продумать и четко сформулировать цели, задачи, функции, права и ответственность каждого сотрудника.
Необходимо понимать, что должностная инструкция как локальный нормативный акт является юридическим документом и требует тщательной проработки каждого слова на предмет соответствия нормам Трудового кодекса Республики Беларусь.
Знание тарифно-квалификационных характеристик также необходимо в связи с тем, что в соответствии с требованиями Трудового кодекса РБ, одним из обязательных условий заключения трудового договора между работником и нанимателем является включение в трудовой договор характеристики трудовых функций.
Хотелось бы обратить внимание на еще один очень важный аспект в составлении должностной инструкции – ее соотношение с трудовым договором, в котором тоже формулируется трудовая функция работника, его права и обязанности.
Необходимо учесть, что трудовой договор носит более общий характер по сравнению с должностной инструкцией. В трудовом договоре предусматривается трудовая функция работника в виде наименования его должности, профессии или работы и самые важные, принципиальные вопросы трудовых отношений.
Еще одно существенное отличие трудового договора от должностной инструкции состоит в том, что должностные инструкции могут изменяться в одностороннем порядке руководителем, а трудовой договор только по соглашению сторон. Поэтому при заключении трудового договора, как правило, лишь указывается должность без раскрытия должностных обязанностей, тогда как должностная инструкция содержит четкую формулировку трудовой функции работника и детально прописанные обязанности.
Для уточнения трудовой функции работников библиотек типовая должностная инструкция в обязательном порядке в настоящее время имеет следующие разделы: 1 «Общие положения», 2 «Должностные обязанности», 3 «Права» и 4 «Ответственность».
Должностная инструкция включает в себя наименование должности в соответствии со штатным расписанием, наименование специальности с указанием квалификации или конкретного вида получаемой работы в определенном подразделении библиотеки. Это имеет большое практическое значение, так как трудовая функция работника раскрывается и конкретизируется в индивидуальной должностной инструкции, составляемой на основе тарифно-квалификационных характеристик по каждой должности.
Любая должностная инструкция составляется на основе квалификационных характеристик, утвержденных Министерством труда и социальной защиты РБ от 08.12.1997 г. № 12, Постановления Министерства труда Республики Беларусь от 09.01.1998 г. № 3 «О разрядах оплаты и тарифно-квалификационных характеристиках должностей служащих учреждений и организаций здравоохранения, культуры, образования, социальной защиты, науки и научного обслуживания, физической культуры и спорта и службы радиологического контроля». Они являются основными нормативными документами и регламентируют все функции, выполняемые библиотекарями в ходе их профессиональной деятельности.
Новые библиотечно-информационные технологии на базе широкого внедрения компьютерной техники и информационных технологий, усиление социальной значимости библиотечного труда обусловили эволюцию трудовых отношений.
Таким образом, очевидна необходимость правильного подбора, расстановки и использования профессиональных библиотечных кадров на основе квалификационных требований к ним, четкое распределение обязанностей сотрудников, повышение уровня их профессионализма и ответственности за порученное дело.
В связи с этим большое значение приобретает знание руководителями библиотек разного уровня квалификационных требований к библиотекарю.
Это позволит обеспечить четкую регламентацию трудовой деятельности в библиотеке, в том числе и с учетом современных гражданско-правовых и трудовых отношений.
Несколько слов о том, кто и как должен составлять должностные инструкции.
Существует два пути: в первом случае руководитель сам составляет должностную инструкцию, где четко указывает должностные обязанности работника и его права, оговаривает возможные особые условия труда.
Однако современные требования к качеству библиотечного обслуживания таковы, что необходимо максимально четко сформулировать цели и задачи конкретного работника.
Для достижения этой цели можно пойти по более сложному пути. На основе типовой инструкции, которая содержит все законодательно закрепленные нормы, предложить сотруднику соответствующим образом доработать, т.е. максимально конкретизировать раздел 2 «Должностные обязанности» с учетом специфики работы в конкретных условиях. Если нет дополнений к образцу, то, возможно, есть смысл дополнительно обсудить с сотрудником круг его обязанностей, высказать свои пожелания относительно подхода к решению поставленных перед ним задач, оговорить возможность выполнения поручений, не включенных в должностную инструкцию. Это позволит и сотруднику, и руководителю реально оценить соответствие сотрудника должности, на которую он претендует, заранее устранить возможное непонимание тонкостей рабочего процесса в данном подразделении, и, в итоге, более рационально распределить функции подразделения.
Процесс написания самим работником своих должностных обязанностей, последующее обсуждение их с руководителем отдела делает их конкретными и выполнимыми.
Несмотря на то, что такая должностная инструкция дольше и труднее составляется, она, как правило, лучше понимается и выполняется, так как работник каждый пункт воспринимает осознанно, ему понятна целесообразность той или иной формулировки. Чтобы помнить и выполнять свои обязанности, работнику не надо заглядывать в свою должностную инструкцию, а также устраняется возможное непонимание между сотрудниками и руководством.
Правильно составленная должностная инструкция детально раскрывает трудовую функцию, ориентируясь на квалификационную характеристику данной должности и учитывая специфику конкретной организации.
Далее хотелось бы дать пояснения к отдельным разделам типовой должностной инструкции.
В разделе 1 «Общие положения» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы.
В разделе 2 «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены работнику, занимающему данную должность.
В этом разделе содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знания нормативных правовых актов, организационно-распорядительной документации, методов и средств, которые работник обязан применять при выполнении должностных обязанностей.
При разработке конкретных должностных инструкций следует детально перечислить, чем должен руководствоваться конкретный работник: чьими указаниями и в какой мере, какими документами и от кого он их должен получить.
В данном разделе предусматривается специфика конкретной организации.
В зависимости от конкретной ситуации в этом разделе необходимо учесть возможность совмещения трудовых функций.
Кроме того, необходимо учитывать локальные нормативные акты (например, коллективный договор, режим работы библиотеки, график рабочего времени и т.п.). Чем точнее в данном разделе будет определен круг необходимых знаний, тем грамотнее будет выполняться работа.
Этот раздел является самым важным в должностной инструкции. Именно из функций вытекают должностные обязанности. Необходимо максимально точно сформулировать функции работника, так как их изменение в процессе работы согласно Трудового кодекса РБ считается переводом работника на другую работу, что возможно лишь с согласия работника. Изменение же должностных обязанностей в пределах трудовой функции не требует такого согласия.
Четкое определение рабочих функций дает работнику возможность проявлять инициативу и повышает ответственность за участок работы. Функциональные обязанности – это своего рода стратегическое направление деятельности, которое подсказывает, чем надо заниматься в рабочей ситуации, которая даже не прописана в качестве его должностных обязанностей.
В ряде случаев при детализации целесообразно учитывать личные качества работника.
Раздел 3 «Права»
Этот раздел также необходимо конкретизировать с учетом специфики определенной организации.
К примеру, можно конкретизировать, что работник имеет право требовать предоставления той или иной документации, необходимой для успешного выполнения своих должностных обязанностей.
Конечно, детализация таких ситуаций чаще всего прописывается во внутренних стандартах или технологических картах, которые более подвижны, чем должностная инструкция, но принципиальный вопрос, какие права и в отношении кого и чего имеет сотрудник – немаловажный вопрос его статуса и исполнительской дисциплины.
Раздел 4 «Ответственность»
Указанный раздел устанавливает служебную соподчиненность, порядок представления отчетов, планов и других документов, периодичность представления отчетной информации и пр.
Как правило, подробный порядок взаимоотношений работников структурных подразделений определен в соответствующем разделе положений о структурных подразделениях. Поэтому, решая вопрос о включении этого пункта в должностную инструкцию, целесообразно избегать дублирования.
Должностная инструкция утверждается руководителем организации или иным должностным лицом в том случае, если это входит в его компетенцию и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте.
Должностная инструкция как документ, обязательный для исполнения тем должностным лицом, которое занимает эту должность, вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией.
Далее рассмотрим основные требования, предъявляемые к оформлению должностных инструкций.
Должностная инструкция составляется и оформляется на основании требований СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». В соответствии с данным стандартом к должностной инструкции предъявляются требования по составлению, оформлению, содержанию и расположению основных реквизитов.
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.
Согласно упомянутому стандарту должностная инструкция оформляется на общем бланке формата А4 (210х297 мм) и представляет собой форму, содержащую конкретный состав реквизитов, расположенных в строго определенном порядке (см. приложение 1 «Форма должностной инструкции»).

Форма должностной инструкции

наименование организации (1)

или иное должностное лицо,

(подпись) расшифровка подписи

Правила составления и оформления должностных инструкций

Санкина П.В.,
канд. ист, наук, доц. кафедры документоведения РГГУ
Источник: Журнал "Справочник кадровика"

добавлено: 24-02-2004
просмотров: 144775

• Формуляр и структура текста должностной инструкции
• Содержание должностной инструкции. Раздел "Общие положения"
• Разделы "Функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения"

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.

Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

Формуляр и структура текста должностной инструкции

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Закрытое акционерное общество
"Дельта"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Кратов (подпись) В.В. Кратов
24.09.2003

Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием документа (как и в других управленческих документах).

Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.

Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.

Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен (на)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

С должностной инструкцией ознакомлен

Экземпляр получил.
Личная подпись работника
Дата

Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общая часть (общие положения)

3. Должностные обязанности

6. Взаимоотношения (связи по должности)

Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.

Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: "Инспектор выполняет", "Инспектор организует", "Референт составляет " и т. д.

Содержание должностной инструкции. Раздел "Общие положения"

Квалификационный справочник носит рекомендательный характер.

Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности.

Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (далее - Квалификационный справочник), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:

Должностные обязанности - перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность.

Должен знать - излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.

Требования к квалификации - в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.

Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.

При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.

Должностная инструкция, как правило, состоит из 4-6 разделов.

Раздел I "Общие положения" содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.

Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).

Разделы "Функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения"

В разделе II "Функции" формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.

Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д.

В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений.

Формулируя перечень обязанностей работника при составлении конкретной должностной инструкции, учитывают принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств. Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования.

Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа

В разделе III "Должностные обязанности" устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть следующим образом.

Инспектор отдела кадров обязан;

1. Сохранять конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни),

2. Выполнять указания и распоряжения руководителя кадровой службы, директора организации.

3. Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования.

4. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц.

5. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору

6. Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства,

7. Придерживаться установленной в организации субординации, соблюдать правила делового общения и нормы служебного этикета.

Раздел IV "Права" закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела "Права" напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел V "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.

В разделе VI "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.

Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.

Несмотря на то, что должностная инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.

Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел "Оценка работы", где на основе разделов "Функции" и "Должностные обязанности" устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа.

К дополнительным разделам относится и разд. "Порядок пересмотра должностной инструкции". В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: "Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год"), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции.

Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы.

Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др.

Популярные статьи по теме: