Категория: Инструкции
Порядок разработки и содержание должностной инструкции
Должностная инструкция является одним из основных локальных документов, которым руководствуется аттестационная комиссия, решая вопрос о соответствии руководителя (специалиста) занимаемой должности. Кроме того, наличие грамотно составленных должностных инструкций обеспечивает рациональное разделение труда среди должностных лиц, способствует укреплению трудовой и технологической дисциплины, снижает вероятность конфликтных ситуаций между работниками и работодателем.
При составлении должностных инструкций необходимо руководствоваться:
- типовыми отраслевыми положениями о системе управления охраной труда;
- локальные нормативные акты предприятия (организации) по распределению обязанностей и сфер ответственности.
Порядок разработки, согласования и утверждения
Инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений с участием кадровой службы. При разработке рекомендуется руководствоваться нормативными правовыми актами, указанными выше, и провести анализ задач исходя из действующей в организации системы управления, а также составить таблицу распределения обязанностей должностных лиц организации по решению стоящих задач. Затем разработать проекты инструкций с учетом таблицы. Обсудить проекты инструкций с руководителями подразделений. Произвести корректировку инструкций в соответствии с замечаниями. Согласовываются инструкции в установленном порядке с юрисконсультом. Утверждаются руководителем организации (иным руководителем, наделенным соответствующим правом приказом работодателя).
Каждому должностному лицу при назначении на должность (при приеме на работу или при служебном перемещении) должна быть вручена утвержденная должностная инструкция под роспись. Второй экземпляр инструкции хранится в кадровой службе или у руководителя организации.
Должностные инструкции должны пересматриваться не реже одного раза в три года. При выходе новых нормативных правовых актов, а также при изменении профиля деятельности (задач, функций) организации (подразделения) в инструкции должны вноситься соответствующие коррективы.
Ответственность за наличие должностных инструкций и своевременность их корректировки возлагается на руководителя организации.
Содержание должностной инструкции
В соответствии с нормативными документами должностные инструкции состоят из следующих пяти разделов:
1. Общие положения (цель деятельности, квалификационные требования, порядок назначения и увольнения, порядок замещения, кому подчиняется работник, кто находится у него в подчинении, какими правовыми нормативными актами должен руководствоваться).
2. Цель и задачи деятельности (должностные обязанности - инженерные, административно – распорядительные, организационные и технические функции, обязанности по информированию работников, обучению, инструктажу, поддержанию дисциплины, требования в отношении делового общения, корпоративной этики).
3. Координация деятельности (порядок взаимодействия с функциональными подразделениями, порядок взаимодействия со смежными подразделениями).
4. Права (права должностного лица в части обязательности его указаний, права на выполнение, приостановку, возобновление тех или иных видов работ, принятия других организационных решений, права в отношении подчиненных). 5. Ответственность (какую ответственность может нести лицо и на основании какого правового акта должностное лицо может быть привлечено к ответственности, за что несет ответственность).
В должностную инструкцию могут включаться также раздел «Критерии оценки деятельности», разработанные для конкретного специалиста (работника). Так, для столяра критериями оценки деятельности являются:
- достижение предприятием целевых показателей;
- качественное выполнение производственных заданий и указаний администрации;
- отсутствие обоснованных претензий со стороны администрации и работников предприятия;
- отсутствие нарушений норм и правил по охране труда.
В заключительном положении могут быть следующие пункты:
1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
2. Задачи, обязанности, права и ответственность работника (наименование должности) могут быть уточнены в соответствии с изменением структуры, задач и функций предприятия.
3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.
Структура и содержание должностной инструкции
Должностная инструкция может включать следующие разделы:
I. Общие положения;
II. Функции работника;
III. Должностные обязанности;
IV. Права;
V. Взаимоотношения (связи по должности);
VI. Ответственность работника за полученный участок работы.
"Общие положения" должностной инструкции устанавливают сферу деятельности работника, в этом разделе формулируется основная задача, возложенная на данного работника, требования к квалификации, его непосредственную подчиненность, приведен порядок замещения должности (кем назначается и освобождается от работы). В этом же разделе должностной инструкции должны быть приведены все нормативные документы, которыми исполнитель должен руководствоваться в своей работе (приказы, инструкции, рекомендации).
"Функции работника" - раздел, который определяет конкретный участок работы, закрепленный за сотрудником и перечень видов работ, из которых складывается основные направления деятельности специалиста.
В разделе "Должностные обязанности" должны быть определены действия, обеспечивающие качественное выполнение возложенных на работников функций (строгое соблюдение трудового распорядка и трудовой дисциплины, качественное и своевременное выполнение того или иного вида работ, систематическое повышение своей квалификации и т.д.).
В разделе "Права" должностной инструкции отражаются те права, которыми наделяется работник для выполнения своих функций и обязанностей. Они должны вытекать из основных задач и обязанностей должностного лица и отражать степень самостоятельности в работе.
В разделе "Взаимоотношения (связи по должности)" перечисляется круг лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией. В этом же разделе должностной инструкции должен быть четко определен порядок взаимозаменяемости: кого данный работник замещает на время отсутствия другого работника, а также кто замещает его.
В разделе "Ответственность" должны быть указаны наиболее важные функции, за невыполнение которых данное должностное лицо несет непосредственную дисциплинарную, материальную и другую ответственность.
Текст должностной инструкции, являющейся локальным актом организации, принято обязательно "разбивать" на пункты для удобства восприятия. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации. Вопросы согласования текстов должностных инструкций с определенными должностными лицами решаются индивидуально в каждом аптечном предприятии в зависимости от его структуры, штатного состава и сложившихся традиций. В многих организациях должностные инструкции согласовываются с юристами.
Должностные инструкции доводятся до работников аптечного предприятия под расписку оформлением визы ознакомления, включающей: личную подпись работника, ее расшифровку и дату ознакомления. В случае отказа работника от визирования должностной инструкции составляется акт об отказе от визирования в присутствии не менее двух незаинтересованных свидетелей.
Для внесения изменений и дополнений в должностные инструкции издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников аптечного предприятия под расписку. Необходимость в издании такого приказа возникает при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д. Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:
- при реорганизации аптечного предприятия;
- при изменении наименования аптечного предприятия или его структурного подразделения;
- при изменении наименования должностей;
- при увольнении прежнего работника и замене его другим.
Унифицированная форма должностной инструкции, согласно УСОРД, имеет следующий состав реквизитов:
Вопрос: Возможна ли продажа в аптеке отдельных таблеток в упаковке, не нарушая первичной упаковки, а просто допустим разрезая блистер на части? Как это оформить юридически и с точки зрения бухгалтерии? Какую информацию необходимо приложить к этой таблетке по закону (срок годности, инструкция)? Цель - сформировать конечный продукт - упаковку с несколькими отдельными препаратами, которые пациенту надо принять одновременно.
Вопрос относится к теме:
Вопрос: Медицинское оборудование планируется использовать при обучении, которое будет проводиться в виде проведения операций с использованием трупов людей. Возможна ли в дальнейшем реализация такого оборудования и использование его для операций над живыми пациентами?
Вопрос относится к теме:
Вопрос: На сайте Росздавнадзора есть файл в электронном виде, в котором систематизированы данные по зарегистрированным ценам ЖНВЛП. Также имеется файл, где содержится информация по исключенным позициям. В примечании написаны причины исключения. 1) исключения лекарственного препарата из перечня жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов; 2) отмена решения о государственной регистрации или перерегистрации предельной отпускной цены производителя на лекарственный препарат; 3) представления производителем лекарственного препарата заявления об исключении сведений из реестра. В каких случаях лекарственное средство должно быть изъято из обращения?
Вопрос относится к теме:
Любое копирование и размещение информации на сторонних интернет-ресурсах возможно только при установке прямой индексируемой текстовой ссылки
на www.unico94.ru, в прочих сторонних источниках - только с письменного разрешения юридической компании "Юнико-94". Любые нарушения будут
рассматриваться и преследоватсья согласно статье 146 Уголовного Кодекса РФ "Нарушение авторских и смежных прав".
Обычно написание должностных инструкций необходимо в крупных компаниях. Одни пишут их для получения сертификата ISO 9001 или для привлечения зарубежного инвестора, другие для упорядочивания хаоса, а заодно для решения проблемы амнезии знаний. Это ситуация, когда уходит из компании сотрудник, хранитель уникального знания и работа в отделе затормаживается.
Никто точно и так не знает, чем он занимался на рабочем месте, а когда этого эксперта не становится, то положение совсем ухудшается. В большинстве случаев не помогают и должностные инструкции, потому что они составляются методом переписывания инструкций других компаний или того, что нашли в интернете, а такая инструкция не учитывает потребностей данной компании.
Но, если отнестись к написанию должностных инструкций хотя бы с пониманием, то они могут облегчить работу руководителя.
Традиционными источниками для составления должностной инструкции является кадровая документация: положение о структуре организации, штатное расписание, положение о подразделениях, приказы и т.д. Привлекаются внешние нормативно-правовые документы, например, тарифно-квалификационный справочник. Такие инструкции изображают безупречного работника на безупречном предприятии, но очень они не отражают нужд настоящей компании.
Намного результативнее составлять должностную инструкцию для реального рабочего места.
Если должностная инструкция составляется для рабочего места, на котором уже работает человек, то лучше ему принять участие в работе над ее составлением. Тогда инструкция не будет просто формальностью, а сотрудник будет относиться к своим обязанностям осознанно. С готовой инструкцией сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись под ней. Если работник скажет свое мнение и предложит внести изменения, то не нужно воспринимать это как саботаж. Это означает серьезное отношение к своим обязанностям и способности проводить конструктивную беседу с работодателем. Важно, чтобы и от представителя работодателя исходила такая же конструктивность.
Если инструкция пишется для должности, которая еще не существует, то исходить надо из насущных потребностей отдела компании.
Есть специальные методики, делающие инструкции настоящим и работающими. Если организация осознает свои процессы в бизнесе, то они распределены по шагам, найти ответственных людей за каждый шаг не сложно. Все процессы надо расписать по шагам, составить матрицу. По горизонтали заполняем сотрудников, в конце оставляем пустые столбцы для новых сотрудников, а по вертикали пишем шаги процессов. За каждым шагом надо определить ответственного человека. Если есть необходимые процедуры, за которыми не хватило ответственного сотрудника, то отдаем их предполагаемому сотруднику. Будет видно, сколько человек еще нужно принять в штат, что конкретно они будут делать. А реальные сотрудники получат список своих обязанностей.
Такой метод гарантирует то, что не будет упущенных обязанностей, функции распределятся между сотрудниками.
Если в организации не формализованы еще процессы, то можно пойти по другой схеме: не сверху вниз – от процесса к тому, кто его исполняет, а снизу вверх – от ответственного исполнителя к процессу. Метод подразумевает подробный опрос персонала на всех уровнях.
Опрос руководителей даст информацию о том, какие, по их мнению, функции выполняет подразделение, а у исполнителей узнать, что они делают на самом деле.
Также можно узнать мнение сотрудников о желаемом разделении функций.
Оба подхода помогают определить, что должна делать или делает каждая структурная единица. Наибольший эффект будет получен, если использовать обе методики.
Стандартных регламентов к содержанию должностных инструкций нет, но есть рекомендованные формы. Типовая инструкция содержит четыре раздела. Первый раздел «Общие положения» содержит сведения:
- как называется должность;
- требования к квалификации (стаж, образование, знания и навыки, компетенции сотрудника);
- кому непосредственно подчиняется данный сотрудник;
- порядок принятия и освобождения от должности;
- состав и наличие подчиненных;
- порядок замещения (кто может замещать данное должностное лицо и кого может заместить оно);
- возможность совмещения функций и должностей;
- нормативная основа деятельности (организационно-правовые и нормативные документы, на базе которых осуществляется должностная деятельность должностного лица).
Второй раздел «Должностные обязанности» содержи информацию, полученную способами, описанными выше.
Раздел «Права» содержит информацию о полномочиях сотрудника, список вопросов, которые он должен самостоятельно решить. Сюда можно отнести право на получение информации, необходимой для реализации обязанностей сотрудника, право на распоряжения, указания и контроль над их исполнением, право согласовывать, утверждать и подписывать документы определенного вида, право на распоряжение выделенным бюджетом.
Последний раздел «Ответственность» показывает меру ответственности сотрудника в случае нарушения требований должностной инструкции. Может содержаться перечень возможных нарушений, свойственных данному виду деятельности.
Но все ли моменты учтены в типовой инструкции, в какой степени она оказывает влияние на сотрудника?
Составление должностной инструкции имеет смысл только, если у компании есть стратегический план развития. Ее основная цель – описание требований к работнику, того, что компания от него хочет получить на пути к достижению стратегической цели. Должностная инструкция должна исключить свободную трактовку сотрудниками своих полномочий и обязанностей, освободить руководителя от постоянного напоминания подчиненным об их обязанностях, сократить время введения в работу нового сотрудника.
Специалисты рекомендуют включение раздела «Результаты». Тогда человек будет знать, каких результатов он должен достичь определенными действиями.
Желателен раздел «Критерии оценки работы». Он обеспечивает работнику непредвзятое отношение руководства к нему, а оценка его работы будет прозрачной.
Вам может быть интересно.Должностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии или фирме.
Должностная инструкция представляет собой письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий порядок повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, но в то же время и не ограничивающийся им.
Основные требования к содержанию и порядку составления должностной инструкции установлены в следующих документах:
Должностная инструкция, как правило, - это связанный текст.
Помимо всего вышесказанного, должностные инструкции могут содержать приложения.
Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000 – «Организационно-распорядительная документация»).
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации»; реквизит указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на "Субсчет.ру: теория и практика бухгалтерского учета и налогообложения " при цитировании (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)
В соответствии со ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) трудовой договор должен обязательно содержать сведения о трудовой функции, которая, в свою очередь, определяется на основании должностной (рабочей) инструкции. Это означает, что должностная (рабочая) инструкция является неотъемлемой частью трудового договора. Один экземпляр должностной инструкции вместе с трудовым договором должен находиться у нанимателя, другой — у работника. Согласно ст. 194 ТК должностные (рабочие) инструкции относятся к локальным нормативным актам, определяющим трудовой распорядок организации.
Как правило, функции по организации и разработке локальных нормативных актов, в том числе и должностных инструкций, возлагаются на отдел труда и заработной платы либо на отдел правовой и кадровой работы, а при отсутствии этих подразделений — на конкретного работника (экономиста по труду, юрисконсульта, инспектора по кадрам). Кроме того, работа по составлению должностных инструкций для своих подчиненных может быть возложена и на руководителя структурного подразделения. Целесообразно разрабатывать должностные инструкции для всех работников с целью определения круга их функциональных обязанностей, прав и ответственности.
Должностные инструкции разрабатываются для служащих (специалистов, технических исполнителей), а рабочие инструкции — для рабочих. Основой для разработки должностных инструкций служащих является Единый квалификационный справочник должностей служащих (далее — ЕКСД). Цель этого нормативного документа — создание необходимых условий для рационального разделения труда между специалистами и техническими исполнителями, обеспечение единства при определении их должностных обязанностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.
Квалификационные характеристики каждой должности имеют три раздела. В разделе «Должностные обязанности» перечислены функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность. Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций и других нормативных документов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей. В разделе «Квалификационные требования» определены уровень и профиль специальной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требования к стажу работы.
Должностные инструкции, как правило, не разрабатываются на руководителей организаций и руководителей структурных подразделений. Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений — в положениях об этих подразделениях. Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителя организации, структурных подразделений, заместителей других уровней управления определяются на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей. На заместителя руководителя организации (обособленного, структурного подразделения) возлагаются должностные обязанности соответствующего руководителя по управлению определенным направлением (видом) деятельности, а также выполнение обязанностей в случае временного его отсутствия (отпуск, болезнь, увольнение). Распределение должностных обязанностей между заместителями руководителя организации осуществляется на основании приказа (распоряжения) нанимателя.
Рабочие инструкции разрабатываются на основании Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих. Для простоты восприятия далее в понятие «должностная инструкция» будет включаться также понятие «рабочая инструкция».
Структура и содержание должностной инструкции
Законодательно утвержденной унифицированной формы должностной инструкции как отдельного вида документа в настоящее время нет, поэтому при ее разработке необходимо руководствоваться Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Структура текста должностной инструкции должна содержать следующие разделы:
Содержание раздела «Общие положения» полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый разработчик имеет свое представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Обычно в этом разделе указывается, на основании каких нормативных актов разработана данная должностная инструкция, точное наименование должности, подчиненность, порядок назначения, порядок замещения при временном отсутствии, порядок взаимодействия с другими работниками и др. Кроме того, во многих организациях также указывается перечень нормативных правовых актов, которыми должен руководствоваться работник в своей работе. Нужно отметить, что этот раздел должен быть унифицирован во всех должностных инструкциях, иначе значение приобретут не сами формулировки, а различия в них.
В разделе «Квалификационные требования» должны быть определены уровень и профиль специальной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требования к стажу работы.
Раздел «Функции» содержит основные функции работника и перечень видов работ, которые могут быть поручены работнику полностью или частично. Здесь нужно указать степень участия работника в той или иной технологической операции или управленческой задаче. Следует учитывать, что функции должны быть выполнимыми и понятными для работника.
В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные виды работ, выполняемые работником в определенных организационных условиях производства, труда и управления. За основу берется раздел «Должностные обязанности» квалификационных характеристик должностей, изложенных в ЕКСД. Кроме того, в должностных инструкциях могут быть определены обязанности, содержащиеся в квалификационных характеристиках других должностей, однако они должны быть близкими по содержанию работ, равными по сложности, их выполнение не должно требовать наличия другой специальности, квалификации и изменения наименования должности. Внесение таких обязанностей может быть вызвано организационно-техническим и экономическим развитием, проведением мероприятий по совершенствованию организации и повышению эффективности труда в организации. Од нако необходимо учитывать, что если наниматель вносит изменения или дополнения в действующую должностную инструкцию, в результате чего у работника появляются дополнительные обязанности, не обусловленные трудовым договором, то работник должен быть предупрежден об изменении существенных условий труда не позднее, чем за один месяц.
Одни разработчики должностных инструкций определяют должностные обязанности работника в общих чертах, другие пытаются максимально четко описать каждый выполняемый вид работы. В результате общие формулировки не позволяют работнику четко определить, что именно он должен делать и в какой последовательности, а максимально подробное изложение превращает работника в технического исполнителя, лишая его всякой инициативы. Также в случае даже небольшого изменения технологического процесса, в котором задействован работник, появляется необходимость пересмотра должностной инструкции для внесения изменений и дополнений, а это уже является изменением существенных условий труда. Поэтому необходимо придерживаться золотой середины. Для того чтобы часто не возникала необходимость внесения в инструкцию изменений и дополнений, целесообразно в раздел «Должностные обязанности» включить пункт, согласно которому работник обязан выполнять разовые поручения руководителя, касающиеся его функций.
Разделом «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для выполнения и реализации возложенных на него обязанностей, определенных законодательством и локальными нормативными актами. Чаще всего в этом разделе прописываются стандартные формулировки, согласно которым работник имеет право:
— знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися его деятельности;
— вносить на рассмотрение руководителя организации предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными должностной инструкцией;
— получать от руководителей структурных подразделений, других работников информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
— требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей, прав и т.д.
Раздел должностной инструкции «Ответственность» определяет формы ответственн ости (материальная, дисциплинарная, адми-
нистративная и т.д.) работника за несоблюдение должностных обязанностей, возложенных должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов, действующих в организации.