Руководства, Инструкции, Бланки

структура и содержание должностной инструкции img-1

структура и содержание должностной инструкции

Рейтинг: 5.0/5.0 (1808 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Школа инженера по охране труда

Порядок разработки и содержание должностной инструкции

Должностная инструкция является одним из основных локальных документов, которым руководствуется аттестационная комиссия, решая вопрос о соответствии руководителя (специалиста) занимаемой должности. Кроме того, наличие грамотно составленных должностных инструкций обеспечивает рациональное разделение труда среди должностных лиц, способствует укреплению трудовой и технологической дисциплины, снижает вероятность конфликтных ситуаций между работниками и работодателем.
При составлении должностных инструкций необходимо руководствоваться:
- типовыми отраслевыми положениями о системе управления охраной труда;
- локальные нормативные акты предприятия (организации) по распределению обязанностей и сфер ответственности.

Порядок разработки, согласования и утверждения

Инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений с участием кадровой службы. При разработке рекомендуется руководствоваться нормативными правовыми актами, указанными выше, и провести анализ задач исходя из действующей в организации системы управления, а также составить таблицу распределения обязанностей должностных лиц организации по решению стоящих задач. Затем разработать проекты инструкций с учетом таблицы. Обсудить проекты инструкций с руководителями подразделений. Произвести корректировку инструкций в соответствии с замечаниями. Согласовываются инструкции в установленном порядке с юрисконсультом. Утверждаются руководителем организации (иным руководителем, наделенным соответствующим правом приказом работодателя).

Каждому должностному лицу при назначении на должность (при приеме на работу или при служебном перемещении) должна быть вручена утвержденная должностная инструкция под роспись. Второй экземпляр инструкции хранится в кадровой службе или у руководителя организации.
Должностные инструкции должны пересматриваться не реже одного раза в три года. При выходе новых нормативных правовых актов, а также при изменении профиля деятельности (задач, функций) организации (подразделения) в инструкции должны вноситься соответствующие коррективы.
Ответственность за наличие должностных инструкций и своевременность их корректировки возлагается на руководителя организации.

Содержание должностной инструкции

В соответствии с нормативными документами должностные инструкции состоят из следующих пяти разделов:
1. Общие положения (цель деятельности, квалификационные требования, порядок назначения и увольнения, порядок замещения, кому подчиняется работник, кто находится у него в подчинении, какими правовыми нормативными актами должен руководствоваться).
2. Цель и задачи деятельности (должностные обязанности - инженерные, административно – распорядительные, организационные и технические функции, обязанности по информированию работников, обучению, инструктажу, поддержанию дисциплины, требования в отношении делового общения, корпоративной этики).
3. Координация деятельности (порядок взаимодействия с функциональными подразделениями, порядок взаимодействия со смежными подразделениями).
4. Права (права должностного лица в части обязательности его указаний, права на выполнение, приостановку, возобновление тех или иных видов работ, принятия других организационных решений, права в отношении подчиненных). 5. Ответственность (какую ответственность может нести лицо и на основании какого правового акта должностное лицо может быть привлечено к ответственности, за что несет ответственность).
В должностную инструкцию могут включаться также раздел «Критерии оценки деятельности», разработанные для конкретного специалиста (работника). Так, для столяра критериями оценки деятельности являются:
- достижение предприятием целевых показателей;
- качественное выполнение производственных заданий и указаний администрации;
- отсутствие обоснованных претензий со стороны администрации и работников предприятия;
- отсутствие нарушений норм и правил по охране труда.
В заключительном положении могут быть следующие пункты:
1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
2. Задачи, обязанности, права и ответственность работника (наименование должности) могут быть уточнены в соответствии с изменением структуры, задач и функций предприятия.
3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.

Другие статьи

Экономический вестник фармации №11, 2000

Разработка должностных инструкций работников аптечного предприятия

Структура и содержание должностной инструкции

Должностная инструкция может включать следующие разделы:
I. Общие положения;
II. Функции работника;
III. Должностные обязанности;
IV. Права;
V. Взаимоотношения (связи по должности);
VI. Ответственность работника за полученный участок работы.

"Общие положения" должностной инструкции устанавливают сферу деятельности работника, в этом разделе формулируется основная задача, возложенная на данного работника, требования к квалификации, его непосредственную подчиненность, приведен порядок замещения должности (кем назначается и освобождается от работы). В этом же разделе должностной инструкции должны быть приведены все нормативные документы, которыми исполнитель должен руководствоваться в своей работе (приказы, инструкции, рекомендации).

"Функции работника" - раздел, который определяет конкретный участок работы, закрепленный за сотрудником и перечень видов работ, из которых складывается основные направления деятельности специалиста.

В разделе "Должностные обязанности" должны быть определены действия, обеспечивающие качественное выполнение возложенных на работников функций (строгое соблюдение трудового распорядка и трудовой дисциплины, качественное и своевременное выполнение того или иного вида работ, систематическое повышение своей квалификации и т.д.).

В разделе "Права" должностной инструкции отражаются те права, которыми наделяется работник для выполнения своих функций и обязанностей. Они должны вытекать из основных задач и обязанностей должностного лица и отражать степень самостоятельности в работе.

В разделе "Взаимоотношения (связи по должности)" перечисляется круг лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией. В этом же разделе должностной инструкции должен быть четко определен порядок взаимозаменяемости: кого данный работник замещает на время отсутствия другого работника, а также кто замещает его.

В разделе "Ответственность" должны быть указаны наиболее важные функции, за невыполнение которых данное должностное лицо несет непосредственную дисциплинарную, материальную и другую ответственность.

Текст должностной инструкции, являющейся локальным актом организации, принято обязательно "разбивать" на пункты для удобства восприятия. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации. Вопросы согласования текстов должностных инструкций с определенными должностными лицами решаются индивидуально в каждом аптечном предприятии в зависимости от его структуры, штатного состава и сложившихся традиций. В многих организациях должностные инструкции согласовываются с юристами.

Должностные инструкции доводятся до работников аптечного предприятия под расписку оформлением визы ознакомления, включающей: личную подпись работника, ее расшифровку и дату ознакомления. В случае отказа работника от визирования должностной инструкции составляется акт об отказе от визирования в присутствии не менее двух незаинтересованных свидетелей.

Для внесения изменений и дополнений в должностные инструкции издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников аптечного предприятия под расписку. Необходимость в издании такого приказа возникает при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д. Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

- при реорганизации аптечного предприятия;
- при изменении наименования аптечного предприятия или его структурного подразделения;
- при изменении наименования должностей;
- при увольнении прежнего работника и замене его другим.

Унифицированная форма должностной инструкции, согласно УСОРД, имеет следующий состав реквизитов:

Вопрос: Возможна ли продажа в аптеке отдельных таблеток в упаковке, не нарушая первичной упаковки, а просто допустим разрезая блистер на части? Как это оформить юридически и с точки зрения бухгалтерии? Какую информацию необходимо приложить к этой таблетке по закону (срок годности, инструкция)? Цель - сформировать конечный продукт - упаковку с несколькими отдельными препаратами, которые пациенту надо принять одновременно.

Вопрос относится к теме:

Вопрос: Медицинское оборудование планируется использовать при обучении, которое будет проводиться в виде проведения операций с использованием трупов людей. Возможна ли в дальнейшем реализация такого оборудования и использование его для операций над живыми пациентами?

Вопрос относится к теме:

Вопрос: На сайте Росздавнадзора есть файл в электронном виде, в котором систематизированы данные по зарегистрированным ценам ЖНВЛП. Также имеется файл, где содержится информация по исключенным позициям. В примечании написаны причины исключения. 1) исключения лекарственного препарата из перечня жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов; 2) отмена решения о государственной регистрации или перерегистрации предельной отпускной цены производителя на лекарственный препарат; 3) представления производителем лекарственного препарата заявления об исключении сведений из реестра. В каких случаях лекарственное средство должно быть изъято из обращения?

Вопрос относится к теме:

Любое копирование и размещение информации на сторонних интернет-ресурсах возможно только при установке прямой индексируемой текстовой ссылки
на www.unico94.ru, в прочих сторонних источниках - только с письменного разрешения юридической компании "Юнико-94". Любые нарушения будут
рассматриваться и преследоватсья согласно статье 146 Уголовного Кодекса РФ "Нарушение авторских и смежных прав".

Содержание должностной инструкции

Обычно написание должностных инструкций необходимо в крупных компаниях. Одни пишут их для получения сертификата ISO 9001 или для привлечения зарубежного инвестора, другие для упорядочивания хаоса, а заодно для решения проблемы амнезии знаний. Это ситуация, когда уходит из компании сотрудник, хранитель уникального знания и работа в отделе затормаживается.

Никто точно и так не знает, чем он занимался на рабочем месте, а когда этого эксперта не становится, то положение совсем ухудшается. В большинстве случаев не помогают и должностные инструкции, потому что они составляются методом переписывания инструкций других компаний или того, что нашли в интернете, а такая инструкция не учитывает потребностей данной компании.

Но, если отнестись к написанию должностных инструкций хотя бы с пониманием, то они могут облегчить работу руководителя.

Традиционными источниками для составления должностной инструкции является кадровая документация: положение о структуре организации, штатное расписание, положение о подразделениях, приказы и т.д. Привлекаются внешние нормативно-правовые документы, например, тарифно-квалификационный справочник. Такие инструкции изображают безупречного работника на безупречном предприятии, но очень они не отражают нужд настоящей компании.

Намного результативнее составлять должностную инструкцию для реального рабочего места.

Если должностная инструкция составляется для рабочего места, на котором уже работает человек, то лучше ему принять участие в работе над ее составлением. Тогда инструкция не будет просто формальностью, а сотрудник будет относиться к своим обязанностям осознанно. С готовой инструкцией сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись под ней. Если работник скажет свое мнение и предложит внести изменения, то не нужно воспринимать это как саботаж. Это означает серьезное отношение к своим обязанностям и способности проводить конструктивную беседу с работодателем. Важно, чтобы и от представителя работодателя исходила такая же конструктивность.

Если инструкция пишется для должности, которая еще не существует, то исходить надо из насущных потребностей отдела компании.

Есть специальные методики, делающие инструкции настоящим и работающими. Если организация осознает свои процессы в бизнесе, то они распределены по шагам, найти ответственных людей за каждый шаг не сложно. Все процессы надо расписать по шагам, составить матрицу. По горизонтали заполняем сотрудников, в конце оставляем пустые столбцы для новых сотрудников, а по вертикали пишем шаги процессов. За каждым шагом надо определить ответственного человека. Если есть необходимые процедуры, за которыми не хватило ответственного сотрудника, то отдаем их предполагаемому сотруднику. Будет видно, сколько человек еще нужно принять в штат, что конкретно они будут делать. А реальные сотрудники получат список своих обязанностей.

Такой метод гарантирует то, что не будет упущенных обязанностей, функции распределятся между сотрудниками.

Если в организации не формализованы еще процессы, то можно пойти по другой схеме: не сверху вниз – от процесса к тому, кто его исполняет, а снизу вверх – от ответственного исполнителя к процессу. Метод подразумевает подробный опрос персонала на всех уровнях.

Опрос руководителей даст информацию о том, какие, по их мнению, функции выполняет подразделение, а у исполнителей узнать, что они делают на самом деле.

Также можно узнать мнение сотрудников о желаемом разделении функций.

Оба подхода помогают определить, что должна делать или делает каждая структурная единица. Наибольший эффект будет получен, если использовать обе методики.

Стандартных регламентов к содержанию должностных инструкций нет, но есть рекомендованные формы. Типовая инструкция содержит четыре раздела. Первый раздел «Общие положения» содержит сведения:

- как называется должность;

- требования к квалификации (стаж, образование, знания и навыки, компетенции сотрудника);

- кому непосредственно подчиняется данный сотрудник;

- порядок принятия и освобождения от должности;

- состав и наличие подчиненных;

- порядок замещения (кто может замещать данное должностное лицо и кого может заместить оно);

- возможность совмещения функций и должностей;

- нормативная основа деятельности (организационно-правовые и нормативные документы, на базе которых осуществляется должностная деятельность должностного лица).

Второй раздел «Должностные обязанности» содержи информацию, полученную способами, описанными выше.

Раздел «Права» содержит информацию о полномочиях сотрудника, список вопросов, которые он должен самостоятельно решить. Сюда можно отнести право на получение информации, необходимой для реализации обязанностей сотрудника, право на распоряжения, указания и контроль над их исполнением, право согласовывать, утверждать и подписывать документы определенного вида, право на распоряжение выделенным бюджетом.

Последний раздел «Ответственность» показывает меру ответственности сотрудника в случае нарушения требований должностной инструкции. Может содержаться перечень возможных нарушений, свойственных данному виду деятельности.

Но все ли моменты учтены в типовой инструкции, в какой степени она оказывает влияние на сотрудника?

Составление должностной инструкции имеет смысл только, если у компании есть стратегический план развития. Ее основная цель – описание требований к работнику, того, что компания от него хочет получить на пути к достижению стратегической цели. Должностная инструкция должна исключить свободную трактовку сотрудниками своих полномочий и обязанностей, освободить руководителя от постоянного напоминания подчиненным об их обязанностях, сократить время введения в работу нового сотрудника.

Специалисты рекомендуют включение раздела «Результаты». Тогда человек будет знать, каких результатов он должен достичь определенными действиями.

Желателен раздел «Критерии оценки работы». Он обеспечивает работнику непредвзятое отношение руководства к нему, а оценка его работы будет прозрачной.

Вам может быть интересно.

Общие требования к должностным инструкциям

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОЛЖНОСТНЫМ ИНСТРУКЦИЯМ

Должностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии или фирме.

Должностная инструкция представляет собой письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий порядок повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, но в то же время и не ограничивающийся им.

Основные требования к содержанию и порядку составления должностной инструкции установлены в следующих документах:
  • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Министерства культуры от 8 ноября 2005 г. №536) (Типовая инструкция);
  • Методические рекомендации «Унификация текстов управленческих документов» (в соответствии с ОКУД ОК 011-93) (Рекомендации);
  • Квалификационный справочник должностей служащих (утвержденный Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37) (Справочник).
  • Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65-ст) (ГОСТ).


Должностная инструкция, как правило, - это связанный текст.

Три главных требования к содержанию:
  • ясность – точные формулировки;
  • емкость – лаконичность изложения текста;
  • логичность – рациональное, последовательное расположение в тексте всех смысловых элементов (частей инструкции).

Должностную инструкцию проще подготовить, основываясь на Справочник, адаптировав его к конкретным условиям функционирования предприятия и (или) структурного подразделения.
Справочник содержит новые квалификационные характеристики должностей служащих, связанные с развитием рыночных отношений. В квалификационных характеристиках проведена унификация нормативов регламентации труда работников для обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения единых принципов тарификации работ, основанных на их сложности. Все квалификационные характеристики пересмотрены с учетом новейших законодательных и нормативных правовых актов РФ. Основные сведения, отражаемые в должностной инструкции:
  1. Перечень задач, возлагаемых на работника.
  2. Порядок назначения на должность и освобождения от должности.
  3. Основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику.
  4. Основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и нормативно-правовых актов.
  5. Организационно-правовые основы деятельности работника.
  6. Трудовая функция и условия, характеризующие ее выполнение.
  7. Виды работ в рамках порученной ему функции.
  8. Полномочия (права и обязанности) работника.
  9. Место работника в иерархии (связи по должности).
  10. Меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с ненадлежащим выполнением порученной ему трудовой функции.
  11. Требования по охране труда.

Для изложения текста используется служебно-деловой стиль, для которого характерны:
  • официальность;
  • адресность;
  • словарная и тематическая ограниченность (монотемность);
  • лаконичность, ясность и точность изложения.


Структуры должностной инструкции должна включать следующие основные разделы:
  • общие положения;
  • полномочия (обязанности и права) работника;
  • взаимоотношения (связи по должности) работника;
  • ответственность работника;
  • заключительные положения.

Раздел «Общие положения» может иметь следующую внутреннюю структуру:
  • основания для разработки документа;
  • функциональное назначение документа;
  • область применения документа;
  • порядок замещения должности;
  • компетенция работника (за что отвечает работник);
  • квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования);
  • чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности плюс документы, знание которых для работника является обязательным.

Раздела «Полномочия (обязанности и права) работника» построен по следующему принципу: сначала перечисляются наиболее значимые права и обязанности работника. Раздел «Взаимоотношения (связи по должности) работника» может иметь следующую внутреннюю структуру:
  • виды и способы взаимодействия;
  • объекты взаимодействия (структурные подразделения и должностные лица предприятия, сторонние организации и др.);
  • порядок взаимодействия (периодичность и сроки выполнения действий, операций, формы и виды представляемой и получаемой информации, в том числе документированной).

Раздел «Ответственность работника» содержит информацию:
  • о порядке привлечения работника к ответственности;
  • виды и меры ответственности;
  • полномочия руководства предприятия по привлечению работника к ответственности и оценке результатов его труда.

Раздел «Заключительные положения» может содержать сведения о порядке и периодичности внесения изменений в должностную инструкцию, о порядке вступления документа в силу.

Помимо всего вышесказанного, должностные инструкции могут содержать приложения.


Состав реквизитов должностной инструкции определяется согласно разделу 2 ГОСТ и включает:
наименование организации (предприятия, учреждения) - автора (разработчика) документа;
  • наименование вида документа;
  • дату документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления или издания документа;
  • гриф утверждения документа;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • отметку о наличии приложения;
  • подпись;
  • гриф согласования документа;
  • визы согласования документа;
  • отметку о заверении копии документа;
  • отметку об исполнителе;
  • идентификатор электронной копии документа.

Разберем некоторое из реквизитов.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000 – «Организационно-распорядительная документация»).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации»; реквизит указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:
  • заверительную надпись: «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.


Смотрите также: «Порядок подготовки должностной инструкции» .

© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на "Субсчет.ру: теория и практика бухгалтерского учета и налогообложения " при цитировании (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)

Должностная инструкция

Должностная инструкция 1. Общие положения 1.1. Менеджер коммерческого отдела (далее менеджер) относится к категории специалистов, принимаемых и увольняемых Генеральным директором по служебной записке Руководителя Коммерческого отдела. 1.2. Основной задачей менеджера является продвижение (продажа) продукции, заявленной в действующих прайс-листах (прейскурантах) фирмы. 1.3. Менеджер непосредственно подчиняется Руководителю Коммерческого отдела. 1.4. Менеджеру непосредственно подчиняются торговые представители. 1.5. В своей деятельности менеджер по продажам руководствуется: 1.5.1. Действующим Законодательством РФ; 1.5.2. Уставом фирмы; 1.5.3. Приказами, внутренними нормативными документами и устными распоряжениями Руководства фирмы; 1.5.4. Правилами финансовой дисциплины; 1.5.5. Методическими материалами по специальности; 1.6. На должность менеджера назначается лицо с высшим или средним специальным образованием. Для лиц со средним специальным образованием необходим опыт работы по данной специальности не менее одного года. 1.7. Менеджер должен владеть вопросами: 1.7.1. Перспектив развития фирмы, ее финансово-хозяйственной деятельности; 1.7.2. Организации продаж в масштабах всей фирмы; 1.7.3. Собственного производства продукции; 1.7.4. Культуры труда и служебной этики. 1.8. На время отсутствия менеджера (нахождение в командировке, в отпуске, по болезни или по другим причинам) установленные Должностной инструкцией обязанности возлагаются на другого менеджера по продажам, назначаемого руководителем Коммерческого отдела. 2.Менеджер выполняетследующие функции 2.1. Организация продвижения продукции на своем участке. 2.2. Руководство торговыми представителями. 2.3. Оперативное обслуживание клиентов. 2.4. Ведение дебиторской задолженности клиентов. 2.5. Ведение графика поставок клиентам. 2.6. Участие в составлении заявок на закупку товаров. 2.7. Составление отчетности за период по проделанной работе, в том числе по продажам. 3.Менеджер выполняет следующиеобязанности 3.1. Ищет клиентов. 3.2. Знакомится ежедневно с ассортиментом, количеством, сроками реализации и действующими ценами на свободный к продаже товар. 3.3. Контролирует своевременное погашение дебиторской задолженности клиентов, письменное уведомляет непосредственного Руководителя о каждом случае просроченного платежа с изложением причин задержки. 3.4. Оформляет заявки на доставку/самовывоз клиентам своего участка, своевременно подает их операторам Торгового отдела. 3.5. Оформляет договоры, собирает документы к ним. 3.6. Разрабатывает график инкассации, своевременно подаёт заявки на инкассацию клиентов своего участка старшему оператору Торгового отдела; проводит самостоятельно инкассации, сдает деньги в кассу в установленные Компанией сроки. 3.7. Руководит торговыми представителями, контролирует надлежащее исполнение ими агентского и трудового договора, а также распоряжений Руководства фирмы. 3.8. Принимает клиентов. 3.9. Ведет переговоры в офисе клиента. 3.10. Выполняет разовые поручения Руководства фирмы. 4.Права Менеджер имеет право: 4.1. Высказывать и выносить на обсуждение конструктивные предложения по оптимизации обслуживания клиентов; 4.2. Требовать выполнения установленных правил работы с документами строгой отчетности (бланками заказов, накладными, счетами-фактурами, доверенностями и прочими), а также с иными документами; 4.3. Использовать по служебному назначению функциональные обязанности сотрудников фирмы; 4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции; 4.5. Участвовать в разработке агентских договоров; 4.6. Требовать от Руководства фирмы создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности коммерческой информации фирмы. 5.Ответственность На менеджера возлагается ответственность за: 5.1. Невыполнение плана продаж; 5.2. Небрежное ведение дебиторской задолженности клиентов; 5.3. Неточный приём заявок, приведший к возврату; 5.4. Нецелевое использование системы накопительных скидок; 5.5. Невыполнение указаний и поручений Руководства фирмы, плана работ; 5.6. Несоблюдение условий труда работников, находящихся в его подчинении; 5.7. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией; 5.8. Несоблюдение ценовой дисциплины; 5.9. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины. 6.Служебные взаимоотношения Менеджер в процессе своей работы взаимодействует с: 6.1. Руководителем Коммерческого отдела - по вопросам ценообразования, визирования договоров на отсрочку платежа, проведения тренингов продаж, предоставления необходимых материалов, по вопросам создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности коммерческой информации фирмы, получения отчетов экспедиторов и инкассаторов, а также по вопросам выполнения разовых поручений. 6.2. Экспедиторами и инкассаторами - по вопросам уточнения заданий и их выполнения. 6.3. Сотрудниками бухгалтерии - по вопросам ведения дебиторской задолженности. 6.4. Операторами - по вопросам предоставления карточек клиентов, заявок на доставку. Должностная инструкция - это документ, определяющий права и обязанности работника компании. Должностная инструкция включает в себя: · общие положения (наименование должности работника, наименование структурного подразделения, схема подчиненности работника); · должностные обязанности работника; · права; · ответственность. Должностная инструкция не включает в себя порядок действия работника, а определяет конкретные виды работ, выполняемые работником. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор (контракт) с работником. Можно не создавать должностную инструкцию, а необходимые положения включить в трудовой контракт. Но это может быть неудобно, т.к. в случае расширения обязанностей работника легче внести изменения в должностную инструкцию, чем в трудовой договор. Работник должен знать свои обязанности, поэтому необходимо их правильно и четко прописывать в должностной инструкции, иначе впоследствии это может привести к неэффективной работе, при которой компания несет убытки, и юридически взыскать с работника такие убытки невозможно Организация работы с документами / под ред. В.А. Кудряева. - М. Инфра-М, 2002. - 592 с. 2.3 Структура документа «должностная инструкция» Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД включает следующие разделы: - Раздел 1. «Общие положения»; - Раздел 2. «Направления деятельности»; - Раздел 3. «Должностные обязанности»; - Раздел 4. «Права»; - Раздел 5. «Ответственность»; - Раздел 6. «Взаимоотношения». Организация работы с документами / под ред. В.А. Кудряева. - М. Инфра-М, 2002. - 592 с. 2.4 Особенности содержания и оформления элементов каждого раздела Раздел 1. «Общие положения». В разделе описываются следующие положения: - назначение (1.1) - наименование должности, для которой данная должностная инструкция регламентирует обязанности, права и ответственность; - подчиненность (1.2) - должностное лицо, у которого данный сотрудник находится в непосредственном подчинении; - порядок назначения и освобождения от должности (1.3) - на основании чьего приказа (и с кем он должен быть согласован) происходит назначение и освобождение от данной должности; - регламентирующие документы (1.5) - перечень документов, которыми должен руководствоваться сотрудник при исполнении своих должностных обязанностей; - содержательные требования (1.6) - перечень информации, которую данный сотрудник должен знать и использовать в своей профессиональной деятельности; - формальные требования (1.7) - требования к уровню образования и предыдущему трудовому стажу (опыту работы). Раздел 2. «Направления деятельности». В данном разделе указываются направления деятельности сотрудника. Раздел 3. «Должностные обязанности». В данном разделе указываются должностные обязанности данного сотрудника, выполняемые им при реализации каждого направления деятельности. Раздел 4. «Права». В данном разделе описываются права, которыми обладает сотрудник при исполнении своих должностных обязанностей. Описание включает перечень прав в следующих случаях: - при взаимоотношениях с непосредственным руководителем; - при взаимоотношениях с подчиненными ему сотрудниками; - при взаимоотношениях с другими подразделениями компании; - при взаимоотношениях с внешними (государственными и частными) организациями. Раздел 5. «Ответственность». В данном разделе определяются критерии эффективности деятельности для данной должности. Указываются случаи, в которых сотрудник несет персональную ответственность и меры наказания при наступлении ответственности. Раздел 6. «Взаимоотношения». В данном разделе описываются взаимоотношения, осуществляемые сотрудником, при исполнении своих должностных обязанностей. Описание должно включать перечень должностных лиц, подразделений и внешних организаций, с которыми сотрудник вступает во взаимоотношения, и характеристику типа отношений (получает, предоставляет, делает совместно). 2.5 Особенности оформления текста Текст - основной и важнейший реквизит документа. Текст документов на бланках формата А5 печатают с межстрочным интервалом Одинарный, на бланках формата А4 - с межстрочным интервалом Полуторный. Все остальные реквизиты оформляются с межстрочным интервалом «Одинарный». 2.6 Порядок утверждения инструкции Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд. перераб. и доп. - М. 1996. Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации - куратор данного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. 2.7 Типовые правила оформления реквизита «утверждение» в различных документах Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля. Гриф утверждения должен состоять - из слова УТВЕРЖДАЮ, - наименования должности лица, утверждающего документ, - его личной подписи с расшифровкой (инициалы и фамилия) - даты утверждения. Если документ утверждается не должностным лицом, а постановлением, решением, приказом или протоколом полномочного принимать такие решения органа, то Гриф утверждения начинается со слова УТВЕРЖДЕНО ГОСТ Р 30.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М. ИПК Издательство стандартов, 1997. Список литературы 1. ГОСТ Р 30.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М. ИПК Издательство стандартов, 1997. 2. Организация работы с документами / под ред. В.А. Кудряева. - М. Инфра-М, 2002. - 592 с. 3. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд. перераб. и доп. - М. 1996. 4. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М. ПРИОР, 1997. 5. Чуковенков А.Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 30.30-97. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / Учебно-методический центр документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис». - М. Дело, 1999.

Структура и содержание должностной инструкции

В соответствии со ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) трудовой договор должен обязательно содержать сведения о трудовой функции, которая, в свою очередь, определяется на основании должностной (рабочей) инструкции. Это означает, что должностная (рабочая) инструкция является неотъемлемой частью трудового договора. Один экземпляр должностной инструкции вместе с трудовым договором должен находиться у нанимателя, другой — у работника. Согласно ст. 194 ТК должностные (рабочие) инструкции относятся к локальным нормативным актам, определяющим трудовой распорядок организации.

Как правило, функции по организации и разработке локальных нормативных актов, в том числе и должностных инструкций, возлагаются на отдел труда и заработной платы либо на отдел правовой и кадровой работы, а при отсутствии этих подразделений — на конкретного работника (экономиста по труду, юрисконсульта, инспектора по кадрам). Кроме того, работа по составлению должностных инструкций для своих подчиненных может быть возложена и на руководителя структурного подразделения. Целесообразно разрабатывать должностные инструкции для всех работников с целью определения круга их функциональных обязанностей, прав и ответственности.

Должностные инструкции разрабатываются для служащих (специалистов, технических исполнителей), а рабочие инструкции — для рабочих. Основой для разработки должностных инструкций служащих является Единый квалификационный справочник должностей служащих (далее — ЕКСД). Цель этого нормативного документа — создание необходимых условий для рационального разделения труда между специалистами и техническими исполнителями, обеспечение единства при определении их должностных обязанностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Квалификационные характеристики каждой должности имеют три раздела. В разделе «Должностные обязанности» перечислены функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность. Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций и других нормативных документов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей. В разделе «Квалификационные требования» определены уровень и профиль специальной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требования к стажу работы.

Должностные инструкции, как правило, не разрабатываются на руководителей организаций и руководителей структурных подразделений. Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений — в положениях об этих подразделениях. Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителя организации, структурных подразделений, заместителей других уровней управления определяются на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей. На заместителя руководителя организации (обособленного, структурного подразделения) возлагаются должностные обязанности соответствующего руководителя по управлению определенным направлением (видом) деятельности, а также выполнение обязанностей в случае временного его отсутствия (отпуск, болезнь, увольнение). Распределение должностных обязанностей между заместителями руководителя организации осуществляется на основании приказа (распоряжения) нанимателя.

Рабочие инструкции разрабатываются на основании Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих. Для простоты восприятия далее в понятие «должностная инструкция» будет включаться также понятие «рабочая инструкция».

Структура и содержание должностной инструкции

Законодательно утвержденной унифицированной формы должностной инструкции как отдельного вида документа в настоящее время нет, поэтому при ее разработке необходимо руководствоваться Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Структура текста должностной инструкции должна содержать следующие разделы:

Содержание раздела «Общие положения» полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый разработчик имеет свое представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Обычно в этом разделе указывается, на основании каких нормативных актов разработана данная должностная инструкция, точное наименование должности, подчиненность, порядок назначения, порядок замещения при временном отсутствии, порядок взаимодей­ствия с другими работниками и др. Кроме того, во многих организациях также указывается перечень нормативных правовых актов, которыми должен руководствоваться работник в своей работе. Нужно отметить, что этот раздел должен быть унифицирован во всех должностных инструкциях, иначе значение приобретут не сами формулировки, а различия в них.

В разделе «Квалификационные требования» должны быть определены уровень и профиль специальной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требования к стажу работы.

Раздел «Функции» содержит основные функции работника и перечень видов работ, которые могут быть поручены работнику полностью или частично. Здесь нужно указать степень участия работника в той или иной технологической операции или управленческой задаче. Следует учитывать, что функции должны быть выполнимыми и понятными для работника.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные виды работ, выполняемые работником в определенных организационных условиях производства, труда и управления. За основу берется раздел «Должностные обязанности» квалификационных характеристик должностей, изложенных в ЕКСД. Кроме того, в должностных инструкциях могут быть определены обязанности, содержащие­ся в квалификационных характеристиках других должностей, однако они должны быть близкими по содержанию работ, равными по сложности, их выполнение не должно требовать наличия другой специальности, квалификации и изменения наименования должности. Внесение таких обязанностей может быть вызвано организационно-техническим и экономическим развитием, проведением мероприятий по совершенствованию организации и повышению эффективности труда в организации. Од нако необходимо учитывать, что если наниматель вносит изменения или дополнения в действующую должностную инструкцию, в результате чего у работника появляются дополнительные обязанности, не обусловленные трудовым договором, то работник должен быть предупрежден об изменении существенных условий труда не позднее, чем за один месяц.

Одни разработчики должностных инструкций определяют должностные обязанности работника в общих чертах, другие пытаются максимально четко описать каждый выполняемый вид работы. В результате общие формулировки не позволяют работнику четко определить, что именно он должен делать и в какой последовательности, а максимально подробное изложение превращает работника в технического исполнителя, лишая его всякой инициативы. Также в случае даже небольшого изменения технологического процесса, в котором задействован работник, появляется необходимость пересмотра должностной ин­струкции для внесения изменений и дополнений, а это уже является изменением существенных условий труда. Поэтому необходимо придерживаться золотой середины. Для того чтобы часто не возникала необходимость внесения в инструкцию изменений и дополнений, целесообразно в раздел «Должностные обязанности» включить пункт, согласно которому работник обязан выполнять разовые поручения руководителя, касающиеся его функций.

Разделом «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для выполнения и реализации возложенных на него обязанностей, определенных законодательством и локальными нормативными актами. Чаще всего в этом разделе прописываются стандартные формулировки, согласно которым работник имеет право:

— знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися его деятельности;

— вносить на рассмотрение руководителя организации предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными должностной инструкцией;

— получать от руководителей структурных подразделений, других работников информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

— требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей, прав и т.д.

Раздел должностной инструкции «Ответ­ственность» определяет формы ответствен­н ости (материальная, дисциплинарная, адми-
нистративная и т.д.) работника за несоблюдение должностных обязанностей, возложенных должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов, действующих в организации.