Документация: виды документов и правила их подготовки - Студопедия

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит прежде всего способом доказательства или свидетельства каких-либо фактов, для историка — памятником прошлых цивилизаций, кибернетика и документоведа — носителем информации, а специалисты в области управления считают его основным средством фиксации и передачи управленческих решений и средством двухсторонней связи субъекта управления с объектом[346].

Документирование (фиксирование и сохранение) информации в органах УИС выступает необходимым условием для организации их работы (управленческий аспект). Документирование служебной деятельности является обязанностью подавляющего большинства сотрудников органов внутренних дел.

Под документированием следует понимать закрепление сотрудниками УИС различными способами на специальном материальном носителе информации о фактах, событиях объективной действительности, необходимой для осуществления служебной деятельности. Документирование управленческой деятельности значительно уже и охватывает процессы подготовки, разработки, составления и оформления организационно-распорядительных документов, в которых отражаются общесистемные функции управления: учет, анализ, прогнозирование, планирование, организация, регулирование и контроль.

Таким образом, вся информация, циркулирующая в органах УИС, фиксируется и сохраняется в документах и накапливается в различных информационно-справочных базах (фондах), совокупность которых образует информационные ресурсы УИС.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать[347].

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информация — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления[348].

Интерпретируя определение документа и информации, данных в ГОСТе и Федеральном законе к деятельности органов УИС, можно сделать вывод, что под термином «документ» следует понимать зафиксированные определенным способом на материальном носителе сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах объективной действительности, имеющих значение для деятельности органов УИС, с реквизитами, позволяющими их идентифицировать[349].

В органах УИС документы выполняют следующее назначение:

во-первых, являются средством фиксации и сохранения необходимой информации;

во-вторых, являются формой реализации всех функций;

в-третьих, являются средством осуществления связи органов и подразделений между собой, с другими органами, организациями и гражданами;

в-четвертых, являются средством официального удостоверения и юридического доказывания действий, событий, состояний;

в-пятых, обеспечивают возможность контроля за законностью и эффективностью деятельности органов УИС.

Сложный характер управленческой деятельности предопределяет многообразие управленческих документов, форма и назначение которых закрепляется в правовых и ведомственных нормативных актах.

Управленческие документы обладают следующими особенностями:

создаются и используются органами государственного управления в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;

служат средством закрепления функций органов государственного управления;

содержат, как правило, информацию правового и справочного характера, отражающую природу исполнительной и распорядительной деятельности определенного органа управления;

процесс их создания, форма, содержание, назначение регулируются правовыми нормами, что придает им общезначимый и обязательный характер исполнения.

В процессе внутриорганизационной деятельности органов УИС создаются различные управленческие документы, которые можно в зависимости от их назначения и содержания разделить на следующие группы:

1. Организационные: уставы, положения, наставления, инструкции, регламенты, типовые правила, штатные расписания.

2. Распорядительные: постановления, решения, распоряжения, указания, приказы, директивы.

3. Справочно-информационные: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, объяснительные, акты, справки, обзоры, заключения.

4. Кадровые: заявления, справки, характеристики, личные карточки, различные учетные формы и данные по личному составу.

Одним из наиболее распространенных видов управленческих документов в органах УИС являются приказы.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем на основе единоначалия и содержащий индивидуальные предписания или правовые нормы по вопросам внутриорганизационной деятельности, обращенные к подчиненным органам и сотрудникам.

Приказ издается по наиболее важным вопросам функционирования органов УИС, включая создание, реорганизацию, ликвидацию органов и учреждений, а также структурных подразделений, входящих в их систему, определение их задач и функций, правовое регулирование различных направлений служебной деятельности, прохождения службы. Приказами утверждаются положения, наставления, инструкции, правила, уставы, объявляются решения коллегий.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы и порядок действий органов и учреждений, их структурных подразделений.

Наставление — правовой акт, содержащий нормы о порядке действия конкретных подсистем (органов) в той или иной ситуации.

Инструкции, правила и уставы регулируют основные виды (формы) оперативно-служебной деятельности и работу конкретных категорий сотрудников.

Инструкция — правовой акт, содержащий нормы, устанавливающие: кем, в каком порядке и какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.

Правила — свод обязательных для выполнения норм и требований по выполнению отдельного вида деятельности.

Устав — кодифицированный правовой акт (свод правил), содержащий систематизированное изложение норм, регламентирующих тот или иной вид деятельности либо правовой статус хозяйствующих субъектов, относящихся к системе органов внутренних дел.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа управления, в целях разрешения безотлагательных вопросов.

Решение — управленческий акт, принимаемый коллегиальным органом управления (коллегией, совещанием).

Указание — управленческий документ, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа или вышестоящих органов управления.

План — документ, содержащий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, определяющий последовательность их исполнения, объем, сроки и исполнителей.

Протокол — 1) документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других заседаниях коллегиальных органов;

2) документ, содержащий последовательное описание действий, событий, состояний, имеющих юридическое значение и установленных непосредственно лицами, свидетельствующими содержание протокола своими подписями.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Различные по содержанию и назначению документы, создаваемые в органах и учреждениях уголовно-исполнительной системы, должны отвечать единым общим требованиям.

Чрезвычайно важно для управленческой деятельности обеспечение организационно-распорядительных документов юридической силой, а следовательно обязательности их исполнения для определенной категории лиц, что достигается соблюдением установленного порядка их подготовки, принятия и вступления в действие.

Юридическую силу, т.е. основанную на законе бесспорность, авторитетность, достоверность содержащихся в документе сведений, имеет документ, исходящий от полномочного должностного лица (органа) в соответствии с его компетенцией и выполненный с соблюдением установленных нормативными актами требований.

При подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов в органах УИС необходимо руководствоваться положениями ведомственных актов – приказов ФСИН России.

Данные нормативные акты устанавливают к составлению и оформлению документов основные требования, которые можно сформировать в следующие группы:

требования правовой и информационной культуры;

требования технической эстетики;

требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов.

Требования правовой культуры предполагают:

соблюдение установленного порядка подготовки и принятия документов;

соответствие компетенции органа или должностного лица содержанию документов;

использование в документах с целью аргументации нормативных актов, а также юридических терминов в соответствии с их правовым содержанием. Документы, составляемые во исполнение актов вышестоящих органов, как правило, должны содержать ссылку на них с указанием наименования, номеров, заголовков и дат. Юридические формулировки соответствовать общепринятым правовым понятиям и положениям.

Делопроизводственная практика вырабатывает рекомендации по формированию информационной культуры документов, делового стиля текста служебных документов, их унификации.

Информационная культура отражается в содержании реквизитов, необходимых для данного вида документов.

По содержанию документы должны быть:

объективными. Достоверность зафиксированных сведений о действиях, событиях и состояниях (цифры, суммы, даты, фамилии и т.п.) тщательно проверяется;

краткими и емкими. Информационное содержание документов должно полностью охватывать все обстоятельства и факты, по излагаемым в них вопросам, и исключать слова и фразы, не несущие смысловой нагрузки;

ясными и убедительными, что достигается вескими доказательствами, логичностью аргументов, точностью фактов.

Документы выполняются на русском языке с соблюдением правил грамматики, орфографии, пунктуации и стилистики.

Требования технической эстетики предъявляются к материальному носителю и способам технического исполнения реквизитов документа. Документ должен соответствовать установленной форме и иметь необходимый комплект реквизитов.

Организационно-распорядительные документы и бланки для них изготовляются, как правило, на бумаге форматов А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм). В основном документы составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5. Для некоторых форм статистической и бухгалтерской отчетности, построения графиков применяются бланки формата А3.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее, мм:

20 — левое и верхнее;

10 — правое и нижнее.

В аппарате УИС России для организационно-распорядительных документов установлены поля: слева – 30 мм; сверху, справа и снизу – 20 мм. В этих границах располагается рабочее поле документа для выполнения всех его реквизитов, за исключением реквизита «отметки о контроле».

Документы выполняются черным или синим красителем на стандартных листах белой бумаги или бумаге светлых тонов машинописным способом с использованием печатающих машинок или персональных компьютеров. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Документы печатаются через 1,5 или 2 межстрочных интервала на формате А4 и через 1 на формате А5. С использованием печатающих устройств ПЭВМ при подготовке документа в текстовом редакторе «Word» применяется шрифт «Times New Roman Cyr» размером № 13, 14 или 15.

Требования оперативности изготовления, оформления и обработки обуславливают необходимость разработки формуляров и изготовления бланков документов, обеспечивающих их единообразие по форме и набору составляющих элементов (реквизитов) и повышающих скорость (оперативность) подготовки конкретных документов.

Каждый документ в этих целях, как правило, оформляется на бланках и должен иметь строго определенный комплект реквизитов (составных элементов), а так же стабильный порядок их расположения, т.е. установленное ГОСТом их место в документе.

Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация (реквизиты) документа и отводится место для переменной информации.

Бланк может быть отпечатан в типографии, оттиснут штемпелем, а при использовании ПЭВМ бланк вводится в память машины и автоматически воспроизводится непосредственно при изготовлении конкретного документа.

В зависимости от необходимого состава реквизитов в организационно-распорядительных документах для организации, ее структурного подразделения, должностного лица ГОСТом Р 6.30-97 установлены следующие виды бланков документов:

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк отличается от бланка для писем отсутствием реквизитов «адресные данные предприятия» и «ссылка на индекс и дату входящего документа» и наличием реквизита «место составления или издания»[350].

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Бланки каждого вида могут изготавливаться с продольным и угловым расположением реквизитов.

Наиболее часто продольная форма применяется для составления внутренних документов, не требующих утверждения (приказы, решения, протоколы и т.д.).

Бланки с угловым расположением реквизитов широко применяются для писем, факсов, т.к. правый верхний угол используется для указания адресата. При подготовке внутренних документов правая часть листа используется для грифа утверждения (в актах, инструкциях) или для резолюции руководителя.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром.

В результате унификации и стандартизации документов выработаны графические модели или схемы построения образцов документов, получившие название «формуляров-образцов».

Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин, что позволяет один раз привести каретку машинки к бланку и заполнять его, пользуясь только рычагом перевода строк и табуляцией. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти необходимые данные при ознакомлении с документом и применять метод однократной записи.

Классификация и виды документов

Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

Место делопроизводства в структуре управленческого труда.

Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.

1.Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);

организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

деловые письма, договоры, соглашения;

телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

устных переговоров, совещаний;

переговорных устройств и громкоговорящей связи;

телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);

передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;

передача документов для их последующего решения;

систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

оперативность в составлении и прохождении документов;

высокое качество документов;

оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);

применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;

оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;

создание компьютерных сетей и сетевых технологий;

применение специализированного программного обеспечения.

2. Место делопроизводства в структуре управления.

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;

логические –включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;

творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.

Управление делопроизводством. бумажным и электронным документооборотом в Республике Беларусь осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив), созданный в 1991 году. Белкомархив руководит работой 6 республиканских, 9 областных, 16 зональных, и более 100 городских архивов.

Вопросами научного использования документов занимаются два научно-исследовательских института:

Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного делопроизводства (Бел НИИДАД);

Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИИЦЭД).

Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор) в структуре Министерства юстиции Республики Беларусь.

Общие понятия о документе.

Основные виды документов.

Общие понятия о документе.

Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.

Деятельность организаций * характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).

Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.

Документы классифицируются по следующим признакам:

. Служебные и личные.

Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

справочно -информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.

По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

Различают разновидности копий:

Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

Выписка из документа – копия части документа.

По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:

постоянного срока хранения;

долговременного (свыше 10 лет);

временного (до 10 лет).

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.

Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

Основные виды документов.

В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

Приказ –правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.

Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.

Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.

Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.

В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.

Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.

Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.

Понятие и цели делопроизводства.

Основные принципы делопроизводства.

Операции, составляющие процесс труда по делопроизводству.

Кто обеспечивает организацию и контроль делопроизводства.

На какие организации возложены функции организации, управления и контроля за делопроизводством в Беларуси.

Классификация служебных организационно-распорядительных документов.

Классификация личных документов.

Классификация документов по видам.

Классификация по стадиям создания документов.

Классификация документов по срокам хранения.

Понятие электронного документа и электронной подписи.

*Примечание: под организацией в дальнейшем понимаются органы управления, предприятия, учреждения и другие юридические лица