Руководство по качеству

Руководство выполняет различные назначения в зависимости от поставленной цели.

Руководство по качеству является обобщающим документом системы качества предприятия и должно содержать описание политики в области качества, основных положений системы качества, а также сведений о предприятии и его деятельности в области качества.

В Руководстве по качеству регламентируют распределение обязанностей, полномочий и ответственности персонала предприятия в системе качества.

Каждая документально представленная процедура должна охватывать полный элемент системы качества или его часть, либо последовательность взаимосвязанных мероприятий, связанных более чем с одним элементом системы качества. Документально представленные процедуры системы качества не должны подробно описывать чисто технические детали, которые обычно документируются в детальных рабочих инструкциях.

Руководство по качеству включает или ссылается на документально оформленные процедуры системы качества, предназначенные для общего планирования и управления процессами, которые оказывают влияние на качество продукции.

Руководство по качеству должно точно, полно и в сжатом виде передавать политику в области качества, цели и руководящие документированные процедуры организации работ на предприятии. С этой целью разделы Руководства по качеству должны быть увязаны с элементами стандарта на систему качества.

Руководство по качеству должно содержать разделы по всем элементам стандарта на систему качества. При отсутствии в системе качества предприятия отдельных элементов в соответствующих разделах Руководства по качеству должны быть сделаны пояснения.

Во всех случаях, где это возможно, в целях избежания излишнего объема документации, необходимо делать ссылки на имеющиеся в распоряжении разработчиков Руководства по качеству действующие стандарты и другие документы предприятия.

Задание на разработку Руководства по качеству оформляют приказом руководителя предприятия.

Процесс разработки должен осуществляться и контролироваться ответственным исполнителем или другим должностным лицом в зависимости от практической ситуации (структуры предприятия и сложности продукции). Использование существующих документов может существенно сократить время разработки Руководства по качеству.

Ответственный исполнитель должен гарантировать точность и полноту Руководства по качеству, и целостность его содержания.

Перед утверждением Руководства по качеству документ должен быть подвергнут анализу со стороны ведущих специалистов предприятия в целях гарантии его ясности, точности, приемлемости и правильности структуры. Предполагаемые пользователи должны также иметь возможность оценки пригодности документа для использования в работе.

Руководство по качеству в общем случае содержит следующее:

- область распространения и применения;

- политику и задачи предприятия в области качества;

- описание организационной структуры, ответственности и полномочий;

- описание элементов системы качества;

- раздел определений, в случае необходимости;

- обозначение Руководства по качеству;

- номер редакции (при переиздании);

- сведения о проверке (дату и подпись ответственного за систему качества);

- утверждающую подпись руководства;

- номер экземпляра и сведения о пользователе;

Содержание Руководства по качеству должно отображать наименование разделов и порядок их нахождения. Система нумерации или кодирования разделов, подразделов, страниц, рисунков, диаграмм, таблиц, приложений должна быть ясной и логически взаимоувязанной.

Область распространения и применения должна определять область деятельности предприятия, на которую распространяется Руководство по качеству, а также где и в каких случаях оно применяется.

Введение Руководства по качеству должно содержать общую информацию о предприятии и о самом Руководстве по качеству.

Минимальная информация о предприятии должна состоять из его названия, юридического статуса, адреса, телефона, факса и др. Также можно включать дополнительную информацию о предприятии, такую как направления его деятельности, историческую справку, объемы выпускаемой продукции.

Раздел Руководства по качеству “Политика и задачи предприятия в области качества” должен констатировать политику и задачи предприятия в области качества. В разделе приводят обязательства и цели предприятия в области качества, а также описывают способы доведения политики в области качества до всех сотрудников, способ ее реализации и поддержания на всех уровнях. Специфические формулировки политики по качеству могут быть также включены в соответствующие разделы по элементам системы качества.

В разделе Руководства по качеству “Описание организационной структуры, ответственности и полномочий” приводится описание структуры предприятия. Может быть приведена схема предприятия. В других разделах Руководства по качеству или в ссылочных документах по процедурам элементов системы должны быть конкретизированы обязанности, полномочия и функции.

Руководство по качеству должно описывать применяемые элементы системы качества. Описание каждого элемента должно быть приведено в отдельном разделе. Все разделы должны быть логически связаны между собой и, раскрывать хорошо скоординированную систему качества. Это может быть осуществлено посредством включения, либо ссылками на документированные процедуры системы качества.

Каждое предприятие самостоятельно определяет элементы системы качества, которые являются приемлемыми, и на основе требований этих элементов определяет в Руководстве по качеству, каким способом предприятие намерено применять и контролировать каждый из выбранных элементов.

Если наличие раздела с определениями необходимо в Руководстве по качеству, то он размещается после раздела "Область распространения и применения". Рекомендуется, где это возможно, использовать стандартные определения и термины, которые приводятся в признанных документах по терминологии качества или в словарях общего пользования. Данный раздел Руководства по качеству должен содержать определения терминов и понятий, которые однозначно используются в разрабатываемом Руководстве по качеству.

Возможно включение приложений, содержащих данные, являющиеся дополнением к Руководству. К ним относятся: перечень документов системы качества, организационная структура предприятия, организационная структура службы качества, матрица распределения документации, матрица распределения ответственности и полномочий, а также, при необходимости, инструкции, процедуры.

Для документирования информации об изменениях целесообразно в Руководстве по качеству предусмотреть лист регистрации изменений. Он может находиться на первых или последних страницах Руководства по качеству либо в каждой главе.

Целесообразно составить Руководство по качеству таким образом, чтобы можно было легко и быстро заменить отдельные разделы или страницы. По этой причине Руководство по качеству не рекомендуется сшивать.

Руководство по качеству может быть разработано в виде стандарта предприятия (СТП).

Руководство по Качеству, Процедуры и Планы являются “контролируемыми документами”, т.е. известен держатель каждой из копий, обновляющихся в установленном порядке. Характер этих документов таков, что все изменения и введение в действие осуществляются Менеджером по качеству и затем одобряются Высшим руководством.

Рабочие Инструкции требуют утверждения и контроля на каком-то уровне, но, как правило, они не относятся к “Контролируемым документам” так, как это требуется от Руководства по Качеству и Процедур (управление может быть проще).

Записи генерируются системой, для них не требуется специального контроля, кроме предусмотренного внутренними процедурами организации.

При проектировании системы максимальное внимание следует уделить автоматической обратной связи и самопроверке. Набор документов должен быть целостной системой, насколько это возможно, будучи к тому же правильно спроектированной, она сможет обеспечит качественную самопроверку– основу эффективности всей системы менеджмента качества. При создании документов рекомендуется следовать следующим двум простым правилам.

Необходимо записывать то, что делаешь:

- Документировать процессы внутри системы, добавляющие ценность продукции.

- Установить систему, обеспечивающую получение объективных доказательств исполнения.

- Детализировать процессы надо так, как требуется исполнением процесса, культурой производства, как диктует рынок и заказчик.

- Документировать то, что ты делаешь, а не то, что ты хотел бы сделать.

Необходимо делать то, что записано:

- Менять процедуру в зависимости от изменений бизнеса.

- Не развивать посторонней деятельности.

Документирование системы менеджмента качества дает возможность организации:

- обеспечить четкость и прозрачность разрабатываемой системы менеджмента качества, способствует ее эффективному внедрению и функционированию;

- описать осуществляемые способы деятельности, последовательность и взаимодействие процессов;

- осуществлять прослеживаемость процессов системы менеджмента качества от входа до выхода процесса с учетом их взаимодействия;

- обеспечить эффективное подтверждение соответствия системы менеджмента качества требованиям СТБ ИСО 9001 при сертификации и внутренних проверках;

- использовать комплект документов в целях обучения персонала.

В соответствии с требованиями СТБ ИСО 9001 организации, разрабатывающие систему менеджмента качества, должны ее документировать.

Согласно требованиям СТБ ИСО 9001 документация системы менеджмента качества включает:

а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;

б) руководство по качеству;

в) обязательные в соответствии с требованиями СТБ ИСО 9001 документированные процедуры;

г) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;

Документированная процедура, как документ системы менеджмента качества, может применяться для описания любой деятельности организации или процессов, осуществляемых в системе менеджмента качества.

В соответствии с требованиями СТБ ИСО 9001 требуется разработка шести обязательных документированных процедур:

1) управление документацией;

2) управление записями по качеству;

3) внутренние проверки качества;

4) управление несоответствующей продукцией;

5) корректирующие действия;

6) предупреждающие действия

Кроме обязательных процедур для обеспечения эффективности системы менеджмента качества организацией могут быть разработаны дополнительные документированные процедуры.

Рекомендуемый состав и содержание документированной процедуры приводится в последующих разделах настоящего документа.

Степень документированности системы менеджмента качества различных организаций отличается друг от друга и зависит от:

- размера организации и вида ее деятельности;

- сложности процессов системы менеджмента качества и их взаимодействия;

Copyright © 2009-2011 Support17.com
Любое использование материалов, опубликованных на support17,
разрешается только в случае указания гиперссылки на Support17.com

Родоначальницей всех приборостроительных специальностей явилась кафедра «Приборы точной механики», которая была открыта в 1961 г. на машиностроительном факультете.
В 1976 г. был организован оптико-механический факультет.

В связи с расширением приборостроительных специальностей в 1978 г. был открыт инженерно-физический факультет. В 1984 г. оптико-механический и инженерно-физический факультеты были объединены в один - инженерно-физический. В марте 1985 г. инженерно-физический факультет был переименован в приборостроительный.

Управление документацией – вечная боль - СМК - Управление производством

Пожалуй, ни один аспект управления качеством не вызывает столько ненависти и раздражения у сотрудников и руководителей подразделений как управление документацией.

Причины такой неприязни вполне понятны – бумаг много, за ними надо следить, тратить кучу времени на написание, контроль использования и они (бумаги) являются целью в любой проверке работы подразделения и/или сотрудника.

Почему же, несмотря на раздражение своих коллег, специалисты по качеству так яростно борются за эти самые ненавистные бумажки?

Для понимания важности документации начнем с определения – что такое документация?

Да простят меня многомудрые знатоки за простое объяснение:

«документация – это описание того, как мы делаем нашу работу».

Документация нужна самим работникам для правильной координации своей работы. Документация - это управленческий инструмент. она нужна руководителям. если они лично не контролируют выполнение работы подчиненными .

Документация нужна, когда мы хотим координировать нашу работу.

Правило большого пальца – опросите несколько сотрудников, как они делают определенную работу. Если объяснения отличаются – нужно писать инструкцию или регламент, точно описывающий выполнение этой работы.

Чем проще, тем лучше, при условии, что мы выполняем главную цель создания документа – объяснить читающему, как выполняется работа. То есть цель любого документа – точно и недвусмысленно описать деятельность. Однако простые тексты легче воспринимаются и запоминаются, поэтому любая документация это компромисс между простотой усвоения и достаточным количеством информации для описания работы.

Управление документацией похоже на уход за вещами. У некоторых одежда валяется кучками на полу, у некоторых аккуратно сложена в шкафу на определенных полках. Неряха теряет в личной жизни свое время, а в бизнесе - деньги и время фирмы.

Отсутствие необходимой документации или неправильное её использование приводят к ошибкам и потерям в работе организации.

Существуют различные типы и виды документации, я попробую в простой форме рассказать о них.

Стандарты организации (предприятия) – обычно это большие документы, описывающие важные виды деятельности, крупные процессы. Они являются основой документации системы качества. В идеале, вся собранная в них информация должна полностью описать, как работает организация.

Примеры таких стандартов – стандарт по претензионной работе, стандарт «производство», стандарт по управлению поставками, стандарт по складской деятельности и т.п.

Обратите внимание, что управление качеством сфокусировано на процессах, а не на подразделениях, поэтому стандарт обычно описывает процесс, в котором могут взаимодействовать несколько подразделений.

Регламенты – документы, описывающие конкретный процесс. Обычно они меньшего размера, чем стандарты, и узко сфокусированы на процессе. Исторически сложилось так, что регламент был привязан к производству, поэтому они и называются часто «технологическими регламентами», «банковскими регламентами» и т.п.

Часто происходит путаница и однотипные документы в одних организациях именуются стандартами, в других регламентами. Я не вижу особого смысла в установлении четких критериев, как называть тот или иной документ. Поэтому, для простоты, большой документ (больше процессов) называю стандартом, документ поменьше размером и по своей природе привязанный к производству – регламентом.

Инструкции – обычно это документ меньшего размера, чем стандарт / регламент. Инструкция описывает конкретную операцию (маленький процесс).

Существуют несколько типов инструкций

• должностные. описывающие ответственность, обязанности и права сотрудника
• по эксплуатации оборудования. описывающие как использовать единицу оборудования (прибор)
• рабочие/технологические. описывающие как выполнять конкретную операцию

Почти все предыдущие формы документов описывают процессы. Существуют другие виды документов организации, которые не фокусируются на процессах.

Положения о подразделениях – документы, похожие на должностные инструкции, но описывающие права, обязанности и взаимодействие подразделений. Задача такого документа – четко разъяснить читающему, какие процессы находятся в зоне ответственности подразделения, какими правами подразделение обладает и как взаимодействует с другими подразделениями.

Записи (журналы, отчеты, протоколы, рабочие тетради) – носители информации, документы, в которых хранится информация об различных операциях в организации.

Основное отличие записей от стандартов, инструкций и регламентов – записи описывают конкретные результаты деятельности, в то время как инструкции, регламенты, стандарты описывают, как должна выполняться деятельность.

Внешняя документация – часто организация использует в своей деятельности внешнюю документацию, которая разрабатывается и создается вне организации (справочники, журналы, техническая литература и т.п.). Несмотря на внешнее происхождение, такая документация тоже требует учета, контроля адекватности, правильного использования и хранения.

Все описанные выше документы представляют собой элементы системы документации.

Как и любая другая система, система документации требует инструкцию по применению. Такой документ обычно называется руководство по качеству. В нем коротко описываются основные процессы документации и документы, в которых содержится более подробное описание системы процессов в организации.

Название документа, номер редакции и его номер в системе учета документации. Отметка оригинал или копия, номер копии.

Зачем нужно? - Каждый документ должен быть идентифицирован (отличен) от других. Название документа и его нумерация решают эту проблему.

Предисловие / введение - коротко, кем разработан, когда введен в действие, новый документ или замена старого.

Зачем нужно? – Знать, кто разработал, какой другой документ / старая версия была до нынешней версии.

1. Содержание - разделы, страницы, на которых расположены разделы, перечень приложений.

Зачем нужно? – как и в любой книге, мы иногда хотим быстро найти конкретный раздел.

2. Утверждение - подпись ответственного лица, который утвердил документ, дата утверждения.

Зачем нужно? – Кто-то имеет право / обязанность проверить документ и разрешить его к использованию. Этот человек отвечает за все аспекты, связанные с использованием документа

3. Область применения - коротко излагается, что описывает документ и какие подразделения / сотрудников затрагивает.

4. Ссылки - здесь мы пишем, на какие другие документы ссылается наш документ или из каких других документов мы брали материалы.

5. Определения - если мы используем в документе внутренний термин или профессиональное выражение, например «квалификационные испытания, нужно объяснить его в разделе «определения».

6. Обозначения и сокращения – многократно употребляемое в тексте документа и загадочное сокращение КФИ должно быть расшифровано в соответствующем разделе «обозначения и сокращения». В данном случае речь идет снова об квалификационных испытаниях.

7. Общие положения / Введение – здесь коротко описывается структура документа и процессы, которые он описывает.

8. Тело документа - поэтапное описание деятельности, ради которого и создавался документ, поделенное на

9. Контроль изменений – здесь описывается кто, как и когда может вносить изменения в документ

Зачем нужно? – избежать путаницы. Вы всегда сможете проверить новая ли у Вас версия на руках или старая. Узнать, кто внес изменение и выяснить у него почему. Найти старую версию и проверить, как осуществлялась работа в интересующий Вас период.

10. Хранение документа – здесь описывается как, кто, в каких копиях и сколько времени хранит документ.

Зачем нужно? – Сам по себе документ является бумагой.

Значение он получает только в момент разработки и его использования. Очень важно установить четкий порядок сколько, как и где хранится документ. В этом разделе мы определяем кто и как будет читать документ (тот, кто хранит документ либо читает его сам, либо обеспечивает доступ других сотрудников).

11. Подписи разработчиков документа и подписи согласовывающих сотрудников / руководителей.

Зачем нужно? – Подписи являются доказательством согласования документа. Подписавший дает согласие на данную версию документа и на все действия, которые документ описывает.

12. Приложения – схемы операций, таблицы с данными и т.п.

Зачем нужно? – Визуальное восприятие информации намного нагляднее текста, поэтому я всегда рекомендую чертить простые схемы вместо длиннющих объяснений.

Схемы и таблицы в качестве приложения удобнее менять - не нужно менять и согласовывать заново весь документ, а только приложение.

Их также удобно извлекать - проще распечатать и повесить на стену в офисе приложение из стандарта, на котором есть номер и отметка о том, что это приложение, чем какую - то неизвестную таблицу, распечатанную неизвестно откуда.

13. Лист регистрации изменений – здесь мы отмечаем внесенные изменения и дату их внесения.

Зачем нужно? – Здесь регистрируется тот самый контроль изменений, о котором я говорил в пункте 11.

Несколько важных разъяснений по поводу элементов документа:

Не все изложенные выше элементы документа являются необходимыми в каждом документе. Но чем сложнее документ, тем выше потребность в вышеизложенных элементах.

Некоторые элементы являются обязательными. В любом документе, как минимум, должны присутствовать название документа, утверждение документа, тело документа и согласование.

Выполнение остальных требований может выполняться путем контроля и регистрации в сторонних документах (например, требования к хранению бланков могут описываться в отдельном стандарте по управлению записями).

Жизнь документа в организации похожа на жизнь живого организма. Он рождается, живет и умирает, уходя в архив и/или утилизацию.

Так как документ определяет процесс выполнения работы, то разрабатывать документы могут сотрудники, наделенные правом / обязанностью разработки документации. Обычно документ разрабатывает человек, хорошо знакомый с процессом, который будет описан в документе.

В некоторых компаниях документацию разрабатывают специально назначенные люди. Тем не менее, я бы рекомендовал делить работу по разработке так – тот, кто знает процесс, отвечает за содержание документа, специалист по документации отвечает за форму документа.

Перегибы в делении работы по разработке недопустимы. Неправильно оформленный документ приведет к ошибкам в использовании документа. Неправильно описанный процесс приведет к ошибкам в описываемой в документе работе.

Очень часто документ затрагивает работу разных сотрудников и подразделений. Отсюда и возникает необходимость согласовать описываемую в документе деятельность с этими людьми. Часто документ вызывает споры и возражения, поэтому необходимо координировать внесение изменений в процессе согласования, проведение встреч и обсуждений. Другими словами, необходимо наличие ответственного за согласование документа, который бегает от начальника к начальнику, сглаживает споры, предлагает компромиссы, улаживает путаницу и т.п.

Итак, позади споры и согласования, документ готов. Но в каждой компании, исповедующей принцип единоначалия, за утверждение каждого документа определенного ранга отвечает один руководитель. Поэтому кто-то должен взять на себя ответственность и разрешить документ к использованию.

Это вовсе не простая формальность! Я уже говорил о том, что документ это координация работы. То есть каждый новый документ является частью целой системы координации работы в организации.

Например - новая инструкция должна быть упомянута в соответствующем стандарте по управлению оборудованием. Она должна быть упомянута в руководстве по качеству в общем перечне инструкций предприятия. Необходимо определить сроки её хранения и ответственных по её использованию. Вся эта важная деятельность начинается с регистрации нового документа в системе.

Обычно документы создаются для координации работы разных сотрудников и подразделений.

• определить, кто будет пользоваться документом
• кто будет отвечать за его хранение (есть разница, например, инструкцией пользуются рабочие, за хранение отвечает мастер)
• заменить старую редакцию документа (старую версию, в случае замены)
• удалить устаревшие документы
• распространить копии нового документа установленным сотрудникам (оригинал должен храниться в центре документации с другими оригиналами)

Любой документ создается чтобы его читали. Удивительно, но эта банальная мысль отсутствует в деятельности многих организаций. Там документы просто создаются и ложатся на полку, оправдывая насмешливое определение ИСО 9001 – «фабрика бумаги». В других организациях все заканчивается полумерами – «на, почитай на досуге», и документ ложится на пыльную полку после минутного пролистывания.

Только в немногих организациях существует процедура проверки знаний после ознакомления с новым документом – «прочитай и расскажи содержание», которая и гарантирует реальное ознакомление с новым документом.

С течением времени меняется организация, меняется работа, меняются и документы.

Очень важно контролировать правильное внесение изменений в документ. Нельзя забывать, что любое изменение может затрагивать работу не только инициатора изменения, но и других сотрудников.

• согласовать изменение со всеми заинтересованными сотрудниками
• утвердить изменение у ответственного руководителя после согласования
• заменить устаревшие оригинал и копии на новую редакцию документа (самая распространенная ошибка в управлении документацией)

Несмотря на жесткий контроль внесения (и не внесения) изменений, – они накапливаются. И время от времени мы должны регулярно (скажем, раз в год) проверять соответствие того, что написано - тому, что в реальности происходит.

В случае обнаружения отличий есть два выхода - делай, как написано или поменяй документ.

Сдача в архив (извлечение из использования)

Приходит момент, когда документ прекращает находиться в использовании и удаляется в архив или в утилизацию.

Несмотря на то, что процесс описания работы в документе уже устарел, плоды этой работы могут существовать, поэтому обычно документы хранятся некоторое время в архиве. Важно не забыть удалить все устаревшие копии, иначе это может привести к путанице и ошибкам.

Среднестатистический руководитель отдела в любой организации имеет дело с большим количеством документов. От него требуется соблюдение правил управления документацией. В большинстве организаций эти правила описываются в пространных документах толщиной в десятки страниц. Трудно ожидать от занятых начальников зазубривания этих правил наизусть.

Опыт работы с большим количеством сотрудников в разных организациях показал мне, что намного эффективнее использовать памятки по контролю документации.

Пример такой памятки:

1. Составь и утверди перечень документации (Руководство по качеству, Стандарты и регламенты предприятия, положения и инструкции, внешняя документация), используемой в твоем подразделении. Храни его в подразделении.
2. Запроси от службы качества срок хранения для каждого документа (если не получил ответа – храни 3 года).

1. руководство по качеству
2. Стандарты и Регламенты
3. положения и инструкции
4. записи

Руководство по качеству

Руководство по качеству является одним из важнейших документов при построении системы менеджмента качества. Основным назначением данного документа является общее описание системы качества и составляющих ее подсистем (планирование, управление, обеспечение и улучшение качества).

Вам необходимо разработать руководство по качеству своей организации, если требуется:

• Доступно и структурировано изложить политику, процедуры и требования организации в области качества;
• Описать и внедрить действующую систему качества;
• Оптимизировать деятельность предприятия в области качества;
• Обеспечить документированную основу для проведения проверок системы качества;
• Обеспечить непрерывность функционирования системы качества;
• Подготовить персонал в области менеджмента качества;
• Продемонстрировать соответствие системы качества предприятия требованиям стандартов ИСО 9001;
• Продемонстрировать соответствие системы качества требованиям к качеству в конкретных ситуациях (при участии в тендере, при вступлении в СРО и т.д.).

Если у Вас возникли вопросы,
Вы можете задать их квалифицированным специалистам

или позвонить по телефону: +7 (495) 668-09-59

Разработка руководства по качеству с учетом специфики деятельности конкретной организации сложный и кропотливый процесс и, как правило, для создания такого документа требуется помощь квалифицированных специалистов. Если обратиться в специализированный центр и заказать полностью процедуру разработки руководства по качеству и сертификации системы менеджмента качества, то в этом случае Вы оплачиваете также процедуру аудита документации и выдачу подтверждающих документов. А это является весьма дорогостоящей услугой. Если нужна только руководство по качеству, но не нужен сертификат? Зачем оплачивать дополнительные услуги?

Сэкономьте 40 000 руб. - закажите разработку Руководства по качеству.

Стоимость разработки руководства по качеству

составляет 50 000 руб.

Наши специалисты разработают для Вас работающую систему менеджмента качества, задокументированную в виде руководства по качеству организации, соответствующую всем необходимым требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008. В дальнейшем Вы также сможете пройти процедуру сертификации в любом сертификационном центре.

Если у Вас есть какие-либо вопросы

относительно разработки руководства по качеству,

Вы можете задать их, позвонив по телефону+7(495) 668-09-59