Внутренняя опись документов в личном деле работника

Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.

Личное дело формируется:

• на кадетов, курсантов;
• госслужащих (гражданских, сотрудников правоохранительных органов, службы МЧС и т. п.);
• военнослужащих;
• работников предприятий, где есть секретные цеха (в частности, оборонно-промышленного комплекса).

Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).

Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.

Личное дело работника включает:

• его автобиографию;
• заполненную анкету;
• заявление о приеме на работу;
• характеристику с прошлого места работы;
• копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу.

Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п.

При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.

Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи.

Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.

Для каждого документа рекомендуется указывать в описи:

• его дату и номер;
• название;
• номер листа в личном деле;
• является документ оригиналом или копией.

Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.

При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.

Перед передачей личного дела в архив в описи:

• пустые поля перечеркиваются буквой Z;
• делается запись об общем количестве документов и страниц;
• ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И. О.) и дата сдачи в архив.

Скачать образец описи документов в личном деле работника можно здесь: Образец описи в личное дело .

Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.

Внутренняя опись документов личного дела- образец и бланк описи

Внутренняя опись документов личного дела - это оглавление, перечень материалов, помещенных в личное дело работника.

Внутренняя опись составляется для учета документов в деле и помогает быстро найти нужный документ. Заголовок всегда должен однозначно говорить о содержании документа. Например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в деле содержится автобиография, копии документов об образовании, копии приказов по личному составу и так далее. Открыв личное дело и прочитав внутреннюю опись, вы будете точно знать, какие документы находятся в личном деле сотрудника. Поэтому при повседневной работе специалисту удобно иметь внутреннюю опись в личных делах сотрудников.

Бланк описи документов сразу вкладывается в дело и заполняется по мере поступления документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи оформляется итоговая запись, в которой указывается, сколько документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы описи дела нумеруются отдельно. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.

Внутренняя опись заполняется и подписывается лицом. ответственным за ведение личных дел, с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Этот документ используется в следующих процедурах:

Техподдержка 8-800-333-14-84 Звонок по РФ бесплатный ICQ: 609-394-313 E-mail: support@freshdoc.ru Skype: freshdoc.support Отдел продаж +7 (495) 212-14-84 sales@freshdoc.ru Заказать звонок

• Тарифы
• Интеграция с 1С
• Партнерам
• Для СМИ
• Проекты
• О компании
• Видеогид
• Блог
• Способы оплаты
• Лицензии и сертификаты

• Правила использования сервиса
• Правила использования информации с сайта
• Политика конфиденциальности

Копирование и дальнейшее распространение любых текстов с сайта freshdoc.ru без разрешения авторов или администрации сайта, а также заимствование фрагментов текстов будет рассматриваться как нарушение авторских прав. Помните об ответственности, предусмотренной ст.146, п.3 УК РФ. Смотрите правила.
© 2016 DocLab

Скачать образец бесплатно

На практике составление внутренней описи документов дела часто превращается в добровольное занятие. Ибо согласно нормативно-методическим документам ее требуется вести только для учета специфичных документов длительных сроков хранения – постоянного и временного > 10 лет (речь идет о следственных, судебных, личных делах и т.п.), а также, если по заголовкам не понятно содержание этих документов. Так вы всегда можете сказать, что вам понятно.

Таким образом, в текущем делопроизводстве внутренняя опись документов дела ведется для учета важных документов, потеря которых действительно будет служебной неприятностью. Например, к документам личного дела должна прилагаться опись. На практике внутренняя опись также служит для быстрого поиска документов в деле. К примеру, без нее бывает весьма трудно найти нужный приказ в огромном томе.

Для внутренней описи существует установленная нормативными требованиями форма.

Вы можете скачать образец внутренней описи документов дела.doc с примером заполнения.

На образце посмотрите какие сведения требуется указывать в описи. И еще обратите внимание на необходимость составления итоговой записи к ней, и требование подписывать опись ее составителем.

Если архивное дело подшито без внутренней описи, то она может проклеиваться к обложке дела с внутренней стороны.

29 Сентября 2016

В период простоя работнику в общем порядке выплачивают заработную плату, а не компенсационные выплаты. Оплату простоя облагают страховыми взносами в ПФР, ФФОМС, ФСС России и взносами на "травматизм". Если время простоя оплачивается, то указанный период засчитывают в страховой стаж сотрудника.

Хотя аптечное учреждение занимается довольно узким и специфическим видом деятельности и, как правило, не ведет деятельности за рамками своего профиля, если оно находится на общем режиме налогообложения, ему необходимо позаботиться о соблюдении раздельного учета различных видов реализуемой продукции, чтобы не допустить ошибок при исчислении НДС.

С 1 января 2017 года вступит в силу недавно принятый Федеральный закон № 238‑ФЗ «О независимой оценке квалификации» (далее – Закон № 238‑ФЗ), устанавливающий порядок прохождения такой оценки работниками. Одна из целей введения этой процедуры – создание для работника возможности подтвердить свою квалификацию не у своего работодателя или образовательном учреждении, а в других, независимых, специально созданных для этого организациях. Предполагается, что такая оценка будет удобна не только для работников, но и для работодателей. Правда, убедиться в этом мы сможем еще не скоро. А пока попробуем разобраться, что на сегодняшний момент установил законодатель по поводу независимой оценки квалификации работника.

28 Сентября 2016

Если налоговые платежи перечисляются в бюджет с опозданием (то есть с нарушением установленных сроков), то помимо самих налогов необходимо дополнительно уплатить еще и пени. Расчет пеней является, пожалуй, одной из самых рутинных задач, которую приходится решать бухгалтеру. Впрочем, для ее успешного выполнения ему нужно учесть ряд нюансов.

Торговое предприятие (применяющее УСНО) планирует принять участие в региональной выставке-ярмарке «Школьный базар». Должно ли оно оборудовать торговое место ККТ либо торговлю можно осуществлять без применения кассового аппарата (выдавать покупателям по их требованию квитанции)?

Внутренняя опись документов личного дела образец

Внутренняя опись документов дела — это документ, который указывает, какие именно бумаги, документы содержатся в нем, на какой странице личного дела. Опись носит важную функцию — позволяет быстро уточнить, имеется ли нужный бланк в личном деле и где именно он хранится.

Личное дело заводится на конкретного работника и включает всю ту документацию, которая имеет отношение к его личности и трудовой деятельности — всевозможные приказы, заявления, копии документов, предоставленных работников, личная карточка. трудовой договор и прочая документация. Если работник трудится на предприятии длительное время, то количество документов дела может быть существенным. Для того чтобы легко и быстро в них ориентироваться, составляется внутренняя опись.

О составе и особенностях ведения личного дела работника можно почитать в этой статье.

Внутренняя опись может быть оформлена в виде таблицы, в которую последовательно вносятся все документы дела. Полученный бланк вкладывается в него для быстрого поиска информации.

Бланк внутренней описи может включать следующие сведения:

• номер личного дела работника, к которому составляется опись;
• индекс документа;
• дата, указанная на бланке, входящем в состав;
• заголовок и название бланка;
• номера листов, где можно найти указанный бланк;
• количество листов описи — пишется прописью;
• количество документов, включенных в опись;
• подпись ответственного лица;
• дата.

Если в личное дело вносится новый бланк, то он также должен быть включен в перечень.

Внутренняя опись документов личного дела образец — скачать .

Внутренняя опись документов личного дела - образец

Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую категорию (в документоведении чаще всего именуемую «дело»), посредством которой документы необходимым образом индексируются, классифицируются и нумеруются.

В соответствии с п. 3.6.17 Правил Росархива от 06.02.2002 (обязательных для государственных организаций и рекомендуемых для частных фирм) внутренняя опись используется в целях учета документов с постоянным сроком хранения или же превышающим 10 лет, а также тех, которые имеют особую ценность для организации.

Если фирма следует нормам ведения документации, определенным Росархивом, то в качестве формы для внутренней описи ей следует задействовать ту, что утверждена в приложении № 10 к вышеуказанным Правилам.

Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:

• трудовой договор;
• заявление о приеме на работу;
• инструкции — по охране труда, должностная;
• личная карточка сотрудника;
• копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
• автобиография;
• характеристики и рекомендации.

Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы по приложению № 10 к Правилам Росархива.

В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:

• порядковых номеров, индексов, дат составления, заголовков документов, номеров листов, примечаний;
• итогового количества документов в описи;
• общего количества листов описи.

Подписывается документ сотрудником, который его составил.

Загрузить образец внутренней описи документов личного дела вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас документ, составленный на основе формы описи, которая предложена Росархивом.

Скачать образец внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись — в большинстве случаев, необходимый элемент внутрикорпоративного документооборота, поскольку при работе с кадровой документацией недопустимы ошибки и неточности. Структура внутренней описи документов по форме Росархива в достаточной мере проста и в то же время эффективна.

Ознакомиться со спецификой прочих видов описей вы можете в статьях:

Личное дело работника - его формирование, ведение и хранение

Согласно законодательству, личные дела (ЛД) обязательно должны вестись на служащих государственных учреждений, остальные предприниматели и юридические лица могут вести подобную документацию по желанию. Но иметь личное дело сотрудника на предприятии очень удобно, потому что вся информация на работника собрана в одном месте, и при желании руководитель или кадровик легко могут получить необходимые сведения о служащем даже без его непосредственного участия.

При этом необходимо помнить, что все предприниматели должны вести личные карточки своего персонала по унифицированной форме Т-2, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Формированием ЛД занимается отдел кадров или ответственный за ведение самой кадровой документации сотрудник, если предприятие небольшое.

Указ Президента Российской Федерации от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» диктует порядок ведения ЛД федеральных государственных служащих, а Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» поясняет процедуру учета сведений о гражданских государственных служащих.

Для прочих тружеников никакого порядка не установлено, поэтому персональные данные на них можно вести так, как заведено на предприятии. Формирование личного дела работника начинается после оформления приказа о приеме на работу. Обычно сведения о сотрудниках ведут в папках-скоросшивателях.

Первым делом в папку сотрудника попадают документы, которые он предоставил в отдел кадров при устройстве на работу, постепенно туда будут добавляться прочие сведения о нем.

Как правило, личное дело работника содержит следующие документы:

• заявление о приеме на работу ;
• анкету сотрудника или автобиографию;
• трудовой договор, трудовое соглашение или контракт;
• резюме;
• личный листок по учету кадров (с дополнениями);
• копии документов об образовании;
• характеристику служащего или рекомендательные письма;
• паспортные данные, копии свидетельства о браке и рождении детей;
• копии документов об утверждении в должности;
• копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;
• копии документов о награждении или наложении взыскания;
• аттестационные листы;
• должностные инструкции;
• свидетельства, дипломы;
• списки изобретений, научных трудов;
• справки и другие документы, которые относятся к данному сотруднику;
• внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле.

Внутренняя опись персональных данных служащего включает сведения о документах, содержащихся в личном деле, их порядковых номерах, индексах, датах и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Документы ЛД и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно.

Внутреннюю опись составляет работник, ведущий персональные данные сотрудника. Документы в личном деле человека добавляются и учитываются в хронологическом порядке, по мере поступления новых данных. К таким данным относятся свидетельства, приказы по личному составу и выписки из них, справки – любые, подтвержденные документально сведения, имеющие отношения к работе сотрудника. Устное заявление служащего не является достаточным основанием для внесения изменений и дополнений в ЛД.

Несмотря на вольную форму ведения личного дела работников на предприятиях, существует форма оформления титульного листа, установленная ГОСТом 17914-72, и лучше ее придерживаться.

Обложка ЛД сотрудника оформляется следующим образом:

• в верхней правой части указывается порядковый номер дела;
• посередине обложки указывают наименование структурного подразделения и предприятия, в котором работает человек;
• ниже ставится надпись: «Личное дело №…» и дублируется номер из верхнего правого угла, еще ниже указывается фамилия, имя и отчество труженика;
• в правом нижнем углу указывают дату начала и дату окончания дела, срок хранения и количество листов.

На предприятии, где ведется трудовая история работников, должен быть заведен журнал (книга) учета личных дел служащих. Сотрудник, ответственный за ведение ЛД персонала, или отдел кадров фиксирует в нем порядковые номера этих документов (в хронологическом порядке), фамилии, имена и отчества работников. Также в журнале отмечают даты постановки (день приема сотрудника на работу) и даты снятия (день увольнения служащего) ЛД с учета.

Личные дела сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Из-за этого они должны храниться отдельно от трудовых книжек и находиться в сейфах или специальных металлических шкафах, как правило, в отделах кадров. Поскольку содержание ЛД работника относится к персональным данным (которые охраняются законодательно), доступ непосредственно к ним должен быть ограничен.

Все документы для формирования личного дела должны передаваться под роспись ответственному работнику отдела кадров (или иному назначенному сотруднику), который отвечает за само ведение подобной документации. Этот сотрудник также несет ответственность за сохранность папок. Хранить ЛД при этом можно в любом удобном порядке: по номеру или по алфавиту.

Руководитель предприятия также должен издать отдельный документ, в котором устанавливается ознакомление с личными делами и порядок их выдачи, сотрудники, получающие допуск к пользованию персональными сведениями, а также лицо, ответственное за оформление ЛД работника.

Следует помнить, что сотрудникам на руки их личные дела не выдаются. Служащий может ознакомиться непосредственно со всеми данными о себе только в отделе кадров, в присутствии ответственного работника, который должен отразить во внутренней описи факт ознакомления с ЛД. Сотрудники, которые имеют допуск к работе с этими сведениями, не имеют право вносить туда никаких изменений, изымать какие-либо документы и тому подобное. Любое изменение документации ЛД может совершать только то лицо, которое отвечает за ведение и хранение персональных данных в целом. После возвращения ЛД ответственному работнику он обязан проверить, все ли документы на месте и в первозданном виде.

Личное дело сотрудника ведется до момента его увольнения с предприятия. После увольнения работника папка с персональными данными о нем передается на хранение в архив. В архиве документы также должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Срок хранения для личных дел сотрудников установлен 75 лет, ЛД руководителей же хранятся постоянно (бессрочно).

Надеемся, наша статья подсказала вам, как вести личную документацию работников.

Опись документов имеющихся в личном деле бланк форма 1 - есть ответ

| Автор: tukeixxx | 27 Мар 2016, 11:43

Уникальная возможность скачать хоть какой документ в doc и pdf полностью безвозмездно. Т-2 в личные дела не подшиваются, они формируются в отдельное дело по году увольнения, карточки в деле размещаются в алфавитном порядке. Адв-6-, передаваемых страхователем в пфр формирование адв-6-. Опись документов, представляемых в министерство потребительского рынка и услуг. Опись дел по личному составу документ, содержащий список документов по личному составу, находящихся в архиве организации, с неотклонимым указанием индексов, заглавий документов и другой инфы.

Для внутренней описи существует установленная нормативными требованиями форма. Работники должны временами быть осведомлены с ведущимся на их личным делом (обычно один раз в год). Заголовок, состоящий из 2-ух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Констатирующая часть в приказе завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку, с новейшей строчки без отступа от левого поля строчными знаками. русской федерации к дисциплинарной и другой ответственности за разглашение секретных сведений, содержащихся в личных делах, а также за другие нарушения порядка ведения личных дел работников.

тут же может даваться короткая черта рассматриваемого вопроса, в том числе с указанием недочетов и упущений. не считая того, каждый сотрудник сумеет в хоть какой момент и без сторонней помощи точно сориентироваться в массиве документации. Дела. которые подтверждают изменение в сведений о. Внутренняя опись документов личного дела. С утвержденного подлинника должностной аннотации снимаются две копии, которые заверяются подходящим образом (в том числе печатью компании). При необходимости детализации предписываемых действий распорядительная часть приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В случае если в трудовой книге заполнены все странички 1-го из разделов, в трудовую книгу вшивается, который оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книга. Также другие формы из статьи составляем аннотацию по кадровому. Обложка для личного дела работника (рекомендуемая форма). Одной чертой зачеркивается прежняя фамлибоя либо имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. - таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован.