Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек - образец заполнения

Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.

Структура журнала выглядит следующим образом:

Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.

После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат. Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя. Однако он может издать распоряжение, в котором назначит человека, отвечающего за сохранность книжек.

Правила обязательны к исполнению. В случае нарушения правил, предусматривается штраф или же отстранение работодателя от его деятельности.

Несмотря на то что журнал учета имеет строгую структуру, единого правила оформления для данного документа нет. Несмотря на это, процедура регистрации трудовых книжек структурирована.

Бланки будущих трудовых книжек и их вкладышей подлежат строгому учету в специальной приходно-расходной книге. Она находится «на балансе» бухгалтерского отдела.

Трудовые книжки имеющие записи, находятся в ведении работодателя или же ответственного за их сохранность сотрудника. Книга учета нового образца (введена в 2003 году) имеет тринадцать граф. Рассмотрим назначение каждой графы:

• 1 — Порядковый номер.
• 2, 3, 4 — Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
• 5 — ФИО работника.
• 6 — Серия и номер трудовой книжки.
• 7 — Должность работника.
• 8 — Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
• 9 — Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
• 10 — Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
• 11 — Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
• 12 — Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
• 13 — Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.

Оформление журнала учета на заполнении граф не заканчивается.

Помимо этого, существуют общие правила оформления:

• Книга должна иметь плотную обложку.
• Страницы журнала прошнурованы и пронумерованы.
• На последней странице указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц.

Последняя страница содержит подпись ответственного лица либо руководителя организации. Журнал учета должен быть опечатан сургучной либо пленочной печатью, в соответствии с ГОСТом.

Как говорилось выше, книга учета должна иметь подпись руководителя организации либо ответственного лица. Подписывая документ, подписывающий должен убедиться в том, что книга учета заполнена, верно, правильно оформлена, в записях отсутствуют ошибки и неточности. Кроме подписи на последнем листе, должна содержаться информация о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.

Книга учета имеет четкие правила ведения, речь о которых пойдет ниже:

• Она используется до фактического ее окончания.
• Страницы нумеруются и прошнуровываются.
• Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
• Выполняется в твердой, плотной обложке.
• Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
• Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
• В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.

Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал. Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным. Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.

Сотрудник кадровой службы, допустивший ошибку, может в скобках после неверной записи оставить следующую строчку: «запись недействительна». И в месте, ниже неверной записи указать верный вариант. При этом неверную информацию зачеркивать не стоит. Стоит сказать, что этот способ исправления ошибки является наиболее верным.

Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно. К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме. Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».[/box]

ООО «название организации»

КНИГА УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

Начата: «__» ____________ 20 __ года

Окончена: «__» ____________ 20 __ года

Стоимость данного документа зависит от многих факторов:

1. Вид обложки: твердый переплет либо мягкий картон.
2. Число страниц.
3. Использование ламинированной бумаги.
4. Шнуровка и опечатка книги.

В соответствии с правилами, книга должна быть опечатана, и иметь шнуровку. Обложка должна быть выполнена в твердом виде (подойдет и картонная обложка, для книги малой толщины) книгу, имеющую большое количество страниц, рекомендуется приобретать с твердым переплетом. Книга большой толщины, с твердым переплетом, прошнурованная и пронумерованная обойдется организации в 300-500 рублей.

Правила заполнения титульного листа трудовой книжки

Правила внесения исправлений в трудовой книжке — образец

Общие правила ведения и оформления трудовой книжки

Журнал учета трудовых книжек: скачать образец заполнения и изучить правила составления

Трудовые книжки и их вкладыши (далее – трудовые книжки) признаются бланками строгой отчетности и подлежат не только правильному заполнению, но и учету, который осуществляется в специальной форме – в Журнале учета трудовых книжек (потом по тексту – Журнал).

Но многие предприятия игнорируют необходимость заполнения данного Журнала, считая эту процедуру пустой тратой времени и расширением документооборота, хотя на самом деле эта процедура – законная обязанность работодателя !

Данный журнал относится к регистрам, где происходит накопление информации о приходно-расходных операциях с трудовыми книжками.

Скачать образец бланка Журнала учета трудовых книжек и полный текст Постановления Минтруда РФ №69.

Страницы этого журнала имеют строгую унифицированную форму. утвержденную Минтруда РФ в Постановлении №69 от 10.10.03г. Потом все эти страницы Журнала либо самостоятельно сшивают. нумеруют и скрепляют подписью руководителя компании-работодателя и печатью. Либо приобретается уже готовая книга, которую впоследствии тоже обязательно прошнуровывают, нумеруют постранично и скрепляют печатью и подписью руководителя предприятия.

Обязанность учитывать трудовые книжки именно в Журнале утверждена Правительством РФ в Постановлении №225 от 16.04.03г. (по тексту – Постановление №225). В его пункте 40 указано, что для учета трудовых книжек работодатель обязан открыть приходно-расходную книгу, которую иначе называют Журналом учета трудовых книжек. Причем, данная обязанность возлагается именно на работодателя без уточнения его правовой формы, а значит, на всех предпринимателей и юридических лиц, которые заключили трудовой договор с сотрудниками.

В этом Журнале отражаются все операции по приходу трудовых книжек (например, операции по приобретению за плату или по иному поступлению) и по их отпуску, как правило, в кадровую службу.

Журнал находится в ведении бухгалтерии предприятия, поскольку в этом регистре отражаются операции, не связанные с кадровым делом, а лишь с движением бланков строгой отчетности – трудовых книжек. Об этом напрямую сказано в Постановлении 225, в пункте 41.

Журнал ведется любым сотрудником бухгалтерии, но на которого возложена должностной инструкцией данная обязанности и с которым заключен договор материальной ответственности за бланки трудовых книжек.

Хранение данных бланков и Журнала по их учету организуется на предприятии в порядке, аналогичном для хранения любых бланков строгой отчетности:

• в специальных шкафах или сейфах, где данные документы надежно защищены от порчи, утраты или хищения;
• в ограниченном доступе, и непосредственно в бухгалтерии.

Выдача трудовых книжек осуществляется только кадровой службе:

• их выдают только тем лицам, которые ответственны за их ведение;
• выдают только на основании письменной заявки, подаваемой данным лицом;
• кроме того, выданные трудовые книжки подвергаются обязательной, ежемесячной инвентаризации .

Таким образом, сотрудник бухгалтерии, на которого возложена обязанность по первичному учету трудовых книжек, должен быть уведомлен в письменной форме о круге лиц, кому он вправе выдавать трудовые книжки и при каких обстоятельствах. Как правило, для данной цели издается локальный нормативный акт .

В конце каждого месяца сотрудник кадрового отдела компании, получающий трудовые книжки, должен представить в бухгалтерию отчет согласно пункту 42 Постановления №225. В этом отчете:

• указывается количество оставшихся у него трудовых книжек;
• указываются полученные от сотрудников предприятия суммы за трудовые книжки;
• прикладываются копии приходных кассовых ордеров. подтверждающих факт расчета сотрудников за трудовые книжки.

Что касается заполнения самого Журнала, то поскольку данный документ находится в ведении бухгалтерии и представляет собой регистр унифицированной формы, в котором происходит накопление данных о хозяйственных операциях и на основании первичных документов, то на порядок ведения Журнала можно распространить положения федерального закона о бухучете №402-ФЗ от 06.12.11г, но с учетом специфических норм, какие установлены Постановлением №225.

Все операции поступления и выбытия в Журнале оформляются непосредственно в день совершения данных операций и обязательно на основании первичных документов :

1. подтверждением прихода трудовых книжек могут служить товарный чек. накладная. и иные документы;
2. для подтверждения выбытия трудовых книжек могут использоваться только два документа: письменное заявление кадрового работника, который работает с трудовыми книжками, об их выдаче; и акт, который составляется на уничтожение испорченных бланков.

В Журнале учет ведется сразу по нескольким показателям в количественном и в стоимостном выражении, в рублевом эквиваленте, и обязательно отдельно по вкладышам и по трудовым книжкам:

• по серии и номеру бланков;
• по дате их поступления и выбытия;
• по лицам, получившим бланки или от которых они поступили на предприятие.

При этом общая стоимость бланков в Журнал проставляется с НДС или без НДС в зависимости от налогового режима. который применяет предприятие – работодатель.

Кроме того, очень важным моментом является специфическая норма, которая установлена п.41 Постановления №225: Журнал должен быть обязательно представлен в бумажном виде.

Что касается допущения ошибок в этом регистре и порядка их исправления, то не существует на эту тему нормативных предписаний. А есть лишь рекомендации специалистов.

Поэтому, если обнаружена ошибка в Журнале, следует:

• внести дополнительную запись в обычной строке, указав в ней «Запись под №___ считать недействительной»; поставить рядом с ней подпись лица, вносящего корректировку, и ее дату;
• а ниже – проставить правильную запись с указанием «Запись под №___ считать действительной», подпись исправляющего запись лица и дату исправления.

Кстати, исправления в Журнал могут вносить только ответственные за его ведение лица.

Постановление №225 довольно скупо высказывается в отношении Журнала, используемого для учета бланков трудовых книжек. В частности, работодатель обязан все его страницы пронумеровывать, прошнуровывать вместе и скреплять сургучной печатью и подписью руководителя компании.

Но сургучная печать есть редко в какой фирме. Что же делать? Для этой цели концы шнурка, которым скрепляются все листы Журнала, выводятся на последней странице, проклеиваются листком бумаги, где ставится обычная печать компании. Именно компании, а не штампик бухгалтерской службы. Что касается нумерации страниц, то это делается сразу, как только заводят Журнал.

Кроме того, Журнал должен быть оформлен сразу на бумажном носителе или его можно вести с помощью программного обеспечения? Об этом ничего не сказано. Но из Постановления №225 видно, что для цели хранения данный регистр должен быть выведен обязательно на бумаге. Однако во избежание несанкционированного внесения исправлений в Журнал следует сразу вести его от руки и без помощи программных средств. Или в электронном виде, но с гарантией ограниченного доступа к документу и с последующим выводом его на бумажный носитель для передачи в архив.

Поскольку в работе Журнал находится, как правило, несколько лет, у него должны быть твердые обложки, которые надежно защитят его содержимое от порчи. Такая обложка понадобится ему и при передаче регистра для хранения на срок не менее 5 лет. Несмотря на то, что многие считают сроком хранения данного документа срок не менее 50 лет, с этим можно поспорить. Такой срок отведен для документов по личному составу, но Журнал в отличие от Книги учета движения трудовых книжек – это лишь регистр, в котором учитываются бланки строгой отчетности, а не личный состав!

Несмотря на то, что этот Журнал является регистром для учета строгих бланков, наказание. в частности, за его отсутствие довольно суровое:

Кроме того, если будет выявлено данное нарушение повторно. то с учетом ранее предъявленного штрафа:

• должностному лицу грозит наказание на сумму от 10тыс. до 20тыс. рублей, или дисквалификацией от 1 года до 3-х лет;
• предпринимателя накажут на сумму от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;
• организации придется выплатить от 50 тыс. до 70 тыс. рублей!

Поэтому стоит ли рассуждать: нужно или нет заполнять Журнал учета трудовых книжек?!

Правила оформления и оборота трудовых книжек рассмотрены в следующем видеосюжете:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Книга учета трудовых книжек

В этой статье вы найдете ответы на такие вопросы: как вести учет трудовых книжек и кто отвечает за этот процесс; какие сведения вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; какие сведения вносят в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; какая ответственность предусмотрена за отсутствие учета трудовых книжек.

В этой статье вы найдете ответы на такие вопросы:

• Как вести учет трудовых книжек и кто отвечает за этот процесс;
• Какие сведения вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• Какие сведения вносят в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• Какая ответственность предусмотрена за отсутствие учета трудовых книжек.

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Порядок учета и хранения трудовых книжек установлен в разделе VI Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила).

У вас не останется вопросов об учете трудовых книжек после прочтения статьи по ссылке.

Согласно правилам учета трудовых книжек нужно:

• учитывать трудовые книжки;
• бланки закупленных трудовых книжек;
• вести учет вкладышей в трудовую книжку.

Для этих целей компании используют (п. 40 Правил):

• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Книгу учета трудовых книжек (приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее) ведет бухгалтерия организации (п. 41 Правил).

В журнал учета трудовых книжек вносят сведения обо всех операциях, связанных с покупкой и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. А также вносят данные о стоимости бланков.

Образец книги учета трудовых книжек приведен в приложении 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Все листы в книге учета трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя компании, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил).

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (журнал учета движения трудовых книжек) ведет кадровая служба или другое подразделение организации, которое отвечает за прием и увольнение работников (регистрирует все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу и трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам при увольнении).

Если кадровой службы в компании нет, обязанность вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на бухгалтерию.

• о дате приема сотрудника на работу;
• его фамилия, имя и отчество;
• серия и номер трудовой книжки и вкладыша;
• должность и место работы;
• реквизиты документа, на основании которого сотрудник принят на работу.

Образец книги учета движения трудовых книжек приведен в приложении 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Книга регистрации трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил).

Работник расписывается в журнале регистрации трудовых книжек, а также в личной карточке, когда получает трудовую книжку при увольнении.

Работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них обязан организовать работодатель (п. 45 Правил).

Работодатель приказом назначает специально уполномоченных лиц, ответственных за ведение журнала учета трудовых книжек и журнала регистрации трудовых книжек.

Если в компании не ведутся эти журналы, трудовая инспекция может наложить штраф в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 1000 до 5000 руб. – на руководителя;
• 30 000 до 50 000 руб. – на организацию.

В случае повторного нарушения руководителя могут дисквалифировать на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

В настоящее время можно выдать работнику только заверенную копию или выписку из трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ). Оригинал трудовой книжки он получает при увольнении (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Чтобы получить заверенную копию или выписку из трудовой книжки, работник обращается к работодателю с письменным заявлением. Документы он получит не позднее трех рабочих дней с момента обращения (п. 7 Правил).

С 1 января 2015 года работники смогут брать у работодателя трудовую книжку для оформления досрочной пенсии на время. Такие поправки внесены в статью 62 ТК РФ Федеральным законом от 21.07.14 № 216-ФЗ.

По письменному заявлению сотрудника работодатель в срок не позднее трех рабочих дней будет выдавать работнику трудовую книжку, а работник в такой же срок после получения ее из ПФР обязан будет вернуть ее работодателю.

Вам также могут быть полезны следующие материалы:

Как заполнять журнал ведения учета трудовых книжек?

Согласно пп. 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, для контроля за движением данных документов на предприятии оформляется журнал или книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Такой журнал содержит информацию, касающуюся трудовых книжек и вкладышей к ним:

• предъявленных работниками, принимаемыми на работу;
• заведенных для лиц, трудоустраивающихся впервые.

Журнал движения трудовых книжек должен соответствовать нескольким условиям:

1. У него должен быть твердый переплет с прошитыми внутри страницами, так как его можно использовать в течение длительного периода, после чего журнал хранится 75 лет.
2. Каждый лист документа должен быть пронумерован.
3. На сшиве обязательно должна быть надпись с указанием числа прошитых листов, а также подпись руководителя.
4. Журнал скрепляется сургучной печатью или пломбой (ч. 4 п. 41 Правил). Пломба должна захватывать края шнура, которым сшивался журнал, а сургучная печать — скреплять кончики шнура, обложку и часть листа с информацией о количестве листов. Недопустимо применение вместо сургучной печати мастичной печати предприятия или отдела кадров. Если принцип скрепления сургучом в разъяснении не нуждается, то понятия пломбы в законе не приводится. Однако в судебной практике есть точка зрения, что пломба призвана не допускать произвольных изменений в журнале (апелляционное определение Московского городского суда от 26.02.2013 по делу № 11-6246). Перечень разрешенных видов пломб дан в ГОСТ 31282-2004, введенном приказом Ростехрегулирования от 16.06.2005 № 158-ст.
5. Журнал заполняется гелевой или шариковой ручкой с пастой фиолетового, черного или синего цвета.

Приказом Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69 утверждена типовая форма этого журнала. Так, для учета каждой трудовой книжки предусмотрены 13 столбцов, где последовательно отражаются:

• Порядковый номер поступающего или вновь оформляемого документа.
• Дата заполнения трудовой или ее вкладыша и дата приема сотрудника на работу (столбцы 2, 3, 4). Указанные даты могут не совпадать (по ст. 66 ТК РФ трудовую нужно оформить в течение 5 дней, а при оформлении трудовой впервые — в течение 1 недели с момента приема на работу (п. 8 Правил)). При заполнении этих полей лучше всего фиксировать дату приема на работу.
• Ф.И.О. владельца трудовой.
• Реквизиты трудовой или вкладыша.
• Должность.
• Название структурного подразделения, в которое трудоустраивается лицо.
• Реквизиты распоряжения администрации, в соответствии с которым произведен прием на работу. Это поле заполняется только в отношении трудовых книжек.
• Подписи лица, принявшего трудовую книжку.
• Сумма, полученная за заполненную трудовую или вкладыш.
• Дата выдачи трудовой. Это поле оформляется при увольнении.
• Подпись увольняемого лица, подтверждающая получение трудовой книжки.

Скачать образец журнала учета трудовых книжек можно, пройдя по ссылке: Книга учета движения трудовых книжек - образец заполнения.

Журнал учета трудовых книжек — документ строгой отчетности, содержащий все сведения относительно движения трудовых на предприятии. Его форма, а также правила оформления и ведения четко закреплены на законодательном уровне.

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму. В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы. Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

• трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
• впервые оформленных документах,
• вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки. В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой. В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Кадровый портал КАДРОВИК

Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.

Сообщение об ошибке 404:
Страница не найдена по адресу http://www.kadrovik.ru Извините, но запрошенной вами страницы, http://www.kadrovik.ru, не существует на сайте " кадровый портал КАДРОВИК.РУ "

• Url заканчивается на .htm - все страницы на сайте "кадровый портал КАДРОВИК.РУ" заканчиваются на .php
• Вы использовали СИМВОЛЫ ВЕРХНЕГО РЕГИСТРА - все имена на сайте используют нижний регистр

10 наиболее читаемых статей

Попробуйте перейти главную страницу: Вы может попробовать перейти на главную странизу сайта: кадровый портал КАДРОВИК.РУ И продолжить свой поиск оттуда.

© ВКК-Национальный союз кадровиков 2002-2016
Секретариат НСК тел. (495) 937 49 55
129164, Москва, а/я 23
e-mail: nsk@kadrovik.ru
При полном или частичном копировании материалов гиперссылка на страницу первоисточника обязательна.

веб-дизайн | оптимизация | продвижение

Время формирования страницы: 1475109398.3024 сек.