Должностная инструкция_Делопроизводитель

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится
приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией (отдела документационного обеспечения, иного должностного лица)/
4. Делопроизводитель должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
4.3. Структуру предприятия и его подразделений.
4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
4.7. Основы организации труда.
4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники
4.9. Законодательство о труде.
4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.11. Правила и нормы охраны труда.
5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
5.1. Положением о канцелярии (отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении).
5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
5.3. Настоящей должностной инструкцией.
6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно _______________________

7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Делопроизводитель:
1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения, иного должностного лица), проверяет правильность их составления и оформления.
9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Делопроизводитель имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения, иному должностному лицу) о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Делопроизводитель несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в организации был принят сотрудник на работу, подписан труд. договор, а вот должностной инструкции не было у него. Все делал и так и все было нормально, никто его не обижал. Теперь работник: это не хочу, это не буду. Хотим дать ему на подпись должностную инструкцию, что делать если он ее не подпишет?
Просто хотим в дальнейшем уволить сотрудника за невыполнение своих труд. обязанностей.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#5[361287] 12 декабря 2012, 21:40

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в организации был принят сотрудник на работу, подписан труд. договор, а вот должностной инструкции не было у него. Все делал и так и все было нормально, никто его не обижал. Теперь работник: это не хочу, это не буду. Хотим дать ему на подпись должностную инструкцию, что делать если он ее не подпишет?
Просто хотим в дальнейшем уволить сотрудника за невыполнение своих труд. обязанностей. ДИ может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ. По моему мнению, в Вашем случае лучше оформить как самостоятельный документ, дабы не касаться трудового договора (в нем же не был прописан функционал, надеюсь).
Если прописанные в ДИ условия и требования не приводят к необходимости изменения обязательных условий трудового договора, можно просто утвердить должностную инструкцию (как любой иной ЛНА организации) и под роспись ознакомить с ней работника. Второй экземпляр по просьбе работника может быть вручен ему.

Ознакомление работников с положениями локального нормативного акта (а ДИ, несомненно им является) может осуществляться в различных формах (в устной, письменной, комбинированной), разными способами и иметь или не иметь письменное закрепление. В конце концов, можно зачитать работнику его ДИ и составить акт об этом))))

Если работник отказывается в любом виде ознакомиться с ДИ, также необходимо оформить соответствующий акт. От работника нужно потребовать письменное объяснение отказа. Если в течение 2 рабочих дней объяснения не последовало, появляются основания для издания приказа о дисциплинарном взыскании - например, выговоре.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

А вот нетушки.
Не выйдет ничего с выговором. Дисциплинарные взыскания могут иметь место только в случае неисполнения/ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей. Подписание ЛНА не является трудовой обязанностью работника.
Если работник не соглашается подписывать новую инструкцию, то принуждать и заставлять подписать новую должностную работодатель не имеет права.
Надо было думать раньше.

Если работник чего-то не делает, смотрим в классификаторах, как называется его должность, и что по этой должности он обязан делать. И только это от него требовать. Если не исполняет - наказывать. Но и при этом нужно быть готовым к тому, что работник пойдёт оспаривать.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#7[361395] 13 декабря 2012, 10:34

Ты права, про дисциплинарку в ночи погорячилась наверное)

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#8[361398] 13 декабря 2012, 10:37

в ночи. а я вчера забила на всё по причине отсутствия инета и пошла физически разлагаться )

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#9[361422] 13 декабря 2012, 11:10

Лена, в итоге я вижу только один выход: запирать сотрудника всем коллективом в кабинете и зачитывать ему громко и внятно его ДИ, если откажется подписывать лист ознакомления, составить акт о том, что в присутствии энного количества сотрудников был ознакомлен, ДИ зачитаны, от подписи отказался. Отказ от ознакомления не значит, что он не должен исполнять ДИ. Всё)

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Девочки, придумываю для себя ДИ. я делопроизводитель и в мои обязанности входят все кадры. Как лучше сделать мне, прописать в одну ДИ обязанности и делопроизв. и кадровика, или можно еще что-то придумать? В одну, если кадровая должность не предусмотрена ШР. Спасибо. а как точно это сделать. сначала описать все обязанности, права и ответ. делопроизв. а потом кадровика. И нужно ли писать что-то типа того: так же в обязанности делопроизводителя входят обязанности по кадровой работе..

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Всех с Новым 2013 годом.

Конкретно расписать кадровые обязанности.

так же в обязанности делопроизводителя входят обязанности по кадровой работе. нет, так не нужно

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

можно не издавать приказы на утверждение ДИ, просто вверху самой ДИ Утверждаю и все?
и можно не делать ДИ на совместителей?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Всех с Новым 2013 годом.

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться .

© 2006—2016, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Кадровые решения».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.

Должностная инструкция делопроизводителя кадровика - Поможем в поиске

Для того чтобы грамотно составить один из важнейших документов для наёмного работника, — должностную инструкцию, в первую очередь необходимо тщательно изучить трудовое законодательство РФ. Ни один из пунктов должностной инструкции не может ему противоречить. Важно помнить, что при разрешении трудовых споров, конфликтов, доходящих до суда, должностная инструкция, наряду с договором о приёме на работу, станет одним из основных документов, приложенных к делу. И малейшая неточность, идущая вразрез с законом, может обернуться против работодателя. Если вкратце, должностная инструкция — документ, наиболее полно и чётко обрисовывающий круг обязанностей работника. Насколько это «полно и чётко» будет в реальности, зависит от грамотности и разумности того, кто работника нанимает. Вплотную подходим к вакансии секретаря-делопроизводителя. Из всего штата сотрудников трудно найти другую должность, на которой человек так плотно работает непосредственно с руководством. И будет естественной необходимостью, чтобы сам руководитель принял участие в разработке должностной инструкции. Во всяком случае, хотя бы внимательно изучил уже подготовленный документ. Разумно также всегда начальнику держать экземпляр инструкции под рукой. Дабы не быть обвинённым в необоснованном расширении полномочий подчинённого. Необходимые пункты Обязательными для внесения будут: Содержание работы секретаря-делопроизводителя: здесь нужно чётко разделить пункт на основные и второстепенные задачи. Для примера: ответы на телефонные звонки, отправка факсов, разработка документации, приём корреспонденции — явно важнее, нежели подать чай и кофе в приёмную. Требования к знаниям и умениям для этой должности. Конечно, изначально отбор для данной работы предполагает наличие у кандидата определённых навыков и умений. Но в должностной инструкции необходимо отразить их повторно. Чтобы у сотрудника было чёткое представление, в каких пределах простираются требования к. Лучше разделить этот отдел инструкции на подпункты. Тогда вам нужно читать статью. Оформляете увольнение во время очередного отпуска? Например: Элементарные знания грамотность устная и письменная. Работа с оргтехникой: обязательно укажите, с какой именно техникой будет работать секретарь-делопроизводитель. Отдельно выделите пакет программ ПК, с которыми предстоит работа. Как правило, обязательным будет Microsoft office: word, excel. Остальные зависят от специфики фирмы. Возможно, это будет 1С или дизайнерские программы. Вторая часть должности — «делопроизводитель» подразумевает априори эту деятельность. ГОСТы, виды документации, документооборот вообще — знания в этой области должны быть весьма обширны. Учитывая специфику должности, работодатель вправе требовать наличия сертификата об окончании спецкурсов, если «Делопроизводство» не было среди основных дисциплин в учебном заведении. В этом же подпункте можно выделить работу с архивом компании если предусмотрена. Обязанности, касающиеся остального штата сотрудников. Например, обеспечение офиса канцелярией, оповещение сотрудников о совещаниях и др. Обязанности, касающиеся внешних связей компании: заказ комплектующих, «расходников». Обзвон клиентов, связи со СМИ. Примерное распределение обязанностей по периодам рабочего дня. То есть, можно вписать в этот пункт, что на разборку входящей корреспонденции отводится час с утра. Здесь нужно максимально чётко очертить: кому подчиняется секретарь-делопроизводитель только непосредственно начальнику или, возможно, заместителям. Чьи поручения будут являться приоритетными. Обычно сюда же включают подпункт об ответственности за разглашение секретной информации коммерческой тайны. И вообще, ко всей ли документации будет доступ у этого сотрудника. Есть ли оно, либо все документы визируются непосредственно руководством. Если есть, то в каких случаях. Необязательные пункты и права сотрудника Нормы времени, в которые должен уложиться секретарь-делопроизводитель для того или иного вида деятельности не являются обязательными. Например, скорость печати, продолжительность телефонных переговоров, подготовка шаблона документации. Естественно, требования здесь должны быть в пределах разума. И необходимо учитывать нюансы, форс-мажор и пр. Требования к внешнему виду, вежливости также прописываются на усмотрение работодателя. Секретарь-делопроизводитель — должность, обязывающая к этим правилам. А при отсутствии других сотрудников секретариата например, секретарь в приёмной смело можно назвать его лицом фирмы. И нелишним будет прописать требования к вежливости, опрятности. А возможно и дресс-код. Также, если в компании есть свои нормы этики, нужно зафиксировать их в должностной инструкции. Список «факультативных» требований может быть расширен в зависимости от профиля компании. Однако, помимо обязанностей, права секретаря-делопроизводителя тоже должны быть записаны в должностную инструкцию. Хотя, безусловно, основные права в т. Производите заполнение платежной ведомости? Какая проставляется дата составления приказа об увольнении? Секретарь-делопроизводитель имеет право: На получение дополнительной служебной информации от руководства и других сотрудников, если она необходима для лучшего выполнения его обязанностей. На использование технических средств компании, в целях более качественного и эргономичного решения выполняемых им задач. На обеспечение охраны труда на своём рабочем месте. На получение социальных гарантий и благ. Согласно как трудовому кодексу РФ, так и внутреннему коллективному соглашению. Список прав работодатель также может дополнять по своему усмотрению. О чем следует помнить? Отметим, что единого бланка, ГОСТа для должностной инструкции секретаря-делопроизводителя. Можно найти в Интернете, в частности, на бизнес-сайтах примерные образцы и скачать как платно, так и свободно. Некоторые компании делятся в сети готовыми ДИ. Если профиль бизнеса схож, можно ориентироваться на такие инструкции. В заключение некоторые простые правила составления должностной инструкции: Не расширяйте круг обязанностей секретаря-делопроизводителя чрезмерно. Сопоставляйте требования с реалиями: протяженность рабочего дня, заработная плата особенно! Помните, что работник вправе потребовать дополнительной оплаты, получив от руководителя поручение, не описанное в ДИ. Если в компании нет штатного юриста и кадровика, при составлении ДИ воспользуйтесь услугами наёмных специалистов. Это обойдётся в итоге дешевле, чем включать «сомнительные» пункты в ДИ самостоятельно. Помните, что внутренняя документация компании к коей относится и должностная инструкция не идёт вразрез с законодательством страны. Об этом говорилось подробно в начале статьи. Надеемся, что советы статьи окажутся полезными для Вас и Вашего бизнеса! Подписывайтесь на обновления сайтаили следите за обновлениями. Подписывайтесь на обновления по E-Mail: Расскажите друзьям! Вы можете без комментирования.

Другие новости по теме:

Должностная инструкция делопроизводителя

I. Общие положения

1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.

2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению (заведующего канцелярией; (начальника документационного обеспечения организации))

4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3. Структуру предприятия и его подразделений.

4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.7. Основы организации труда.

4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники

4.9. Законодательство о труде.

4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11. Правила и нормы охраны труда.

5.1. Положением о (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении)

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, подчиняется непосредственно (заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения))

7. На время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

1.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции поступившей в организацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.

1.2. Обеспечивает контроль над передачей указанных документов, руководству и исполнителям.

1.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра, остальную - исполнителям.

1.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства.

1.5. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

1.6. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

1.7. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив организации.

1.8. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях организации.

1.9. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

2. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, представляет:

2.1. Зарегистрированные документы, указанные в п. 1, - заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения).

2.2. Получаемые документы с резолюцией руководства - в бюро контроля и исполнителям.

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и заведующего канцелярией предложения (начальника отдела документационного обеспечения) по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.

3. В пределах своей компетенции сообщать (заведующему канцелярией; начальнику отдела документационного обеспечения

о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:

1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

1.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

2. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию несет персональную ответственность за:

2.1. Состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.

2.2. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию.

Составление инструкции по кадровому делопроизводству

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2012, N 8

СОСТАВЛЯЕМ ИНСТРУКЦИЮ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В статье рассматривается порядок создания инструкции по кадровому делопроизводству. Автор приводит образец такого документа и комментирует ход его создания.

Наверное, каждый кадровик рано или поздно приходит к мнению о необходимости составления единого "глобального" документа по вопросам оборота кадровых документов, призванного заменить все многочисленные устные и письменные распоряжения руководства на эту тему. Действительно, куда проще составить один внутренний документ, включающий все аспекты ведения делопроизводства в организации, чем пытаться работать по целой "пачке" приказов, порой противоречащих друг другу.

Специалистам отдела кадров предприятий государственного сектора экономики "повезло": для них инструкции по кадровому делопроизводству спускают "сверху", что не создает проблем составления такого рода документа "внизу". А как же быть кадровикам коммерческих предприятий? Придется, по всей видимости, заниматься такой работой самим. Чтобы оптимизировать работу по созданию инструкции по кадровому делопроизводству, надо начать с одобрения этой деятельности со стороны высшего руководства.

Докажите руководителю, что необходим приказ, который даст "старт" всей деятельности по оптимизации кадрового делопроизводства.

Приказ готов и подписан. Осталось только разработать текст самой инструкции.

В инструкции должны быть подробно изложены требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета кадровых документов - приказов, трудовых договоров, должностных инструкций, личных дел и трудовых книжек работников, служебных удостоверений, документов об аттестации, поощрении, наложении дисциплинарных взысканий.

Общество с ограниченной ответственностью "Лидер"
(ООО "Лидер")

ПРИКАЗ N 3
по основной деятельности

О введении в действие
Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО "Лидер"

В целях упорядочения работы с документами по личному составу в ООО "Лидер", создания эффективной системы их учета и хранения

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО "Лидер".
2. Ввести в действие Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО "Лидер" с 1 августа 2012 г.
3. Обязать всех сотрудников отдела кадров начиная с 1 августа 2012 г. при составлении документов по личному составу руководствоваться правилами, изложенными в Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО "Лидер".
4. Начальнику отдела кадров Назаровой О.В. довести Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО "Лидер" до сведения всех сотрудников отдела кадров путем персонального ознакомления с текстом документа под расписку.
5. Офис-менеджеру Корнилову А.Н. подготовить необходимое количество копий Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО "Лидер" и вручить по одному экземпляру сотрудникам отдела кадров организации.
6. Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на начальника канцелярии Панфилову К.И.
7. Считать утратившим силу приказ N 15 по основной деятельности от 5 апреля 2006 г. в части установления правил оформления, учета и хранения документов по личному составу в организации.

Приложение: Инструкция по делопроизводству в ООО "Лидер" на 24 л.

Генеральный директор А.А. Соболев

ИНСТРУКЦИЯ
по кадровому делопроизводству в ООО "ЛИДЕР"

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила ведения кадрового делопроизводства в ООО "Лидер" (далее - Компания).
1.2. Под кадровым делопроизводством понимается деятельность, обеспечивающая документирование кадровой работы и организацию работы с кадровой документацией.
1.3. Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета следующих видов документации:
1.3.1. Приказов, связанных с приемом на работу, переводами на другую работу и увольнением работников.
1.3.2. Трудовых договоров и соглашений о дополнении трудовых договоров.
1.3.3. Должностных инструкций работников.
1.3.4. Личных дел работников и доступа к ним.
1.3.5. Личных карточек работников.
1.3.6. Трудовых книжек работников.
1.3.7. Служебных удостоверений и пропусков.
1.3.8. Документов и материалов аттестации.
1.3.9. Документов о поощрении работников и наложении дисциплинарных взысканий.

2. Приказы, связанные с приемом на работу,
переводами на другую работу и увольнением работников

2.1. Приказ печатается на стандартном бланке установленной формы шрифтом N 14 Times New Roman.
2.2. Приказы издаются по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России (Росстатом).
В тех случаях, когда указанными органами унифицированная форма приказа не утверждена, используется свободная форма с соблюдением следующих правил оформления документа.
Приказ должен иметь заголовок, кратко и четко отражающий содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.
2.3. Текст приказа отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.4. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
Констатирующая часть приказа четко излагает цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, и начинается устойчивыми формулировками: "В соответствии. ", "В целях. ", "Во исполнение. " и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа (в творительном падеже), его дата, номер и заголовок. Здесь же может даваться краткая характеристика рассматриваемого вопроса, в том числе с указанием недостатков и упущений.
Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, то констатирующую часть можно опустить.
Констатирующая часть в приказе заканчивается словом "приказываю", которое печатается вразрядку, с новой строки без отступа от левого поля строчными буквами.
Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
При необходимости детализации предписываемых действий распорядительная часть приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.
Каждый пункт распорядительной части приказа печатается с красной строки, имеет свой номер, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания исполнителя (структурное подразделение или конкретное должностное лицо), затем срок исполнения и предписываемые действия. Предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить и т.д.).
2.5. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами "Признать утратившим силу. ".
2.6. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения. ". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых следует довести приказ, указываются в рассылке, заполняемой исполнителем.
2.7. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа.
2.8. Исполнитель, подготовивший проект приказа, ставит свою визу в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа. При этом указываются его должность, инициалы и фамилия.
2.9. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах и должны иметь все необходимые элементы: наименование, заголовок, дату. Если к приказу следуют два и более приложений, то каждое из них имеет свой порядковый номер.
2.10. Приложение к приказу подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
2.11. В приказах ссылки на приложения указываются в тексте. Приложения к приказу содержат в правом верхнем углу первого листа отметку:
2.12. Для учета и хранения все приказы делятся на три группы:
- приказы по основной деятельности;
- кадровые приказы, срок хранения которых составляет 75 лет;
- кадровые приказы с ограниченным сроком хранения - 5 лет.
2.13. Приказы каждой группы регистрируются в отдельных журналах и хранятся в отдельных папках.
2.14. Номера приказов по основной деятельности нумеруются без букв (например, N 168), номера кадровых приказов, срок хранения которых составляет 75 лет, - с буквой "к" (например, N 168-к), номера кадровых приказов с ограниченным сроком хранения - с буквой "о" (например, N 168-о).
2.15. Кадровые приказы, регламентирующие вопросы, имеющие отношение ко всем сотрудникам компании, должны доводиться до их сведения под роспись. В этом случае к таким приказам должны прилагаться соответствующие листы ознакомления. Выписка обязательно заверяется печатью компании.

3. Трудовой договор и соглашения
о дополнении трудового договора

3.1. Трудовой договор заключается с каждым работником компании.
3.2. Трудовой договор заключается после предъявления гражданином документов, перечисленных в ст. 65 Трудового кодекса РФ.
3.3. До подписания трудового договора гражданин знакомится под роспись с локальными нормативными актами компании.
3.4. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяется печатью компании. Один экземпляр передается работнику, другой хранится в его личном деле.
3.5. Трудовые договоры нумеруются. Нумерация осуществляется следующим образом: номер структурного подразделения/порядковый номер трудового договора.
3.6. Трудовые договоры регистрируются в специальном журнале, при этом особо отмечаются срочные трудовые договоры и указывается срок их действия.
3.7. В случае если в трудовой договор вносятся изменения или дополнения, то с работником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору.
3.8. Дополнительное соглашение о дополнении к трудовому договору заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяется печатью компании. Один экземпляр дополнительного соглашения передается работнику, другой хранится в его личном деле.

4. Должностные инструкции работников

4.1. Должностные инструкции разрабатываются для каждой должности, имеющейся в штатном расписании компании.
4.2. Должностные инструкции носят обезличенный характер, то есть являются принадлежностью определенной должности, а не конкретного работника.
4.3. При изменении должностных обязанностей и иных условий служебной деятельности по определенной должности разрабатывается и утверждается новая должностная инструкция по этой должности.
4.4. Должностные инструкции работников утверждаются руководителем компании.
4.5. Утвержденные руководителем компании должностные инструкции и листы ознакомления к ним хранятся в отдельной папке.
4.6. До подписания трудового договора работник знакомится с должностной инструкцией по соответствующей должности:
4.6.1. С утвержденного подлинника должностной инструкции снимаются две копии, которые заверяются соответствующим образом (в том числе печатью компании).
4.6.2. В листе ознакомления с должностной инструкцией и на последних страницах копий должностного регламента работник вносит следующую запись:

Ознакомлен ______________ Иванов А.В. (дата ознакомления).
(подпись)

4.6.3. Одна копия должностной инструкции выдается работнику на руки, вторая - приобщается к его личному делу.

5. Личные дела работников и доступ к ним

5.1. Личные дела работников оформляются и ведутся работником отдела кадров, ответственным за кадровое делопроизводство, на всех работников по установленной форме.
5.2. Персональные данные для личного дела следует получать у работника лично.
5.3. В личное дело работника подшиваются следующие документы:
а) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
б) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
в) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
г) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
д) копия приказа о приеме на работу;
е) экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
ж) копии приказов о переводе работника на другую работу;
з) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
и) копия приказа об увольнении работника;
к) аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
л) экзаменационный лист работника и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне);
м) копии документов о присвоении работнику разряда, класса;
н) копии приказов о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
о) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;
п) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
р) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
с) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
т) медицинское заключение (произвольная форма) об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу;
у) бланк описи документов, имеющихся в личном деле работника (табл. 1);

ф) справка о проверке персональных данных работника.
5.4. Личные дела работников хранятся в запираемых шкафах.
5.5. Личные дела работников хранятся 75 лет.
5.6. Ознакомление с личным делом работника осуществляется только в помещении, где хранятся личные дела.
5.7. Передача персональных данных работника третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.
5.8. Руководитель компании приказом определяет лицо или лиц, уполномоченных на ведение и хранение личных дел работников, а также лиц, имеющих доступ к указанным личным делам.
5.9. Работники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников.
5.10. В обязанности работника отдела кадров, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, входят:
- приобщение документов к личным делам работников;
- обеспечение сохранности личных дел работников;
- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников, защиты от несанкционированного доступа и копирования;
- ведение, хранение и учет трудовых книжек работников;
- ознакомление работников с документами своих личных дел не реже одного раза в год, а также по просьбе работников. Работник при ознакомлении со своим личным делом расписывается в бланке описи.

6. Личные карточки работников

6.1. На каждого работника компании ведется личная карточка по форме N Т-2.
6.2. Личная карточка работника хранится отдельно от личного дела в алфавитном порядке.

7. Трудовые книжки работников

7.1. В компании осуществляются ведение, хранение и учет трудовых книжек.
7.2. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется не позднее недельного срока со дня его приема на работу.
7.3. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (например, если гражданский служащий принят на работу 3 декабря 2011 г. в трудовой книжке делается запись: "03.12.2011").
7.4. Записи производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.
7.5. Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:
- фамилия, имя, отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).
7.6. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу трудовой книжки подписывает также сотрудник отдела кадров, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, после чего ставится печать компании.
7.7. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью владельца трудовой книжки и лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.
7.8. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
7.9. При внесении неправильной или неточной записи в разделы "Сведения о работе" или "Сведения о награждении" трудовой книжки под этой записью делается запись следующего содержания: "Запись за номером недействительна" и ниже вносится правильная запись.
7.10. В случае если выявлена неправильная или неточная запись в трудовой книжке работника, то ее исправление производится по месту работы, где она была внесена. Исправление ее отделом кадров компании возможно лишь на основании официального обращения организации, допустившей ошибку.
7.11. При внесении записей в трудовую книжку оставление пустых строк не допускается.
7.12. Работник отдела кадров, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, заверяет запись об увольнении и записи в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" своей подписью и ставит печать компании.
7.13. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш вшивается к задней обложке трудовой книжки с внутренней стороны.
7.14. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
7.15. При выдаче каждого вкладыша на первой странице трудовой книжки вносится запись "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша.
7.16. Трудовые книжки хранятся в сейфе, расположенном в помещении отдела кадров. Ключ от сейфа хранится у лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Дубликат ключа находится в опечатанном виде у менеджера по безопасности.
7.17. Учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в книгах учета установленной формы.

8. Служебные удостоверения и пропуска

8.1. Оформление и выдача служебных удостоверений и пропусков работникам производятся лицом, ответственным за ведение кадрового делопроизводства в компании.
8.2. Бланки служебных удостоверений хранятся в сейфе.
8.3. Записи на бланках служебного удостоверения и пропусках производятся на компьютере. На бланках удостоверения указываются: фамилия, имя, отчество и должность, замещаемая работником с указанием структурного подразделения, дата выдачи служебного удостоверения и (или) пропуска. На бланк наклеивается цветная фотография работника размером 3 x 4 см на матовой бумаге.
8.4. Основанием для выдачи служебного удостоверения является приказ о приеме на работу. Основанием для выдачи пропуска является заключение с лицом договора гражданско-правового характера.
8.5. Выдача служебных удостоверений работникам осуществляется под роспись в журнале учета служебных удостоверений и пропусков.
8.6. Работник несет персональную ответственность за хранение и использование служебного удостоверения или пропуска.
8.7. Служебное удостоверение подлежит замене: при общей замене служебных удостоверений; при изменении должности, фамилии, имени или отчества работника, по решению руководителя компании; в случае утраты или порчи служебного удостоверения или пропуска.
8.8. При замене служебного удостоверения действующее служебное удостоверение подлежит сдаче работнику, ответственному за ведение кадрового делопроизводства в компании, в день получения нового служебного удостоверения.
8.9. Служебное удостоверение подлежит возврату под роспись специалисту, ответственному за ведение кадрового делопроизводства, в день увольнения.
8.10. Утратившие силу служебные удостоверения подлежат уничтожению по акту комиссии, утвержденному руководителем компании. В состав комиссии входит не менее трех сотрудников, с обязательным включением в состав лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.
8.11. В случае утраты или порчи служебного удостоверения работник обязан в письменной форме сообщить руководителю или заместителю руководителя компании о месте, времени и причине утраты (порчи) служебного удостоверения или пропуска. При утрате (порче) служебного удостоверения или пропуска комиссией проводится служебная проверка.
8.12. В соответствии с актом уничтожения служебных удостоверений или пропусков в журнале учета служебных удостоверений и пропусков производится соответствующая запись об уничтожении служебных удостоверений с указанием даты и номера акта.

1. Рогожкин М.Ю. Документы кадровой службы предприятия. М. ГроссМедиа, 2008.
2. Эсаулова И. Типичные нарушения в кадровом делопроизводстве // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2009. N 7.

О.Бегалова
Инспектор
отдела кадров
ООО "Электронные системы АР"