ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ - ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ 1 Общие положения

1. Общие положения
1.1. Секретарь-делопроизводитель назначается и освобождается от должности дирек-тором Школы. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря-дело-производителя его обязанности могут быть возложены на библиотекаря, лаборанта или работника, владеющего компьютером (учитель, воспитатель ГПД и т.д.). Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа директора Школы, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.
1.2. Секретарь-делопроизводитель должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.
1.3. Секретарь-делопроизводитель подчиняется непосредственно директору Школы.
1.4. В своей деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; трудовым законодательством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасно-сти и противопожарной защиты, положениями и инструкциями по ведению делопро-изводства, а также Уставом и локальными правовыми актами Школы (в том числе Правилами внутреннего правового распорядка, приказами и распоряжениями дирек-тора, настоящей должностной Инструкцией), трудовым договором (контрактом). Секретарь-делопроизводитель соблюдает Конвенцию о правах ребенка.

2. Функции
Основными направлениями деятельности секретаря-делопроизводителя являются:
2.1. Организация делопроизводства.
2.2. Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.

3. Должностные обязанности
Секретарь-делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Ведет:
-алфавитную книгу;
-книгу приказов на зачисление и выбытие учащихся;
-книгу прибытия и выбытия учащихся;
3.2. Консультирует учащихся, их родителей (законных представителей) и других посетителей о режиме работы Школы и отдельных ее сотрудников.
3.3. Обеспечивает:

-составление проектов приказов по деятельности Школы;
-выдачу справок, подтверждающих учебу и работу в Школе;
-прием и выдачу необходимых документов при приеме и выбытие учащихся только родителям (законным представителям) или по их доверенности;
-подготовку материала по военнообязанных;
-оформление и сдачу в архив школьной документации, подлежащей длительному хранению;

-оформление входящей и исходящей документации;

-оформление документов для Архива;

-оформление документов для Медстраха на получение медицинских полисов работников школы и учащихся.

4. Права
Секретарь-делопроизводитель имеет право:
4.1. Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.
4.2. Давать обязательные распоряжения ученикам во время их нахождения в Школе.
4.3. Представлять к дисциплинарной ответственности обучающихся за проступки, дезорганизующие учебно-воспитательный процесс, в порядке, установленным Правилами о поощрениях и взысканиях.
4.4. Повышать свою квалификацию.

5. Ответственность
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка Школы, законных распоряжений директо-ра Школы и иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установ-ленных настоящей Инструкцией, в том числе за не использование предоставленных прав, секретарь учебной части несет дисциплинарную ответственность в порядке, опре-деленном трудовым законодательством. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.2. За применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физиче-ским и (или) психическим насилием над личностью обучающегося, секретарь-делопро-изводитель может быть освобожден от занимаемой должности в соответствии с трудо-вым законодательством и Законом Российской Федерации «Об образовании». Увольнение за данный проступок не является мерой дисциплинарной ответственности.
5.3. За виновное причинение Школе или участникам образовательного процесса ущер-ба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь учебной части несет материальную ответственность в порядке и в пределах, устано-вленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности
Секретарь-делопроизводитель:

6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 40-часовой рабочей недели по графику, утвержденному директором Школы.
6.2. Получает от директора Школы информацию нормативно-правового и организа-ионо-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими доку-енами.
6.3. Исполняет обязанности учителей в период их временного отсутствия (отпуск, болезнь и т.д.). Исполнение обязанностей осуществляется в соответствии с законода-тельством о труде и Уставом Школы на основании приказа директора.

С инструкцией ознакомлена: ____________С.К. Лебедева

Федеральной службе судебных приставов I. ОБЩИЕПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной. (ответственнымиза делопроизводство, делопроизводителями ) в соответствии с их должностными регламентами (должностнымиинструкциями ). 1.10. Регистрация.

эталоне должностнойинструкциисекретаря (секретаря -референта). Однако, как и к любой должностнойинструкции. к ней предъявляются общие требования. несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь. делопроизводитель и т. д. Они должны.

участок, а также делопроизводителей и рассыльных. руб. помощник секретаря – 223 руб. секретарь – 243. пересмотра положений. касающихся должностной ответственности. традиции освещались общиеположения принудительного исполнения (п.п. 1-56 Инструкции 1973.

называемые, общиеположения. Обращаясь к этим положениям. мы. прочих должностных чинов этой части, а именно: делопроизводителя. Подпоручику и Провинциальному Секретарю ……………………………….345 р. Для. заготовлением, подробную инструкцию и действует под.

местного самоуправления, секретарь и заместитель. у важнейших должностных лиц германского. бетонном заводе, делопроизводителем. инструктором продовольственного. порядке выполнения инструкций Центра, запрещавших. Но общееположение Германии ухудшалось.

Должностные инструкции секретаря делопроизводителя - в школе, на предприятии

Должностная инструкция – это такой вид организационно-нормативного документа, в котором очень четко прописаны права и прямые функциональные обязанности секретаря, а также указаны основные критерии, согласно которым регламентируются профессиональная деятельность секретаря-делопроизводителя.

Как обычно, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя является сопутствующим документом, прилагаемым к трудовому договору.

Должностная инструкция подписывается одновременно с трудовым договором, но при условии, что кандидат на должность секретаря-делопроизводителя хорошо быть ознакомлен с инструкцией.

Человек, который претендует на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям:

• иметь среднее профессиональное или высшее образование;
• в совершенстве знать архивное дело и делопроизводство;
• отлично обращаться с любыми видами оргтехники.

Главным лозунгом каждого секретаря-делопроизводителя должно быть изречение:

«ПОРЯДОК В ГОЛОВЕ – ПОРЯДОК В ДЕЛАХ»!

Почему так спросите?

Да потому что секретарь-делопроизводитель отвечает за очень большой объем работы в любой компании или учреждении.

Этот объем работы включает в себя такую деятельность:

• обеспечение управленческой и административной поддержки руководству;
• формирование рабочего графика руководства;
• обеспечение деловой обстановки в компании или учреждении;
• организация совещаний и приема посетителей;
• составление и оформление документов;
• ведение деловой переписки предприятия или организации с другими субъектами хозяйственной деятельности;
• обработка и учет исходящих и входящих документов;
• контроль над исполнением документов;
• архивация документации;
• ведение реестров документооборота.

Как видим, сущность работы секретаря-делопроизводителя заключается в многогранной работе по обеспечению организационных вопросов и ведению документооборота в организации или учреждении.

Немаловажным является тот факт, что единых норм составления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя не существует.

Но составление инструкции секретаря-делопроизводителя должно основываться на Квалификационном справочнике должностей, который был утвержден постановлением №37 Министерства труда от 21 августа 1998 года.

Основным требованием при разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в организациях является то, что инструкция должна содержать в себе такие пункты:

В данном пункте инструкции по должности секретаря-делопроизводителя четко должны быть прописаны следующие моменты:

• полное название структурной единицы предприятия и наименование должности;
• должны быть четко указана мотивация того, д ля чего и с какой целью создавалась должность секретаря-делопроизводителя;
• описание системы подчинения секретаря-делопроизводителя (в основном – это подчинение руководителю);
• положения, которые освещают процесс назначения, а также освобождения от должности секретаря-делопроизводителя;
• нормативно-правовые документы. на которые должен опираться секретарь-делопроизводитель в процессе выполнения своих служебных обязанностей;
• основные требования к знаниям, образованию и навыкам кандидата, претендующего на должность секретаря-делопроизводителя.

1. Права секретаря-делопроизводителя.

В этом пункте должностной инструкции четко прописывается весь перечень полномочий секретаря-делопроизводителя, с помощью которых он эффективно сможет выполнять свои функциональные обязанности.

В частности, в этом пункте должностной инструкции должны быть освещены такие аспекты:

• определение сферы вопросов. при решении которых секретарь-делопроизводитель может принимать самостоятельные решения;
• согласование на подписание документов определенной значимости;
• степень доступа к конфиденциальной информации организации или учреждения;
• описание права секретаря-делопроизводителя на внесение рекомендаций, которые позволять улучшить эффективность деятельности предприятия или организации.

1. Профессиональные обязанности работника на должности секретаря-делопроизводителя.

В этом пункте должностной инструкции описывается полный перечень всех видов работ, который должен выполнять секретарь-делопроизводитель.

Стоит отметить, что на каждом предприятии или организации перечень основных видов работ секретаря-делопроизводителя прописывается, исключительно, исходя из производственных потребностей.

Обычно, в этом пункте указываются следующие обязанности работника, который находиться на должности секретаря-делопроизводителя:

• требования к правильному ведению документооборота организации или предприятия;
• четкое оформление и составление документов;
• правильное обеспечение архивации документов;
• работа с оргтехникой и перенаправление входящих звонков.

1. Ответственность секретаря-делопроизводителя.

Этот пункт должностной инструкции прописывается на личное усмотрение руководства отдельного взятого предприятия или организации.

В данном пункте формулируется мера персональной ответственности секретаря-делопроизводителя за невыполнение или нарушения норм трудового договора.

В этом пункте также должны быть указаны критерии, согласно которым будет происходить оценка профессионализма секретаря-делопроизводителя, а также меры, которые будут применимы к сотруднику в случае недобросовестного исполнения своих обязанностей.

Данный пункт инструкции работника на должности секретаря-делопроизводителя необязателен.

Но если он все же внесен в должностную инструкцию, то в него можно внести такие моменты:

• справочный материал. необходимый для повседневной работы секретаря-делопроизводителя;
• образцы подписей руководства, печатей и штампов;
• формы журналов документооборота;
• примеры оформления документов и прочее.

Как выше уже отмечалось, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в разных предприятиях и организаций могут заметно отличаться. Ниже ми приведем типичный образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.

1. Общие положения.
   

• Работник на должность делопроизводителя-секретаря назначается и увольняется согласно решению директора школы.
• Секретарь-делопроизводитель имеет непосредственное подчинение директору школы.
• На должность секретаря-делопроизводителя назначаются лица, которые имеют профессионально-техническое или высшее образование, а также имеющие один год опыта работы на должности секретаря- делопроизводителя или смежных с этой профессией.
• Временное исполнение обязанностей должности секретаря-делопроизводителя может быть положено на работника школы. который имеет опыт работы с документооборотом и оргтехникой, на основании приказа директора школы.
• В своей деятельности секретарь-делопроизводитель обязан руководствоваться законом «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», правилами и нормами противопожарной безопасности, правилами техники безопасности, нормативным рекомендациям по ведению делопроизводства, приказами и распоряжениями администрации школы.
• Секретарь-делопроизводитель обязан строго соблюдать положения Конвенции о правах ребенка.

1. Функции работника, находящегося на должности делопроизводителя.

Главными моментами профессиональной деятельности секретаря-делопроизводителя в школе являются:

• Организация делопроизводства.
• Выполнение функций, которые обеспечивают работу директора школы и всей администрации учебного заведения.

1. Должностные обязанности.

Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе выполняет следующие обязанности:

• Ведет делопроизводство, придерживаясь при этом рекомендаций нормативно-правовых актов.
• Организовывает телефонную и прочие виды связи директора школы, а также на секретаря-делопроизводителя возложена функция по приему и передаче телефонограмм.
• Работник на должности секретаря-делопроизводителя в обязательном порядке ведет алфавитную книгу учащихся.
• Работает с входящими документами. т.е. лично принимает заявления работников школы, а также родителей учащихся.
• Ведет непосредственную работу по подготовке педагогических совещаний школы.
• Ведет книгу приказов по школе.
• Ведет реестр учета трудовых книжек.
• Обеспечение директора школы канцелярскими материалами.
• Организовывает прием посетителей к администрации учебного заведения.

1. Права.

Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе имеет право:

• Пользоваться в своей работе новаторскими методами обработки документооборота.
• Вносить предложения на рассмотрение администрации школы об улучшении документооборота.
• Обязывать работников школы к выполнению приказов директора школы.
• Визировать все документы. которые связаны с управленческой деятельностью школы.
• Давать распоряжения ученикам относительно поведения в школе.
• Делать представления администрации на учащихся, которые дезорганизуют учебно-воспитательный процесс.
• Постоянно повышать уровень своего самообразования.

1. Ответственность работника, находящегося на должности секретаря-делопроизводителя.

• За невыполнение или ненадлежащие выполнение своих должностных обязанностей, указанных в этой инструкции, а также за невыполнение распоряжений администрации школы, за нарушение правил внутреннего распорядка учебного заведения и других нормативно-правовых актов, секретарь-делопроизводитель несет наказание и дисциплинарную ответственность согласно трудовому законодательству.
• За применение методов воспитания, которые основаны на психическом или физическом насилии, секретарь-делопроизводитель может быть уволен с занимаемой должности, согласно трудовому законодательству.
• За умышленное причинение ущерба материальной базе учебного заведения. работник на должности секретаря-делопроизводителя несет полную или частичную материальную ответственность.

Выше был приведен пример должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.

Что же касается специфики должностной инструкции секретаря-делопроизводителя на предприятии, то план ее составления зависит от направления деятельности предприятия, а также от того, какие обязанности будут вменены секретарю-делопроизводителю руководством этого предприятия.

В данной статье мы максимально постарались объяснить, что такое должностная инструкция секретаря-делопроизводителя предприятиях и организаций всех форм собственности.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: правила составления и образец

Должностная инструкция – один из основных документов для работника, в котором подробно описаны его обязанности, ответственность, система подчинения и взаимозаменяемости. Этот документ позволяет четко разграничить обязанности между сотрудниками компании, тем самым обеспечивая максимально эффективные условия для трудового процесса.

Инструкция составляется для любой должности в организации, но в этой статье мы поговорим об инструкции секретаря-делопроизводителя: как правильно ее составить и какие обязанности нужно туда включить.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно !

Должностная инструкция должна по всем пунктам соответствовать нормам трудового законодательства, иначе она будет считаться незаконной. И в случае, если между работодателем и работником возникнут судебные разбирательства, то при наличии незаконной инструкции суд всегда будет на стороне работника.

Утверждает инструкцию руководитель компании или его заместитель. Если это филиальная сеть, документ утверждает директор филиала. Правда, тут важно соблюсти условие: в доверенности руководителя филиала должен быть указан пункт о передаче ему соответствующих полномочий.

В идеале должностную инструкцию разрабатывает руководитель отдела. Ведь именно он владеет тонкостями работы своих подчиненных.

Это будет актуально прежде всего для крупных компаний, в которых создан отдел секретариата и назначен начальник этого отдела. Для мелких фирм, где секретарь-делопроизводитель присутствует в единственном лице и подчиняется напрямую руководителю компании, инструкцию составляет специалист отдела кадров.

Разработанная должностная инструкция может быть согласована и завизирована следующими службами компании:

• юридический отдел;
• отдел труда и заработной платы;
• специалист отдела кадров и т.д.

После того, как инструкция разработана и утверждена, она вводится в действие соответствующим приказом. Обязательными его пунктами являются:

• дата, с которой инструкция вводится в действие;
• назначение сотрудника, ответственного за исполнение этого документа;
• отмена действия устаревших документов.

Инструкция составляется в двух экземплярах. С утвержденной инструкцией необходимо ознакомить работника под роспись, оставив ему один экземпляр, тогда как второй остается у работодателя.

Посмотреть пример того, как составить коммерческое предложение на поставку товара, можно здесь .

Единого бланка должностной инструкции, утвержденного какими-либо государственными стандартами, не существует. Но при разработке рекомендуется использовать нормативную основу – Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда от 21.08.1998 г. № 37.

Впрочем, приведенная там информация носит рекомендательный характер. Поэтому каждая организация сама решает, какой круг обязанностей можно доверить данному специалисту и какой перечень требований к нему предъявлять.

Перед тем, как приступить к разработке должностной инструкции, следует описать должность секретаря-делопроизводителя.

Такое детальное описание перечня выполняемых работ позволит сформировать четкие требования, предъявляемые и к самой должности, и к тому лицу, которое будет ее занимать.

Обязательными пунктами должностной инструкции секретаря-делопроизводителя будут следующие:

• Общие положения. В этом пункте прописывается:

• полное наименование должности и структурного подразделения;
• задачи и цели, для достижения которых создавалась данная должность;
• система подчинения (как правило, непосредственно руководителю);
• процедура назначения и освобождения от должности;
• перечень нормативной документации, на которую должен опираться работник в процессе своей деятельности (нормативные правовые акты, положения, инструкции и т. д.);
• требования к стажу (на усмотрение компании), образованию (не ниже среднего профессионального), навыкам (умение работать на компьютере, навыки работы с документами и т. д.) и знаниям (основы делопроизводства, архивного дела и т. д.).

Скачать образец инструкции секретаря-делопроизводителя в школе

Должностная инструкция, если она хорошо проработана и грамотно составлена, является документом длительного действия. Ее изменение может понадобиться только в случаях внесения существенных корректировок в обязанности секретаря, например в связи со структурными изменениями в организации. Это будет не менее актуально, если внесены существенные изменения в законодательство о труде, государственные стандарты и т. д.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Секретарь-машинистка, делопроизводитель

I. Общие положения
1.1. Секретарь-машинистка относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия.
1.2. Секретарь-машинистка в своей работе подчиняется _______________
(руководителю
________________________________________________________________________.
предприятия, руководителю структурного подразделения предприятия, иному
должностному лицу)
1.3. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, имеющее
начальное профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу
работы.
1.4. Во время отсутствия секретаря-машинистки (отпуск,болезнь и пр.)
ее обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном
порядке, который несет ответственность за надлежащее и своевременное
исполнение возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей работе секретарь-машинистка руководствуется:
- нормативными документами по профилю работы;
- методическими материалами, касающимися выполняемой работы;
- уставом предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями директора предприятия
(непосредственного руководителя);
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. Секретарь-машинистка должна знать:
- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные
документы по ведению делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- машинопись;
- правила орфографии и пунктуации;
- порядок расположения материала при печатании различных документов;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
- основы организации труда;
- основные вопросы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.

II. Функции
На секретаря-машинистку возлагаются следующие функции:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию
работы руководителя предприятия (структурного подразделения).
2.2. Ведение делопроизводства
2.3. Организация приема посетителей.

III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на нее функций секретарь-машинистка
обязана:
3.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию
работы руководителя предприятия или его подразделений.
3.2. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или
исполнителей, вызывать по его поручению работников.
3.3. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и
передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения
и доводить до сведения руководителя их содержание.
3.4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их
регистрация), вести и оформлять протоколы.
3.5. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими
принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия,
способствующие эффективной работе руководителя.
3.6. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным
устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
3.7. Печатать по указанию руководителя различные материалы.
3.8. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя
руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в
соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее
рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям
для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
3.9. Следить за сроками выполнения работниками поручений
руководителя, взятых на контроль.
3.10. Принимать документы на подпись руководителю.
3.11. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
3.12. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
3.13. Готовить документы для тиражирования на множительной технике,
а также копировать документы на персональном ксероксе.
3.14. _____________________________________________________________.

IV. Права
Секретарь-машинистка имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися ее деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих
должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.

V. Ответственность
Секретарь-машинистка несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Программный комплекс "Отдел кадров. Штатное расписание", "Тарификация" (тарификационные списки) от МедСофт Курчатов для медучреждений эффективно выполнит задачи по кадровому учёту, формированию штатного расписания, тарикационным спискам, весь документооборот, подробный анализ данных. Это Ваш персональный помощник.
Подробнее о программе 'Отдел кадров.Штатное расписание'