Кадровое делопроизводство дистанционно

Ведение кадрового делопроизводства всегда связано с интенсивным документооборотом. Необходимо оформлять документы по приему нового работника, предоставлению отпуска, направлению в командировки, увольнению, вести личные карточки, оформлять трудовые книжки, подписывать документы у руководителя и работников и т.п.

Когда компания небольшая, все работники находятся в пределах одного офиса, специалисту кадровой службы не составляет труда организовать кадровый документооборот надлежащим образом, а также своевременно подписывать кадровые документы у руководителя и работников.

Проблема возникает, если:

1.У компании несколько удаленных офисов или структурных подразделений, а специалист по кадровому делопроизводству находится только в головном офисе.

Если структурные подразделения находятся недалеко друг от друга, то документы можно передавать курьером, или специалист по кадровому делопроизводству может выезжать в удаленные офисы, но в некоторых компаниях подразделения разбросаны по всей территории нашей немаленькой страны.

2.Своей кадровой службы у компании нет, ведение кадрового делопроизводства передано на аутсорсинг в специализированную компанию.

При этом специалисты аутсорсинговой фирмы не приезжают в офис компании, то есть работа осуществляется полностью дистанционно. Если аутсорсинговая фирма находится в том же городе, то можно также организовать передачу документов с курьером, но при интенсивном документообороте будет слишком накладно отправлять курьера туда и обратно целыми днями.

Какие решения по организации полноценного ведения кадрового делопроизводства и документооборота возможны для вышеозначенных ситуаций:

Функция по взаимодействию со специалистом по кадровому делопроизводству головной компании возлагается на одного из работников структурного подразделения, например, на секретаря (офис-менеджера). Для упрощения процедуры подписания документов со стороны работодателя в удаленных структурных подразделениях необходимо оформить доверенность на право подписи кадровых документов, например, на руководителя структурного подразделения, а также сделать печать для кадровых документов, которая будет находиться в этом удаленном структурном подразделении.

Если функции ведения кадрового делопроизводства переданы на аутсорсинг, тогда со стороны компании-клиента со специалистом по кадровому делопроизводству аутсорсинговой фирмы также может взаимодействовать секретарь.

Далее будут использоваться сокращенные наименования: секретарь – СК, специалист по кадровому делопроизводству – КД, трудовой договор – ТД.

Взаимодействие осуществляется по электронной почте, поэтому далее под словом «отправлять» имеется в виду отправка по электронной почте. СК и КД осуществляют взаимодействие по одной инструкции, которая может выглядеть следующим образом:

Оформление приема нового работника

· При оформлении новый работник предоставляет СК паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство ПФР, свидетельство ИНН (если есть), документы об образовании, документ воинского учета для военнообязанных, документы на стандартные вычеты (заявление на вычет на работника, заявление на вычет на детей).

· СК получает от руководителя информацию о должности, на которую принимается работник, дате начала работы, об условиях оплаты труда, испытательном сроке, режиме и характере работы, сроке действия ТД.

· СК сканирует полученные от работника документы и вместе с информацией руководителя отправляет КД.

· КД на основании полученных данных оформляет приказ о приеме на работу, ТД, должностную инструкцию и личную карточку и отправляет их СК.

· СК распечатывает ТД и должностную инструкцию в двух экземплярах, а приказ и личную карточку – по одному экземпляру, и прошивает все документы, кроме приказа.

· СК знакомит нового работника с локальными нормативными актами компании под роспись в листе ознакомления до подписания ТД. Листы с подписью об ознакомлении СК сканирует и отправляет КД.

· СК подписывает ТД, должностную инструкцию, приказ и личную карточку у руководителя и работника, затем ставит печать в двух экземплярах ТД и должностной инструкции. Подписанные документы СК сканирует и отправляет КД.

· КД на основании полученных подписанных документов оформляет образцы записи в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек и отправляет СК.

· На основании полученных образцов СК вносит запись в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек, сканирует и отправляет КД.

· После этого один экземпляр ТД и должностной инструкции СК отдает работнику. Второй экземпляр ТД и должностной инструкции, личную карточку и копии документов, полученных от работника, СК подшивает в личное дело работника. Приказ о приеме на работу СК подшивает в папку с кадровыми документами.

· Трудовые книжки и личные дела работников СК хранит в сейфе.

Оформление перевода работника на другую должность

· СК получает от руководителя информацию о наименовании должности, дате начала работы по новой должности, режиме и характере работы, об условиях оплаты труда и отправляет КД.

· КД на основании полученных данных оформляетобразец заявления, приказ о переводе, дополнительное соглашение к ТД, должностную инструкцию, и отправляет их СК.

· Полученные документы СК распечатывает и подписывает у руководителя и работника: заявление и приказ – в одном экземпляре, дополнительное соглашение к ТД и должностную инструкцию – в двух экземплярах.

· СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД и должностной инструкции и отправляет КД.

· КД по полученным подписанным документам оформляет образцы записи в трудовую книжку и в личную карточку работника и отправляет СК.

· СК на основании образцов вносит запись в трудовую книжку и личную карточку работника. Работник расписывается личной карточке. Личную карточку с подписью работника и трудовую книжку, с внесенными записями, СК отправляет КД.

· После этого по одному экземпляру доп. соглашения к ТД и должностной инструкции СК отдает работнику, 2-ые экземпляры СК подшивает в личное дело работника. Приказ о переводе СК подшивает в папку с кадровыми документами.

Оформление изменения должностного оклада работника

· СК получает от руководителя информацию о размере оклада и дате, с которой он будет применяться, полученные данные СК отправляет КД.

· КДна основании полученных данных оформляет приказ об изменении оклада и дополнительное соглашение к ТД и отправляет их СК.

· Полученные документы СК распечатывает и подписывает у руководителя и работника: приказ – в одном экземпляре; дополнительное соглашение к ТД – в двух. Затем СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД с работником. Подписанные документы СК отправляет КД.

· КДпо полученным подписанным документам оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК.

· На основании образца СК вносит запись в личную карточку работника. Работник расписывается в личной карточке. СК отправляет подписанную личную карточку КД.

· После этого один экземпляр доп. соглашения к ТД СК отдает работнику. 2-й экземпляр доп. соглашения к ТД СК подшивает в личное дело работника. Приказ об изменении оклада СК подшивает в папку с кадровыми документами.

Оформление отпуска работника

· Заявление работника на предоставление отпуска СК проверяет на правильность оформления и сверяет сроки с графиком отпусков. Если все верно, СК подписывает заявление у руководителя. Подписанное заявление СК отправляет КД.

· На основании подписанного заявления КД готовит приказ о предоставлении отпуска работнику и отправляет СК для подписания у руководителя и работника. Подписанный приказ СК отправляет КД.

· КД по полученному подписанному приказу оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК. На основании образца СК вносит запись в личную карточку работника и отправляет КД.

Оформление командировки работника

· СК получает от руководителя информацию о месте назначения (город, организация), цели, продолжительности командировки, дате выбытия и прибытия и отправляет данные КД.

· КД по полученной информации оформляет приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание и отправляет их СК.

· СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о выбытии) и знакомит под роспись работника с приказом, после подписания отправляет их КД.

· По прибытии из командировки работник составляет краткий отчет о выполнении задания и передает его вместе с командировочным удостоверением и служебным заданием СК.

· Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет СК отправляет КД.

· КД оформляет образец заполнения командировочного удостоверения по прибытии из командировки и отправляет СК для подписания у руководителя.

· СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о прибытии) и отправляет их КД.

· Приказ о командировке, служебное задание СК подшивает в папку с кадровыми документами. Командировочное удостоверение подшивается к авансовому отчету.

Оформление увольнения работника по собственному желанию

· Работник предоставляет СК заявление об увольнении. СК проверяет правильность оформления (должность, структурное подразделение, Ф.И.О. причина, дата увольнения, дата написания заявления, роспись Работника).

· СК подписывает заявление об увольнении руководителя и отправляет КД, который готовит приказ об увольнении и отправляет СК.

· СК подписывает приказ у руководителя, знакомит под роспись работника, и отправляет КД.

· КД на основании полученных подписанных документов оформляет образцы записи в личную карточку, трудовую книжку работника, книгу учета движения трудовых книжек и отправляет их СК.

· СК на основании образцов вносит запись в личную карточку работника, трудовую книжку работника, книгу учета движения трудовых книжек. Работник расписывается во всех документах, после чего СК отправляет их КД. СК отдает работнику его трудовую книжку.

· Приказ об увольнении СК подшивает в папку с кадровыми документами. Личную карточку работника СК подшивает в личное дело работника и помещает в раздел «Уволенные».

В таком же порядке, но с небольшими изменениями, организуется документооборот по прочим кадровым событиям: оформление поощрения работника (выплата премий, надбавок и т.д.), изменение паспортных и иных данных работника, ввод в действие локальных нормативных актов и ознакомление с ними работников под роспись и т.д.

В результате данного решения кадровые документы будут оформляться правильно и своевременно.

В головном офисе будут храниться копии всех кадровых документов удаленного подразделения, в удаленном подразделении будут храниться оригиналы всех кадровых документов с подписями руководителя и работника.

При работе с аутсорсинговой фирмой в офисе компании-клиента будут храниться оригиналы всех кадровых документов с подписями руководителя и работника, копии кадровых документов будут храниться в офисе аутсорсинговой компании.

Если КД готовит документы в программе по учету кадров и расчета заработной платы, можно организовать предоставление удаленного доступа СК к этой базе. В таком случае по мере готовности кадровых документов КД не будет отправлять готовые документы по электронной почте, он просто будет сообщать СК, а СК будет распечатывать документы из базы. Однако, такие действия возможны не для всех документов, а только для тех, которые возможно готовить в программе.

Если у компании имеются достаточные денежные средства и возможность привлечения программистов, можно организовать он-лайн систему электронного документооборота. Тогда можно будет видеть, в какой стадии находится документ: на рассмотрении, на подписи, подписан, подшит. В таких системах также имеется возможность хранить сканированные документы. У каждого пользователя такой системы имеются свои права доступа только к определенным действиям и видам документов.

соучредитель группы компаний НОРД АУТСОРСИНГ

Специально для Клерк.Ру

Вот подход к решению проблемы, вместо того, чтобы говорить о невозможности. Очень много на тему невозможности любят распространяться "бухгалтера - практики", которые в течение месяца даже табели учета рабочего времени собрать не могут, не то, чтобы отчетность составить. Вот работа для главного бухгалтера - разработать единую систему документооборота. А то привыкли выполнять работу счетовода, курьера и делопроизводителя, а считают при этом себя бухгалтерами.

причем здесь вообще бухгалтер? от которого хотят,что бы он был кузнец и жнец и на дуде игрец?

а автор пробовал работать по такой системе?

СК отдает работнику его трудовую книжку.

И копию приказа. И 2-НДФЛ. И сведения по ИПУ. И (по нововведениям) - справки о ср.з/п, несколько штук.

Запарится СК, однако.

а автор пробовал работать по такой системе?

Добрый день. Как автор статьи, отвечаю, что приведенное решение работает у нас в компании уже 2 года, т.к. есть подразделения в Воронеже и Самаре, а головное - в Москве. Да, это решение неидеальное, но пока других вариантов, дешевых и эффективных никто на рынке не предлагает. Хочу отметить, что такое решение у меня, как у руководителя компании, возникло после того, как мы активно начали набирать персонал в регионах, поэтому решили кадровика также взять в одном из регионов, где у нас больше всего работников. В других подразделениях офис-менеджер по четкой и подробной инструкции выполняет все задания кадровика. Такое решение у нас работает и для бухгалтерского учета.Более того, мы обслуживаем клиентов, офисы которых расположены по всей территории России, включая Тюмень, Анадырь и другие города. Ведь согласитесь, найти просто ответственного офис-менеджера (секретаря) гораздо легче, чем высокопрофессионального кадровика или бухгалтера, да и не хочется раздувать штат

Люди которым это нравится

Образец доверенность на ведение кадрового делопроизводства - Новинки портала

Кадровое делопроизводство. Образцы форм и. Ведение кадрового делопроизводства. Образец доверенности на. Образец доверенность на ведение кадрового делопроизводства. Штатное расписание и вопросы кадрового. Доверенность на. Доверенность на право ведения. Доверенность на право ведения кадрового. Делопроизводство (на. Доверенность в.).

А также образец см. Ответственность за ведение кадрового. По делопроизводству. Делопроизводства. Ведение кадрового. На работу. Ведение. Образец приказа на право. Образец доверенности. Организация и ведение кадрового. Инструкция по кадровому делопроизводству 1. Направлена на. За ведение кадрового. Ответственной за ведение кадрового делопроизводства ооо. В приеме на работу (образец.). Задач на местах. К ведению кадрового. Образцы приказа о. Два способа ведения кадрового делопроизводства. В рамках полномочий, определенных доверенностью, и руководствуясь утвержденными. Образцы формулировок приказов и записей в трудовых книжках.

Ведение кадрового делопроизводства в филиалах. 1) действия без доверенности от имени общества, в т.ч. Примерный образец. Централизованное ведение кадрового делопроизводства кадровые документы. Инструкции, а также в положении о филиале и доверенности. Образцы приказа о назначении ответственного за ведение кадрового. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную. Представительства рггу, при наличии доверенности, выданной. Портфель документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства. Многие образцы форм и бланков дополнительно снабжены примерами заполнения, что. Доверенность на получение заработной платы. О передаче функций по ведению кадрового делопроизводства. Будет заполнять трудовые книжки и подписывать их на основании доверенности. А наемное юридическое лицо (см. Образец уведомления на стр.).

Ведение кадрового делопроизводства в филиалах

В статье рассмотрены вопросы правильного оформления сотрудников в филиалах и представительствах юридических лиц.
Определение работодателя и его представителя, передача полномочий, правила ведения и хранения трудовых книжек, а также другие особенности кадрового документооборота в филиалах исследуются автором и отражаются в примерных образцах прилагаемых документов.

В кризисное время, когда крупные компании больше остальных уделяют внимание кадровым перестановкам и увольнениям, а государственные органы особенно строго следят за соблюдением всех формальностей в отношении работников, необходимо быть уверенным в том, что все документы оформлены правильно. Крайне неприятно обнаружить в такой ситуации, что подписывал приказы о назначении и увольнении не тот человек, который имел на это право. Рассмотрим, кто обладает полномочиями решения кадровых вопросов в филиалах и представительствах крупных организаций.

Открытие филиала и прием руководителя

Как назначается и принимается на работу руководитель филиала? Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.
Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности. Что означают слова «назначаются юридическим лицом»? В соответствии с Гражданским кодексом РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами. Так, например, общество с ограниченной ответственностью может создавать филиалы и открывать представительства по решению общего собрания участников общества, принятому большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов для принятия такого решения не предусмотрена уставом общества (ст. 5 Федерального закона от 08.12.1998 N 14 -ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ред. от 30.12.2008). Руководители филиалов и представительств общества назначаются обществом и действуют на основании его доверенности. В обществах с ограниченной ответственностью избирается единоличный исполнительный орган (генеральный директор, президент и т.д.), в полномочия которого входят:
1) действия без доверенности от имени общества, в т.ч. представление его интересов и совершение сделок;
2) выдача доверенностей на право представительства от имени общества, в т.ч. доверенностей с правом передоверия;
3) издание приказов о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применение мер поощрения и наложение дисциплинарных взысканий.
Таким образом, ясно, что приказы о назначении на должность руководителей филиалов издаются руководителем юридического лица, его единоличным исполнительным органом.
Филиал открывается тогда, когда руководство головного офиса уже решило, чем он будет заниматься, а значит, определило и штатное расписание.
Приведем порядок действий по открытию филиала и назначению его руководителя:
принятие решения о создании филиала или представительства общим собранием участников (советом директоров), определение места его нахождения; принятие решения о внесении соответствующих изменений в Устав организации общим собранием (советом директоров);
действия по регистрации изменений в Уставе организации и уведомлению соответствующего налогового органа (выполняются руководителем юридического лица);
издание руководителем организации приказа о внесении изменений в штатное расписание организации, в котором должно быть определено количество штатных единиц сотрудников филиала, а также их должностные оклады;
заключение трудового договора с руководителем филиала и издание приказа о назначении его на эту должность (выполняется руководителем юридического лица).

Общество с ограниченной ответственностью «Полномочие»

Приказ
О внесении изменений в штатное расписание

30.06.2009 N 21
Москва

Приказываю:
1. В связи с открытием филиала в городе Красноярск внести изменения в штатное расписание. Новый вариант штатного расписания прилагается.
2. Штатное расписание вводится в действие с 01.07.2009.
Приложение. Штатное расписание от 30.06.2009.

Генеральный директор Зябликов /В.И. Зябликов/

Прием на работу и увольнение сотрудников филиала

А кто будет принимать на работу остальных сотрудников филиала? Опять руководитель юридического лица? По умолчанию так и должно быть. Вот только на практике часто этим сразу же начинает заниматься руководитель филиала. И оно представляется вполне логичным, филиал может находиться в другом, иногда очень далеком городе, генеральный директор никогда не увидит большинство работников филиала, и пересылка приказов о приеме на работу, увольнении, отпусках весьма затруднительна и будет тормозить рабочий процесс.
Чтобы руководитель филиала имел право сам принимать и увольнять работников, ему надо специально передать эти полномочия, иначе некоторые его действия могут быть признаны недействительными.
Но руководитель филиала по умолчанию вовсе не будет являться правомочным представителем работодателя, ему надо специально передать полномочия по решению кадровых вопросов. Как это сделать? Лучше всего, если такая передача будет закреплена в нескольких документах: трудовом договоре с руководителем филиала, доверенности (прил. 1), положении о филиале (прил. 2).

Трудовой договор
с директором (руководителем) филиала (с передачей полномочий по найму и увольнению работников)
(извлечения)

Москва «10» августа 2009 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Кадровик», именуемое в дальнейшем — Работодатель, в лице генерального директора Евтюшкина Александра Сергеевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин РФ Брянский Евпатий Лукич, именуемый в дальнейшем — Директор филиала, с другой стороны, заключили договор о нижеследующем:

4. Права и обязанности директора филиала.
«…»
4.3. Полномочия директора филиала по кадровым вопросам.
4.3.1. Директор филиала наделяется полномочиями заключать и расторгать договоры с работниками филиала в соответствии с трудовым законодательством на основании доверенности. Во всех отношениях с работниками филиала Директор филиала выступает в качестве полномочного представителя работодателя.
4.3.2. Директор филиала обеспечивает правильное и четкое исполнение всеми работниками филиала своих обязанностей, возложенных на них трудовыми договорами и должностными инструкциями, а также:
— обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками филиала;
— обеспечивает создание условий для роста и повышения квалификации персонала;
— контролирует соблюдение работниками филиала Правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, состояние производственной и трудовой дисциплины;
— поощряет отличившихся работников, налагает взыскания на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
«…»

Итак, предположим, что все полномочия переданы должным образом, сотрудников принимают на работу в филиал. Так кто же является для них работодателем? Обладающий полномочиями по кадровым вопросам директор филиала? Нет, работодателем по прежнему является юридическое лицо, создавшее филиал, а руководитель будет его представителем. Поэтому в трудовых договорах с сотрудниками в качестве работодателя указывается юридическое лицо.
Приказы об отпусках, поощрениях, награждениях будет издавать директор филиала, заявление и приказ об увольнении будет также подписывать он. А вот в трудовой книжке в обязательном порядке будет указано наименование юридического лица, открывшего филиал.
Лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек, тоже должно быть назначено приказом, иначе трудовые книжки работников придется хранить в головном офисе организации, что может быть очень неудобно. Но тем не менее, если никому не была передана обязанность по ведению и хранению трудовых книжек, то все они должны храниться в головном офисе. В случае увольнения работника трудовая книжка пересылается по почте.
Вообще, все приказы по кадрам по умолчанию должны издаваться в самом юридическом лице, приниматься и увольняться новые сотрудники тоже им (т.е. руководителем юридического лица), фактически каждое заявление работника, хоть об ежегодном отпуске, хоть об отпуске за собственный счет на 1 день без сохранения содержания, должно направляться в головной офис и там рассматриваться. Таким образом, при создании офиса надо либо так составлять документы, на основании которых он будет действовать, чтобы передать все кадровые полномочия на места, либо как следует продумать систему передачи документации, своевременную связь и коммуникацию.
Разумеется, невозможно однозначно рекомендовать передачу всех полномочий в трудовых отношений как единственно правильную. Филиалы и представительства создаются с разными целями, наделяются различными функциями, для решения задач конкретного юридического лица вполне возможен вариант, когда все трудовые отношения регулируется централизованно. Все, что хотелось бы сказать, так это то, что надо идти на подобное осознанно, с открытыми глазами. Известны случаи, когда организация переделывала все трудовые договоры и приказы, поскольку никаких полномочий в филиал передано не было, а документы оформлялись от имени филиала, с «шапкой» филиала. У уволенных работников тоже могут возникнуть проблемы, в связи с неправильным оформлением трудовых книжек.

Трудовой договор
с сотрудником филиала
(извлечения)

г. Тамбов «20» августа 2009 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Кадровик» именуемое в дальнейшем — Работодатель, в лице директора филиала Брянского Евпатия Лукича, действующего на основании Положения о филиале и доверенности на руководителя филиала от 10 августа 2009 года, с одной стороны, и гражданин РФ Вервольф Модест Павлович, именуемый в дальнейшем — Работник, с другой стороны, заключили договор о нижеследующем:
«…»

1.2. Работа по договору является для Работника основной.
1.3. Местом работы Работника является филиал Работодателя, расположенный по адресу: город Тамбов, ул. Рылеева, д. 5
«…»

В приложениях к настоящей статье мы привели документы, в которых обозначена максимальная передача полномочий в трудовых отношениях филиалу. Так, можно увидеть, что в изменениях к Уставу (прил. 3) не забыто упоминание о печати филиала, которая используется в соответствии с положением о филиале. В этом положении (прил. 2) есть целый раздел о персонале, в котором специально упомянуто о том, где ведутся и хранятся трудовые книжки работников, а также, какой печатью заверяются записи в них. Ведь в последнее время вопрос о том, какая печать может стоять в трудовой книжке, встал особенно болезненно. Так как существуют разъяснения Роструда (письмо от 24.11.08 N 2607-6-1), в которых говорится, что в соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила ведения трудовых книжек), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил).
В отличие от прежней редакции указанного пункта Правил ведения трудовых книжек, действовавшей до вступления в силу постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225», новая редакция не устанавливает тождественности между понятиями «печать работодателя» и «печать кадровой службы работодателя», используя только одно из них. Исходя из характера изменения и дополнений, внесенных в Правила ведения трудовых книжек названным постановлением Правительства РФ, они направлены на приведение норм Правил ведения трудовых книжек в соответствие с положениями ТК РФ в части использования единого понятия «работодатель» вместо понятия «организация».
При внесении изменений в п. 35 Правил ведения трудовых книжек, очевидно, исходили из того, что у работодателей — физических лиц, перечисленных в абз. 2 ч. 5 ст. 20 Трудового кодекса РФ (работодатели — индивидуальные предприниматели), как правило, отсутствует кадровая служба и ведение трудовых книжек данный работодатель осуществляет самостоятельно либо это делает специально уполномоченное им лицо.
Другими словами, можно предположить, что исключение из данного пункта положения, позволявшего работодателям — физическим лицам при увольнении работников проставлять в их трудовые книжки как гербовую печать организации, так и печать кадровой службы, носило сознательный характер.
В связи с этим, по мнению Роструда, действующая редакция указанного пункта Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей — юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать своей кадровой службы.
Эти разъяснения сильно осложнили жизнь работникам отделов кадров филиалов, которые до этого ставили печать кадровой службы в трудовые книжки увольняемых сотрудников.
Но возможность внести изменения в положение о филиале, придать дополнительные полномочия его руководителю остаются у юридического лица всегда.

Доверенность N 1
на руководителя филиала юридического лица

город Москва Десятое августа две тысячи девятого года

Общество с ограниченной ответственностью «Кадровик» именуемое в дальнейшем — Работодатель, в лице генерального директора Евтюшкина Александра Сергеевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает г-на Брянского Евпатия Лукича (паспорт: серия 46 06 N 022096, выдан паспортным столом N 1 34 ОМ Тамбовского ОВД «25» мая 2004 г. зарегистрирован по адресу: Тамбов, ул. Октябрьская, д. 14, кв. 35, являющегося руководителем филиала ООО «Кадровик» в г. Тамбов на основании решения общего собрания учредителей ООО «Кадровик» (протокол N 2 от «09» августа 2009 г.), осуществлять следующие действия:
— представлять интересы ООО «Кадровик» в государственных органах Российской Федерации в связи с регистрацией, перерегистрацией филиала;
— осуществлять руководство филиалом, в том числе заключать любые сделки и подписывать от имени ООО «Кадровик» договоры и иные необходимые документы, связанные с деятельностью филиала, открывать расчетные, валютные и иные счета филиала в банках и иных кредитных организациях на территории Российской Федерации и распоряжаться находящимися на них денежными средствами, подписывать финансовые документы, связанные с деятельностью филиала, осуществлять иные действия по руководству Филиалом;
— принимать и увольнять работников филиала. Заключать трудовые договоры с принимаемыми в филиал работниками; Выступать в отношениях с работниками филиала полномочным представителем ООО «Кадровик» как работодателя.
— представлять интересы ООО «Кадровик» перед государственными, общественными и коммерческими организациями в Российской Федерации и иностранными организациями в связи с деятельностью филиала;
— вести от имени и в интересах ООО «Кадровик» любые гражданские дела, связанные с деятельностью филиала, во всех судебных инстанциях (судах общей юрисдикции и арбитражных судах), в том числе при рассмотрении дел по существу, а также в апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях со всеми правами, которые предоставлены законом истцу, ответчику, третьему лицу, потерпевшему, в том числе с правом подписания искового заявления, отзыва на исковое заявление, заявления об обеспечении иска, предъявления иска, изменения предмета или основания иска, признания иска, полного или частичного отказа от исковых требований, передачи иска в третейский суд, заключения мирового соглашения, обжалования судебных актов, предъявления исполнительного листа к взысканию, обжалования действий судебного пристава-исполнителя, получения присужденного имущества или денег, с правом сбора, подготовки и получения любых необходимых для выполнения данного поручения документов, с правом подписи всех необходимых документов и совершения всех необходимых действий, связанных с выполнением данного поручения.

Настоящая доверенность выдана сроком на три года с правом передоверия.

Подпись гр.___________________________ удостоверяю.

Генеральный директор. ООО «Кадровик» ___________________ А.С. Евтюшкин
(подпись)

Утверждено
Решением Общего собрания участников
ООО «Кадровик»
Протокол N 2
от «09» августа 2009 г.

Положение
о филиале общества с ограниченной ответственностью
«Кадровик»
в городе Тамбов

1. Общие положения

1. Филиал общества с ограниченной ответственностью «Кадровик» создан на основании решения Общего собрания участников общества (протокол N 2 от «09» августа 2009 г.)
2. Полное наименование филиала: Тамбовский филиал общества с ограниченной ответственностью «Кадровик».
3. Местонахождение филиала: город Тамбов, ул. Рылеева, д.5.
4. Филиал учрежден на неопределенный срок.
5. Филиал действует в соответствии с Налоговым кодексом РФ, Гражданским кодексом РФ; Федеральным законом РФ N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 (ред. от 22.12.2008), иным действующим законодательством РФ, а также Уставом общества и настоящим Положением.

2. Цели и предмет деятельности

1. Филиал создан в целях производства продукции, осуществления работ и оказания услуг, а также извлечения прибыли.
2. Предметом деятельности филиала является:
— торговля продукцией ООО «Кадровик» на территории города Тамбов;
— другая деятельность.

3. Правовой статус филиала

1. Филиал является обособленным подразделением общества с ограниченной ответственностью «Кадровик», расположенным вне места нахождения общества и осуществляющим следующие функции:_________________________________________________________________ ___________________
2. Филиал не является юридическим лицом, действует на основании утвержденного обществом Положения. Филиал для осуществления деятельности наделяется создавшим его обществом имуществом, которое учитывается как на его отдельном балансе, так и на балансе общества.
3. Директор филиала назначается обществом и действует на основании доверенности, выданной обществом.
4. Филиал осуществляет деятельность от имени создавшего его общества. Ответственность за деятельность филиала несет создавшее его общество.
5. Для организации и ведения своей деятельности филиал открывает расчетные рублевые и валютные счета в банках в установленном законом порядке.
6. Филиал имеет круглую печать, штампы и бланки со своим наименованием и наименованием общества.

4. Имущество филиала

1. Имущество филиала образуется из средств, закрепленных за ним обществом, а также денежных и материальных средств, приобретенных в ходе его хозяйственной деятельности, входящих в общий баланс общества. Имущество, числящееся на балансе филиала, является собственностью общества.
2. Источниками формирования имущества филиала являются:
— денежные и иные материальные средства, закрепленные за ним обществом;
— доходы, полученные от реализации продукции, работ, услуг, а также от других видов хозяйственной деятельности, в части, оставляемой в распоряжении филиала;
— доходы от приобретенных ценных бумаг в части, оставляемой в распоряжении филиала;
— безвозмездные и благотворительные взносы, пожертвования организаций, предприятий и граждан;
— кредиты, предоставленные обществу на цели, связанные с деятельностью филиала;
— прочие источники, не запрещенные законодательством.
3. Филиал не вправе без согласия общества продавать и передавать другим лицам, обменивать, сдавать в аренду, предоставлять бесплатно во временное пользование либо взаймы закрепленные за ним здания, сооружения, оборудование, транспортные средства, инвентарь, сырье и другие материальные ценности, а также списывать их с баланса, если иное не предусмотрено решениями генерального директора либо Общим собранием участников общества.

5. Финансово-хозяйственная деятельность филиала

1. Для выполнения своих задач и задач общества филиал осуществляет финансово-хозяйственную деятельность в пределах и на условиях, определенных ему обществом.
2. Производственная деятельность филиала планируется и учитывается в составе общества.
3. Общество предоставляет филиалу оперативную самостоятельность в процессе выполнения закрепленных за ним функций.
4. Филиал осуществляет распоряжение имуществом и средствами, получаемыми им в результате собственной хозяйственной деятельности, в соответствии с решениями общества.
5. Филиал вправе заключать хозяйственные договоры, ответственность за которые несет общество.
6. Филиал несет материальную ответственность перед обществом за нанесенный ущерб.
7. Филиал реализует свою продукцию, работы, услуги, отходы производства по ценам и тарифам, установленным обществом.
8. Филиал осуществляет все виды хозяйственной деятельности, направленной на решение уставных задач филиала и общества в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, а также законодательствами других стран, на территории которых филиал осуществляет свою деятельность.
9. Итоги деятельности филиала отражаются в балансе, в отчете о прибылях и убытках, а также годовом отчете общества.
10. Финансовый год филиала совпадает с финансовым годом общества.

6. Управление филиалом

1. Управление филиалом осуществляется директором филиала.
2. Органом, уполномоченным в соответствии с учредительными документами определять принципы, цели деятельности и иные вопросы, связанные с деятельностью филиала, является Общее собрание участников общества. В компетенцию Общего собрания участников общества входит:
— определение основных направлений деятельности филиала, утверждение планов и отчетов об их выполнении;
— внесение изменений и дополнений в настоящее Положение;
— назначение аудиторов для проверки финансовой деятельности филиала;
— назначение и переизбрание директора филиала;
— определение структуры филиала;
— установление размера, формы и порядка наделения филиала материальными средствами;
— утверждение годовых отчетов по результатам деятельности филиала, утверждение отчетов и заключений аудиторов, определение порядка распределения прибыли и порядка покрытия убытков;
— принятие решений о прекращении деятельности филиала, назначение ликвидационной комиссии, утверждение ликвидационного баланса.
3. Руководство деятельностью филиала осуществляет директор, действующий на основании доверенности, выдаваемой обществом, трудового договора и приказа о назначении директора филиала. Приказ о назначении директора филиала издает генеральный директор Общества на основании решения Общего собрания участников общества о назначении директора.
4. Директор филиала:
— действует от имени общества по доверенности;
— осуществляет оперативное руководство деятельностью филиала в соответствии с утвержденными обществом планами;
— представляет интересы филиала во всех российских и иностранных предприятиях, учреждениях и организациях;
— распоряжается средствами филиала в пределах предоставленных ему прав, совершает сделки;
— в пределах имеющихся полномочий издает приказы и указания, обязательные для всех работников филиала;
— открывает в банках расчетные и иные счета;
— принимает на работу и увольняет с работы работников филиала в соответствии со штатным расписанием, применяет к ним меры поощрения и налагает на них взыскания в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
— совершает иные действия, необходимые для достижения целей и задач филиала. Приказы и распоряжения директора филиала в пределах его полномочий обязательны для исполнения всеми работниками филиала.

7. Контроль финансово-хозяйственной деятельности филиала

1. Проверка финансово-хозяйственной и правовой деятельности филиала осуществляется ревизионной комиссией общества, аудиторскими службами, назначенными или привлекаемыми обществом в случае необходимости.
2. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью филиала может осуществляться аудиторами (аудиторскими организациями на основании заключенных с ними договоров).
3. Члены ревизионной комиссии общества и аудиторы вправе требовать от должностных лиц филиала предоставления им всех необходимых материалов, бухгалтерских или иных документов и личных объяснений.
4. Члены ревизионной комиссии общества и аудиторы адресуют результаты проведенных ими проверок Общему собранию участников общества.
5. Ревизионная комиссия общества и аудиторы составляют заключение по годовым отчетам филиала.

8. Бухгалтерский учет и отчетность

1. Филиал учитывает результаты своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
2. Главный бухгалтер филиала несет ответственность и пользуется правами, установленными для главных бухгалтеров предприятий и организаций. Главный бухгалтер филиала подчиняется непосредственно генеральному директору и главному бухгалтеру общества.

9. Персонал филиала

1. Отношения работников филиала, возникшие на основе трудового договора, регулируются российским трудовым законодательством и Положением о персонале филиала, утверждаемым директором филиала.
2. Структуру филиала утверждает Общее собрание участников. Штатное расписание филиала утверждает приказом генеральный директор общества.
3. Директор филиала является полномочным представителем общества как работодателя в отношениях с работниками.
Директор филиала разрабатывает Положение о персонале, где в соответствии с трудовым законодательством предусматривается порядок найма и увольнения работников, формы и системы оплаты труда, распорядок рабочего дня, сменность работы, порядок предоставления выходных дней и отпусков и другие вопросы. Условия оплаты труда, продолжительность ежегодных отпусков, меры социальной защиты работников не должны быть хуже условий, предусмотренных российским трудовым законодательством.
4. Ведение и хранение трудовых книжек сотрудников филиала осуществляется на территории филиала. Лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек, назначается приказом директора филиала.Трудовые книжки работников в соответствии с Уставом общества заверяются печатью филиала.

10. Прекращение деятельности филиала

1. Деятельность филиала прекращается:
— по решению Общего собрания участников общества;
— в случае ликвидации общества.
2. Прекращение деятельности филиала происходит путем его ликвидации.
3. Ликвидация филиала производится назначенной обществом ликвидационной комиссией.
4. При прекращении деятельности Филиала увольняемым работникам гарантируется соблюдение их прав и интересов в соответствии с законодательством.
5. Порядок удовлетворения претензий кредиторов в случае прекращения деятельности Филиала определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6. При прекращении деятельности Филиала имущество Филиала, оставшееся после расчетов Общества с кредиторами, возвращается Обществу.
7. В случае недостатка имущества филиала для расчетов с кредиторами общество обязуется удовлетворить претензии кредиторов.

Утверждено
Решением Общего собрания участников
N 2 от 09 августа 2009 года
_____________/____________________/

Изменения
в Уставе общества с ограниченной ответственностью «Кадровик»
в связи с созданием филиала

Читать ст.________ Устава (____________ редакция N__________) общества в следующей редакции:
«Статья_____________. Сведения о филиалах и представительствах
1. В Обществе создан филиал по адресу: город Тамбов, ул. Рылеева, д. 5.
2. Филиал Общества является его обособленным подразделением, расположенным вне места нахождения Общества и осуществляющее все его функции, в т.ч. функции представительства.
3.__________________________ филиал общества выполняет следующие функции:
____________________________________________________________________ ____
____________________________________________________________________ ____
4. Филиал не является юридическим лицом, действует на основании утвержденного обществом положения. Филиал наделено обществом имуществом, которое учитывается как на его отдельном балансе, так и на балансе общества.
5. Руководитель филиала назначается обществом и действуют на основании доверенности, выданной обществом. Наименование должности руководителя филиала — директор филиала.
6. Филиал имеет печать и штампы со своим наименованием и наименованием общества. Печать филиала используется в соответствии с Положением о филиале и Положением о печати филиала.
7. Филиал осуществляет деятельность от имени общества. Ответственность за деятельность филиала (представительства) несет общество».

В. Пустозерова,
юрист, заместитель главного редактора, эксперт журнала «Кадровик»

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 8, август 2009 г.