Реквизит согласовано образец

Кадровое делопроизводство -> 3.1.1. Оформление реквизитов документов 3.1.1. Оформление реквизитов документов

Реквизит "АДРЕСАТ" - место нахождения учреждения, организации или лица, которому направляют документ. Согласно Почтовым правилам Министерства связи он включает в себя, следующие элементы:

индекс, область (край), город, улицу, дом.

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл. г. (город), пос. с, (село), р-н, ул. пер. наб. пр, или просп. корп. кв.

Города, в наименование которых входит слово "град" или "город", а также столицы указывают без сокращения - "г" (Новгород, Волгоград), остальные - с сокращением (г. Омск, г. Мурманск).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв.57а).

Наименование адресата указывают на документе одним из способов, установленных ГОСТом Р 6.30-97. Место расположения адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках (уголки или риски) на бланках, нанесенных типографским способом.

Если документ напечатан на листе бумаги, адресат оформляют с 4-го положения табулятора (45 деление на линейке, после 32 печатных знаков от начального поля), через 1 межстрочный интервал, с 1,5-2 интервалами между составными частями реквизита. Составные части реквизита "Адресат":

- наименование структурного подразделения;

- фамилия и инициалы должностного лица, кому направлен документ;

Каждый из элементов реквизита "Адресат" должен начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей этого реквизита) знаки препинания не ставят (открытая пунктуация). В середине строк знаки препинания сохраняют. Переносы слов не допускаются.

Варианты оформления реквизита "Адресат".

1. Документ направляют в организацию, в структурное подразделение:

Название организации и структурного подразделения пишут в именительном падеже, фамилию должностного лица - в дательном, инициалы ставят после фамилии через пропуск.

2. Документ направляют в несколько однородных организаций, адресат указывают обобщенно:

На одном документе может быть указано не более четырех адресатов, отделенных друг от друга 1,5 - 2 интервалами. Слово "Копия" перед адресатами, следующими после первого, не ставят.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки. При этом на каждом документе указывают только один адрес.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, который пишут после названия организации и должностного лица например:

Почтовый адрес не указывают в реквизите "Адресат", если документ адресован в правительственные органы или постоянным корреспондентам, адрес которых известен экспедиции или секретарю.

3. Адресуя документ руководителю организации, наименование организации можно включать в состав должности адресата, если отправителю известна фамилия руководителя.

4. Если документ адресован частному лицу, то сначала пишут адрес, а затем указывают фамилию и инициалы адресата, например:

Реквизит "ДАТА ДОКУМЕНТА" - обязательный реквизит документов, составная часть поискового признака.

Датой документа может быть:

- дата его подписания (для распоряжений, приказов, писем, справок, докладных записок);

- дата принятия документа коллегиальным органом (для решений, постановлений);

- дата утверждения (для положений, уставов, инструкций и т.д.);

- дата составления - дата, когда событие произошло (для протокола, акта).

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Оформляют дату тремя парами арабских цифр, разделенных точками. Они соответствуют числу, месяцу и году (15.06.80). Если цифра одна, перед ней ставят "ноль" (03.09.96). Это самый распространенный способ оформления даты. Реже дату пишут так: 15.03.1994. Дата оформляется от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа или подписи.

В распорядительных документах (приказах, постановлениях и т.д.) может быть установлена дата вступления документа в силу (введение документа в действие), не совпадающая с датой принятия или подписания документа, например: "Решение вступает в силу через 15 дней со дня Опубликования и действует в течение двух лет".

Дата входит также в грифы "СОГЛАСОВАНО", "УТВЕРЖДЕНО".

Датируется документ должностным лицом при его подписании или утверждении. Дата проставляется руководителем от руки в установленном месте. Месяц и год можно напечатать заранее.

В тексте документов допустимо применение словесно-цифрового способа оформления: 28 августа 1993 г. или 2 сентября 1997 года.

Реквизит "РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА" - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, которое указывает место его составления (исполнения) и хранения.

Индекс проставляют на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа.

Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоряжений) - индексом является обычный порядковый номер в пределах календарного года.

Для исходящих документов, (писем) индекс состоит из следующих частей:

- индекса структурного подразделения, составившего документ;

- номера дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;

- порядкового номера регистрации.

Индекс документа, составленного несколькими организациями, включает порядковые номера, присвоенные организациями - авторами документа, которые пишут через косую черту в порядке указания авторов-составителей.

На документах, отправляемых из организаций (исходящих), индексы ставят как на подлиннике, так и на копии, остающейся в учреждении.

На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставят.

Реквизит "ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ" - используют для внутреннего и внешнего согласования документов и ознакомления с ними.

Внутреннее согласование оформляется визой.

Данный реквизит включает в себя следующие элементы:

- наименование должности визирующего (при необходимости).

Не допускается отказ от визирования и внесение каких-либо исправлений. При наличии замечаний или дополнений к проекту их излагают на отдельном листе, а визу оформляют по следующему образцу:

Визу располагают ниже реквизита "Подпись". Наименование должности, личную подпись, дату и дополнительные надписи пишут от границы левого поля. Расшифровка подписи - после 16 печатных знаков от левого поля. Элементы отделяют друг от друга расстоянием в 1,5-2 интервала.

Исходящие документы визируют на экземпляре, оставшемся в организации, остальные документы - на первом экземпляре.

Внутреннее согласование (ВИЗА) проводят с:

- руководителями структурных подразделений, где составлен документ;

- заинтересованными должностными лицами других подразделений;

- общественными организациями (при необходимости);

Виза ознакомления - подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Ее оформляют следующим образом:

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Реквизит "ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА" - состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое пишут крупными буквами, без кавычек и знаков препинания на конце. Проставляют от границы левого поля, через 1,5-2 интервала указывают наименование должности лица, с которым согласовывается документ (от левого поля), затем через 1,5-2 интервала - подпись (от левого поля) и расшифровка подписи (после 16 печатных ударов от левого поля), затем - дата.

Согласование может производиться коллегиальным органом или письмом. В этом случае гриф согласования оформляют по форме:

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно, от левого (начального) поля и с 5-го положения табулятора (40 печатных знаков от левого поля), например:

Если грифов согласования много, оформляется лист согласования. Располагается гриф согласования ниже реквизита "Подпись" через 2 -3 интервала.

Реквизит "ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ" - должен быть кратким, емким, точно передавать смысл текста документа.

Заголовок может состоять из нескольких строк Длина строки не должна превышать 28 печатных знаков. Каждая строка заголовка имеет законченный смысл.

Строчки заглавия пишут через 1 интервал, без переносов, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заглавие не должно быть более четырех строк. Если оно не вмещается в эти строки, то его пишут от начального до конечного поля.

До заглавия и после него пропускают 2-4 интервала.

Реквизит "ПОДПИСЬ" - включает наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - при оформлении документа на бланке), личную подпись и ее расшифровку.

Название должности пишется от левого поля (не более 28 печатных знаков), расшифровка подписи - инициалы и фамилия - с 6 положения табулятора (48 печатных знака от левого поля). Документ может быть подписан несколькими должностными лицами. В этом случае их подписи располагают одну под другой, в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Расстояние между подписями - 1,5 - 3 интервала.

Реквизит "ПОДПИСЬ" отделяют от текста 2 - 4 интервалами. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне.

Реквизит "РЕЗОЛЮЦИЯ" - включает в себя указание по исполнению документа.

Резолюцию пишет руководитель организации или другое должностное лицо, которое рассматривает пришедший документ.

Резолюция состоит из следующих элементов:

- дата написания резолюции.

Если исполнителей несколько человек, то в этом случае указывают все фамилии, однако ответственным за исполнение документа считается тот, чья фамилия написана первой.

Резолюцию пишут от руки, располагая между адресатом и текстом или на любом свободном месте. Резолюций на документе может быть несколько.

Реквизит "ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА" - состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты. Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.

Оформляют этот гриф с 5 положения табулятора (40 печатных знаков от левого поля), в правом верхнем углу документа.

Инициалы и фамилия пишут с 6 положения табулятора (48 печатных знака от левого поля), другие элементы оформляют с 5 положения табулятора (40 печатных знаков от левого поля).

Документ может быть утвержден каким-либо документом (решением, постановлением, протоколом и т.д.). В этом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

Реквизит "ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ" документа - включает заверительную надпись "Верно", которую пишут с большой буквы от левого поля. С новой строки указывают наименование должности лица, заверившего копию (от начального поля), подпись, ее расшифровку (от 6 положения табулятора). Ниже - дату заверения.

Если копию выдают на руки или пересылают в организацию, подпись удостоверяют печатью.

Реквизит "ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ" - включает фамилию (фамилию, имя, отчество) исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона. Располагают этот реквизит на лицевой, а, если нет места, то на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит "ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ" - состоит из даты поступления (при необходимости - часы и минуты) и номера (индекса). Его располагают в правом нижнем углу первого листа документа.

Реквизит "ОТМЕТКА ДЛЯ АВТОМАТИЧЕСКОГО ПОИСКА ДОКУМЕНТА" - содержит имя файла, код оператора или фамилию сотрудника, вводившего информацию, и дату ввода информации.

На документе делают надпись "Информация перенесена на машинный носитель", проставляют подпись лица, ответственного за перенос данных и дату переноса.

Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках;

Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров": хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов.

Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой "Отдел кадров 6.0":не требует наличия установленного Microsoft Access, программа "Отдел кадров плюс" полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме.

Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников.

Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.)

Программа предназначена для автоматизации работы с договорами. Необходимость учета договоров возникает в тот момент, когда с помощью обычного журнала договоров, таблицы Excel или справочника учетной системы невозможно составить ясную картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам.Программа "Документ плюс" уменьшает рутинную и однообразную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям.

Программа служит для автоматизации торговых операций (формирование документов), работы с клиентами (CRM) и формирования отчетности по торговой деятельности (аналитика).Функции: управление контактами, история взаимодействия с клиентами; управление рабочим временем; автоматизация документооборота; аналитика; функциональные инструменты.

Программа для автоматизации журнала приказов учебного учреждения. Программа формирует реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок). Внедрение программы позволяет сэкономить время на формирование приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении. Программа автоматически формирует приказ о зачислении, приказ о переводе на следующий курс, приказ об оплате за обучение по индивидуальному плану, приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения, приказ о предоставлении академического отпуска, приказ о восстановлении в число студентов, приказ об отчислении, приказ о допуске к защите дипломных работ и сдаче итоговых государственных экзаменов и другие приказы

Все программы (Отдел кадров 6.0, Отдел кадров плюс, Отдел кадров 2015, Расчёт стажей, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клиент Плюс, Журнал приказов. Образование) одним архивом.

Реквизит «Гриф согласования»: Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).
Внутреннее и внешнее согласования выражаются в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего - гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник планового отдела Минфина РФ
Подпись А.В. Уваров
13.07.97
При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа в именительном падеже, его

дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО Протокол собрания трудового коллектива 10.01.97 N3
Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс, например: СОГЛАСОВАНО Письмо Госстандарта РФ 06.01.97 N7/05-09
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись», а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:
с организациями, интересы которых затрагивает документ;
с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;
с общественными организациями (при необходимости);
с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);
с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

1. "Гриф согласования документа"
   реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Председатель профкома преподавателей и сотрудников МГУ Личная
   
2. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»
   Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. В государственных организациях используются грифы «Для служебного пользования», «Секретно» и т.п. В негосударственных структурах документы, содержащие сведения, представляющие собой коммерческую тайну, обычно имеют гриф «Конфиденциально». Гриф ограничения доступа к документу располагается в правом верхнем углу
   
3. Реквизит «Гриф утверждения».
   Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например: УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия Подпись А.Б.Сидоров 12.07.97. Если документ составлен не на бланке, то в наименовании должности включается наименование предприятия, например: УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия «Контакт» Подпись А.Б.Сидоров
   
4. Реквизит «Адресные данные предприятия (реквизит 9) »
   Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутрен- них документах. Адресные данные организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан в бланке. Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи, т.е. с указанием индекса
   
5. "Гриф утверждения документа"
   реквизит документа указывающий на нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты
   
6. ГРИФ
   - печать, штемпель с образцом подписи или каким-либо другим рукописным текстом. - Надпись на документе или издании, определяющая особый порядок пользования
   
7. Реквизит «Виза»
   Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов. Виза включает: личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости - должность визирующего, например: Юрисконсульт Подпись К.И. Смелов 03.08.97. При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласия с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен»,
   
8. Реквизит "Идентификатор электронной копии документа"
   проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа. Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа. Отметка может дополняться другими поисковыми данными, в зависимости от особенностей информационных систем организации. Завершая обзор реквизитов документов,
   
9. Реквизит "Место составления или издания документа"
   указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывается для исключения ошибок о местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывают в соответствии с
   
10. Реквизит «Адресат»
    Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу, например: Предприятие «Контакт» или Предприятие «Контакт» Главному специалисту г-ну Смирнову А.С. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:
    
11. Реквизит «Отметка о контроле»
    Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль, включает букву «К» или слово «Контроль», проставленные цветным карандашом или специальным штампом, располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к
    
12. Реквизит «Ссылка на индекс и дату входящего документа»
    Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах ниже даты и индекса
    
13. Реквизит «Резолюция»
    Резолюция - это реквизит, проставляемый на документе руководителем при-нятия управленческого решения. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязатель- но датируется и подписывается руководителем, например: Коростелеву И.С. Подготовить проект ответа с обоснованием к 12.03.97. Подпись руководителя 01.03.97 Если исполнителей документа
    
14. Реквизит «Дата»
    Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например дату 12 августа 1997 г. следует оформлять 12.08.97. Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и день месяца: 97.01.31. В текстах
    
15. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"
    используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной
    
16. Реквизит «Подпись»
    В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, под- писывающего документ (полное, т.е. с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное без названия организации на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например: Директор предприятия «Агат» подпись Н.И.Потапов или Директор предприятия подпись Н.И.Потапов При подписании
    
17. "Дата документа" — реквизит
    содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования (далее по тексту — подписания). Указанные действия обязательно датируются, поэтому типовая инструкция определяет местонахождение даты каждого из них. Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.
    
18. § 8. СОГЛАСОВАНИЕ
    Синтаксическая традиция выработала морфологическое в своей основе деление подчинительной связи на уровне словосочетания и простого предложения (т. е. деление зависимости формы слова) на три вида: согласование, управление и примыкание. Согласованием принято называть такую подчинительную связь, при которой отношение зависимого компонента словосочетания к главному выражается его уподоблением
    

Реквизит документа

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. 1

В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 2

Генеральный директор
ЗАО "Термика"

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Подпись" в письме

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. 3

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: 4

И.о. генерального директора

Исполняющий обязанности
генерального директора

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 5

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. 6

Генеральный директор
ЗАО "Термика"

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 7

Рис. 2.
Пример оформления реквизита "Подпись" на бланке должностного лица

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. 8

Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения". Схема расположения реквизита "Подпись" приведена на рисунке 3.

Рис. 3.
Расположение реквизита "Подпись"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 -гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 -отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 -отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 -отметка о поступлении документа в организацию;
30 -идентификатор электронной копии документа

__________
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 50.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.22.
3 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.
4 Там же. – Приложение № 11.
5 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
6 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост. М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В .Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М. 2003. – 90 с.
7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
8 Там же. – Пункт 3.22.
9 Чуковенков А.Ю. Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М. ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
10 Там же.
11 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
12 Там же. – Пункт 3.22.
13 Там же. – Пункт 3.22.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. 1

Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. 2

коммерческий директор
ЗАО "Термика"
Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляют следующим образом: 3

Письмо ЗАО "Термика"
от 06.04.2009 № 430

Протокол общего собрания
акционеров ЗАО "Термика"

от 06.04.2009 № 10

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Гриф согласования документа"

Схема расположения реквизита "Гриф согласования документа" приведена на рисунке 2.

Рис. 2.
Расположение реквизита "Гриф согласования документа"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 -гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 -отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 -отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 -отметка о поступлении документа в организацию;
30 -идентификатор электронной копии документа

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается. 4

Лист согласования может оформляться следующим образом: 5

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта Положения об общих принципах сотрудничества

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. 6

При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается. 7

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области. 8

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. 9

__________
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 52.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.23.
3 Там же. – Пункт 3.23.
4 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост. М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М. 2003. – 90 с.
5-7 Там же.
8 Чуковенков А.Ю. Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М. ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
9 Там же.

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. 1

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования (реквизит 24) документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. 2

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: 3

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. 4

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. 5

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. 6

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. 7 Лист согласования может иметь различную форму.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. 8

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания. 9

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 10

Схема расположения реквизита "Визы согласования документа" приведена на рисунке 1.

Рис. 1.
Расположение реквизита "Визы согласования документа"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 -гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 -отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 -отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 -отметка о поступлении документа в организацию;
30 -идентификатор электронной копии документа

__________
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 56.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.24.
3-8 Там же. – Пункт 3.24.
9 Чуковенков А.Ю. Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М. ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
10 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост. М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М. 2003. – 90 с.

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. 1

Оттиск - изображение клише печати на бумаге. 2

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. 3

Документы заверяют печатью организации. 4

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 5

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Оттиск печати"

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации. 6

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния. 7

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Рис. 2.
Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации 8

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:

Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).

Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).

Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).

Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.

Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.

Нормы расхода материалов.

Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.

Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).

Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Уставы общественных организаций, религиозных объединений.

Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.

Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.) 9.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:

перечень печатей, используемых в организации;

места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

порядок пользования печатями. 10

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.

__________
1 ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. – Введ. 2002-07-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2002. – Раздел 2.
2 Там же. – Раздел 2.
3 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.25.
4 Там же. – Пункт 3.25.
5 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.
6 ГОСТ Р 51511-2001. – Раздел 2.
7 Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" [по состоянию на 10 ноября 2009 г.] – Статья 4.
8 ГОСТ Р 51511-2001. – Раздел 3.
9 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М. МЦФЭР, 2004. - 416 с.
10 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост. М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М. 2003. – 90 с.

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. 1

Инспектор службы кадров Левченко Т.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. 2

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.). 3

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.). 4

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.). 5

Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена на рисунке 1.

Рис. 1.
Расположение реквизита "Отметка о заверении копии"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 -гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 -отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 -отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 -отметка о поступлении документа в организацию;
30 -идентификатор электронной копии документа

_________
1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.26.
2 Там же. – Пункт 3.26.
3 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост. М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М. 2003. – 90 с.
4 Чуковенков А.Ю. Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М. ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
5 Там же.

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 1

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Отметка об исполнителе"

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения. 2

Реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена на рисунке 2.

Рис. 2.
Расположение реквизита "Отметка об исполнителе"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 -гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 -отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 -отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 -отметка о поступлении документа в организацию;
30 -идентификатор электронной копии документа

__________
1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.27.
2 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.