Кадровое делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции по учету кадров

Довольно часто перед начинающим кадровиком стоит нелегкая задача – организовать кадровое делопроизводство. Для того чтобы облегчить этот процесс нужно воспользоваться приведенным ниже пошаговым руководством. Оно не только объяснит с чего лучше начать, но и поможет набраться опыта.

Кадровое делопроизводство – это важнейшая часть документооборота в любой фирме. Его назначение заключается в ведении четкого учета деятельности действующих отраслей компании.
Кадровое делопроизводство нужно для того, чтобы:

• регулировать рабочие процессы, происходящие внутри организации;
• находить неиспользованные или «замороженные» резервы;
• своевременно отслеживать и устранять проблемы на участке кадровой деятельности;
• уметь грамотно доносить до ревизионных органов течение экономических и внутрисистемных процессов.

Основные законопроекты и акты по кадровому делопроизводству:

• трудовой кодекс РФ;
• нормативные акты по трудовому праву;
• законопроекты, касающиеся персональных данных и коммерческой тайны;
• правила ведения трудовых книжек .

Справочную литературу по данной тематике можно найти, воспользовавшись электронной библиотекой «Пакет Кадровика». Здесь не только собраны образцы всех необходимых документов и бланков, но и приведены примеры их заполнения. Авторы этого пошагового руководства в доступной форме описали процессы всех кадровых операций и представили дополнительный материал в виде тематических книг и консультационных справок.

Чтобы составить перечень документов, имеющихся или отсутствующих на участке кадровой деятельности, достаточно воспользоваться данным списком:

• трудовые договоры;
• ведомости, касающиеся выплаты сотрудникам заработной платы или каких-либо компенсаций;
• правила трудового распорядка внутри организации;
• трудовые книжки и журнал их учета;
• документы, касающиеся защиты и обработки персональных данных сотрудников;
• табель учета рабочего времени ;
• утвержденная форма расчетных документов;
• штатное расписание;
• приказы о приеме сотрудников или их увольнении.

Подготовив всю необходимую документацию, требуемую законодательством РФ, следует уточнить у директора предприятия, какие из необязательных актов осталось составить. Дополнительно нужно выяснить какие условия начальство предпочитает видеть во внутренних документах компании и трудовых договорах работников.

Приступая к кадровой работе, первым делом, нужно выяснить оформлен ли руководитель предприятия соответствующим образом. Если приказа о его назначении не имеется, то необходимо оформить его на руководящую должность. Пошаговую инструкцию подобного оформления можно найти в «Пакете Кадровика». Там представлены образцы необходимых документов и консультационный материал на тему «Оформление трудовых отношений с наемным директором».

Необходимо решить с директором вопрос о том, кто должен заниматься ведением трудовых книжек. Так как персонал еще не оформлен на работу, то вести книжки должен директор предприятия. Чтобы провести передать директору эти полномочия нужно издать соответствующий приказ, о том, что директор принимает на себя ответственность за ведение трудовых книжек. В будущем директор имеет право передать данные полномочия принятому кадровику, посредством приказа.

Для повышения трудовой эффективности, сотрудник кадрового отдела должен уметь правильно организовывать свое рабочее место. Для этого в первую очередь необходимо позаботиться о том, чтобы рабочая зона была максимально удобной. Важно иметь удобное кресло, которое не позволит позвоночнику устать и будет поддерживать осанку. Расстояние до монитора не должно быть меньше 50 см, иначе глаза будут сильно переутомляться. Немалую роль играет и освещение, оно должно быть комфортным, в противном случае, у сотрудника может ухудшиться самочувствие, возникнуть головная боль или чрезмерная утомляемость.

Кадровик должен содержать всю документацию в правильном хронологическом или алфавитном порядке. Дополнительная документация в виде бланков или заявлений, всегда должна находиться под рукой.

Для удобства ведения документации, руководство фирмы должно озаботиться приобретением специальной программы учета. Подобных программ достаточно много и все они удобны, однако, наиболее популярным функционалом признан «1С: зарплата и кадры».

Если в организации еще не было четко составленного штатного расписания, то следует приступить к его разработке. В первую очередь необходимо согласовать с директором содержание Правил внутреннего трудового распорядка и других нормативных актов. Готовый вариант документации должен учитывать все замечания руководства компании, а также соответствовать законам трудового кодекса.
Штатное расписание основано на унифицированной форме. При возникновении трудностей с составлением документов, можно ознакомиться с пошаговым руководством, представленным в «Пакете Кадровика».

Содержание готовой штатной документации нужно сверить с информацией, указанной в трудовых договорах работников фирмы. Расхождение данных говорят о нарушении Трудового кодекса РФ, что в итоге может привести к наложению штрафных санкций. Также следует проверить соответствие всех подписей работников и подлинность дат, указанных в договорах.
Если договора с персоналом оформлены в должном порядке, но впоследствии были внесены изменения (повышение оклада, перевод работника и т.д.), то нужно подготовить дополнительные соглашения по каждому отдельному случаю.

Несмотря на то что во всех современных компаниях документооборот ведется электронно, журналы по кадровому делопроизводству являются важными составляющими кадровой работы. Формы журналов унифицированы, и приобрести их можно в специализированных магазинах.

К числу обязательных журналов относятся:

• книга учета трудовых книжек;
• журнал регистрации отпусков;
• книга регистрации приказов на отпуск;
• журнал регистрации трудовых договоров сотрудников и дополнительных соглашений;
• книга регистрации приказов по личному составу.

С особой тщательностью нужно подойти к созданию документации, отражающей процессы трудовой деятельности компании. К ним относятся:

• внесение изменений и дополнений к трудовым договорам и должностным инструкциям;
• отпуска;
• переводы.

С особым вниманием следует относиться к подготовке документов на увольнение сотрудника. В случае когда работник и руководство расстаются не по взаимному согласию, процедура увольнения должна быть проведена в полном соответствии с рамками законодательства, иначе могут возникнуть серьезные проблемы.

Данные судебных разбирательств в подобных вопросах доказывают, что суд чаще всего принимает сторону сотрудника, а не руководства фирмы.

Не позднее двух недель до наступления новогодних праздников, на предприятии должен быть составлен и утвержден график отпусков. Если фирма небольшая, то кадровик сам может опросить сотрудников и согласовать с ними график исходя из их пожеланий. В крупной организации этот процесс несколько усложняется. Нужно следить за тем, чтобы одновременный уход в отпуск нескольких сотрудников одного отдела не сказался на его функционировании.

Если во время составления графика, между сотрудниками возникают конфликтные ситуации. связанные со временем проведения отпусков, то следует довести информацию до начальства и составить график исходя из решения руководства.

Не позднее чем за 14 дней до наступления отпуска, нужно оповестить работника о его начале и издать приказ. Начало отпуска может быть перенесено работником по согласованию с начальством. Если на время наступления отпускных дней сотрудник заболел и оформил больничный лист, то необходимо перенести время отдыха на удобный для него период.

Если руководство приняло решение о переводе сотрудника в другой отдел, или он сам изъявил такое желание, то следует подготовить соответствующие документы о переводе. Их образцы и пример заполнения можно найти в «Пакете Кадровика». После того как документы будут готовы, их нужно предоставить на утверждение директору, после чего перевод работника будет осуществлен.

Увольнение сотрудника — пошаговая инструкция

Как заверить копию трудовой книжки правильно?

Максимальный срок больничного листа и его максимальная оплата

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2016

Александр Емекеев, начальник отдела информационных систем управления ОАО «Генерирующая компания»: «Время согласования документов между территориально распределенными подразделениями сократилось в 3-5 раз»
В 2015 году одна из крупнейших региональных генерирующих компаний Российской Федерации ОАО «Генерирующая компания» приняла решение о переходе на объединенную базу данных системы электронного документооборота. Реализацией проекта занималась компания «ТатАИСЭнерго», в качестве базового решения для ОБД была выбрана СЭД «Дело» компании ЭОС.

В этой статье мы не будем приводить образцы заполнения форм, оформления других документов или тексты нормативных документов, которые должны быть в организации. Остановимся только на последовательности выполнения работы по организации кадрового делопроизводства в компании с нуля.

При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Трудовой кодекс Российской Федерации (чтобы не запутаться в изменениях и дополнениях, имеет смысл примерно раз в полгода приобретать новый текст Трудового кодекса с изменениями – если, конечно, у вас в организации не установлена справочная правовая система, которая регулярно обновляется).

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Перечень типовых управленческих документов, образующийся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Кроме того, полезной окажется книга Я.Е. Варламовой и Е.А. Кошелевой «Кадровое делопроизводство с нуля» (М. Профессиональное издательство, 2008).

Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Найти его можно в любой справочной правовой системе (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс) или в интернете, там же есть уже готовые формы из этого постановления, которые нужно просто скопировать на жесткий диск. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно. К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся:

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о защите персональных данных работника;

положение об охране труда и противопожарной безопасности.

Все остальное подождет: браться за разработку документов, которые носят факультативный характер, можно только тогда, когда оформлены обязательные документы.

Скорее всего, в компании уже разработано штатное расписание, есть штат сотрудников, успешно выполняющих поставленные задачи, с которыми заключены трудовые договоры, оформлены приказы о приеме на работу и внесены записи в трудовые книжки. Но, как показывает практика, не всегда эти документы оформлены правильно.

Запросите в бухгалтерии информацию о заработной плате сотрудников и наименовании их должностей – на основании этих данных нужно выверить штатное расписание.

Следует учесть, что названия должностей в штатном расписании не всегда совпадают с реальными должностями сотрудников. Бухгалтерии эта информация для перечисления платежей и налогов не очень нужна, но программы типа 1С требуют заполнение раздела с такой информацией, и иногда бывает введена должность, не соответствующая действительной. Поэтому до утверждения штатного расписания необходимо уточнить наименования должностей сотрудников у начальников отделов, руководства компании или самих сотрудников.

У бухгалтеров можно запросить также табельные номера сотрудников. Если бухгалтерский учет автоматизирован, то табельные номера присваиваются программой, если нет, то вам придется их присваивать самостоятельно, начиная с того сотрудника, которые работает дольше всех, и заканчивая тем, кто пришел в организацию позже всех. После увольнения сотрудника его табельный номер лучше никому не передавать: пусть все номера будут уникальны и закреплены только за одним человеком, когда-либо работавшим в компании.

Пока бухгалтеры готовят вам сводку по работникам нужно проверить состояние личных дел работников и их личных карточек, если они велись, а также выяснить, каких документов не хватает в личном деле каждого работника. Каждому работнику нужно написать памятку о том, копии каких документов необходимо донести.

После того как штатное расписание составлено, необходимо сверить информацию в нем с данными в трудовых договорах. Если информация расходится (обычно неверно указывается заработная плата или указывается просто «Заработная плата согласно штатному расписанию», что является нарушением Трудового кодекса Российской Федерации и может повлечь за собой штрафные санкции; даты подписания договора приходятся на выходной день; подпись представителя Работодателя не соответствует лицу, заявленному как представитель – например, вместо генерального директора расписался его заместитель), то договоры необходимо переделать. При этом следует исходить из того, что договор, подписанный неполномочным лицом, по сути, не является договором; другими словами, трудовой договор в письменной форме отсутствует. Поэтому он должен быть оформлен, разумеется, текущей (подлинной) датой. Во всех остальных случаях делаются дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми трудовой договор дополняется новыми условиями либо уточняются (изменяются) те условия, которые были указаны неверно.

Если договор оформлен правильно, но позже были внесены изменения (повышение оклада, перевод сотрудника на другую работы), то необходимо оформить дополнительные соглашения для каждого случая по каждому работнику. Трудовые договоры и дополнительные соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй выдается на руки сотруднику.

Далее необходимо проверить наличие и правильность оформления приказов о приеме на работу, перемещении сотрудников (если они были) и др. (даты, подписи, информация, содержащаяся в них). Приказы должны соответствовать содержанию трудового договора, заключенного с работниками, и штатному расписанию. В них должна стоять подпись не только руководителя компании, но и самого сотрудника. Если отсутствуют какие-либо приказы о приеме на работу или переводе работающих сотрудников или они оформлены с нарушениями, их необходимо восстановить, переделать или «доподписать». По закону вы не несете ответственности за то, что было до вас, однако сотрудник имеет право потребовать копию такого приказа, и ему необходимо ее предоставить.

Следующим этапом работы является проверка наличия трудовых книжек. Книжки всех оформленных на работу сотрудников должны храниться в компании. Если вы найдете книжки уволившихся сотрудников, то нужно в адрес владельцев книжек направить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. После получения ответа трудовую книжку необходимо отправлять заказной бандеролью с уведомлением о вручении. Если ответа нет, просто вложите уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Трудовые книжки неработающих сотрудников нужно хранить отдельно от остальных до востребования, но не менее 50 лет.

Если в трудовой книжке нет записи о приеме на работу или переводе – не спешите ее делать. Сначала внимательно ознакомьтесь с обоими документами, регламентирующими заполнение трудовых книжек: Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. И только когда вы будете уверены в своих знаниях, можно приступать к внесению записей в трудовую книжку. Помните: неверно оформленная запись может привести к тому, что работнику могут не засчитать стаж работы в компании, в которой была сделана неправильная запись.

Обязательно следует оформить на работников личные карточки по форме № Т-2. Сегодня многие программы позволяю заполнять форму № Т-2 на компьютере и распечатывать на обычной бумаге, чем и пользуются некоторые кадровики. Однако государственные архивы пока принимают личные карточки только на плотной, «полукартонной» бумаге. Поэтому если ваша организация является источником комплектования государственного архива, купите формы № Т-2 в магазине канцтоваров в необходимом количестве либо приобретите соответствующую бумагу для их распечатки.

Заполняются личные карточки кадровиком – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Полученные от сотрудников копии документов (паспорта, страхового свидетельства и др.) необходимо поместить в папки-«файлы», после чего делается опись каждого дела, – и личные папки у вас сформированы. В них же можно вложить и копии приказов и договоров, чтобы вся информация о работнике была в одном месте, но это не обязательно. К личным карточкам можно приклеить фотографии работников.

Часто личные дела вкладывают внутрь формы № Т-2, что неверно: личные карточки должны храниться отдельно от всех других документов.

Новые документы и копии добавляются в личную папку по мере поступления.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее можно вести только в бумажном виде. Так как это журналы учета бланков строгой отчетности, каждая страница книги нумеруется, а сама она прошивается и скрепляется печатью организации.

За две недели до наступления нового года в организации должен быть утвержден график отпусков. Работу над ним нужно начинать уже в ноябре. Если компания небольшая, можно опросить сотрудников на предмет того, когда бы они хотели уйти в отпуск, если крупная – направьте начальникам отделов письмо с просьбой предоставить такую информацию по их отделу.

При составлении графика отпусков следите за тем, чтобы во время ухода в отпуск сотрудников небольшого отдела направление не оставалось бы незакрытым. Например, если в компании всего два менеджера по продажам, то их отпуска не должны совпадать по времени даже частично, более того, между этими отпусками должен быть период совместной работы – для передачи дел от одного менеджера к другому.

Если вы сами опрашиваете сотрудников о времени ухода в отпуск и возникает конфликт из-за того, кто и когда идет, не пробуйте его решить сами – доведите информацию до сведения руководства и оформите график в соответствии с решением руководства. Если вы запрашиваете информацию через начальников отделов, доверьте решение спорных вопросов им. На сбор информации для составления графика отпусков обычно уходит от одной до трех недель.

После оформления график отпусков необходимо отдать на утверждение руководителю.

За две недели до начала отпуска необходимо уведомить сотрудника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Время начала отпуска может быть изменено по согласованию сотрудника с руководителем. Если на время начала отпуска сотрудник заболел и предоставил больничный лист, необходимо по его заявлению перенести отпуск на другое, удобное для него, время. Все эти изменения вносятся в соответствующие графы графика отпусков. И не забывайте о том, что работник не может не ходить в отпуск два года подряд и обязательный оплачиваемый отпуск может быть заменен денежной компенсацией только в случае увольнения сотрудника.

Дела можно комплектовать по следующим темам:

«Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» (срок хранения – 75 лет);

«Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)» (срок хранения – 5 лет);

«Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;

«Переписка по кадровым вопросам с государственными органами и коммерческими организациями» и др.

График отпусков, график дежурств, штатные расписания удобнее выделить в отдельные дела и хранить в тонких папках.

Личные дела и личные карточки удобнее хранить в алфавитном порядке в соответствии с фамилиями работников, все остальные документы – в хронологическом порядке по мере поступления документа.

Приказы по личному ставу имеют два срока хранения: 5 и 75 лет, поэтому разделяются как минимум на два дела (все приказы, которые не перечислены в перечне с 5-летним сроком хранения, имеют срок хранения 75 лет).

Если компания достаточно большая и в деле в течение одного года образуется более 250 листов, то его нужно разбить на несколько дел или на тома (например: «Трудовые договоры (А–К)», «Трудовые договоры (Л–Я)»; «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)»).

При формировании дел необходимо пользоваться разделами 7 и 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел может быть оформлена отдельно по кадровым документам или включена в общую номенклатуру дел организации.

В целом процесс формирования дел и составления номенклатуры в кадровом делопроизводстве ничем не отличается от формирования дел и составления номенклатуры в общем делопроизводстве.

И только после всех этапов можно приступать к разработке должностных инструкций, положения о персонале и прочих факультативных (не обязательных с точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации) локальных нормативных актов.

Пошаговая Инструкция Изменения Штатного Расписания

Ответ в нашей пошаговой инструкции. Каждый Частота и периодичность изменений штатного расписания определяются самим.

Пошаговая инструкция по минимизации рисков что работодатель издал приказ об изменении штатного расписания, согласно которому должностные. Воинский учет: пошаговый алгоритм для кадровика Воинский учет: правовое регулирование, положение, инструкция по воинскому учету, Формирование штатного расписания может находиться в ведении для которого будут согласие работника и изменение штатного расписания. Изменения в штатном расписании также вносятся при помощи приказа. В случае, когда в Прием сотрудников на работу: пошаговая инструкция. Изменение штатного расписания при сокращении штата и численности. пошаговая процедура утверждения нового штатного расписания при.

Штатное расписание: что, как и зачем? Штатное расписание: что, как и зачем? Штатное расписание в организации необходимо для формирования штатного состава и общей численности компании. Содержание штатного расписания стандартно для всех фирм – перечень должностей, структурного состава, штатных единиц, сведения об окладах сотрудников, месячной заработной плате и имеющихся надбавках; определяется положением или Уставом компании. Оформляется штатное расписание по форме Т- 3. Трудовой Кодекс РФ не предусматривает обязательного наличия штатного расписания в любой компании, но согласно постановления Роскомстата, для всех форм собственности распространяется необходимость учета первичной документации по учету оплаты труда. Найм сотрудников по трудовому договору (вне зависимости от того, является ли место работы основным или по совместительству), происходит на основании штатного расписания, в котором обязательно указывается структурное подразделение и должность сотрудника.

Обычно штатное расписание – это деятельность бухгалтерии, но в Квалификационном справочнике должностей указано, что заполнение штатного расписания – непосредственная обязанность экономиста по труду. Но в связи со случаями отсутствия данной должности во многих организациях, руководитель компании самостоятельно принимает решение о том, кто будет заниматься вопросами штатного расписания в организации. В случае, когда ответственность за ведение штатного расписания возлагается на сотрудника, не имеющего в трудовом договоре данную обязанность, такое действие сопровождается оформлением приказа. Приказ об утверждении штатного расписания (пример)_______________________________________________________________________________. Следует помнить, что наименование должности сотрудника в трудовом договоре обязано в точности совпадать с указанной в штатном расписании. Составляется штатное расписание на определенную календарную дату, а утверждение его происходит обычно 1 января каждый год.

Schreiben Sie ein paar Zeilen uber sich selbst und verschaffen Sie Ihren Lesern so einen kleinen Einblick.