Категория: Бланки/Образцы
Известно, что пример цели командировок можно легко найти в специализированных журналах для бухгалтеров. Казалось бы, совсем несложно воспользоваться готовым опытом. Однако если сформулировать цель поездки некорректно, затраты на нее нельзя будет учесть в расходах для снижения налогооблагаемой прибыли предприятия. Поэтому обосновывать деловое «путешествие» сотрудника нужно вдумчиво и осторожно.
Какие готовить документыОчень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена массовых сокращений многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.
Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.
Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.
1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:
К приказу прилагается документ – основание командировки (служебная записка или приглашение).
До 2013 года требовалось также готовить служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?
В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.
2. Работодатель приобретает проездные билеты, бронирует номер в гостинице.
3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.
4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:
- 700 руб. в день – при выездах в пределах территории РФ.
- 2500 руб. в день – при зарубежных командировках.
Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.
5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.
6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.
7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.
Что, если заявленная цель поездки не достигнута?Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.
Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.
В частности, очень распространен пример цели командировок - «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.
«Универсальные» формулировки для служебных заданийВ настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:
«Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:
Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:
При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.
Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?
К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:
Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:
Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.
Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:
Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры:
При необходимости цель командировки может быть разделена на несколько более узких задач. Они обычно не указываются в приказе, но отражаются во внутренних документах компании.
Так, например, к цели «проведение переговоров с ООО «Перспектива» о возможном сотрудничестве» могут быть выставлены такие задачи:
2. Участие в совещании с отделом закупок ООО «Предприятие», обсуждение условий контракта.
По возвращении из поездки директор подводит итоги, достигнута ли цель командировки.
Деловые поездки менеджеров по продажамКак оформить командировку сотрудника, ответственного за обслуживание клиентов и сбыт продукции? Перед менеджерами по продажам обычно ставятся четкие цели, выраженные в количественных показателях. От того, насколько качественно и результативно работник выполняет бизнес-план, зависят его заработки и перспективы карьерного роста.
Если сотруднику, ответственному за работу с клиентами, не удается выполнить главную задачу деловой поездки (совершить продажу), работодатель все равно желает получить максимум информации о потенциальном заказчике, перспективах сотрудничества с ним, а также о причинах, по которым не удалось заключить сделку.
Кроме того, руководителю компании, нацеленной на расширение клиентской базы, важно понимать, с кем из фирм-конкурентов сотрудничает потенциальный заказчик и на каких условиях заключены договора.
Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации.
Основное служебное задание может звучать следующим образом:
«Заключение контракта на поставку товара» - наиболее популярная цель командировок сотрудников, ответственных за работу с клиентами. Она может быть раскрыта в задачах:
По возвращении из поездки менеджер по продажам обязан представить отчет о выполнении каждой задачи и полученных результатах. К нему прилагаются протоколы проведенных переговоров, анализ потребностей потенциального клиента, материалы для маркетинговых исследований, копии коммерческих предложений, подписанный контракт (при наличии).
Аналогичным образом могут быть сформулированы цели командировки для начальника клиентского подразделения или директора департамента продаж.
Перед руководящим составом могут быть поставлены и такие задачи:
Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.
В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:
Часто «путешествовать» приходится инженерам по установке и монтажу оборудования, строителям, рабочим. Для данных специалистов актуален любой пример задачи командировки из указанных:
«Работникам руля» часто приходится выезжать в другие города, с целью перевозки грузов, документов, доставки специалистов к местам работы.
Командировка сотрудника данной категории обычно связана с выполнением таких заданий:
Теперь вам известно, на какие моменты важно обратить внимание, оформляя командировку сотрудника. В данной статье вы можете подобрать пример цели командировок, подходящий персонально к вашему случаю.
Направляя сотрудника в служебную поездку, работодатель возлагает на него решение различных задач, отчет о выполнении которых работник должен предоставить по факту своего возвращения.
Законом предусмотрен только один вид отчета по командировке - авансовый (данная норма определена пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). О том, как заполнить авансовый отчет по командировке в 2016 году, с примерами, образцами и подробной инструкцией, можно прочитать в нашей статье "Авансовый отчет о командировке" .
Все остальные виды отчетов, их формы, порядок и сроки предоставления работодатель определяет самостоятельно своими нормативными правовыми актами.
Документы о результатах проделанной работыВся рабочая документация по данному виду отчета разрабатывается работодателем самостоятельно, поскольку положения ТК РФ не содержат нормы, обязывающей сотрудника предоставлять работодателю документы о выполненной им в служебной поездке работе.
С этой целью работодатель опираясь на положения статей 8 и 22 ТК РФ имеет право издать нормативный документ, которым обяжет своих сотрудников оформлять необходимые документы при их возвращении из служебных поездок. При решении этого вопроса организация может разработать собственные виды документов, а может воспользоваться имеющимися унифицированными формами Т-10 и Т-10а, утвержденными постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Бланк Т-10 Бланк Т-10а Пример написания отчета о командировке по форме Т-10аВ случае использования формы Т-10а, заключение о результатах выполнения служебного задания или цели поездки, делает руководитель подразделения, вписывая в форму короткую запись, что задание выполнено в полном объеме.
Если цель командировки не достигнута, вносится запись, что задание не выполнено. Причины и условия по которым оно не было выполнено излагаются работником в виде докладной записки на имя генерального директора, который будет принимать соответствующее решение:
о направлении работника в новою командировку;
о нецелесообразности новых поездок;
о принятии мер дисциплинарного характера в случае вины работника и т.п.
Собственные разработкиВ случае разработки собственных форм документов, работодателю необходимо предусмотреть порядок их заполнения и предоставления, а именно:
какие сведения и в каком объеме сотрудник должен представить работодателю при возвращении;
кому сдавать документы и т.д.
Важно чтобы сотрудники организации были ознакомлены с требованиями этих нормативных документов под роспись.
При разработке документов работодателю следует иметь в виду, что существуют категории сотрудников, которых нельзя направлять в служебные поездки. К ним относятся:
работники в возрасте до 18 лет.
Кроме того, существуют сотрудники, которые имеют право отказать от служебной поездки:
одинокие родители, воспитывающие детей до 5 лет;
родители детей в возрасте до 3 лет;
ухаживающие за близкими больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.
Данная категория работников должна быть письменно проинформировано об этом своем праве. Направления этих категорий работников допускается только с их письменного согласия.
Пример отчета о командировкеРаботодатель в праве использовать любой формат документации, в том числе требовать предоставления от сотрудников предоставления документов, составленных в свободной форме. Следующий документ содержит пример для заполнения отчета по командировке и возможность скачать данный образец.
Образец отчета о командировке в свободной формеФинансовая документация о служебных поездках сотрудников организации хранится в бухгалтерии пять лет после чего их можно уничтожить в установленном на предприятии порядком (как правило, отчеты сжигают и составляют об этом Акт).
Подборка наиболее важных документов по запросу Отчет по командировке (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Нормативные акты. Отчет по командировкеПостановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
(ред. от 29.07.2015)
"Об особенностях направления работников в служебные командировки"
(вместе с "Положением об особенностях направления работников в служебные командировки") 26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:
Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки Нужно ли составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение, представлять отчет о выполненном работником в командировке поручении?
Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы заполнения кадровых документов Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Унифицированная форма N Т-10а (по 07.01.2015) >>>
Формы документов. Отчет по командировкеФорма: Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Унифицированная форма N Т-10а (образец заполнения)
("Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", 2016, N 1)
Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс
Форма: Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Унифицированная форма N Т-10а (образец заполнения)
("Командировочные и иные аналогичные расходы", "ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2015)
Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс
Утвержден приказом Минпрома от 06.12.2007 N 848
__________________________________________ (должность, фамилия и инициалы работника) в _________________________________________ (место командировки: город, страна) ________________________________________ (срок проведения командировки)1. Мероприятие (визит, переговоры, рабочая встреча, выставка, заседание межправительственной комиссии, симпозиум, семинар и т.п.), краткая информация об организаторах, других участниках мероприятия.
2. Основание для участия в мероприятии (приглашение организаторов, план работы международной организации, соответствующее решение руководства организации).
3. Степень выполнения задач по командировке (в соответствии с заданием: что выполнено, что и по каким причинам решить не удалось).
4. Подробная информация о мероприятии.
5. Подписанные (одобренные, согласованные и т.д.) документы (при необходимости копии документов прилагаются), достигнутые договоренности.
6. Другие результаты, достигнутые в ходе командировки.
7. Выводы (с указанием экономической эффективности, других данных, подтверждающих эффективность командировки).
8. Предложения (конкретные рекомендации по реализации обсуждавшихся проблем и достигнутых договоренностей).
9. Приложения к отчету: копии подписанных документов;
Приложения к документу: Какие документы есть еще: Что еще скачать по теме «Минпром»:Новое за 29 сентября 2016
Договоры по тегам
Советы работнику офиса
Плохие привычки, которые способны стать хорошими
Почему вы не любите свою работу?
Служебное задание (на командировку) составляется при наличии определенных сведений из плана командировок сотруднику. Если работник направляется в командировку внепланово, основанием для оформления командировки служит решение руководителя организации (или уполномоченного на это лица), сформулированного, например, с помощью визы на служебной записке. Чаще всего организации используют унифицированную форму Т-10а.
Функции служебного заданияКроме того, служебное задание служит основанием для издания приказа (распоряжения) руководителем организации (или уполномоченным лицом), о направлении сотрудника в командировку. Но следует отметить, что бывают случаи, когда работник дает согласие о направлении его в командировку, в письменном виде.
Отчет о командировке оформляется сотрудником после приезда (графа 11 бланка Т-10а). Помимо отчета о выполнении служебного задания сотрудник организации составляет авансовый отчет.
Рекомендуем к прочтению
Составление служебного задания для командированного лица осуществляется при наличии соответствующих сведений из плана командировок. При внеплановой командировке оформление происходит на основании решения директора организации или иного лица, имеющего подобные полномочия. Такое решение может иметь вид, например, визы на служебной записке. Наиболее часто компании используют стандартную форму Т-10а.
Служебное задание необходимо для:
- расшифровки сути задания;
- указания результатов командировки в письменном отчете.
Также на основании служебного задания издается приказ об отправке работника в командировку. При этом в отдельных случаях нужно получать письменное согласие работника на командировку.
После прибытия назад сотрудник оформляет отчет о командировке в графе 11. Кроме этого отчета работник также обязан составить авансовый отчет.
Материалы для скачивания
Бухгалтерские бланки, формы бухгалтерской и налоговой отчетности, а также прочие образцы и шаблоны документов.
КатегорииСлужебное задание на командировку необходимо составлять сотруднику при наличии определенной информации из плана командировок. Если сотрудник направлен в командировку не по плану, то основанием для оформления такой командировки будет решение руководителя предприятия (или уполномоченного лица), сформулированного, к примеру, при помощи подписи на служебной записке. Как правило, организации пользуются типовой формой Т-10а.
Назначение служебного заданияТак же, служебное задание является основанием для издания распоряжения или приказа руководителем организации (уполномоченным лицом), о направлении работника в командировку. Однако нужно отметить, что бывают варианты, когда работник соглашается в письменном виде с направлением его в командировку.
Отчет о командировке должен быть оформлен работником после возвращения (графа 11 формы бланка Т-10а). Кроме отчета о выполнении служебного задания работник организации должен составить авансовый отчет.
Отчет входит в состав командировочного документооборота. Он пристально проверяется налоговыми органами на НДФЛ и ЕСН. Перед тем, как написать отчет о командировке следует позаботиться, о правильном оформлении всех бумаг входящих в данный пакет. Предприятие часть бумаг составляет само, а другую часть составляет командированный сотрудник.
Рассмотрим инструкцию о том, как написать отчет о командировке.
Кроме командировочного удостоверения и приказа о командировке, сотрудник должен еще получить служебное задание, которое должно быть составлено по форме №Т-10а. В этом задании должна быть написана цель поездки, также места или место, куда сотрудник едет и срок командировки. Задания, которые должны осуществиться в командировке и цель поездки необходимо описать так, чтобы при возможных последующих проверках не возникало ни у кого сомнений в производственном характере и необходимости командировки. Задание служебное подписывает и составляет начальник подразделения, а руководитель предприятия утверждает его.
Вторая часть №Т-10а разбивается на два подраздела. В первом перечисляется содержание цели (задания) командировки, а во втором – небольшой отчет о выполнении цели. Если при оформлении этой части не возникло никаких проблем, то достаточно после каждой графы написать «Выполнено», а после слова «Работник» указать свои инициалы, фамилию и поставить дату.
Если выполнение задания командировки имело определенные трудности, или же оно не было осуществлено в определенной части, то необходимо представить полный отчет, а также привести объективные причины, из-за которых не были выполнены все заданные цели командировки. В данном случае, места, которые оставлены для отчета в форме №Т-10, могут быть малы для полного описания, для такого случая можно составить приложение к отчету на дополнительном листе.
В приложении необходимо перечислить пункты служебных целей, которые были, выполнены частично или же не выполнены и вовсе. По каждому пункту нужно указать причины, которые помешали выполнению заданий. Если это осуществилось по независящим обстоятельствам и причинам от сотрудника и предприятие признало их уважительными, то оно должно возместить работнику командировочные расходы.
Необходимо помнить, что командировка должна всегда носить производственный характер.
© Автор: Давыдченко Анна
С этой статьей читают: