Дубликат трудовой книжки - образец заполнения 2015

Дубликат трудовой книжки- образец заполнения 2015 -2016 - вопрос о корректном оформлении этого документа продолжает оставаться актуальным из года в год. Ведь дубликат фактически является новой трудовой книжкой специалиста, подтверждающей весь его трудовой путь. Поэтому специалистам кадрового учета любой компании важно четко представлять, какие правила следует соблюсти при оформлении образца дубликата трудовой книжки .

Дубликат трудовой книжки – это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он так же подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.

Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 31, 33, 34 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225):

• оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);

• книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
• если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.

Обращаем внимание! Для первого случая, независимо от того, кто книжку утратил (работник или компания), сотрудник в силу закона обязан обратиться за дубликатом в фирму. Если же листы книги испачканы, либо в ней имеется недействительная запись, то дубликат тоже может быть оформлен, однако обязанности обратиться за его выдачей у специалиста нет.

Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам, перечисленным в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция). В 2015-2016 году каких-либо изменений в части заполнения образца дубликата трудовой книжки не было, поэтому нужно руководствоваться прежним порядком.

Во-первых, на титульном листе (первая страница) необходимо сделать запись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).

Обращаем внимание! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию с номером нового документа.

Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.

После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.

Важно! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 7.2 Инструкции).

Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.

Обращаем внимание! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 7.2 Инструкции).

Основываясь на приведенных выше правилах фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.

При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.

Пример заполненного образца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».

ВЫДАЧА ДУБЛИКАТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Дубликат — второй или следующий экземпляр документа, имеющий ту же юридическую силу, что и подлинник. Обычно дубликат выдается при утере оригинала документа тем же учреждением, где был создан оригинал. В настоящей статье рассмотрим порядок и случаи выдачи дубликата трудовой книжки.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила N 225), и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция N 69), предусматривают основные ситуации, влекущие за собой необходимость в выдаче дубликата трудовой книжки.

Согласно указанным документам работнику необходимо выдать дубликат трудовой книжки в следующих случаях:

1) при утрате трудовой книжки (п. 31 Правил N 225);

2) в случае непригодности трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению (трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.)) (п. 33 Правил N 225);

3) при выявлении в трудовой книжке признанной недействительной записи об увольнении работника или его переводе на другую работу (п. 33 Правил N 225);

4) при внесении соответствующих записей в трудовую книжку лицам, освобожденным от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненным от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления (п. 22 Правил N 225).

Прежде всего отметим, что выданный дубликат трудовой книжки может в точности соответствовать оригиналу трудовой книжки, если в содержании последнего не выявлено неверных (неточных) записей и в распоряжении работодателя (работника) имеются все документированные сведения, необходимые для восстановления ранее совершенных записей.

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки

Если работник утратил трудовую книжку, то согласно п. 31 Правил N 225 он обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

В соответствии с п. 32 Правил N 225 при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Сведения о работе в раздел трудовой книжки вносятся лишь на основании выданных в установленном порядке документов, подтверждающих стаж работы. Такими документами могут быть трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями, выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др. Если организация-работодатель была ликвидирована, то соответствующие справки можно запросить в муниципальном архиве. Работодатель по последнему месту работы обязан оказать содействие работнику в их получении.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы (п. 7.2 Инструкции N 69).

Если работодатель утратил трудовую книжку работника, то он обязан выдать ему дубликат трудовой книжки, поскольку именно он несет ответственность за принятые на хранение трудовые книжки.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств) трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки (п. 34 Правил N 225).

Следует отметить, что в настоящее время понятие «непрерывный трудовой стаж» практически не используется, поэтому в дубликате можно указывать только общий стаж работы.

Запись в дубликат трудовой книжки производится в следующем порядке:

— после указанного общего и/или непрерывного стажа в графе 1 ставится порядковый номер;

— в графе 2 указывается дата приема на работу;

— в графе 3 — наименование организации (работодателя), где работал работник, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник;

— в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Запись об увольнении делается так же, путем указания порядкового номера в графе 1, даты увольнения в графе 2 и его причины (основания) в графе 3, если эти причины указаны в представленном работником документе.

Обратите внимание! Наименование организации, в которой трудился работник, записывается в графе 3 трудовой книжки напротив даты приема на работу, указанной в графе 2, а не до этой записи, как принято при оформлении подлинника трудовой книжки.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

В соответствии с п. 32 Правил N 225 в дубликате трудовой книжки необходимо сделать запись о награждениях (поощрениях), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

После того как дубликат оформлен, работодатель (работник кадровой службы) должен снять копии с документов, на основании которых вносились записи, заверить их надлежащим образом и оригиналы вернуть владельцу трудовой книжки. Такие требования установлены п. 7.2 Инструкции N 69.

Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки

Дубликат оформляется по заявлению работника и в том случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и так далее) (п. 33 Правил N 225).

Как и в рассмотренном выше случае, общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник.

Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по общим правилам, в соответствии с документами, удостоверяющими личность гражданина, и документами, подтверждающими его образование. В правом верхнем углу первой страницы дубликата ставится штамп или делается надпись «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции N 69).

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи, признанной недействительной

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил N 225, п. 1.2 Инструкции N 69).

Письменное заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки пишется в произвольной форме и может выглядеть так:

ООО «Гром» Алексееву А.А.

от Гуртовой Антонины Григорьевны

В связи с признанием недействительной ранее совершенной в моей трудовой

книжке записи об увольнении (переводе на другую постоянную работу) от

10 февраля 2008 г. N 5 прошу выдать мне дубликат трудовой книжки без

внесения в него записи, признанной недействительной.

Документы, подтверждающие недействительность указанной записи,

Бухгалтер Гуртова А.Г. Подпись Дата

Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки является решение работодателя, которое может быть выражено в форме резолюции на письменном заявлении работника. Последующую выдачу работнику надлежащим образом оформленного дубликата трудовой книжки, как правило, обеспечивает кадровый работник организации с соответствующими полномочиями.

Выдача дубликата в связи с неверно внесенной записью

Также дубликат трудовой книжки выдается в случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки. Аннулирование испорченного бланка и оформление нового осуществляются, если при первичном оформлении книжки кадровый работник по неосторожности внес туда неверную запись.

Например, если в дате рождения работника вместо «10.10.1975» написано «10.10.1976» либо неверно написаны фамилия, имя или отчество, например вместо «Даниил» — «Данил», «Геннадьевна» — «Геннадиевна» и т.п.

В этом случае следует списать испорченный бланк и заполнить новый. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается отметка о выдаче дубликата. Форма данной книги утверждена Постановлением Минтруда России N 69.

Рассмотрим порядок заполнения дубликата трудовой книжки.

Хотелось бы обратить внимание читателей, что изначально трудовые книжки создавались для подтверждения трудового стажа работников. При этом по ранее действовавшим нормам законодательства стаж подразделялся на общий и непрерывный. В настоящее время подсчет стажа осуществляется на основании представленных в Пенсионный фонд сведений персонифицированного учета. Соответственно, при утрате трудовой книжки выдавать ее дубликат нет необходимости. В этом случае можно завести новую трудовую книжку, а для подтверждения сведений о предыдущем стаже следует оказать работнику содействие в сборе справок с предыдущих мест работы. Впоследствии данные справки (копии приказов) вместе с новой трудовой книжкой работник представит в Пенсионный фонд, если возникнет необходимость в уточнении каких-либо данных.

Однако если трудовые книжки были утрачены по вине работодателя, то он обязан выдать работникам дубликаты трудовых книжек, так как именно работодатель несет ответственность за принятые на хранение трудовые книжки. Дубликат необходимо выдать и при наличии соответствующего письменного заявления работника в случаях, указанных в п. п. 22, 31 и 33 Правил N 225.

ВЫДАЧА ДУБЛИКАТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Навигация по записям

Рубрики сайта — Законы России

На сайте представлены законы, нормативные правовые акты в действующей редакции, с последними изменениями и дополнениями. Судебная практика - решения судов по уголовным и гражданским делам.

Обратная связь - zakoniros@mail.ru

Дубликат трудовой книжки – нюансы оформления

27 марта 2016, просмотров: 1035, Раздел: Документы

Человеку свойственно терять свои вещи. Есть люди, которые теряют их постоянно. При этом теряются не только ключи, кошельки, пуговицы и ручки, но и документы. Один из документов, который нужен человеку в жизни – его трудовая книжка. Одно дело, если она спокойно лежит в сейфе отдела кадров. И совсем другое, если она на руках у гражданина, например, если он перешел с одной работы на другую.

Потеря трудовой книжки влечет за собой массу проблем и грозит серьезными проблемами. В этой статье мы рассмотрим ответы на наиболее часто встречающиеся вопросы, например: можно ли завести новую трудовую книжку, если старая потеряна? Когда и кто может выдать дубликат? Что нужно для получения дубликата трудовой книжки? Как поступить, если старая трудовая книжка закончилась?

Итак, потеря или кража документов – дело не самое приятное. Особенно, если речь идет о паспорте. СНИЛС или полисе обязательного медицинского страхования. Без этих документов нельзя купить билеты на поезд или самолет, даже в банке деньги получить. Но все эти документы можно восстановить, причем это не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Для восстановления паспорта, например, достаточно сходить в районное отделение УФМС. Но что делать, если среди похищенных или потерянных документов вдруг оказалась трудовая книжка? Даже если восстановить утерянную трудовую книжку удалось, что должно быть написано в новой книжке, какие отметки должны стоять, чтобы весь предыдущий стаж был засчитан?

К сожалению, нередки случаи, когда кроме как в самой трудовой данные о стаже нигде не зафиксированы. И это большая проблема. Ведь в таком случае восстановить эти данные практически невозможно. Нередко трудовые книжки теряются не по вине сотрудников, а из-за невнимательности работников отдела кадров, если в организации он есть. Часто документы теряются при переезде компании с одного места на другое, например, в новый офис. Скандалить и шуметь в такой ситуации бесполезно. Человеческий фактор пока никто не отменял. Придется действовать, но по порядку. И для начала нужно позаботиться о том, чтобы обзавестись новой книжкой. И сделать это нужно как можно скорее.

Работать официально, получая в будущем пенсию и прочие блага, в том числе и материальные, может только человек, работающий по трудовой книжке. Потеря трудовой – проблема для человека, который устраивается на работу после перерыва или переходит с одного места на другое. Как оформить договор и не лишиться пенсии? Естественно, принести на работу трудовую книжку. Но как быть, если ее нет на руках, если она потеряна при переезде или попросту по рассеянности? Заменить трудовую книжку необходимо. С чего же начать? Главное, что нужно сделать – обратиться на последнее место работы, в отдел кадров. Там могут выдать дубликат трудовой книжки. А вот саму трудовую уже не восстановят. В законе прописано, что любой гражданин может иметь только одну трудовую книжку. Если их будет две, это уже нарушение. Поэтому в любом случае при утере документа выдается его дубликат.

Важно помнить, и это также прописано в законе, что выдачей дубликата трудовой книжки может и должен заниматься только работодатель. Работник не может самостоятельно заполнять такой важный документ. Доступ к таким документам имеет только сотрудник отдела кадров.

При этом лучше лично позаботиться о том, чтобы с трудовой книжки сняли копию. Это должен сделать работодатель, но еще лучше, если копию трудовой книжки будет делать и сам работник, до внесения в нее последней записи, например. Восстановить одну запись, согласитесь, будет куда проще.

Когда речь идет о дубликате трудовой книжки, проблема еще и в том, что переписывать данные фактически не с чего. Именно для этого и пригодилась бы копия. А если ее нет … Но об этом чуть позже.

Многие ошибочно полагают, что дубликат трудовой книжки нужен только при ее утере? Это не совсем так. Трудовую книжку, как любой другой документ, можно не только потерять, но и, например, испортить. И не так уж важно, что именно произошло. Работник мог случайно постирать трудовую книжку в стиральной машине, забыв по рассеянности ее в кармане брюк, или мог просто опрокинуть на нее стакан сока или чего-то покрепче. В любом случае, если записи в трудовой книжке не читаемы, дубликат необходим. Его нужно получить также быстро, как и при утере. В данном случае порча трудовой книжки приравнивается к утере.

Еще одна проблема, требующая получения дубликата трудовой книжки – массовая утрата документов работодателем. Так, вся вина за произошедшее ложится на плечи нанимателя. А значит и восстанавливать документы так же, как и выдавать дубликаты, он будет за свой счет. Правда, случиться может всякое, например, пожар или потом. В этом случае вины работодателя может и не быть, но ответственность он все равно будет нести.

Трудовая книжка нередко заканчивается. Особенно, если стаж человека уже большой, а должности вписываются в книжку также регулярно, как выплачивается квартальная премия. В таком случае дубликат трудовой книжки не нужен. В нем нет необходимости, поскольку основной документ никуда не девается. К нему пришивается вторая книжка, чистая. В нее и вносятся все дальнейшие записи. Еще можно просто вставить чистый бланк в трудовую. Это также не будет нарушением действующего законодательства. Но чаще всего заводится новая книжка, которая прикрепляется к старой. Её работник покупает сам (стоит чистая трудовая около 200-300 рублей), отдает в отдел кадров. А там уже знают, что делать.

Бывают ситуации, когда в трудовую книжку из-за невнимательности работников отдела кадров вносятся некорректные данные сотрудника. Это могут быть ошибки в написании фамилии, имени или отчества, в названии должности или организации. Все это приводит к тому, что трудовая книжка меняется на новую, то есть на дубликат. Заниматься заменой и выдачей дубликата должен также заниматься работодатель, причем на последнем месте работы.

Дубликат любого документа может быть выдан только по письменному запросу самого гражданина. По ссылке, приведенной ниже, вы найдете пример заполнения такого заявления.

Заявление составляется от лица работника на имя организации или конкретного работодателя. Ни в коем случае нельзя указывать в заявлении сотрудников отдела кадров, это неправильно. Главное указать причину, по которой требуется выдать дубликат, то есть описать, что именно случилось. Потом уже излагается сама просьба о выдаче дубликата. Необходимо написать дату заполнения заявления и поставить подпись. Не важно, будет ли заявление написано от руки или напечатано на компьютере. Подпись и число должны быть написаны от руки.

Помните о том, что писать заявление – такое же ответственное занятие, как и подписание, к примеру, контракта с поставщиками. Грамотность еще никому не вредила. Естественно, не может быть и речи об исправлениях и зачеркиваниях. В документах, коим и является такое заявление, это не допустимо.
Краткость – сестра таланта. И это не банальность, а истинная правда. Не стоит злоупотреблять и растягивать заявление на две страницы, расписывая подробно, как и при каких обстоятельствах вы потеряли или испортили свою трудовую книжку. Старайтесь четко и кратко формулировать мысль. Лучше заполнить сначала черновик, а потом спокойно переписать заявление начисто.

Если работодатель не имеет веских оснований не выдать сотруднику дубликат трудовой книжки, то он пишет свою резолюцию на заявлении и отправляет его в отдел кадров, давая также устные распоряжения на этот счет. Составляется приказ по организации, по которому конкретному сотруднику выдается дубликат. Такой приказ должен быть издан и быть в свободном доступе для всех сотрудников компании, а не только для отдела кадров. При этом как у каждого документа, у приказа будет свой номер (четный, проставленный в зависимости от количества приказов, опубликованных за год).

Приказ должен быть напечатан, поскольку рукописные варианты приказов не имеют юридической силы. В приказе должна быть изложена тезисно возможность выдать дубликат в отделе кадров организации.

Что касается сроков выдачи дубликата документа, то здесь есть конкретные сроки, установленные законодательством. В случае с трудовой книжкой – это 15 (пятнадцать) календарных дней. Они начинают отсчитываться от факта принятия заявления.

На этот вопрос точно должны знать ответ сотрудники отдела кадров. Но и самому сотруднику будет нелишним узнать, что к чему. Существуют конкретные рекомендации, правила заполнения трудовой. Они описаны в разделе №7 постановления Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» №69 от 10 октября 2003 г.

В правилах указано, в частности, что дубликат оформляется точно также, как и сама трудовая книжка. В ней ставятся инициалы работника, печати организации и вписывается вся требуемая информация. Дубликат, как и трудовая оформляется на стандартных бланках.

Работник вправе следить за тем, как восстанавливаются записи утраченной трудовой. Важно постараться максимально полно восстановить утерянную трудовую книжку, воссоздать все данные.

Для того чтобы наиболее полно восстановить всю информацию, которая была занесена в трудовую книжку, важно обратиться ко всем предыдущим работодателям. Если по каким-то причинам восстановление данных невозможно, ни в коем случае нельзя вносить данные самостоятельно. Как и основной документ, дубликат заполняют сотрудники отдела кадров и по тем же правилам и требованиям, которые предъявляются к оригиналу. Это нужно запомнить.

Единственное, что будет отличать дубликат трудовой книжки от самой трудовой – указание «дубликат». Это слово должно быть написано сотрудником отдела кадров от руки на титульном листе «новой» трудовой книжки.

Вопрос, который часто стал волновать наших читателей: «можно ли избавиться от трудовой». здесь все предельно просто. Если возникла ситуация, при которой трудовая была потеряна или испорчена, это одно. Но вот так просто взять и выкинуть трудовую книжку нельзя. Это приведет к взысканию штрафа и административной ответственности.

В целом, итак уже понятно, что, как и паспорт и СНИЛС, трудовая книжка – важный для любого работающего человека документ. Его оформление и бережное хранение – ответственность работодателя, если он есть. В вот если человек не трудоустроен, то хранить и беречь свою трудовую он обязан самостоятельно. Важно не пренебрегать правилами. Не стоит умышленно портить документ или тем более его выбрасывать. Не стоит думать, что наша статья – это готовая инструкция по изготовлению трудовых книжек. Но знание – сила, как известно. Тот, кто знает, сколько проблем может возникнуть при утере трудовой, скорее позаботится о сохранности документа или по крайней мере обзаведется заверенной копией.

Сделай доброе дело, поделись с друзьями:

Восстановление трудовой книжки: пошаговая инструкция

Единственным документом, который может подтвердить где, когда и сколько времени работал человек, является трудовая книжка. В ней указываются совершенно все данные о работе за все время трудовой деятельности. Поэтому к ее заполнению и хранению следует относиться очень ответственно, так как восстановление трудовой книжки при утере очень долгая и трудная процедура.

Как правило, восстанавливается книжка на последнем месте работы. Но тут следует учитывать тот факт, что обязанность появится только после написания заявления о предоставлении дубликата.

Кого именно посчитать последним работодателем из всех, у кого вы ранее работали, зависит только от вашего выбора.

Бывали такие ситуации, когда человека увольняли не по самой приятной статье. Чтобы не получить плохую запись, некоторые ее якобы теряли и обращались за дубликатом не на последнее место работы, а на более раннее.

Кроме этого, о факте утери или порчи документа можно заявить и на новом месте работы, куда вы еще только пришли устраиваться. В таком случае осуществляется восстановление трудовой книжки работодателем.

Несмотря на то что вы наверняка сами потеряли свою трудовую, потому что у работодателя она тщательно и бережно хранилась и он не отдавал ее вам на руки, восстанавливать придется все равно ему. Кроме этого, при нарушении порядка, касающегося сохранности трудовой книжки кадровый работник мог получить дисциплинарное взыскание, которое могло также перейти и в увольнение.

Объяснить такое положение вещей можно двумя основными моментами:

1. Ведение трудовой книжки, а также внесение в нее различных записей, могут делать только люди, обладающие специальными знаниями.

При неправильно внесенной записи могут возникнуть различные неприятные последствия, вплоть до того, что запись посчитают недействительной.

Хотя следует отметить, что и опытные кадровые работники допускают ошибки, которые можно исправить иногда только через суд.

2. Заполняется книжка работодателем лично, если это ИП, или работником кадровой службы, то есть лицом, которое отвечает за то, что пишет в документе. Точно также производится и восстановление записей в документе. На записи также ставится печать и подпись кадровика, что помогает защититься от появления произвольных записей.

Только представьте, какая бы была путаница, если бы работники могли самостоятельно писать что-то в трудовых книжках, как им захочется.

Вообще никакой специальной формы для такого заявления не предусматривается, но от его правильности зависят и действия работодателя, то следует сказать о том, как оно составляется, вручается и какие имеет особенности.

Итак, согласно действующим правилам, восстановление трудовой книжки осуществляется на последнем месте работы, и дубликат представляется там же.

Первый абзац, то есть шапка заявления содержит в себе наименование последнего работодателя и от кого подается заявление.

Во втором абзаце указываются основания, на которых гражданин обращается именно в эту организацию – потеря, кража или приведение в негодность.

При этом подтверждать потерю трудовой книжки ничем не требуется, да и это невозможно. Но вот при ее порче лучше всего приложить старую книжку к заявлению, отметив в самой форме, что она была передана работодателю.

Что касается кражи, то этот факт лучше всего подтвердить тем, что вы обращались с заявлением в полицию.

По той причине, что бывшему работодателю совсем не захочется заниматься вашими насущными проблемами, третий абзац сможет ему напомнить о том, что по правилам дубликат документа должен быть оформлен и предоставлен на руки работнику через пятнадцать дней со дня обращения.

Чтобы избежать возникновения споров по поводу даты обращения следует написать заявление в двух экземплярах.

Соответственно один передается секретарю или другому уполномоченному должностному лицу, а на второй экземпляр ставится отметка о вручении с обязательным проставлением даты, его нужно оставить себе.

Если должностным лицом дается отказ на проставление отметки, то тогда заявление в единственном экземпляре отправляется почтой заказным письмом. Также обязательно следует попросить ответное уведомление о том, что письмо было получено адресатом, и опись вложенных документов.

В таком случае срок начнет идти с того момента, как придет на руки уведомление о получении.

Исключение составляет тот случай, когда дубликат делает нынешний работодатель, с которым еще не расторгнут трудовой договор.

В такой ситуации восстановление трудовой книжки может занимать не обязательно пятнадцать дней. Дубликат своего документа вы получите на руки только после увольнения.

По правилам ведения данных документов, в дубликатах записи могут совершаться только на основании правильно оформленных документов. К таковым относятся:

• письменный трудовой договор;
• справки от прошлых работодателей;
• справки из архивов с подтверждением времени работы у предыдущих работодателей;
• приказ о приеме или увольнении;
• ведомости о получении заработной платы и так далее.

Под правильно оформленными документами подразумевается, что все они должны быть предоставлены в оригинальном виде или в копиях, которые заверяются надлежащим образом. То есть, независимо от того, оригинал или копия документа предоставляется, на нем обязательно должны быть реальные подписи и печати.

По этой причине следует отметить отличия между Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.

Если первое предполагает, что записи могут вноситься на основании копий приказов о приеме на работу, то во втором случае это делается только с оригиналов, с которых работодателем снимаются копии и самостоятельно заверяются.

В данном отношении Постановление Минтруда является не очень обоснованным, так как в основном на руки работнику предоставляется даже не копия приказа, а только выписка, которую, честно говоря, отнести к оригиналу никак не получится.

Очень хорошо, что Постановление Правительства обладает более весомой юридической силой, за счет которой устраняются все противоречия в указанных актах.

Работодатель обязательно должен помогать в сборе необходимых документов, но сам он является ограниченным в собственных действиях, так как постоянно ему придется доказывать, что личные данные запрашиваются не по личной инициативе, а для помощи работнику.

Самим же гражданином, который является непосредственным участником в трудовых правоотношениях, могут быть собраны все документы за гораздо более короткий срок.

Вообще, общие правила по заполнению дубликата ничем не отличаются от первоначальной.

Но так как не всегда предоставляются все оригиналы документов, есть некоторые требования к минимальному набору записей в дубликате документа.

Таким образом, в дубликате обязательно должна быть указана информация о непрерывном стаже работы гражданина до поступления на службу к нынешнему работодателю, а также сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку на последнем месте работы.

Стаж работы указывается общей суммой, то есть сколько лет, месяцев или дней без уточнения работодателя, в течение какого времени и кем работал ранее владелец трудовой книжки. Итак, теперь стало немного понятно, какие записи указываются, как именно предполагается внесение записей, когда производится восстановление трудовой книжки.

Образец записи можно найти на любом ресурсе в интернете, мы же поговорим о том, как именно должна выглядеть правильная запись. После этого общий или непрерывный стаж, который подтвержден соответствующими документами, записывается отдельными периодами работы в хронологическом порядке:

1. Во второй графе указывается время приема на работу.
2. В третью графу записывается название организации, где работал гражданин, а также должность и разряд.
3. При возможности документального подтверждения перевода на другую должность на том же месте работы обязательно делается отметка.
4. Затем в графу 2 также заносится дата увольнения, а в графу 3 его причина, если работник может представить документ с такими данными.
5. В случае если в документах не содержится полной указанной выше информации о прошлых местах работы, то тогда в трудовую записываются только сведения из документов.
6. В графу 4 заносятся данные о документе, на основании которого была сделана запись.

Особенностью внесения записей в книжку также является то, что если в первоначальном документе основанием для записи был именно приказ, то в дубликате может быть указан другой документ, в котором содержится только ссылка на приказ или трудовой договор.

Таким образом, дубликат содержит сведения именно такого документа, даже если в нем имеется ссылка на приказ о приеме на работу.

Действующим законодательством предусматривается ситуация, когда при чрезвычайном бедствии происходит массовая утрата книжек работников. Понятно, что тогда требуется их массовое восстановление.

Здесь есть несколько нюансов, которые отличают массовое восстановление записей в трудовой книжке от обычного.

Так, над восстановлением книжек уже работает не один работник кадров, а целая комиссия, которой устанавливается стаж.

Причем такую комиссию создают органы исполнительной власти субъектов РФ, а не только пострадавшая организация.

В составе такой комиссии включены представители работодателей, профсоюзов или другие уполномоченные лица.

Если работник может подтвердить документально свой трудовой стаж, то тогда при массовой утрате трудовых книжек при отсутствии документов, стаж может быть установлен на основании свидетельских показаний, которые знают работника лично и работали с ним вместе у одного работодателя.

Предусматривается также, что восстановление трудовой книжки и внесение записей осуществляется на основании акта комиссии, где указываются все периоды работы, профессии и продолжительность стажа работника.

Согласно действующим правилам, в обязанности работника входит подача заявления на восстановление документа при его утрате или порче.

Кроме того, трудовая книжка выступает одним из обязательных документов, которые необходимо предъявлять при устройстве на работу. Исключением являются случаи, когда договор заключается первый раз. В противном случае работодатель понесет наказание, если не будет вести трудовую книжку.

Образец восстановления трудовой книжки также можно поискать на различных ресурсах интернета, но вот нужно ли вам это, так как самостоятельно такую процедуру вы провести все равно не сможете.

При этом к работнику не применяется никаких штрафных санкций за то, что он не подал заявление на восстановление книжки. Более того, в трудовом кодексе оговаривается, что при отсутствии у гражданина трудовой книжки при поступлении на работу по причине ее утери, повреждения или по какой-либо другой причине, работодатель обязан на основании письменного заявления завести новую. И данная трудовая книжка не будет считаться дубликатом.

Так, говорить об обязательности восстановления данного документа не приходится, в особенности если учесть, что если раньше трудовой книжкой подтверждался трудовой стаж при назначении пенсии, то с 1997 года Пенсионный фонд сохраняет все сведения о трудовом стаже каждого гражданина. Потому при назначении пенсии трудовые книжки в бумажном варианте в принципе уже утратили свою роль. Таким образом, можно сказать, что не обязательной процедурой является восстановление трудовой книжки. Пенсионный фонд может рассчитать пенсию и без нее, основываясь на различных поступлениях от работодателей.